Gestão do Tempo, Stress e Organização no Trabalho Tema Gestão Eficaz do Tempo em Seis Passos
e-Book com 27 slides
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ÍNDICE
Introdução
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Definir claramente os objetivos
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Ter uma boa agenda
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Controlar as interrupções
12
Delegar tarefas
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Definir prioridades
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Preparar reuniões
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Conclusão
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Bibliografia
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INTRODUÇÃO
Gerir o tempo é algo que se torna imprescindível no nosso dia-a-dia, quer a nível pessoal, quer a nível profissional.
Para melhor gerir o tempo, torna-se fundamental fazer uma constante autoanálise, percebendo o que está bem e que deve ser continuado, bem
como o que tem que ser melhorado. Assim, para isto ser possível, um dos pontos de partida é a força de vontade. Este desafio torna-se ainda mais evidente quando necessitamos de lidar com diferentes situações que nos exigem uma constante adaptação, ou seja, quando precisamos de gerir o Síndrome Geral de Adaptação - o Stress! Copyright © Todos os direitos reservados | ZONAVERDE - Formação e Consultoria
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INTRODUÇÃO
Saber gerir o tempo e o stress, deixa-nos mais seguros, confortáveis e autoconfiantes para lidarmos connosco e com os outros, quer seja em ambiente profissional, quer seja a nível pessoal.
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1º PASSO
Definir claramente os objetivos
As nossas ações são guiadas por metas que fixamos, sendo que cada vez mais visam a obtenção de
resultados.
Normalmente estamos limitados a prazos estabelecidos que deverão ser cumpridos. É assim que, bem formulados, os
objetivos ajudam na organização e gestão do tempo. É sabido que a gestão do tempo de um profissional difere de acordo com circunstâncias individuais. O primeiro passo será analisar o trabalho em relação ao tempo disponível para
o realizar. Copyright © Todos os direitos reservados | ZONAVERDE - Formação e Consultoria
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1º PASSO RECURSO AO SISTEMA SMART
Este sistema, de fácil memorização, visa que a utilização de objetivos claros e concisos permite uma estrutura de trabalho que torna possíveis decisões de gestão atempadas.
SMART Específico (Specific) Mensurável (Measurable); Atingível (Attainable) Realista (Realistic); Temporal (Timely) Copyright © Todos os direitos reservados | ZONAVERDE - Formação e Consultoria
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1º PASSO RECURSO AO SISTEMA SMART
Específico Importa definir um percurso para o seu trabalho. Em que situação se encontra, e o que pretende atingir. Ao definir um objetivo, não se deve deixar espaço a interpretações duvidosas. Quanto mais detalhado for o objetivo, melhor será a sua compreensão e maior será a hipótese de ser atingido. Depois de definir o objetivo, avalie se ele está completamente claro para qualquer pessoa com um conhecimento básico do projeto ou da organização. Copyright © Todos os direitos reservados | ZONAVERDE - Formação e Consultoria
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1º PASSO RECURSO AO SISTEMA SMART
Mensurável
Qualquer objetivo que não possa ser transformado claramente num número, permite a manipulação e interpretação para que os interessados o considerem atingido ou não.
Assim, é importante criar um sistema de medida para os objetivos, definindo o que já se atingiu, bem como o que falta para atingir aquilo a que se propôs. Então a pergunta que se impõem é: o
resultado a alcançar é mensurável? Portanto, é importante ter claramente definido o método ou sistema de medição que será usado para monitorar o objetivo. Copyright © Todos os direitos reservados | ZONAVERDE - Formação e Consultoria
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1º PASSO RECURSO AO SISTEMA SMART
Atingível
É importante estabelecer metas qualitativas para avaliar o próprio sucesso ou fracasso (pontos de situação). Fazer uma retrospetiva diária ou semanal, averiguando o que conseguiu atingir em relação
ao período de tempo utilizado. Os objetivos devem ser ambiciosos, mas nunca impossíveis de atingir. Definir números que nunca poderão ser obtidos, causará frustração e desânimo.
Na prática, as perguntas para cada objetivo serão diferentes, mas o importante aqui é entender que a meta deve considerar os diferentes aspetos que podem condicionar o alcance de cada objetivo. Copyright © Todos os direitos reservados | ZONAVERDE - Formação e Consultoria
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1º PASSO RECURSO AO SISTEMA SMART
Realista
Muitas vezes o objetivo é possível, mas não é realista. Por exemplo, o objetivo “Reduzir em 20% os custos com a segurança e saúde dos trabalhadores”, pode ser facilmente atingível, mas não seria realista
numa empresa que se preocupa com o bem-estar dos funcionários e que não apresente justificação financeira para estes cortes.
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1º PASSO RECURSO AO SISTEMA SMART
Temporal
Os objetivos deverão estar assentes em datas a cumprir. Podem-se categorizar tarefas-chave e criar uma agenda para ajudar a gerir o tempo: objetivos a curto prazo e objetivos a longo prazo.
Considerar o fator tempo para definir um objetivo, implica não só definir claramente uma data de início e fim para o cumprimento do mesmo, mas também considerar um período que não deve ser tão
curto que torne o objetivo impossível, nem tão longo que cause uma dispersão da iniciativa com o tempo. Copyright © Todos os direitos reservados | ZONAVERDE - Formação e Consultoria
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2º PASSO
Ter uma boa agenda
Organizar uma agenda onde são escritas as tarefas a realizar e os compromissos, de modo a libertar memória para outros assuntos da
vida, é fundamental na gestão do tempo. Esta agenda deverá estar sempre atualizada, num local de fácil acesso (agenda escrita ou em formato digital), e com uma organização de fácil interpretação para o/a utilizador/a. Copyright © Todos os direitos reservados | ZONAVERDE - Formação e Consultoria
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3º PASSO
Controlar as interrupções
Se trabalha num gabinete, feche a porta e “isole-se”. Se desenvolve uma atividade em espaço aberto, a solução poderá passar, se
possível, por mudar-se para outra sala; Se recebe muitos telefonemas, peça para que sejam reencaminhados para um/a colega. Saiba dizer “não” (com amabilidade…). Copyright © Todos os direitos reservados | ZONAVERDE - Formação e Consultoria
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4º PASSO
Delegar tarefas
Delegar tarefas permitirá que fique com mais tempo e que se preocupe menos com as questões
operacionais,
aumentando
simultaneamente as competências dos seus colaboradores. A obtenção de resultados por parte de uma
chefia, depende da gestão de dois fatores: as pessoas e o tempo. Copyright © Todos os direitos reservados | ZONAVERDE - Formação e Consultoria
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4º PASSO
Delegar tarefas
O que é delegar? É possível delegar, quando deliberadamente se confere autoridade a um/a colaborador/a para executar uma
tarefa que
desempenhada
pela
chefia.
até então Para
tal,
era é
necessário ter em conta: •
Autoridade
(poder ou direito de tomar decisões e agir de forma
a viabilizar a responsabilidade conferida.) Copyright © Todos os direitos reservados | ZONAVERDE - Formação e Consultoria
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4º PASSO
Delegar tarefas •
Responsabilidade (É o trabalho delegado, a função, a tarefa. Assunção da responsabilidade envolvida. É necessário
haver
equilíbrio
ente
autoridade
e
responsabilidade. Não faz sentido atribuir a alguém responsabilidade sem autoridade.)
•
Confiança (Quanto à confiança, quem delega não pode demitir-se do que delegou. As chefias são sempre, em última instância, responsáveis por tudo o que se passa nos seus serviços. Delegar não significa “alheamento” e muito menos “demissão”!) Copyright © Todos os direitos reservados | ZONAVERDE - Formação e Consultoria
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PLANO PRÁTICO PARA DELEGAÇÃO EXISTEM CINCO FASES QUE QUALQUER PROCESSO DE DELEGAÇÃO DEVE RESPEITAR: 1. Aceitação da responsabilidade por parte do/a colaborador/a que vai receber a delegação; 2. Transmissão à pessoa habilitada (ao/a colaborador/a em quem vai delegar), da tarefa delegada; 3. Comunicação eficaz com explicitação de todos os pormenores
importantes para uma boa execução da tarefa; 4. Verificação da existência das condições necessárias à realização com sucesso da tarefa delegada; 5. Acompanhamento pela chefia (mais ou menos próximo, consoante o nível de desenvolvimento do colaborador). Copyright © Todos os direitos reservados | ZONAVERDE - Formação e Consultoria
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5º PASSO
Definir prioridades
Para fazer uma boa gestão do tempo é muito importante distinguir entre o essencial e o
acessório, entre o urgente e o importante. Matriz do tempo
A matriz do tempo é uma ferramenta muito
simples que nos ajuda a combinar importância e urgência e a planear o uso do tempo com eficácia. Copyright © Todos os direitos reservados | ZONAVERDE - Formação e Consultoria
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MATRIZ DO TEMPO
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MATRIZ DO TEMPO No nosso dia-a-dia, torna-se essencial compreender e identificar que tipo de tarefas e atividades nos são propostas. Dependendo desta “avaliação”, vamos conseguir direcionar e orientar as nossas ações, procurando libertar tempo para tarefas que têm que ser atendidas de imediato, evitando ficar com a sensação de falta de tempo e, muitas vezes, de “dever não cumprido”. Consoante a perceção que temos face às nossas tarefas diárias, devemos inseri-las nos quadrantes da Matriz. Desta forma, iremos começar no quadrante I até ao IV.
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MATRIZ DO TEMPO Uma regra importante, passa por reservarmos sempre parte do nosso tempo para as situações de nível I que eventualmente poderão surgir.
A grande parte do nosso tempo, é distribuída pelos quadrantes II e III Se não respeitarmos a Matriz, podemos: Estar a perder tempo com situações IV, antes de resolvermos as precedentes; Sentir que tudo o que acontece à nossa volta é de quadrante I, o que também não é, naturalmente, possível!
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EQUILIBRAR TAREFAS DIÁRIAS Tabela A: todos os dias deverá concluir algumas destas tarefas urgentes e importantes; Tarefas B: constituem a maior parte do seu trabalho, sendo urgentes ou importantes; Tarefas C: estas tarefas não são urgentes e só devem ser feitas, quando houver tempo.
A tarefa é urgente e importante? NÃO
SIM
Necessita de a terminar hoje?
NÃO
A tarefa é urgente ou importante? NÃO
SIM
SIM
Trabalha com um prazo de entrega estabelecido? NÃO
SIM
Comece a agir imediatamente Tarefa A
Estipule um certo tempo para terminar a tarefa
Estabeleça um prazo de entrega realista A tarefa é rotineira? NÃO
SIM
A tarefa ajuda-o a trabalhar com eficiência? NÃO
SIM
A tarefa é necessária? NÃO
Não a faça!
SIM
Tarefa B
Estipule um tempo para terminar a tarefa Deixe a tarefa para uma altura mais calma Tarefa C
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PONTOS IMPORTANTES NO PLANO DE GESTÃO DE TAREFAS • Figurar no plano tempos fortes e tempos de respirar, reduzindo ao máximo os tempos de pressão; • Prever compromissos e obrigações fixas (curto, médio e longo prazo);
• Reservar tempo para reflexão e trabalho solitário; • Utilizar grelhas de fácil leitura (pode usar símbolos e cores); • Não planear 100% do tempo! Deixar cerca de 40% para imprevistos;
• Rentabilizar espaços entre acontecimentos; • Centrar-se nos objetivos e resultados a atingir; • Planear assuntos mais importantes nas fases “mais rentáveis” do dia.
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6º PASSO
Preparar reuniões
As reuniões de trabalho devem ser preparadas de modo a que o tempo afeto à sua realização seja produtivo.
Assim, existem alguns passos importantes a considerar: •
Definir os objetivos da reunião;
•
Elaborar uma lista de assuntos através da técnica ABC, isto é, categorizar os assuntos. Os assuntos de categoria “A- deve tratar", a seguir os "B - devia tratar" e por fim os "C - podia tratar"; Copyright © Todos os direitos reservados | ZONAVERDE - Formação e Consultoria
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6º PASSO
Preparar reuniões •
Identificar os participantes;
•
Definir o local, data e horário da reunião;
•
Convocar os participantes, facultando toda a informação importante para a reunião, nomeadamente os assuntos a tratar, a data, hora, local e documentos necessários, se aplicável. Deve igualmente pedir a confirmação da participação na reunião;
•
Deverá
preparar
a
documentação,
a
sala
e
os
equipamentos antes da reunião. Copyright © Todos os direitos reservados | ZONAVERDE - Formação e Consultoria
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CONCLUSÃO O tempo tem uma dimensão objetiva e subjetiva. Existem vários fatores pessoais que condicionam estas perceções. Importa percebermos como estamos a distribuir o nosso tempo disponível nas nossas vidas e que
consequências isso nos traz. Para lidarmos com o tempo, precisamos identificar as tarefas com que somos confrontados no dia-a-dia, de forma a criarmos um plano de ação.
“Não tenha pressa, mas também não perca tempo” José Saramago
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BIBLIOGRAFIA Adaptado do “Manual de Apoio ao Curso de Gestão do Tempo, Stress e Organização do Trabalho” da ZONAVAERDE, elaborado por Dr. Tiago Mogadouro de Sousa Aguiar, 2012; tabelas retiradas das imagens do
Google, em www.google.pt
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MUITO OBRIGADO Fim da apresentação
Caso pretenda desenvolver as suas competências nesta área, a ZONAVERDE tem disponível para si o curso de Gestão do Tempo, Stress e Organização do Trabalho e-Learning. Consulte esta e outras ofertas formativas em www.academiazonaverde.pt
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