e-book - 4 Passos para Planear uma Auditoria Interna by ZONAVERDE - Formação e Consultoria

QualificaĂ§ĂŁo de Auditores Internos: ISO 9001 Tema 4 Passos para Planear uma Auditoria Interna

e-Book com 20 slides

Índice Introdução

3-4

Importância dos Auditores Internos

Porquê Planear?

6-7

Definir o Âmbito da Auditoria

Planeamento de uma Auditoria

9-15

Pós-planeamento

16-17

O que Fazer Depois de uma Auditoria?

Bibliografia

Introdução Qual a razão para realizar uma auditoria interna?

Uma auditoria é um processo sistemático, independente e documentado das atividades desenvolvidas por determinada empresa. Este processo tem como objetivo identificar áreas de melhoria, avaliar a eficácia dos procedimentos estabelecidos e verificar se os documentos aplicáveis são compreendidos e seguidos.

Quanto às entidades promotoras, as auditorias podem ser internas, de diagnóstico, externas e suplementares.

Introdução Qual a razão para realizar uma auditoria interna?

De acordo com a norma ISO 9001, esta atividade serve para: • Verificar se as atividades relacionadas com a Qualidade e os resultados associados estão em conformidade com as disposições previstas; • Determinar a eficácia do Sistema da Qualidade.

Importância dos auditores internos

Para além de serem capazes de interpretar os requisitos da Norma ISO 9001, os auditores internos podem realizar auditorias internas no âmbito da

Qualidade.

A gestão eficaz de um programa de auditorias depende da existência,

dentro da organização, de uma pessoa com competências e experiência para assegurar, acompanhar e avaliar o programa.

Desta forma é possível garantir o desempenho adequado e relevante dos profissionais antes da realização de uma auditoria externa. Copyright © Todos os direitos reservados | ZONAVERDE - Formação e Consultoria

Porquê planear? Primeiramente é necessário definir com o cliente os objetivos da auditoria. Razões que podem levar à realização de uma auditoria:

• Determinar a conformidade dos sistemas com os requisitos das normas de referência; • Avaliar o comprimento dos requisitos legais e regulamentares aplicáveis;

• Comparar

sistemas

diversas

organizações

fornecedores.

candidatas

Porquê planear? Depois de conhecidas as motivações do cliente, a auditoria pode começar a ser planeada. Mas atenção: Todo o planeamento requer cuidado e profissionalismo, de modo a que seja sério e facilmente aceite como um contributo para a melhoria contínua do sistema.

O auditor deve, por isso, ter em atenção três aspetos: • Existência (visibilidade, documentação, autoridade, responsabilidade, entre outros); • Operacionalidade (conhecimento, entendimento e recursos – pessoas, equipamento e condições ambientais...); • Eficácia (objetivos alcançados, problemas resolvidos, ações corretivas adequadas...).

Definir o âmbito da auditoria Ainda antes de elaborar o plano é importante perceber qual o campo de ação da auditoria, como os locais, os processos e as atividades que serão alvo de análise.

Para isso é necessário determinar os seguintes fatores: • Se um local, processo ou atividade contribui, significativamente, para o

âmbito e objetivos da auditoria; • O tipo de auditoria; • A experiência dos auditores e a sua disponibilidade;

• A complexidade e a extensão das atividades a auditar.

Planeamento de uma auditoria

Texto Segundo em destaque a norma ISO 19011 Devem estar implícitos alguns elementos como: • Identificação dos documentos de referência; • Identificação dos elementos da equipa auditora; • Identificação das unidades orgânicas a serem auditadas; • O calendário e o tempo estimado para cada atividade a ser auditada, incluindo as reuniões a terem lugar; • Requisitos especiais de confidencialidade e segurança da informação; • Documentos a serem retidos. Copyright © Todos os direitos reservados | ZONAVERDE - Formação e Consultoria

Planeamento de uma auditoria

Texto Etapas emadestaque ter em conta:

1. Reunião Inicial 2. Análise de Documentação Aplicável 3. Realização da Auditoria

4. Relatório da Auditoria

Planeamento de uma auditoria

Texto 1. Reunião em destaque Inicial

Nesta etapa devem ser definidos os objetivos, o âmbito e o calendário. A documentação necessária ou em falta deve também ser adquirida nesta fase. Exemplos de documentação: • Manual da Qualidade; • Lista dos Requisitos Legais Aplicáveis; • Identificação dos Perigos e Avaliação dos Riscos Impressos. Copyright © Todos os direitos reservados | ZONAVERDE - Formação e Consultoria

Planeamento de uma auditoria

Texto em destaque 2. Análise da Documentação Aplicável A execução correta e eficaz desta etapa pode fazer a diferença em todo o processo de planeamento. Isto porque irá permitir a fácil

perceção do sistema em causa, o reconhecimento de

possíveis

deficiências

estruturais

Planeamento de uma auditoria

Texto em destaque 3. Realização da auditoria

É nesta fase que os objetivos devem ser postos em prática, utilizando técnicas adequadas para garantir o cumprimento da calendarização. Durante a auditoria, os auditores devem tentar manter a concordância com os responsáveis das áreas a auditar, de modo a evitar conflitos desnecessários. Por exemplo: Deixar que os responsáveis das áreas leiam as notas tiradas durante a auditoria para que, no relatório da auditoria, não seja uma surpresa). Copyright © Todos os direitos reservados | ZONAVERDE - Formação e Consultoria

Planeamento de uma auditoria

Texto em destaque 4. Relatório da auditoria O formato do relatório deve ser definido pela organização, ainda que deva responder aos seguintes aspetos: • Datas e locais; • Representantes das áreas/organizações auditadas; • Auditores; • Objetivos da auditoria; • Âmbito; • Áreas auditadas; • Resumo dos resultados/conclusões; • Constatações detalhadas; • Distribuição do relatório; • Ações subsequentes. Copyright © Todos os direitos reservados | ZONAVERDE - Formação e Consultoria

Planeamento de uma auditoria

Texto em destaque 4. Relatório da auditoria A eficácia de uma auditoria pode depender de fatores como: • A cobertura de aspetos dos sistemas aplicáveis e dos interesses das partes interessadas; • A cooperação entre as partes envolvidas; •A

não

responsabilidade

dos

auditores

pelas

áreas

auditadas; • A qualificação dos auditores; • O facto de as auditorias não serem confundidas com atividades de inspeção ou controlo de rotina. Copyright © Todos os direitos reservados | ZONAVERDE - Formação e Consultoria

Pós-planeamento O que acontece?

Depois de bem planeada, o próximo passo é preparar a auditoria e executar o plano elaborado.

Contudo, é necessário determinar a frequência de realização das próximas auditorias, mediante os seguintes aspetos: • A importância dos processos e das atividades para o(s) sistema(s); • A rapidez de alteração das caraterísticas dos processos e das atividades; • A experiência adquirida (ou a falta dela) sobre estes processos e

Pós-planeamento O que acontece?

O programa das auditorias é suscetível de ser alterado quando se verificarem situações como: • Alterações importantes na estrutura organizacional da área que se pretende auditar; • As anomalias mostrarem que os resultados desejados não estão a ser

alcançados de forma consistente; • Os processos de gestão não atingirem os objetivos; • A preparação de outro tipo de auditoria (por exemplo: externa)

O que fazer depois de uma auditoria?

Após a auditoria, a organização auditada deve responder, por escrito, ao relatório da auditoria dentro do prazo estabelecido com o auditor. A

resposta deve incluir quais as ações corretivas ou preventivas face às anomalias encontradas durante a auditoria e o prazo para a sua implementação.

Bibliografia  Leal, Marisa (s.d) Auditoria Interna: conceitos. Qualificação de Auditores Internos da Qualidade ISO 9001. Manual: Módulo 1. ZONAVERDE  Leal, Maria (s.d) Métodos e Técnicas de Auditoria. Qualificação de Auditores Internos da Qualidade ISO 9001. Manual: Módulo 3. ZONAVERDE

Imagens:  https://sindiauditoria.files.wordpress.com/2014/12/auditor-interno.jpg  http://www.blogdaqualidade.com.br

 http://destinonegocio.com/br/wpcontent/uploads/sites/2/2015/06/auditoria.jpg  https://www.iped.com.br/_upload/galleries/2015/08/31/principaisprocedimentos-auditoria-contbil-55e3d82567970.jpg Copyright © Todos os direitos reservados | ZONAVERDE - Formação e Consultoria

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