Mecanismos de control

Es de vital importancia contemplar diversas herramientas de evaluación de resultados, tanto durante el desarrollo de la campaña de comunicación, previamente al evento, como durando la realización del mismo y una vez dada por terminada su celebración.

Antesdel evento

Estas acciones son necesarias para saber si el plan de comunicación está teniendo el efecto y la repercusión deseados. Se tendrán en cuenta los conceptos que permiten medir el efecto sobre la audiencia que de las estrategias de “boca a boca” planteadas.

• Consumo y consulta de nuestros contenidos: analizar la cantidad de espectadores que ven nuestros vídeos promocionales, abren el link de las noticias/publicidad difundidas en su timelineen redes sociales…

• Réplica: el espectador reenvía el contenido. Esto se traduce en un análisis de likes, shares y retweets...

• Seguimiento minucioso de los comentarios e interacciones en todas nuestras cuentas oficiales de la red.

• Realizar estadísticas y seguimientos de nuestros suscriptores, nuestra comunidad de fans, las visitas a la página web…

• Estrategia de clipping: hacer un seguimiento de los medios de comunicación no pagados, nos dará información sobre si hemos conseguido convertir el evento en noticia.

• La rapidez de la venta de entradas es, al final, otro indicativo que nos proporciona un dato fiable y decisivo acerca del éxito de la comunicación.

Duranteel evento

Aunque esta fase suele caer en el olvido, es muy importante la realización de un análisis diario a lo largo del evento para saber si está funcionando correctamente: si está teniendo la afluencia que se había estimado previamente, si estásiendo cubierto por los medios, si está siendo satisfactorio y cumpliendo las expectativas de los asistentes, etc.

Las siguientes herramientas nos proporcionarán un pequeño margen que posibilitará cambiar las situaciones desfavorables del evento, antes de que éste acabe, de manera que la opinión final de los usuarios sea lo más positiva posible. Conocer los problemas y actuar con rapidez puede determinar el éxito del evento.

• Encuestas de satisfacción de un solo click, en formato tablet, destinadas a los asistentes para que puntúen cada actividad (charla o taller) por separado.

• Preguntar, desde la organización, de forma directa y cercana, a los públicos mixtos del evento, para conocer su opinión global acerca de cómo se está desarrollando el mismo.

• Creación y utilización del PSI (Portal de Seguimiento Interno): una plataforma online con acceso único a los públicos internos del evento. En ella, al finalizar cada día, cada uno de los empleados elegiría virtualmente una calificación o sensación de entre unas listas de opciones predefinidas, además de tener la posibilidad de anotar incidencias o acontecimientos relevantes acaecidos.

Despuésdelevento

• Evaluación de las visitas recibidas por las plataformas que cubrían nuestro evento por streaming(Twicht).

• Analizar las visitas de los vídeos de partes concretas del evento subidas a la web o a la cuenta corporativa de YouTube.

• Realizar un seguimiento de los distintos medios y plataformas donde se pueda haber hablado del evento, y analizar los comentarios recibidos.

• Encuestas detalladas a los asistentes, vía e-mail, bajo la motivación o compensación del sorteo de un regalo especial del evento.

anexo 1

calendario de acciones