BEOORDELEN, FUNCTIONEREN EN PERSOONLIJK ONTWIKKELINGSPLAN (POP) Met oa. model beoordelingsformlier, procedures en functionerings-, beoordelings- en slechtnieuwsgesprek
Met dit rapport hebt u het complete pakket over het beoordelen, functioneren en POP traject. Daarnaast gaan we in op slecht nieuwsgesprekken en competentiemanagement. Direct aan de slag met meerdere modellen!
Inhoudsopgave 1. 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6 1.7
Beoordelen en taakinhoud werk Nut van beoordelen Werknemers hechten waarde aan beoordelingsgesprek Beoordelings- en functioneringsgesprek Vier formele personeelsgesprekken Belang goede personeelsontwikkeling door beoordelingen Beoordelen taakinhoud werknemer Verbeteren taakinhoud
5 5 5 6 6 8 8 9
2. 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 2.7
Beoordelen: koppeling missie, visie, strategie en doelen Strategisch personeelsbeleid Horizontale inbedding personeelsbeoordeling Hulpmiddelen optimaliseren toekomstige arbeidsprestaties Hulpmiddelen vaststellen nieuwe arbeidsvoorwaarden Verticale inbedding personeelsbeoordeling Doelstellingen bij personeelsbeoordelingen Twee aspecten bij personeelsbeoordelingen
10 10 11 12 12 12 13 13
3. 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 3.7 3.8 3.9
Beoordelen: koppelingen belonen, opleiden en dossiervorming Relatie beloning en aard functie Relatie beoordeling met (aanpassing) beloning Beloning volgens functie Beloning naar prestatie Beoordelen en belonen Link tussen beoordelen en opleiden Beoordelen en opleiden Beoordelen en dossiervorming Model Beoordelingsformulier
15 15 15 16 16 17 17 17 18 19
4. 4.1 4.2 4.3
Beoordelingscriteria Drie categorieĂŤn beoordelingscriteria Checklist outputcriteria Werknemer informeren
20 20 22 23
5. 5.1 5.2 5.3 5.4
Beoordelingsgesprek: voorbereiding Voorbereiding beoordelingsgesprek Beoordelingsreglement Voorwaarden en aanpak beoordelingsgesprek Model Beoordelingsreglement
24 24 24 25 27
6. 6.1 6.2
Beoordelingsgesprek: wie en hoe Vaststellen beoordelaar Gesprekstechnieken
29 29 29
7. 7.1 7.2 7.3 7.4 7.5 7.6 7.7 7.8 7.9 7.10
Functioneringsgesprek Doel en kenmerken functioneringsgesprek Voordelen werkgever en werknemer Vijf fasen functioneringsgesprek Checklist evaluatie en nazorg functioneringsgesprek Inleiden functioneringsgesprek Koppeling onderwerpen medewerker en werkgever Mogelijke oorzaken disfunctioneren Belangrijke do's en dont's Model formulier agendapunten functioneringsgesprek Model vragenformulier functioneringsgesprek
31 31 31 31 33 33 33 34 35 35 36
HRPRAKTIJK.NL – BEOORDELEN, FUNCTIONEREN EN PERSOONLIJK ONTWIKKELINGSPLAN (POP)
2
8. 8.1
Verschil functionerings- en beoordelingsgesprek Schematisch overzicht gespreksverschillen
37 37
9. 9.1 9.2 9.3 9.4 9.5 9.6 9.7 9.8 9.9
Opleidingen: beleid Woud aan opleidingsmogelijkheden Opleidingsbehoefte vaststellen Selectie scholingspakket Inkoop opleidingen Missers opleidingsbeleid Opleidingsmarkt Zoektocht naar opleidingsinstituut Medezeggenschap Vraag en antwoord Opleidingen: beleid
39 39 39 41 41 42 42 42 43 44
10. 10.1 10.2 10.3 10.4 10.5 10.6 10.7 10.8
Persoonlijk ontwikkelingsplan (POP) Belang persoonlijke ontwikkeling medewerkers Ontwikkeling op korte en lange termijn Boeien en binden POP-gesprek 360° feedback Noodzaak POP Belangrijke aandachtspunten Vraag en antwoord
45 45 46 46 46 47 47 47 48
11. 11.1 11.2 11.3 11.4 11.5 11.6 11.7
Persoonlijk ontwikkelingsplan: procedure Werkwijze POP-gesprek Gespreksmodel Model Schema POP Model Plan van aanpak POP Model Voorbereidingsformulier POP-gesprek voor leidinggevende Model Voorbereidingsformulier POP-gesprek voor medewerker Model Gespreksformulier persoonlijk ontwikkelingsplan
49 49 50 52 53 55 56 56
12. 12.1 12.2 12.3 12.4 12.5 12.6
Slechtnieuwsgesprek Geen uitstel voor slechtnieuwsgesprek Gespreksmethode slechtnieuwsgesprek Fasen slechtnieuwsgesprek Opbouw slechtnieuwsgesprek Belangrijke aandachtspunten voorbereiding slechtnieuwsgesprek Aandachtspunten slechtnieuwsgesprek
59 59 59 60 61 62 63
13. 13.1 13.2 13.3 13.4 13.5 13.6 13.7 13.8
Competentiemanagement: succesvol invoeren Belang CM voor werkgever Vaststellen ontwikkelingsbehoefte Competenties naast vakkennis Persoonlijke competenties ontwikkelen Collectieve competentieontwikkeling Implementatie competentiemanagement Tips succesvolle invoering Belangrijke aandachtspunten bij invoering competentiemanagement
64 64 65 65 65 66 66 68 68
HRPRAKTIJK.NL – BEOORDELEN, FUNCTIONEREN EN PERSOONLIJK ONTWIKKELINGSPLAN (POP)
3
Inleiding De beoordeling van medewerkers door de leidinggevende is een belangrijk instrument zicht te krijgen op wat de medewerker doet of meent te moeten doen in de werksituatie. Een dergelijk gesprek stelt de leidinggevende in staat duidelijk te maken wat door de organisatie en ook door de leidinggevende zelf van de medewerker wordt verwacht. Tijdens een beoordelingsgesprek kunnen het gedrag en de uitvoering van de werkzaamheden worden geëvalueerd of beoordeeld op basis van de eerder vastgestelde verwachtingen. Daarnaast is een beoordelingsgesprek een uitstekend instrument om de medewerker te motiveren. Hij komt immers te weten hoe de eigen leidinggevende over hem en zijn prestaties denkt en oordeelt, met inbegrip van mogelijke perspectieven. Het functioneringsgesprek is niet alleen een belangrijk element van loopbaanbeleid, het is ook het middel bij uitstek om in contact te blijven met uw werknemers. In het functioneringsgesprek komt vooral de medewerker aan het woord. Hij kan zijn visie op het werk geven en eventuele problemen (met oplossingen) aankaarten. U blijft zo op de hoogte van wat er leeft op de werkvloer, van de wijze waarop uw medewerkers zich ontwikkelen en waar hun belangstelling naar uitgaat. Een functioneringsgesprek gaat over de toekomst. Een beoordelingsgesprek gaat over de achterliggende periode. Een functioneringsgesprek heeft een informele basis. U geeft dus een informeel oordeel over kwaliteit, kwantiteit en inhoud van het functioneren van de werknemer. Het uitgangspunt bij een POP-gesprek is dat de leidinggevende vanuit zijn visie en ook de medewerker het gesprek voorbereidt. Het werken met POP's moet leiden tot een systeem waarin opleidingsfaciliteiten planmatiger worden toegewezen, dus gekoppeld aan de doelstellingen en ontwikkelingen van de organisatie (het strategisch opleidingsplan). Om dit te kunnen bereiken is het verstandig de procedure die dit rapport behandelt te volgen. Direct aan de slag met beoordelen, functioneren en POP, verschillende checklists, schema’s en kant en klare modellen als Beoordelingsformulier, formulier agendapunten functioneringsgesprek, voorbereidingsformulier POP etc.
HRPRAKTIJK.NL – BEOORDELEN, FUNCTIONEREN EN PERSOONLIJK ONTWIKKELINGSPLAN (POP)
4