TALLERES DE AUDITORIA (AUDITORIA FINANCIERA) by WILSON VELASTEGUI

Proyecto Integrador (Taller de Auditoría)

Dr. CPA. Sergio Esparza M.

ESCUELA

ESCUELA SUPERIOR POLITECNICA DE CHIMBORAZO

FACULTAD DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESA ESCUELA DE CONTABILIDAD Y AUDITORIA INGENIERIA EN CONTABILIDAD Y AUDITORIA

F A C U L T A D

PROYECTO INTEGRADOR (TALLER DE AUDITORIA)

D E A D M I

NOVENO SEMESTRE

N I S T R A C

DOCENTE: Dr.CPA.Sergio Esparza M. DIRECTOR: Ing. Cristobal Erazo

I O N D E E

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I AUDITORIA DE CAJA Y BANCOS 1.1. Presentación y Objetivos 1.2. Procedimientos 1.3. El Arqueo de Caja 1.4. Confirmaciones Bancarias 1.5. Conciliaciones Bancarias 1.6. Cuadro de transferencias 1.7. Conclusión 1.8. Caso Práctico CAPITULO II AUDITORIA DE CUENTAS X COBRAR:

2.1. Presentación y Objetivos 2.2. Procedimientos 2.3. Confirmación de la Cuentas x Cobrar 2.4. Corte de Operaciones 2.5. Provisión para clientes de dudoso cobro 2.6. Otros procedimientos 2.7. Conclusión 1.9. Caso Práctico

CAPITULO III AUDITORIA DE EXISTENCIAS INVENTARIOS 3.1. Presentación y Objetivos 3.2. Procedimientos 3.3. El Inventario Físico 3.4. Valoración de las Existencias 3.5. Costo d adquisición vs. Costo de mercado 3.6. Análisis de la Obsolescencia 3.7. Propiedad efectiva de las Existencias 3.8. Coste de operaciones 3.9. Conclusión 3.10 Caso Práctico

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CAPITULO IV AUDITORIA DEL ACTIVO FIJO 4.1. Presentación y Objetivos 4.2. Procedimientos 4.3. Gastos Capitalizables 4.4. Valoración al costo Histórico 4.5. El arrendamiento financiero o leasing 4.6. Amortización o Depreciación 4.7. Observación Física 4.8. Conclusión 4.9. Caso Práctico CAPITULO V AUDITORIA CUENTAS POR PAGAR 5.1. Presentación y Objetivos 5.2. Procedimientos 5.3. Confirmación de saldos 5.4. Prestamos Recibidos 5.5. Dividendos Activos 5.6. Impuestos Seguridad Social y Tasas 5.7. Obligaciones y Bonos en Circulación 5.8. Cuentas a pagar a empleados y directivos 5.9. Conclusión 5.10 Caso Práctico CAPITULO VI AUDITORIA DE LOS RECURSOS PROPIOS PATRIMONIO 6.1. Presentación y Objetivos 6.2. Procedimientos 6.3. Conclusión 6.4. Caso Práctico CAPITULO VII AUDITORIA DE PÉRDIDAS Y GANANCIAS 7.1. Presentación y Objetivos 7.2. Procedimientos 7.3. Conclusión 7.4. Caso Práctico Anexo.- Caso Práctico a Resolver Confirmación bancaria Confirmación de Saldos Cuentas por Pagar Carta de Representación Comunicación de Hallazgos Informe de Control Interno Papeles de Trabajo

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CAPITULO I AUDITORÍA DE CAJA Y BANCOS 1.1. PRESENTACIÓN Y OBJETIVOS

El trabajo del auditor consistirá en obtener evidencia para confirmar o negar el cumplimiento de las aseveraciones generales del estado de situación financiera en las cuentas contenidas dentro de esta área. Estas serán normalmente algunas o todas de las descritas a continuación: — Efectivos en Caja, bien sea moneda corriente o divisas. — Efectivos en depósito de libre disposición, en moneda corriente o divisas, en algún tipo de institución financiera (p. ej.: Cuentas corrientes bancarias). — Efectivos en depósito a plazo, en moneda corriente o divisas, en algún tipo de institución financiera (p. ej.: Cuentas de ahorro bancarias).

Se acepta con carácter de generalidad que aquellos saldos acreedores que se mantengan con instituciones financieras (descubiertos en cuentas corrientes, etc.) se presenten en el estado de situación como Préstamos bancarios a corto plazo, y no restando el saldo deudor de los depósitos en efectivo de la sociedad, en una determinada fecha.

Nótese que las características principales de estas cuentas giran en torno a su existencia y libre disposición.

Concretando las aseveraciones generales en esta área tenemos: 1. EXISTENCIA: el efectivo reflejado en el estado de situación financiera es real y se encuentra en poder de la entidad o de un tercero autorizado por ella. 2. INTEGRIDAD: todo el efectivo que realmente es propiedad de la entidad a la fecha del estado de situación se encuentra reflejado en éste. 3. VALORACIÓN: el efectivo se ha reflejado en el estado de situación a su valor de realización. 4. PROPIEDAD: el dominio sobre el efectivo es real, se encuentra libre de gravámenes, o acuerdos restrictivos de su uso, etc., o, en caso contrario, se encuentran éstos debidamente detallados. 5. PRESENTACIÓN Y REVELACIÓN: el efectivo está adecuadamente descrito y clasificado en los estados financieros, y sus notas correspondientes, de acuerdo a los principios de contabilidad generalmente aceptados aplicados de forma uniforme con los años anteriores.

El auditor intentará asimismo determinar, como resultado de su trabajo, si los procedimientos

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administrativos y las normas de control interno en la entidad para esta área garantizan un adecuado control de los activos financieros y un fiel reflejo en los registros contables. La alta liquidez de los activos recogidos en el grupo de Caja y Bancos hace que, en principio, el riesgo sobre su seguridad sea elevado, y que por tanto se le preste una particular atención. Por otra parte, a través de la Tesorería discurre todo el flujo económico de la entidad de forma que, por medio de su posición dinámica, encontramos justificación a muchas otras partidas del estado de situación. El programa de auditoria para el área deberá contener todos aquellos procedimientos que se consideren necesarios para la consecución de los objetivos descritos.

1.2 PROCEDIMIENTO En primer lugar efectuaremos una relación de los procedimientos más comunes usados en esta área, y posteriormente describiremos en detalle los más relevantes. Como técnica analítica de revisión se compararán los saldos presentados en Caja y Bancos a la fecha auditada con los mismos conceptos de períodos anteriores, intentando detectar cambios significativos (o la ausencia de ellos, si era previsible que ocurrieran). Por ejemplo: aperturas de nuevas cuentas, cancelación de las ya existentes, saldos acreedores, excesos o defectos importantes de tesorería, etc. El trabajo en el área comenzará, pues, con una primera hoja donde se recoja el listado de todas las cuentas que componen las líneas del estado de situación, o una hoja resumen de las mismas con su desglose en hojas anexas. En esta primera hoja efectuaremos la comparación con los saldos del período anterior, anotando las observaciones de importancia que, en su caso, hubiese. En su momento posterior, los procedimientos de verificación más usuales se refieren a la comprobación de la existencia de los fondos. Si éstos se encuentran en poder de la entidad (Caja) se efectuará un arqueo para su comprobación física. Por el contrario, si están en poder de terceros (por lo general instituciones financieras) el auditor obtendrá directamente de los mismos una confirmación escrita de los importes que le han sido depositados (confirmaciones bancarias). 1.3. El arqueo de Caja Consiste en la verificación física del contenido de la caja de la entidad. Se suele efectuar en presencia del cajero responsable y, si es posible, sin previo aviso al mismo. En caso de que existan varias cajas se efectuará el arqueo de forma simultánea en todas ellas. Normalmente, como resultado del mismo se prepara un papel de trabajo con las conclusiones, que firmarán tanto el auditor como el tesorero, y que se incluirá en los archivos de auditoria del área

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facilitando copia al tesorero si él lo solicita. Se comenzará clasificando el efectivo por tipos de moneda y dentro de ésta por unidades homogéneas. Posteriormente se anotará el número de unidades de cada clase y su valor total, obteniendo al final el valor total del efectivo. Se relacionarán también los documentos financieros encontrados, tales como cheques, efectos a cobrar, títulos, valores, etc., recogiendo la suficiente información identificativa. Otra partida importante la componen los anticipos a justificar y los justificantes no contabilizados; en ambos casos se procederá a detallarlos y analizar su antigüedad, adecuada documentación soporte y adecuada aprobación. La experiencia demuestra que en este análisis suelen detectarse partidas de gasto no contabilizadas,

fraudes

mayor

menor

importancia,

simplemente

posibles

recomendaciones a efectuar a la gerencia de la entidad para mejorar la gestión de sus activos.

Una vez sumadas todas las partidas el importe deberá cuadrarse con el recogido en los libros de la empresa. Si como resultado de los hallazgos efectuados durante el trabajo se descubren partidas no contabilizadas o mal clasificadas, se propondrá a la entidad el correspondiente ajuste que subsane la deficiencia.

El arqueo sirve también como instrumento de detección. Para ello pueden prepararse las siguientes pruebas dentro del mismo: — Comprobación de los «n» pagos y cobros anteriores a la fecha del arqueo, verificando su correcta contabilización dentro del período; si existen otros requisitos de cobros y pagos se efectuarán pruebas similares. — Comprobación de los «n» pagos anteriores y posteriores a la fecha de cierre del estado de situación efectuado mediante talones bancarios u ordenes de transferencia. Aunque no se refiere al efectivo en Caja, incluimos aquí esta prueba porque los talonarios que usualmente se descuentan están en poder del tesorero. Habrá de verificarse que se han contabilizado en su período correspondiente, recordando que los talones deben contabilizarse en el momento de su expedición independientemente de que hayan sido o no presentados al cobro.

Lo ideal para el auditor es poder efectuar el arqueo a la misma fecha del cierre de los estados financieros; si esto no fuera posible deberá efectuarse un seguimiento de las operaciones habidas entre la fecha de cierre y la del arqueo, investigando partidas inusuales o poco corrientes.

Una práctica muy extendida en la actualidad consiste en el sistema denominado fondo fijo de Caja, que aporta importantes ventajas en cuanto a su control. Básicamente consiste en asignar un importe determinado que se considere suficiente para atender las necesidades de la entidad

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en un periodo razonable. Dicho importe se entrega en efectivo al cajero, y éste realiza los pagos que correspondan guardando los justificantes adecuados. Cuando el nivel de efectivo es escaso, el cajero presenta los documentos justificativos de los gastos y se le repone exactamente el importe de los mismos, de forma que se vuelve a contar en Caja con el efectivo inicialmente previsto. Evidentemente, este sistema no permite los ingresos en Caja, que deberán efectuarse siempre de forma directa en los bancos. La ventaja fundamental del procedimiento radica en que el cajero siempre tiene en su haber la misma cantidad, bien en efectivo o en justificantes, de forma que le resulta muy sencillo su control. El sistema evita asimismo que se retrasen los ingresos, por ejemplo, en el caso de delegaciones o sucursales de una entidad. 1.4. Confirmaciones bancarias Se acepta comúnmente en auditoria, como método para verificar la exactitud de los saldos bancarios, la confirmación directa por escrito de éstos a los auditores. De manera habitual las firmas de auditorias cuentan con formatos pre-impresos que son enviados mediante correo certificado a los bancos o instituciones financieras en los que la entidad tiene abiertas algún tipo de cuentas financieras. Al realizar la preparación de los envíos es importante poseer la seguridad de que han sido cursadas todas las cartas, para lo cual habrá de llevarse el adecuado control que lo garantice. Si no se obtuviera contestación es conveniente enviar una segunda carta y si, pese a ello, no hubiera contestación del banco, el auditor deberá decidir, en función de la materialidad y riesgo del saldo pendiente de confirmar, si puede obtener suficiente satisfacción mediante procedimientos alternativos tales como verificación de extractos bancarios, etc., o bien si es necesario incluir una «salvedad» en el informe final de auditoría. Evidentemente, antes de llegar a este extremo deben agotarse todas las vías posibles de obtención de la confirmación, que pueden incluir visitas directas del auditor al banco, contactos con directivos del mismo, etc. La entidad no sólo debe conocer la existencia de las cartas enviadas a los bancos, sino que, por razones obvias, éstas deben ir firmadas siempre por alguien con suficiente poder reconocido en cada uno de los bancos o instituciones financieras. Es éste un elemento fundamental de los procedimientos usados por los auditores, pero que a la vez puede resultar molesto a sociedades muy celosas de su información financiera. Por ello debe ser tratado en profundidad durante los primeros contactos entre la entidad y los auditores. En caso de negarse a conceder su autorización, el auditor debe advertir que se trata de una reducción al alcance de sus procedimientos y que, como tal, tiene que ser incluido en el informe final. Según hemos apuntado, las firmas de auditoría suelen disponer de formatos pre-impresos para obtener las confirmaciones bancarias. Ahora bien, no existe a priori ningún formato o modelo que necesariamente haya de ser utilizado. Como orientación incluimos a continuación el

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contenido de una confirmación bancaria directa: — En primer lugar se hará referencia a la entidad tal y como aparezca registrada en las cuentas abiertas. — La información se referirá necesariamente a una fecha determinada, la misma del cierre de los estados financieros. — Se pedirá información sobre: 

Toda clase de saldos a favor o en contra de la entidad con indicación del tipo de cuentas y, si existen, de las restricciones que pesan sobre su libre disposición y la naturaleza de las mismas.



Cuentas que hayan sido saldadas durante el período y detalles.



Préstamos o anticipos pendientes de liquidación que no estén incluidos en los puntos anteriores, indicando el tipo de interés que satisfacen, forma de pago de los intereses, vencimientos parciales y totales del principal, y garantías o prendas que, en su caso, se hayan levantado a favor del banco para asegurar el cobro del préstamo.



Avales y garantías abiertos por el banco a favor o en contra de la entidad y vigentes a la fecha referida.



Total de los efectos a cobrar negociados por la entidad en el banco y pendientes de cobro, así como los enviados en gestión de cobro o impagados que permanezcan en poder del banco.



Detalle de valores y títulos a favor de la entidad que a la fecha indicada estuvieran en depósito o en auditoria en el banco.



«Autorizaciones» de firmas con detalle de poderes concedidos a cada persona o combinaciones de ellas.



Movimientos de las cuentas en los quince días anteriores y posteriores a la fecha de cierre.



Cualquier otra información que, a juicio del Banco, pueda ser de utilidad para los auditores.

Debe insistirse por último en la necesidad de llevar un adecuado control de la carta desde su envío hasta su recepción; ésta debe efectuarse sin mediación alguna de la sociedad, bien directamente al domicilio del auditor o a algún apartado de correos abierto por él al efecto.

Por problemas de corte de operaciones y de las distintas formas de contabilizar éstas en el tiempo, los saldos de los libros de la entidad no tienen por qué coincidir necesariamente con los que recogen los extractos bancarios a la misma fecha. Es necesario, por tanto, confeccionar una «conciliación» entre los saldos de los extractos bancarios y los de la sociedad. Normalmente ésta deberá haber preparado tales conciliaciones, limitándose el auditor a verificar su correcta elaboración, cuya técnica explicamos a continuación. Nótese que es en realidad un instrumento de la contabilidad y no de la auditoria.

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1.5. Conciliaciones bancarias

Se prepararán utilizando una hoja de trabajo, o más si fuese necesario, para cada cuenta abierta. En definitiva se trata de llegar al saldo arrojado por la entidad a partir del saldo del extracto bancario, sumando algebraicamente las partidas que estén contabilizadas únicamente en uno de los dos registros, banco o entidad. El esquema conceptual de una conciliación es:

Saldo según extracto bancario al DD-MM—AA.......................................... ..................................... Más: Ingresos contabilizados por la entidad y no por el banco........................... ..................................... Pagos contabilizados por el banco pero no por la entidad. Menos: Pagos contabilizados por la entidad pero no por el banco. Ingresos contabilizados por el banco pero no por la entidad..................... ..................................... Saldo según libros de la entidad al DD-MM-AA........................................ ......................................

Para su preparación bastará evidentemente con un punteo recíproco de los extractos bancarios con el libro mayor de la cuenta conciliada, anotando las partidas que no encuentren fiel reflejo en ambos documentos.

Al proceder a su revisión se cotejará en primer lugar el saldo según el banco con el confirmado directamente por el mismo; en caso de discrepancia la conciliación debe ser rehecha partiendo del saldo correcto. En segundo lugar se comprobará que el saldo según libros corresponde exactamente al recogido por el auditor en su hoja resumen, es decir, el del libro Mayor a la fecha del estado de situación. Posteriormente se verificarán las operaciones aritméticas y se analizará cada una de las partidas de conciliación investigando su naturaleza, antigüedad y si realmente son partidas de conciliación o, por el contrario, deberían contabilizarse en los libros de la empresa.

En este sentido, consideramos preferible otro formato de conciliación que facilita conceptualmente la distinción entre los saldos que aparecen tanto en los extractos bancarios como en el libro Mayor de la entidad y el que realmente debiera aparecer como saldo de ésta. Dicho formato es el que aparece reflejado en el cuadro No.-1, el cual permite al auditor realizar con facilidad la identificación de las partidas susceptibles de ajustar a los registros de la empresa, es decir, las «contabilizadas por el banco y no por la entidad». En la revisión deberá prestarse especial atención a las siguientes partidas: — En los «ingresos contabilizados por la entidad y no por el banco» nos encontraremos con partidas o talones presentados al cobro y que por motivos de tramitación bancaria no se han

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abonado aún en cuenta. Para considerarlos «creíbles» deberán ser de fecha muy reciente, y habremos de comprobar su posterior abono en el extracto del banco. Si éste no es encontrado existirán motivos más que suficientes para dudar del buen fin del ingreso o incluso de que el mismo haya sido real. Tal vez se hayan querido inflar ventas para alterar los resultados del ejercicio. CuadroN.-1

BANCO ABC

Cuenta: XYZ

Fecha: DDMMAA

Saldo según

Saldos de DDMMAA............................

Saldo según

extracto

libros de la

bancario:

entidad

Movimientos contabilizados por el banco y no por la entidad + ingresos

— pagos

-P

Movimientos contabilizados por la entidad y no por el banco: — ingresos

+I’

— pagos

-P

Saldo que debe aparecer en libros al DDMMAA

— Los «pagos contabilizados por el banco pero no por la entidad» pueden encubrir gastos no contabilizados si no se ha dotado la correspondiente previsión en el pasivo del balance, o si la que se ha dotado no es suficiente para comprobar su exactitud. — Los «pagos contabilizados por la sociedad pero no por el banco» suelen contener los talones emitidos por la sociedad que aún no han sido presentados al cobro; si éstos presentan una antigüedad considerable puede estudiarse su traspaso a una cuenta de pasivo previa anulación de los talones o incluso, dependiendo de las leyes vigentes sobre caducidad de deudas, su reconocimiento como ingreso atípico.

La conciliación debe estar cuadrada con toda exactitud, pues cualquier diferencia, por insignificante que sea, tiene importancia no ya en sí misma sino porque puede ser efecto de la compensación de partidas de gran volumen y signo contrario.

La tarea fundamental del trabajo de auditoría en esta área quedaría completada con lo expuesto hasta ahora. No obstante, suele completarse aquélla con algunos trabajos que aumentan la seguridad del auditor en determinados puntos de interés.

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1.6. Cuadro de transferencias A fin de detectar duplicidades o carencias de fondos en los traspasos de efectivo de una cuenta a otra se suele preparar una hoja de trabajo en forma de tabla de entrada-salida, colocando tanto en líneas como en columnas las cuentas activas de la entidad. En la diagonal del cuadro quedará en blanco necesariamente, pues no se transfieren fondos de una cuenta a ella misma. En el resto de las casillas se colocan los importes de las transferencias ordenadas en los 15 ó 20 últimos días antes del cierre (el plazo se determinará en definitiva de acuerdo a la experiencia del auditor en el funcionamiento bancario en su entorno). Una vez anotadas se comprobará el correspondiente ingreso en la cuenta «beneficiaría» de la transferencia. Periodificación de intereses Al igual que veremos al tratar el área de préstamos, el auditor deberá cerciorarse de la correcta imputación de los intereses a favor de la entidad. Este es un punto particularmente importante en las sociedades financieras, o en definitiva en aquéllas cuyos ingresos financieros constituyan una parte importante de la cuenta de explotación. El procedimiento habitual consiste en preparar una hoja de trabajo con el detalle de los saldos deudores, disponiendo en líneas o en columnas las liquidaciones efectuadas por los bancos durante el periodo. Al final de la hoja de trabajo se cuadrará el ingreso total reconocido en la cuenta de Pérdidas y Ganancias con la suma aritmética de las provisiones del año anterior, movimientos del año y provisiones del año presente; ambas provisiones se relacionarán con las correspondientes áreas de trabajo. Hallazgo

Acción del Auditor

1. La entidad no acepta que se envíen

1. El auditor deberá decidir, en función

cartas de confirmación a los bancos.

de la materialidad de los saldos y los procedimientos

alternativos

que

dispone, entre detallar la restricción al alcance de los procedimientos en su informe o efectuar un informe parcial sin opinión en esta área. 2.

Después

gestiones

efectuar

posibles

todas

las

obtienen

confirmaciones bancarias de cuentas con

2. El auditor desglosará este punto como restricción

alcance

sus

procedimientos.

saldo material o importante. 3. Se encuentran saldos contabilizados

3. Si la entidad no acepta los ajustes se

de forma ficticia.

incluirá un párrafo iniciado «Excepto por...» en el informe.

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Como

consecuencia

las

4. Si la entidad no acepta el desglose de

confirmaciones bancarias se descubren

las restricciones en las notas al estado

restricciones

de situación, el auditor deberá hacerlo

uso

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los

fondos

propiedad de la entidad.

constar en su informe de auditoría.

5. La entidad no dota provisiones para

5. Si el informe se emite de acuerdo con

proyectar correctamente los ingresos por

principios que exijan la imputación de los

intereses a su favor.

ingresos en el período devengado y no en el que se cobran, deberá detallarse que la entidad no atiende a este principio sino al denominado «de Caja».

6. En las confirmaciones bancarias se

6. En principio no es un hecho que afecte

descubre que ejecutivos ya cesados en

a los estados financieros, pero sí supone

sus cargos siguen disponiendo de firma

un punto débil para la garantía de los

en las cuentas bancarias.

activos de la sociedad; el auditor deberá hacerlo saber formalmente a la gerencia de ésta a fin de que adopte las medidas oportunas.

1.8. CONCLUSIÓN

Una vez concluido el trabajo realizado en cada área, se confeccionará un documento resumen que contendrá los siguientes puntos: — Objetivos: se describirán someramente las pretensiones del trabajo a realizar en el área. Bastaría en el caso de las auditorias completar con el objetivo genérico de la misma, «verificar que los saldos incluidos en el área de, se encuentran razonablemente presentados de acuerdo a...» (marco en el que se desarrolla la auditoría, Principios Contables Generalmente Aceptados, U.S.A. G.A.A.P, Plan de Contabilidad de España, Principios detallados en la Nota X al Estado Financiero, etc.). — Procedimientos: se detallará o se hará referencia al programa de auditoría específico del área, el cual, después de finalizado el trabajo, se encontrará debidamente rellenado y firmado como justificación de que el trabajo en él contenido ha sido realizado. — Observaciones: en el curso del trabajo se anotarán en este espacio todos aquellos puntos que, a juicio del auditor, pueden afectar a la razonabilidad de los saldos o bien incluirse como recomendaciones para mejorar los procedimientos de control interno de la entidad. También se incluirán aquellas limitaciones al alcance de los procedimientos de auditoria con que el auditor se haya encontrado durante el curso de su trabajo. Una vez completado todo el trabajo del área y ponderadas las observaciones encontradas

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durante el mismo, deberá concluirse si efectivamente los objetivos se han alcanzado satisfactoriamente o existen, por el contrario, hallazgos que hagan dudar de la razonabilidad en la presentación de los estados financieros auditados. En este caso se discutirá en primer lugar con la gerencia de la entidad la necesidad de introducir modificaciones o ajustes a los estados financieros, a fin de que éstos presenten razonablemente la situación de la empresa a la fecha auditada. Si ello no fuera posible, o la gerencia no lo admitiera, el auditor deberá desglosar los hallazgos en su informe de auditoría.

Lo expuesto hasta ahora es general para todas las áreas del Balance, por lo que no lo repetiremos en cada una de ellas. En lo sucesivo enumeraremos los hallazgos típicos de cada área con afán puramente didáctico, sin pretender efectuar una presentación exhaustiva de todos los que pudieran encontrarse.

1.9. CASO PRÁCTICO: AREA CAJA BANCOS 1. Los saldos de la empresa ILUSION S.A. presentados en el Balance sujeto a Auditoria en relación con las cuentas son las siguientes: CAJA

7.070

BANCOS

27.628

El 31 de diciembre de 2013 al cierre del día, asistimos al arqueo de caja y encontramos los siguientes valores y documentos. 30

billetes de USD

$ 100,00

“

$ 50,00

“

$ 20,00

“

$ 10,00

1 vale anticipo de de viaje de USD $ 1.000,00 entregado al Sr. Luís Mora Se mantienen registro de firmas individuales entre el Sr. Luís Tello Jefe Financiero y el Sr. Oscar Sevilla Gerente. El Sr. Luís Mora ha entregado al jefe de contabilidad justificantes del gasto por UDS $ 800,00 que están pendientes de contabilizar. La empresa emite vales para anticipar los gastos urgentes 2. Las diferencias en la cuenta corriente, al comparar el extracto del banco y la contabilidad de la compañía son las siguientes: Se recibe el estado de cuenta del Banco “Guayaquil” 31-12-2013 de USD $ 25.028,00.

f) La diferencia entre el estado de cuenta y la contabilidad son los siguientes:

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

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El banco ha debitado de la cuenta en enero/2014 un cheque entregado y Contabilizado por la empresa el 29-12-2013 por USD $ 1.200,00



El banco ha contabilizado el 31-12-2013 un ingreso de una transferencia que la empresa recibió enero/2014 por USD $ 200, 00



El banco ha debitado de la cuenta el recibo de luz del mes de diciembre/2013 que La empresa ha contabilizado en enero/2014 por USD $ 1.000,00, el jefe de contabilidad indica que no hay provisión dentro del presupuesto para este gasto.



El banco ha abonado en cuenta en enero/2014 varios cheques

ingresados y

Contabilizados por la empresa el 31-12-2013 por Usd. $ 3.000,00 (depósitos de Clientes).

La compañía no prepara regularmente conciliaciones bancarias, por parte de personal ajeno a los depósitos y al registro contable.

TRABAJO A REALIZAR:

1.- Preparar un programa de auditoría para el área de Caja-Bancos 2.- Preparar el cuestionario de Control Interno para el área. 3.- Preparar el programa para las cuentas 3.- Elaborar los P/T necesarios para una auditoría financiera para el área. 4.- Proponer los ajustes y/o reclasificaciones, si los hubiere. 5.- Proponer las recomendaciones de control interno que considere necesarias.

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CAPITULO II LA AUDITORÍA DE CUENTAS A COBRAR 2.1. PRESENTACIÓN Y OBJETIVOS

El objetivo consiste, al igual que en el resto de las áreas, en obtener la evidencia suficiente para confirmar o negar el cumplimiento de las aseveraciones generales del estado de situación en las cuentas contenidas dentro de esta área. Tales cuentas pueden ser: 

Clientes



Clientes de dudoso cobro

Provisión para Clientes de dudoso cobro, que se presenta en el activo del Balance restando el saldo de Clientes y Clientes de dudoso cobro. Efectos a cobrar 

Deudores no comerciales (financieros y otros)



Cuentas con empleados y directivos



Accionistas, deudores por dividendos a cuentas



Deudores varios



Otros atípicos

Como cuentas relacionadas con el área, aunque no formen parte del mismo grupo de cuentas del estado de situación, tenemos: 

Efectos descontados pendientes de vencimiento, «cuenta de orden» que se presenta fuera del estado de situación financiera.



Créditos bancarios por descuento de efectos.

Estas dos últimas cuentas son en realidad un mismo concepto, si bien la primera, como hemos dicho, se presenta fuera del estado de situación financiera. Como «cuenta de orden», y la segunda dentro de él como cuenta de exigible a corto plazo. Responden a dos formas distintas de contabilizar una operación comercial muy extendida actualmente: el descuento financiero de los efectos a cobrar. Continuando con los objetivos del área, las aseveraciones generales particularizadas en el área pueden resumirse así: 1. Existencias: todos los saldos y documentos a cobrar incluidos en el estado de situación financiera. son deudas reales a favor de la entidad. 2. Integridad: absolutamente todos los saldos y documentos a cobrar a favor de la entidad en la fecha del balance están recogidos en el mismo.

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3. Valoración: los saldos y documentos a cobrar se presentan por su valor neto de realización (aquél en el que pueden ser cobrados), restando para ello los nominales de las deudas con las provisiones necesarias hasta obtener el valor aludido. 4. Propiedad: La entidad es propietaria de todos los derechos legales sobre los saldos y documentos a cobrar presentados. Esto incluye además la no existencia de gravámenes sobre las mencionadas deudas o, si existen, el desglose de las mismas en las notas del estado de situación. 5. Presentación y revelación: los saldos y documentos a cobrar se encuentran clasificados y descritos en el estado de situación y en las notas al mismo de acuerdo con los principios contables generalmente aceptados, aplicados uniformemente. Al igual que en el área de Caja y Bancos, la existencia es, quizá, la característica fundamental de las Cuentas a cobrar, como, por otra parte, ocurrirá en todas las partidas del activo. Cabe observar también que los créditos contra clientes y deudores no presentan la liquidez de la tesorería, e inciden sobre ellos cualidades distintas de las de ésta. La existencia de las cuentas a cobrar se relacionan obviamente con la del hecho económico que generó dicha cuenta a cobrar, sea la expedición de una determinada mercancía, la prestación de un servicio, o las relaciones contractuales que se hubieran llevado a cabo. Como veremos posteriormente, no hay mejor método para verificar la existencia y exactitud de una cuenta a cobrar que la confirmación directa por escrito de cada deudor y, a falta de ésta, la comprobación del hecho económico que dio origen a la anotación contable.

Un problema grave de esta área consistirá en la determinación del valor probable de realización de los saldos a cobrar. Los nominales de las deudas en origen pueden verse afectados en su integridad por muchas causas que hagan incierta la cobrabilidad del saldo total; por ello deberá cuantificarse la perjudicación de los mismos, y reflejar este importe restando el activo y recogiendo un gasto, ya que de otra forma se incurriría en una sobre valoración de los activos. 2.2. PROCEDIMIENTOS Antes de proceder al análisis de las pruebas sustantivas, conviene detallar algunas de las técnicas analíticas que darán al auditor luz sobre la situación general de estas, partidas, y sobre los posibles puntos en los que incidir para su análisis. 1. Comparar las cuentas con las del año anterior, obtener el ratio de las cuentas a cobrar respecto a las ventas netas, comparando con el mismo para el año anterior, y analizar las diferencias o la falta de las mismas en función de los cambios habidos en las políticas comerciales de la entidad.

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2. A partir de las políticas de ventas de la entidad (30 días, 60 días, etc.), estimar el monto de las cuentas a cobrar según las ventas reales habidas en el último periodo, y comparar el saldo así obtenido con el montante real de las cuentas a cobrar. Si el saldo real es superior a la estimación, habremos detectado problemas de retraso en los cobros, que deberemos analizar en detalle. No es frecuente que la cifra estimada sea superior a la real pero si así ocurriera, habríamos de revisar si las políticas de venta empleadas para la estimación son las realmente aplicadas en el periodo o si ha habido ventas al contado. 3. Comparar el porcentaje de devoluciones y provisiones para devoluciones respecto a las ventas netas con el mismo para el periodo anterior, y analizar, en caso de que haya diferencias, si corresponden a mejoras en la calidad o, por el contrario, pueden suponer gastos no contabilizados en el periodo. 4. Si ello resulta posible y el volumen de cuentas individuales lo aconseja, obtener una distribución de frecuencias de los importes. En cualquier caso, siempre se podrá determinar el saldo medio de las cuentas dividiendo el saldo global de los clientes entre el número de cuentas individuales. Comparar este resultado con el mismo del ejercicio anterior, y analizar sus diferencias. 5. Comparar el ratio obtenido de dividir el monto de la dotación para insolvencias por las ventas netas del ejercicio con el mismo del año anterior, y analizar las diferencias. Este ratio puede compararse también con los que suelen elaborarse para determinados sectores, lo cual resultará especialmente útil si se trata de la primera auditoria que se efectúa en la entidad.

2.3. Confirmación de las cuentas a cobrar

Las pruebas sustantivas sobre los saldos a cobrar incluyen en primer lugar la confirmación externa de éstos. El primer paso, evidentemente, será confeccionar la correspondiente hoja resumen de los saldos pertenecientes a esta área incluidos en el estado de situación financiera auditado. En la misma hoja, o como anexos, se incluirán los detalles hasta el nivel del cliente individual. Verificaremos que las sumas de los saldos individuales cuadran con los saldos en el estado de situación, y que son los mismos que presenta el libro Mayor de la entidad. Antes de proceder a la selección de los saldos sobre los que se va a solicitar confirmación, conviene revisar visualmente el listado de los clientes. Con ello se detectarán saldos acreedores, saldos a cero, saldos de gran cuantía respecto a la media, etc. Cuando se obtenga el listado de clientes, suele resultar de gran utilidad que se incluya dentro del mismo no solamente el saldo de cierre del estado de situación financiera. Sino también la suma de movimientos deudores y acreedores del ejercicio analizado.

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Los criterios de selección de los saldos sobre los que se va a solicitar confirmación no deben ser casuales. Conviene que se determinen ya en el plan de enfoque de la auditoría, aunque desde luego, puedan modificarse en función de los resultados de las técnicas analíticas. Este es un claro ejemplo de aplicación de las técnicas estadísticas en auditoría. Así, en los casos de grandes poblaciones de cuentas a cobrar, y con la ayuda del ordenador, resulta posible seleccionar todos los ítems superiores a un importe previamente determinado por el auditor (estrato superior), aislar los saldos acreedores y los nulos y, de entre los restantes ítems (estrato inferior) obtener una muestra aleatoria de un número de Ítems predeterminado.

Esta selección puede efectuarse también manualmente, aunque ello resultará arduo en poblaciones grandes. El criterio de selección que hemos apuntado se utiliza con frecuencia y resulta de gran eficacia. Por ello lo resumimos a continuación: — saldos más relevantes por su cuantía hasta completar un porcentaje determinado previamente de las cuentas a cobrar. — saldos nulos, negativos o que presenten algún tipo de irregularidad o sospecha. — saldos elegidos aleatoriamente de entre los no comprendidos en los puntos anteriores.

Al igual que en las circularización bancaria, el control e independencia desde el origen deben ser mantenidos rigurosamente.

La confirmación externa de las cuentas a cobrar es un procedimiento necesario para él, quedando a juicio del auditor, en función del resultado del análisis del control interno, la forma, cuantía y método de la circularización.

Una vez elegidos los ítems debe estudiarse el modelo de carta a enviar. En general puede decirse que existen dos tipos: — la confirmación positiva, en la que se pide al cliente que conteste con su conformidad o reparos a la información que se le facilita. — la confirmación negativa, en la que el cliente contesta solamente en el caso de que esté en desacuerdo con la información facilitada; la no contestación asume conformidad con el saldo enviado.

El modelo más utilizado y recomendable es el positivo, que implica la recepción de la contestación del cliente y análisis de la misma, y el desarrollo de procedimientos alternativos en caso de no obtener contestación alguna.

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La forma negativa se emplea en aquellos casos de gran volumen de cuentas individuales de pequeño saldo y buen nivel de control interno de la entidad auditada, o cuando, por sus especiales características, el auditor no confía en que los clientes presten la atención debida a las confirmaciones. Cuando se usa esta forma suele ampliarse el alcance de la circularización. En los textos a enviar se hace referencia al carácter de «no requerimiento de pago» por la confirmación, y se explícita el saldo a cobrar y la fecha a la que se presenta el mismo. Las cartas las preparará y firmará la entidad auditada, entregándolas al auditor para su envío. Debe requerirse el envío de las contestaciones directamente al domicilio de este último.

En las peticiones de confirmación, tanto los de carácter positivo como negativo pueden incluirse los saldos totales o bien, ocasionalmente, partidas integrantes de los mismos. Este segundo caso es aconsejable únicamente si el control interno del cliente no garantiza la adecuación de los saldos.

Cuando no se obtenga contestación deberá enviarse un segundo y hasta tercer requerimiento (salvo caso de confirmación negativa). Si aún así no se recibe contestación alguna, deberán desarrollarse procedimientos alternativos para obtener satisfacción sobre el saldo auditado. El método más común consiste en verificar si, con posterioridad al cierre del balance, la deuda ha sido saldada, lo que se comprobará con los movimientos de Caja y extractos bancarios.

Pudiera ocurrir que se hubieran producido notas de abono por devoluciones u otros conceptos, esto debe ser investigado, ya que cabe la posibilidad de que se trate de una forma de «inflar» artificialmente las ventas de la entidad al cierre del ejercicio, que se desharía posteriormente. Si la deuda aún no hubiera sido saldada a la fecha de nuestra visita, deberán analizarse documentos de embarque, expedición, contractuales o cualesquiera que constituyeran el hecho económico originario de la deuda. En algunos casos, por último, no estará de más cerciorarse de la existencia del cliente.

Cuando la confirmación de las cuentas se efectúe en una fecha anterior a la de cierre de estado de situación, se realizará un seguimiento de los apuntes producidos entre el saldo confirmado y dicho cierre, en el que se anotarán las partidas inusuales, extrañas, etc., para su posterior análisis. Cuadro No.- 2

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Cuadro No.- 2 Porcentaje del total de cuentas a cobrar Número de

Valor

Número

Valor

cuentas

monetario

cuentas Total Cuentas a cobrar Total Confirmaciones solicitadas Confirmaciones sin diferencias Con diferencias aclaradas Total Confirmado Con diferencias no aclaradas No confirmadas No recibidas Total no confirmado Total Confirmaciones solicitadas

Análisis de cobros posteriores: De no confirmadas y/o no recibidas De diferencias no aclaradas U = Unidades U.M. = Unidades monetarias % = porcentaje

Puede considerarse también la necesidad de repetir la circularización, para los saldos más significativos, a la fecha de cierre.

Otros procedimientos importantes a desarrollar en esta área son los referidos a la obtención de satisfacción sobre el corte de operaciones y al análisis de la Provisión para Cuentas de dudoso cobro.

2.4. Corte de operaciones

En cuanto al corte de operaciones el auditor debe investigar si los estados financieros, particularmente en este caso las Ventas y Cuentas a cobrar, recogen todas las operaciones y no más de las que efectiva y realmente se han producido hasta la fecha de cierre de los mismos. Para ello se analizarán los últimos y primeros movimientos de expediciones, verificando su contabilización en el período adecuado. En este punto será fundamental la relación con otras áreas del balance, en especial con inventarios e ingresos y gastos.

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2.5. Provisión para clientes de dudoso cobro

El análisis de la Provisión para Clientes de dudoso cobro constituye un punto clave del área y, con frecuencia, el más dificultoso para el auditor. Una vez completado el trabajo de las confirmaciones y sus procedimientos alternativos, es posible que hayamos obtenido seguridad en lo relativo a la existencia de las cuentas a cobrar, pero no en cuanto a su cobrabilidad. Se trata, por tanto, de verificar si las cuentas se presentan razonablemente por su valor efectivo de realización. Ya hemos indicado algunas técnicas de análisis que pueden aportar una visión global de la cobrabilidad de las cuentas deudoras.

En principio son tres las características que pueden indicar la existencia de un impagado: — Situación económicamente inestable del cliente (quiebras, suspensiones de pagos, etc.) — La antigüedad de la deuda — La existencia de reclamaciones o litigios por calidad, plazos, etc. El método a seguir en este análisis comienza por evaluar la política seguida por la entidad para la dotación de la Provisión. Para ello, en primer lugar, debemos conocer en profundidad el proceso seguido por la entidad, analizar la razonabilidad de las políticas decididas en lo referente a cuándo se considera un saldo incobrable total o parcialmente y cuándo se produce el definitivo o cancelación de cuentas. En este análisis habrán de considerarse las normas legales y fiscales que puedan afectar a estas políticas.

Por lo que respecta a las últimas, no deberán influir en la razonabilidad o no de la Provisión sino que, en su caso, exigirán una modificación del resultado económico para el cálculo de la base imponible de los impuestos sobre el beneficio. Si las políticas adoptadas por la sociedad para la consideración de un incobrable parecen razonables, deberemos a continuación revisar que las mismas se hayan aplicado sobre las bases correctas, y que los cálculos y extensiones sean los adecuados.

A continuación citamos algunos procedimientos específicos importantes para el auditor en el análisis de la Provisión para Clientes de dudoso cobro: — La revisión de los clientes puede indicar al auditor la presencia de situaciones públicamente reconocidas de quiebra o suspensión de pagos. Esta revisión es posible completarla eficazmente con la ayuda de la opinión sobre la solvencia de los clientes de algún empleado responsable de la entidad, preferiblemente del área comercial. — El análisis del Estado de Antigüedad de Saldos preparado a partir de la fecha de origen de

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la deuda. Este es un documento fundamental, que ha de requerirse a la empresa, pues a partir de él y de las condiciones de cobro de la entidad se detectarán globalmente los problemas de cobro.

Sobre la base de estas pruebas, el auditor debe concluir sobre la razonabilidad de la Provisión para Clientes de dudoso cobro presentada en los estados financieros.

En algunos casos existen otros conceptos que inciden sobre los saldos a cobrar y sobre las ventas, tales como las provisiones para descuentos, devoluciones de mercancías, garantías y otras. El análisis de todas estas partidas es similar, y se basa en primer lugar en la determinación contractual de la obligación o sencillamente en la posibilidad de ocurrencia del hecho y, en segundo lugar, en la determinación de la cuantía, bien de forma precisa, si el número de operaciones lo permite, o mediante estimaciones sobre volumen de ventas.

2.6. Otros procedimientos

Paralelamente a los descritos hasta ahora pueden desarrollarse otros procedimientos que añadan mayores garantías a las conclusiones del auditor. Citamos algunos de los más empleados: — Seguimiento, a partir de los registros de albaranes de entrega o prestación de servicios, de los correspondientes apuntes en cuentas de ventas y clientes. — Análisis de los libros auxiliares de clientes, con atención a partidas inusuales o extrañas (ej., la renovación continua de una deuda). — Si se analizan préstamos o anticipos con empleados, es recomendable la confirmación por escrito de los mismos. — Debida comprobación de los vencimientos de las deudas incluidas; se segregarán, si existen, las cuentas a cobrar con vencimiento superior a un año como largo plazo. — Determinación de si dentro del listado general de clientes se hallan incluidas cuentas con accionistas, directivos, empleados o partes relacionadas en general. En tal caso, segregarías y verificar que se incluyen las anotaciones oportunas en las Notas al estado de situación financiera. — Si existen cuentas de Dividendos Activos (Dividendos pagados por anticipado), cotejar su cuantía y pago con las correspondientes Actas de aprobación de los mismos de la Junta de Accionistas.

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2.7. Conclusión

En primer lugar, al tratarse la confirmación de cuentas como un procedimiento necesario, su no ejecución supondrá una excepción a anotar en el párrafo de alcance del informe de auditoría. Si el auditor considera que ha obtenido suficiente satisfacción sobre el área a través de los procedimientos alternativos no será necesario efectuar ninguna mención adicional en el párrafo de opinión; en caso contrario deberán indicarse los hallazgos encontrados.

Esta área necesita una buena planificación para lograr resultados razonables en los plazos fijados. Si no se organiza adecuadamente, el auditor puede encontrarse a la hora de emitir su informe con un trabajo incompleto que provocará retrasos en las fechas comprometidas o menoscabo de las conclusiones alcanzadas.

Durante el desarrollo del trabajo se anotarán las excepciones a los principios desarrollados en el epígrafe de objetivos que se fuesen encontrando. Posteriormente se comentará con la gerencia de la entidad la necesidad de incluir ajustes o reclasificaciones en el Balance presentado por aquélla. En función de que la entidad acepte o no estos ajustes v reclasificaciones, y de las materialidad de los ajustes encontrados, el auditor decidirá la opinión o las notas que incluirá sobre esta área en el informe de auditoría.

La opinión del auditor oscilará entre la imposibilidad de emitirlas por falta de pruebas y posibilidad de que, emitiendo opinión, ésta sea negativa o limpia. En lugar intermedio entre las dos últimas se encuentran las notas por excepciones o evoluciones futuras de un hecho relevante.

En cualquier caso, en el conjunto del área deberá ponerse especial atención a la información aportada sobre los siguientes puntos: — Saldos con partes relacionadas y su desglose en las Notas al estado de situación, con mención al tipo y valoración de las transacciones efectuadas con estas partes relacionadas. Es conveniente detallar el impone total de las transacciones del periodo y no únicamente los saldos del final del mismo, y mencionar si las condiciones en que se han desarrollado estas transacciones son distintas en plazo o precios a las del resto de clientes o deudores.

Determinación de si la entidad presenta un alto grado de concentración de su riesgo comercial. Una situación por ejemplo, en que el 90 % de las transacciones comerciales se desarrollen con un solo cliente, se trata obviamente de una información determinante del negocio de la entidad y de enorme importancia para el lector del informe de auditoría.

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2.8. CASO PRÁCTICO AREA: CUENTAS Y DOCUMENTOS POR COBRAR Estamos auditando los estados financieros de la sociedad ILUSION, S.A., Luego del análisis llega a obtener la siguiente información, los libros de la entidad arrojan los siguientes saldos: Cuentas por Cobrar

48.700,00

Provisión cuentas Incobrables

5.300,00

Verificando los auxiliares, se determina que este rubro se descompone así: Clientes

38.700,00

Funcionarios y Empleados

6.000,00

Intereses por cobrar

1.000,00

Otras cuentas por cobrar

3.000,00

A continuación se presenta una relación de las cuentas por cobrar preparado por el auditor. N.-

CLIENTE

VALOR

Ramiro Ordóñez

9.700,00

Luís Quezada

8.000,00

Arturo Quezada

10.000,00

Carlos Ortuño

3.300,00

Pedro Carbo

4.300,00

Rosendo Aguilar

3.400,00

RELACION DE FUNCIONARIOS Y EMPLEADOS N.-

DEUDOR

CARGO

VALOR

Gonzalo Bueno

Contador

2.000,00

Bertha Aguirre

Secretaria

1.000,00

Jacinto Rosales

tesorero

3.000,00



La política de la empresa respecto a préstamos es dar máximo el 150% del sueldo y a un plazo no mayor de 3 meses.



Los sueldos de los funcionarios son: Contador 1.000,00 Secretaria Tesorera

400,00 1.200,00



Otras cuentas por cobrar corresponden a un juicio ganado a favor de la empresa pero que aun no se ha hecho efectivo.



Para la provisión cuentas incobrables la empresa utiliza los siguientes porcentajes.  1 a 30 días 2.00%  31 a 60 días 3,00%  60 a 90 días 4,00%  90 a 120 días 6,00%  120 o más 7,00%

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Según la ley del impuesto a la renta no podrá tener acumulado mas del 10% del total de la cuentas por cobrar. Los auxiliares de cuentas por cobrar tienen la siguiente información: DEUDOR Ramiro Ordóñez

Luís Quezada

Arturo Andrade Carlos Ortuño

Pedro Carbo

Rosendo Aguilar

  



FACT.

FECHA

VALOR

345

XII–16-2013

1.700,00

286

X- 1 - 2013

4.000,00

312

XI–2 -2013

2.000,00

260

IX-16-2013

2.000,00

262

IX-17-2013

2.500,00

346

XII-20-2013

3.000,00

389

X –6 –2013

2.000,00

347

XII-26-2013

500,00

289

X –1– 2013

7.000,00

380

XII-31-2013

3.000,00

255

IX- 1 -2013

300,00

290

X–9 – 2013

1.500,00

381

XII-31-2013

1.500,00

256

IX- 3- 2013

1.300,00

349

XII-26-2013

1.000,00

316

XI -25-2013

2.000,00

247

VIII-26-2013

2.400,00

382

XII-31-2013

700,00

315

XI- 20-2013

300,00

- + Valores que luego de las confirmaciones efectuada al 100%, han sido contestadas y aceptadas por los clientes. Las cuentas de funcionarios, intereses, otras cuentas han aceptado todo el adeudado. Los préstamos otorgados a los funcionarios: Contador Febrero 1 del 2013 Secretaria

Diciembre 1 del 2013

Tesorera

Abril 1 del 2013

Los prestamos de al contador y secretaria disponen de las respectivas autorizaciones, mientras que la del tesorero no se ha podido verificar su autenticidad.

TRABAJO A REALIZAR:

a) Preparar un programa de auditoría para el área de Cuentas y Documentos por Cobrar, con al menos diez procedimientos. b) Preparar el Cuestionario de Control Interno para el área. c) Elaborar los P/T necesarios para una auditoría financiera. d) Proponer los ajustes/reclasificaciones que considere oportunos. e) Proponer las recomendaciones de control interno que considere necesarios.

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CAPITULO III LA AUDITORÍA DE EXISTENCIAS INVENTARIOS 3.1. PRESENTACIÓN Y OBJETIVOS

Las existencias constituyen en un gran número de empresas, fundamentalmente las industriales, la partida más importante del activo del estado de situación financiera., alcanzando en algunas actividades empresariales con frecuencia más de un 50 % del total de activos. A ello hay que añadir a fin de comprender su importancia, el hecho de que el resultado del criterio elegido para su valoración incide directamente en la determinaron del beneficio de la sociedad.

Las aseveraciones generales del estado de situación financiera, cuyo cumplimiento debe verificar el auditor se concretan para el área de existencias en los siguientes puntos: 1. Existencia: los inventarios recogidos en el estado de situación financiera auditado existen y están en poder de la entidad o depositados en un tercero con la autorización de ésta. 2. Integridad: todas las existencias propiedad de la entidad a la fecha de cierre del estado de situación financiera están recogidas en el mismo. 3. Valoración: los inventarios físicos se han valorado al menor de los valores de costos o de mercado. El valor de costo se determinará por medio de alguno de los procedimientos aceptados generalmente. 4. Propiedad: los inventarios recogidos en el estado de situación financiera pertenecen a la empresa de hechos y de derecho y están libres de cargas o gravámenes, o, en caso contrario, éstos se encuentran debidamente detallados en las notas al estado de situación financiera. 5. .Presentación y revelación: las existencias se encuentran debidamente clasificadas asentadas dentro del estado de situación financiera y las notas anexas al mismo, de conformidad con los principios contables generalmente aceptados aplicados de manera uniforme con el año anterior. Condensando estos objetivos, y con un enfoque más analítico, podemos determinar las siguientes etapas: — Verificación de las unidades físicas recogidas en el estado de situación financiera. — Comprobación del sistema y cálculos de valoración utilizados, así como de su consistencia con periodos anteriores para cada tipo homogéneo de existencias (materia prima, productos en curso, productos terminados, repuestos y material auxiliar). — Pruebas de determinación del costo o mercado y de la Provisión para obsolescencia.

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— Pruebas sobre la propiedad efectiva y sus excepciones (cargas, gravámenes,...) — Las cuentas que se incluirán dentro de esta área serán todas aquellas que tengan relación con las existencias, tales como: — Existencias: Materias primas. Productos en curso Productos semi-terminados Productos terminados Comerciales Subproductos y residuos Materias auxiliares Elementos incorporables — Elementos para consumo y reposición. — Embalajes y envases. — Existencias en camino. — Existencias en depósito. — Provisión para obsolescencia.

3.2. PROCEDIMIENTOS

Como primera aproximación a la comprensión del negocio del cliente y de las características de esta área el auditor puede efectuar las siguientes comparaciones: — Comparar los movimientos de almacenes del período, bien en unidades físicas o al costo de las mismas, con los mismos del período anterior. — Comparar la importancia relativa de las existencias en el estado de situación financiera auditado con el año anterior. — Calcular la rotación de inventarios y compararla con la del año anterior, lo que cabe realizar por productos o por grupos de ellos. — Comparar las unidades recogidas en los planes de producción y venta con la situación de los almacenes y las previsiones de compras.

Estos ratios y comparaciones servirán al auditor para detectar posibles problemas del área o, en definitiva, para centrar de manera más precisa su trabajo.

3.3. El Inventario Físico

Los procedimientos de auditoría dentro de esta área comienzan por la verificación de la existencia de las unidades físicas, la cual se lleva a cabo mediante el inventario físico.

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El inventario físico constituye un procedimiento de auditoría generalmente aceptado, Aunque las formas del inventario pueden ser muy distintas según las empresas de que se trate, el auditor deberá presenciar y validar la corrección del inventario; de lo contrario será preciso incluir una excepción en el párrafo de alcance del informe de auditoría. Únicamente habrá necesidad de adjuntar notas en el párrafo de opinión si el auditor no hubiera obtenido satisfacción respecto a las unidades físicas incluidas en el estado de situación financiera a través de procedimientos alternativos al inventario físico, o si los hallazgos encontrados lo hacen recomendable. Recordemos que la toma de inventario físico es un procedimiento realizado por la empresa mediante el cual se recuentan físicamente todas las existencias en poder de la misma en una determinada fecha. Los resultados del inventario físico, una vez traducidos a unidades monetarias, constituirán los saldos de las existencias presentados en el estado de situación financiera. Los sistemas de toma de inventarios utilizados por las empresas pueden clasificarse en dos grandes grupos: — inventarios puntuales: se toman a una fecha determinada para toda la empresa, v exigen la interrupción del proceso productivo y de toda actividad de entrada y salida de mercancías mientras dure la toma del inventario. — inventarios cíclicos: se basan en la existencia de un inventario permanente teórico y consisten en la contratación periódica de éste con la realidad mediante conteos de ítems específicos a lo largo del período.

En el primer método suele hacerse coincidir la fecha de la toma del inventario físico con la del cierre de los estados financieros; cuando esto sea así, el auditor deberá estar presente en el mismo para asegurarse, mediante la observación y las pruebas que estime necesarias, de la fiabilidad de las cantidades tomadas y del estado físico de las existencias. En caso de que, por necesidades de la producción o las ventas, la empresa decida tomar el inventario físico en una fecha anterior a la del cierre de los estados financieros, el auditor habrá de efectuar un seguimiento desde las cantidades tomadas en el inventario físico hasta las presentadas en el Balance de situación auditado, analizando documentalmente las entradas y salidas producidas para satisfacerse de la bondad de las últimas. Debe hacerse notar que, cuanto más alejada está la fecha del inventario de la del cierre, mayor será la posibilidad de error en los estados financieros:

Por tanto, será preciso prestar particular atención al control interno de la entidad en sus sistemas de ventas cuentas a cobrar cobros y compras cuentas a pagar pagos. En estos casos resulta de gran ayuda al auditor la utilización de programas informático de diseño específicos, siempre, por supuesto, que la sociedad tenga mecanizaos sus sistemas de almacenes.

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Cuando sea así, puede formarse una muestra suficiente amplia en valor y relacionar los movimientos habidos desde que se tomó la cantidad en el inventario físico hasta que se recogió en el estado de situación financiera. A continuación se verificarán estos movimientos con la documentación soporte adecuado en los cuerpos. En cada uno de ellos se contendrán cuadros con la siguiente información para ser completada: — Descripción del artículo. — Unidades de medida (kg, 1, cajas,..) — Código del artículo. — Unidades contadas. — Grupo de conteo y firma. — Localización.

La forma de proceder será la que se describe a continuación: primero pasarán los componentes de los grupos de conteo poniendo una tarjeta en cada grupo de artículos homogéneos (del mismo código y medida), contarán las unidades y las anotarán en uno de los cuerpos que se llevarán con ellos, dejando los otros dos en blanco. A continuación pasará el grupo de «segundos conteos», que anotará los datos en el segundo cuerpo llevándoselo también y dejando el último de los cuerpos adherido a las unidades contadas. Ambos grupos entregarán sus tarjetas de conteos al grupo de control. Éste casará los dos conteos mediante el número serigrafiado de las tarjetas, y verificará que todos los datos coinciden en ambas.

En caso de discrepancia en alguno de los datos se efectuará una tercera comprobación cuyo resultado se dará definitivamente por bueno. Finalmente, el grupo de control verificará, cuando los grupos de conteo y «segundo conteo» hayan terminado, que todas las unidades a inventariar tienen adherido el tercer cuerpo de las tarjetas, garantizando así que el inventario está completo. Este método es muy seguro pero exige, como puede verse, un gran número de medios destinados al inventario.

a. Método de control de los conteos: bien el detallado en el punto anterior o algún otro.

b. Método de control del inventario: es decir, el procedimiento que se seguirá para garantizar que todos los conteos llegan a un punto dado en el que se controla su llegada, se supervisa y se envía al departamento encargado de su compilación.

Instrucciones de costo de operaciones y embarques. Especificación de cuales van a ser las últimas operaciones que se incluirán en el inventario, y los sitios reservados para aquellas mercancías que se quedarán fuera del mismo.

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d. Planes de muestreo. Si el inventario, dada sus dimensiones, no se va a realizar de forma completa sino mediante muestreos, se especificará el criterio de los mismos y su forma de selección. e. Compilación de datos: forma en que se va a efectuar y, en su caso, diseño de los programas informáticos confeccionados para ello.

Como ya se ha señalado, el auditor debe recibir estas instrucciones con antelación. En caso de que no existieran por escrito, habrá de obtener información verbal sobre los puntos descritos anteriormente. El trabajo del auditor en el recuento de las existencias se centrará en los siguientes puntos:

Aparte de lo descrito en las instrucciones del inventario físico, el auditor necesitará un listado del inventario teórico valorado, listado «ABC» de productos (productos clasificados por su valor), lista de precios de costo o, en definitiva, algún documento que indique el valor de las unidades a contar. — Estar presente durante todo el tiempo que duren los conteos o, si ello es imposible, al menos durante el inicio y terminación del mismo. El papel fundamental del auditor en el inventario consiste en la observación, que es de donde podrá obtener mayores elementos de juicio sobre los resultados del mismo. De otra parte, su sola presencia sirve normalmente de acicate para que los ejecutores del mismo realicen su trabajo con mayor precisión. — Comprobar algunos de los conteos realizados por los grupos, anotando sus resultados. Es preferible que estas comprobaciones sean escasas pero realizadas a conciencia, a fin de que sirvan de ejemplo sobre cómo efectuar los conteos. — Detectar materiales en mal estado, deteriorados, obsoletos, de lento movimiento, etc., y tomar nota detallada de todos estos hallazgos. — Comprobar y verificar los conteos de partidas importantes por su valor. Para ello podrá utilizar el listado «ABC» al que se alude en el primer punto de esta relación. — Supervisar la organización del inventario, entrega de tarjetas, devolución de las mismas, ausencia de tachaduras, borrones, etc. — Tomar nota de los últimos albaranes suministrados y recibidos antes del cierre de operaciones del ejercicio y, si es posible, de los primeros del ejercicio siguiente. — Verificar que el proceso productivo está parado y que no se producen entradas ni salidas de mercancías del recinto de los almacenes.

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— Obtener una copia de los listados definitivos de conteos, y cotejarlo con los anotados por el auditor; si hubiera diferencias deben ser verificadas y subsanadas en el momento. Una vez terminado el inventario físico, cuando el auditor esté ejecutando su trabajo en el área de existencias comenzará por obtener el listado de las existencias valoradas, verificará su cuadre con el libro Mayor y con el estado de situación financiera y comprobará las sumas del mismo. El listado contendrá para cada producto el número de unidades físicas contadas, su valor unitario y el valor total del producto; la suma total de éstos será la cifra auditada. Se comprobará en primer lugar que las unidades físicas del listado coinciden con los conteos efectuados en el inventario físico, no debiendo existir ni la más mínima diferencia. A continuación se verificará la razonabilidad de los costos unitarios empleados, estudio que se aborda a continuación. Cuando existan inventarios o existencias en depósito de terceros autorizados por la sociedad, el auditor deberá obtener confirmación escrita de ellos a la misma fecha de la toma del inventario físico, para lo cual debe ser previamente avisado de este hecho por la entidad.

3.4. Valoración de las existencias El problema de la valoración de las existencias constituye con frecuencia uno de los problemas más arduos para el auditor, dada su complejidad e importancia. La dificultad incide fundamentalmente en la valoración de los productos en curso, semi-terminados y terminados, y se debe en la mayoría de los casos a la escasa información sobre costos de que se dispone en gran número de empresas.

Como se sabe, de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados, las existencias deben valorarse a su precio de adquisición, o bien a su valor de mercado si éste fuera menor. El costo histórico o precio de adquisición será, para las mercancías compradas directamente a terceros, el impone recogido en factura más los gastos necesarios para que la empresa pueda disponer de las mercancías; en el caso de productos con algún grado de elaboración será necesario añadir al costo de adquisición de las materias primas todos los costos necesarios de producción. Tenemos, pues, dos grupos diferentes de existencias con sistemas de valoración distintos que analizaremos por separado.

Existencias no sometidas a transformación. Se trata del caso de comprobación más sencilla. El costo histórico o de adquisición vendrá obviamente determinado por los recogidos en las facturas de los proveedores de estos productos, y a ellas debemos remitirnos para su comprobación.

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El costo incluye todos los gastos necesarios para poner el producto a disposición de la empresa, lo cual incluye transportes y fletes, seguro, depósito, impuestos y gravámenes (excepto los recuperables como el Impuesto sobre el valor añadido), etc., pero excluye los gastos financieros que tienen su tratamiento específico en la cuenta de Pérdidas y Ganancias. Lo normal es que los precios de compra a los proveedores de las existencias sean cambiantes, de forma que las unidades que las compongan hayan sido adquiridas a precios distintos a lo largo del período. Lo deseable sería poder relacionar cada unidad comprada con su precio, identificando así las unidades vendidas y las que permanecen en el inventario. Es fácil comprender que este método resulta imposible de mantener en la mayoría de las empresas, debido a lo cual se han desarrollado diversos métodos de imputación de los costos de las entradas a las salidas por ventas y por ende a las existencias en inventarios. Los principios de contabilidad generalmente aceptados reconocen como válidos los siguientes: — Imputación directa — F.I.F.O. (inglés) o P.E.P.S. (castellano) — Precio medio ponderado”. Rechazan la utilización de otros como: — Ultimo precio de compra — Costo de reposición

Volviendo a nuestro listado valorado de existencias nos enfrentamos, pues, al problema de verificar la razonabilidad de los costos unitarios de valoración de existen las que no han sido sometidos a transformación. De acuerdo con lo dicho anteriormente, deberemos informarnos en primer lugar del método de valoración seguido por la empresa y evaluar si es aceptado por los principios de contabilidad. A continuación, según el método de que se trate, recalcularemos las fórmulas necesarias del método para una muestra de productos del inventario suficientemente amplia en cuanto a su valor, verificando las bases de los cálculos con las facturas correspondientes de los proveedores. Habrá de ponerse especial cuidado en determinar los componentes del costo que han sido incluidos y los que no lo han sido. Deberemos comprobar si el método de valoración usado el año anterior fue el mismo o no y, en caso de que haya variado, evaluar el impacto económico del cambio de método. Los principios de contabilidad generalmente aceptados admiten el cambio entre dos métodos reconocidos como válidos siempre que se razone dicho cambio y se cuantifique su efecto económico

Existencias transformadas En este caso, el problema anterior se complica al añadir a los costos de adquisición de las materias primas incluidas en los productos los costos de transformación necesarios. Los principios de contabilidad admiten como tales los siguientes:

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a. Materias primas, b. Mano de obra directa y c. Costos indirectos de fabricación.  Energía eléctrica consumida  Amortización del equipo de fabricación.  Costos generales de supervisión, limpieza, conservación, alumbrado, amortización de las instalaciones, administración y dirección de la producción y todos aquellos relacionados directamente con la producción.

Por el contrario, no se aceptan como costos de producción necesarios los derivados de la sub actividad, los financieros, los de dirección y administración general, y los de distribución, almacenaje o venta.

El primer paso consistirá en determinar la fase o escala de terminación que presenta el producto, lo que puede ser comprobado por el auditor en el inventario físico.

A continuación podemos encontrarnos con dos situaciones muy distintas. Si la empresa dispone de un sistema de costos estándar u otro mediante el cual estén disponibles cifras de imputación de costos a cada una de las etapas del proceso productivo, el trabajo del auditor consistirá en la revisión de tales cifras en función de los principios descritos anteriormente y de los costos reales recogidos en la contabilidad de la entidad. Por el contrario, si la empresa no dispone de un sistema de costos o, aun cuando lo tenga, no resulta fiable, el tema se complica enormemente.

Si la cuantía de esta partida es de una importancia relativamente considerable, lo más razonable es incluir una salvedad en el informe de auditoría, o bien recomendar que la entidad desarrolle un sistema de costos fiable, si la importancia relativa no es grande, existen algunos métodos de comprobación analítica que, aun cuando no aportan una gran fiabilidad, permiten garantizar que la desviación no superará en todo caso unas cuotas razonables.

Estos métodos consisten básicamente en establecer un paralelismo entre la estructura de costos de la cuenta de Pérdidas y Ganancias de la sociedad respecto a los precios de venta y la estructura de costos imputada a los productos elaborados, dependiendo de su grado de elaboración.

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3.5. Costo de adquisición versus mercado

Definimos el criterio de valoración de las existencias como el menor del costo de adquisición frente al de mercado. Esto quiere decir que, si el segundo fuese menor, las existencias deben quedar valoradas a ese precio, con lo que se reconocería una pérdida en el ejercicio. Este hecho no constituye sino una consecuencia del principio de prudencia en la valoración de los activos, que lleva a reconocer las pérdidas en el momento en que se sabe de su existencia.

Por precio de mercado puede entenderse el costo de reposición para la sociedad de esos mismos productos si los adquiriera directamente a terceros, o bien el propio valor de realización neto para la empresa. Aunque la entidad no tenga en cuenta este principio, lo cual sucede frecuentemente, el auditor debe evaluar este hecho al menos para una muestra significativa del total de las existencias. Con este fin, a partir de esa muestra comparará el valor de costo imputado en las existencias con dos valores alternativos: por un lado, con su precio de venta a terceros descontado de los gastos necesarios para la venta (valor neto de realización), y por otro con el costo de reposición de ese mismo producto comprado a terceros ajenos a la empresa. Si en el sector analizado existieran mercados abiertos o bolsas podrían también compararse con la cotización en esos mercados. Si alguna de las alternativas fuese inferior al precio de costo, deberá proponerse un ajuste al valor de las existencias para que queden evaluadas al valor inferior,

3.6. Análisis de la obsolescencia

Algunos materiales, por su carácter perecedero, por su deterioro en almacenamiento, por haber sufrido daños en traslados, por ser productos sujetos a modas o temporadas, etc., sufren de hecho disminuciones en su valor con el paso del tiempo. Si esta situación no se recoge de alguna forma en los estados financieros se estará sobrevalorando el activo de la entidad.

Para detectar este tipo de incidencias el auditor cuenta para realizarla con diversos métodos: a. La pura observación visual en el curso del inventario físico. Es a veces el más eficaz de los métodos, pues, incluso para inexpertos resulta fácil detectar los productos de lento movimiento o deteriorados. b. La obtención y análisis del movimiento de existencias, mediante el cual se detectan productos no utilizados en un período considerable de tiempo. c. Cambios en los planes de producción. Cuando se abandona la producción de determinados productos quedan obsoletos aquellos componentes intermedios de mismos que no son reciclables para otro tipo de productos.

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Con los resultados de los análisis indicados el auditor debe evaluar la correspondiente provisión para adecuar el costo de estos productos obsoletos a su valor neto de realización, que en algunos casos será nulo o bien el que tengan como residuos.

3.7. Propiedad efectiva de las existencias

Es preciso tener también la segundad de que no pesan sobre las existencias cargas, gravámenes de cualquier índole.

Para ello se revisarán las contestaciones bancarias del área de Caja y Bancos, así como los préstamos recibidos por la entidad o cualquier otro pasivo que pudiera contener alguna garantía de pago sobre los activos de aquélla.

3.8. Costo de operaciones

Este procedimiento pretende adecuar dentro del periodo reflejado en los estados financieros auditados la correcta imputación entre los ingresos y los gastos registrados. En lo que respecta al área analizada deberán comprobarse los siguientes puntos:

a. Costo de entradas: por medio del cual verificaremos si todos los materiales y servicios recibidos e incluidos dentro del inventario han sido facturados a la entidad debidamente contabilizados en el pasivo dentro del período. b. Costo en las fases intermedias de producción: se verifica a través de las órdenes de fabricación, y tiene por objeto evitar las duplicidades en los conteos. c. Coste de salidas: su fin es verificar que todas las salidas efectuadas antes de la toma del inventario físico fueron registradas contablemente como ventas y cuentas a cobrar dentro del período. Para obtener mayor seguridad en los costes de operaciones es conveniente ampliar las pruebas a la verificación de un número razonable de los últimos y primeros movimientos de cada concepto analizado y verificar los puntos indicados anteriormente. 3.9 CONCLUSIÓN Como hemos indicado, deberá hacerse referencia al inventario físico en el párrafo de alcance si no hubiera podido ser comprobado. Las existencias habrán de aparecer pormenorizadamente en el estado de situación financiera según los distintos tipos. En las notas anexas al estado de situación financiera se detallará, como mínimo, información relativa a los siguientes puntos:

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

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Criterios de valoración aplicados para el cálculo de los precios de adquisición, así como el costo de producción de la entidad.



Provisiones para depreciación, desglose y sistemas de estimación de su impone.



Cambios en las prácticas contables de cualquiera de los puntos precedentes, con evaluación del impacto económico del cambio respecto a las anteriores políticas.



Compromisos significativos de compra o venta de existencias que afecten de forma material a la entidad.



Limitaciones a la disponibilidad de las existencias.



Insuficiencia o inexistencia de las coberturas de seguros.



Los hallazgos respecto a problemas de existencias o valoración deberán ser evaluados por el auditor al emitir su informe, a fin de incluir las salvedades o excepciones, o incluso opinión negativa, que considere conveniente.

En este área suelen encontrarse fácilmente aspectos que permiten sugerencias para que la sociedad mejore el control interno sobre sus activos. Tales hallazgos no tienen porque influir necesariamente en la opinión recogida en el informe de auditoría, por lo que deberán ser informados a la gerencia en otro documento.

3.10. CASO PRÁCTICO

AREA: INVENTARIOS

Estamos auditando los estados financieros de la sociedad ILUSION, S.A., centrando nuestro trabajo en este momento en el área de inventarios. Para ello disponemos de la siguiente información:

a) La sociedad se dedica a la comercialización de equipos electrónicos, que adquiere a una compañía del grupo. Sus ventas se realizan bajo pedido, por lo que su stock en almacén es mínimo, es decir, únicamente disponen de aquellos equipos a suministrar en los primeros días del mes de enero.

Al cierre del ejercicio se procedió a efectuar un recuento físico de las existencias del almacén. Usted asistió a dicho recuento, obteniendo la siguiente información. Existencias físicas verificadas: Código

Denominación

unidades

Equipo de Computación A

120

Equipo de Computación B

220

Equipo de Computación C

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b) Los equipos almacenados se encuentran en perfectas condiciones de utilización. Los datos para el corte de operaciones: 

Últimas facturas de ingreso Fecha



Numero



Unidades

31-12-2013

186

31-12-2013

187

220

Primeras facturas de egreso Fecha



Código

Numero

Código

Unidades

02-01-2013

001

122

02-01-2013

002

222

Código

Unidades

últimas facturas de ingreso Fecha

Numero

29-12-2013

205

31-12-2013

206

primeras facturas de egreso Fecha

Numero

Código

Unidades

02-01-2013

001

120

02-01-2013

002

220

c) La empresa ha decidido mantener para el 2013 la lista de precios de venta vigente en el 2012 que es el siguiente Código

Producto

Precio de Venta

Computador A

2.000

120

Computador B

2.500

122

Computador D

5.000

220

Computador C

4.500

222

Computador E

3.000

d) La empresa ha facilitado el siguiente listado de existencias al cierre del ejercicio al auditor, cuyo importe cuadra con las cifras existentes que aparecen en los estados financieros. La existencia al cierre del ejercicio anterior asciende al 15.500. Código

Producto

Unidades

Costo

Total

Computador A

1.500

7.500

120

Computador B

2.650

5.300

122

Computador D

220

Computador C

3.000

9.000

222

Computador E

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e) la empresa ha recibido las siguientes facturas correspondientes a los meses de diciembre/2013 y Enero/2014 Factura 12 de 31-12-2013 Incluye todas las computadoras suministradas en el mes de diciembre, corresponden a las facturas de entrada número 175 a 187, con el siguiente detalle Código

Producto

Unidades

Costo

Computador A

1.500

120

Computador B

2.650

220

Computador C

3.000

Adicionalmente incluye un gasto de transporte por 2.500, es decir, de 100 por cada computadora entregada. Estas facturas han sido contabilizadas en diciembre de 2013 Factura 001 de 31-01-2013 Incluye las computadoras de enero de 11 correspondientes a las facturas de entrada 001 al 005, que incluye una unidad de cada producto en existencias en la empresa entregadas a lo largo del mes de enero/2014. Estas facturas han sido contabilizadas al 31-01-2013 f) Las facturas de ventas se obtienen y contabilizan simultáneamente a la obtención de la factura de salida, manteniendo la misma numeración e indicando el ejercicio al que corresponden. Con excepción a este criterio general, el 31-12-2013 se obtuvo la orden de salida correspondiente a al computador A, si bien no se contabilizo la factura correspondiente debido a las vacaciones del personal encargado. Esta factura de elaboro el 02-01-2014 con el número 006, contabilizándole en la misma fecha. TRABAJO A REALIZAR:

Preparar un programa de auditoría para el área de Inventarios, con al menos diez procedimientos.

g) Preparar el Cuestionario de Control Interno para el área. h) Elaborar los P/T necesarios para una auditoría financiera. i)

Proponer los ajustes/reclasificaciones que considere oportunos.

Proponer las recomendaciones de control interno que considere necesarios.

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CAPITULO IV LA AUDITORÍA DE PROPIEDADAD PLANTA Y EQUIPO 4.1. OBJETIVOS

Se trata de un área cuyo análisis en auditoría no suele revertir gran dificultad, pese a su importancia y significación económica dentro del estado de situación financiera de la empresa. Ello se debe a la condición permanente y al alto valor de los elementos materiales que la integran.

Englobaremos aquí los activos materiales con que cuente la entidad cuya duración sea, al menos, superior a un ejercicio económico, y que se destinen, directa o indirectamente, a la producción de bienes o servicios. No se incluirán, por tanto, los elementos adquiridos con la intención de venderlos.

Al igual que en el resto de las áreas, el auditor deberá buscar evidencia para confirmar o negar el cumplimiento de las aseveraciones generales del estado de situación financiera, que para esta área son concretamente las siguientes: 1. Existencia: El activo fijo material presentado en el estado de situación financiera es real y se encuentra en poder de la entidad. Esto implica que los elementos fuera de uso, desechados o enajenados hayan sido deducidos, junto a su fondo de amortización, de los registros contables, así como la no inclusión dentro del activo fijo de partidas que, por su naturaleza, debieran ser consideradas como gastos del ejercicio. 2. Integridad: Todos los elementos propiedad de la entidad han sido recogidos en el estado de situación financiera, incluidos aquellos adquiridos bajo contratos de arrendamiento de capital en los que se transfieran esencialmente todos los beneficios y riesgos del derecho de dominio o propiedad sobre el activo. Por tanto no se expresarán como gasto partidas susceptibles de ser capitalizadas. 3. Valoración: De propiedad planta y equipo material se recogerá en el estado de situación financiera a su costo histórico, el cual incluirá los gastos necesarios para su puesta en funcionamiento. Los gastos financieros en que se incurra para la compra de estos bienes serán capitalizables únicamente si se han satisfecho en el período de puesta en funcionamiento, pero no una vez que ésta se ha llevado a cabo. El costo total de estos elementos se periodifica en los resultados de los ejercicios en los que se mantiene su funcionamiento o vida útil. Por consiguiente, a la hora de

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analizar la valoración propiedad planta y equipo material será necesario no sólo que su costo histórico esté recogido con exactitud, sino también que el Fondo de Amortización, depreciación o agotamiento sea el adecuado conforme a la vida útil de los elementos. 4. Propiedad: La entidad es titular jurídicamente de la propiedad de los elementos contenidos en el estado de situación financiera. Además, dichos elementos deberán encontrarse libres de cargas, gravámenes o bien, si éstos existen, estarán debidamente detallados en las notas complementarias al

estado de situación

financiera. Por extensión, este punto puede recoger también si los elementos tienen las coberturas de seguros adecuados contra posibles riesgos. 5. Presentación y revelación: Las bases de presentación y clasificación de Propiedad planta y equipo material deben ajustarse a los principios de contabilidad generalmente aceptados y ser consistentes con ejercicios anteriores. 4.2. PROCEDIMIENTOS Y ELEMENTOS BÁSICOS Según se ha apuntado con anterioridad, las partidas integrantes de Propiedad planta y equipo se caracterizan por su permanencia durante varios ejercicios en los estados financieros. Por ello las pruebas de auditoría se centran normalmente en el análisis de las adiciones y retiros producidos durante el período contable, así como de las dotaciones al fondo de amortización que se hayan practicado. Cuando se trate de la primera vez que se practica una auditoría en una entidad será necesario, por el contrario, verificar la razonabilidad de todas las partidas integrantes del activo fijo, independientemente de su fecha de adquisición, tanto respecto a la exactitud del costo histórico como a la adecuación del Fondo de Amortización. En tal caso el trabajo del auditor en esta área puede complicarse enormemente, de forma especial en aquellas empresas que no mantienen un registro histórico adecuado de su inmovilizado material y su situación actual. En ambos casos los procedimientos a utilizar son similares, y la diferencia consiste en el volumen de operaciones analizadas. Si se trata de primeras auditorías deberemos obtener de la entidad una relación de los elementos incluidos dentro del inmovilizado material, clasificados por grupos de presentación (terrenos, edificios, maquinaria, etc.), y en la que se contenga la siguiente información: • Costo histórico de adquisición, desglosado en costo del elemento y gastos imputados. • Fecha de compra. • Fecha de puesta en servicio. • Ubicación. • Modificaciones contables al costo histórico, si las hay. • Fondo de amortización acumulado, con detalle de las dotaciones efectuadas en cada ejercicio.

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A partir de esta relación efectuaremos los procedimientos de auditoría detallados más adelante, tomando para su comprobación una amplia muestra en valor del total del inmovilizado material. En caso de que la auditoría sea recurrente, es decir, si se ha efectuado en años anteriores, bastará con preparar un papel de trabajo que contenga en sus filas los grupos de elementos integrantes del inmovilizado y en columnas los siguientes datos: — Saldo al cierre del ejercicio anterior. — Adiciones del ejercicio. — Retiros del ejercicio. — Traspasos de un grupo a otro dentro de Propiedad planta y equipo — Saldo al cierre del ejercicio auditado. Una vez verificadas las sumas y cuadradas las cifras con los estados financieros del ejercicio anterior y del presente, se efectuarán las comprobaciones oportunas sobre los movimientos del ejercicio.

4.3. Gastos capitalizables El auditor deberá comprobar en primer lugar si los criterios de capitalización seguidos por la entidad son los correctos. Cuando se trata de sociedades con un nivel de control interno aceptable, las políticas para distinguir los gastos capitalizables de mantenimiento suelen estar preestablecidas, por lo que en primer lugar habrá de analizarse su razonabilidad. La distinción entre unas y otras partidas es de vital importancia para determinar razonablemente el resultado del ejercicio, ya que si se capitalizan partidas que corresponden a gastos se sobreestima el resultado económico, mientras que si por el contrario se recogen como gastos partidas capitalizables se estará subestimando aquél.

En general no existe duda en lo referente a la propia adquisición de bienes depreciables, pero sí puede surgir en cuanto a la reparación y conservación de los mismos. En este sentido deberá atenderse al principio general de que son capitalizables los gastos por reparaciones o reposiciones parciales que aumenten la vida útil del bien por encima de la previamente estimada. Por el contrario, se cargarán como gastos los desembolsos no necesarios que no contribuyan a aumentar la utilidad del activo, sino sólo a su reparación y mantenimiento.

Como en la aplicación práctica de estos principios suelen surgir dudas razonables, conviene detallar algunos puntos concretos para su consideración en la determinación del carácter de los gastos: -

ejercicios afectados: se capitalizarán los gastos que afecten a varios ejercicios.

materialidad: se capitalizarán los gastos superiores a un determinado importe mínimo.

frecuencia: no se capitalizarán los gastos periódicos necesarios.

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vida útil: se capitalizarán los gastos que aumenten la vida útil de los elementos.

productividad: se capitalizarán los gastos que incrementen la productividad efectiva de los elementos.

En función de la combinación de estos factores el auditor puede determinar la razonabilidad de las políticas de capitalización de la entidad.

4.4. Valoración al costo histórico

Los elementos integrantes del activo fijo se valorarán al costo histórico. Por tal se entiende el costo de compras, o de construcción en el caso de elementos fabricados por la propia empresa, más los gastos necesarios para su puesta en funcionamiento. Los gastos financieros no son capitalizables excepto aquéllos en los que se incurra hasta la puesta en ejecución del elemento, lo que suele ocurrir cuando los plazos de construcción de los elementos son altos, permitiéndose así una mayor precisión al sistema de imputación de ingresos y gastos. También se capitalizarán los gastos de demolición y remoción de las estructuras situadas en terrenos sobre los cuales se vaya a construir algún edificio. En el caso de Propiedad planta y equipo construidos por la entidad para ella misma se capitalizarán los costos directos en los que se haya incurrido, incluida la mano de obra utilizada. Los gastos fijos de fabricación podrán capitalizarse únicamente si se demuestra que han aumentado como consecuencia de la construcción del activo fijo en cuestión. Los intereses también será posible capitalizarlos únicamente hasta la puesta en ejecución del elemento; en este caso será conveniente consultar las condiciones para esta capitalización detalladas en los principios de contabilidad generalmente aceptados.

4.5. El arrendamiento financiero o leasing

Constituye una práctica muy extendida en la actualidad, y se define como «un contrato por el que una persona física o jurídica propietaria de un bien, cede los derechos de uso tomando en contrapartida unas prestaciones y obligándose a ceder una opción de compra». Mediante su empleo, por tanto, la entidad puede financiar la adquisición de los elementos necesarios para la producción y evitar que ello produzca traumas en su liquidez.

El auditor deberá poner especial atención en detectar la existencia de estos contratos y vigilar su correcta contabilización por la empresa. Los principios contables exigen la distinción entre la esencia y la forma de cada contrato, para determinar si se «transfieren esencialmente todos los beneficios y riesgos del derecho de dominio o propiedad sobre el activo». Para evaluar si existe dicha transferencia se proponen en los Principios de contabilidad generalmente aceptados

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cuatro cuestiones básicas; cuando un contrato presenta alguna o varias de ellas puede interpretarse que se transfiere el derecho de propiedad y, por tanto, deberá ser contabilizado recogiendo el correspondiente valor en el activo fijo sin incluir los gastos de financiación e idéntico valor en el pasivo, el cual se irán restando por los pagos periódicos que efectúe la entidad en la parte de los mismos correspondiente a devolución del valor del elemento, no de financiación. Las cuatro cuestiones citadas son: 1. Transmisión del derecho de propiedad al término del contrato. 2. Inclusión de la opción de compra en el contrato a un determinado costo. 3. La duración del contrato es cuando menos superior a las tres cuartas partes de la vida útil del elemento. 4. El valor presente de los pagos contractuales es superior al 90 % de valor de mercado del elemento, a la fecha del contrato.

En cualquier caso el auditor deberá atender a la legislación, jurisprudencia y prácticas habituales del entorno donde desarrolle la auditoría.

Si se determina que el derecho de propiedad no ha sido transferido, se contabilizará recogiendo los pagos periódicos como gasto, y, en su caso, al término del contrato cuando se ejercite la opción de compra capitalizándolo por su valor residual.

4.6. Amortización o depreciación

La amortización contable del inmovilizado material es un sistema de distribución de los costos producidos por la adquisición y uso de los elementos recogidos en el inmovilizado durante el periodo en que dichos bienes están produciendo ingresos, es decir, su vida útil. Es importante que esta idea quede clara. El Fondo de Amortización no es un fondo de reposición del inmovilizado, sino un sistema de adecuación de ingresos y gastos. Es frecuente encontrarse, dentro de la práctica empresarial, con el criterio de dotar las amortizaciones del inmovilizado material en función de los resultados del ejercicio, lo cual resulta absolutamente contrario al propio sentido de la dotación de amortizaciones.

Para evitar precisamente estos malentendidos el autor prefiere hablar de depreciación de los activos, la cual puede ser de dos tipos: 

Depreciación física, producida por el propio desgaste de uso y el paso del tiempo.



Depreciación técnica, provocada por la obsolescencia del elemento en lo relativo al desarrollo de las funciones para las que está previsto.

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La dotación de la depreciación o amortización es un gasto más de los productos durante el ejercicio. Debe dotarse con independencia de cual sea el resultado económico, aunque éste fuere negativo, pues de otra forma no serían correctos los resultados presentados.

Para cada bien la amortización o depreciación se calculará aplicando una tasa determinada sobre la base dada por la diferencia entre su costo y su valor residual al término de su vida útil. Los métodos de reparto de esta base depreciable durante la vida útil del bien son básicamente los siguientes: — método directo o lineal. — método del valor decreciente. — método de la suma de los dígitos. — método de las unidades de producción.

En los tres primeros se distribuye teóricamente la depreciación en el período considerado, en el cuarto se hace en función del uso real efectuado del bien. Cualquiera de estos métodos está aceptado por los principios de contabilidad, no se tratará aquí en su detalle ya que no constituyen objeto de estudio dentro de este volumen.

Al analizar la amortización el auditor deberá determinar si la dotación del ejercicio es la adecuada y si ha sido consistente con los ejercicios precedentes, concluyendo también, por tanto, si el Fondo de Amortización es razonable dado el estado y grado de obsolescencia del inmovilizado.

Si se produce un cambio en las políticas de amortización del inmovilizado seguidas por la entidad que dé como resultado una diferencia significativa en la dotación a efectuar, el auditor deberá evaluar dicha diferencia y detallarla en su informe.

Las verificaciones de las amortizaciones se efectúan normalmente mediante cálculos globales para los grupos de elementos del inmovilizado cuya depreciación sea homogénea. En caso de observarse discrepancias en estos cálculos globales se efectuarán pruebas en detalle sobre los elementos individuales.

Cuando las disposiciones fiscales, como ocurre con frecuencia, establezcan los márgenes dentro de los cuales los gastos por depreciación o amortizaciones serán considerados deducibles a efectos del cálculo de la base imponible de los impuestos sobre el beneficio de las sociedades, el auditor habrá de ser consciente de que estos márgenes no tienen por qué ser necesariamente las tasas de depreciación económica real de la sociedad.

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Es muy frecuente que dicha depreciación sea distinta de la fiscal, al igual que sucede en otras partidas de la cuenta de Pérdidas y Ganancias. En estos casos se procederá al ajuste del resultado económico de la entidad para calcular la base imponible del impuesto sobre el beneficio, pero no al cambio de las tasas de depreciación reales.

4.7. Observación física

Dentro de los procedimientos a efectuar es importante la observación física del elemento como prueba de su existencia, especialmente si el control interno de la entidad sobre estos activos no resulta todo lo adecuado que debiera. Tal observación debe centrarse especialmente sobre los elementos móviles y proporcionará al auditor información de gran utilidad acerca del estado de conservación y uso de los elementos.

Regularizaciones del estado de situación financiera

Ocasionalmente las autoridades fiscales pueden permitir la plusvalía en los elementos del inmovilizado, recogiendo la correspondiente contrapartida en una cuenta patrimonial especial. En estos casos el auditor, además de comprobar la corrección en la aplicación de los términos legales, deberá detallar tales plusvalías en las notas del estado de situación financiera, haciéndolas constar como salvedades al principio de valoración a costo histórico.

Cobertura de seguros

Ninguna entidad es ajena al riesgo de que ocurra algún siniestro que perjudique sus elementos de producción o sus inventarios. Si esto sucediera no estando asegurados dichos elementos, ello supondría poner en entredicho la continuidad de la empresa, principio básico sobre el que se asienta la propia vida de ésta. Por ello el auditor, tanto en su análisis de Propiedad planta y equipo, como de los inventarios, deberá evaluar si la cobertura de seguros contratada por la sociedad cubre razonablemente su continuidad en caso de ocurrencia de siniestros, análisis que en la práctica, no resulta tan sencillo como pudiera creerse.

En épocas inflacionistas, los valores contables del inmovilizado material, en función de su carácter histórico, se distancian en gran medida del valor real de los elementos. La cobertura de seguros no puede, por tanto, ser medida respecto al valor contable, pues la indemnización en caso de ocurrencia de siniestros sería mínima. Necesitaremos recurrir a valoraciones distintas, tales como el «valor de reposición», que mide el valor de mercado actual de un bien que pueda sustituir al analizado, y el «valor real actual» que es el valor anterior corregido según su estado de uso y conservación. Este último es el que mayor utilidad presenta a efectos de la cobertura de seguros.

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En cualquier caso el auditor podrá observar si dichas coberturas se actualizan dentro de periodos razonables o si han quedado obsoletas. En su caso propondrá las recomendaciones que estime oportunas, y, si la carencia de cobertura fuera grave, podría considerar la inclusión de una mención al respecto en las Notas del estado de situación financiera.

4.7. CONCLUSIÓN Una vez desarrollados los procedimientos adecuados según las circunstancias, el auditor evaluará si el inmovilizado material se presenta razonablemente de acuerdo con principios de contabilidad generalmente aceptados de forma consistente con periodos anteriores. El Fondo de Amortización acumulada podrá presentarse en el activo, minorando el saldo de aquellos activos a los que se refiere. En las Notas del estado de situación financiera se desglosarán las bases de presentación, especialmente si ha habido alguna excepción al principio de valoración al costo histórico, la dotación del ejercicio para el Fondo de Amortización, los saldos del Activo fijo clasificados por grupos homogéneos en función de su naturaleza o función, los fondos de amortización correspondientes a estos grupos y los métodos utilizados para el cálculo de las depreciaciones. Deberá detallarse también el efecto del cambio de un método de cálculo de depreciación a otro, suponiendo que ambos son métodos aceptados, cuantificando el resultado del cambio. Las notas incluirán así mismo detalles sobre las pignoraciones, cargas, hipotecas, etc., que sufran los elementos del inmovilizado material, con detalle de su cuantía, beneficiario y causa que originó la carga y vencimiento o expiración de la misma. Excepto en algunas sociedades en donde los principios de contabilidad no se aplican satisfactoriamente, los hallazgos del auditor en esta área suelen limitarse a la opuesta de ajustes a la gerencia para su inclusión en libros, y recomendaciones tendentes a mejorar el control de sus activos. Dependiendo de la cuantía de los ajustes y de su aceptación por parte de la sociedad, el auditor decidirá las notas que fluirá en su informe. 4.9. CASO PRÁCTICO AREA: ACTIVOS FIJOS a) La sociedad ILUSION S.A., tiene cuatro cuentas que recogen el rubro propiedad planta y equipo de la sociedad. Estas cuentas fueron auditadas en el ejercicio 2012, siendo correctos los saldos de apertura. El movimiento de éstas durante el ejercicio 2013 ha sido el siguiente:

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Terrenos: Costo_______________________________ Saldo de apertura............. 100.000.00 Adquisiciones..........................

Bajas............................

0 ___________

Saldo final....................... 100.000.00 Construcciones: Costo

Amortización

_____________________________________________________________ Saldo de apertura............. 600.000.00

Saldo de apertura.............. 54.000.00

Adquisiciones.............................

Adquisiciones................... 18.000.00

Bajas...............................

Bajas.................................

___________ Saldo final....................... 600.000.00

___________ Saldo final.......................

72.000.00

Maquinaria: Costo

Amortización

_______________________________________________________________ Saldo de apertura............. 325.000.00

Saldo de apertura............ 195.000.00

Adquisiciones..................

Adquisiciones.... .............. 82.900.00

89.500.00

Bajas...............................

Bajas.............................

___________ Saldo final....................... 414.500.000

0 ___________

Saldo final........... 277.900.00

El alta en costo corresponde a la adquisición de una empaquetadora que entra en funcionamiento el 30/9/2013. El detalle del coste es el siguiente: Coste.............................................................. 90.000.00 Descuento en factura...................................... (1.000.00) Gastos del seguro del transporte....................

500.00 __________

Total.....................

89.500.00

Trasporte: Costo

Amortización

_______________________________________________________________ Saldo de apertura............. 15.000.00

Saldo de apertura...........

Adquisiciones....................

4.200.00

Adquisiciones.................. 3.540.00

Bajas...............................

1.500.00

Bajas...............................

___________ Saldo final.......................

17.700.00

7.500.00

900.00

___________ Saldo final.......................

10.140.00

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La adquisición de un camión que entra en funcionamiento el 30/8/2013. En ese momento la compañía entrega un vehículo como pago a cuenta que el concesionario valora en 800.00. El valor de costo del vehículo es de 1.500.00 y su amortización acumulada al 31/12/2012 ascendía a 900.00

Todas las adquisiciones en costo pasan por la cuenta de Propiedad planta y equipo en curso. b) Amortización:

Estos elementos se amortizan según la siguiente tabla: Por % _____________

- Terrenos.............................................

………..

- Edificios...............................................

………..

- Maquinaria...........................................

………..

- Elementos de transporte......................

………..

Estos porcentajes son consistentes con los utilizados en el ejercicio 2012 La compañía amortiza las adquisiciones del ejercicio con fecha 1/1/2013 con independencia de la entrada en funcionamiento real del elemento.

Las bajas de Propiedad planta y equipo no se amortizan en el año que se dan de baja. Ningún elemento de propiedad planta y equipo es de antigüedad superior a los tres años.

c) Hemos solicitado y obtenido de la compañía un certificado del Registro de la Propiedad con fecha 3/01/2014. Así mismo poseemos en nuestro archivo permanente la escritura de adquisición del terreno y edificio donde hemos comprobado que los datos del Registro de la Propiedad coinciden con los de la escritura. El certificado del registro incluye una inscripción de un gravamen, por estar sujeto estos activos al pago de una hipoteca de 50 millones.

TRABAJO A REALIZAR: a) Preparar un programa de auditoría para el área de Activos Fijos, con al menos diez procedimientos. b) Preparar el Cuestionario de Control Interno para el área. c) Elaborar los P/T necesarios para una auditoría financiera. d) Proponer los ajustes/reclasificaciones que considere oportunos. e) Proponer las recomendaciones de control interno que considere necesarios.

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CAPITULO V LA AUDITORÍA DEL EXIGIBLE CUENTAS POR PAGAR 5.1. OBJETIVOS

A diferencia de los anteriores, entramos de lleno en este capítulo en el análisis del Pasivo o exigible del estado de situación financiera de una entidad. Por tanto, si hasta ahora analizábamos los bienes y derechos de que la entidad disfrutaba, nos encontramos ahora frente a las obligaciones por ella contraídas como consecuencia de la adquisición o formaron de esos bienes y derechos. Los objetivos a lograr en el análisis de estas partidas diferirán, por tanto, en función de la naturaleza de lo analizado. Dentro del pasivo exigible de una empresa se distinguen dos grupos conceptualmente distintos: la financiación básica y el pasivo circulante. La diferencia fundamental radica en el plazo de exigibilidad y, consiguientemente, en su distinto carácter financiero.

Expondremos en esta presentación las características peculiares de cada uno de estos grupos y los principios de contabilidad generalmente aceptados que le afectan. No obstante, y pese a sus diferencias conceptuales, se han incluido conjuntamente en este capítulo debido a su similar tratamiento de auditoría. De cualquier forma, algunos puntos del capítulo siguiente, dedicado a los recursos propios, pueden resultar de interés para comprender mejor este capítulo, especialmente en lo que se refiere a los pasivos a largo plazo. Dentro del exigible de una sociedad podemos encontrar las siguientes cuentas:

a) Obligaciones derivadas del curso normal del negocio, que se pueden encuadrar dentro de las siguientes partidas: — Proveedores y acreedores comerciales. — Efectos a pagar. — Reclamaciones de terceros contra la entidad. — Cuentas de Periodificación de pasivo por devengos pendientes, b) Provisiones por obligaciones conocidas, cuyo importe no se conoce con precisión. c) Dividendos acordados pendientes de pago (dividendo activo). d) Préstamos a corto plazo. e) Impuestos, tasas y cuotas a pagar. f) Préstamos a largo plazo.

Deberán recogerse por separado la deuda corriente de la sociedad y aquella que exceda el año en su vencimiento, a contar siempre desde la fecha de cierre de los estados financieros. Esto es aplicable no sólo a las deudas en su conjunto sino a la parte de las mismas que tengan

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un vencimiento distinto al resto. Es decir, un préstamo a largo plazo con vencimientos periódicos habrá de ser recogido como pasivo corriente por el impone que venza dentro de un año a contar de la fecha de cierre de los estados financieros.

Asimismo, un pasivo corriente cuyo pago se haya negociado total o parcialmente en un plazo de vencimiento superior a un año se recogerá como corriente en la parte que venza en el período de un año a partir de la fecha de cierre y como pasivo a largo plazo por aquella de vencimiento posterior. Según se ha indicado en capítulos precedentes, el año es el período comúnmente aceptado para diferenciar el corto del largo plazo.

Como reflejo de lo expuesto en las Cuentas a cobrar, es importante segregar también dentro del exigible importe a satisfacer a sociedades del Grupo o partes relacionadas. Excepto cuando su importancia relativa resulte insignificante, será necesario desglosar no sólo los saldos finales sino también las transacciones totales realizadas durante el año, el concepto y los términos de las mismas en las Notas a los estados financieros.

A efectos de su valoración será necesario desglosar las deudas en moneda extranjera, así como los procedimientos de conversión en moneda corriente. Las deudas vencidas pero no satisfechas a su vencimiento se recogerán independientemente del resto al tratarse de una información importante para el lector.

Las provisiones y, en general, aquellas partidas cuyos importes se hayan estimado, se presentarán también separadamente a fin de reflejar con nitidez su carácter no exacto. Estas cuentas se analizan en parte en las partidas destinadas a las contingencias, compromisos y hechos posteriores.

Las cuentas a pagar se contabilizan en el momento de su devengo, es decir, cuando se perfecciona el hecho económico del que se derivan. En este sentido pese a que existe una copiosa literatura especializada al respecto, en la práctica no resulta complicado evaluarlo y, en cualquier caso, se atenderá a la equiparación de ingresos y gastos del período.

El exceso o defecto de los activos corrientes sobre los pasivos corrientes de una entidad se denomina Capital de trabajo. Ocasionalmente puede requerirse al auditor opinión acerca del Capital de trabajo de una empresa, o bien calcularlo él de forma voluntaria, para obtener un idea sobre la continuidad o situación financiera de aquélla. Para su cálculo bastará con disponer de los resultados del análisis de los activos y pasivos corrientes y determinar el valor neto de los mismos.

5.2. PROCEDIMIENTOS

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Las aseveraciones generales del estado de situación financiera pueden concretarse para esta área de la siguiente forma:

1. Existencia: Las deudas recogidas por la entidad en su estado de situación financiera constituyen realmente obligaciones de pago de la misma derivadas de sus operaciones y actuaciones. — Análisis del registro de facturas recibidas, verificando su devengo y contabilización, en el mismo período mencionado en el punto anterior. — Análisis de los pagos efectuados posteriormente a la fecha de cierre de las operaciones, a partir de los extractos bancarios y registro de Caja. — Comprobación de la correcta contabilización del correspondiente pasivo de las compras de bienes para el proceso productivo de la entidad. Esto se puede verificar muestralmente partiendo de las anotaciones de entradas en los almacenes de materias primas, productos comerciales, o cualquier otra línea de adquisición directa a terceros. — Referenciación en el costo de operaciones efectuado en el área de inventarios, de las últimas entradas del ejercicio auditado y las primeras del siguiente a sus apuntes correspondientes en el pasivo analizado dentro del período en que se han devengado. Detección en el análisis de las entradas posteriores a la fecha de cierre del estado de situación financiera, de aquellas mercancías en camino o en trámite a la fecha de cierre de las operaciones. Para el hallazgo de estas partidas resulta útil asimismo el análisis de las facturas recibidas con posterioridad. Dentro de ellas pueden encontrarse facturas por servicios de Agentes de Aduanas, provisiones de fondos a estos profesionales o cualquier otro indicio del comienzo de una operación de compra. Cuando esta compra se efectúa en términos F.O.B., el plazo transcurrido entre el devengo de la operación, la salida de la mercancía del origen, y su llegada final a los almacenes de la entidad, suele ser amplio, por lo que es posible que a la fecha de cierre de los estados financieros se haya recibido la factura del proveedor pero no la mercancía. El auditor comprobará la adecuación conforme a su devengo de la contabilización de los pasivos y los activos correspondientes.

Integridad: Todos los elementos propiedad de la entidad han sido recogidos en el estado de situación financiera.

3. Valoración: Exigible cuentas por pagar material se recogerá en el estado de situación financiera a su costo histórico. 4. Propiedad: La entidad tiene la obligación de cancelar los elementos contenidos en el

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estado de situación financiera. 5. Presentación y revelación: Las bases de presentación y clasificación del exigible cuentas por pagar deben ajustarse a los principios de contabilidad generalmente aceptados y ser consistentes con ejercicios anteriores.

5.3. Confirmación escrita de saldos

Las normas de auditoría no recogen este procedimiento como necesario, a diferencia de la confirmación escrita de saldos de clientes, pero en la práctica la confirmación escrita de los saldos de proveedores se utiliza con la misma frecuencia.

Esto no es aplicable a la confirmación de saldos de préstamos con entidades financieras, que se engloban dentro de la confirmación de los saldos de tesorería y constituyen por tanto un procedimiento necesario.

El procedimiento seguido para la confirmación de las cuentas a pagar es similar al explicado para las cuentas a cobrar. La selección de los saldos a confirmar incluirá los más significativos en cuanto a su importe, una muestra de los saldos nulos y deudores y una muestra aleatoria del resto de ítems. El control desde el inicio del procedimiento y su independencia de la entidad auditada son igualmente requisitos fundamentales para garantizar los resultados del mismo. La única diferencia importante la constituye el hecho de que en las cartas enviadas, al contrario de los clientes, y por razones fáciles de entender, no se incluyen los saldos que se pretende confirmar sino que se solicita al proveedor que sea él el que exponga de acuerdo con sus registros las deudas que mantiene con la entidad auditada. Si se hiciera de otra forma, no se alcanzaría el objetivo fundamental de descubrir pasivos no registrados por aquélla, y se correría, en algunos casos, el riesgo de que un proveedor reclamara saldos incorrectos.

Cuando se piensa que el acreedor no mantiene un control riguroso sobre sus registros, y existen determinadas circunstancias, se efectúan peticiones de confirmaciones de cuentas que incluyen el saldo; este es el caso de determinadas entidades financieras sobre los saldos que mantiene con sus depositarios.

Similar independencia debe mantenerse a la hora del análisis de las diferencias encontradas entre las confirmaciones de saldos y los registros contables. Como consecuencia de lo explicado en el capítulo dedicado a las cuentas a cobrar respecto al tratamiento de los efectos a cobrar, en el análisis de las diferencias entre las confirmaciones de saldos a pagar y los recogidos en los libros de la sociedad se encontrarán partidas no coincidentes debidas a ese distinto trato. De esta forma existirán saldos a pagar que en la confirmación no aparecen

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debido a la emisión de un documento a pagar no vencido que el proveedor descontó en alguna entidad financiera y que, dado el tratamiento contable, no recoge en sus saldos pendientes de cobro.

Cuando la petición de confirmación de saldos se efectúe en fecha distinta a la de cierre de los estados financieros, será aconsejable efectuar un seguimiento de las partidas o apuntes efectuados entre la fecha de confirmación del saldo y la de cierre de operaciones. De cualquier forma, es conveniente no verse abocado a este extremo, pues el procedimiento resulta mucho más eficaz cuando la confirmación de los saldos se produce a la misma fecha del cierre contable.

Hasta ahora indirectamente hemos tratado de las cuentas más relacionadas con las operaciones generales de tráfico. Se efectuarán ahora unas breves consideraciones acerca de cuentas específicas incluidas en esta área.

5.4. Préstamos recibidos

Como hemos mencionado, se obtendrá confirmación escrita de ellos mediante el procedimiento descrito en el área de Tesorería. Deberán revisarse los documentos contractuales de formalización de estos préstamos. En su revisión se pondrá especial atención en los siguientes puntos:

1. Saldo confirmado y análisis y explicación de las diferencias con el saldo recogido en libros; se efectuará una conciliación entre estos dos saldos usando el método descrito en el área de Tesorería.

2. Costo del préstamo, tipo de interés devengado, y forma de liquidación de los intereses. Se comprobarán, los resultados del análisis realizado con las correspondientes partidas de Pérdidas y Ganancias y Cuentas de Periodificación. La informaron respecto a los tipos de interés aplicados y su forma de liquidación se desglosará las Notas al estado de situación financiera al menos para los saldos significativos.

3. Vencimientos del principal. Vencimientos previstos de los préstamos, y su clasificación entre corto y largo plazo según sean o no superiores a un año. Si la entidad no hubiese satisfecho los vencimientos pasados del préstamo, se investigarán las condiciones pactadas en estos casos calculando la correspondiente penalización por intereses de demora. Esta información se detallará en las Notas al estado de situación financiera.

4. Garantías de los préstamos. En la revisión de documentos y en las confirmaciones se

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detectarán las garantías levantadas por el prestamista sobre los activos del prestatario. Como se ha indicado en repetidas ocasiones, se desglosarán estas garantías en las Notas al estado de situación financiera.

5.5. Dividendos activos

La verificación de los dividendos activos se efectuará analizando la aprobación del mismo por los medios que estatutaria y legalmente se apliquen en cada caso. Lo normal será su aprobación por la Junta General de Accionistas, con carácter ordinario o extraordinario. Se comprobará asimismo el movimiento de la cuenta, verificando que se cargan adecuadamente los pagos imputables a este concepto.

5.6. Impuestos, Seguridad Social y tasas

Se presentarán en líneas independientes. La comprobación de su existencia suele ser fácil, pues o bien se liquidan en períodos cortos o existen pruebas documentales suficientes. La verificación de su integridad es más complicada.

5.7. Obligaciones y bonos en circulación

Su confirmación documental exige la verificación de la escritura pública en que se formalizó la emisión. Si los títulos son nominativos, y en función de las circunstancias, podrá obtenerse confirmación escrita de una muestra de ellos seleccionados al azar. En caso contrario cabrá verificar la situación de la emisión por su desembolso y por la tenencia por parte de la entidad de aquellos títulos que estén amortizados; en este supuesto se comprobará el correspondiente desembolso de efectivo. Tanto en su amortización como en el devengo de los intereses a pagar se evaluarán, en su caso, los incumplimientos de las condiciones pactadas y las contingencias que de ellos se deriven. Se cotejarán con las correspondientes partidas de gasto y Periodificación. En las Notas al estado de situación financiera se desglosarán las condiciones de las emisiones pendientes de amortización.

5.8. Cuentas a pagar a empleados y directivos

Nos referimos aquí a cuentas independientes de los salarios devengados. Es aconsejable su confirmación por escrito. Se presentarán en línea independiente y, excepto en caso de que alcancen un importe muy relevante, no resultará necesario su desglose en las Notas al estado de situación financiera.

5.9. CONCLUSIÓN

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Los hallazgos encontrados en la búsqueda de pasivos omitidos serán incluidos por la entidad en sus registros contables.

Es importante atender al desglose de las cuentas a pagar en el estado de situación financiera y sus Notas de acuerdo con principios de contabilidad generalmente aceptados, prestando particular atención a los siguientes puntos:  desglose e información complementaria sobre los saldos mantenidos con empresas del Grupo o partes relacionadas.  Correcta clasificación entre corto y largo plazo en función de los vencimientos parciales o totales de las deudas recogidas. Los vencimientos se calcularán a este efecto a partir de la fecha de presentación de los estados financieros.  Desglose de las deudas vencidas y no satisfechas. Se mencionarán también las contingencias o su ausencia por estos incumplimientos de obligaciones.  Al igual que se indicara en el área de inmovilizado material, se desglosarán los contratos de arrendamiento financiero suscritos por la entidad.

5.10 CASO PRÁCTICO

AREA: CUENTAS POR PAGAR a) La sociedad ILUSION S.A., mantiene las siguientes cuentas a pagar a 31 de diciembre del 2013: Cuenta

Importe

Proveedores.................................................. 80.000.00 Efectos comerciales a Pagar......................... 42.000.00

Préstamos Hipotecarios Bancarios

20.000.00 _____________ 142.000.00

b) El detalle de la cuenta de Proveedores y de Efectos comercial a pagar es el siguiente:

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Nombre

Saldo cta.

Saldo cuenta efectos

Proveedor

Comerciales

Total

_______________________________________________________________________ Proveedor 1.....

7.000.00

2.000.00

9.000.00

Proveedor 2.....

7.000.00

2.000.00

9.000.00

Proveedor 3.....

6.000.00

1.000.00

7.000.00

Proveedor 4.....

3.000.00

6.000.00

3.000.00

15.000.00

Proveedor 5.....

12.000.00

Proveedor 6.....

6.000.00

1.000.00

7.000.00

Proveedor 7.....

4.000.00

7.000.00

11.000.00

10.000.00

40.000.00

Proveedor 8.....

30.000.00

Proveedor 9.....

4.000.00

Proveedor 10....

1.000.00

13.000.00 0

17.000.00 1.000.00

_______________________________________________________________________ 80.000.00

42.000.00

122.000.00

El detalle de los prestamos es Banco del Austro 15.000.00 17% Interés inicial 02/01/2013 a 5 años plazo

Sobregiro contratado por 5.000.00, 3000.00 son pos-cuenta del Presidente de la Cía. Al 20% de interés, todo el valor esta en corto plazo y no está considerado ningún valor provisionado para pago de interés . Se ha circularizado con fecha 31/12/2013 los proveedores números 5, 7, 8 y 9. El resultado de la circularización ha sido el siguiente:

a. Enviada primera circularización el 2/01/2014

b. Enviada segunda circularización el 15/02/2014

Hemos recibido respuesta de los proveedores números 7 y 8; para los restantes proveedores circularizado hemos realizado procedimientos alternativos a la circularización comprobando el saldo con pagos posteriores y con la revisión de las facturas recibidas después del cierre.

Los extractos de cuenta de estos dos proveedores son los siguientes:

- Proveedor número 7

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Factura

Fecha

Dr. CPA. Sergio Esparza M.

Vencimiento

Importe

___________________________________________________________

247

31/10/2013

31/12/2013

5.000.00

263

30/11/2013

31/01/2014

6.000.00 _____________ 11.000.00

- Proveedor número 8 Factura

Fecha

Vencimiento

Importe

____________________________________________________________

648

30/11/2013

31/1/2013

25.000.00

758

31/12/2013

28/2/2013

15.000.00 ______________ 40.000.00

A continuación adjuntamos las respuestas de los proveedores números 7 y 8 (Contestación del proveedor núm. 7): Proveedor número 7 13 de marzo del 2014 ILUSION S.A. Dirección Localidad En contestación a su carta de petición del extracto de su cuenta con nosotros al 31 de diciembre del 2013, tenemos el gusto de indicarle que su saldo y composición a dicha fecha era la siguiente: Factura

Fecha

Vencimiento

Importe

___________________________________________________________ 235

30/9/2013

30/11/2013

3.000.00

247

31/10/2013

31/12/2013

5.000.00

263

30/11/2013

31/01/2014

6.000.00

276

01/12/2013

28/02/2014

2.000.00 ______________ 16.000.00

Atentamente, (Contestación del proveedor núm. 8):

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Proveedor número 8 28 de marzo del 2014 ILUSION S.A. Dirección Localidad En contestación a su carta de petición del extracto de su cuenta con nosotros al 31 de diciembre del 2013, tenemos el gusto de indicarle que su saldo y composición a dicha fecha era la siguiente. Factura

Fecha

Vencimiento

Importe

_________________________________________________________ 556

31/10/2013

31/12/2013

28.000.00

648

30/11/2013

31/01/2014

25.000.00

758

31/12/2013

28/02/2014

15.000.00 ______________ 678.000.00

Atentamente les saludamos, k) Comentadas estas respuestas con el responsable de las cuentas a pagar, nos indica: * En el proveedor número 7 a. La factura núm. 237 fue pagada por talón enviado por correo el 30/12/2013 y que el banco carga en cuenta el día 10/01/2014 b. La factura núm. 276 corresponde a una mercancía que se recibió el 31/12/2013 antes del recuento físico, pero que se contabilizó en enero del 2014 cuando se recibió la factura. * En el proveedor número 8 c.

La factura núm. 556 se pagó mediante talón el día 31/12/2013 y que el banco carga en cuenta el día 10/01/2014.

De la revisión del control interno se desprende que éste es débil y deficiente.

TRABAJO A REALIZAR: a) Preparar un programa de auditoría para el área de Cuentas por Pagar, con al menos diez procedimientos. b) Preparar el Cuestionario de Control Interno para el área. c) Elaborar los P/T necesarios para una auditoría financiera. d) Proponer los ajustes/reclasificaciones que considere oportunos. e) Proponer las recomendaciones de control interno que considere necesarios.

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CAPITULO VI LA AUDITORÍA DE LOS RECURSOS PROPIOS PATRIMONIO 6.1. PRESENTACIÓN Y OBJETIVOS

Los recursos propios de que dispone una entidad para la financiación de las actividades que desarrolla pueden clasificarse en dos grupos fundamentales:

1. Capital o Fondo social. 2. Reservas.

El ámbito jurídico en el que se desarrolle cada auditoría determinará en gran medida el tratamiento específico de muchos aspectos de las anteriores cuentas. No obstante, a fin de centrarnos en un caso paradigmático, expondremos a continuación algunos puntos comunes de las sociedades anónimas.

Capital social

El Capital social representa la aportación efectuada por los socios para el desarrollo de las actividades para las que la sociedad fue creada. Las participaciones se formalizan en acciones que representan los derechos de su tenedor o propietario sobre dividendos, voto y capital de la sociedad. La escritura pública de constitución o, en su caso, las de ampliación o modificación del capital, detallarán los importes de cada categoría de acciones autorizadas para la emisión. Las principales categorías son: — Acciones preferentes: confieren a sus tenedores el derecho a un dividendo sobre un porcentaje fijo de los beneficios con prioridad sobre las restantes categorías de acciones emitidas. Si además el derecho al dividendo es «acumulativo», cuando en un ejercicio no se declaren dividendos será preciso compensar por estos atrasos en los años siguientes antes de distribuir dividendos entre las categorías de rango superior. Estas acciones tienen usualmente derechos preferenciales sobre las demás a la hora del reembolso del capital en caso de liquidación. — Acciones preferentes amortizables: añaden a los derechos de las anteriores la posibilidad de ser amortizadas con determinadas condiciones estipuladas. — Acciones ordinarias: confieren a sus tenedores derechos sobre los dividendos declarados y sobre el capital en caso de liquidación, después de atender los derechos preferentes.

El Capital social se constituye por primera vez con el inicio de la sociedad, y posteriormente es

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susceptible de modificarse dentro del marco legalmente permitido a instancias de la Junta General de Accionistas. En las emisiones de acciones la sociedad puede llevar a cabo ella misma su propia labor de registro de los títulos o, por el contrario, ser un registrador independiente quien efectúe este trabajo. Las acciones pueden emitirse como títulos al portador o nominativos. En el segundo caso la sociedad debe mantener un registro actualizado con los tenedores de los títulos. Los desembolsos de las acciones es posible realizarlos en efectivo o mediante una contraprestación no monetaria. Las contraprestaciones no monetarias deben ser valoradas por una persona independiente suficientemente capacitada. Cuando ésta lo considere conveniente requerirá la participación de expertos que no estén relacionados directa ni indirectamente con la sociedad. La persona designada para certificar la valoración —frecuentemente se trata de auditores o personas capacitadas para hacerlo— habrá de emitir un informe destinado a la sociedad y al suscriptor donde especifique los detalles de la transacción, importe de la misma, fecha y método de valoración y, en caso de que se haya realizado por un tercero, detalles sobre quien la efectuó y si ha sido llevada a cabo razonablemente. Una sociedad puede emitir acciones a un precio que constituya una prima sobre su valor nominal. En este caso dicho importe se recoge en una cuenta bajo el título de Prima de emisión de acciones, la cual suele destinarse a la liberación de acciones no emitidas de la sociedad para cederlas a sus accionistas como acciones totalmente liberadas, o para cancelar gastos de primer establecimiento o de emisión de acciones o bonos procedentes de comisiones pagadas o rebajas concedidas sobre dicha emisión. Todos los cambios efectuados en el Capital durante el período deben presentarse en estado independiente o en las Notas al estado de situación financiera, según P.C.G.A. Además se detallarán en concreto las siguientes partidas: — Acciones: Para cada clase de ellas que exista se informará respecto al número total autorizado en la emisión, el número emitido y el número en circulación, así como los derechos de suscripción preferentes que hubiera y los movimientos de todas las partidas producidos durante el ejercicio. — Primas de emisión de acciones para cada clase de acciones. — Acciones preferentes o cualquiera otra con derechos en exceso de su valor par, detallando: 

El precio de redención, por acción o en total, al cual se pueden redimir las acciones a través de un fondo de retención.



El importe por acción y el total de todos los dividendos acumulativos y atrasados de las acciones preferentes.

Reservas

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De modo general las reservas de la sociedad pueden clasificarse en dos grupos:

a) Aquellas que normalmente no se consideran distribuibles en forma de dividendos en virtud de lo dispuesto en la normativa legal aplicable.

b) El resto, es decir, las que se consideran distribuibles. Éstas pueden presentarse globalmente bajo el epígrafe de «Beneficios retenidos» o «Beneficios no distribuidos». Dentro de las primeras cabe encontrar las siguientes: — Reservas de capital fruto de una consolidación. — Excedentes no realizados por revalorización del inmovilizado. — Las dotadas y no distribuibles al amparo de la normativa legal aplicable. — Las dotadas y no distribuibles al amparo de lo previsto en las escrituras de constitución y/o estatutos de la sociedad. — Las dotadas temporalmente con carácter específico por el consejo de Administración, por ejemplo para hacer frente a reposiciones del inmovilizado. — Las diferencias de cambio que surjan de la conversión de activos o pasivos en moneda extranjera.

De acuerdo con los P.C.G.A., las reservas deben presentarse en dos grupos separados, uno para las distribuibles y otro para las no distribuibles. A parte de esta segregación no se requiere explícitamente ninguna otra mención específica, a no ser que el importe y cualidades de alguna partida concreta hagan aconsejable el desglose de la misma. De cualquier forma existen disposiciones o Planes Contables que presentan las reservas clasificadas según la consideración de cada una, lo cual no afecta en absoluto al cumplimiento de los P.C.G.A.

La constitución específica de reservas es producto normalmente de lo dispuesto en la normativa legal y fiscal vigente en cada caso y de lo reglamentado estatutariamente en la sociedad. Estas reservas suelen caracterizarse por su no distribuibilidad excepto en las condiciones específicas en las normativas que las regulan. Las constituidas libremente por la Junta de Accionistas con el fin de aumentar la financiación propia de la sociedad suelen ser distribuibles, a no ser que se destinen de antemano a fines específicos.

Algunas subvenciones recibidas por la sociedad se incluyen como un grupo dentro de los recursos propios cuando se trata de importes destinados a la financiación de activos inmovilizados que han sido entregados a la sociedad a fondo perdido, sin devolución. Las aseveraciones generales del estado de situación financiera pueden concretarse en esta área de la siguiente forma:

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1. Existencia: las cuentas recogidas como Recursos propios o Patrimonio de la entidad representan unidades de propiedad (acciones u otras) debidamente autorizadas, emitidas y en circulación, o bien otro tipo de transacciones correctamente autorizadas y registradas dentro de las cuentas patrimoniales. 2. Integridad: todas las unidades de propiedad (acciones u otras) que han sido autorizadas, emitidas y en circulación, así como otras transacciones debidamente autorizadas que afecten a las cuentas patrimoniales, a la fecha del estado de situación financiera se encuentran recogidas dentro de las cuentas patrimoniales. 3. Valoración: todas las cuentas recogidas bajo el grupo Recursos Propios se encuentran debidamente valoradas. 4. Propiedad: se han recogido apropiadamente en el estado de situación financiera las opciones de compra de acciones, cuantías de compra de acciones, privilegios de conversión u otras emisiones contingentes existentes a la fecha de los estados financieros. 5. Presentación: las cuentas de Recursos Propios están adecuadamente presentadas, descritas y reveladas en los estados financieros de conformidad con los P.C.G.A. aplicados de manera consistente con ejercicios anteriores. 6.2. PROCEDIMIENTOS En primer lugar, el auditor confeccionará un papel de trabajo donde recoja los saldos de apertura de las cuentas patrimoniales en el ejercicio auditado, los movimientos habidos durante el mismo y los saldos de cierre. Comprobará las sumas y cotejará los saldos con el libro Mayor y con el estado de situación financiera auditado. En caso de que la auditoría sea recurrente, verificará los saldos de apertura con sus papeles de trabajo de auditoría del ejercicio anterior. Excepto los beneficios retenidos, o reservas distribuibles, lo normal es que los movimientos en las cuentas patrimoniales sean escasos. Concretando los objetivos específicos de auditoría, al analizar el Capital social el auditor determinará: — si se encuentra registrado adecuadamente al cierre del ejercicio. — si se han incluido todos los cambios habidos durante el ejercicio. — si los cambios habidos disponen de la correspondiente autorización competente (Consejo de Administración, Junta de Accionistas, etc.) — si se ha cumplido toda la normativa aplicable de carácter particular (escritura de constitución, estatutos, etc.) o público (legislación aplicable). — si se han mantenido actualizados los registros de accionistas y se han anotado en ellos todas las modificaciones del capital social en el ejercicio.

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Los procedimientos de auditoría desarrollados en el área de patrimonio se efectuarán una vez cerrado el ejercicio auditado. En esta área no suele ser efectivo el análisis del control interno y las pruebas de cumplimiento del mismo. Una vez confeccionado el papel de trabajo con los movimientos de las cuentas patrimoniales el auditor anotará el detalle de la información concerniente al Capital social. Ésta puede ser, siempre en el caso de una sociedad anónima: — Número, descripción y cantidad de acciones no emitidas sujetas a opción de suscripción junto con el precio de suscripción a pagar a tenor de lo establecido en el acuerdo de opción y el plazo para ejercitarla. — Detalle de dividendos pasivos desembolsados o autorizados pendientes de desembolso. — Importe y plazo de amortización de acciones preferentes amortizables, ya sea la amortización obligada o voluntaria, así como la prima de amortización, si existe. — Importe de los dividendos acumulativos de acciones preferentes atrasadas y el periodo a que corresponden. — Respecto a las acciones en poder de la propia sociedad, por el motivo que fuese: 

número y valor nominal de las mismas en el momento de cierre del ejercicio



número máximo y valor nominal durante el ejercicio



número y valor nominal de las acciones vendidas durante el ejercicio, y la contraprestación recibida por dicha venta



el porcentaje que, al cierre del ejercicio, representan las acciones en poder de la empresa, sobre el Capital total

El tipo y número de las acciones integrantes del capital autorizado será contrastado con la escritura de constitución de la sociedad, o en su caso con la escritura de modificación del capital; en este supuesto será necesaria también la comprobación con el acta de la Junta General que autorizó la modificación del capital. Las emisiones deben ser verificadas y cuadradas con el libro Mayor de la sociedad.

Cuando las acciones estén desembolsadas se comprobarán los consecuentes ingresos por estos conceptos en las cuentas de tesorería de la sociedad. Si ésta mantiene sus propios registros de accionistas, se verificarán y cuadrarán con el capital registrado en el estado de situación financiera. Cuando la sociedad haya contratado dicho mantenimiento, el auditor obtendrá del registrador un certificado sobre los saldos del registro de acciones y verificará su concordancia con el Capital recogido en el estado de situación financiera. En el análisis de los movimientos del Capital social deberá ponerse atención a la legislación fiscal aplicable, determinando si se han satisfecho los impuestos que las transmisiones devengan.

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Cuando el desembolso de las acciones se efectúe por el suscriptor en especie, es decir, no sea en efectivo, el auditor habrá de prestar atención a la valoración de los bienes recibidos (tal como se indicaba en el inicio de este capítulo).

Las emisiones de acciones, su suscripción y desembolso se comprobarán de igual modo a través de los acuerdos de autorización pertinentes, los documentos públicos en que se formalizan y los correspondientes ingresos en tesorería por sus desembolsos. Se comprobarán asimismo los cuadros de las listas de emisión y suscripción de los títulos.

Las amortizaciones de acciones preferentes que correspondan, bien estatutariamente o por decisión voluntaria de la sociedad, serán comprobadas de acuerdo a las cláusulas que las regulan o los acuerdos previstos. Se comprobará también la contrapartida de la amortización conforme a lo anteriormente dicho.

Volviendo al papel de trabajo mencionado al principio de este grupo, recogerá, como se ha dicho, los movimientos efectuados en las Cuentas de Reservas. Para el análisis de estas partidas el auditor verificará en primer lugar el cuadro del resultado económico del ejercicio con la imputación a reservas de los Beneficios no distribuidos. Se prestará especial atención en esta área a la diferenciación entre las reservas distribuibles y las que no lo son, diferenciación que debe recogerse de forma clara en los estados financieros. Para su determinación el auditor deberá conocer perfectamente las disposiciones legales aplicables a la entidad auditada, así como las normas de origen interno recogidas en los estatutos o en la escritura de constitución. El auditor habrá de detectar las disposiciones de reservas no distribuibles y, si lo considera necesario, detallarlas en su informe. Cuando se efectúe la distribución del resultado económico del ejercicio deberá verificarse el cumplimiento de cuantas normas legales, fiscales o estatutarias regulen la distribución de beneficios. También se revisarán los traspasos entre unas reservas distribuibles y otras que no lo son.

Los P.C.G.A. exigen que se presenten dentro de los estados financieros, bien en el estado de situación financiera o en sus Notas, los cambios habidos en las cuentas Patrimoniales. Así pues, se refiere tanto a cambios en el Capital como en las Reservas. También estipulan el desglose de algunos derechos de los accionistas dentro de estas cuentas, (a este respecto pueden verse los comentarios efectuados dentro del epígrafe anterior). En cualquier caso, el auditor comprobará si los estados financieros que está auditando se presentan conforme a los P.C.G.A. o a las bases de presentación del estado de situación financiera auditado. Esta área incluye la revisión de dividendos y otros intereses a pagar. La distribución de beneficios antes aludida incluirá el reparto del dividendo declarado. Los dividendos han de ser aprobados por los órganos societarios que corresponda, normalmente la Junta General de Accionistas. El auditor debe comprobar que la sociedad ha cumplido todos los requisitos,

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restricciones y otras condiciones aplicables a dividendos o intereses, establecidos por la normativa legal y los estatutos y escritura de constitución y, cuando sea el caso, en cualquier contrato de fideicomiso o préstamo.

El auditor habrá de incluir dentro de sus procedimientos de auditoría la revisión de las Actas y registros societarios. Sin embargo, esto no quiere decir que deba informar acerca de si la sociedad mantiene estos requisitos de forma adecuada. De cualquier forma, si los registros no se han llevado apropiadamente el auditor podrá solicitar que éstos se actualicen antes de la firma de su informe. Y, en caso de que los acuerdos emitidos fueran importantes, podrá considerar la inclusión de este hecho en su informe de auditoría.

Es aconsejable considerar la posibilidad de efectuar la revisión de las Actas antes del desarrollo del trabajo del auditor, con lo cual se logrará normalmente una mayor eficacia y precisión en la investigación posterior. Cuando se trate de documentos muy confidenciales la revisión debe efectuarla un auditor con nivel adecuado; en general bastará con el jefe del equipo de auditoría, si bien ocasionalmente esta labor puede ser desarrollada, en función de las circunstancias, por el socio encargado.

La legislación aplicable prevé los acuerdos que necesariamente deben ser aprobados por el Consejo de Administración o la Junta General de Accionistas. Además de éstos es aconsejable que se incluyan los siguientes: 

Remuneración a los consejeros.



Acuerdos financieros relevantes.



Actividades u operaciones específicas con repercusión importante en el curso del negocio de la sociedad (planes de inversiones, proyectos financieros, etc.)



Cuestiones de opinión que pudieran surgir sobre las cuentas de la sociedad, tales como provisiones para las deudas importantes, valoraciones de las propiedades de los consejeros, etc.



Delegaciones de poderes que corresponden al Consejo o a la Junta de otros comités o personas.



Operaciones o hechos poco frecuentes o extraordinarios.



Dividendos provisionales y definitivos.



Estado de situación financiera provisionales y declaraciones preliminares.

Los estados financieros auditados deben ser aprobados por el Consejo antes de la firma del informe de auditoría. Ocasionalmente, si la Junta General de Accionistas se celebrara inmediatamente después del Consejo puede solicitarse al auditor su informe firmado sin que haya sido aprobado por aquél. En este caso el auditor obtendrá una confirmación verbal del

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consejero delegado o algún otro con poder suficiente, y escribirá una carta a la sociedad en la que aclarará que el informe ha sido firmado bajo el supuesto de que, en su momento, el Consejo de Administración firmará los estados financieros a que se refieren dicho informe.

6.3. CONCLUSIÓN

Como puede deducirse de lo dicho anteriormente el análisis de esta área no supone una especial complejidad numérica, pero en cambio requiere un buen conocimiento del ámbito jurídico aplicable en cada caso, así como un análisis particularmente minucioso de los documentos relacionados.

El trabajo en esta área debe ser desarrollado por un auditor con cierto grado de experiencia, y cuando se juzgue oportuno se recurrirá a especialistas dentro o fuera de la firma de autoría.

La experiencia sugiere que no son frecuentes los trabajos de auditoría en los que esta área presenta problemas, pero si éstos surgen deben ser tratados con detalle y evaluar sus consecuencias de todo tipo antes de emitir el informe de auditoría.

Habrá de prestarse también atención a la correcta presentación y desglose del patrimonio en los estados financieros, tal como se ha indicado en los epígrafes precedentes.

6.4. CASO PRÁCTICO

AREA: PATRIMONIO

La sociedad ILUSION S.A., mantiene las siguientes cuentas de Patrimonio al 31 de diciembre del 2013:

Cuenta

31-12-13

Capital Social……………………………………………

100.000

Reservas Legales………………………………………..

10.000

Reservas Voluntarias……………………………………

20.000

Resultado del Ejercicio………………………………….

10.000

a) Según la escritura de constitución, el capital social está compuesto por 10.000 acciones al portador de valor nominal de 10, totalmente pagadas.

b) Según el acta de la Junta de Accionistas, la aprobación y distribución de resultados

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correspondientes al ejercicio finalizado el 31 de diciembre del 2013 es el siguiente:

Cuenta

31-12-2013

Resultado del Ejercicio………………………………………

10.000

Distribución: - Reservas Legales………………………………………

2.000

- Reservas Voluntarias………………………………….

8.000

c) El resultado del ejercicio finalizado el 31 de diciembre del 2013 asciende a 15.000.

d) Según escritura de ampliación de capital inscrita en el Registro Mercantil el 8 de marzo del 2013, se ha realizado una ampliación de capital totalmente suscrita y pagada de 1.000 acciones al portador de un valor nominal de 10, con una prima de emisión del 35% sobre el valor nominal.

TRABAJO A REALIZAR:

a) Preparar un programa de auditoría para el área de Patrimonio, con al menos diez procedimientos.

b) Preparar el Cuestionario de Control Interno para el área.

c) Elaborar los P/T necesarios para una auditoría financiera.

d) Proponer los ajustes/reclasificaciones que considere oportunos.

e) Proponer las recomendaciones de control interno que considere necesarios.

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CAPITULO VII LA AUDITORÍA DE PÉRDIDAS Y GANANCIAS 7.1 PRESENTACIÓN Y OBJETIVOS

Este capítulo trata de la revisión de los flujos de ingresos y gastos que determinan el resultado económico de la actividad de la empresa, incluidos los de carácter extraordinario o que requieren una revelación específica en los estados financieros.

La temática abordada en los capítulos anteriores, referente al análisis de las distintas áreas del activo y pasivo del estado de situación financiera, repercute directamente en la cuenta de Pérdidas y Ganancias. En el detalle de procedimientos de esta área incluiremos las relaciones más importantes en dicho sentido.

Esta consideración es asimismo extensible a los principios contables que animan la cuenta de Pérdidas y Ganancias. A este respecto, casi todos los enumerados para cada una de las cuentas del activo y del pasivo tienen su reflejo en alguna partida de ingresos o gastos. Todo ello se debe a que la cuenta de Pérdidas y Ganancias, o Resultados, no es sino el resumen pormenorizado de los cambios habidos en el patrimonio neto de la entidad durante el ejercicio a que dicha cuenta se refiera.

La cuenta de Pérdidas y Ganancias recogerá el resultado positivo o negativo de la actividad desarrollada por la empresa en el periodo a que se refiera. Una vez determinado el resultado de la actividad normal, recogerá, de forma independiente y debidamente desglosados, los resultados de carácter extraordinario o inusual, es decir, aquellos que obtiene la entidad como fruto de actividades u operaciones fuera de su objeto propio. Quedarán excluidos de la cuenta los ajustes contra resultados de ejercicios anteriores y las plusvalías no realizadas por revalorización de activos. De esta forma se llegará al beneficio antes de impuestos, calculando a continuación los impuestos aplicables y el beneficio después de impuestos.

Por resultados extraordinarios se entienden, como hemos apuntado, aquéllos ajenos a la actividad ordinaria de la entidad. Para incluirlos bajo esta denominación ¿es necesario además que supongan un importe considerable y que no se prevea su ocurrencia de forma regular. Las partidas infrecuentes por su magnitud, pero derivadas de la actividad ordinaria, no serán consideradas como resultados extraordinarios, al igual que tampoco lo serán las referentes a periodos anteriores. La determinación en cada caso de los resultados extraordinarios dependerá de las circunstancias de cada entidad; la única referencia válida es la ya apuntada. Un mínimo hecho económico puede considerarse o no resultado extraordinario dependiendo

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del entorno concreto. Como ejemplos de resultados extraordinarios cabe citar: la cancelación o cierre de parte de la actividad de la entidad, la venta de inmovilizados o inversiones que no fueron adquiridas para su enajenación si ésta ha supuesto una pérdida o ganancia considerable; la cancelación del valor contable de activos intangibles a causa de cambios significativos en el entorno de la empresa, los siniestros o deterioros excepcionales de los activos, etc. A diferencia de los anteriores, se consideran resultados excepcionales o inusuales aquellos derivados de la actividad ordinaria de la entidad pero que, por su cuantía y frecuencia, se distinguen del resto de las operaciones. Los resultados excepcionales deben desglosarse bien en línea independiente dentro de la cuenta de Pérdidas y Ganancias, o en las Notas al estado de situación financiera. No es necesaria la mención expresa de «excepcional», pero sí la indicación de su naturaleza e importe. Casos de esta consideración pueden ser la cancelación contable de activos con carácter excepcional de inventarios, los gastos de investigación y desarrollo, las provisiones para pérdidas anormales en contratos a largo plazo, etc. Durante la confección de los estados financieros surgen con frecuencia correcciones a estimaciones efectuadas en el periodo precedente, y se recogen por tanto en el periodo corriente. Esto no constituye en absoluto una modificación de los resultados del ejercicio anterior, sino un conocimiento real de hechos indirectos en su momento. Es posible, no obstante, que existan otros hechos económicos que realmente afecten a períodos precedentes y que, por su importancia cuantitativa, no deban mezclarse con las operaciones de ejercicio pues desfigurarían el sentido de las mismas. Esto ocurre normalmente por dos causas: a) Cambios en las políticas contables. El principio fundamental de homogeneidad en la presentación de los estados financieros puede verse alterado por la necesidad de introducir una modificación en las políticas contables establecidas. Aunque se debe evitar en lo posible todo cambio, en ocasiones resulta conveniente la adopción de los mismos para presentar de forma más fiel los estados financieros. Cuando esto parezca aconsejable, si se quiere guardar el principio de homogeneidad será necesario adecuar los períodos precedentes a las nuevas políticas adoptadas, surgiendo por tanto la necesidad de modificar los resultados previamente expuestos. b) Errores encontrados. Puede ocurrir también que el auditor, o la propia entidad, detecten la inclusión de errores de importe considerable en la confección de los estados financieros precedentes. Incluir estos ajustes como resultados del período corriente supondría, de la misma forma que en el caso anterior, desfigurar considerablemente la información del período, por lo que también habrá que considerar el reajuste de los estados previos.

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En los dos casos antes expuestos, o cuando por cualquier otro motivo resulte necesaria la corrección de los resultados de ejercicios anteriores, deberá detallarse tal corrección en los movimientos de los recursos propios de la entidad que se vean afectados, normalmente las reservas, tanto distribuibles como no. Redondeando las cifras de los ejercicios precedentes se llegará a un nuevo resultado de las reservas al comienzo del ejercicio auditado, que incluirá los ajustes pertinentes. A partir de esta cifra se incluirán los resultados del ejercicio auditado. El tratamiento fiscal de estos ajustes tal vez encierre mayor complejidad y dependerá de la normativa fiscal aplicable. En cualquier caso, variará desde la corrección de las declaraciones precedentes, si se admite el procedimiento, a su inclusión dentro del ejercicio corriente, efectuando los reajustes al resultado contable para el cálculo de la base imponible. En lo que respecta a la presentación, no existen modelos o partidas específicas obligatorias, excepto en los Planes contables legales o acordados aplicables al ámbito en el que se desarrolle la actividad de la entidad; por otra parte se incluirán los desgloses y aclaraciones mencionadas en las partidas del estado de situación financiera relacionadas. Lo habitual es presentar la cuenta de forma que atraiga la atención del lector sobre las partidas de mayor relevancia, que por lo general suelen contener llamadas de atención o notas explicativas de las partidas del estado de situación financiera relacionadas. Debe evitarse, por consiguiente, tanto el excesivo detalle de partidas poco significativas que distraigan inútilmente la atención como la sumarización dentro de conceptos generales no explicativos (p. ej., gastos diversos, otros gastos, etc.) de partidas de importancia relativa considerable. Las aseveraciones generales del estado de situación financiera pueden resumirse como sigue para la cuenta de Pérdidas y Ganancias: 1. Existencia u ocurrencia: Los ingresos recogidos corresponden a bienes o servicios crestados por la entidad a la fecha de los estados financieros a cambio de efectivo u otra prestación. Los ingresos se han devengados realmente en el periodo, los ingresos aplicables a periodos futuros han sido correctamente diferidos. Asimismo, los costos o gastos incluidos están documentados como tales aplicables a la entidad en el período auditado. Los costos o gastos aplicables a periodos futuros se mantienen como inventario, gastos pagados por anticipado, cargos diferidos o activos 2. Integridad: Los estados financieros recogen todos los ingresos por ventas u otros devengados por la entidad durante el período auditado, y todos los gastos relacionados con dichos ingresos. 3. Valoración: Los importes por los que se han recogido los ingresos y gastos son los apropiados a las transacciones que reflejan. 4. Presentación: Los ingresos y gastos recogidos en los estados financieros se han presentado conforme a los principios de contabilidad generalmente aceptados y de forma homogénea con los períodos anteriores.

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Área de trabajo Tesorería

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Ingresos o gastos relacionados • Ingresos financieros por depósitos bancarios, a la vista o a plazo. • Gastos financieros varios. • Dividendos e intereses devengados.

Inversiones

• Pérdidas o ganancias consecuencia de la realización de valores. • Minusvalías recogidas por caída del valor de mercado. • Ventas. • Gastos por provisiones para insolvencias. • Gastos por descuentos

Cuentas a cobrar

• Ingresos financieros sobre deudas a cobrar. • Costo de las ventas efectuadas. • Depreciación de existencias por lento movimiento, obsolescencia o caída del valor de mercado.

Inventarios

• Gastos pagados por anticipado, tales como alquileres, suministros, seguros, intereses,... • Ingresos diferidos.

Ajustes por Periodificación

• Depreciación, amortización o agotamiento del inmovilizado material. • Ganancias o pérdidas en la enajenación de bienes inmovilizados. • Pérdidas por reducción del valor realizable.

Inmovilizado material

• Mantenimiento y reparación de los bienes. • Arrendamientos. • Amortización de intangibles. • Pérdidas de valor sufridas. • Gastos por intereses. • Amortización de primas, descuentos y gastos de emisión de obligaciones.

Inmovilizado inmaterial

• Gasto por impuestos sobre la renta. • Gastos corrientes del período, de cualquier índole.

Deudas a pagar, largo plazo • Ganancias o pérdidas asociadas a los compromisos contraídos.

Impuestos sobre la renta Pasivos corrientes

Compromisos

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7.2. PROCEDIMIENTOS

Según se ha señalado anteriormente el análisis de las partidas incluidas en la cuenta de Pérdidas y Ganancias se efectúa en gran parte durante el trabajo desarrollado en las áreas del estado de situación financiera. Referenciando este trabajo, pues, el auditor puede encontrarse con mucha labor efectuada una vez concluido el análisis del estado de situación financiera.

En esta área cobran especial interés las técnicas analíticas de remisión y las pruebas sustantivas sobre saldos. Frecuentemente, con las referencias al trabajo efectuado en las áreas del estado de situación financiera y con algunas técnicas analíticas de remisión que indiquen al auditor la inexistencia de movimientos extremos o inusuales, se obtiene razonabilidad suficiente en esta área. Al igual que en otras ocasiones, las técnicas analíticas de revisión se determinarán por el auditor en cada circunstancia. Algunos ciempiés ilustrativos son: 1. Obtener las cuentas de pérdidas y ganancias mensuales de la entidad, compararlas y analizar fluctuaciones inesperadas o la ausencia de las mismas en función de la estacionalidad previsible del negocio.

2. Comparar los resultados de la cuenta de Pérdidas y Ganancias con los previstos en el Presupuesto de la entidad; obtener explicaciones satisfactorias a las desviaciones significativas o a la ausencia de las mismas.

3. Comparar las ventas con periodos anteriores y con las cifras presupuestadas, utilizando para ello sub periodos o áreas determinadas según se estime conveniente.

4. Comparar los márgenes brutos por línea de negocios con: los presupuestados, los de períodos anteriores y los generales de la industria relacionada. Encontrar explicaciones satisfactorias a las desviaciones encontradas.

5. Comparar las ventas diarias de los días anteriores y posteriores a la fecha de cierre con los del resto del periodo auditado.

6. Pruebas globales sobre ingresos:

a) si es posible, evaluar por grupos homogéneos de productos los importes de ingresos calculando el precio unitario por las unidades vendidas (p. ej., número de socios por impone de los honorarios, etc.). b) calcular para las inversiones el rendimiento global aproximado del período (importe de la inversión por rendimiento pactado).

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7. Pruebas sobre costos: analizar por sectores, períodos o áreas de venta los márgenes brutos obtenidos y su correlación con las distintas estructuras de costos.

8. Comparar los gastos del ejercicio con los mismos del año anterior y con los presupuestos del ejercicio, y analizar las desviaciones o la ausencia de ellas cuando eran esperadas.

9. Obtener ratios de gastos relacionados con las ventas (promoción, regalos, comisiones...) y analizar su comparación con los mismos del año anterior y con el presupuesto.

10. Para los gastos de nómina, realizar una prueba general obteniendo la tasa promedio de costo por empleado/hora en grupos homogéneos de retribución; comparar con el año anterior, las evoluciones habidas en función de convenios sindicales, etc., y comparar las variaciones globales en los sueldos con las recogidas en los cálculos de los costos estándar. Revisar el resumen anual de pagos por empleado.

11. Verificar globalmente los gastos financieros del período, multiplicando el pasivo medio remunerado del ejercicio por la tasa media de interés.

Por medio de estos cálculos y comprobaciones globales, el auditor puede estimar razonable la presentación de la cuenta, o bien considerar necesario el desarrollo de trabajo adicional sobre algunas partidas específicas.

No obstante, se consideran pruebas necesarias en principio las comprobaciones de transacciones para: — Ventas. — Compras. — Nóminas. — Otras cuentas relevantes.

Estas comprobaciones pueden desarrollarse en fase interina, antes del cierre de los estados financieros, o en la fase final. Se completarán siempre con extrapolaciones que aseguren la razonabilidad del impone total al cierre de los estados financieros. La extensión de las pruebas variará en función de la confianza depositada en el control interno de la entidad. A continuación se exponen algunas de las más usuales.

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VENTAS

Entre los procedimientos generales se encuentra la comprobación aritmética de las partidas incluidas en la cifra de ventas. Si el número de aquéllas hiciese imposible la comprobación total, se recurrirá bien a la comprobación de muestras o al uso de métodos informáticos. Siguiendo un esquema analítico, comprobaremos en primer lugar, mediante muestras aleatorias, la anotación de los totales de ventas en el libro Mayor y en el auxiliar de clientes. Si la entidad emite sus facturas de acuerdo con una secuencia numérica, se comprobará la misma, anotando los huecos encontrados y vigilando que no existan duplicidades.

El diseño de las pruebas de transacciones se efectuará con el conocimiento previo de los requisitos y procedimientos administrativos específicos de la entidad. En términos generales, se desarrollarán las pruebas detalladas a continuación, de las que ya se trató en el área de cuentas a cobrar. Hacemos hincapié en el esquema de comprobación directa e inversa, que sigue la misma línea de las dos primeras aseveraciones generales, existencia e integridad. 

Verificar mediante muestras aleatorias el registro de pedidos y salidas de productos y su correspondiente anotación en las ventas. Comprobar la adecuación de productos, cantidades, cliente y fechas.



Verificar mediante muestras aleatorias que los apuntes en la cuenta de ventas presentan su correspondiente anotación en los registros de salidas de productos y de pedidos. Comprobar asimismo la adecuación de productos, cliente y fecha.



Verificar mediante muestras aleatorias que los apuntes en la cuenta de ventas presentan su correspondiente anotación en los registros de salidas de productos y de pedidos. Comprobar también la adecuación de productos, cantidades, cliente y fecha.



Verificar muestralmente la aplicación de precios en factura y los cálculos desarrollados en la misma.



Verificar la contabilización de facturas individuales en el registro de ventas y en el auxiliar de clientes, así como la clasificación contable de las ventas. Este mismo esquema es aplicable a las devoluciones y descuentos sobre las ventas.

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COMPRAS

Se comenzará igualmente por obtener satisfacción respecto a la suma d-e las partidas individuales en el saldo presentado en la cuenta de Pérdidas y Ganancias. Tal como sucedía en el caso anterior, la comprobación puede efectuarse manualmente por su totalidad, mediante muestras o con el uso de procedimientos informáticos. Posteriormente, siguiendo el mismo esquema, verificaremos el importe de los totales del registro de compras con los apuntes en el libro Mayor y en las cuentas de proveedores. Las pruebas de transacciones incluirán las siguientes comprobaciones específicas: 

Verificar mediante muestras aleatorias que las entradas recogidas en los movimientos de almacenes y otros registros de entradas de mercancías presentan sus correspondientes apuntes en las cuentas de compras y pasivo de la entidad. Comprobar la adecuación de productos, cantidades, proveedor y fecha, así como la existencia del pedido debidamente autorizado y la factura del proveedor; comprobar los precios aprobados con los recogidos en la factura del proveedor.



Verificar mediante muestras aleatorias que las partidas recogidas en la cuenta de Compras presentan su correspondiente apunte en cuentas de proveedores, que existe factura del proveedor, que la misma está recogida en el registro de entrada de mercancías del almacén, que existe el correspondiente pedido y que coinciden en productos, cantidades, proveedor, fecha y precios.



Comparar los precios aprobados en los pedidos y los recogidos en las facturas con los que aparecen en los catálogos de los proveedores.



Verificar muestralmente los cálculos y extensiones de las facturas.



Verificar muestralmente la contabilización de las facturas individuales y la correcta clasificación en las cuentas de gastos de los bienes y servicios adquiridos.

NÓMINAS

Tal como en los casos anteriores, se comenzará comprobando la exactitud aritmética del registro de nóminas, para lo que se usarán los procedimientos descritos previamente.

La nómina se satisface de manera habitual en períodos uniformes de devengo (mensual o semanal). Por ello resulta significativo dividir los apuntes efectuados en los registros de ventas en estos períodos, y analizar las discrepancias entre uno y otro. Estas no suelen ser

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significativas y, cuando existen, se deben por lo general a causas fácilmente verificables. Pueden existir, por ejemplo, pagas de carácter extraordinario, que en cualquier caso deberán estar aprobadas previamente por la entidad; horas extraordinarias u otros devengos no regulares susceptibles de ser comprobados con los registros y autorizaciones pertinentes (fichas de control de horario, partes firmados, etc.); aumentos de sueldos que estarán soportados por las autorizaciones específicas de la gerencia o por los incrementos pactados con carácter general en los convenios colectivos o legislación laboral; bajas o altas en la plantilla de las que con anterioridad a la prueba se habrá obtenido un resumen; u otras causas justificadas.

Posteriormente se elegirá uno de los períodos homogéneos y se obtendrá el detalle del asiento de nóminas con sus listas y cálculos soporte. Como primer paso se verificarán las sumas de los importes individuales en el total recogido en el cálculo. Se escogerá una muestra de empleados al azar, y para cada uno de ellos se verificarán los siguientes puntos: 

Que se trata de un trabajador en activo, comprobando su presencia física, fichas de control de horarios u otras pruebas.



Que su remuneración bruta es acorde con el sueldo aprobado por la dirección o con el nivel para el que ha sido contratado.



Que los complementos que, en su caso, perciba están debidamente aprobados y han sido devengados por el empleado.



Que está inscrito en los registros oficiales de empleados de la entidad o, en definitiva, que su situación no contraviene la legislación laboral aplicable.



Que, en su caso, se le ha practicado la correspondiente retención fiscal sobre el sueldo bruto de acuerdo con lo dispuesto en la legislación fiscal aplicable. Que a este efecto existen declaraciones del empleado sobre su situación personal (estado civil, número de hijos...) Este punto se aplica en el caso de ámbitos fiscales en los que, como ocurre, las autoridades fiscales delegan la recaudación de las retenciones a cuenta de los impuestos directos sobre la renta en las entidades dispensadoras de dichas rentas. En estos casos las entidades quedan obligadas a efectuar las retenciones previstas en la ley, entendiéndose las remuneraciones satisfechas, netas de las retenciones aplicables. Por ello, si no practicara las retenciones la entidad incurriría en contingencias fiscales que aumentarían su gasto por salarios. Para ultimar este punto se comprobará la inclusión del empleado en las declaraciones oficiales de remuneraciones satisfechas y sus correspondientes retenciones, ambas por los importes que figuran en su nómina. Se obtendrá evidencia respecto al ingreso en las arcas públicas del total de las retenciones practicadas. Si la entidad retuviera en su poder los impones recogidos por este concepto a los empleados, estaría cometiendo uno de los más graves delitos fiscales, el de apropiación indebida.

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El auditor deberá en tal caso evaluar las contingencias por este hecho y detallarla en los estados financieros, y dependiendo de la cuantía de la contingencia emitirá o no una excepción en el párrafo de opinión de su informe de auditoría. 

Que el empleado está incluido dentro de las listas de la Segundad Social con su categoría y devengos correspondientes. Que se le han practicado las retenciones oportunas y se han satisfecho a las arcas públicas tanto los fondos retenidos al empleado como la cuota que por este concepto le corresponda pagar a la entidad. Es aplicable a este punto todo lo anteriormente dicho respecto a contingencias para las retenciones de carácter fiscal.



que el importe neto a satisfacer a cada empleado le ha sido entregado y que se archiva firmado el «recibí» con su conformidad. La verificación de la entrega dependerá del método de pago utilizado por la entidad. Si se trata de transferencias bancarias, se comprobará la orden de transferencia destinada a la entidad y cuenta solicitada por el empleado y el correspondiente cargo en las cuentas de la entidad. Si se paga mediante talón o efectivo, se presenciará sin previo aviso la entrega de los mismos y se verificará el cargo bancario en el caso de los talones. En los tres métodos suele resultar aconsejable para el pago de las nóminas el uso de una cuenta bancaria especial, a la que se transferirá en cada período el importe total de las remuneraciones a pagar. Pasado un tiempo prudencial, y antes del período siguiente, se comprobará que se han cargado en la cuenta todos los cargos individuales de las nóminas. En caso contrario se investigará la causa de las remuneraciones pendientes de cobro.

En la determinación de la situación laboral y fiscal de los empleados pueden surgir dudas técnicas para el auditor que hagan aconsejable la consulta a expertos en la determinación de posibles contingencias.

Otras cuentas relevantes

Para las restantes cuentas de ingreso y gastos no incluidas en los grupos anteriores y que presenten cierta relevancia, aparte de emplear las técnicas analíticas que se consideren oportunas según el juicio del auditor, se seguirá un esquema de análisis consistente en la revisión de las partidas que componen el saldo auditado en busca de importes inusuales o movimientos de cuantía no normal. En caso de que los registros se compongan de un número elevado

partidas,

considerará

posibilidad

efectuar

esta

selección

mecanizadamente. Una vez detectadas las partidas se comprobarán con la documentación soporte de cada una de ellas, verificando su correcta autorización y clasificación del concepto de gasto.

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IMPUESTO A LA RENTA

Consideramos adecuado hacer algunas referencias concretas al tratamiento del impuesto sobre el beneficio, tratamiento que dependerá de la legislación aplicable en el entorno en que la entidad auditada desarrolle sus actividades. Podemos, no obstante, referirnos a lo dispuesto sobre el mismo en los pronunciamientos de la Junta de Principios de Contabilidad —A.P.B.—, que se consideran fuente de los principios de contabilidad generalmente aceptados en los Estados Unidos de América y, por extensión, en gran parte del ámbito occidental.

Tal como hemos comentado en algunos capítulos de esta obra, es frecuente que el beneficio económico de la entidad no coincida con el beneficio a declarar como base imponible para el cálculo del impuesto sobre el beneficio aplicable. Ello se debe a que la base imponible se calcula en función de las prescripciones fiscales aplicables, en tanto que el resultado económico se calcula de acuerdo con los P.C.G.A. Por otra parte, el principio básico de continuidad de la actividad de la entidad supone que se van a seguir efectuando declaraciones y liquidaciones del impuesto en ulteriores ejercicios.

Las diferencias entre el resultado económico y la base imponible del impuesto sobre sociedades pueden clasificarse en dos grandes grupos, en función de la causa que las originó: — diferencias que desaparecen con el paso del tiempo — diferencias permanentes, que nunca desaparecen. Para conciliar las diferencias finales entre las obligaciones de pago y el gasto propio del ejercicio se utilizan cuentas de Periodificación específicas. Conceptualmente, las diferencias temporales están provocadas por la distinta imputación en el tiempo de ingresos o gastos. Por tanto, según se trate de gastos o ingresos y se incluyan o no en la base imponible del impuesto con anterioridad a su consideración en los resultados económicos o viceversa, supondrán un menor o mayor gasto de impuestos en el ejercicio auditado. Algunos ejemplos a este respecto son las ventas a plazos, los alquileres cobrados por adelantado, las provisiones estimadas para cubrir las garantías concertadas en los productos vendidos, la depreciación acelerada del inmovilizado material a efectos fiscales, etc. Todas estas diferencias terminan por desaparecer con el transcurso del tiempo. Las diferencias permanentes, por el contrario, están provocadas por la no consideración en las leyes fiscales de ciertos ingresos o gastos como incluibles en la base imponible, mientras que sí lo son según los P.C.G.A. Los ejemplos dependerán, como es lógico, de la legislación fiscal aplicable. Como caso frecuente cabe citar aquellas donaciones de la entidad no deducibles a efectos fiscales. Las diferencias permanentes no originan apuntes en las cuentas de Periodificación.

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Las diferencias temporales se evaluarán calculando dos veces el impuesto a pagar, incluyendo en una las partidas que provocan las diferencias y en la otra no; la diferencia del impuesto calculado en los dos casos será el importe a recoger en el estado de situación financiera como impuestos diferidos. Estos importes se irán cancelando en los periodos subsiguientes según se reduzcan las diferencias que los ocasionaron.

El auditor debe revisar la preparación de la liquidación del impuesto sobre el beneficio. Para ello tendrá siempre en cuenta la no necesaria coincidencia entre el resultado económico preparado según los principios contables que le sean aplicables y la determinación de la base imponible del impuesto de acuerdo a la normativa vigente según las circunstancias del país.

7.3. CONCLUSIÓN

En función del trabajo realizado, el auditor deberá obtener información suficiente para formarse una opinión sobre la razonabilidad de la cuenta de Pérdidas y Ganancias y el cumplimiento de las aseveraciones generales del estado de situación financiera. Recordemos lo ya expuesto en el área de Existencias respecto a los trabajos de auditoría no recurrentes, en los que será difícil que el auditor emita una opinión sobre el costo de las ventas si no obtuvo satisfacción acerca de la cifra de inventarios al comienzo del ejercicio.

Será preciso revisar también la correcta presentación y desglose de la informaron contenida en la cuenta de Pérdidas y Ganancias dentro de los estados financieros

7.4. CASO PRÁCTICO

AREA: PÉRDIDAS Y GANANCIAS La sociedad ILUSION S.A., mantiene las siguientes cuentas de Pérdidas y Ganancias al 31 de diciembre del 2013 y 2012: Concepto

31-12-2013

31-12-2012

Consumos…………………………………

1.100

980

Gastos de personal………………………..

350

280

Depreciaciones…………………………….

Provisión Cuentas Incobrables…………….

Servicios exteriores………………………..

150

200

Gastos financieros…………………………

----------

--------

1.685

1.560

----------

--------

TOTAL GASTOS…………………………

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TOTAL INGRESOS (VENTAS)………….

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2.000

1.800

----------

--------

Impuestos a la Renta…………………..

110

Resultados después de Impuestos………….

250

156

Compras……………………………………

1.000

900

Variación de stocks………………………..

100

Total Consumos…………………………...

1.100

980

Sueldos y Salarios…………………………

280

224

Seguridad Social…………………………..

Total Gastos de Personal………………….

350

280

Reparaciones y conservación……………..

Servicios profesionales independientes…..

El detalle de estas partidas es el siguiente:

Transporte………………………………..

Publicidad…………………………………

Total servicios exteriores…………………

150

200

1. En el ejercicio 2013 se ha encontrado personal para suplir la contratación de parte de los servicios exteriores. Con este cambio se espera mejorar el porcentaje del margen bruto de la sociedad entre 3 y 6 puntos. El incremento en sueldos del ejercicio ha sido de un 3% aproximadamente. 2. El en año 2013 hubo una suspensión de pagos de un cliente que originó una dotación extraordinaria de 25. La dotación histórica ha venido representando el 3%-5% de la cifra de ventas. 3. El 30-06-2013 se ha obtenido un préstamo bancario al 10% de interés. En el año 2012 no hubo ningún pasivo financiero. 4. El incremento en los precios de compra y venta ha sido de aproximadamente el 3%. La actividad de la empresa ha aumentado un 8% aproximadamente. 5. La composición del Costo de Ventas de la sociedad en estos ejercicios está formado por los consumos de materiales más la mano de obra directa (200 en el 2013 y 280 en el 2012). 6. Hemos revisado el resumen de nóminas del mes de marzo del 2013, de donde se desprende la siguiente información: i. Sueldos Brutos…………………………………………….

ii. Seguridad Social Empresa…………………………………

iii. Seguridad Social Empleado………………………………..

iv. Retenciones por IRPF……………………………………..

v. Líquido abonado por banco……………………………….

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7. Hemos verificado el asiento de ventas con las cuentas de mayor y el pago con documentación bancaria. 8. Hemos realizado la revisión de las siguientes tres facturas de compra:

Proveedor

XXX

YYY

ZZZ

Concepto

Materia Prima

Mat. Auxiliar

Embalajes

____________________________________________________________________ Núm. Factura

223

1768

Fecha Factura

7/3/2013

5/6/2013

8/9/2013

Importe Bruto

230

115

Núm. Asiento

1720

2148

3412

Fecha de Pago

20/5/2013

IVA

20/8//2013

20/11/2013

Hemos realizado la revisión de las siguientes tres facturas de venta:

Cliente

AAA

BBB

CCC

Concepto

V. Mercadería

V. Mercadería V. Mercadería \

__________________________________________________________________ Núm. Factura

148

253

354

5/6/2013

8/9/2013

Fecha Factura

8/4/2013

Importe Bruto

230

115

IVA

2148

3412

Núm. Asiento Fecha de Pago

1720 20/5/2013

20/8/2013

20/11/2013

TRABAJO A REALIZAR: a. Preparar un programa de auditoría para el área de Pérdidas y Ganancias, con al menos diez procedimientos. b. Preparar el Cuestionario de Control Interno para el área. c.

Elaborar los P/T necesarios para una auditoría financiera. a. Realizar una Revisión Analítica de Pérdidas y Ganancias investigando variaciones superiores al 12% o 10 dólares. b. Analizar la razonabilidad de la evolución del margen bruto de la compañía. c.

Revisar nóminas del mes de marzo del 2013, verificando con mayor y con pago del banco.

d. Realizar revisión de las transacciones para las tres facturas de compra y venta anteriormente comentadas. d. Proponer los ajustes/reclasificaciones que considere oportunos. e. Proponer las recomendaciones de control interno que considere necesarios.

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ANEXOS CONFIRMACION BANCARIA Hemos suministrado a nuestros auditores A&A, Auditores & Asesores Señores

la siguiente información, al cierre de operaciones al 31 de Diciembre del

BANCO DEL GUAYAQUIL

2013, relacionada con nuestros depósitos y saldos. Por favor confirme

Av. Colón 176 y Reina Victoria

la exactitud de la información suministrada. Si los espacios han sido

Presente.

dejados en blanco, favor completar este formulario proporcionando la información en el casillero apropiado (abajo). Aunque no solicitamos un

Atte.: Srta. Estefanía Pinos

estudio profundo y detallado de sus registros, si durante el proceso de recaudación de información, encuentran alguna otra información

Telf.: 2 478-098

relacionada con depósitos o préstamos de la cuenta, les rogamos

Fax : 2 881-371

incluirla a continuación.

Favor utilizar el sobre adjunto y devolverlo

directamente a los auditores. 1.

Al cierre de operaciones en la fecha indicada, nuestros registros indicaron los siguientes saldos de depósito (s):

Nombre de la Cuenta

Cuenta No.

Cuenta Corriente

Interés %

Saldo

10005689

2. Al cierre de operaciones en la fecha indicada, somos deudores directos a la institución bancaria como lo Cuenta No.

Saldo

Descripción

indicamos a continuación:

Fecha de

Interés Fecha de pago de Descripción de

Vencimiento

Interés

Garantía

Riobamba, Sr. Mario López

Fecha

Gerente General Por favor incluir un detalle de firmas autorizadas La información presentada arriba por el Cliente, está de acuerdo con nuestros registros. A pesar que no hemos realizado un estudio extenso y detallado de nuestros registros, no existen otros depósitos o préstamos más que los indicados anteriormente.

(Firma autorizada de la Institución Bancaria)

Fecha

Cargo Excepciones y / o Comentarios

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Dr. CPA. Sergio Esparza M.

Favor enviar este informe directamente a nuestros auditores: Auditores & Asesores, casilla 06-15-08753 Fax (593) (3) 456-980 /2 Riobamba- Ecuador Riobamba,………………………………………

Señores BANCO DEL PICHINCHA Presente

De mi consideración:

Nuestros auditores externos Auditores & Asesores. Han preparado una confirmación bancaria con corte al 31 de diciembre de 20…… para que sea contestada por su institución bancaria; en tal virtud, autorizamos que los costos por los trámites pertinentes sean debitados de nuestra cuenta corriente No.3084290004.

Atentamente,

Mario López GERENTE GENERAL ILUSIONES S.A.

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Dr. CPA. Sergio Esparza M.

MODELO CARTA CONFIRMACION CUENTAS POR PAGAR Riobamba,………………………………. Sr (

)

……………………….. Ciudad.

De mi consideración:

Nuestra Auditora Independiente Auditores & Asesores, casilla 06-15-08753 Fax (593) (3) 456980 /2 Riobamba-Ecuador, está revisando los estados financieros al 31 de diciembre de 20……, y por el período terminado en esa fecha. en tal virtud, les agradeceremos confirmar directamente a ella la siguiente información:

El saldo que aparecería a su favor al 31 de diciembre de 20…. es de: 

  Favor incluya un Estado de Cuenta.

Comisiones recibidas desde enero 1ero. al 31 de diciembre de 20…..y el estado de

Cuenta por estos conceptos.

Cualquier otra información que usted crea necesaria.

Agradeceremos envíen su respuesta firmada y fechada directamente a Auditores & Asesores, al fax arriba indicado a la brevedad posible.

Con un cordial saludo, Sr.…………………. GERENTE GENERAL Empresa……………..

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Comunicación de Hallazgos (Lugar y fecha) Señores (Titular de la entidad auditada) (Dirección y/o Localidad) Presente.En relación con el examen que está realizando A&A sobre los estados financieros al 31 de diciembre de 20…. de su representada, cumplimos con poner en su conocimiento los hallazgos de auditoría que a continuación se describen a fin que en un término no mayor de_____ días se sirvan enviarnos sus comentarios debidamente sustentados con la documentación respectiva que corresponda. Debemos significarles que en caso de no recibir respuesta a la presente en el término indicado, tales hallazgos serán incluidos en el informe definitivo. 1. 2. 3. 4.

LOS HALLAZGOS DEBEN PRESENTARSE INDICÁNDOSE LOS ATRIBUTOS, QUE SON: CRITERIO, CONDICIÓN, CAUSA y EFECTO. Además de indicar la opinión del auditado y las recomendaciones del caso. Atentamente.

________________________ Auditores & Asesores Jefe Comisión de Auditoría

LOS HALLAZGOS DEBEN PRESENTARSE INDICÁNDOSE LOS ATRIBUTOS, QUE SON: CRITERIO, CONDICIÓN, CAUSA y EFECTO. Además de indicar la opinión del auditado y las recomendaciones del caso. 1. 2. 3. 4.

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Informe sobre el control interno (Nombre de la Empresa) Al Titular de la Entidad X Y Z 1. Hemos auditado el estado de situación financiera y los estados de resultados y de flujos de efectivo de la Entidad XYZ por el período comprendido entre el 01 de enero y el 31 de diciembre de 20…, y hemos emitido nuestro informe sobre el mismo con fecha… de marzo de 20…. La administración de la entidad es responsable de establecer y mantener el sistema de control interno. Para cumplir con esta responsabilidad, se requiere de estimaciones y opiniones de la dirección de la entidad para determinar y evaluar los beneficios esperados y costos relacionados de las políticas y procedimientos del sistema de control interno. 2. En el planeamiento y realización de la auditoría a los estados financieros de la entidad XYX, por el año terminado al 31 de diciembre de 20….., consideramos su sistema de control interno para determinar nuestros procedimientos de auditoría, con el propósito de expresar una opinión sobre tales estados, más no para proporcionar una seguridad del funcionamiento del control interno. Sin embargo, notamos ciertos asuntos relacionados con el funcionamiento de dicho sistema, que consideramos deben ser incluidos en este informe por estar de acuerdo con las normas de auditoría generalmente aceptadas, las normas de auditoría gubernamental. Los asuntos que nos llaman la atención y que están relacionados con deficiencias importantes en el diseño y operación del control interno, en nuestra opinión, podrían afectar en forma negativa la capacidad de la entidad para registrar, procesar, resumir y reportar información financiera consistente con las afirmaciones de la administración en los estados financieros. Los objetivos del control interno son proporcionar a la administración de la entidad una base razonable, pero no absoluta de seguridad, que los activos están protegidos contra pérdidas debido al uso o disposiciones no autorizadas, y que las transacciones son ejecutadas de acuerdo con autorizaciones de la administración de la entidad y registradas adecuadamente para permitir la preparación de los estados financieros. Debido a las limitaciones inherentes a cualquier sistema de control interno, pueden ocurrir errores o irregularidades, y no ser detectados. También la proyección de alguna evaluación de este sistema para períodos futuros está sujeta al riesgo de que los procedimientos lleguen a ser inadecuados debido a cambios en las condiciones o que el grado de cumplimiento de los procedimientos se haya deteriorado. 3. Para fines de este informe, hemos clasificado las políticas y procedimientos significativos del control interno en las categorías siguientes: A. Aspectos generales B. Aspectos Contables, Financieros y Operativos C. Tesorería (recepción, custodia y pago de fondos) D. Adquisición de Bienes y Servicios E. Gastos de Personal, F. Activos Fijo, G. Otros Gastos e Ingresos Extraordinarios

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Para todas las categorías antes descritas obtuvimos un entendimiento de las políticas y procedimientos relevantes y si es que han sido puestas en operación, y evaluamos los riesgos de control. 4. Una debilidad material es una condición en la cual el diseño y operación de los elementos específicos del control interno no reducen a un nivel relativamente bajo el riesgo de errores o irregularidades, en montos que podrían ser importantes en relación con los estados financieros auditados, puedan ocurrir y no ser detectados oportunamente por los empleados en el cumplimiento de sus funciones asignadas. Notamos ciertos aspectos que involucran el sistema de control interno y sus operaciones, que consideramos como hallazgos de auditoría bajo las normas de auditoría establecidas en el país, las normas de auditoría gubernamental). Los hallazgos de auditoría comprenden aspectos relacionados con deficiencias en el diseño u operación de la sistema de control interno, que a nuestro juicio, podrían afectar en forma negativa la habilidad de la entidad XYZ para registrar, procesar, resumir y reportar información financiera consistente con las afirmaciones de la administración de la entidad sobre el contenido de los estados financieros, por el período comprendido entre el 01 de enero y el 31 de diciembre de 20…. Los hallazgos de auditoría están descritos con mayor detalle en las páginas siguientes y se resumen a continuación: a. El ambiente de control durante el período examinado fue débil (ver página...). b. No se ha implementado un sistema contable, ni de información gerencial que permita controlar efectivamente las actividades financieras y contables, a fin de proteger adecuadamente los activos fijos de la entidad XYZ (ver página...). 5. Nuestra consideración sobre el control interno no revela necesariamente todos los aspectos del sistema de control interno que podrían ser situaciones reportables, y consecuentemente, no revelará todos los hallazgos de auditoría que también sean considerados como debilidades materiales como se definió antes. Sin embargo, creemos que los hallazgos de auditoría descritos constituyen debilidades materiales. Otros asuntos relacionados con el control interno y su operación, que consideramos de menor significación han sido informados a la administración de la entidad XYZ, por separado, en carta de fecha………. De…………..de 20…. 6. El presente informe está destinado sólo para uso de la administración de la entidad XYZ. Esta restricción no pretende limitar la distribución de este informe que, con autorización de la propia entidad, se considere un asunto de interés público. (Lugar y fecha) ____ de __________ de _______ Atentamente. _______________________ (Nombre de la EFS) Jefe Comisión de Auditoría

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OPINION SOBRE LA ESTRUCTURA DEL CONTROL INTERNO CUANDO SE NO AUDITARON ESTADOS FINANCIEROS (Entidades grandes, medianas y pequeñas) A………………………… Nombre de la entidad Hemos realizado una Auditoría financiera y de cumplimiento legal a

(Nombre de la

entidad) con énfasis en los rubros..............................……………………….. por el periodo comprendido del…………al……., de……….. Nuestra auditoria se practico de acuerdo con las normas de auditoría. Dichas normas requieren que planifiquemos y ejecutemos la auditoria con el fin de obtener seguridad razonable respecto a si los registros contables están exentos de errores e irregularidades importantes. Al planear y ejecutar nuestra auditaría a (Nombre de la entidad) Tomamos en cuenta su estructura de control con el fin de determinar los procedimientos de Auditoría y su extensión para expresar nuestra opinión sobre las operaciones financieras examinadas y no opinar sobre la estructura del control interno contable de la entidad en su conjunto. La administración de a (Nombre de la entidad) es responsable de establecer y mantener una estructura de control interno adecuado cuyos objetivos son suministrar la razonabilidad, pero no absoluta, seguridad que los activos están protegidos contra perdidas de uso o disposición no autorizadas, y que las transacciones se registran en forma adecuada. Para fines del presente informe hemos clasificado las políticas y procedimientos de la estructura del control interno en las siguientes categorías. 1. ……………………………………………………………………………….. 2. ……………………………………………………………………………….. Por las categorías de control interno mencionadas anteriormente obtuvimos una comprensión de su diseño y funcionamiento, y observado los siguientes hechos que damos a conocer debido al efecto adverso que puede tener para las operaciones de esa entidad y que explicamos en detalle en la sección correspondiente. (Describa aquí un resumen de las deficiencias importantes de control interno contable, haciendo referencia a los hallazgos correspondientes en que se describan detalladamente). 1. ……………………………………………………………………………….. 2. ……………………………………………………………………………….. Firma. Fecha.

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Informe Final (Lugar y fecha) Señores ………………………………….. (Dirección y/o Localidad)

Presente.A nuestro mejor saber y entender les confirmamos las siguientes informaciones y opiniones que les suministramos durante el examen de los estados financieros del 01 de enero al 31 de diciembre de 20…….., con el propósito de expresar una opinión sobre si dichos estados presentan razonablemente la situación financiera, los resultados de las operaciones y flujos de efectivo a esa fecha, de acuerdo con principios de contabilidad generalmente aceptados. 1. Reconocemos la responsabilidad de la administración en cuanto a presentar razonablemente en los estados financieros, la situación financiera, los resultados de las operaciones y los flujos de efectivo, de acuerdo con principios de contabilidad generalmente aceptados (u otra base contable razonable). 2. Hemos puesto a su disposición todo(a)s: 

Las actas de juntas de sesiones del órgano colegiado respectivo (aplicable para empresas estatales y entidades autónomas); y,



Los registros contables y la información relativas les han sido facilitadas.

3. No conocemos la existencia de saldos, operaciones o contratos de importancia que no estén relativamente expuestos o debidamente contabilizados en los registros contables que amparan los estados financieros. 4. Desconocemos la existencia de irregularidades que involucren a la administración o a empleados que desempeñan roles de importancia dentro del sistema de control interno contable o cualquier irregularidad en que de alguna forma esté vinculado otro personal y que podría afectar en forma significativa, los estados financieros, o alguna violación o posibles violaciones a leyes o reglamentos cuyos efectos debieran ser considerados para su exposición en los estados financieros. 5. No existen notificaciones de organismo superior de control con respecto al incumplimiento de, o deficiencias en. la preparación de información financiera que podrían tener un efecto significativo sobre los estados financieros. 6. La entidad ha cumplido con todos los aspectos contractuales que podrían tener un efecto importante sobre los estados financieros. 7. No existen: 8. Violaciones o posibles violaciones de leyes o regulaciones, cuyos efectos deberían ser considerados en los estados financieros o como una base de registro de una pérdida contingente. - Otros pasivos importantes que requieran ser registrados o revelados.

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9. Todos los fondos de caja y bancos y otros bienes y activos de la entidad, según nuestros conocimientos, han sido incluidos en los estados financieros. 10. La entidad tiene a su nombre los correspondientes títulos de propiedad de los activos. Los gravámenes y/o garantías de importancia sobre cualquier activo se exponen en los anexos o en las notas correspondientes. 11. Las cuentas por cobrar al 31 de diciembre de 20…. por un total de $__________ representan ventas u otros conceptos hasta esa fecha y no están sujetos a descuentos con excepción de los pagos en efectivo. 12. Las existencias al 31 de diciembre de 20…. por un total de $ ___________ están valuadas a su costo o valor neto de realización, el que fuere menor, sobre la base promedio de manera uniforme con relación al ejercicio anterior. 13. Las existencias al 31 de diciembre de 20…. han sido determinadas sobre la base de los registros permanentes de control de la entidad, los cuales fueron ajustados de acuerdo con los resultados de los recuentos físicos efectuados al cierre del ejercicio por empleados capacitados para ello, efectuándose las estimaciones necesarias en cuanto a los inventarios obsoletos. 14. No existen deudas, según nuestro entender, al 31 de diciembre de 20…., que no estén incluidas en los estados financieros. No existen otros pasivos de importancia, utilidades o pérdidas contingentes no previstas o expuestas. 15. No existen compromisos de compras por cantidades y precios que pudieran originar pérdidas para la entidad. El cumplimiento de los compromisos contraídos o la imposibilidad de hacerlo, no generarán mayores pérdidas que las ya contabilizadas. 16. Los estados financieros y notas adjuntas incluyen todas las exposiciones necesarias para una presentación razonable de la situación financiera y los resultados de operaciones de la entidad de acuerdo con principios de contabilidad generalmente aceptados, así como aquellas exposiciones exigidas por la legislación o reglamentaciones a las cuales esté sujeta la entidad. 17. No conocemos la existencia de acontecimientos producidos con posterioridad al cierre y hasta la fecha que, pese a no afectar los mencionados estados financieros, e haya provocado o es probable que lo hagan, algún cambio de importancia en la situación financiera o en los resultados de la entidad. 18. No tenemos planes que afecten significativamente la clasificación de los activos y pasivos. 19. No hay afirmaciones negativas sobre reclasificaciones informada por nuestros abogados como probables aseveraciones que deberían ser reveladas. Muy atentamente. ________________________ Titular de la entidad

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C.I. 1/1

EMPRESA “X Y Z “S. A. CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO Núm .

Cuestionario

OBSERVACIONES

1. a

Cuestionarios Generales Se mantienen actualizados los archivos de contabilidad y se obtienen sus saldos mensualmente.

Se emplea un plan contable

El Gerente o propietario emplea un plan presupuestario para controlar los ingresos y gastos.

Se hacen regularmente provisiones de efectivo.

Se entrega al gerente o propietario informes financieros mensualmente suficientemente detallado

El Gerente, se muestra interesado directamente en los asuntos e informe financieros disponibles

Los fondos personales del gerente o propietario y sus ingresos y gastos personales, están completamente separados del negocio

Considera el empresario que todos sus empleados son honestos. Se exige al contador que tome vacaciones anualmente.

Cobros en efectivo a

Abre el gerente o propietario la correspondencia

Hace el gerente o propietario, un listado de los cobros, antes de pasarlo al contador.

Se establece posteriormente una correspondencia entre la lista de cobros y el diario de cobros en efectivo

Se comprueban los cobros en ventanilla, cintas de caja registradora, recibos de cobro etc.

Se depositan los cobros intactos, diariamente

Existen empleados que se encarguen de los fondos depositados.

Desembolsos en efectivo a

Se efectúan todos los desembolso mediante cheque

Se empelan cheques previamente enumerados emitidos por el banco

Se emplea un protector de cheques mecánico controlado

Se exige la firma del gerente o propietario en el cheque

firma el gerente o propietario los cheques únicamente después de que estos haya sido debidamente rellenado

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Autoriza y elimina el gerente o propietario la documentación justificativa de todos los desembolsos

Se guardan y se registran todos cheques nulos

Revisa el gerente o propietario los ajustes bancarios

Se emplea un fondo fijo de caja chica

Cuentas por Cobrar y ventas Están numeradas previamente y controladas la ordenes de

trabajo y/o facturas de venta b

Se obtiene en forma regular los saldos de los auxiliares de los clientes

Se envían informes mensuales a todos los clientes

Revisa el gerente o propietario los informes antes de enviarlos a los clientes

Es gerente o propietario a única persona que autoriza las devoluciones y descuentos en las ventas.

Es gerente o propietario a única persona que autoriza y concede los créditos

5 a

Documentos por cobrar e Inversiones Es gerente o propietario a única persona que tiene acceso a los documentos y certificados de inversión

Inventarios a

Las personas responsables el manejo del inventario, es diferente al jefe de producción y al contador.

Se realizan inventarios físicos periódicamente

Se ejerce un control físico sobre la existencia de inventarios

Se mantiene uno archivos de inversiones permanente (Kardex)

Propiedad Planta y equipo Existe archivos detallados disponibles de propiedad y provisión

para la depreciación b

Conoce el gerente o propietario todos los bienes (Activo Fijo) Que posee la empresa o institución

Es el gerente o propietario quien aprueba la retirada de los bienes

Cuentas por Pagar y Compras

Se emplean ordenes de compras

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Las personas que realizan siempre las compras, es alguien c

diferente al contador Se comparan en forma regular los informes mensuales de los

proveedores con las partidas de pasivo correspondiente. Verifica periódicamente el gerente o propietario los informes mensuales de los proveedores si los desembolsos se efectúan únicamente a partir de facturas

Nómina a

Es el gerente o propietario el encargado de contratar a los empleados

Podría enterarse el propietario de la ausencia de cualquier empleado

Es el gerente o propietario el que aprueba, firma y distribuye los cheques de nómina

10 a

Gastos Es el gerente o propietario es la única persona que autoriza su contratación

Es el gerente o propietario es la única persona que autoriza su cancelación

Se mantiene un detalle de todos los gastos efectuados en el mes Breve cometario de las conclusiones del auditor en lo que a la suficiencia de control interno se refiere. ……………………………………………………………………

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MATRIZ DE CALIFICACION PRELIMINAR DE RIESGOS

COMPONENTE

FACTORES RIESGO Riesgo

ORGANIZACIÓN

Inherente Bajo Riesgo de Control Bajo Riesgo

PRODUCCION

EVALUACION DEL RIESGO

ENFOQUE AUDITORIA

Cumplimiento

definida. Cumple con lo establecido en

Cumplimiento

Produce en base a órdenes de período

Riesgo de

Planifican la

Control Bajo

producción

Riesgo COMPRAS

Riesgo de Control Bajo

Revisar el organigrama

el organigrama

Inherente Bajo

ESPECIFICA

Tiene una organización

Cumplimiento Cumplimiento

Entrega del

VENTAS Y

INS. PLANIF.

Cumplimiento

pedidos Las compras se realizan

planificaciones

Verificar el

producto a domicilio. Por medio de

Revisar las

Cumplimiento

al contado y a

servicio al cliente. Facturas autorizadas por el SRI

crédito

Constatación Control de Riesgo BODEGA

inventarios por

Inherente Bajo

métodos de

Riesgo de

valoración.

Control Bajo

Cumplimiento de los

física de Cumplimiento Cumplimiento

métodos

inventarios. Revisión de órdenes de requisición para la entrega de M. P. y materiales Revisar el

Plan de cuentas de Riesgo CONTABILIDAD

acuerdo a las

Inherente Bajo

necesidades de la

Riesgo de

empresa.

Control Bajo

Registro diario de

plan de Cumplimiento

Revisión de Cumplimiento

INFORMATICO

Inherente Bajo Riesgo de Control Bajo

transacciones

Registro de transacciones en el

Revisión y Cumplimiento

programa SAFI. Programa confiable y seguro y eficaz

cuentas utilizadas en las

transacciones Riesgo

cuentas.

control del programa que

Cumplimiento

se esta aplicando

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Riesgo Inherente Bajo PERSONAL

Riesgo de Control Bajo

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Capacitación

Selección de personal idóneo.

Cumplimiento

Registro de asistencia mediante

Cumplimiento

huella digital

Riesgo PRESUPUESTO

presupuestos para actividades.

Riesgo de

Aplicación del

Control Bajo

presupuesto

Inherente CAJA

Medio Riesgo de Control Medio

registros mediante la Revisión del

Cumplimiento Cumplimiento

asignado Riesgo

Revisión de

huella digital.

Asignación de Inherente Bajo

del personal.

presupuesto. Revisión y control de la utilización del presupuesto Realizar

La empresa posee cinco cajas. Egresos de efectivo por deudas menores

Sustantivo Sustantivo

arqueos de caja minuciosos. Control del uso de fondo de caja chica Realización

Riesgo Inherente BANCOS

Medio Riesgo de Control Medio

La empresa trabaja con dos bancos. Cancelación puntual de deudas y

de conciliación Sustantivo Sustantivo

obligaciones

bancaria. Revisión de pagos con cheques con sus respectivos respaldos Solicitar lista de clientes y

Riesgo CUENTAS POR COBRAR

Inherente Alto Riesgo de Control Alto

La empresa tiene clientes dentro y

sus direcciones. Sustantivo

fuera de la ciudad. Se conceden

Realizar y revisar

Sustantivo

créditos a clientes.

confirmaciones de saldos, vencimientos y antigüedad Pedir un

Riesgo Inherente VENTAS

Medio Riesgo de Control Medio

reporte de los Se realiza varias ventas en el día Ventas en efectivo y a crédito

Sustantivo Sustantivo

registros de ventas. Revisar documentos que respalden las ventas.

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MATRIZ DE DECISION POR COMPONENTES COMPONENTES

RIESGO

RIESGO DE

INHERENTE

CAJA

BANCOS

Medio

CONTROL

CONTROL CLAVE

Medio

PRUEBA

CUMPLIMIENTO

Todas

las

Que

PRUEBA SUSTANTIVA

sean

realizar

empresa

cancelación

transacciones

entregados

arqueo de caja

tiene una sola

de deudas y

tiempo al contador

antes del receso

caja

obligación

con

de la empresa

para

egresos de la

con

empresa

respectivo

legales

respaldo

autorizados

Medio

empresa trabaja

Cancelación de

con

dos bancos

respaldan

deudas

documentos

después

horario y

trabajo con su respectivo ajuste.

Depósitos de

Realizar

los valores se

conciliación

mediante

respaldan con

bancaria.

cheques

los respectivos documentos también paga

del

Realizar se

con

una

los

ajustes correspondientes

obligaciones las mismas que se respaldan.

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IDENTIFICACION DE CONTROLES CLAVES

EJEMPLO:

CAJA EGRESOS DE CAJA CONTROL IDENTIFICADO

¿Valida las informaciones contenidas en los estados financieros?

¿Se ven afectados por controles generales establecidos o por el Si

Ambiente de control?

¿Resulta conveniente probar su funcionamiento en términos de Eficiencia para el trabajo de la auditoria?

Los egresos de Caja es un control clave

Se identifica otro control o se Cambia de enfoque El control identificado no es un Control clave

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CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO

EGRESOS DE CAJA N

OBSERVACIONE

PREGUNTA

Los gastos son autorizados

Los doc. son pre-impresos y pre-enumerados

Están respaldados con fact. Legalizadas 4

Las

transacciones

están

debidamente

registradas

TRANSACCIONES

FACTORES DE RIESGO

Nª N

FECHA

PRE

COMPR.

DESCRIPCION

G. 1

PREG. 2

PREG. 3

PREG. 4

Mantenimiento vehículo

Pago de combustible

Compra de suministros

Pago transporte

Compra de Equipos

TOTAL POSITIVAS

TOTAL NEGATIVAS

TOTAL EVALUADO

APLICACIÓN DE LA FORMULA PARA DETERMINAR EL NIVEL DE CONFIANZA

NIVEL DE CONFIANZA = CALIFICACIÓN TOTAL PONDERACIÓN TOTAL NIVEL DE CONFIANZA = 17/20 NIVEL DE CONFIANZA = 0.85

85%

RIESGO DE CONTROL ALTO

MODERADO

BAJO

15-50%

51-75%

76-95%

BAJO

MODERADO

ALTO

NIVEL DE CONFIANZA El nivel de confianza obtenido es de un riesgo de control bajo y un nivel de confianza alto

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EMPRESA “X Y Z “S. A.

PR.

PROGRAMA DE AUDITORIA

1/1

EFECTIVO EN CAJA Y BANCOS PASO

OPERACIONES

ESTIMADO

REAL

EA –1 A 2

REF

ELAB. POR

PRELIMINAR 1

Revisar

los

procedimientos

contabilidad y el sistema de control interno 2 3

establecido. Revisar expedientes (AP) y ponerlo al día. Determinar las cédulas preparadas por los clientes y hacer los arreglos necesarios

con el cliente. Revisar los papeles de trabajo del año anterior para mejorar su forma y contenido

y eliminar trabajo innecesario. Revisar con los auxiliares el programa y el trabajo a desarrollar.

FINAL Practicar Arqueo de fondo de caja al

cierre del ejercicio. Conjuntamente con el arqueo que se refiere el punto anterior, llevar a cabo lo siguiente: a)Arqueo de cobranzas pendientes de deposito b) arqueo de cheques no entregados c)Solicitar a la entidad que se nos prepare un listado de cheques expedidos a empleados y funcionarios durante los últimos cinco días del período y primeros cinco del siguiente, para

verificar

que

corresponden

operaciones propias y normales del negocio. d) Hacer corte de cheques y concluir sobre el resultado de nuestra revisión. Solicitar a la entidad copias de sus conciliaciones bancarias: 8

a) Verificarla numéricamente b) Cotejar los saldos del diario, mayor y confirmaciones bancarias. c) Determinar la existencia de partidas antiguas de conciliación que ameriten una investigación especial ;

FECHA

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d) Eliminar partidas de conciliación con 9

estado de cuenta del periodo posterior Hacer un memorando en relación con el

tipo de conciliación seleccionada. Hacer un cotejo de las firmas reportadas

por los bancos con actas del consejo, directorio. Preparar y enviar a los bancos, con los

que

opera

entidad,

solicitudes

confirmación de saldos. 13 14

Investigar si las cuentas bancarias están sujetas a restricciones o a un fin especifico Preparar resumen de observaciones

Revisar los papeles de trabajo

(encargado de la auditoria) Limpiar los puntos de revisión Escribir las conclusiones y firmar el programa.

NOVEDADES ENCONTRADAS: CONCLUSIONES:

TIEMPO TOTAL:

100

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CARTA A GERENCIA Quito, a... de………………………….de 200…. Señor GERENTE GENERAL DE Presente, De mis consideraciones, En lo que va de la auditoria a los Estados Financieros al 31 de

de 200 de la

empresa de la cual usted dirige, de acuerdo a nuestra revisión de la estructura del control interno, de los componentes de Caja y Bancos se encontró lo siguiente: CAJA  Al efectuar el Arqueo de Caja se produjo como resultado falta de comprobante de gastos dando como resultado un faltante.  Los gastos realizados por caja son préstamos a empleados sin su respectiva autorización, hay que considerar que este dinero no son para estos fines. RECOMENDACIONES  Indicar a la señorita cajera y empleados las obligaciones que tiene caja dentro de la empresa.  Realizar el arqueo de caja al final del día laboral con ayuda y supervisión del auditor de la empresa o un delegado financiero. BANCOS  No se registran las notas de crédito, tampoco se registran las notas de debito por los servicios bancarios.  El banco emitió notas de debito por cheques mal girados por diferentes causas. RECOMENDACIONES  Registrar permanentemente las notas de debito y crédito para tener un saldo real de bancos  Pedir los estados de cuentas bancarios a inicios de mes y compararlos con los de la empresa.  Todo lo dicho y escrito de acuerdo con las correcciones realizadas, asientos de ajuste y reclasificación los mismos que consten en los papeles de trabajo está de acuerdo el Supervisor. _______________________________ SUPERVISOR. Dr. CPA. Esparza Moreno Sergio AUDITORES & ASESORES

PLANIFICACIÓN DE LA AUDITORIA 101

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PROPUESTA DE SERVICIO DE AUDITORIA ANTECEDENTES Hace años atrás venimos prestando nuestros servicios profesionales de auditoría, actividad que hemos desempeñado observando las Normas de Auditoria Generalmente Aceptadas y el Código de Ética que norman nuestra profesión. Con el propósito de mantener este vínculo nos permitimos poner a consideración la siguiente oferta de servicios profesionales para realizar la auditoria a los estados financieros de la empresa por el período comprendido entre el 1º de enero al 31 de diciembre 20……. TRABAJOS A REALIZAR El trabajo que se desarrollaran en cada una de las áreas son las siguientes. 1. CONTROL INTERNO Evaluaremos el control interno que se tenga en la empresa para determinar el cumplimiento de políticas, procedimientos y demás disposiciones emitidas por el Directorio, Presidencia, Gerencia y Jefes Departamentales. 2. ESTADOS FINANCIEROS Analizaremos los componentes que conforman los Estados Financieros para comprobarse si están respaldadas en transacciones debidamente sustentadas y documentadas. 3. CAJA – BANCOS Determinaremos si existe un adecuado control y registros de disponibilidades. 4. CUENTAS POR COBRAR Y VENTAS Efectuaremos los análisis selectivos para comprobar los ingresos de las ventas realizadas, además el cumplimiento de las disposiciones emitidas por la gerencia para recuperar la cartera vencida y confirmaremos los saldos. Se verificaran que las provisiones para cuentas incobrables están acorde a disposiciones legales, se realizará análisis para verificar si los saldos son susceptibles de ser recuperados. 5. INVENTARIOS 102

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Participaremos en la constatación física de los inventarios a la fecha que empecemos la auditoria. 6. ACTIVOS FIJOS Analizaremos las adquisiciones, ventas, bajas, o cambio de activos fijos realizados en el periodo a examinar. 7. PROVEEDORES Y COMPRAS Realizaremos un análisis selectivo para comprobar si las compras se realizaron de acuerdo a las políticas establecidas por la empresa, confirmaremos los saldos y aplicaremos pruebas para verificar si las mercaderías y materias primas adquiridas a crédito han sido recibidas y registradas. 8. INGRESOS Y GASTOS Se realizara un análisis para comprobar la veracidad de las transacciones. 9. OBLIGACIONES TRIBUTARIAS Se verificaran la corrección de los cómputos y si las obligaciones tributarias se han pagado en los plazos establecidos en las disposiciones legales vigentes. 10. INFORMES Presentaremos los siguientes informes:  Carta a Gerencia. Que será presentada a la terminación del análisis de las respectivas áreas de estudio y contendrá comentarios referentes a la estructura del control interno y recomendaciones para mejorar la gestión de la empresa .  Dictamen. A los estados financieros con sus correspondientes notas y anexos que faciliten su análisis y comprensión.  Análisis Financiero. Utilizando índices o razones para medir o comprobar e interpretar el comportamiento de los elementos que conforman los estados financieros. EQUIPO DE AUDITORIA El equipo de auditoría está integrado de diferente manera: 1. Supervisor

C. P. A.

1 Jefe de Equipo

C. P. A.

3. Auxiliares de auditoría

C. P. A.

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COSTO El costo de la auditoria se ha estimando en…………….. USD

pagaderos de la

siguiente manera: A la suscripción del contrato 50% Lectura del Borrador 50% PLAZO La auditoria se iniciara con la participación en la constatación física con la evaluación preliminar del control interno. El informe de auditoría se prestará en 40 días laborables luego de haber recibido los estados financieros provisionales

C. P. A. Dr. Sergio Esparza M Licencia Profesional Nº 21885 Reg. Nac. Aud. Ext. MIES. DC.

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MEMORANDO DE PLANIFICACIÓN PRELIMINAR EMPRESA…………………………………………………. DEL 1 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 20……. 1. Antecedentes. Se describirá en forma resumida los antecedentes de la entidad a auditarse y se hará referencia a la última auditoría realizada por auditores externos y por la unidad de auditoría interna. (En caso de que existan) en empresas ya auditadas anteriormente, en nuevas no se aplica este procedimiento 2. Motivo de la Auditoria. Señalará lo que consta en la orden de trabajo. Ej. Plan anual de auditoria 3. Objetivo de la Auditoria. Lo que consta en la orden de trabajo. Asegurar la confiabilidad de los estados financieros. 4. Alcance de la Auditoria. Lo que consta en la orden de trabajo, periodo a analizar 5. Conocimiento de la entidad y su base legal. Obtener información actualizada de la entidad auditada, considerando los siguientes puntos: 6. Base legal. Se hará referencia a la escritura de constitución, al decreto o ley de creación de la entidad y sus reformas 7. Principales disposiciones legales. Leyes, reglamentos, normas manuales e instructivos específicos vigentes relacionados con la entidad. 8. Estructura orgánica. Se incluirán los principales niveles y la denominación de los cargos que lo conforman. En lo que se refiere a la arrea Administrativa-Financiera, se detallaran las distintas unidades que lo componen, así como las funcionan en lugares distintos a la principal.

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9. Misión, Visión y objetivos institucionales Identifique la visión y la visión los principios, los objetivos y las metas de la entidad a ser auditada, indicando la fuente en donde se obtuvo esa información. 10. Principales actividades, operaciones e instalaciones. Describa en forma general las principales operaciones, actividades e instalaciones relacionadas con la naturaleza y funciones de la entidad. Se obtendrá información del plan operativo y del reglamento orgánico funcional 11. Principales políticas y estratégicos funcionales. Identifique las principales políticas y estrategias de la entidad sujeta a examen. Se obtendrá preferentemente el plan estratégico de la entidad. 12. Financiamiento. Se identifica la fuente de ingresos que tenga la entidad, institución, por cada ejercicio económico. La información se tomara del estado de resultados. 13. Funcionarios principales. En anexo, se detallaran los nombres, cargos y periodos de actuación de los principales funcionarios o ex funcionarios de la entidad sujeta a examen. Se hará referencia al oficio con el cual se notifico el inicio de la auditoria. 14. Principales políticas contables. Identifique y describa las principales políticas y prácticas contables que mantiene la entidad. Verifique si se aplican con sujeción a las normas vigentes. 15. Grado de Confiabilidad e la información financiera, administrativa y operacional. La estructura orgánica y funcional de la unidad financiera puede revelar un efecto importante respecto de la integridad y confiabilidad de la información financiera producida y su relación directa con el volumen y la proyección de las operaciones que se desarrollan de las actividades de la entidad:  Revise la estructura de las unidades que pertenecen a la sección financiera y descríbalas en un papel de trabajo y comente los aspectos importantes.  Identifique las funciones de los empleados o funcionarios del área.  Revise los niveles de autorización de las diferentes operaciones.  Determine el grado de centralización o descentralización de las actividades financiera

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 Señale la información financiera y reporte que produce la entidad con indicación de: titulo, periodicidad, fecha de preparación, usuarios directos, finalidad y acciones tomadas por la entidad a base del reporte analizado.  Evalué el numero de personal a cargo del trabajo  Identifique el volumen de transacciones promedio por mes  Realice el seguimiento a varios tipos de operaciones desde su inicio hasta su término de acuerdo con el sistema.  Señale los principales comentarios que constan en los informes del examen Similares procedimientos deberán adoptarse para realizar las operaciones en contabilidad, presupuesto, activos fijos, bodega y otras áreas que generen información financiera. 16. Sistema de información automatizad Obtenga una comprensión global de los sistemas de información Computarizados así como de la estructura y complejidad de ambiente computarizado, incluyendo la unidad informática, los equipos, programas básicos y las aplicaciones utilizadas. 17. Puntos de interés para el examen. Identifique los hechos importantes al momento de revelar la información de la entidad, que amerite se r considerada como área critica. 18. Transacciones importantes identificadas. Identifique las principales transacciones que de acuerdo a la naturaleza de la entidad y su importancia relativa, deberá considerarse para aplicar procedimientos sustitutivos. Ej. Contratos, seguros, prov. cuentas incobrables etc. 19. estado actual de observaciones de exámenes anteriores Carta de dictamen. Identifique las salvedades que constan en el dictamen de Auditoria anterior y evalué las incidencias que estas tiene en el período auditado para que se les vuelva a considerar si el caso lo amerita. Seguimiento en la aplicación de recomendaciones Verifique el cumplimiento de las recomendaciones que constan en los informes emitidos por auditores externos y la unidad de auditoría interna o la contraloría general del estado en el periodo auditado 107

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20. Identificación de los componentes importantes a examinar en la planificación especifica. Se detallaran los componentes identificados como importantes, señalando las rezones para ello. 21. Matriz de evaluación preliminar del riesgo de auditoria Se calificara el riesgo global de la auditoria relacionado con el conjunto de los estados financieros o área a examinar, utilizando una matriz. 22. Recursos a utilizarse, Se deben analizar e indicar que tipo de recurso va a utilizar en la realización de la auditoria, pero tomando en cuenta la planificación preliminar y especifica. 23. Tiempo en el cual se desarrollara el examen Se hará constar el tiempo en el cual se va a llevar a cabo la auditoria, considerando la magnitud de las empresas y transacciones financieras de la misma. 24. Resultados de la auditoria Se describirá los resultados que se espera obtener de la realización de la auditoria, detallaremos lo que espera el cliente y quiere que se logre al momento de la terminación de la misma. 25. Firmas de quien prepara y quien aprueba. Debe existir la correspondiente responsabilidad de las personas que interviene tanto en la preparación de la planificación preliminar, como en su correspondiente aprobación.

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INICIALES

FIRMA

ELABORADO POR

REVISADO POR

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FECHA

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FIRMA ELABORADO

| REVISADO

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FECHA

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HOJA DE APUNTES PARA LA REDACCION DEL INFORME DE AUDITORIA HOJA DE HALLAZGOS AREA DE HALLAZGO:

CUENTA: INTRODUCCION A LA CONCLUSION

1. 2.. CONDICION: A.-

CRITERIO: A.-

CAUSA: A.-

EFECTO: A.-

COMENTARIO DE LOS FUNCIONARIOS: 1.2.COMENTARIOS 1. 2. 3. RECOMENDACIONES: 1.2.3.FIRMA

FECHA

Elaborado por Supervisado por

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SEGUROS 1.

Definiciones

1.1

Contenido del Contrato de Seguros

1.2. Clases, características, y elementos del seguro 1.3. Partes en el contrato de seguros y los intermediarios 1.4.

Conformación del programa de seguros

1.5.

Bienes asegurados. Seguro de Todo Riesgo Daños Materiales

1.6. Información a reportar 1.7. Documentos requeridos para el pago de siniestros 1.8

Aspectos jurídicos y operativos del siniestro

1.9

Proceso General para el Trámite de Siniestros

1.10. Documentos requeridos para el pago de siniestros: 1.11. Reaseguros 1. Introducción El seguro es un contrato por el cual una de las partes (el asegurador) se obliga, mediante una prima que le abona la otra parte (el asegurado), a resarcir un daño o cumplir la prestación convenida si ocurre el evento previsto, como puede ser un accidente o un incendio, entre otras. 1.1. Clasificación de los seguros De diversos modos pueden clasificarse los seguros. En primer lugar, según se hallen a cargo del Estado, en su función de tutela o de la actividad aseguradora privada, se dividen en seguros sociales y seguros privados.

Seguros sociales: Los seguros sociales tiene por objeto amparar a la clase trabajadora contra ciertos riesgos, como la muerte, los accidentes, la invalidez, las enfermedades, la desocupación o la maternidad. Son obligatorios sus primas están a cargo de los asegurados y empleadores, y en algunos casos el Estado contribuye también con su aporte para la financiación de las indemnizaciones. Otra de sus características es la falta de una póliza, con los derechos y obligaciones de las partes, dado que estos seguros son establecidos por leyes y reglamentados por decretos, en donde se precisan esos derechos y obligaciones.

El asegurado instituye al beneficiario del seguro, y si faltase esa designación serán beneficiarios sus herederos legales, como si fuera un bien ganancial, en el orden y en la proporción que establece el Código Civil. Por consiguiente, producido el fallecimiento del asegurado el Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social abona el importe del seguro a los beneficiarios instituidos por aquél o a sus herederos. El sistema de previsión de las cajas de jubilaciones no es técnicamente un seguro, aunque por sus finalidades resulta análogo. Permite gozar de una renta a los jubilados y cubre los riesgos del desamparo en que puede quedar el cónyuge y los hijos menores de una persona con derecho a jubilación, ordinaria o extraordinaria, a la fecha de su fallecimiento. 2.

Seguros privados: Estos seguros son los que el asegurado contrata voluntariamente para cubrirse de ciertos riesgos, mediante el pago de una prima que se halla a su cargo exclusivo. Además de estas características podemos señalar:

Los seguros privados se concretan con la emisión de una póliza – el instrumento del contrato de seguro – en la que constan los derechos y obligaciones del asegurado y asegurador. En nuestro país los seguros privados son explotados, en su mayoría por compañías privadas.

1.2. CONTENIDO DEL CONTRATO DE SEGUROS 1. CONTRATO DE SEGURO El seguro es un contrato, en virtud del cual una persona jurídica llamada asegurador, asume, a cambio de una prima, un riesgo que le es trasladado por una persona natural o jurídica llamado asegurado y en el cual éste tiene un interés asegurable, con el fin

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de indemnizarlo, en el evento de que ocurra la realización del riesgo previsible. 2. PÓLIZA Es el documento contentivo del contrato de seguro y que sirve como prueba de la existencia del mismo. Este documento deberá redactarse en castellano, firmarse por el asegurador y entregar al asegurado en el plazo de 15 días contados desde su celebración. Toda póliza debe contener los siguientes datos: a.b.c.d.e.-

El nombre y domicilio del asegurador; Los nombres y domicilios del solicitante, asegurado y beneficiario; La calidad en que actúa el solicitante del seguro; La identificación precisa de la persona o cosa con respecto a la cual se contrata el seguro; La vigencia del contrato, con indicación de las fechas y horas de iniciación y vencimiento, o el modelo de determinar unas y otras; f.- El monto asegurado o el modo de precisarlo; g.- La prima o el modo de calcularla; h.- La naturaleza de los riesgos tomados a su cargo por el asegurador; i.- La fecha en que se celebra el contrato y la firma de los contratantes; j.- Las demás cláusulas que deben figurar en la póliza de acuerdo con las disposiciones legales. Los anexos deben indicar la identidad precisa de la póliza a la cual corresponden; y las renovaciones, además, el período de ampliación de la vigencia del contrato original. 3. RIESGO El riesgo es el suceso incierto que no depende exclusivamente de la voluntad del tomador, del asegurado o del beneficiario, y cuya realización de origen a la obligación del asegurador. Los hechos ciertos, salvo la muerte, y los físicamente imposible, no constituyen riesgos y son, por lo tanto, extraños al contrato de seguro. Tampoco constituye riesgo la incertidumbre subjetiva respecto de determinado hecho que haya tenido o no cumplimiento. 4. SINIESTRO Se denomina siniestro la realización del riesgo asegurado 5. DEDUCIBLE Es el monto o porcentaje del daño indeminizable que invariablemente se deduce del pago de la indemnización y que, por lo tanto, siempre queda a cargo del asegurado. 6. PRIMA Es el costo o precio del seguro, que el tomador se obliga a pagar. Es uno de los elementos de la esencia del contrato de seguro y la mora en el pago de la misma produce la terminación automática del contrato. 7. VALOR ASEGURADO Es el monto que determina la responsabilidad máxima del asegurador en caso de realizarse un siniestro amparado por la póliza 8. AMPARO O COBERTURA Es el riesgo o evento que cubre un determinado seguro. 9. EXCLUSIONES Son los riesgos o eventos que no se amparan en el seguro.

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1.3. CLASES CARACTERÍSTICAS Y ELEMENTOS DEL SEGURO 1. CLASES DE SEGUROS Los seguros en dos clases: - De daños - De personas Así mismo determina que los seguros de daños podrán ser reales y patrimoniales. 2. CARACTERÍSTICAS DEL SEGURO Las características principales del contrato de seguro, las cuales son: - Consensual - Bilateral - Oneroso - Aleatorio - De Ejecución Sucesiva 3. ELEMENTOS ESENCIALES DEL CONTRATO DE SEGURO. Son de la esencia del contrato de seguro, los siguientes elementos que describimos a continuación. 1. El asegurador; 2. El solicitante; 3. El interés asegurable; 4. El riesgo asegurable; 5. El monto asegurado o el límite de responsabilidad del asegurador, según el caso; 6. La prima o precio del seguro; y, 7. La obligación del asegurador, de efectuar el pago del seguro en todo o en parte, según la extensión del siniestro. La ausencia o defecto de cualquiera de ellos, conllevará a que el contrato no produzca efecto alguno. El interés asegurable: Para los seguros de daños tienen interés asegurable para toda persona cuyo patrimonio pueda resultar afectado, directa o indirectamente, por la realización de un riesgo. Es asegurable todo interés que, además de lícito, sea susceptible de estimación en dinero. Por lo tanto podemos decir que el interés asegurable es el vínculo patrimonial entre la persona y la cosa que se puede ver afectado con la realización del riesgo. El riesgo asegurable: Es el segundo elemento esencial es el suceso incierto que no depende exclusivamente de la voluntad del asegurado o del beneficiario, y cuya realización de origen a la obligación del asegurador. La prima o precio del seguro: Es la contraprestación a cargo del tomador y a favor del asegurador, el cual se pago como contraprestación por la asunción del riesgo. La obligación condicional del asegurador: Es la contraprestación a cargo del asegurador y a favor del beneficiario del seguro, consistente en la indemnización que debe pagar aquel ante la realización del siniestro. 1.3. PARTES

EN EL CONTRATO DE SEGUROS Y LOS INTERMEDIARIOS

1. PARTES EN EL CONTRATO DE SEGURO Son partes en el contrato de seguro el asegurador. Adicionalmente intervienen otras personas como el asegurado y el beneficiario. a.- ASEGURADOR Es la persona Jurídica que asume los riesgos, debidamente autorizada para ello con arreglo alas leyes y reglamentos.

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b.- TOMADOR Es la persona que obrando por cuenta propia o ajena, traslada los riesgos. c.- Asegurado: Es la persona sobre la cual recae el riesgo, es decir la persona que tiene el interés asegurable. d.- Beneficiario: Es la persona que recibe el pago de la indemnización por parte de la aseguradora. 2. INTERMEDIARIOS DE SEGUROS Son intermediarios de seguros: - Los Agentes, - Las Agencias y - Los Corredores Los agentes son las personas naturales que promueven la celebración de contratos de seguro y de capitalización y la renovación de los mismos en relación con una o varias compañías de seguros o sociedades. La agencia representa a una o varias compañías de seguros, en determinado territorio, y con las facultades mínimas señaladas por la Ley. Tanto las agencias como los agentes, representan a las compañías de seguros para las cuales están autorizados trabajar, y por consiguiente los compromisos que adquieren dentro del desarrollo de su objeto social, compromete a la aseguradora. Son corredores de seguros, las sociedades anónimas cuyo objeto social, sea exclusivamente ofrecer seguros, promover su celebración y obtener su renovación a título de intermediarios entre el tomador y el asegurador. Actualmente, solo los corredores de seguros se encuentran sujetos a la inspección y vigilancia por parte de la Superintendencia Bancos y Seguros. 1.4. CONFORMACIÓN DEL PROGRAMA DE SEGUROS Cubre las pérdidas o daños materiales que sufran los bienes asegurados, por cualquier causa no excluida expresamente. 1. SEGURO DE TODO RIESGO DAÑOS MATERIALES Objeto del seguro Amparar todos los bienes inmuebles y muebles de propiedad del asegurado o aquellos que se encuentren bajo su control, tenencia, responsabilidad o custodia, ubicados en el territorio nacional contra los daños o pérdidas materiales a consecuencia de cualquier riesgo, tanto por eventos internos o externos, incluyendo las pérdidas consecuenciales por todo concepto. Los sublímites otorgados en cada una de las cláusulas establecidas operan en exceso del valor asegurado y no haciendo parte del mismo. Con esta póliza, se unifica en un solo seguro, las coberturas que se pueden contratar bajo las pólizas de Incendio y/o Rayo, Sustracción, Equipo Electrónico y Rotura de Maquinaria, para obtener una mayor protección de sus bienes e intereses al contratar una póliza de Todo Riesgo, bajo la cual se amparen todas las pérdidas o daños que puedan sufrir estos, con excepción de los expresamente excluidos. AMPARO BÁSICO Todos los daños, pérdidas o desaparición que sufran los intereses asegurados, originados por cualquier causa no expresamente excluida, sea que dichos bienes estén en uso o inactivos, dentro o fuera de los predios del asegurado y dentro del territorio nacional, así como los costos y/o gastos en que incurra, o todos combinados, como consecuencia de dichos daños o pérdidas; incluyendo las siguientes coberturas y/o eventos pero sin estar limitado a ellos: Daño material, hurto y hurto calificado para todos los bienes, todo riesgo sustracción, corriente débil, pérdida de datos o portadores externos de datos incluyendo software, rotura de maquinaria, frigoríficos, daños a calderas u otros aparatos generadores de vapor, rotura accidental de vidrios, terremoto, temblor, erupción volcánica, maremoto, tsunami y demás eventos de la naturaleza, Actos Mal Intencionados de

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Terceros (AMIT), Huelga, Motín, Asonada, Conmoción Civil o Popular (HMACCoP), Terrorismo, Sabotaje. AMPAROS ADICIONALES 

 

Adecuación de construcciones a las normas de sismo resistencia: Se extiende la cobertura del seguro a amparar los costos y gastos razonables en que incurra el asegurado, cuando a consecuencia de un evento amparado bajo la póliza, los edificios y obras civiles sufran daños estructurales, cuya reparación o reconstrucción conlleve la adecuación a normas sismo resistentes vigentes al momento de efectuarse la reparación o reconstrucción del bien asegurado, Sublimite de $ (Monto) Amparo para semovientes hasta $ (monto) evento / vigencia Rotura de vidrios, interiores y exteriores que formen parte del inmueble asegurado hasta $ (Monto) evento / vigencia.

CLÁUSULAS ADICIONALES  

Actos de autoridad Amparo automático para bienes muebles o inmuebles adquiridos o recibidos, en construcción, montaje y/o remodelación sean nuevos o usados (hasta por el 30% del valor asegurado total de la póliza.  Ampara automático para cambio de ubicación del riesgo. No se requiere dar aviso previo o posterior a la aseguradora Por medio de las cláusulas adicionales, se adecuan las condiciones normales del seguro, a las necesidades específicas de la Entidad.  Amparo automático para edificios y contenidos que por error u omisión no se hayan informado al inicio del seguro (hasta por el 30% del valor asegurado total de la póliza y por 120 días)  Amparo automático para equipos reemplazados temporalmente hasta por el 30% del valor asegurado total y por 120 días  Ampliación del plazo para aviso de siniestro a 120 días  Anticipo de indemnización del 75%  Arbitramento o cláusula compromisoria  Bienes bajo cuidado, tenencia, control y custodia  Bienes fuera de edificios  Cláusula de 72 horas para terremoto  Cobertura de equipos móviles y portátiles (30% del valor asegurado)  Concurrencia de amparos, cláusulas y/o condiciones  Conocimiento del riesgo  Daños y pérdida a dineros y títulos valores  Definición del riesgo  Denominación en libros  Derechos sobre el salvamento  Designación de ajustadores  Designación de bienes asegurados  Determinación de la pérdida indemnizable  Elementos dañados y gastos  Eliminación de cláusula de garantías  Equipos de reemplazo temporal  Errores, omisiones e inexactitudes no intencionales  Errores u omisiones en la presentación de la información sobre bienes asegurados  Detalles técnicos  Extensión de la cláusula de traslados temporales para amparar el tránsito de los bienes  Gastos adicionales límite 100% de los gastos demostrados  Gastos adicionales para acelerar la reparación, reacondicionamiento o el reemplazo de los bienes asegurados o para continuar o restablecer lo mas pronto posible las actividades del asegurado límite 100% de los gastos demostrados  Gastos de extinción de incendio límite 100% de los gastos demostrados  Gastos de extinción del siniestro límite 100% de los gastos demostrados  Gastos de preservación de bienes límite 100% de los gastos demostrados  Gastos extraordinarios por tiempo extra, trabajo nocturno, trabajo en días feriados límite 100% de los gastos demostrados  Gastos para demostrar el siniestro y su cuantía límite 100% de los gastos demostrados  Gastos por arrendamiento en caso de siniestro límite 100% de los gastos demostrados  Gastos por reacondicionamientos, reemplazos temporales y/o provisionales o reparaciones de bienes asegurados o construcciones provisionales o transitorias, así como el valor del arrendamiento temporal de bienes muebles o inmuebles límite 100% de los gastos demostrados  Honorarios profesionales (ingenieros, topógrafos, arquitectos, etc., incluyendo gastos de viaje y estadía límite 100% de los gastos demostrados  Incremento en los costos de operación  Labores y materiales  Modificaciones a favor del asegurado

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 Modificaciones del riesgo hasta 120 días  Movilización de bienes para su uso (10% del valor asegurado evento vigencia)  No concurrencia de deducibles  No tasación de inventario cuando la cuantía reclamada por el asegurado, sea igual o inferior al 0.001% del valor asegurado total de la póliza  Obras en construcción y/o terminadas y/o montaje ( 30% del valor asegurado)  Pago de auditores, revisores y contadores límite 100% de los gastos demostrados  Pago de indemnización directamente a contratistas y proveedores  Primera opción de compra del salvamento para el asegurado  Propiedad horizontal  Propiedad personal de funcionarios límite $ (monto) evento $ (monto) vigencia  Reconstrucción de archivos hasta el 100% de los gastos demostrados  Remoción de escombros hasta el 100% de los gastos demostrados  Renta hasta por el 100% de los gastos demostrados, sublímite mínimo $ (monto) mes $ (monto) al año  Reposición o reemplazo para equipos eléctricos y electrónicos y para maquinaria  Reposición o reemplazo para equipos eléctricos y electrónicos y para maquinaria hasta la concurrencia del valor asegurado  Reposición o reemplazo para demás bienes  Reproducción o reemplazo de información contenida en documentos, archivos de cualquier tipo, bases de datos, planos, etc., hasta el 100% de los gastos demostrados  Restablecimiento automático del valor asegurado por pago de siniestro para las coberturas huelga, motín, asonada conmoción civil o popular hasta $ (monto)  Secreto industrial, propiedad industrial, marcas de fábrica y nombres  Sistema flotante para mercancías, insumos, materias primas, productos en proceso, productos terminados, con reporte mensual y ajuste anual, el asegurado presentará a la compañía dentro de los 60 días subsiguientes a la terminación de la póliza el saldo de las mercancías (elementos de consumo)  Traslado temporal de bienes (incluye transporte y permanencia de predios de terceros, por 120 días)  Valor acordado sin aplicación de infraseguro  Valores admitidos globales sin relación de bienes EXCLUSIONES GENERALES 

Materiales nucleares, emisión de radiaciones ionizantes o contaminación por la radioactividad de cualquier combustible nuclear o de cualquier desperdicio proveniente de la combustión. Para efectos de este aparte, solamente se entienden por combustión cualquier proceso de fisión nuclear que se sostiene por si mismo. Guerra civil o internacional, invasión, acto de enemigo extranjero, hostilidades u operaciones de guerra (haya habido o no declaración de guerra), rebelión y sedición  Responsabilidad civil contractual y extracontractual  Dolo o culpa grave de los representantes legales del asegurado  Infidelidad o actos deshonestos de los accionistas o socios, administradores o cualquiera de los trabajadores del asegurado y los faltantes de inventario  Contaminación ambiental de cualquier naturaleza sea esta gradual, súbita o imprevista, incluyendo las multas por tal causa, y las indemnizaciones que se vea obligado a pagar el asegurado por orden de cualquier autoridad administrativa o judicial, con absoluta prescindencia de que llegue a configurarse o no una responsabilidad en contra del asegurado por tal contaminación  Lucro Cesante  Desgaste resultante del uso y operación normal  Operar la maquinaria bajo condiciones anormales o por encima de la capacidad original de diseño durante ensayos, experimentos o pruebas  Fermentación y vicio propio  Hundimientos, desplazamientos, agrietamientos y asentamientos de muros, pisos, techos, pavimentos o cimientos, que ocurran como consecuencia de vicio propio del suelo o de errores de construcción que ocurran dentro de los 12 meses siguientes a la puesta en marcha del bien afectado BIENES NO CUBIERTOS: Terrenos, suelos, siembras y bosques       

Bienes en tránsito. Vehículos a motor que se encuentren fuera de los predios del asegurado y que tengan o deban tener licencia para transitar en carreteras Aeronaves Embarcaciones y planchones acuáticos Vías de acceso sus complementos y sus anexos Pieles, joyas, relojes, piedras preciosas o semipreciosas, oro y otros metales preciosos, menaje doméstico Frescos o murales que con motivo de decoración formen parte de los edificios o estén pintados allí

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Aquellos bienes de consumo en el proceso industrial que le es propio, contenidos y en uso dentro de los equipos o maquinaria en operación, tales como combustibles, lubricantes, refrigerantes, y similares, no quedan comprendidos en esta exclusión los catalizadores, iniciadores, el aceite usado en los transformadores o interruptores eléctricos, el mercurio utilizado en los rectificadores de corriente, y aquellos bienes de consumo que se encuentran en inventarios como materias primas o de consumo en almacenes, bodegas y tanques de almacenamiento Bienes en construcción y/o montaje, con excepción de lo estipulado en la condición décimo segunda de la póliza

VALORES ASEGURADOS La suma total asegurada para los intereses asegurados bajo la condición de la póliza, que constituye la responsabilidad máxima de la aseguradora en caso de una pérdida o daño parcial o total material que afecte los intereses asegurados o, gastos, o costos, o todos los combinados, ascienden a la cantidad estipulada en la carátula de la póliza por evento o siniestro, con prescindencia del número de veces que dicho daño ocurra durante la vigencia de la presente póliza 1.7. BIENES ASEGURADOS. Seguro de Todo Riesgo Daño Material EDIFICIOS Son las construcciones fijas, incluyendo escaleras exteriores, cimientos, mejoras locativas, cerramientos, de propiedad del asegurado o por las cuales sea legalmente responsable. VIDRIOS DE LA EDIFICACIÓN Bajo este artículo se amparan los vidrios interiores y exteriores de la edificación hasta por el monto de valor asegurado indicado. MEJORAS LOCATIVAS Son todas aquellas mejoras al inmueble. A aún en el caso de no ser propietaria del bien, ha realizado inversiones para adecuarlas a sus necesidades, tales como: tapetes, tapizados, enchapes, mejoras eléctricas, cielos rasos, divisiones modulares, etc., los cuales al momento de un siniestro pueden afectar el patrimonio y normal funcionamiento. MUEBLES Y ENSERES Comprende todos los elementos devolutivos de la Entidad como escritorios, sillas, mesas, cortinas, bibliotecas, archivadores, equipos, que no sean eléctricos o electrónicos y que no se encuentren comprendidos en alguna otra clasificación. MAQUINARIA Y EQUIPO Toda la maquinaria, equipos, accesorios, herramientas, tanques de almacenamiento, mezcladoras de materia prima e insumos, empacadoras, molinos, silos de almacenamiento, extrusores, cargadores, básculas, bandas transportadoras de materia prima y producto terminado, estibadores, papeles de control, instalaciones eléctricas, de vapor, de aire, de líquidos y de agua que correspondan a maquinarias, equipos fijos para manejo y movilización de materiales, transformadores, subestaciones, plantas eléctricas, motobombas, aire acondicionado, calderas, equipos de extinción de incendio, entre otros. MERCANCÍAS Para efectos de la póliza comprende todos los devolutivos adquiridos por el asegurado bien sea nuevos o usados que ingresen al almacén y que posteriormente se den al servicio de un cuentadante. Así mismo comprende los devolutivos en servicio que sean reintegrados al almacén para dar de baja o para su posterior uso. EQUIPOS DE COMPUTO EN GENERAL Computadores considerados integralmente con todos sus componentes internos como, discos duros, memoria ram, cd room, tarjetas de video, sonido, red, comunicaciones, etc., Periféricos como pantallas, filtros, mouse, impresoras, scaners, lectores ópticos, módems, quemadores de cd., reguladores de voltaje. EQUIPOS DE TELEFONIA Fax, conmutadores, centrales telefónicas, aparatos telefónicos, consolas, etc. Los deducibles son las sumas o porcentajes que la Entidad debe asumir de cualquier pérdida que se presente y que esté amparada por el seguro. EQUIPOS DE OFICINA Fotocopiadoras, centros electrónicos de control numérico, equipos de vigilancia, cámara de video, centros de control, detectores y sensores de movimiento y humo, detectores de metales, máquinas de escribir eléctricas y electrónicas, calculadoras y demás objeto de la cobertura no mencionados: EQUIPOS MÉDICOS Y DE LABORATORIO EQUIPOS MÓVILES Y PORTÁTILES Laptop, impresoras portátiles, teléfonos celulares, beeper, equipos de radiocomunicaciones, sistemas de comunicación, equipos de ingeniería etc. OTROS CONTENIDOS. Dentro de los bienes también se amparan las Armas de fuego, Obras civiles en proceso de construcción o terminadas, dineros y títulos valores contenidos dentro y fuera de caja fuerte, obras de arte como cuadros, esculturas, colecciones, libros de

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contabilidad, documentos de comercio y control, bonos, escrituras, pagares, títulos, letras, planos, croquis, dibujos, patrones, moldes, modelos, manuscritos y similares sobre los cuales en caso de siniestro, la indemnización no excederá del costo de su trascripción y/o reconstrucción. DEDUCIBLES Son las sumas o porcentajes que el asegurado asume de cualquier reclamo que se presente y que afecte las pólizas contratadas con deducible. En caso de indemnización por reposición, el valor del mismo se deduce del valor pagado por la aseguradora y por lo tanto debe ser cancelado por el asegurado directamente al proveedor del bien o empresa que presta el servicio respectivo.

          

Terremoto, temblor y/o erupción volcánica: 1% sobre el valor asegurado del predio o bien afectado sin mínimo Huelga, Motín, Asonada, Conmoción Civil o Popular y Actos Mal Intencionados de Terceros: Sin deducible Hurto y hurto calificado para cualquier bien diferente a equipos eléctricos y electrónicos: Sin deducible Demás eventos para cualquier bien diferente a equipos eléctricos y electrónicos: Sin deducible Hurto y hurto calificado de equipos eléctricos y electrónicos diferentes a móviles y portátiles y celulares, beeperes y radioteléfonos: Sin deducible Hurto y hurto calificado de equipos eléctricos y electrónicos móviles y portátiles diferentes a celulares, beeperes y radioteléfonos: Sin deducible Demás eventos equipos eléctricos y electrónicos diferentes a celulares, beeperes y radioteléfonos: Sin deducible Todo daño o pérdidas de celulares, beeperes y radioteléfonos: Sin deducible Todo daño o pérdidas de maquinaria: Sin deducible Rotura de vidrios: sin deducible Límite agregado sin aplicación de deducible ni demérito por uso hasta por $ (monto)

Ante cualquier siniestro se debe emplear los medios disponibles para evitar su propagación. Recuerde que la vida e integridad de las personas debe prevalecer obre cualquier cosa. 1.6. INFORMACIÓN A REPORTAR Con el objeto de mantener debidamente asegurados lo bienes de propiedad del asegurado aquellos por los cuales sea o fuere legalmente responsable, MENSUALMENTE se debe reportar a la oficina de seguros de la Entidad, manejada o Corredores de Seguros, la siguiente información: Relación de los inmuebles adquiridos o recibidos a cualquier título (compra, comodato, préstamo, custodia, etc.) que no estuvieren asegurados así como aquellos bienes dados de baja durante el mes inmediatamente anterior, con el objeto de incluirlos o excluirlos de la póliza. Dicha relación debe contener como mínimo: (Ver formato 1)       

Tipo de novedad (inclusión o exclusión) Nombre del inmueble Dirección, Municipio y Departamento Área construida y área total Valor área construida y área total Indicación si el inmueble está clasificado como patrimonio cultural Mejoras locativas efectuadas en los inmuebles de propiedad del a Universidad Nacional o sobre aquellos bajo los cuales sea responsable, indicando como mínimo: (Ver formato 2)  Relación de los bienes devolutivos adquiridos o recibidos a cualquier título (compra, comodato, préstamo, custodia, etc.) que no estuvieren asegurados así como aquellos bienes dados de baja durante el mes inmediatamente anterior, con el objeto de incluirlos o excluirlos de la póliza. Dicha relación debe contener como mínimo: (Ver formato 3)  Tipo de novedad  Cantidad  Descripción incluyendo clase, modelo, etc.  Marca  Serial  Ubicación  Número de inventario  Valor Unitario

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

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Valor total

 Cualquier otra variación o modificación en los bienes actualmente asegurados bajo este seguro.  Valor del saldo mensual de los bienes de consumo en todos los almacenes de la Entidad. 1.7. DOCUMENTOS REQUERIDOS PARA EL PAGO DE SINIESTROS (Copia simple) Conforme al ofrecimiento realizado por la aseguradora, los documentos requeridos para el pago del siniestro son: 1. POR INCENDIO  

Informe detallado de las circunstancias de modo, tiempo y lugar de ocurrencia de los hechos Dos presupuestos o cotizaciones del valor de reposición o reparación de los bienes afectados, así como relación detallada de otras pretensiones con sus debidos soportes

2. POR SUSTRACCION Informe de la autoridad competente en donde se describan los hechos   

Informe detallado de las circunstancias de modo, tiempo y lugar de ocurrencia de los hechos Denuncia policial Relación detallada de los bienes hurtados

3. POR CORRIENTE DEBIL    

Informe detallado de las causas del daño y fecha en que ocurrió el siniestro Denuncia policial Sentencia judicial ejecutoriada cuando no exista responsabilidad evidente del asegurado Factura de compra o entrada de ingreso al almacén

4. POR ROTURA DE MAQUINARIA   

Informe técnico sobre las causas del daño y fecha en que ocurrió el siniestro Denuncia policial Sentencia judicial ejecutoriada cuando no exista responsabilidad evidente del asegurado

RECOMENDACIONES EN CASO DE SINIESTRO Al ocurrir un evento que pueda afectar este seguro, se deben tener presentes las siguientes recomendaciones:         

Se deben emplear todos los medios de que disponga, para evitar su propagación y extensión y así poder salvaguardar los bienes asegurados que no fueron afectados con el siniestro. No se podrá remover ni ordenar la remoción de los escombros que haya dejado el siniestro, sin la autorización escrita de la Aseguradora o sus representantes. Se debe dar aviso inmediato a la aseguradora o Corredores de Seguros. Es obligatorio preservar y entregar el salvamento a la Aseguradora. No se podrá renunciar en ningún momento en los derechos contra terceros responsables del siniestro, tal renuncia puede acarrear la pérdida del derecho a la indemnización. No se deben efectuar reparaciones sin la autorización de la Aseguradora. En caso de hurto, formular denuncia penal ante la autoridad competente e informar de la ocurrencia del siniestro con copia de la denuncia y demás documentos complemento del reclamo. Obtener y entregar, o poner de manifiesto, los detalles, libros, facturas, documentos justificativos, actas y cualquier otro informe que sean necesarios para demostrar la ocurrencia del siniestro y el monto de la pérdida, según la lista de requisitos para el pago de indemnizaciones. Conservar las partes dañadas y tenerlas a disposición para que puedan ser examinadas por el experto de la aseguradora en caso de ser necesario.

1.8 ASPECTOS JURÍDICOS Y OPERATIVOS DEL SINIESTRO 1. Aspectos Jurídicos en la Ocurrencia del Siniestro 1.

OCURRENCIA DEL SINIESTRO.- En consecuencia, la indemnización constituye la contraprestación que la Aseguradora brinda la Entidad por el pago de la prima. 2. OBLIGACIONES DEL ASEGURADO.- En caso de ocurrencia de un Siniestro son obligaciones del Asegurado:  Evitar la extensión y propagación del siniestro ocurrido y proveer al salvamento de las cosas aseguradas,

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Dar noticia a la aseguradora de la ocurrencia del siniestro, dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a la fecha de ocurrencia del evento. Al dar la noticia del siniestro la entidad debe declarar a la aseguradora los seguros coexistentes indicando el Asegurador y la suma asegurada, Probar la ocurrencia del siniestro y la cuantía de la pérdida.

AVISO DEL SINIESTRO      

La noción del aviso es indicar un hecho o evento escueto y huérfano de toda prueba por el cual el Asegurado o Beneficiario informa a la Aseguradora la ocurrencia de un siniestro que puede afectar la Cobertura dada en una póliza de seguro. El Asegurado, tiene la oportunidad de avisar hasta dos días después del hecho o durante cualquier otro término pactado en las pólizas. Por la falta de un aviso oportuno, el asegurador puede deducir de la indemnización los perjuicios que le cause dicho incumplimiento, Una vez se reciba el aviso o se haya tenido conocimiento de la ocurrencia del siniestro, no habiendo un reclamo formal, se debe acusar recibo del aviso solicitando por medio de comunicación escrita la formalización del reclamo y el envío de pruebas de la ocurrencia y de la cuantía de la pérdida. El aviso debe ser por escrito (vía fax), a la aseguradora o por conducto del Corredor de Seguros de la Entidad, por tratarse tan solo de dar noticia de un hecho siniestral. Lo anterior implica hacer apertura inmediata del siniestro en el sistema.

4. INSPECCIONES PREVIAS  Cuando la Aseguradora lo estime conveniente podrá trasladar un funcionario o al ajustador designado, al lugar de ocurrencia de los hechos para efectuar una inspección directa sobre los daños ocurridos.  Mediante esta inspección se pretende obtener la información más completa posible, acerca de las causas o circunstancias en que se produjo el siniestro y sus consecuencias. Esta inspección generalmente va acompañada de toma fotográfica, interrogatorio de testigos, elaboración de inventario de salvamento y demás detalles que quedan escritos en el expediente del reclamo. 1.

3.        

CONSTITUCIÓN DE RESERVAS.- Ocurrido el Siniestro se debe hacer una estimación preliminar de las pérdidas, sin sobrepasar el monto asegurado para que la aseguradora pueda establecer una reserva del posible valor que tenga que indemnizar. REGISTRO DEL SINIESTRO.- Con la documentación inicial el Corredor de Seguros dará apertura al siniestro asignando un número interno de documentación_, el cual se deberá tener en cuenta en las documentación_ de respuesta y envío de documentación. ANÁLISIS DE LA PÓLIZA Y SUS ANEXOS.- Para efectos de determinar si hay o no cobertura, la Aseguradora analiza la póliza afectada con el siniestro verificando aspectos tales como: vigencia de la póliza, Bienes asegurados, Exclusiones, Interés asegurable, Pago de la prima, Deducibles, Amparos contratados, Etc. para comprobar que se ajusta a las condiciones de la póliza.

8. ANÁLISIS Y ESTUDIO DEL RECLAMO 1.

RECLAMO FORMAL.- El reclamo es formal cuando es presentado por escrito por el asegurado, acompañando la prueba de la ocurrencia del siniestro y la demostración de la cuantía de la pérdida, a partir de ese momento empieza a correr el término de un mes para definir la reclamación.

PRUEBA DE LA OCURRENCIA DEL SINIESTRO.- Corresponde al asegurado demostrar la ocurrencia así como la cuantía de la pérdida

PRUEBAS IDÓNEAS DEL SINIESTRO.- Para este efecto debe aportar los documentos necesarios que acrediten la preexistencia de los bienes objeto de los seguros afectados así como las pruebas idóneas que demuestren el siniestro tales como: denuncia ante autoridad competente, actas de intervención de autoridades, declaraciones extra juicio, etc., de acuerdo al ramo afectado y la lista de requisitos para la presentación de reclamos. 1.9. PROCESO GENERAL PARA EL TRÁMITE DE SINIESTROS

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1. GENERALIDADES A continuación presentamos alguna generalidades que deben tenerse en cuenta para iniciar la reclamación de cualquier siniestro que afecte los contratos de seguros contratados por la Entidad. 2. ACTUACIÓN PRELIMINAR Cuando ocurra un siniestro que afecte los bienes amparados por la Entidad, el asegurado tiene la obligación de emplear todos los medios de que disponga para evitar su extensión o propagación y salvaguardar aquellos que puedan salir afectados durante o con posterioridad a la ocurrencia del siniestro. 3. AVISO DE SINIESTRO En caso de presentarse un siniestro que afecte cualquier bien de propiedad de la Entidad, debe informarse por escrito sobre tal circunstancia a la aseguradora, en el menor tiempo posible y ante todo sin superar el número de días señalados en cada una de las pólizas que conforman el programa de seguros. 4. PRESENTACIÓN FORMAL 

 

El Asegurado deberá presentar por escrito a la mayor brevedad posible, la reclamación formal acompañada de la totalidad de los documentos que sustentan la realización del evento, la cuantificación de la pérdida y la propiedad de los bienes, mediante un informe detallado de las perdidas y daños causados por el siniestro, indicando del modo más claro y exacto posible: las circunstancias de tiempo, modo y lugar, los objetos destruidos o dañados y el importe de la perdida correspondiente, según el valor de los mismos en el momento del siniestro, el cual debe quedar registrado en la denuncia respectiva, cuando haya lugar a ello. De acuerdo al tipo de póliza que se afecte, la Aseguradora exige la presentación de los documentos indicados según la información señalada para cada ramo. Al presentar la reclamación, es necesario que la Entidad obtenga y ponga a disposición de la Aseguradora, todos los detalles, recibos, facturas, documentos justificativos, actas, notas de entrada a almacén y cualquier informe que la aseguradora este en derecho a exigirle con referencia a la reclamación, especialmente cuando no sean claras las circunstancias que dieron origen a la causa del siniestro, cuando no es clara la Responsabilidad de la Aseguradora o con el importe de la indemnización.

5. ASPECTOS PARA RESALTAR Con el objeto de mantener debidamente asegurados los bienes e intereses patrimoniales del asegurado, así como para lograr una oportuna indemnización de los siniestros amparados por los seguros contratados, las diferentes sedes deberán efectuar los reportes de información y documentación que se describieron para cada uno de los seguros contratados por la Entidad. Para facilitar los reportes que se deben efectuar, a continuación presentamos un resumen de la información que se debe suministrar indistintamente de que el reporte se presente en ceros o sin movimientos y con la periodicidad abajo indicada: 6. EVENTO PERIODICIDAD FORMATO Adquisición o Baja, a cualquier título, de bienes inmuebles sobre los cuales sea responsable el asegurado Dentro de los 10 días siguientes a la fecha en que se produzca la novedad Formato No. 1 Realización de mejoras locativas sobre inmuebles sobre los cuales sea responsable el asegurado a los 10 días siguientes a la fecha en que se produzca la novedad Formato No. 2 Adquisición o Baja, a cualquier título, de bienes muebles, enseres, maquinaria y equipo, equipos de computo y comunicación y demás bienes similares descritos en el seguro de todo riesgo daños materiales, sobre los cuales sea responsable el asegurado Mensualmente durante los 10 primeros días siguientes al mes reportado Formato.3 1.10. DOCUMENTOS REQUERIDOS PARA EL PAGO DE SINIESTROS: A continuación se resumen los documentos requeridos por la compañía de seguros para el pago de siniestros:

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1. SEGURO DE TODO RIESGO DAÑOS MATERIALES A.- POR INCENDIO  Informe detallado de las circunstancias de modo, tiempo y lugar de ocurrencia de los hechos  Dos presupuestos o cotizaciones del valor de reposición o reparación de los bienes afectados, así como relación detallada de otras pretensiones con sus debidos soportes  Informe de la autoridad competente en donde se describan los hechos B.- POR SUSTRACCION  Informe detallado de las circunstancias de modo, tiempo y lugar de ocurrencia de los hechos  Denuncia penal  Relación detallada de los bienes hurtados 3.- POR CORRIENTE DEBIL Informe detallado de las causas del daño y fecha en que ocurrió el siniestro  Denuncia penal  Sentencia judicial ejecutoriada cuando no exista responsabilidad evidente del asegurado  Factura de compra o entrada de ingreso al almacén 1.11. REASEGURO: El asegurador puede asegurar los riesgos asumidos, es decir, la ley faculta al asegurador a reasegurar los seguros que ha tomado. Superintendencia de Bancos y Seguros 

Las sociedades de seguros son entidades esencialmente financieras, que reciben los ahorros del público para administrar las reservas preestablecidas por los cálculos actuariales.



Esas reservas deben ser invertidas con excepcional prudencia y seguridad.



Es deber del estado examinar la posibilidad de realización de los cálculos y planes de seguro, la colocación de las reservas, los resultados periódicos de esas administraciones y la correcta publicidad de todos aquellos datos que demuestren el desenvolvimiento y el estado de dichas sociedades para que su prestigio resulte indudable y estimule la contratación de nuevos seguros.



Las sociedades de seguros exigen al Estado una fiscalización especializada.

En cuanto a sus objetivos, se le han asignado a la superintendencia los siguientes fines y atribuciones: Controlar y fiscalizar la organización, funcionamiento, solvencia y liquidación de las sociedades de seguros, en todo lo relacionado como su régimen económico, y especialmente sobre los planes de seguro, tarifas, modelos de contrato, balances, funciones y conducta de los agentes o intermediarios general. 1.

Reaseguros activos y pasivos

El reaseguro es un contrato mediante el cual un asegurador que ha tomado directamente un seguro traspasa parte de él a otro asegurador, que, por consiguiente, toma la responsabilidad de pagar la proporción que le corresponda en el caso de que ocurran los riesgos previstos en el seguro contratado. Los riesgos que técnicamente puede asumir una compañía de seguros tienen un límite, pasado el cual se impone la necesidad de realizar reaseguros para ceder a otras compañías ese exceso de riesgos. La regla fundamental para establecer el límite de riesgos que pueden asumir se halla en la uniformidad de los capitales asegurados por cada compañía. Para evitar el desequilibrio que puede producir la falta de uniformidad de los capitales, las compañías reaseguran la parte de los seguros que excede el límite normal de los capitales asegurados. El límite de los riegos que puede correr una compañía de seguros se denomina pleno. La compañía que cede el excedente de su pleno se llama cedente y hace un reaseguro pasivo. La compañía que toma el reaseguro se denomina cesionaria y hace un reaseguro activo.

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A su vez, un reaseguro activo puede ser materia de un nuevo reaseguro en otra compañía. Este reaseguro se denomina retrocesión. Por lo común las compañías cedentes pagan a las cesionarias las mismas primas que cobran a los asegurados y perciben de ellas una comisión más alta que la que deben abonar a sus agentes o corredores. 2.

Clasificación de los seguros de vida, conforme al riesgo que cubren  Seguros en caso de muerte: En los seguros de este tipo, al fallecimiento del asegurado, el asegurador abona al beneficiario instituido por aquél el importe del seguro.  Seguros en caso de vida: En estos seguros la entidad aseguradora abona al asegurado el importe del seguro, siempre que viva al vencimiento de un determinado periodo de tiempo. También puede convenirse el pago de una renta periódica mientras viva el asegurado, a partir de una fecha establecida de antemano.  Seguros mixtos: Constituyen una combinación de los seguros de muerte y de vida. Por lo tanto, el importe del seguro se paga a los beneficiarios si el asegurado muere antes de vencer el contrato, y se le entrega a él si supervive a esa fecha. Según que cubran a una o más cabezas

 Seguros sobre una cabeza: Se paga el seguro cuando fallece la persona asegurada.  Sobre dos o más cabezas: Mediante este contrato se asegura la vida de dos o más personas y el seguro se paga cuando muere una de ellas a favor de la otra u otras. Atento al número de personas amparadas por la póliza  Seguros individuales: Son los contratos por medio de los cuales se asegura una persona con un seguro de muerte, de vida o mixto.  Seguros colectivos: En estos contratos se asegura la vida de numerosas personas. El seguro se paga a la muerte de estas, a los beneficiarios instituidos. Según las cláusulas adicionales  Seguros con cláusulas adicionales: De acuerdo con estas cláusulas la póliza puede prever otros beneficios.  Seguros sin cláusulas adicionales: Son aquellos cuyas pólizas solo prevé el seguro de muerte, vida o mixto. 1.

Aceptación de los seguros y emisión de las pólizas

La emisión de las pólizas se realiza mediante los siguientes pasos: 1.

Solicitud del seguro.

Verificación de todos los datos que constan en la solicitud.

Aceptación del seguro.

Emisión de la póliza.

La solicitud del seguro es el comprobante mediante el cual el asegurable solicita a la compañía un determinado seguro. Por ello en él figuran los datos necesarios para que el asegurador conozca con exactitud el riesgo que ha de correr al contratar el seguro. Los principales datos son: 1.

Fecha.

Datos de identificación del asegurable.

Objeto y riesgo del seguro.

Descripción de la cosa que ha de asegurarse.

Importe del seguro.

La declaración de salud disminuye los gastos de emisión de la póliza, porque es menos oneroso verificar esa declaración que hacer la revisión médica integral, y simplifica notablemente la gestión ante el asegurable para inducirlo a que tome un seguro de vida. Aceptada la solicitud, se emite la póliza conforme a los datos de aquella y se entrega al interesado

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