ZJAZD NADWYCZAJNY HUFCA STRZELCE KRAJEŃSKIE ZHP Z DNIA 5 LISTOPADA 2016 R.
PROGRAM ROZWOJU HUFCA STRZELCE KRAJEŃSKIE ZHP NA LATA 2016 – 2019
Strona 1 z 13
Misja ZHP Misją Związku Harcerstwa Polskiego jest wychowanie młodego człowieka, czyli wspieranie go we wszechstronnym rozwoju i kształtowaniu charakteru przez stawianie wyzwań.
Misja Hufca Strzelce Krajeńskie ZHP Poprzez tworzenie i prowadzenie gromad zuchowych, drużyn harcerskich, starszoharcerskich i wędrowniczych w środowisku zamieszkania dzieci i młodzieży, chcemy przyczynić się do wszechstronnego rozwoju najmłodszych mieszkańców powiatu strzelecko-drezdeneckiego. Działamy w oparciu o kanon tradycyjnych wartości zapisanych w Prawie i Przyrzeczeniu Harcerskim oraz nawiązując do tradycji harcerstwa naszego powiatu. Zadaniem władz hufca jest stwarzanie warunków do pomyślnego działania tych jednostek oraz szkolenie nowej kadry i wprowadzanie harcerstwa do tych miejsc, gdzie ono jeszcze nie funkcjonuje – tak aby każdy młody człowiek miał szansę przeżyć harcerską przygodę.
Analiza sytuacji hufca Plan określa plan rozwoju hufca w związku ze zwołaniem zjazdu nadzwyczajnego, po roku kadencji wybranego wcześniej komendanta hufca. Sytuacja w hufcu stała się na tyle niestabilna, że komisja rewizyjna hufca postanowiła zwołać zjazd w celu przerwania kadencji dotychczasowych władz.
Analiza stanu ilościowego Obecnie Hufiec Strzelce Krajeńskie ZHP liczy ponad 300 zuchów, harcerzy, harcerzy starszych, wędrowników, instruktorów i seniorów. W hufcu działa 19 podstawowych jednostek organizacyjnych – 3 gromady zuchowe, 3 drużyny harcerskie, 4 drużyny wielopoziomowe, 1 drużyna starszoharcerska, 2 drużyny wędrownicze, 1 klub harcerski, 2 kręgi, 3 drużyny NS. Istnieją drużyny, które pracują niesystematycznie, akcyjnie. Bywają lata, że nie zgłaszają gotowości do pracy w danym roku harcerskim.
Analiza kształcenia - Tylko nieliczni drużynowi zostali przeszkoleni do pełnionej funkcji, większość nie posiada jeszcze stopnia instruktorskiego, cześć jest w trakcie realizowania próby na stopień przewodnika. - W trakcie jest tworzenie ZKK.
Analiza sytuacji gospodarczej - Hufiec posiada biuro, współdzielone z trzema innymi organizacjami, drużyny zazwyczaj posiadają własne harcówki. - W biurze hufca brakuje miejsca na dokumentację hufcową. - W hufcu nie ma wyraźnie wskazanych osób odpowiedzialnych za gospodarowanie majątkiem hufca oraz właściwe jego wykorzystanie. - Hufiec posiada bazę biwakową w Grotowie, jednak nie jest dostosowana do prowadzenia zorganizowanej akcji letniej na duża skalę. - W ostatnim roku hufiec nie starał się o żadne dotacje na zadania celowe z Urzędu Miast czy Starostwa Powiatowego. - Ściągalność składek jest na dobrym poziomie, z wyjątkiem nielicznych drużyn.
Współpraca ze środowiskiem lokalnym - Dosyć dobrze układa się współpraca z Urzędem Miasta w Strzelcach Krajeńskich oraz z innymi jednostkami samorządowymi na terenie działania hufca. Jednostki te wspierają działalność hufca w finansowaniu imprez oraz pracy niektórych drużyn. - Współpraca z dyrektorami szkół układa się pomyślnie. Imprezy hufcowe odbywają się w wielu placówkach oświatowych istniejących na terenie działania hufca. Dyrektorzy nie zawsze są zainteresowani powoływaniem jednostek harcerskich w ich szkołach. - Współpraca z innymi organizacjami o podobnym programie działania układa się dobrze. Harcerze są często współorganizatorami imprez razem z lokalnymi instytucjami kultury lub sportu.
Priorytety na lata 2016-2019 -
doprowadzić do stabilizacji finansowej hufca uporządkować kwestie formalno-organizacyjne i doprowadzić do zgodności działania władz hufca z przepisami ZHP ożywić środowisko instruktorskie w bieżącym zarządzaniu hufcem wykonać zalecenia władz ZHP wobec hufca wykształcić kadrę i jej następców usystematyzować pracę podstawowych jednostek organizacyjnych na terenie hufca doprowadzić do sytuacji pracy rzeczywistą metodą harcerską w drużynach i szczepie wzmocnić pozycję hufca w obszarze współpracy z innymi ośrodkami wychowawczymi i jednostkami samorządu terytorialnego
Cele i zadania na lata 2016-2019 Dział/Element pracy hufca
Co jest?
Standard
Co powinno być?
Co należy zrobić?
Brak planu pracy hufca.
Strategia ZHP, Instrukcja ws. wspierania metodycznego kadry ZHP, instrukcja działania drużyny/hufca, instrukcja HALiZ, System Stopni Harcerskich, Statut ZHP, Podstawy wychowawcze ZHP
Hufiec powinien wspierać drużynowych w tworzeniu planu pracy, przedstawiając im propozycje własne i wyższego szczebla, program hufca nie może być zastępczy dla programu drużyny.
Wprowadzić zasadę biwaku kadry hufca w wrześniu każdego roku, na której kadra wspólnie opracuje program hufca.
Wrzesień 2017
Komenda
Plan pracy drużyny powinien być adekwatny do bieżących potrzeb drużyny i zgodny z metodą harcerską, powinien być oparty o pracę ze stopniem i sprawnościami ZHP.
Plany pracy powinny stać się warunkiem do zatwierdzenia działalności danej PJO na kolejny rok kalendarzowy, co roku winny być przedkładane do końca września, każdy drużynowy powinien zatwierdzić swój plan w KH w wyniku rozmowy z członkiem KH ds. programu i pracy z kadrą, przy okazji wprowadzając odpowiednie zmiany.
Październik 2017
Członek KH ds. programu i pracy z kadrą, drużynowi
Program
Większość środowisk nieterminowo rozlicza plany pracy na nowy rok albo ich plany pracy prezentują niski poziom.
Termin
Odpowiedzialni
Brak wspólnotowości działania w hufcu.
Program hufca powinien zawierać kilka imprez o charakterze wspólnotowym i obligatoryjnym, zatwierdzonych przez kadrę i realizowanym wspólnie.
Należy wypracować 3 stałe imprezy ogólnohufcowe typu: Święto Pieczonego Ziemniaka (Start Harcerski), Festiwal, Turniej Świętego Jerzego, itp. obligatoryjne dla wszystkich, plus zaoferować kadrze różne formy integracji.
Wrzesień 2017
Członek KH ds. programu i pracy z kadrą, drużynowi
Brak podsumowywania rocznej pracy w formie HAL drużyn/szczepów.
Obóz powinien być miejscem spotkania wszystkich drużyn, nie zabierając jednak elementu samodzielnej pracy PJO zgodnie z planem pracy śródrocznej.
Należy zmobilizować wszystkie środowiska do udziału w obozie, opartym o zasady podobozów.
Lipiec 2017
Komendant, komendanci szczepów, drużynowi
Brak odpowiedniego obiegu informacji w hufcu i wśród kadry.
Musi powstać siatka komunikacyjna, dzięki której wymiana informacji będzie odbywać się na bieżąco, strona hufca powinna być aktualna, a odprawy regularne.
Należy powołać grupę roboczą np. na facebook.com do szybkiej wymiany informacji oraz ustalić stały terminarz odpraw (przynajmniej raz na kwartał) drużynowych.
Listopad 2016
Komendant, członek KH ds. ewidencji i promocji, HSI
Dokumentacja
Brak podstawowych dokumentów sekretariatu hufca.
Instrukcja działania hufca, instrukcja działania drużyn, szczepu
W sekretariacie powinny znajdować się: plan pracy KH protokoły posiedzeń regulamin pracy komendanta i komendy hufca rejestr podjętych decyzji i uchwał plan pracy hufca rozkazy wyciągi z ewidencji dokumentacja HALiZ dokumenty zespołów i komisji hufcowych plany pracy PJO protokoły wizytacji PJO rejestr instruktorów rejestr książeczek instruktorskich i harcerskich dokumentacja zaliczeń służby i odznaczeń dziennik korespondencyjny rejestr delegacji rejestr pieczątek rejestr sztandarów
Należy bezzwłocznie uporządkować zaległą dokumentację sekretariatu, poddać publikacji online rozkazy i inne niezbędne dokumenty do pracy w PJO, dokumenty skatalogować, regularnie raz na półrocze przeprowadzać kontrolę komendy hufca przez komisję rewizyjną hufca, narzucić wszystkim zespołom dyscyplinę biurową, uruchomić skrytkę pocztową, na bieżąco prowadzić dokumentację.
max. do grudzień 2017
Komendant, komenda, zespoły hufcowe
Brak większości dokumentów dotyczących obsługi finansów.
Do obsługi finansów potrzeba stworzyć: budżet i sprawozdanie finansowe hufca ewidencja składek członkowskich kopię raportów kasowych i bankowych kopię sprawozdań finansowych HAL/HAZ dokumentacja umów/zleceń dokumentację ubezpieczenia majątku i kasy rejestr druków ścisłego zarachowania (KP dla drużyn) rejestr KW rejestr faktur VAT rejestr zaliczek pobranych z kasy rejestr odpłatności uczestników HAL/HAZ
Należy bezzwłocznie uporządkować zaległą dokumentację finansową, regularnie raz na półrocze przeprowadzać kontrolę komendy hufca przez komisję rewizyjną hufca, narzucić wszystkim zespołom dyscyplinę biurową, na bieżąco prowadzić dokumentację.
max do czerwiec 2017
Komendant, skarbnik
Brak dokumentów PJO.
Brak przestrzeni biurowej i sprzętów do obsługi kancelarii.
Drużynowi powinni składać do hufca: 1. plany pracy 2. karty biwaków i wyjazdów
Do obsługi biura potrzebne są sprzęty biurowe oraz meble z zabezpieczeniem, a najlepszym rozwiązaniem byłoby pozyskanie nowego samodzielnego biura.
Należy uruchomić ekancelarię hufca, dzięki której drużynowi będą mogli składać odpowiednie dokumenty do hufca, wprowadzić obieg cyfrowy przy pomocy skrzynek ZHP.
Należy dokonać transferu Czarnej Jedynki do nowej harcówki, a dawną zagospodarować jako nowe biuro hufca, docelowo pozyskać lokal przy dawnej szkole podstawowej nr 2 oraz zakupić potrzebne sprzęty biurowe.
max do marzec 2017
Komendant, HSI, członek KH ds. ewidencji i promocji
max do styczeń 2018
Komendant, zespół kwatermistrz.
Brak zespołu KK.
Sprawnie działający ZKK, z min. dwoma osobami posiadającymi BOKK.
Zdobycie BOKK przez min. 2 instruktorów z hufca i założenie ZKK.
max do styczeń 2017
Komendant, ZKK
Brak przeszkolonych do funkcji drużynowych.
Prowadzący drużyny są instruktorami ZHP i mają ukończony odpowiedni kurs metodyczny.
Otwarcie prób wszystkim drużynowym bez stopnia pwd, zorganizowanie kursu przewodnikowskiego oraz drużynowych przez hufcowe ZKK tanim kosztem i lokalnie.
Listopad 2016 - Luty 2017
KSI, drużynowi, ZKK
Braki w szkoleniu małej kadry drużyn.
Zastępowi i przyboczni są przeszkoleni do swojej funkcji.
Przeprowadzenia biwaku szkoleniowego całej małej kadry, aby ujednolić poziom pracy.
Luty 2017
Czarna Jedynka, ZKK,
Brak meldunków PJO i ich promocji na stronie hufca.
Strona hufca jest kroniką działalności wszystkich drużyn, a ich artykuły stanowią formę meldunku.
Przeprowadzenie szkolenia obsługi strony dla wszystkich drużynowych, uruchomić działanie HSI, wprowadzić dyscyplinę meldunkową w formie newsów na stronie po zbiórce.
Grudzień 2016
Komendant, HSI
Kształcenie i wizerunek
Instrukcja działania hufca, instrukcja działania drużyn, System pracy z Kadrą, System Stopni Instruktorskich,
Brak budżetu hufca.
Budżet hufca opracowany przy udziale drużynowych.
Opracować realny budżet hufca
Styczeń 2017
Komenda i drużynowi
Brak dotacji i 1%.
Powołanie zespołu finansowego ds. dotacji oraz kontrola konkursów dotacyjnych, grantów itp.
Pozyskać dotację celową dla każdej drużyny lub szczepu przy pomocy zespołu finansowego
Luty 2016
Zespół finansowy
Niesystematyczne wpłaty składek ZHP.
Sprawozdania finansowe, kwartalnie sprawdzane przez komisję rewizyjną hufca i wyciąganie konsekwencji wobec nieterminowych PJO.
Wprowadzić dyscyplinę finansową, za której złamanie grozić będzie rozwiązanie jednostki zgodnie z prawem ZHP
max do marzec 2016
Skarbnik i komendant
Dowolność pracy ze dodatkową składką członkowską zadaniową.
Składki zadaniowe pobierane wyłącznie na konto hufca, nie do ręki, rozliczane na podstawie zaliczek.
jw., złamanie dyscypliny skutkować będzie naganą w rozkazie, dwie nagany zwolnieniem z funkcji.
od styczeń 2017
Skarbnik
Finanse i majątek
Instrukcja finansowe i gospodarcze ZHP, ustawy i rozporządzenia państwowe dotyczące rachunkowości i finansów NGO
Nieprawidłowa praca ze składką podstawową.
Składka 12 zł od osoby za kwartał wpłacana w terminie na konto hufca, na podstawie noty z KH wg ilości osób w ewidencji; wypłata 20% po rozliczeniu kwartału na podstawie zaliczki lub zwrotu za poniesione koszty na podstawie faktury
Konsekwentnie sankcjonować obowiązek bieżącej pracy z ewidencją i składką w drużynie, dokonywać wypłat 20% wyłącznie po prawidłowym rozliczeniu kwartału przez PJO; powrót do zasady kont drużyn i szczepów – na zasadzie przelewu środki pozostających na użytek drużyny na subkonto po opłaceniu kwartału
Grudzień 2016
Skarbnik i członek KH ds. ewidencji
Problem z magazynami i obrotem sprzętu oraz majątku w hufcu.
Magazyn dla całego sprzętu hufca
Pozyskać tani magazyn w Strzelcach Krajeńskich i przetransportować sprzęt do niego
max do sierpień 2017
Komendant i zespół kwatermistrz.
Stary i nieużyteczny sprzęt hufca.
Inwentaryzacja wszystkich składników majątku, wypisanie druków „oddania w zarząd” sprzętów do harcówek, kasacja niepotrzebnego sprzętu hufca.
Dokonać inwentaryzacji, koniecznej kasacji oraz wypisać druki odpowiedzialności materialnej na konkretne osoby i jednostki
max do listopad 2016
Zespół ds. inwentaryzacji
Zarządzanie i struktura
Niektóre drużyny nie spełniają warunków określonych w instrukcji działania. Brak opisów funkcji, umów wolontariuszy, zobowiązań do prowadzenia drużyn.
Brak systemu motywacyjnego dla kadry.
Brak jednolitych standardów pracy w PJO i szczepach.
Instrukcja działania drużyny, przepisy państwowe, System Pracy z Kadrą, Statut ZHP
Drużyna za zgodą komendanta hufca może działać przy min. 12 członkach.
Należy przeprowadzić rewizję drużyn, rozwiązać jednostki niezgodne z instrukcją.
Grudzień 2016
Komenda, Komisja Rewizyjna Hufca
Każdy funkcyjny powinien mieć podpisaną umowę wolontariacką i jasno określony opis swojej funkcji, winien stosować się do przepisów ZHP oraz działać zgodnie z przepisami. Powinien obowiązywać stały system rywalizacji między , a kręgi powinny rokrocznie wnioskować o zaliczenie służby i odznaczenia instruktorskie
Należy podpisać umowy, przeprowadzić rozmowy instruktorskie z każdym funkcyjnym, podpisać opisy funkcji i zobowiązania, wydać zgodę na prowadzenie PJO po rewizji jednostki.
max do luty 2017
Komendant
Należy wprowadzić Ligę Drużyn – czyli całoroczną rywalizację drużyn o tytuł „Złotej Drużyny Roku”, a instruktorom corocznie zaliczać służbę za ich pracę i nadawać chociażby Listek Dębu zgodnie z biegiem stażu instruktorskiego.
max do styczeń 2018
Członek ds. pracy z kadrą i programu, przewodniczący kręgów
Drużyny i szczepy powinny działać w oparciu o przepisy ZHP, a nie o własne standardy.
Należy zrobić szkolenie kadry z obecnych regulaminów i przepisów ZHP.
max do marzec 2017
Komendant, ZKK