Digitaal schadeformulier biedt Carwash oplossing

Met het digitale schadeformulier van More Grip kan je eenvoudig een schademelding van een klant doen. Je doorloopt gewoon alle stappen, veel vragen worden vanzelf ingevuld. Je kunt foto’s uploaden, berichten worden geautomatiseerd verstuurd. Goed geregeld zo.

“In een wasstraat, roll-over en wasboxen is het risico op schade altijd aanwezig. Dat weten we allemaal zegt Pieter Commandeur. Maar niet iedere ondernemer of medewerker gaat daar goed mee om. Vaak worden schades niet goed gemeld, ontbreken er belangrijke gegevens. Maar ook tijdens het verdere proces van schadehandeling kunnen veel zaken verkeerd gaan. Ontbreekt er tijdige communicatie met de klant of eventueel een verzekeringsmaatschappij. Maar ook niet iedere claim van een klant is terecht. Want gelukzoekers proberen het altijd.”

Oplossing

Het digitale schadeformulier van More Grip biedt de oplossing zegt Pieter Commandeur. Er is door More Grip een digitaal platform opgezet waar de carwash ondernemer gebruik van kan maken om schadegevallen goed te melden en in de opvolging professioneel af te handelen. De zorgvuldigheid van opvolging is achter de schermen een belangrijk onderdeel voor een correcte afhandeling voor de klant. Het platform biedt een solide basis voor een transparante schadeopvolging en een beslissing die recht doet zowel aan de melder als aan de carwash.”

Praktijk

“Op onze eigen drie UP Carwash locaties hebben we het systeem uitgetest. En samen met More Grip vervolmaakt. Inmiddels is het idiot-proof gemaakt, het kan bij de gebruiker niet meer misgaan. Maar ook schade-proof, omdat de afhandeling waterdicht is.

• Alle stappen voor het invullen zijn onderverdeeld in verschillende onderwerpen:

• Gegevens van de klant, voertuig, locatie, tijd en type schade.

• Foto’s van de schade en een persoonlijke verklaring van de melder en medewerker

• Ondertekening op basis van akkoord op volledigheid op de ingevulde gegevens

• Automatische verzending kopie naar de klant inclusief uitleg over het verdere vervolg

• Automatische verzending kopie naar de schadebehandelaar voor verdere afhandeling

• Al deze stappen worden genomen op de locatie en de gegevens worden samen met de klant door de medewerker ingevuld op een tablet of iPad. Foto’s worden genomen en ge-upload. Alle stappen en velden zijn verplicht, door de automatisering snel en foutloos te doorlopen. Hoe werkt het praktisch?

Stap 1: met de klant

Pieter Commandeur: “Ik zal uitleggen hoe het bij onze locaties in Beverwijk, Alkmaar en Castricum werkt. Op de IPad opent de medewerker GriPS en er wordt automatisch een schadenummer aangemaakt. Met de iPad worden foto’s van de schade gemaakt. Met de klant wordt het digitale schadeformulier per onderwerp volledig ingevuld.

De medewerker beschrijft de aard van schade. Bijvoorbeeld antenne, lak- of ruitschade, velgen, bumper. Daarna stelt hij/zij met de klant een samenvattende toelichting op. Eenmaal alles ingevuld en akkoord, dan wordt de melding onder het schadenummer opgeslagen en een kopie ervan wordt automatisch naar de klant gemaild met daarbij een begeleidend schrijven wat we gaan doen met de afhandeling van de gemelde schade.”

Stap 2: achter de schermen

“De schademelding staat nu in ons CRM UP Carwash schadeplatform en wordt zichtbaar bij de schadebehandelaar en eventueel teamleider. Want afhankelijk van de gradatie mag een teamleider de schade direct zelf oppakken. Dat gebeurt als het om kleine dingen gaat.

Heeft de schademelding meer aandacht nodig dan wordt de kwestie opgepakt door de schadebehandelaar. Er wordt dan onderzoek gedaan en het proces naar klant en/of verzekeraar wordt centraal geregeld. Een eventuele afwijzing wordt goed gemotiveerd.

Meten is weten

Registratie van claims levert belangrijke historische data op. Het systeem signaleert:

Frequentie: Stel dat bij vestiging X bepaalde claims vaker voorkomen. Of dat een bepaalde klant vaker een schademelding doet. Wat is daar aan de hand?

Schade soort: Stel dat er meerdere dezelfde schademeldingen komen van bijvoorbeeld de rechterbuitenspiegel of de linker velg. Dan weet je dat direct en is het slim dat men gaat kijken bij die componenten in de wasstraat die deze schade mogelijkerwijs kunnen hebben veroorzaakt (kettingbaan, velgenborstel).

Type afhandeling: In de afhandeling hoeft niet iedere keer het wiel opnieuw uitgevonden te worden. De vaste stappen worden doorlopen en specifieke teksten worden gegenereerd.

Dat wil ik ook

“De GriPS-Schadetool van More Grip wordt de carwashondernemer als abonnement aangeboden voor een maandbedrag vanaf € 15,- per waslocatie. Afhankelijk van het proces wordt de software ingericht. Wijkt het proces heel erg af. Dan kiezen we voor maatwerk. De tool is inmiddels uitgerold bij een aantal grote carwash ondernemingen en is erg populair.