E-book - Gestão do tempo by ZONAVERDE - Formação e Consultoria

TRANSFORME OS PONTEIROS DO RELÃ&#x201C;GIO EM ALIADOS!

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Ă?ndice GestĂŁo eficaz do Tempo

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Passo 1 Passo 2

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Passo 3 Passo 4

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Passo 6

Passo 5

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GESTÃO DO TEMPO

6 dias, 6 passos na Gestão eficaz do Tempo! Gerir o tempo é algo imprescindível no nosso dia a dia, a todos os níveis. É a forma como aproveitamos os nossos recursos, prevenimos situações que exigem demasiado de nós, e evitamos a escalada do ciclo da ansiedade, o STRESS. “As horas de loucura são medidas pelo relógio, mas nenhum relógio mede as de sabedoria”, William Blake. Para isso, é necessária uma consciencialização dos nossos mecanismos internos, e sobretudo, dos nossos limites. Depois é só acrescentar uma pitada de motivação, para dar vigor e gosto na sua ação. Ao sermos capazes de gerir o nosso tempo, tornamo-nos pessoas mais seguras, confiantes e disponíveis para nós e para os outros. Quantas vezes sentiu que corre contra o tempo, que as suas tarefas se acumulam, que os seus objetivos ficam pelo caminho, e que no final do dia, sente-se sempre mais cansado, com o sentimento de que o tempo deveria ter mais horas.

Pode perguntar mil e uma vezes, como se gere o tempo? Será que este pode ser gerido? Na verdade, ninguém gere o tempo, não podemos avançar e recuar nele, quando queremos ou quando nos dá jeito. Temos sim, ter em mente que como todos os recursos, o tempo é um deles e é gasto imediatamente. Portanto, pode aprender todas e mais algumas técnicas de gestão do tempo e ainda assim, continuar com perceção de que não chega. E não chega porquê? Porque não são as técnicas, mas sim, os comportamentos e atitudes que temos que inﬂuenciam a forma como vamos executar as tarefas e atividades do nosso quotidiano. O objetivo deste artigo, é guiar o leitor numa viagem do seu próprio tempo. Vamos ajudá-lo a construir os alicerces para uma otimização dos seus recursos internos, priorizando sempre o tempo. Sendo este, um recurso precioso, que jamais deve ser desperdiçado, sob pena de não ter retorno.

“Ó tempo volta para trás”. Não precisa de ser assim. Identiﬁcando as causas da falta de tempo, o leitor perceberá que é um agente ativo na mudança, que tem limites e que o seu cansaço é fruto de uma falha nos comportamentos a adotar.

PASSO 1

Passo 1 Definição Clara dos Objetivos Todos sabemos que as nossas ações são guiadas por metas que ﬁxamos, cujo objetivo é termos sucesso no que fazemos e conquistar resultados. A nossa vida é toda ela controlada pelo relógio, que nos faz lembrar prazos, por vezes, limitados. Na pressa, traçamos objetivos pouco claros e acabamos por perder o nosso ponto de partida e a nossa meta. Um bom gestor de tempo: – Saber o que quer fazer; – Saber quanto tempo dispõe para executar o que quer;

1. OBJETIVO ESPECÍFICO Seja claro quando fixa objetivos. Defina exatamente aquilo que pretende. Não deixe espaço para interpretações duvidosas. Exemplo: “Eu quero adquirir competências profissionais para tornar-me Diretor Comercial da empresa onde trabalho, e desta forma, controlar eficazmente uma equipa de vendedores e construindo uma carreira.

– Põe em prática ações a desenvolver tendo em conta, prioridades ou diﬁculdades de execução.

2. OBJETIVO MENSURÁVEL O objetivo alcançar pode ser medido? Crie um sistema de medida, deﬁnindo aquilo que já atingiu e o que falta atingir, relativamente ao que se propôs.

O leitor reﬂete agora na seguinte questão. Como posso criar objetivos que me permitam chegar onde quero, com o tempo que disponho?

Exemplo: ”Quero que a minha equipa de vendas, consiga obter 20% de vendas a mais, em relação ao mês anterior.”

Tenha em mente, que todo o objetivo deve ser SMART. Este conceito inglês mnemónico, explica que cada letra remete para um termo que se refere a algo a alcançar. Vejamos: Speciﬁc – Especíﬁco Measurable – Mensurável Attainable – Atingível Realistic – Realista

PASSO 1

3. OBJETIVO ATINGÍVEL Defina um objetivo realista. Muitas vezes o objetivo é possível, mas não é realista Exemplo: “Reduzir em 20% os custos com a segurança e saúde dos trabalhadores” Apesar de facilmente atingível, não seria realista numa empresa que se preocupa com o bem-estar dos funcionários e que não apresenta justificação financeira para cortes.”

4. OBJETIVO TEMPORAL Nada se faz bem, sem uma data. Uma data de início e uma data de ﬁm. A data que estabelecer não deve ser muito curta, pois corre o risco de o seu objetivo se tornar impossível. Também, se for demasiado longa provoca uma dispersão da iniciativa.

PASSO 2

Passo 2 Ter Uma Boa Agenda A agenda é um instrumento de base de trabalho para a gestão do tempo. Não basta apenas ter uma boa agenda, é preciso saber utilizá-la, organizando-a de uma forma racional e de fácil interpretação para si. É importante que a agenda cumpra o seu papel, que é ajudá-lo a gerir o seu tempo. Que tipo de agenda devo ter? Não há um modelo que seja melhor do que o outro. O leitor deve escolher conforme o gosto ou a sua funcionalidade. Depois de escolher, não deve cometer o erro, de só colocar na agenda apenas compromissos com terceiros, como reuniões ou viagens de trabalho, e ter à parte, num caderno, a listagem de tarefas. Tenha tudo escrito na sua agenda. E os imprevistos, como lido com eles? Uma boa pergunta, não é? Sim, os imprevistos devem estar sempre contemplados, em termos temporais, na sua agenda. Eles acontecem não é verdade? Portanto, porque não os considerar, também, importantes, já que o impedem de cumprir com as suas obrigações. Para prevenir, escreva na agenda o conjunto total de tarefas a executar no dia seguinte, atribuindo-lhe um tempo de execução que deve ser determinado em função das tarefas que desempenha e da quantidade de imprevistos que costumam aparecer. Não se esqueça de ir atualizando a sua agenda.

Não preciso de agenda, a minha cabeça é a minha agenda! Certamente que já ouviu alguém a proferir esta aﬁrmação. Se uma das funções da agenda é libertar a mente para outros assuntos da vida, porquê insistir em guardar tudo na nossa memória. Se está a tentar provar alguma coisa, desista. Ao guardar todas as informações na memória, aumentará a sua ansiedade e mais dia menos dia, “a coisa descamba”. Cometerá erros graves ou esquecer-se-á de coisas importantes. Há limites. Todos nós temos o nosso. É uma regra que os bons gestores de tempo sabem. Portanto, desengane-se o leitor, se ainda acredita que não tem limites.

PASSO 3

Passo 3 Controlar as Interrupções Quando falamos em interrupções, atribuímos logo um sentido negativo. Na verdade, há uma certa dualidade que esquecemos e que é importante ter em conta. Se por um lado as interrupções desviam a nossa atenção dos assuntos que estávamos a fazer, por outro, são bem-vindas, pois ajudam a descomprimir, a resolver um assunto mais rapidamente, ou trocar ideias e a fomentar a nossa criatividade. Na sua rotina profissional, é possível que seja constantemente interrompido, e a sua atenção desviada. Isso deixa-o profundamente frustrado. O objetivo que tem pela frente será saber distinguir as interrupções benéficas, das não benéficas. Uma verdade nesta matéria é que por vezes, não é possível eliminar todas as interrupções. No entanto, cabe a si, a parte interessada, decidir quanto tempo dedicará a cada uma. Se não sabe muito bem distinguir as interrupções, faça o seguinte exercício e responda às seguintes questões: Fui interrompido por quem? (por mim mesmo/a ou pelos outros) Quem me interrompeu?

Qual a natureza/assunto da interrupção? A interrupção foi necessária? A interrupção era urgente? Após esta análise, aprenda a ter equilíbrio entre bloquear aquilo que não interessa e a ser ﬂexível quando o tiver que ser. Não podíamos deixar de terminar, sem lhe deixar algumas estratégias para minimizar o impacto das interrupções no seu dia a dia. Se trabalha num gabinete, feche a porta e coloque um aviso com a indicação “Por favor, não incomodar”. Se desenvolve uma atividade em espaço aberto, a solução poderá passar, se possível, por mudar-se para outra sala, colocando o mesmo aviso, só para prevenir. Às vezes, nem em lugares remotos estamos descansados. Haverá sempre quem nos aborde. Seja assertivo, diga NÃO com amabilidade e não tenha receio da reação dos outros. Se recebe muitos telefonemas, peça para que sejam reencaminhados para um/a colega. Elimine todas as distrações que possa ter no seu local de trabalho, nomeadamente, Facebook, Skype, a menos que sejam ferramentas importantes na gestão da sua organização social. Ponha o seu telemóvel em silêncio. Como vê, nem tudo parece difícil na matéria das interrupções. Basta haver um equilíbrio, o seu.

PASSO 4

Passo 4 Delegar tarefas Antes de avançarmos, convêm percebermos bem, o que significa delegar. A delegação é o ato de atribuir, deliberadamente, autoridade a um/a colaborador/a para executar uma tarefa que até então era desempenhada pela chefia. Mas não é só. Há mais dois aspetos a transmitir a quem passa a delegar. Responsabilidade: Assunção da responsabilidade envolvida. É necessário haver equilíbrio ente autoridade e responsabilidade. Não faz sentido atribuir a alguém responsabilidade sem autoridade. Confiança: Quem delega não pode demitir-se do que delegou. As chefias são sempre, em última instância, responsáveis por tudo o que se passa nos seus serviços. Delegar não significa “alheamento” e muito menos “demissão”! Você que está a ler, certamente está a pensar em três coisas: Quais os benefícios em delegar? Serei incapaz, por estar a delegar? A outra pessoa estará à altura? Os benefícios serão mais que muitos. Colaboradores motivados, enriquecimento de funções e crescimento pessoal e profissional e até mesmo pessoal, são apenas alguns exemplos. Pode ainda ficar descansado porque não é por delegar que lhe vão atribuir incompetência. Está a ser inteligente a gerir pessoas no tempo. Se delegou uma tarefa ou atividade, é porque confiava na pessoa.

Não a escolheu à sorte, escolheu? Delegar tarefas permitirá que fique mais disponível para si e que se preocupe menos com as questões operacionais, aumentando simultaneamente as competências dos seus colaboradores. Todos os bons gestores de tempo, que ocupam cargos de chefia, sabem que a obtenção de resultados, depende da gestão de dois fatores: as pessoas e o tempo. Obviamente que você, que delega não o vai fazer como quer ou quando quer. Existem cinco fases, que qualquer processo de delegação deve respeitar: 1.º Aceitação da responsabilidade por parte do/a colaborador/a que vai receber a delegação; 2.º Transmissão à pessoa habilitada (ao/a colaborador/a em quem vai delegar), da tarefa delegada; 3.º Comunicação eficaz com explicitação de todos os pormenores importantes para uma boa execução da tarefa; 4.º Verificação da existência das condições necessárias à realização com sucesso da tarefa delegada; 5.º Acompanhamento pela chefia (mais ou menos próximo, consoante o nível de desenvolvimento do colaborador). Do que é que está a espera para avançar? Comece a delegar.

PASSO 5

Passo 5 Definir Prioridades Um bom gestor de energia não está sempre a trabalhar a 100%. Trabalha a 10% das suas capacidades quando as tarefas não são prioritárias, para poder dar os seus 90% naquilo que de facto interessa. Para fazer uma boa gestão do tempo é muito importante distinguir entre o essencial e o acessório, entre o urgente e o importante. É imprescindível que no nosso dia a dia, consigamos compreender e identificar que tipo de tarefas e atividades nos são propostas. Nem sempre é fácil, especialmente naqueles dias, que estamos acompanhados pela ansiedade que anseia crescer, ainda mais, em nós. Só a partir de uma “avaliação” cuidada a respeito do que nos é atribuído, é que vamos conseguir direcionar e orientar as nossas ações. O objectivo é libertar tempo para tarefas que têm que ser atendidas de imediato, evitando ficar com a sensação de falta de tempo e, muitas vezes, de “dever não cumprido”. Como o fazemos? Conhece a Matriz do Tempo de Eisenhower? Trata-se de uma ferramenta muito simples que nos ajuda a combinar importância e urgência e a planear o uso do tempo com eficácia.

Consoante a perceção que temos face às nossas tarefas diárias, devemos inseri-las nos quadrantes da Matriz, começando no quadrante I até ao IV. Grande parte do nosso tempo, é distribuída pelos quadrantes II e III. Mas, uma regra importante, passa por reservarmos sempre parte do nosso tempo para as situações de nível I que eventualmente poderão surgir.

PASSO 5

Como vê, já tem algumas orientações para começar a planear o seu dia a dia com segurança. Antes de nos despedirmos por hoje, gostaria de deixar aqui alguns pontos importantes que deve ter no plano de gestão de tarefas. – Não planear 100% do tempo! Deixar cerca de 40% para imprevistos; – Reservar tempo para reﬂexão e descanso reduzindo ao máximo os tempos de pressão. – Planear assuntos mais importantes nas fases “mais rentáveis” do dia.

PASSO 6

Passo 6 Preparar reuniões Sabemos que as reuniões de trabalho ocupam muito do nosso tempo, especialmente se não forem preparadas convenientemente e de modo produtivo. Uma ajuda preciosa será considerar as seguintes fases. 1. Definir os objetivos da reunião; 2. Elaborar uma lista de assuntos através da técnica ABC; 3. Identificar os participantes; 4. Definir o local, a data e o horário da reunião. Em relação aos objetivos, o que é que o leitor pretende com a sua reunião? Informar? recolher feedback? desenvolver ideias? resolver problemas? Defina bem o que pretende e lembre-se do Passo 1. A ideia é que a reunião surta algum efeito e não se saia dela, vazio. Categorize os assuntos e coloque na sua agenda: Assunto A – “deve tratar”; Assunto B – “devia tratar”; Assunto C – “podia tratar”; Evita que se desoriente ou que se esqueça de algum assunto importante. Não convoque participantes que não acrescentem valor à sua reunião. Nada mais errante do que reunir com pessoas que estejam a pensar “o que estou aqui a fazer?”.

esta informação, e peça a conﬁrmação da participação das pessoas na reunião. Na dimensão objetiva e subjetiva do tempo, importa percebermos como estamos a distribuir o nosso tempo disponível e que benefícios ou consequências isso nos traz. Todos estes passos facultados ao leitor, foram uma ajuda, mas não dispensam um complemento mais empírico. A gestão do tempo pressupõe um conjunto de mudanças comportamentais, que se tornam mais conscientes mediante uma autoavaliação dos nossos comportamentos e atitudes. Informe-se, connosco, de como obter mais conhecimento e competências acerca deste tema e torne-se, a partir de hoje, num gestor consciente dos seus handicaps, aproveitando os recursos internos que desconhece e que o podem beneﬁciar. Como dizia Saramago: “Não tenha pressa, mas também não perca tempo” Obrigada pela visita.

Deﬁna um local adequado aos objetivos que pretende e com as condições logísticas necessárias. Estabeleça a hora de início e a previsão do seu ﬁm, de modo a que as pessoas consigam a disponibilidade total. Evita-se desculpas com atrasos e saídas a meio da reunião. Não quer participantes ansiosos por sair ou, constantemente, com um olho num assunto e o outro noutro, pois não? Faculte atempadamente toda

1. DEFINIÇÃO DE OBJETIVOS

2. TER UMA BOA AGENDA

3. CONTROLAR AS INTERRUPÇÕES

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4. DELEGAR TAREFAS

5. DEFINIR PRIORIDADES

6. PREPARAR REUNIÕES