Costos del proyecto

COSTOS DEL PROYECTO

ELABORADO POR: YARA AILLEN ROA AGUILERA

PRESENTADO A: SAMUEL ANTONIO VARGAS VARGAS

UNIVERSIDAD PARA LA COOPERACION INTERNACIONAL MÉXICO UCI MÉXICO MAESTRÍA EN ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS HERRAMIENTAS PARA LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS I

Costos del proyecto

BOGOTA D.C.; MARZO 07 DE 2015 TABLA DE CONTENIDO ALCANCE..............................................................................................................................3 Ciclo de vida del Proyecto alcance................................................................................3 ESTRUCTURA DE DIVISIÓN DEL TRABAJO..................................................................5 PRESUPUESTO Y COSTOS.................................................................................................6 Gestión del valor ganado.............................................................................................10 REFERENCIAS....................................................................................................................12

2

Costos del proyecto

COSTOS DEL PROYECTO ALCANCE Es importante identificar la gestión del alcance de cualquier proyecto dado que describe, identifica, controla el trabajo que requiere realizar para obtener un producto o servicio el cual es la base para cualquier proyecto.

Ciclo de vida del Proyecto alcance Se resaltan las claves importantes a tener en cuenta para el éxito de un proyecto1:

Fuente: Torres Hernández, Zacarías, and Torres Martínez, Helí. Administración de proyectos.

México: Larousse - Grupo Editorial Patria, 2014. ProQuest ebrary. Web. 7 March 2015. P. 161

1. La definición del alcance inicia con una idea en las etapas iniciales del proyecto.

2. El alcance evoluciona y se define a detalle en la planeación.

1

Torres Hernández, Zacarías, and Torres Martínez, Helí. Administración de proyectos. México: Larousse - Grupo Editorial Patria, 2014. ProQuest ebrary. Web. 7 March 2015.

3

Costos del proyecto

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3. El alcance se ejecuta y monitorea el cumplimiento en toda la vida del proyecto.

4. El alcance da forma y fondo al producto, servicio, incluso un resultado esperado tras la ejecución del Proyecto.

5. El alcance determina el cómo, cuándo, y dónde, deben realizarse los cambios del proyecto.

Teniendo en cuenta lo anterior, y para hacerlo más fácil de entender, se pone como ejemplo el alcance para el Proyecto de Inclusión laboral de personas con discapacidad, los aspectos que se deben tener en cuenta son: a. Mejorar oportunidades de empleo de las personas con discapacidad. b. Movilizar y sensibilizar al sector empresarial para vincular personas con discapacidad a las empresas. c. Fortalecer a las instituciones de rehabilitación. d. Capacitar y emplear a las personas con discapacidad. e. Articular a los diferentes actores para que se apropien sobre la importancia de la inclusión laboral de personas con discapacidad.

El alcance del proyecto, la importancia y los problemas que se pueden enfrentar y como solucionarlos, así: •

Identificar a los diferentes actores que se requieren para crear política pública que beneficie la inclusión de las personas con discapacidad.

•

Conocer las necesidades y condiciones de las personas con discapacidad, con el fin de capacitarlos, identificando los perfiles profesionales, de acuerdo a las necesidades de esta población y el mercado laboral.

•

Hacer diagnostico a las empresas para que realicen los ajustes razonables para vincular personas con discapacidad.

Costos del proyecto

•

5

Identificar el nivel de compromiso de los diferentes actores para vincular personas con discapacidad.

•

Los actores ponen recursos propios y de cooperación internacional para el desarrollo de todas las actividades que se requieran a favor de esta población.

•

Hacer un estudio sobre la normatividad vigente con el propósito de contra restar la mala interpretación de las leyes para despido a personas que adquieren la discapacidad en la empresa.

•

Motivar al personal de las empresas para trabajar con una población excluida.

•

Crear una marca que respalde todas y cada de las actividades que se plasman en el proyecto con el fin de dar a conocer todo en materia de inclusión laboral, desde lo político, lo institucional, desde la rehabilitación, comunicación frente a la discapacidad en Colombia.

ESTRUCTURA DE DIVISIÓN DEL TRABAJO Es importante resaltar que al momento de identificar, organizar y establecer la estructura de división del trabajo, representa una cadena de mando y de responsabilidad en el proyecto. Esto con el fin de poder identificar responsabilidades, quien atiende y toma decisiones desde el inicio hasta su finalización.

Dicha estructura se puede organizar de forma jerárquica en gerencias, departamentos, zonas, áreas, responsables de trabajo, empleados y colaboradores. Se determina que la cabeza es el propietario o gerente del proyecto, quien responde de forma contractual y financiera por el proyecto.

El diseño de la estructura de división del trabajo debe buscar un entendimiento comprensible entre los administradores de proyectos y todas las partes involucradas. Este éxito depende en gran medida de la integración sistémica y de la programación de actividades multifuncionales en puntos clave de responsabilidad, autoridad y liderazgo.

Costos del proyecto

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Algunas dimensiones que apoyan la integración y que han de ser considerados en el diseño de la estructura del trabajo son (Brown, 2008):

Torres Hernández, Zacarías, and Torres Martínez, Helí. Administración de proyectos. México: Larousse - Grupo Editorial Patria, 2014. ProQuest ebrary. Web. 7 March 2015. P. 174

Teniendo en cuenta lo anterior, se estructura el cuadro de mando para el proyecto de inclusión laboral para Personas con discapacidad, así: Alta

Fundación Corona, Banco Interamericano de Desarrollo, Fundación Saldarriaga

dirección

Concha, Agencia Presidencia de Cooperación Internacional, SENA, Ministerio del Trabajo, Cajas de compensación Familiar: Cafam (Bogotá), Comfenalco (Medellín), Comfandi (Cali), Comfamiliar (Pereira).

Mando

Director del proyecto Coordinadoras locales: Bogotá, Medellín, Cali y Pereira

medio

Consultoras locales: Bogotá, Medellín, Cali y Pereira Coordinador financiero

Coordinadores consultorías específicas Operativo Asistente administrativa Fuente: Programa de inclusión laboral para personas con discapacidad.

PRESUPUESTO Y COSTOS

Costos del proyecto

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Los elementos para este proceso de estudio son: •

Descripción de actividades

•

Tiempo de ejecución por cada actividad

•

Plan de gestión del cronograma

•

Conformación del equipo experto

•

Tiempos mínimos y máximos para cada actividad (mínimo un día, máximo 5 días)

•

Gastos Administrativos

•

Impuestos

•

Imprevistos (10%) del valor total del Proyecto

Para las contingencias se proveen en dos partes, una en tiempo y la otra en recursos. El tiempo, dado que muchas actividades dependen de agentes externos y para solicitar o

recabar algún tipo de información, se tiene como plazo máximo 7 días, sabiendo que una actividad se desarrolla entre dos y tres días.

La reserva de recursos es la más usada dado que por lo general se presentan inconvenientes de última hora, por lo que se deja una reserva del 10%, teniendo en cuenta que se estima además la reserva para impuestos y gastos administrativos, es decir, que el total de las reservas para este proyecto es del 25%.

Teniendo en cuenta el presupuesto que se muestra posteriormente, donde se costea cada una de las actividades, por actividad y por mes, se logra graficar el “el costo en función del tiempo para el proyecto de fortalecimiento técnico a instituciones de inclusión laboral”

Costos del proyecto

Fuente: Programa de inclusi贸n laboral para personas con discapacidad.

8

Costos del proyecto

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A continuación se anexa el cronograma que está proyectado para ejecutarse en un plazo máximo de 10 meses para el proyecto de fortalecimiento técnico a instituciones de inclusión laboral que facilitan el acceso y garantizan la vinculación de personas con discapacidad al ámbito laboral, así:

Marzo

Febrero

Enero

Diciembre

Noviembre

Octubre

Septiembre

Descripción de la actividad

Actividad No.

Septiembre

Octubre

Definir alcance del Proyecto

1

Conformar el equipo Base para el Proyecto

2

$

2.000.000

Conformar el equipo local del Proyecto

3

$

2.000.000

1.1. Investigación y análisis de referentes de modelos

4

$ 1.000.000

1.2. Definición del enfoque del Modelo, componentes y 5 actores relacionados 3.5.2. Definición de la programación del Aula virtual

6

1.3. Definición del Marco conceptual

7

1.6.1. Definición de Marco técnico para Actores prestadores de servicios (Ruta, Indicadores y Herramientas) 1.6.3. Definición de Pautas para Asociaciones de Personas con discapacidad y de Familias de Personas con discapacidad 1.6.2. Definición de Marco técnico para Actores de "segundo piso" (Formulación, Selección, Monitoreo y Evaluación)

Noviembre

Diciembre

Enero

Febrero

Abril

Mayo

Junio

Total por actividad $

-

$

2.000.000

$

2.000.000

$

1.000.000

$ 1.000.000

$

1.000.000

$ 1.000.000

$

1.000.000

$ 2.000.000

$

2.000.000

8

$ 1.000.000

$

1.000.000

9

$ 1.000.000

$

1.000.000

10

$ 1.000.000

$

1.000.000

1.6.4. Definición de Marco técnico para Actores públicos 11

$ 1.000.000

$

1.000.000

3.1. Definición de tipo y cantidad de productos

12

$

$

600.000

3.2.1. Definición de herramienta repositoria de datos

13

$

$

600.000

14

$ 1.000.000

$

1.000.000

15

$

600.000

$

600.000

16

$

800.000

$

800.000

17

$

800.000

$

800.000

1.4. Definición de Ruta de Implementación, Replica y Sostenibilidad del Modelo 1.5. Definición del Marco legal a partir del Marco conceptual, y Estrategia de gestión 2.1.1. Gestión ante el Sena (generación de la Política Institucional de discapacidad) 2.1.3. Gestión ante Centros de Empleo y Cajas de Compensación Familiar 2.1.2. Gestión ante el Ministerio del Trabajo

600.000 600.000

18

$

600.000

$

600.000

2.1.4. Gestión ante Socios "segundo piso" (BID, Fundación Corona y Fundación Saldarriaga Concha)

19

$

600.000

$

600.000

2.2. Gestión ante Entidades de "segundo piso" identificadas (Handicap, UNDP, CICR, PAICMA, JICA y Pacto Global)

20

$

800.000

$

800.000

2.3. Gestión ante Actores locales para conformación de Redes y Grupo de Entidades, y ante Asociaciones

21

$

1.000.000

$

1.000.000

3.4.1. Ajuste de contenidos y funcionalidades a partir del Modelo

22

$

600.000

$

600.000

3.5.1. Ajuste de contenidos a partir del Modelo 23 1.7.1. Definición de Pautas técnicas para instrumentos de Política Pública (Planes de desarrollo, Diagnósticos y 24 Oferta programática)

$

1.000.000

$

1.000.000

$

800.000

$

800.000

$

1.600.000

1.7.2. Definición de Pautas técnicas para acciones de Política Pública (Planes sectoriales y Planes de acción)

25

$

600.000

$

600.000

$

1.200.000

1.7.3. Definición de Pautas Técnicas para scenarios de Coordinación y Articulación de Política

26

$

600.000

$

600.000

$

1.200.000

3.2.2. Análisis de información del Programa

27

$

600.000

$

600.000

$

1.200.000

3.2.3. Generación de contenidos para Informes

28

$

600.000

$

600.000

$

1.200.000

3.3.1. Generación de contenidos para Infografías y otros 29 materiales

$

600.000

$

600.000

$

1.200.000

3.3.2. Supervisión de elaboración de Infografías y otros materiales

$

600.000

$

600.000

$

1.200.000

$

600.000

$

600.000

$

1.200.000

$

800.000

$

800.000

$

1.600.000

30

3.4.2. Definición de elementos de Interacción con otros 31 Sistemas de Información y Actores 3.5.3. Gestión para alianzas y coadministración del Aula 32 virtual

Abril

Marzo

1. Definición del Modelo de Inclusión Laboral

33

$ 1.500.000

$

1.500.000

$

3.000.000

2. Gestión del Modelo ante los actores relacionados, a partir de Ruta de Implementación, Ampliación y Sostenibilidad

34

$ 1.200.000

$

1.200.000

$

2.400.000

3. Generación e implementación de herramientas que potencien la divulgación y apropiación del Modelo

35

$ 1.000.000

$

1.000.000

$

2.000.000

3.2. Coordinación de elaboración de Informes

36

$

600.000

$

600.000

$

1.200.000

3.2.4. Revisión y visto bueno de Informes

37

$ 1.000.000

$

1.000.000

$

2.000.000 3.000.000

Gastos Administrativos

$

38

$

300.000

$

300.000

$

300.000

$

300.000

$

300.000

$

300.000

$

300.000

$

300.000

$

300.000

$

300.000

$

Imprevistos

$

39

$

500.000

$

500.000

$

500.000

$

500.000

$

500.000

$

500.000

$

500.000

$

500.000

$

500.000

$

500.000

$

5.000.000

6.100.000 $

52.200.000

Total Activiades por mes

$

4.800.000 $

3.800.000 $

4.800.000 $

3.400.000 $

4.600.000 $

5.400.000 $

6.600.000 $

Fuente: Programa de inclusión laboral para personas con discapacidad.

6.600.000 $

6.100.000 $

Costos del proyecto

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Así mismo, se determinó la línea de base del proyecto de fortalecimiento técnico a instituciones de inclusión laboral, donde refleja el costo en cada periodo de tiempo, dando como resultado la ejecución del mismo, así:

Fuente: Programa de inclusión laboral para personas con discapacidad.

Gestión del valor ganado El análisis del valor ganado es un método desarrollado en la década de 1960-69 en el siglo pasado y es usado para gobernar, monitorear y controlar casi cualquier proyecto. 2

El valor del trabajo realizado se determina con la información del avance del trabajo realizado (porcentaje) para cada grupo de costos o tareas, multiplicado por el costo total que se tiene presupuestado para cada una de las actividades o tareas.

Para el proyecto de inclusión laboral para personas con discapacidad se tiene un presupuesto total de $52.200.000 y a hoy lleva ejecutado un 80%. Por lo anterior, se determina así: 2

James P. Lewis (2007). Fundamentals Proyect Management, American Management Association (3 edición).

Nueva York, USA, pp 117-126.

Costos del proyecto

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VTR: $52.200.000 X 0,80 = $41.760.000 El resultado se compara con el costo real acumulado, en lo general se resaltas tres posibles casos: El porcentaje de avance de la tarea coincide con el costo acumulado presupuestado para ese avance, es decir que el proyecto se desarrolla segĂşn lo planeado.

El porcentaje de avance de la tarea es superior al costo acumulado para ese avance, es favorable para el proyecto lo que indica, que el proyecto avanza a un bajo costo, menor al presupuestado.

El porcentaje de avance de la tarea es inferior al el costo acumulado presupuestado para ese avance, lo que indica que es una situaciĂłn desfavorable para el proyecto y requiere de medidas correctivas , lo que manifiesta que se ha gastado mĂĄs de lo presupuestado.

Costos del proyecto

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REFERENCIAS

Torres Hernández, Zacarías, and Torres Martínez, Helí. Administración de proyectos. México: Larousse - Grupo Editorial Patria, 2014. ProQuest ebrary. Web. 7 March 2015.

James P. Lewis (2007). Fundamentals Proyect Management, American Management Association (3 edición). Nueva York, USA, pp 117-126.

Turner, J. Rodney. The Handbook of Project-Based Management. New York: McGraw-Hill, 1992.

Project Management Institute, Inc. Guía de los Fundamentos de la Dirección de Proyectos.

(3Edición). EE.UU. 2004