Skills of Effective Communication in Work
مهارات التواصل الفعال في العمل منتصر سليمان طاهات/ د:إعداد
Prepared by: Dr. Montasser Tahat
المحاور أهمية التواصل الجيد والفعال أسياسيات في التواصل :بدايته ،انتقاء القاموس، التحقق من صحة التواصل ،فن التواصل ... المداخل السهلة لحسن التواصل مهارات في التحدث واإلقناع كيف تكسب األصدقاء وتؤثر في الناس في بيئة العمل عادات النجاح السبع
أساسيات في التواصل
ما هو التواصل؟
هو أن تمكن الناس من التعرف عليك ،وأن تسمح لهم بأن يتوصلوا إلى فهم مشترك معك. وإذا هم فعلوا ذلك فإنهم سوف يحترمونك ويقدرونك على حقيقتك. وهذه عملية تتضمن مشاركة أفكارك ومشاعرك مع الناس بأمانة
ما هو التواصل؟
لكي تفهم الناس افهم نفسك
ماذا تريد من اآلخرين؟ * أن يعاملوك باحتـرام * أن يشعروا بأهميتك * أن يفهموا وجهة نظرك * أن يراعوا مصالحك ورغباتك
انتقاء قاموسنا يف التواصل كلمات تتذكرها
كلمات تنساها يتحتم علي
أنا أريد ،....أنا أختار.....
سأحاول إنجازها
سوف أنجزها إن شاء اهلل
يوما ما ،عندما تسنح الظروف
اليوم ،اآلن ،حاال...
مشكلة ،مخاطرة
فرصة ،تحد
قلق ،مهموم...
مهتم
صعب للغاية
يمثل تحديا
لماذا
أعني على الفهم
أشعر بالعجز
أود الحصول على مساعدتك
هذا ما أنا عليه
إمكاناتي للتحسن هي...
هذا ما أنا عليه
أريدك أن ...
أنت (تنطوي على اللوم واالتهام)
أنا (تنطوي على األمانة والمسؤولية)
انتقاء قاموسنا يف التواصل كلمات لها أهمية بالغة إنني أقدرك شخصيا وأقدر لك جهودك إنني في الحقيقة فخور بك" ما هي وجهة نظرك من فضلك افعل شكرا لك نحن
الكلمات الست األكثر أهمية الكلمات الخمس األكثر أهمية الكلمات األربع األكثر أهمية الكلمات الثالث األكثر أهمية الكلمات االثنتان األكثر أهمية الكلمة األكثر أهمية
أنا
أقل الكلمات أهمية
حتقق من صحة تواصلك...؟
الجسم :موضع الرأس ،الوجه :خاصة الفم ،العينان ،الكتفان، كيفية الوقوف أو الجلوس ،الحركة ،التصرفات واإليماءات، المالبس... الصوت :نغمة الصوت ،اللين ،السرعة... المساحة المكانية :المسافة ،تحديد المكان ،التغيير اللمس :المصافحة ،وضع األيدي على الكتف ،إمساك األيدي،
...أنصت حيبك الناس
الناس تستغرق %40من وقتها في اإلنصات وكثيرون ال يجيدونه
أظهرت دراسة علمية على مهارات االتصال بين الناس أن الناس يستغرقون ما نسبته %75من يومهم في اإلنصات والتحدث فقط %40 ،لإلنصات و %35للتحدث ، بينما يقضي %16من أوقتهم في القراءة و %9في الكتابة .وهو ما يؤكد أن اإلنصات يحتل النصيب األسد من أنشطتنا اليومية
لماذا يُ َحب المنصت؟
ألنه المغناطيس الذي يلجأ إليه الناس لتفريغ همومهم وأحزانهم وحتى أفراحهم لقلة أخطاء لسانه .فمقارنة بعشاق التحدث فإنه أقل عرضة لزلة اللسان و أقلتصادما معهم ويزود اإلنصات المنصت بمعلومات كثيرة ،فكلما زاد إنصاته زادت معلوماتهوبالتالي حاجة الناس إليه واألنس بوجوده
جتربة يف فن اإلنصات
واالستماع يعد أهم وسيلة اتصالية ،فحتى تفهم الناس من حولك ال بد أن تستمع لهم ،وتستمع بكل صدق ،ال يكفي فقط أن تستمع وأنت تجهز الرد عليهم أو تحاول إدارة دفة الحديث ،فهذا ال يسمى استماعا على اإلطالق ،في كتاب ستيفن كوفي العادات السبع ألكثر الناس إنتاجية ،تحدث الكاتب عن أب يجد أن عالقته بابنه ليست على ما يرام ،فقال لستيفن :ال أستطيع أن أفهم ابني ،فهو ال يريد االستماع إلي أبدا . فرد ستيفن :دعني أرتب ما قلته للتو ،أنت ال تفهم ابنك ألنه ال يريد االستماع إليك؟ فرد عليه "هذا صحيح” ستيفن :دعني أجرب مرة أخرى أنت ال تفهم ابنك ألنه -هو -ال يريد االستماع إليك أنت؟ فرد عليه بصبر نافذ :هذا ما قلته. ستيفن :أعتقد أنك كي تفهم شخصا آخر فأنت بحاجة ألن تستمع له. فقال األب :أوه (تعبيرا عن صدمته) ثم جاءت فترة صمت طويلة ،وقال مرة أخرى :أوه !
إن هذا األب نموذج صغير للكثير من الناس ،الذي يرددون في أنفسهم أو أمامنا :إنني ال أفهمه ،إنه ال يستمع لي! والمفروض أنك تستمع له ال أن يستمع لك !
المداخل السهلة لحسن التواصل
1
المداخل السهلة إلى العقول والقلوب االحترام والتقدير
نحن نحترم الكبير وصاحب المنصب ألنه مهم لكن هل تعتقد بأنه يوجد شخص في العالم يظن أنه غير مهم أتفق مع الشخص اآلخر أنه مهم وسوف يتفق معك في كل شيء
2
المداخل السهلة إلى العقول والقلوب التسامح والبحث عن العذر
كيف تلوم الناس على أخطاء يمكن أن تقع أنت فيها نحن نرى أخطاءنا صغيرة ونجد لها أعذار أما أخطاء اآلخرين فهي كبيرة وال تغتفر اجعل تصحيح الخطأ يبدو سهال وجدد الثقة بالمخطئ
3
المداخل السهلة إلى العقول والقلوب افهم وجهة نظر الشخص اآلخر كل شخص يعتقد دائما أنه على حق وأن آراءه منطقية حتى لو اختلفت مع اآلخر في الرأي وتأكدت أنه على خطأ حاول أن تفهم وجهة نظره االستخفاف بآراء اآلخرين يدفعهم إلى المقاومة
4
المداخل السهلة إلى العقول والقلوب ابحث عن العوامل المشتركة
دائما يوجد نقاط يتفق عليها الجميع ،انطلق منها وال تركز على نقاط االختالف. لنعمل في اتفقنا عليه وليعذر بعضنا بعضا فيما اختلفنا فيه تتحدث عن مصلحتك وتحدث عن المصلحة المشتركة
5
المداخل السهلة إلى العقول والقلوب اإلعجاب والثناء الصادق
مهما كان الشخص سيئا ال بد من وجود خصلة تستحق اإلعجاب والثناء ابحث في الشخص اآلخر عن الجانب اإليجابي وكن مسرفا في الثناء والشكر افعل ذلك بصدق حتى ال يتحول األمر إلى نفاق
6
المداخل السهلة إلى العقول والقلوب خاطب الدوافع النبيلة
قد تختفي الدوافع النبيلة تحت أنقاض الطمع والمصالح لكنها • ال تنعدم خاطب الجوانب اإلنسانية في الشخص وسوف يفاجئك بأكثر • مما تتوقع لن تنجح إذا لم تفعل ذلك بصدق وإخالص فمن السهل • اكتشاف التزييف
7
المداخل السهلة إلى العقول والقلوب تعرف على الناس واحفظ أسماء من تقابلهم
* أحب األسماء إلينا هو اسم الشخص الذي نراه كلما نظرنا في المرآة * احفظ االسم وكرر استخدامه أثناء الحديث سوف يعاملك الشخص اآلخر بمنتهى المودة
8
المداخل السهلة إلى العقول والقلوب تبسمك في وجه أخيك صدقة
االبتسامة عالمة صامتة يفهم منها اآلخرون أنك تحبهم وتحترمهم
معوقات االتصال الفعال
معوقات االتصال الفعال تتأثر عملية االتصال بعاملين هما :العامل الفيزيائي ،والعامل النفسي ومن األمثلة على العامل الفيزيائي :الحرارة ،والبرودة ،والصوت ،واإلضاءة وهذه يمكن التغلب عليها أما العوامل النفسية الخارجية. المعتقدات :أي أن يشعر المستقبل بأن الحقائق والمفاهيم ذات دالالت يصعب عليه فهمها ،أو يشعر بأن المدلوالت خاطئة لديه. عدم االهتمام :أن يكون المستقبل غير مهتم بالرسالة أو تكون أهداف الرسالة غير واضحة. أحالم اليقظة :أي أن يكون المستقبل في أثناء نقل الرسالة يفكر في أشياء ليس لها عالقة بالرسالة. االلتباس :قد يقع المستقبل في التباس بين المفاهيم والمصطلحات الحديثة التي تقدم له والمصطلحات القديمة الشبيهة لها. عدم الراحة :أي أن المستقبل غير مرتاح في جلسته أو العوامل البيئية األخرى غير مريحة بالنسبة له. صعوبة المادة المقدمة وعدم ارتباطها باحتياجات المستقبل اليومية. اختيار قناة االتصال أو الوسيلة الغير مناسبة لتوصيل الرسالة. التشويش الميكانيكي أو اآللي ،والتشويش الداللي الناتج عن سوء الفهم من قبل المستقبل
معوقات االتصال الفعال عدم التآلف مع التكنولوجيا كعدم المعرفة بعمليات نقل الرسالة مثل البريد االلكتروني أو الفاكس .. الخ. األفكار المسبقة :كأن يتجنب اإلداري االستماع إلى الطرف اآلخر ويقطع عليه حديثه معتمدا على معلومات مسبقة عن الموضوع لديه ومحتمل أن تكون خاطئة. العاطفة :كأن يكون إحدى الطرفين متأجج في عواطفه وانفعاالته كأن يكون غاضبا أو قلقا أو مجهدا نفسيا. تقويم الراسل ..يحدث ذلك عندما يركز اإلداري على تكون رأي معين عن الطرف اآلخر مما يعيق قدرته عن الحياد تجاه تفسير الرسالة () اإلضطرابات :وتأتي عندما يركز أحد الطرفين جهده الواعي على تنقية العوامل التي قد تشوه الرسالة المستقبلة مما يزيد من اضطرابه. داللة األلفاظ :كتعدد المعاني في مدلوالت الكلمات أو استخدام مصطلحات أجنبية بلغة غير مفهومة للطرف اآلخر. عدم االتساق بين االتصال اللفظي وغير اللفظي :وذلك باستخدام إشارات أو إيماءات غير لفظية التي قد تعطي رسالة مزدوجة.
مهارات التحدث
الكالم وسيلة االتصال األولى .1عندما تتقن فن الكالم تبني أفضل العالقات وتحصل على ما تريد
.2أكثر كلمة يستخدمها الناس ” أنا ” ومعظم أحاديثهم تدور حولها فإذا أردت أن تؤثر فيهم فاتركها لهم
1
مهارات التحدث
تحدث أقل واستمع أكثر وأصغ باهتمام • كل فكرة يمكن التعبير عنها بكلمات قليلة
• كلما زاد الكالم كثرت األخطاء • اهتمام السامع يكون للحظات قليلة ثم يتركك تتحدث وحدك
• عندما تستمع بإصغاء يفهم المتحدث أنك مهتم به ومنسجم معه وسوف يجتهد في إرضائك ويوافق تماما على الكالم القليل الذي قلته
2
مهارات التحدث تجنب النقاش والجدال
* النقاش والجدل معركة خاسرة ال يفوز فيها أحد * األدلة القاطعة والحجج المقنعة ال تنفع إذا قرر الطرف اآلخر االستمرار في الجدل * حتى ال يتحول الحديث العادي إلى جدل تحدث مع الطرف اآلخر على انفراد
3
مهارات التحدث عدم ادعاء امتالك الحقيقة المطلقة
* ال تحول آراءك إلى قوانين ومقدسات * حتى لو كانت الفكرة صحيحة فقد تخطئ في توصيلها * كثير من اآلراء واألفكار تبين أنها خطأ بعد ما كانت في مرتبة الحقائق
4
مهارات التحدث استخدم العبارات الرقيقة
* عبارات الشكر واالمتنان والتهنئة والمواساة واالعتذار لها تأثير إيجابي بطبيعتها
5
مهارات التحدث اسمح لآلخرين أن ينتحلوا أفكارك
* إذا أردت لفكرتك أن تعيش ازرعها في ذهن الشخص اآلخر بشكل عابر واجعله يشعر أنه صاحبها * قدم عناصر الفكرة واترك الصياغة النهائية للشخص اآلخر
6
مهارات التحدث اعترف بأخطائك وال تحاول التبرير
* أفضل تبرير للخطأ االعتراف به * اعترافك بالخطأ دليل قوة والناس يتسامحون مع األقوياء
7
مهارات التحدث استدرج الطرف اآلخر لكلمة ”نعم”
* اطرح الموضوع على شكل أسئلة جوابها نعم * عندما يكرر الطرف اآلخر ” نعم ” عدة مرات يشعر باالتفاق التام معك
مهارات اإلقناع
1كيف تقنع اآلخرين أن يفعلوا ما تريد؟
اجعل الشخص اآلخر يرغب في العمل
* أكد على المنافع التي تتحقق من وراء العمل * اجعل العمل ممتعا قدر اإلمكان
* اجعل للعمل الصغير أهمية كبيرة
2كيف تقنع اآلخرين أن يفعلوا ما تريد؟
تجنب األوامر المباشرة
* ال أحد يحب أن يتلقى األوامر
* بدل أن تقول :افعل ،قل :ما رأيك لو نفعل؟
* بدل أن تأمر الشخص اجعله يأمر نفسه
3كيف تقنع اآلخرين أن يفعلوا ما تريد؟
اجعل األمر موضع تحدي * أطلق شرارة المنافسة بين العاملين * ارفع سقف الطموح بالتدريج * علّق لوحة اإلنجاز
4كيف تقنع اآلخرين أن يفعلوا ما تريد؟
ال تعاقب على الخطأ وكافئ المجتهد
* من اجتهد فأخطأ فله أجر ومن اجتهد فأصاب فله أجران * الخطأ أثناء المحاولة يستحق التكريم * أسوأ نظام في العمل نظام العقوبات
* اجعل تصحيح الخطأ يبدو سهال
ارفع شعار ” أنت أنا ” من خالل ”أنت أنا” oترى نفسك عندما تنظر لآلخرين oتفرح بإنجازاتهم ألنها لك oتغفر أخطاؤهم ألنها أخطاؤك oتستطيع أن تفهم الناس ألنهم أنت oتكسب حب الناس واحترامهم
العادات السبع للنجاح (ستيفن كوفي)
.1الشعور بالمسؤولية والمبادرة . 2ركز على األهداف والغايات .3نظم وقتك . .4اربح وربح . .5مارس مهارات التفاهم . .6كون بريق منسجم . .7جدد طاقاتك .
العادة األولى :كن سباق ،مبادر . (الرؤية الشخصية)
كل إنسان لديه القوة التخاذ قراراته الشخصية ،وعندما يستخدم اإلنسان هذه القوة الختيار ردة فعله بناء على مبادئه الشخصية يكون سباق (،ان هللا اليغير مابقوم حتى يغيروا مابأنفسهم)،واألنسان السباق يعمل على األشياء التي يملك القدرة على التحكم بها ( دائرة التأثير )بدالً من االنشغال باألشياء التي ال يستطيع التحكم بها ( دائرة االهتمامات ) ،وهو يستخدم هذه القوه بإيجابية للتأثير على األحداث وتوسيع دائرة التأثير. هل تنبع تصرفاتي بناء على اختياري الشخصي حسب ما تمليه علي مبادئي أم بناء على وضعي ومشاعري والظروف؟
كل منا يملك دائرتين كيف تنتقل من دائرة االهتمام الى دائرة النفوذ لغة الناجح والمتقاعس
· العادة الثانية :ابدأ والنهاية في ذهنك (.القيادة الشخصية)
األشخاص الفعالين ينحتون مستقبلهم بأنفسهم ،وهم يستفيدون من البدء والنهاية في ذهنهم في جميع مناطق حياتهم بدالً من ترك اآلخرين أو الظروف تقرر النتائج .وهم يخططون بحرص لما يريدون أن يصبحوا وما يريدون أن يفعلوا وما يريدون أن يملكون ثم يدعون خريطتهم الذهنية ترشدهم في اتخاذ قراراتهم وهذه الخريطة الذهنية لما يريدون لحياتهم يترجمونها كتابة في ما يسمي بيان بالمهمة أو رسالة الحياة .والشخص الذي لديه رسالة ويستخدمها ألرشاده في قراراته يعيش في تناسق بديع مع ما يعمله . هل كتبت رسالة حياه شخصيه تعطي معنى وهدف واتجاه لحياتي ؟ وهل تنبع تصرفاتي منها ؟
.1 .2 .3
.4 .5
حياتي بيدي أغلى الدقائق أطلق لنفسك الخيال كل شئ يصور مرتين اكتب رسالتك في الحياة:تبنى على 6أمور أساس مبادئك وقيمك مخاطبة االهداف العامة في مختلف المجاالت نقاط القوى والضعف قدراتك،اهتماماتك التوازن بين ادوارك في الحياة لديك حرية االختيار
العادة الثالثة :ابدأ باألهم قبل المهم ( .اإلدارة الشخصية
ماهي األشياء األولى ؟ األشياء األولى هي تلك األشياء التي نجد بأنفسنا أنها تستحق أن نعملها وتحركنا في االتجاه الصحيح، وتساعدنا على تحقيق المبادئ الذاتية الموجودة في رسالتنا بالحياة . واألشياء األولية غالبا ً مهمة وأيضا ربما مستعجلة ،وافضل استخدام لوقتنا يتم بالتركيز على المهم في عملنا وعالقاتنا . هل باستطاعتي أن أقول " ال " لغير المهم مهما كان مستعجل ،و " نعم " للمهم ؟
العادة الرابعة :تفكير المنفعة للجميع "ربح – ربح" ( .القيادة العامة )
نمط التفكير " ربح /ربح " ليس تقنية وانما فلسفة شاملة للتعامالت اإلنسانية وهو مبدأ أساسي للنجاح في جميع تعامالتنا ،وهو يعني أن الطرفين ربحوا ألنهم اختاروا االتفاقات أو الحلول التي تفيد وترضي الطرفين مما يجعل كل الطرفين يشعرون بالراحة لقراراتهم وبااللتزام ألدائها .والشخص الذي يفكر " ربح /ربح " لديه ثالثة سمات أساسية ،االستقامة ،النضج والوفره العقلية .فاإلنسان المستقيم صادق في أحاسيسه ومبادئه والتزاماته ،والناضج يترجم أفكاره ومشاعره بجراءة مع مراعاة مشاعر اآلخرين وأفكارهم ، واألشخاص ذوي الوفرة العقلية يصدقون بأن هناك ما يكفي للجميع ويعترفون باإلمكانيات غير المحدودة لتنمية التعامل اإليجابي والتطوير مما يخلق بديالً ثالثا ً جديداً ومقبول من الطرفين . هل أسعى لما يفيد ويرضي الطرفين في جميع عالقاتي ؟
·العادة الخامسة :حاول أن تفهم أوال ليسهل فهمك ( . االتصال )
عندما نستمع بقصد الفهم تصبح اتصاالتنا اكثر فعالية .وندع تحوير كل شيء حسب رغباتنا ونوقف قراءة توجهاتنا في حياة اآلخرين ونبدأ في االهتمام بما يحاول اآلخرون قوله ونكون مستعدين اكثر لإلنصات بقصد الفهم والتجاوب .والجزء الثاني من هذه العادة أن تحاول أن يفهمك اآلخرين تحتاج إلى الجراءة والمهارة ،الجراءة في التعبير عن مشاعرك الحقيقية بتفتح ، ومهارة لتبين بشكل جيد وجهة نظرك بناء على قدرات اآلخرين . هل أتحاشى الردود المتحيزة وبدالً منها اعبر عن مافهمتة من اآلخرين قبل محاولة افهامهم؟
االتصال الفهم وكسب قلوب الناس االنصات العميق الحوار الواعي
العادة السادسة :التعاضد ( التعاون اإلبداعي )
الخشب األحمر تتشابك جذوره بنظام يجعله ينبت متقارب مما يساعد األشجار على عدم السقوط في الرياح الشديدة .ويستطيع اثنان أن يضاعفوا النتائج عن مالوكانوا كل على حده بالتعاون الخالق وفي التفاعل الخارجي ،ويحققون الكثير مما ال يستطيعون تحقيقة على انفراد وذلك إذا ما كانوا ،يقيمون االختالفات ،يفتحون أنفسهم إلمكانيات جديده ،يمارسون نمط التفكير " ربح /ربح " ويبنون الثقة في ما بينهم ،عندها سوف يجنون ويتمتعون بفوائد تالحمهم (.وتعاونوا على البر والتقوى). هل أقيم اختالف وجهات النظر واآلراء في اآلخرين في محاولة الوصول إلى حلول ؟
.1 .2
التعاون االبداعي يحتاج الى: القائد الباني فريق العمل (البنيان المرصوص)
صفات فريق العمل .1 .2 .3 .4 .5 .6
.7
العمل لهدف عدم وجود أنانية كل عضو يكمل األخر وال يكرر األخر الدافع الرئيسي هو االنجاز االستمتاع بتماسك الجماعة كل عضو من أعضائه له نفس الحقوق مع اختالف االدوار االنسياب الحر للمعلومات داخل الفريق
العادة السابعة :شحذ المنشار ( التجديد )
حد المنشار قد ال يستطيع القطع خالل األخشاب مع كثرة االستعمال، ويكون الحد في حالة التسمح باستخدامه بفعالية .ولكي نعمل بفعالية نحتاج إلى شحذ المنشار .بمعنى آخر نحتاج إلى صيانة وتطوير أنفسنا .ومفتاح النجاح لشحذ المنشار يكمن في العمل بصفة دوريه على األبعاد األربعة للتجديد :البدنية /العقلية /االجتماعية / الروحانية (نحتاج للعمل لمدة 3ساعات تقريبا ً اسبوعيا ً على االربع مناطق والصلوات مثالً تستغرق مايقارب ساعتين على اقل تقدير اسبوعيا ً). هل أمارس تطوير مستمر في األبعاد األربعة في حياتي :البدنية ، العقلية ،االجتماعية ،الروحانية ؟
Skills of Effective Communication in Work
مهارات التواصل الفعال في العمل
Definition of Communication:
Process of exchanging or conveying information and messages in an attempt to create shared understanding. •
This process is through special mechanism to reaching the aim or target.
achieved tools & facilitate expected
:تعريف التواصل عملية تبادل أو إرسال معلومات ورسائل بهدف خلق وتحقيق .تفاهم متبادل
يتم تحقيق التواصل عن طريق أدوات خاصة وآلية معينة تسهل .الوصول للهدف المطلوب
•
Skills of Effective Communication in Work
مهارات التواصل الفعال في العمل •
Skills of Effective Communication in Work: 1. Understand the job TOR 2. Understand Corporate Mission, Vision, & Business Plan 3. Proactive not reactive 4. Flexible to understand & appreciate diversity & multi-cultural work environment
مهارات التواصل الفعال في :العمل تفهم التوصيف الوظيفي.1 تفهم رسالة ورؤية وخطة.2 عمل المنظمة التجاوب وليس ردود أفعال.3 مرونة لتفهم وتقدير التنوع.4 واختالف الثقافات في جو . العمل
•
Skills of Effective Communication in Work
مهارات التواصل الفعال في العمل •
Skills of Effective Communication in Work: 5. Better use written communication 6. Precise & clear in messages to make the receiver understands the purpose. 7. Separation between personal relations & professional ones.
مهارات التواصل الفعال في :العمل يفضل استعمال التواصل.5 الكتابي الدقة والوضوح في نقل.6 الرسالة ليستطيع المتلقي تفهم .السبب والمغزى من الرسالة الفصل بين العالقات الشخصية.7 .والعالقات المهنية
•
Skills of Effective Communication in Work
مهارات التواصل الفعال في العمل •
مهارات التواصل الفعال في العمل: .8تحديد موعد نهائي إلظهار األمور العاجلة والحزم لهذه الرسالة. .9يؤدي التعبير االيجابي إلى الحصول على تجاوب. .01االحترام المتبادل هو المفتاح األساسي إلنجاح عملية التواصل.
Skills of Effective Communication in Work: 8. Setting deadline to & display urgency firmness 9. Positive expressions lead to responsive action. 10. Mutual respect is the key to this process
•
Skills of Effective Communication in Work
مهارات التواصل الفعال في العمل •
Skills of Effective Communication in Work: 11. Hierarchy respect is substantial factor 12. Verbal share of information supports effectiveness of the process. 13. Share of knowledge & procedures enhances the efficiency.
مهارات التواصل الفعال في :العمل إحترام التسلسل الوظيفي.11 عامل أساسي الشفوي التبادل يدعم.21 للمعلومات فعالية عملية .التواصل تعزز عملية الشراكة في.31 واإلجراءات المعرفة .التنظيمية فعالية التواصل
•
Skills of Effective Communication in Work
مهارات التواصل الفعال في العمل •
Skills of Effective Communication in Work: 14. Acceptance & listening to opposite ideas & opinions lead to sustainable effective communication. 15. Debates & discussions exist & are encouraged in professional work environments.
مهارات التواصل الفعال في :العمل التقبل واإلصغاء الجيد.41 لآلراء واألفكار المختلفة يؤدي إلى تواصل فعال .مستدام تتواجد جلسات النقاش.51 والجدال ويتم التشجيع على القيام بها في أجواء العمل .المهنية
•
Skills of Effective Communication in Work
مهارات التواصل الفعال في العمل •
Skills of Effective Communication in Work: 16. Involvement of the concerned business units facilitates creation of effective communication. 17. Team spirit strengthens effective communication especially vis-à-vis clients & counterparts.
مهارات التواصل الفعال في :العمل إشراك كافة وحدات العمل.61 المعنية يساعد على تسهيل .خلق تواصل فعال تعزز روح فريق العمل التواصل الفعال وخصوصا تجاه الزبائن والشركاء والهيئات التي تتعامل معها .المنظمة
.61
•
Skills of Effective Communication in Work
مهارات التواصل الفعال في العمل •
Management has principal role in practice: •
•
•
•
the this
Lead by Example Transparency, openness & two-way communication Holding staff meetings regularly. Recognition of any initiative in this respect to help in developing such skills.
لدى اإلدارة دور أساسي في هذه :الممارسة • مبدأ القدوة الصراحة والتواصل،• الشفافية المتبادل • عقد اجتماعات دورية مع . الموظفين • اإلثناء والتقدير لكل مبادرة في هذا الشأن للمساعدة في تطوير وتحسين هذه المهارات لدى .الموظفين
•
اقسام االتصال في بيئة العمل 61
يمكن تقسيم مهارات االتصال في بيئة العمل وفقا للمرحلة العمرية و الهنية للقائم بالعمل الى ثالث اقسام اساسية: مهارات االتصال في مرحلة ما قبل بدء العمل ( في فترة اإلعداد والبحث عن عمل). مهارات االتصال في مرحلة العمل مهارات االتصال في مرحلة ما بد العمل
62
مرحلة ما قبل بدء العمل تحتاج في هذه المرحلة الى: إتقان كتابة سيرتك الذاتية كتابة خطاب تقديم مميز خطاب /خطابات توصية – سيقوم آخرون بكتابتها لك. معرفة مدى قوة هذا الخطاب ومصداقيتة قبل ان تشفعه بباقي مستنداتك استخدام بعض مهارات التواصل عند الوظائف المختلفة ( كالبريد اإللكتروني ،والفاكسات).
63
مرحلة العمل ستحتاج الى معظم هذه المهارات ( االغلب انك لن تحتاج الى مهارة كتابة السيرة الذاتية في هذة المرحلة إال إذا اردت البحث عن عمل آخر افضل بعد مدة من الزمن). مرحلة ما بعد العمل بالتقاعد او االنتقال لعمل آخر ،فانك غالبآ ما سيشار اليك كشخص اكثر خبرة وقد يطلب منك – مثآل – كتابة خطاب توصية الحد مرؤسيك في العمل السابق. إن إتقان مهارات االتصال في مجال االعمال من االمور الحتمية لمن يسعى للتفوق واالحتراف ،بغض النظر عن مرحلته الوظيفية او العمرية.
مستويات االتصال في بيئة العمل 64
لالتصال في بيئة العمل خمس مستويات: االتصال النازل من الرئيس الى المرؤوس: يساعد هذا المستوى من االتصال على تفعيل بعض البرامج الجارية بالمؤسسة وذلك باعالم العاملين بها والتركيز على اهميتها من قبل مجلس االدارة مع إبراز كيفية التعامل مع هذه البرامج واالستفادة من الخدمات اللوجستية الالزمة لتنفيذها والتثبيت من دعم االدارة العليا لهذه البرامج وتعد القرارات والتوجيهات والتعاميم من انواع هذا المستوى.
65
االتصال الصاعد من المرؤوس الى الرئيس: يفيد هذا المستوى من االتصال في توفير معلومات عن احتياجات الموظفين وما يتطلعون الية من تقديم ارائهم فيما يجري في المؤسسة مما يساعد مجلس ادارة المؤسسة على تعديل البرامج واللوائح بما يتناسب مع احتياجات العاملين بها ويدخل في هذا المستوى الطلبات والتقارير ومخاطبات الموظفين لرؤسائهم.
االتصال االفقي بين الزمالء في نفس المستوى االداري: وهو التواصل اليومي في الحياة العملية بين الموظفين النجاز االعمال اليومية او تبادل الخبرات.
66
االتصال مع العمالء : وهو االتصال مع المستفدين من خدمات المؤسسة وتقديم الخدمات لهم واالستماع لطلباتهم.
االتصال مع البيئة الخارجية : ويقصد به االتصال مع الحهات الخارجية التي تستفيد منها المؤسسة النجاز اعمالها التي ال تقوم بها بنفسها كمزودي خدمات الصيانة والجهات االعالمية في التسويق او الراغبين في االستثمار او الجهات المختصة ذات العالقة.
مهارات التقدم للوظيفة 67
كتابة السيرة الذاتية ما السيرة الذاتية؟ تعرف السيرة الذاتية باصطالح ال تيني شائع هو: Curriculum Vitae والذي عادة ما يختصرإلىC.V. : فكلمة Curriculumتعني :مهنة ( ) careerاو سيرة اما كلمة Vitaeفتعني حياة ( ،) lifeاذا فالمعنى االجمالي يمكن تبسيطه بانه :المسار المهني لحياة الفرد. تعريف السيرة الذاتية ملخص االنجاز التعليمي والمهني والثقافي والمهاري لشخص ما بما يناسب عمال محددآ يستهدفه هذا الشخص.
68
اهمية السيرة الذاتية تعد السيرة الذاتية فرصة لعرض خبراتك ومهاراتك وانجازاتك وتسويقها في جهة عمل تبتغيها ،وهنا تظهر اهمية كتابة سيرة ذاتية جذابة وقوية ،فكثيرا ما ( وهي ” تكون هي العامل الفاصل بين ترشيحك لخطوة اكثر تقدمآ المقابلة الشخصية“ ) ثم قبولك في العمل الذي تبتغيه او استبعاد طلبك.
69
المكونات االساسية للسيرة الذاتية .1بيانات التعريف والتواصل وتكون عادة في مقدمة السيرة الذاتية ،وتشمل :االسم ،والعنوان البريدي، ورقم الهاتف الخاص والفاكس وعنوان البريد االلكتروني ،ويعد هذا القسم من االقسام االساسية التي ال تخلو منها سيرة ذاتية. .2الهدف ويكتب بعد بيانات التعريف حيث يساعد على رسم صورة إيجابية عن المتقدم حين يكتب بشكل صحيح كما انه يساعد كاتب السيرة على تحديد المكونات والموضوعات التي يجب ان يغطيها في سيرته لتخدم هذا الهدف.
70
.3الملخص المهني وهو خالصة لمعظم مكونات السيرة الذاتية ،ويفيد القارئ في اخذ فكرة سريعة ومكثفة عن صاحب السيرة الذاتية .وهو جزء اختياري ولكن اضافة مفيدة وخاصة بالنسبة للسيرة الذاتية الطويلة فانه يسهل للقارئ اخذ فكرة سريعة عن كاتب السيرة. .4الدرجات العلمية وتشمل الدرجات العلمية الرسمية الحاصل عليها ( دكتوراة /ماجستير/ بكالوريس /دبلوم ) /مرتبة ترتيبا زمنيا من االحدث لالقدم ويوضح في كل منها الجهة المانحة وسنة الحصول عليها .
71
.5التسلسل الوظيفي وتذكر فية الوظائف التي شغلها كاتب السيرة الذاتية مرتبة من االحدث الى االقدم، مبينا في كل منها مكان العمل ومدته في كل وظيفة ،والتسلسل الوظيفي قسم اساسي في السير الذاتية ،اال اذا كان كاتب السيرة طالبا حديث التخرج ولم يشغل أي وظيفة سابقة فانه يقوم بالتركيز على مهاراته التي اكتسبها طوال الدراسة. .6المهارات وتكون اكثر تحديدآ من الخبرات ويتم فيها سرد ” ما يمكن صاحب السيرة اداؤة ” في النواحي المختلفة لمهنته وما يتعلق بها .فمثآل تمكن صاحب السيرة من اداء تقنية علمية معينة هو ” مهارة“ اال ان ذلك ال يتعدى كونها ” اداة ” اما استعمال هذه التقنية في استكشاف فرضية علمية والتوصل الى نتائج فهو ” خبرة“ .
72
.7
الخبرات وفيها تكتب فقرات قصيرة بصيغة تعبر عن مدى خبرة كاتب السيرة بالنواحي المختلفة لتخصصة وما يتعلق بها وما انجزه فعال في هذه النواحي ويفضل تقسيم الخبرات الى عدة اقسام مثل: أ -الخبرات البحثية ب -خبرات الكتابة العلمية ت -خبرات تنظيم المناسبات العلمية
.8
االشتراك في الجهات المهنية ذات العالقة وهي الجمعيات المتعلقة بتخصص كاتب السيرة الذاتية التي تدل على ما يمارسه من انشطة في هذا التخصص.
73
.9
الدورات التدريبية وترتب ترتيبا زمنيا من االحدث لالقدم ،ويوضح لكل دورة جهة التدريب وتاريخ التدريب والمدة الزمنية التي استغرقها التدريب ويوضح هذا الجزء دافعية المتقدم للتعلم المستمر.
.01الجوائز هذا القسم اختياري ويخص ذوي الخبرة والمتميزين الحاصلين على جوائز في مجال عملهم. .11النشر العلمي يمثل هذا القسم االنتاج المحسوس او الملموس لصاحب السيرة وقد يسمى بالنشر العلمي او قد يحمل هذا القسم احد العناوين االتية وفقا لطبيعة االنتاج مثل :الكتب المنشورة ،او براءات االختراع ،المقاالت المنشورة الخ.
74
.21البيانات الشخصية وتشمل :تاريخ الميالد والجنسية والحالة االجتماعية .31المعرفون وهم اشخاص ذوو مكانة علمية او مهنية عملوا او اشرفوا على صاحب السيرة وعادة ما تكتب عبارة ( :متاحون عند الطلب) أي انه يمكن توفير اسماء هؤالء االشخاص وبيانات االتصال الخاص بهم عند الطلب. .41انشطة متنوعة ويفيد هذا القسم حديثي التخرج على االخص فهو يعوض افتقارهم الى الخبرة في مجال تخصصهم برسم صورة اكثر وضوحا لشخصيتهم من خالل ما مارسوه من انشطة فيما قبل التخرج ( مثل االشتراك في الخدمات المجتمعية او الجمعيات التطوعية او االنشطة الطالبية ...الخ.
75
اثنتا عشر نصيحة لكتابة سيرة ذاتية ناجحة .1حدد ماهية وظيفتك: عند كتابة ” التسلسل الوظيفي“ يراعى كتابة اسم الوظائف التي شغلتها باالضافة الى طبيعة المهام التي تقوم بها من خالل هذه الوظيفة والنتائج التي تحققها من خالل هذه المهام ،فسيفيد ذلك في اعالم القارئ بالضبط بما يمكنك عمله. .1اعمل على توضيح جميع التواريخ واالماكن المذكورة في سيرتك الذاتية: ال تجعل القارئ يحاول تخمين اي من المعلومات المقدمة في سيرتك واذا كان هناك تزامن بين وظيفتين في الوقت نفسة فعليك توضيح هذا االمر وال تتركه غامضا.
76
.3
اهتم بالتفاصيل: هل قمت بعمل فني على مستوى عالى من التقنية او يتميز بالتعقيد النسبي؟ هل قمت بعمل ذي اهمية ملحوظة او درجة مميزة من االنجاز؟ اذا كان االمر كذلك فال تخجل من ذكر التفاصيل بل عليك ابرازها بشكل واضح فهذا ما سيميز سيرتك الذاتية عن غيرها.
.4
راع ” النسبة والتناسب“: يجب ان يتناسب طول المهارات والخبرات مع عالقتها بهدف السيرة الذاتية ،فمثال :اذا كنت تكتب سيرة ذاتية بهدف الحصول على وظيفة فني في معمل للتحاليل الطبية ،فليس من المنطق ان تكتب فقرة واحدة تتناول فيها وظيفتك الحالية ككيميائي في مجال التقنية الحيوية ويليها ثالث فقرات كاملة تتناول فيها تعليمك قبل الجامعي.
77
.5
اهتم بالمعلومات اهتم بالمعلومات المتعلقة بالموضوع: المتعلقة بموضوع السيرة فالقارئ لن يهتم اذا كانت هوايتك هي صيد االسماك او ان وزنك 80كغم او انك مشترك في احدى الجمعيات الشبابية ،اذا كان هدفك هو ادارة قسم علمي لالبحاث.
.6
ال تفترض ان كن واضحا: القارئ يعلم ان جامعة الملك سعود تقع في مدينة الرياض بالمملكة العربية السعودية او ان C.Sتعني علم الكمبيوتر ،بل عليك توضيح االمور التي قد ال تكون معروفة عند الجميع.
78
.7
عادة ال تتجاوز طول السيرة الذاتية السيرة الذاتية الصفحتين اال اذا كان صاحب السيرة ذو خبرة طويلة وله كثير من االنجازات الواضحة .اما اذا كنت حديث التخرج وليس لديك كثير من الخبرات والمؤهالت فال تحاول ان تتجاوز الصفحتين.
79
.8
.9
حاول ان تراجع كن دقيقا في كتابتك سيرتك اكثر من مرة لتتثبت من خلوها من االخطاء االمالئية والنحوية واالخطاء المتعلقة بعالمات الترقيم ،فالسيرة الذاتية التي تحتوي على هذه االخطاء تظهر شخصية ال مبالية وال تهتم حتى باتقان ما تفعلة لتحصل على وظيفة فضال عن اتقان العمل بعد الحصول علية. التنظيم نسق معين تسهل قراءته.
نظم افكارك في
80
.01
ال تنحرف كثيرا عن اتبع النسق المعروف للسير الذاتية النسق المتعارف علية لكتابة السيرة الذاتية وايآ ماكان تخصصك يمكنك ان تعرف صور النسق المختلفة لكتابة السير الذاتية بزيارتك للموقع االلكتروني htt://www.resume.comستجد نماذج مختلفة من السير الذاتية تالئم كل تخصص على هذا الموقع.
.11
لتحقق ذلك فعليك اقنع القارئ بأنك شخص نشط وفعال استعمال لغة حيوية قوية تركز على ما بذلت من جهد وما نتج عن هذا الجهد.
.21
استعمل العناوين الرئيسية والعناوين الفرعية
انواع السيرة الذاتية: 81
اوال :السيرة الذاتية الورقية
وهي السيرة التي يتم طبعها وتقديمها للجهة المطلوب التعيين بها ،ولها عدة انماط: وهي االكثر شيوعا .1السيرة الذاتية المرتبة ترتيبا زمنيآ: ويتبناها االشخاص ذوو الخبرة النسبية وذلك الن جميع العناصر تذكر فيها مرتبة ترتيبآ زمنيآ من االحدث لالقدم. .2
وتهتم بالمهارات السيرة الذاتية المرتبة ترتيبا وظيفيآ: المتنوعة التي يتصف بها صاحب السيرة الذاتية وهي تناسب االفراد ذوي المهارات غير المتعلقة بشكل مباشر بالوظيفة المعلنة ...كما انها قد تفيد في تغطية فترات البطالة لصاحب السيرة بين الوظائف المختلفة.
82
.3
وهي التي تجمع بين السيرة الذاتية الجامعة: خصائص االولى والثانية ...ففيها يمكن سرد مجموعة من المهارات الحرفية لصاحب السيرة ثم يليها سرد بالوظائف التي شغلها مرتبة ترتيبآ زمنيآ ،ويعاب على هذا النوع انة يتميز بالتكرار الممل ،لذلك يقل استعمالة مقارنة بالنوعين السابقين.
83
ثانيآ :السير الذاتية اإللكترونية وهي تجعل كتابة السيرة الذاتية سهلة كثيرا فعلى الموقع االكتروني للمؤسسة يتم وضع ملف ذو نسق معين يمال ثم يرسل بالشبكة.
84
كتابة خطاب التقديم: ماهو خطاب التقديم؟ هو الخطاب المرفق مع السيرة الذاتية لتقديم المزيد من الشرح والتوضيح عن صاحب السيرة الذاتية ومهاراتة ومؤهالتة. اهمية خطاب التقديم: .1جذب انتباه القارئ الى مواطن القوة في السيرة الذاتية التي تتعلق مباشرة بالوظيفة المتاحة. .2
ال تعني النقطة السابقة انة ينبغي إعادة محتوى السيرة الذاتية في خطاب التقديم وانما المقصود هو إبراز النقاط الهامة في السيرة الذاتية وامتداحها باسلوب مالئم.
85
.3
( الهدف الرئيس لخطاب التقديم هو جذب القارئ لسيرتك الذاتية وملفك كله في الجملة ) دون سائر المتقدمين للوظيفة ،فباالسلوب الذكي الرشيق لخطاب التقديم يمكنك إقناع القارئ بمدى ثقتك بنفسك وقدراتك ومالءمتك للوظيفة المستهدفة.
.4
إنه بمنزلة خطاب لتنظيم التواصل مع المتقدم للوظيفة فهو – في صفحة واحدة – على عناوين االتصال وبياناته لكل من المرسل والمستقبل ،كما أنه يحدد فية انسب المواعيد لالتصال مما يزيد من فاعلية التواصل.
86
كيف تكتب خطاب التقديم .1اسم كاتب الخطاب ( المرسل) وبياناته ،وتاريخ الخطاب في الجزء العلوي االيسر من الخطاب المكتوب بالعربية والعكس باالنجليزية). .2
اسم المرسل الية وبياناته في الجزء العلوي االيمن من الخطاب المكتوب بالعربية ( والعكس في المكتوب باالنجليزية).
.3
حدد الوظيفة التي تتقدم اليها ( فمن الممكن جدا ان تكون الشركة قد اعلنت عن عدة وظائف في ذات الوقت) ،مع االشارة الى كيفية معرفتك بهذه الوظيفة الشاغرة وتوقيتها.
87
.4
عرف نفسك ( درجتك العلمية ومنصبك الوظيفي الحالي) مع االشارة الى توافق نفسك وامكاناتك مع المنصب الشاغر.
.5
ابراز اهم إنجازاتك مع االشارة الي سيرتك الذاتية للمزيد من التفاصيل.
.6
اكد اهتمامك باالنظمام للمؤسسة المستهدفة مع االشارة الى معرفتك ببعض المعلومات عنها واالنشطة التي تمارسها وانجازاتها.
88
.7
اختتم خطابك بوعدك باالتصال بالمرسل الية في وقت ويوم محدد لتتمكن من تحديد موعد للمقابلة الشخصية.
.8
اشكر المرسل الية على اهتمامه بخطابك
.9
وقع الخطاب بعبارات الئقة ودودة ولكن غير مبالغ فيها .ادرج رقم هاتفك مرة اخرى في نهاية الخطاب.
89
عشر نصائح ينبغي مراعاتها عند إعداد خطاب التقديم ليكون احترافيا وفعاال: يجب اال يزيد خطاب التعريف بأي حال عن صفحة واحدة.
حاول بقدر اإلمكان ان توجه خطابك لشخص محدد وعليك معرفة من المسؤول في المؤسسة الذي سيقرأ خطابك ،فاذا لم تتمكن من معرفته فيمكنك توجيهه الى ” من يهمة االمر“.
وجه خطابك للمسؤول بشكل رسمي اي ضع اللقب الصحيح له ( الدكتور/ االستاذ /السيد /المهندس ...الخ .يلية اسمه الثنائي ( االسم االول واسم العائلة). تأكد من الهجاء الصحيح السم المسؤول.
كن مختصرآ ومحددأ ودقيقآ في صيغة الخطاب وال تخرج عن الموضوع والصيغة الرسمية المفترض كتابة الخطاب بها.
90
اكتب خطابا يتناسب مع كل وظيفة تتقدم اليها ال تحتفظ بصيغة جاهزة تقدمها في كل مناسبة الستيفاء المطلوب فحسب.
اذكر باختصار سبب اهتمامك باالنضمام لهذه المؤسسة مع ايضاح معرفتك بانشطة هذه المؤسسة.
حاول اال تزيد الفقرة على اربعة اسطر او خمسة ليسهل قراءتها وفهم مضمونها مع عدم تكرار محتويات سيرتك الذاتية ولكن يمكن االشارة اليها للمزيد من المعلومات.
91
اطلب من زميل او صديق مراجعة الخطاب لتصحيح ما يكون به من اخطاء لغوية او امالئية.
تواصل مع المؤسسة لتستيقن وصولها للشخص المعني الذي وجهت له الخطاب مع معاودة االتصال في اليوم والتوقيت الذي حددته في الخطاب.
92
كتابة خطاب توصية ماذا تفعل حين تطلب من احدهم كتابة خطاب توصية ليدعمك؟ ال تطلب من احدهم دعمك بخطاب توصية اال إذا كنت تعرفه جيدآ وتعلم انه يعرفك جيدآ ويعرف مهاراتك وقدراتك وال تطلب ايضآ من احد اقاربك كتابة خطاب لك.
ثالثة خطابات توصية كافية جدآ ...ال تزد على ذلك الحد واال كانت سلبية في حقك.
أعط من يدعمك وقتا كافيا ليكتب خطاب التوصية.
تحدث معه واخبره باهدافك المهنية ونبهه الى ما يمكن ان يقول في خطابه ليساعدك على تحقيق هذه االهداف و وجهه ليكون محددآ فالمديح العام غير المحدد هو مضيعة للوقت وقد يضر.
93
ال تخجل من إظهار ما يجب إظهاره من قدراتك ومهاراتك وتذكر ان خطاب التوصية بمنزل ” خطاب تسويق ” لك.
تابع من يكتب الخطاب ( من غير الحاح) لتعلم انه سينتهي قبل الوقت المحدد ولكي توعز الية ما ينبغي ان يكتبة من الكلمات.
إذا كتب لك الخطاب وتسلمتة فاشكره وعليك اخباره إذا حصلت على الوظيفة وكيف اعانك خطابه على الحصول عليها.
94
اجتياز المقابالت الشخصية
الصفات والخصائص الشخصية المساعدة على قيول المتقدمين في الحصول على الوظائف التي يريدونها ،ومن اهم هذه الخصائص:
إن االنطباع االولي الحضور: عند دخول المتقدم الى مكان المقابلة الشخصية يدوم طوال المقابلة وما بعدها ومن ثم يؤثر في نتيجة المقابلة تاثير مباشر فعليك مراعاة مظهرك بشكل جيد.
وتعني كيفية نقل القدرة على التواصل: افكارك الى القائمين بالمقابلة بشكل مميز ومالئم لمستوى الوظيفة المتقدم لها.
95
هل يبدو عليك علو الحماس واالندفاع: الهمة والحماس والتوجه االيجابي؟ هل تثق بنفسك وبقدرتك على انجاز المهام التي ستوكل اليك في هذه الوظيفة ؟
مع اهمية شهادات الذكاء: المتقدم ومعدالته االكاديمية ،فإن الذكاء في الرد على االسئلة وتوجيه االسئلة قد يكون اهم فإن هذين يرسمان مالمح شخصية تتسم بالذكاء الوجداني الذي يكون له الدور االكبر في القيام بالمهام المستقبلية.
فهذه السمات من اهم النشاط واليقظة ومدى االنتباه: السمات المميزة للشخصية الطموحة والواعدة لذلك هي االكثر قبوال لدى القائمين بالمقابلة وتشجيعا لهم على قبول المتقدم.
96
االستعداد للمقابلة الشخصية: .1اجمع اكبر قدر من المعلومات عن المؤسسة التي تتقدم للتوظف لديها ،فكلما قويت قاعدة معلوماتك عن المؤسسة كلما كانت اجاباتك عن اسئلة المقابلة اكثر ذكاء واقناعآ. .2
ارتد المالبس المالئمة التي تتسم باالناقة والرسمية والهندام المالئم مع االهتمام بشكل الشعر وتقليم االظافر.
.3
احرص لى إحضار نسخ إضافية من سيرتك الذاتية للقابلة الشخصية وخطابات التوصية وغيرها من المستندات ،ان برازك لهذة المستندات وابرازك لها عند الحاجة اكبر دليل على تنظيمك واهتمامك الفائق قبل موعد المقابلة
97
.4
عليك بالوصول مبكرا 15 -10دقيقة او قبل ذلك ويمكنك االنتظار، المهم ان تتخذ احتياطاتك لتتجنب اي تاخير .
.5
عامل كل الناس في المؤسسة باسلوب احترافي و ودود يدءآ من العمال وموظفي االستقبال الرؤساء والقائمين على المقابلة.
.6
ابتعد عن مضغ العلكة او التدخين او التحدث في الهاتف الجوال او اي عادات اخرى مستفزة لآلخرين او مشتتة لالنتباه .
.7
ال تقاطع احدا من القائمين بالمقابلة ابدآ حتى لو كنت متحمسآ لالجابة.
98
.8
انتبه للغة جسدك فعليك ان تجلس منتصب الظهر باعتدال مع المحافظة على ابتسامتك مع االتصال بالعين مع الطرف اآلخر وعدم النظر من االعلى الى االسفل الي احد كما يمكنك الميل لالمام الظهار اهتمامك ببعض النقاط او االسئلة ولكن مع عدم المبالغة في الميل.
.9
لإلجابة عن االسئلة عليك اوال ان تنصت اليها باهتمام بالغ وال بأس من االستفسار عن المقصود من السؤال اذا لم تستوعبه وال باس من الصمت الهادئ لحظات لتستجمع افكارك قبل ان تبدأ في االجابة .وعليك تقديم اجابات امينة وصادقة وغير مفتعلة ومختصرة في ذات الوقت.
.01عندما يقوم القائم على المقابلة بانهائها صافحه بقوة واترك المكان بثقة ولباقة.
99
االسئلة التي يجب توقعها أثناء المقابلة اسئلة تستهدف معرفة عالقتك بزمالئك في وظائفك السابقة اسئلة تستهدف معرفة عالقتك برئيسك او رؤسائك في وظائفك السابقة. اسئلة تستهدف معرفة أهدافك في هذا المجال. اسئلة توضح طبيعة عملك /اعمالك السابقة. اسئلة تستكشف مدى تعليمك او خبرتك او كليهما. اسئلة للتثبت من صحة السيرة الذاتية. اسئلة توضح االسباب التي دفعتك لتغيير وظيفتك.
100
االسئلة التي يمكن ان تسألها في المقابلة ما اول مهمة ستطلب مني إذا تم تعييني؟ وماذا بعد هذه المهمة؟ في أي مجال ستطلبون مني تنمية خبرتي؟ ما الموارد الموجودة بمؤسستكم او في أي مكان آخر لتحقيق اهداف الوظيفة؟ هل سأتلقى أي تدريب؟ هل سيكون داخل نطاق المؤسسة ام خارجها؟ ما المميزات التي تتطلعون اليها لمن سيشغل هذه الوظيفة؟ لماذا هذا المنصب شاغر في الوقت الحالي؟
101
ما العقبات التي تواجهونها في المؤسسة ( بشكل عام /المتعلقة بالوظيفة) ؟ ما التغيرات التي تتوقعونها في مؤسستكم؟ هل هناك مناصب اخرى شاغرة؟ ما مدى عالقتها بالوظيفة الحالية؟ كيف ساخضع للتقويم ،وما المعدل الزمني للتقويم؟ عند اإلنجاز في هذه الوظيفة ما هي الترقيات الممكنة ،وفي أي مدى زمني؟ هل يمكنكم شرح إجراءات التعيين في هذا المنصب؟ متى ستتخذون قراركم بشأن هذه الوظيفة؟
102
االسئلة التي يجب ان تتجنبها
تجنب االسئلة المتلقة بالراتب والبدالت ونحوها ،فمع اهمية هذه االسئلة يمكن تناولها الحقآ بعد ان تتيقن من حاجتهم اليك ومدى مالئمة مؤهالتك لهذه الوظيفة المعلنة. وال مانع من طلب نسخة من الالئحة المنظمة لشؤون الموظفين بالمؤسسة لالطالع عليها في اثناء انتظارك للخطوات الالحقة للمقابلة الشخصية.
103
ماذا بعد انتهاء المقابلة الشخصية؟ قبل انتهاء المقابلة عليك ان تتثبت من فهمك للخطوة التالية في هذه المؤسسة من يفترض ان يتواصل معك عقب المقابلة؟ ومتى؟ وفي اثناء هذا الوقت ماذا يفترض عليك ان تفعل؟
عقب المقابلة عليك ان تقوم بتدوين اهم مجرياتها في اسرع وقت قبل نسيانك للتفاصيل، ستفيدك هذه التفاصيل في الخطوات التالية من آليات التوظيف بل وستفيدك حتى لو لم تحصل على هذه الوظيفة لكونها خبرة كبيرة لك عند التقدم لوظائف تالية.
104
يمكنك ارسال خطاب شكر قصير الى القائم على المقابلة واذا كان هناك لجنة من عدة اشخاص فيمكنك ايضآ إرسال خطاب لكل منهم.
ال تكن ملحاحآ او متسرعآ في االتصال هاتفيآ بالمؤسسة لمعرفة نتيجة المقابلة بل عليك االنتظار حتى وقت اتخاذ القرار وفقآ لما عرفته من لجنة المقابلة.
حتى لو علمت انه تم اختيار متقدم اخر للمنصب الشاغر فيمكنك ارسال خطاب شكر آخر التاحة فرصة المقابلة الشخصية لك مع االشارة الى اهتمامك بمنصب مماثل في ذات الشركة إذا ما اتيح مثل هذا المنصب مع استعدادك العادة المقابلة الشخصية في هذه الحالة.
االتصال داخل بيئة العمل 105
انواع االتصال في بيئة العمل
اوال :االتصال المكتوب: إن كتابة انواع المخاطبات المكتوبة والتقارير اهم اساليب االتصال على االطالق في مجال االعمال ،فاذا كان االتصال الكتابي امرا اختياريا على المستوى الشخصي فانة ال مفر منة كثير من حاالت االتصال في مجال االعمال. .1
بعد الحصول على خطابات العمل الدورية العمل وبدأت في ممارستة ستحتاج الى كتابة كثير من الخطابات الرسمية بشكل دوري ،سواء اكانت هذه الخطابات موجهة لزمالئك داخل المؤسسة ام كانت موجهة لجهات اخرى خارج المؤسسة.
106 .2
القرارات:
القرارات هي نوع من انواع خطابات العمل ،والعامل الوحيد المميز لها هو ” اإللزامية ” فالقرارات هي خطابات صدرت عن ادارة اعلى ( مثل مجلس االدارة او مجلس االمناء) واتجهت بشكل هابط ( من الرئيس للمرؤوس) ،وهي ال تحتمل المناقشة ( اال عبر القنوات الرسمية التي تحددها الالئحة المنظمة للعمل). .3
المذكرات: المذكرات رسائل يتم تبادلها بين الموظفين في هيئة من الهيئات لالخبار بمجموعة من المعلومات التي تنظم سير العمل وتعرف ايضا باسم ” التعاميم“ .عادة ما توفر المؤسسة نموذج لكتابة المذكرات.
107 .4
الفاكس: وهي صور رقمية للمستندات يتم ارسالها من ناسوخ الى اخر وذلك بنقل البيانات المشفرة التي تعبر عن هذه الصور من خالل خطوط الهاتف. ثانيا :االتصال الشفوي ومن امثلة االتصال الشفهي في مجال االعمال ( خالف المقابالت ): المكالمات الهاتفية والبريد الصوتي.
108
االعداد الجراء المكالمة الهاتفية: .1تذكر ان المكالمة الهاتفية االحترافية تتكون من ثالث اجزاء” : المقدمة االفتتاحية“ ” ،متن المحادثة“ ،و” تكرار خالصة المكالمة“. .2
عليك بتركيز افكارك لشرح الهدف االساسي من المكالمة ثم حدد بوضوح هل ستكون هناك مكالمات الحقة الستكمال هذا الهدف ومن سيقوم باجراء هذه المكالمات ( انت او الطرف اآلخر).
.3
إذا كنت تنوي استعمال سماعة ليسمع آخرين للمكالمة او كنت تنوي تسجيل المكالمة فعليك ان توضح ذلك للطرف اآلخر في بداية المكالمة.
109
إجراء المكالمة الهاتفية:
لتحقيق اعلى فاعلية من المكالمات الهاتفية عليك االلتزام بالخطوات االتية بالترتيب: .1عرف نفسك للطرف اآلخر او ذكره بنفسك ( إذا كنت قد تواصلت معه ) في بداية المكالمة. .2
اسأل الطرف اآلخر هل لدية متسع من الوقت إلجراء المكالمة واال يمكنك تحديد موعد آخر لمعاودة االتصال به.
.3
استعن بكتابة بعض المالحظات ( التي دونتها قبل المكالمة) لتنظيم افكارك والنقاط التي ينبغي ان تتعرض لها خالل هذه المكالمة.
110
.4
يمكنك توجيه الحوار بحيث تحث الطرف اآلخر على تكرار اهم نقاط المكالمة باسلوب للتثبت من حسن التواصل بينكم وعدم وجود شكل من اشكال سوء الفهم.
.5
ال تنزلق الى أي احاديث جانبية ال طائل منها ،بل ركز تفكيرك على انجاز المكالمة بشكل حرفي.
.6
راجع اهم نقاط المكالمة مع تاكيد على المسؤوليات المحددة لكل من طرفيها ( أنت والطرف اآلخر).
.7
إنه المكالمة بشكل ودود ( اشكر الطرف اآلخر على وقتة تمن له يومآ سعيدآ) .وال تنس تحديد موعد مكالمة اخرى اذا لزم االمر.
111
البريد الصوتي تعتبر الرسائل الصوتية شكآل من اشكال االتصال في مجال االعمال وخاصة لمن يتواصل مع عدد كبير من العمالء بشكل مستمر مثل :شركات الطيران او الفنادق ،فال يضطر الى إعادة االتصال مرارآ وتكرارآ للتواصل مع عميل واحد. البد من مراعاة اآلتي عند ترك رسالة صوتية. يقوم المتصل بكتابة ما يريد ابالغة للعميل في دفتره بشكل واضح ومختصر حتى ال يفاجأ بعدم وجود العميل وليكون مستعدآ لسرد الرسالة بوضوح.
يجب ان يحتفظ المتصل في ذهنة بالهدف التالي :أن الهدف من تركه لرسالة صوتية ان يعرف المتلقي من هو المتصل و وقت االتصال والمعلومة التي يريد المتصل ايصالها الية.
112
ال حظ ان جميع الرسائل الصوتية تحتوي على معلومة واحدة في مجملها واي منها ينبغي اال يزيد عن دقيقة واحدة فاذا شعرت ان رسالتك ستتجاوز ذلك فاالفضل اال تكون رسالة صوتية فاالفضل استخدام البريد االلكتروني.
راع التحدث ببطء نسبيآ وبوضوح لتكون رسالتك مفهومة.
راع خصوصية العميل :ال حظ ان الرسائل الصوتية ال تضمن خصوصية العميل ،فقد يسمعها غيره بدون قصد او في اثناء سماعه إياها ،لذلك إذا اردت تناول امر حساس ( مثل نتيجة تحليل طبي او غيره) فاالفضل ان تطلب من العميل ماودة االتصال بك.
Skills of Effective Communication in Work مهارات التواصل الفعال في العمل
Thank You!