Comunicacion organizacional

Universidad Galileo Licenciatura en Innovación educativa Gerencia Institucional Licda. Maricruz Samayoa

PRESENTA:

COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL

Por: Ada Aguilar

Eugenia Portillo

Claudia Camey

Ada Victoria Monterroso

Editorial La comunicación es un elemento de gran importancia de las relaciones humanas, el ser humano por naturaleza, necesita relacionarse con otras personas para poder satisfacer sus necesidades de afecto y socialización, y esto lo logra a través de diversos medio de comunicación Esta revista la dividiremos en 3 grandes temas. El primer tema hace referencia a que es comunicación; en el segundo tema profundizaremos en los elementos que comprenden un concepto de comunicación organizacional; en el tercer tema, se abordan ejemplos de una buena y mala comunicación a través de videos que nos ofrecen una experiencia visual generosa con el fin de visualizar lo que es más conveniente si deseamos tener empresas rentables y perdurables. Con colaboradores comprometidos con la cultura organizacional.

Las organizaciones hoy en día necesitan mantenerse actualizadas, cumpliendo tendencias e innovando en productos y servicios lo cual permite su permanencia en el mercado con el dinamismo correspondiente de las empresas altamente efectivas; y de esta forma cumplir con las demandas de los mercados actuales. Para eso es necesario comprometerse a nivel corporativo que permita darle el valor que realmente se debe a los procesos vitales de comunicación de las empresas que le permiten alcanzar los objetivos institucionales y ser competitivos en relación a las demás organizaciones. La comunicación organizacional es una importante herramienta de mucho aporte laboral en la actualidad que da lugar a la transmisión de la información dentro de las organizaciones para identificar los requerimientos y logros de la organización y los colaboradores de la misma. La comunicación organizacional llega a permitir el conocimiento de los recursos humanos, su desarrollo en la empresa y productividad en los departamentos de trabajo.

La principal finalidad de la comunicación organizacional es primordial para alcanzar los objetivos institucionales; elementos que en conjunto dan pasó al desarrollo organizacional y de los colaboradores que se van preparando para alcanzar su mejor desempeño en los mercados.

¿Qué es la comunicación?

1. Es un proceso que (en general) incluye los siguientes pasos: a) el deseo de un emisor de transmitir un mensaje a un receptor, b) la codificación de ese mensaje para que sea comprensible, c) el envío del mensaje mediante un canal, d) la recepción y decodificación del mensaje por parte del receptor, y e) la respuesta o retroalimentación del receptor al emisor.

2. Está conformada por un emisor y un receptor que están predispuestos a enviar y/o recibir un mensaje entre ellos.

3. Es un medio que establece una conexión entre el emisor y el receptor en un momento dado y en un espacio físico o virtual determinado.

4. Es utilizada para transmitir, intercambiar o compartir mensajes. Por tanto, puede ser un proceso dinámico de ida y vuelta entre el emisor y el receptor o solamente una transmisión del emisor al receptor.

5. Hace que las ideas, información o significados que son comprensibles tanto para el emisor como para el receptor fluya entre ambos.

La comunicación es el proceso mediante el cual el emisor y el receptor establecen una conexión en un momento y espacio determinados para transmitir, intercambiar o compartir ideas, información o significados que son comprensibles para ambos.

¿Que es comunicación organizacional?

La comunicación organizacional consiste en el proceso de emisión y recepción de mensajes dentro de una organización compleja. Dicho proceso puede ser interno, es decir, basado en relaciones dentro de la organización, o externo, entre organizaciones proveedoras o afines.

La comunicación dentro de una empresa adquiere un carácter jerárquico, basado en órdenes y mandatos, aceptación de políticas, etc. Es por ello que hay que destacar la importancia de la relación individual frente a las relaciones colectivas y la cooperación entre directivos o altos mandos y trabajadores. La efectividad y buen rendimiento de una empresa depende plenamente de una buena comunicación organizacional. Así pues, la comunicación organizacional estudia las formas más eficientes dentro de una organización para alcanzar los objetivos esperados y proyectar una buena imagen empresarial al público externo. Hay diversos tipos de comunicación organizacional.

Debemos considerar respecto a esto que la comunicación organizacional es una actividad propia de todas las organizaciones, es una forma de gestión para el conocimiento y corrección de acciones que podría transgredir los sistemas productivos interviniendo directamente en interacción de la estructura organizacional.

La naturaleza de la comunicación en la organización, como dimensión deontológica se expresa en su esencia misma, es decir, la organización humana. Entendida como acto de ser de la comunicación social. Lo que conlleva necesariamente a la puesta en común de propósitos, objetivos, métodos, procesos, acciones y resultados del ente colectivo. Por su parte, la finalidad de la comunicación organizacional, como dimensión teleológica es el logro de la corporatividad, como unidad de la identidad colectiva, concebida como un sistema autónomo relacionado con el entorno propio de su dimensión Dentro del ámbito empresarial, se denomina Comunicación Vertical a aquella que fluye ascendente o descendentemente entre subordinados y gerentes. Esta comunicación permite regular y controlar la conducta de los subordinados en aspectos tales como: 

Instrucciones y planificación de las tareas



Información relativa a procedimientos, prácticas, políticas.



Valoración del rendimiento de los empleados, etc.

Los canales de comunicación empleados para la misma son: Teléfono, reuniones, correo electrónico, manuales, guías, etc.

Los medios más eficaces para transmitir información son las reuniones y el teléfono. Permite condensar una gran cantidad de información en un breve espacio de tiempo.

La comunicación escrita (correos) son apropiados sólo cuando la tarea requiere una gran cantidad de información detallada y compleja. Es un tipo de lenguaje más preciso que los anteriores y a la vez más objetivo ya que no está sujeta a tantas distorsiones como la palabra hablada. La comunicación escrita es útil también cuando necesita crearse un registro de la información tratada.

Procesos de comunicación El proceso comunicacional dentro de una organización empresarial es uno de los puntos más importantes para lograr implantar estrategias que van ligadas normalmente a los procesos productivos y aportan en gran medida al funcionamiento de una organización.

Dentro estos procesos intervienen variables como la comunicación interna, que es la que se relaciona directamente con los colaboradores de la organización. La comunicación externa que tiene su énfasis sobre todos los externos como son los clientes, la comunidad, los proveedores, las entidades gubernamentales, entre otros. Y las relaciones públicas que van dirigidas a entidades más formales, accionistas y posibles alianzas estratégicas. Contar con un buen sistema de comunicación dentro de la empresa da valor agregado a una organización y habla de una buena gestión administrativa.

Entre los procesos de comunicación, interviene las estructuras comunes de comunicación, emisor- mensaje – receptor y por ende la retroalimentación. Dentro de una organización puede existir diversos tipos de comunicación, entre ellos está la formal y la informal.

La comunicación en la empresa es eje fundamental para la productividad pues una comunicación eficaz permite la optimización de ventas y para los colaboradores pues el que exista una buena comunicación permite que se construya un buen clima organizacional y además que estos se sientan involucrados con la organización.

Flujos de comunicación Los flujos de comunicación, son tomados en cuenta a partir de la estructura comunicacional a nivel interno dentro de las organizaciones. La comunicación interna está dispuesta en cuatro formas: descendente, ascendente, diagonal y horizontal. Cada una de ellas obedece a la razón de ser; es decir la comunicación que se da a partir de las disposiciones de la gerencia, la participación de los colaboradores en las decisiones y el flujo de información entre las unidades de la organización respectivamente

Tipos de comunicación Comunicación formal es la forma de comunicación que de manera expresa establece la organización, mediante protocolos, manuales, reglamentos, etc. y que generan todo un sistema de comienzo a fin dirigido y utilizado por todos los miembros de la empresa. Define el modo en que cada persona debe comportarse y cómo debe recoger y transmitir la información que circula. Este tipo de comunicación constituye el cómo debe llegar la información según el nivel jerárquico que ocupe el receptor.

Comunicación Informal La comunicación informal fluye dentro de la organización sin canales preestablecidos y surge de la espontaneidad de los empleados. Se le da alto nivel de credibilidad y suele estar relacionada con asuntos personales acerca de individuos o grupos de la organización. Este tipo de comunicación es conocida popularmente como “rumores o ruidos” y sirve para que los altos niveles jerárquicos conozcan las condiciones personales de los empleados y del entorno de la empresa.

En definitiva, el estudio de la comunicación organizacional está cada vez más en auge y la experiencia afirma que las organizaciones que la llevan

a cabo presentan una mayor crecimiento pues se tiene en cuenta complejos factores especialmente humanos que median entre los comportamientos y objetivos, políticas y metas de la organización para que de esta manera exista lineamientos que permitan el correspondiente crecimiento de la organización.

Comunicación externa Uno de los grandes escenarios de la comunicación organizacional se refiere a la manera como las organizaciones se comunican con los públicos externos, para esto se deben tener en cuenta dos factores la parte comercial y el factor público.

Comercial La comunicación comercial comprende las relaciones comunicativas que debe establecer con el cliente, los proveedores, los competidores y los medios de comunicación. De allí se desprenden las actividades publicitarias de sus productos a través de los lenguajes y formatos de los medios de comunicación: cuñas radiales, comerciales para televisión y cine, impresas vallas, anuncios virtuales, etc.

A su vez se establece una agenda estratégica para la difusión de los mensajes en los diferentes formatos informativos o de entretenimiento en las parrillas y las diagramaciones de los medios de comunicación, de acuerdo con la sintonía y el raiting de los mismos.

Comunicación Pública La comunicación pública en las organizaciones se establece por las relaciones de obligatoriedad con el gobierno político de los estados; el pago de impuestos, las disposiciones técnicas legales, el régimen laboral, las normas ambientales, entre otras.

Es importante mantener mecanismos de comunicación con organizaciones no gubernamentales ya que se pueden establecer procesos de investigación y desarrollo con miras a la producción del conocimiento.

Las relaciones empresariales dispuestas por las necesidades de diálogo con los directos competidores y con la finalidad de asociación para la constitución de proyectos, alianzas estratégicas, gremios, etc. y por último se debe tener en cuenta el impacto con la comunidad, como directo beneficiario de las acciones del orden social de la organización y donde se establece el impacto de las acciones productivas de la misma.

Comunicación Intermedia La comunicación intermedia en la organización es aquella que se extiende a dos ámbitos ya mencionados; comunicación interna y externa. Su función se establece desde la relación de la identidad de la organización, su finalidad y la responsabilidad social que tiene con las personas y el desarrollo del país, La organización define quién es, que hace, cómo lo hace y para que, este principio corporativo es comunicado a sus empleados y a sus públicos externos. No basta con anunciar a los clientes quien se es, si los empleados no viven esta condición. La imagen corporativa como la visibilidad de los valores sociales que establece la organización se da no sólo en los parámetros de calidad de los productos y servicios a sus clientes, sino en la coherencia de vida de los miembros con ellos. Finalmente, la organización no sólo tiene la responsabilidad de contribuir al bien de la sociedad, sino de contribuir al crecimiento personal de sus empleados.

Identidad corporativa La identidad corporativa es una pieza esencial e (intangible, aunque en los últimos años se ha establecido la tesis de que pasa a ser parte tangible de la organización pues con el tiempo se ha desarrollado modelos para su evaluación) de gran valor en las organizaciones pues, está permite enfrentar una crisis o situación de riesgo con más solidez o gestionar cambios proyectándolos exitosamente. La comunicación juega entonces un

papel fundamental para la gestión de la identidad corporativa pues es mediante esta que se configura una personalidad diversificada y se da a conocer este carácter a todos los públicos de interés. La identidad corporativa se ha convirtiendo con los años en principio estratégico fundamental dentro de la gestión empresarial de tal modo que se ha transformado en un proceso valioso, transversal y holístico dentro de una estructura organizacional consolidada y vista como un todo. Esto nos permite inferir que las empresas como lo manifiesta Joan Costa no se exteriorizan solamente desde lo que hacen, como actividad económica sino también desde el cómo lo hacen (know how cultural), en este punto se ve comprometido inicialmente el comportamiento, los valores, las creencias, todos los aspectos culturales y atributos que tienden a definir el carácter de una organización, generando desde allí un valor diferenciador que permite distinguir una organización del resto.

La identidad visual es el conjunto de icónicos (logo, símbolo, colores), que elige una organización para representarse, diferenciar e identificarse de las demás, para generar recordación dentro de sus públicos y principalmente, para que a través de este conjunto de elementos, se proyecte lo que la organización es.

Imagen corporativa Gestionar los atributos de la organización y la comunicación en una organización permite que una empresa logre ser identificada, diferenciada y preferida. La imagen corporativa y por ende los atributos con los cuales son asociados por sus públicos adquieren una importancia sustancial para la creación de valor, la existencia de una imagen correctamente gestionada alcanza el posicionamiento mental de los públicos en sus mentes y permite además que a partir de ello se tomen decisiones que permiten el crecimiento constante de una organización. Los principales puntos por los que se debe gestionar la imagen interna de una organización son: porque se genera dentro de la organización una fidelización propia (La organización se vuelve parte fundamental de la vida del trabajador), el colaborador llega a percibir a la empresa como una organización que le apoya y además en donde él puede aportar, mediante una buena gestión de imagen se pueden conseguir los mejores trabajadores del mercado

Importancia de la comunidad organizacional Una buena comunicación interna en el trabajo es vital, ya que así los empleados se encuentran informados escuchados y valorados al poder brindar sus opiniones y sugerencias.

Es así como se logra la

mayor lealtad de los trabajadores hacia la empresa, convirtiéndose así en una acción clave para retener a los mejores talentos de cada organización y optimizar la productividad.

Es muy importante que los empleados estén enfocados en los objetivos organizacionales y para ello la comunicación interna se convierte en una de las herramientas principales con las que cuenta la empresa para lograr tener un equipo de trabajo informado, motivado y alineado.

La comunicación interna es todo lo que se genera en una empresa, tanto informal, como formal.

Hay

comunicación interna en todas las conductos que se desarrollan dentro de la organización , desde lo que se escribe, los que se dice, lo que se piensa, lo que se siente, hasta lo que no se dice.

Los beneficios de manejar un plan de comunicación eficiente en la organización son:  Permite un mejor manejo de los recursos disponibles  Favorece las relaciones entre las personas  Integra la comunicación informal y formal  Impulsa la identidad corporativa  Orienta a los empleados hacia el logro de los objetivos comunes  Brinda la oportunidad de potenciar a los recursos humanos.  Facilita que los empleados se puedan expresar con mayor libertad y se pueda aprovechar la imaginación, inteligencia e iniciativa de las personas



Permite lograr un clima laboral positivo. Los riesgos de una mala comunicación perjudican el trabajo, ya que se pueden producir retrasos, duplicidad de tareas, menor calidad en los procesos, baja productividad, desmotivación e incertidumbre.

Existen varias herramientas para mejorar la comunicación interna de las empresas, algunas de más sencilla aplicación que otros:       

Manuales del empleado: Contienen la misión, los valores y el plan de acción de la empresa, el reglamento general de la compañía. Permiten establecer reglas de forma clara y encausar todas las acciones hacia un mismo objetivo.

Revistas institucionales: Facilitan que la información de las distintas áreas llegue a toda la empresa.

Buzón de sugerencias: Brinda la posibilidad a todos los colaboradores de expresar de forma libre sus opiniones y sugerencias.

Reuniones: Un lugar para debatir y reflexionar acerca de lo que acontece y permite una interacción dinámica y directa.

Newletters: Informes ágiles que permiten entregar noticias, sucesos importantes e información relevante de la empresa.

Intranet: Permite que los colaboradores estén conectados en todo momento a través de una red interna.

Foros de discusión: Fomenta la participación y despierta el interés de los trabajadores en los temas que conciernen a la empresa.

Para una comunicación sea efectiva es necesario a que esta sea transparente, no se engañe a los empleados y se coherente con la cultura de la empresa.

Barreras de la Comunicación Las barreras de la comunicación son los elementos que pueden influir en la buena marcha de ésta en el ámbito organizativo interno y externo. Algunos de los aspectos que debemos controlar tanto en la comunicación con nuestros compañeros, como en relación a los clientes, pueden ser los siguientes: • El lugar o momento elegido: Debemos analizar el contexto en el que nos encontramos. Por ejemplo, si queremos comunicar algo a un cliente en un lugar con mucho ruido, y otros clientes a nuestro alrededor es muy probable que los resultados de nuestra comunicación no sea los esperado. También es importante saber introducir contenido en un momento u otro.

• Perturbaciones o interferencias: Ruidos, muletillas. Las muletillas son esas frases que repetimos sin darnos cuenta, «eh...», «sabes...», «me entiendes». Es algo muy normal que no supone ningún trastorno para la comunicación pero que debemos cuidar porque si son muy frecuentes puede resultar molesto.

• Falta de empatía: Falta de capacidad de ponerse en el lugar del otro con el objeto de comprender mejor sus reacciones y sus necesidades. Si no se es capaz de empatizar, habrá mayores dificultades de comunicación, podemos caer en el error de facilitar un servicio o tratamiento sin ajustarnos a las necesidades del cliente, perdiendo tiempo, dinero y la oportunidad de solucionar el problema, algo que puede llegar a ser muy grave.

• Inexistencia de feed-back: Sin una información de vuelta no sabremos si cumplimos nuestro objetivo ¿el cliente está satisfecho? ¿el equipo de trabajo está motivado?

• Estereotipos o prejuicios: Estos provocan una predisposición a interpretar el mensaje de una determinada forma (sexo, religión, edad, raza...). Los prejuicios son muy peligrosos porque regulan nuestra conducta.

• Efecto halo: Juzgar a la otra persona en función de la primera impresión; ésta hace que no nos fijemos en los matices y no seamos objetivos.

• No escuchar: Aunque más adelante hablaremos de lo que es la escucha activa, podemos decir que es una de las habilidades principales que debemos tener como emisores porque necesitamos saber la opinión de los que nos rodean sobre nuestro trabajo y otros aspectos que nos pueden facilitar la labor y ampliar nuestra perspectiva

Saber hablar, saber escuchar

“La Comunicación verbal es escuchar (80%) y hablar (20%)”

"Con el oído se nace, la escucha se hace"

Según el Diccionario de la Real Academia de la Lengua, estos dos verbos no son sinónimos: Oír: Percibir con el oído los sonidos.

Escuchar: Prestar atención a lo que se oye.

Oír no es un acto voluntario, los sonidos llegan a nuestros oídos aunque no hagamos nada para que ocurra. Escuchar en cambio es el acto voluntario mediante el cual prestamos atención a los sonidos que percibimos. Se puede oír sin escuchar pero, para escuchar, primero hay que oír.

Pero vamos a ir un paso más allá. Si nuestro objetivo es mejorar nuestra comunicación, debemos aprender a poner en práctica la escucha activa. Esto es: escuchar bien, con atención y cuidado, tratando de comprender lo que nos dice nuestro interlocutor.

Escuchar activamente Supone estar psicológicamente presentes. Ser conscientes de lo que nos dicen y demostrar a nuestro interlocutor que recibimos su mensaje. Parece que escuchamos pero en realidad casi siempre estamos ocupados pensando en qué le contestaremos al otro cuando acabe su turno de palabra. Vamos unos pasos por delante preparando nuestro propio argumento.

Cuando una persona se siente escuchada, se siente atendida, y eso genera un profundo proceso que le anima a una mayor apertura. Al dar valor, importancia y consideración a las revelaciones de la persona que nos habla, creamos un clima de cooperación y receptividad en nuestro interlocutor.

La verdadera escucha significa, entre otras cosas, estar presente para el otro, sin juicios ni evaluaciones, facilitando las palabras que le permitan una mejor autoexploración. En este sentido hablamos de Escucha Activa.

Tan importante es saber transmitir información como saber escuchar para recogerla. La Escucha Activa es importante para conseguir los objetivos marcados tanto para el personal laboral, como para los clientes. Por medio de esta habilidad nos hacemos conscientes de lo que la otra persona está diciendo y de lo que está intentando comunicarnos.

"Una de las mejores manera de persuadir a los demás es escuchándolos" (Dean Rusk)

¿Los enemigos de la comunicación desde el punto de vista de la Escucha Activa?

Hay conductas que realizamos, algunas de forma consciente y otras totalmente inconscientes, que son verdaderas cargas de profundidad contra el proceso de comunicación. Por ejemplo:

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Interrumpir al que habla.

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Juzgar cada comentario que hacen.

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Ofrecer ayuda que no nos ha solicitado.

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Quitar importancia a los sentimientos de la otra persona con expresiones como “no te preocupes por esa tontería”, “no te pongas así”, etcétera.

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Contar “nuestra anécdota” cuando el otro está aún hablando.

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Caer en el “síndrome del experto”: Saber lo que debemos contestar cuando el otro no ha hecho más que iniciar su relato.

¿Por qué es importante escuchar activamente?



Porque, si sabemos escuchar, los demás sentirán la confianza necesaria para ser sinceros con nosotros.

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Porque la persona que nos habla se siente valorada.

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Porque escuchar tiene efectos tranquilizantes y facilita que se eliminen tensiones.

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Porque favorece una relación positiva con nuestros compañeros y los clientes.

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Porque permite llegar al fondo de los problemas.

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Porque provocamos respeto hacia nosotros en quien nos habla.



Porque es una recompensa para nuestro interlocutor.

Videos http://www.youtube.com/watch?v=y4aLd95gvtI

http://www.youtube.com/watch?v=ecdeYY-F3gU

Conclusión Por lo expuesto anteriormente el auge de la comunicación en las organizaciones como parte del éxito empresarial es indiscutible, gerentes y directores se han dado cuenta que el buen funcionamiento y logros de sus empresas no radica únicamente en la calidad de su producto o servicio sino también en el buen funcionamiento y adecuada estructura de sus redes de comunicación.

Esforzarse por conocer y unificar la estructura organizacional, ofrecer los recursos necesarios a los empleados para que realicen satisfactoriamente su trabajo, motivarlos a hacerlo con ánimo, gusto y responsabilidad son algunos aspectos deben de ser prioritarios para los directivos y las labores principales del comunicador organizacional.

Fomentar el liderazgo, la creatividad y la retroalimentación son aspectos que tampoco deben pasar desapercibidos si se quiere contar con un equipo motivado, decidido y preparado que luche por alcanzar los objetivos y la misión de la empresa y que se sienta identificado con la filosofía, valores y visión por lo tanto cada empresa debe ocuparse de lo que pasa dentro de ella, realizando periódicamente evaluaciones del desempeño y conducta laboral de sus empleados. Y de este modo poder diagnosticar los aciertos y fallas para poder corregir o cambiar lo que sea necesario para que el personal haga lo que le corresponde gustosamente incrementando así la productividad y utilidades de la misma.

Glosario

La ética profesional o deontología "Deontología o Ciencia de la moralidad", 1834) es la rama de la ética cuyo propósito es establecer los deberes y obligaciones morales y éticas que tienen que asumir quienes ejercen, deberían extenderse a cualquier otra disciplina en que se trate con seres humanos o seres vivos. teleología es una rama de la metafísica que se refiere al estudio de los fines o propósitos de algún objeto o algún ser, o bien literalmente, a la doctrina filosófica de las causas finales. Usos más recientes lo definen simplemente como la atribución de una finalidad u objetivo a procesos concretos.

E-grafia www.gestiopolis.com/.../comunicacion-organizacional-formas-y-tipos.ht. www.monografias.com › Administracion y Finanzas › Recursos Humanos catarina.udlap.mx/u_dl_a/tales/documentos/lco/...t.../capitulo2.pdf María Cristina Ocampo Villegas, ed. (2007). «Humanizar la comunicación, la mejor apuesta de la organización». Comunicación empresarial (en español) (1ra edición). Bogotá, Colombia: Universidad de la Sabana. pp. 54– 55. ISBN 958-648-459-9. «libro».