Revista digital luisa mendoza

DOCENCIA UNIVERSITARIA

REVISTA DIGITAL

LA MATRIZ FODA Y SU APLICACIÓN.

PASOS PARA ELABORAR UN PLAN OPERATIVO ANUAL (POA)

Autora: Luisa Angélica de la Consolación Mendoza Varela C.I. V-9469059

EDITORIAL Octubre, 2016

EDITORA: Abog. Luisa Angélica de la C. Mendoza Varela

En la primera edición de esta revista digital Docencia Universitaria, se enfoca una serie de artículos desarrollados por la participante de la Maestría en Docencia Universitaria de la Universidad Fermín Toro, además de recopilar el trabajo de otros autores, fundamentado en el tema Aplicación de la Matriz FODA y Pasos a seguir para la Elaboración de un Plan Operativo Anual (POA).

Al encarar este tema podemos determinar que la educación tiene como fin el formar un individuo que forma parte de una sociedad para la vida que desarrollará en esa sociedad. La universidad es el último templo del saber, el ultimo nivel de sociabilidad educativa a través del cual el individuo se forma para habituarse en el medio donde vive, aprende a conocerlo, a convertirlo en parte de su ser y a ocupar un lugar en él. Esto lo logra a través de una malla curricular que le entrega las herramientas necesarias para desarrollarse como persona individual en pro de un colectivo, creándole conciencia de grupo, favoreciendo la integración de los individuos que comparten elementos comunes de cultura, historia y trabajo.

La matriz FODA FODA (en inglés SWOT), es la sigla usada para referirse a una herramienta analítica que le permitirá trabajar con toda la información que posea sobre su negocio, útil para examinar sus Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas.

Este tipo de análisis representa un esfuerzo para examinar la interacción entre las características particulares de su negocio y el entorno en el cual éste compite. El análisis FODA tiene múltiples aplicaciones y puede ser usado por todos los niveles de la corporación y en diferentes unidades de análisis tales como producto, mercado, productomercado, línea de productos, corporación, empresa, división, unidad estratégica de negocios, etc).

Muchas de las conclusiones obtenidas como resultado del análisis FODA, podrán serle de gran utilidad en el análisis del mercado y en las estrategias de mercadeo que diseñe y que califiquen para ser incorporadas en el plan de negocios.

Dentro de todo proceso de administración, la planeación es la etapa básica que nos permite definir estrategias, líneas de acción, períodos de cumplimiento, metas, prever recursos para la ejecución de los planes, proyectos y programas; por lo que se constituye en una importante herramienta si se aplica con objetividad, certeza y coherencia en el planteamiento de los objetivos y asimismo, tomar de base ésta para realizar la medición de las acciones de seguimiento, control y evaluación. El Programa Operativo Anual es el principal instrumento de planeación en la Administración Pública, en virtud de que en él, se establece de manera pormenorizada las acciones y compromisos anuales para dar cumplimiento a los programas sectoriales y/o institucionales, lo que a su vez, se ve reflejado en el cumplimiento de las estrategias del Plan Estratégico.

MATRIZ FODA FODA son las siglas usadas para referirse a una herramienta analítica que permite trabajar con toda la información que posea una institución, empresa u organización, útil para examinar sus Debilidades internas, Oportunidades externas, Fortalezas internas y Amenazas externas. Este tipo de análisis representa un esfuerzo para examinar la interacción entre las características particulares de su negocio y el entorno en el cual este compite.

La aplicación de la estrategia en la institución, empresa u organización permite identificar las áreas que tienen mayor potencial para que haya un mayor desarrollo y mejora, además ayuda a minimizar los impactos negativos del contexto. El análisis FODA puede ser usado por todos los niveles de la corporación y en diferentes unidades de análisis tales como producto, mercado, línea del producto, corporación, empresa, división, unidad, estrategia de negocio, entre otras.

Factores Internos y Externos de la Matriz FODA Las fortalezas como las debilidades son factores internos de una Institución Educativa, por lo que es posible controlarlas y actuar directamente sobre ellas, influyendo directamente para el futuro. En cambio las oportunidades y las amenazas son externas, no son controlables pero si se pueden influenciar hasta cierto punto. Aquí se tiene que desarrollar toda la capacidad, habilidad y creatividad para aprovechar esas oportunidades y minimizar o anular las amenazas, circunstancias sobre las cuales se tiene poco o ningún control directo, por lo que en general resulta muy difícil poder modificarlas. Ahora se explicará con más detalle de cada una de estas: Fortalezas: son las capacidades especiales que tiene una Institución Educativa, y por lo que cuenta con una posición privilegiada frente a otras Instituciones Educativas, recursos que se controlan, capacidades y habilidades que se poseen, actividades que se desarrollan positivamente, etc. (¿qué es lo que somos capaces de hacer?, ¿con qué contamos en la Institución Educativa?). Algunos la definen como puntos a favor en cuatro amplias categorías: Potencial Humano, Capacidad de Proceso (equipos, edificios y sistemas), Productos y servicios y Recursos financieros.

Oportunidades: son aquellos factores, eventos o circunstancias que resultan positivos, favorables o explotables, que se espera que ocurran, que podrían inducirse o que deben descubrirse en el entorno en el que actúa la Institución Educativa porque podría tener un impacto positivo ya que permite obtener y desarrollar ventajas competitivas si se aprovecha en forma oportuna y adecuada: Mercados, Clientes, Empresa, Gobierno, Competencia y Tecnología. (¿Cuáles son las demandas que nos plantea el entorno?).

Debilidades: son aquellos factores que provocan una posición desfavorable frente a la competencia. Recursos de los que se carece, habilidades que no se poseen, actividades que no

se desarrollan positivamente, etc. No es más que tan sólo la falta de fortalezas y se pueden tomar acciones rápidas de modo que se impida su avance. (¿Qué elementos en nuestra Institución Educativa pueden ser inadecuados para lograr los cambios que deseamos?)

Amenazas: son aquellas situaciones que provienen del entorno que inhiben, limitan o dificultan su desarrollo e incluso puede atentar contra la permanencia de la Institución Educativa en el mercado. Suelen aparecer en los mismos aspectos que en las oportunidades: Mercados, Clientes, Empresa, Gobierno, Competencia y Tecnología. Con un enfoque creativo, muchas amenazas llegan a tornarse en oportunidades o minimizarse con una planeación cuidadosa. (¿Qué dificultades y obstáculos pueden entorpecer el servicio que brindamos?) El objetivo de este análisis es: convertir los datos del universo (según se percibe) en información, procesada y lista para la toma de decisiones (estrategias).

Las estrategias FO se basan en el uso de las fortalezas internas de una empresa con objeto de aprovechar las oportunidades externas. Sería ideal para una empresa poder usar sus fortalezas y así mismo explotar sus oportunidades externas. Generalmente las organizaciones usan estrategias DO, FA, o DA para llegar a una situación en la cual puedan aplicar una estrategia FO. Las estrategias DO tienen como objetivo la mejora de las debilidades internas valiéndose de las oportunidades externas. A veces una empresa disfruta de oportunidades externas decisivas, pero presenta debilidades internas que le impiden explotar dichas oportunidades.

Las estrategias FA se basan en la utilización de las fortalezas de una empresa para evitar o reducir el impacto de las amenazas externas. Este objetivo consiste en aprovechar las fortalezas de la empresa reduciendo a un mínimo las amenazas.

Las estrategias DA tienen como objetivo denotar las debilidades internas y eludir las amenazas ambientales. Se intenta minimizar debilidades y amenazas, mediante estrategias de carácter defensivo, pues un gran número de amenazas externas y debilidades internas pueden llevar a la empresa a una posición muy inestable.

Usos del Análisis FODA Los consultores, mercadólogos, economistas y financieros aprecian el FODA ya que puede responder de manera simple a:  

El análisis Interno de la empresa El análisis Externo de la empresa: sus ambientes macro y micro

La herramienta FODA (análisis + matriz) es susceptible de ser utilizada de forma amplia en empresas grandes y pequeñas, economía social y rural, socio-antropología, salud... de manera que puedan analizar, diagnosticar, describir:   

Un estado de lo existente: una situación, un ambiente; El diagnóstico de una dinámica operacional: un proceso, un proyecto; La evaluación de una voluntad y sus efectos: una política, una estrategia.

La herramienta del FODA es igualmente apreciada, e incluso exigida por los encargados de tomar decisiones, ya que el resultado que produce (la Matriz FODA) es el perfecto resumen global, calificado y jerarquizado, de los elementos a tomar en cuenta para una buena decisión.

Pasos para Construir la matriz FODA Realizar el diagnóstico de la empresa elegida.

Analizar los resultados generados del diagnóstico.

Hacer una lista de las fortalezas internas claves.

Hacer una lista de las debilidades internas decisivas.

Hacer una lista de las amenazas externas claves.

Hacer una lista de las oportunidades externas decisivas.

Analizar en conjunto los factores, tanto internos como externos que tiene la institución, empresa u organización para su desarrollo y evolución.

Comparar las fortalezas internas con las oportunidades externas y registrar las estrategias FO resultantes en la casilla apropiada.

Cotejar las debilidades internas con las oportunidades externas y registrar las estrategias DO restantes.

Comparar las fortalezas internas con las amenazas externas y registrar las estrategias FA resultantes.

Hacer comparación de las debilidades internas con las amenazas externas y registrar las estrategias DA resultantes

La Matriz FODA y su Influencia en el Campo de la Educación Al tener ya determinadas cuales son las FODA, se determina los principales elementos de fortalezas, oportunidades, amenazas y debilidades, lo que implica ahora hacer un ejercicio de mayor concentración en dónde se determine, teniendo como referencias a la Misión y la Visión dela Institución Educativa, cómo afecta cada uno de los elementos del FODA. Después de obtener una relación lo más exhaustiva posible, se ponderan y ordenan por importancia cada uno de los FODA a efecto de quedarnos con los que revisten mayor importancia para la institución.

Permite realizar un análisis objetivo de las variables empleadas en la evaluación del entorno de la Institución Educativa; nos indica: 1. cuatro estrategias alternativas distintas, 2. determina el grado de desempeño en el contexto en que se desenvuelve la institución, empresa u organización 3. determina las estrategias más efectivas para alcanzar el desarrollo institucional.

En la práctica, algunas de las estrategias se superponen o pueden ser llevadas a cabo de manera concurrente y de manera concertada.

PLAN OPERATIVO ANUAL (POA) ¿Qué es un POA?

Es un instrumento importante para la gestión al permitir y facilitar la ejecución del plan, el seguimiento al cumplimiento de las actividades, la administración eficaz de los recursos y la adecuada ejecución del presupuesto, esto quiere decir que es un documento oficial en el que los responsables de una organización (empresarial, institucional, no gubernamental...) o un fragmento de la misma (departamento, sección, delegación, oficina...) enumeran los objetivos y las directrices que deben marcar el corto plazo.

El Plan Operativo Anual (POA) es un instrumento para darle concreción y facilitar la implementación del conjunto de propuestas contenidas en el Plan Estratégico, que está perfectamente alineado con el plan estratégico de la empresa, y su especificación sirve para concretar, además de los objetivos a conseguir cada año, la manera de alcanzarlos que debe seguir cada entidad (departamento, sucursal, oficina...). Por ejemplo, “El Plan Estratégico tiene una duración de 5 años” Mientras que… “El Plan Operativo Anual tiene una

duración de 1 año”. Por lo tanto, los resultados de los Planes Operativos Anuales (POA) deben contribuir a la consolidación de la Planificación Estratégica (PE), y es común en un plan operativo anual disponer, para cada mes (desde enero a diciembre), de un valor POA para cada objetivo. A medida que va avanzando el año es posible fijar el valor real que se ha alcanzado y, por tanto, hallar posibles errores o desviaciones en el plan.

Si quieres ampliar esta información puedes hacer click en este enlace para

observar

diapositivas

explicativas sobre Plan Operativo http://es.slideshare.net/PedroPoma/p lan-operativo-27253981

Debido a esta circunstancia, el POA debe adaptar los objetivos generales de la compañía a cada departamento, y traducir la estrategia global de la misma en el día a día de sus trabajadores.

Todos los planes (de acción, operativo, estratégico, entre otras) de una empresa deben estar coordinados y ser coherentes entre sí. Así mismo deberán plasmarse las necesidades de la empresa en cuanto a infraestructura necesaria para llevar a cabo las metas y para el normal funcionamiento de la compañía, es decir todos aquellos aspectos relacionados con la actividad ordinaria de la compañía y que puedan afectar a su efectividad y traer consecuencias (en caso de no ser atendidos) para el cumplimiento de los objetivos planteados en el plan operativo.

Normalmente, suelen detallarse la forma en la que la compañía prestará su servicio, características del local donde se encuentra la sede de la misma, los requerimientos de instalación y manutención de maquinarias, equipamiento y suministros necesarios para la actividad, las estrategias de compra-venta y almacenaje de los productos o servicio ofrecido, la cantidad y calidad de los proveedores con los que se contará para poner en marcha la empresa, entre muchos otros aspectos relativos a la actividad.

Una de las utilidades fundamentales de establecer un plan operativo radica en que es posible, mediante las herramientas de inteligencia de negocio adecuadas, realizar un seguimiento exhaustivo del mismo, con el fin de evitar desviaciones en los objetivos. En este sentido, las

principales herramientas software que ayudan a monitorizar un plan estratégico u operativo son el Cuadro de mando integral, los Sistemas de información ejecutiva, y los Sistemas de Soporte a la Decisión.

Justificación del Plan Operativo Anual La justificación de este plan es una redacción explicando de manera general los problemas que se pretenden resolver con el (los) proyecto(s) y cómo se van a resolver. O bien, una descripción de las principales acciones de las funciones sustantivas de docencia, investigación, difusión y extensión, o de la administración que se van a realizar.

¿Cómo elaborar un Plan Operativo Anual?

Para más información sobre el plan operativo anual, haz click en este enlace para observar diapositivas explicativas referentes al tema http://es.slideshare.n et/miguelmorffe/elplan-operativo-anual51077431

El POA se realiza para el logro efectivo de la misión de la institución, empresa u organización. Pero, ¿Qué información debe estar en Haz click en este enlace el POA? para que observes video 1. Los resultados a lograr durante el año y los indicadores sobre Plan Operativo: de cada resultado. juego de roles al momento 2. Las actividades para lograrlo, respondiendo al ¿Cómo? de elaborar un poa https://www.youtube.co 3. ¿Quiénes serán las personas responsables? m/watch?v=Aw4wmqQR1 4. ¿Qué recursos necesitas? y ¿De qué recursos dispones?

Tc 5. Para definitivamente plantear un cronograma acorde a la duración del POA, las actividades a realizar y los recursos disponibles.

Elementos que se deben tomar en consideración al realizar un POA     

El POA debe permitir lograr resultados de manera planificada.

Debe ser un instrumento corto, ágil, sencillo. Mientras más largo, menos se usa.

Las metas y resultados esperados deben estar claramente conocidos e interiorizados en todos los niveles de la organización.

Los planes operativos son anuales.

Deben tener un seguimiento formal por lo menos trimestralmente. Eso implica que se deben definir las instancias responsables del seguimiento del plan.

Pasos a seguir en la Elaboración de un Plan Operativo Anual Un plan operativo es un documento donde se pone por escrito cuáles serán los pasos a realizar por la compañía y las acciones que deberán desempeñar quienes participan en la actividad

de producción y venta de servicios, así como también los objetivos que se desean alcanzar al finalizar una determinada etapa. El mismo se compone de varios pasos, los cuales se conocen como:

   

Formulación: conocer los equipos, recursos y suministros con los que deberá contarse y desarrollar un plan de acción.

Aprobación: Sometiendo el plan diseñado a manifestar el consentimiento de las partes interesadas.

Ejecución: consiguiendo que cada parte que intervendrá en el proceso, tenga noción de cuáles son sus responsabilidades y las lleve a cabo sin inconvenientes.

Seguimiento y evaluación: analizar el desempeño de las diferentes agentes que participan en la producción a fin de saber aprovechar al máximo los recursos y reeducar, en caso de que fuera necesario.

Partes del plan operativo:

1. Objetivo General  Se define el objetivo mayor que se busca alcanzar durante el año y que contribuirá sustancialmente al desarrollo de la organización. Ejemplo: lograr plena autonomía económica de nuestra organización.

2. Objetivos Específicos  Son los resultados que se desean alcanzar en el año respectivo.

Pueden ser dos o más objetivos. Ejemplos: a) Recuperar el 90% de las tarifas morosas de la Junta de Usuarios. b) Implementar la organización con unidades móviles ligeras.

3. Actividades y Metas  Se determinan las actividades que se realizarán para lograr los objetivos propuestos, señalando la meta a cumplirse en cada caso. Ejemplos: Actividad:

Campaña de regularización de pagos morosos; Meta: 300 usuarios se ponen al día en sus pagos.

4. Estrategia de Trabajo  Describe la forma cómo se realizarán las actividades y se lograrán las metas y objetivos propuestos. Ejemplo: "Para que los miembros regularicen sus pagos se harán campañas de persuasión a los miembros morosos, de darán exoneraciones de pagos extras y se impondrán sanciones tales como publicación de una lista negra de socios morosos, corte de agua, multas y otros" 5. Plazo de Ejecución  Señala los plazos en que se cumplirán cada una de las acciones programadas. Ejemplo: Adquisición de motocicletas = 120 días hábiles.

6. Responsabilidades  Se designan los responsables de las acciones. Ejemplo: Adquisición de motocicletas = tesorero y dos socios nombrados en asamblea.

Interrogantes para el diseño y Elaboración de Planes Estratégicos y Planes Operativos       

¿Dónde estamos hoy? ¿Dónde queremos ir? ¿Cómo podemos llegar? ¿a dónde queremos ir? ¿Qué quiero hacer este período? ¿Cuántos recursos necesito? ¿Cómo lo financio?

Compromisos al hacer un POA 1. Se tienen que hacer reuniones y juntas donde se definan conjuntamente algunos aspectos de la planificación.

2. Hay que llenar formatos.

3. Hay que dar cuentas de lo realizado: de lo que ha salido bien, de lo que ha salido mal y de lo que no se ha podido hacer.

Niveles del POA según la Legislación Venezolana

Ley Orgánica de Planificación Pública y Popular

Por último cabe mencionar que para que un plan operativo sea eficiente, todas las partes deben cumplir con cinco normas:     

Ser efectivos (hacer exactamente lo que se espera de ellos), Ser eficientes (realizar correctamente su labor), Ser responsables (realizar la labor con plena consciencia), Ser oportunos (hacer su trabajo en el tiempo en el que se le ha pedido) y Ser rentables (aprovechando al máximo los recursos que se les han dado, es decir con una rentabilidad óptima)

Fuente: http://evaluacion.educacionbogota.edu.co/index.php/gestion-sed/poa

El diagrama de GANTT es una herramienta que le permite al usuario modelar la planificación de las tareas necesarias para la realización de un proyecto. Esta herramienta fue inventada por Henry L. Gantt en 1917.

Debido a la relativa facilidad de lectura de los diagramas de GANTT, esta herramienta es utilizada por casi todos los directores de proyecto en todos los sectores. El diagrama de GANTT es una herramienta para el director del proyecto que le permite realizar una representación gráfica del progreso del proyecto, pero también es un buen medio de comunicación entre las diversas personas involucradas en el proyecto.

Creación del Diagrama de GANTT En un diagrama de GANTT, cada tarea es representada por una línea, mientras que las columnas representan los días, semanas, o meses del programa, dependiendo de la duración del proyecto. El tiempo estimado para cada tarea se muestra a través de una barra horizontal cuyo extremo izquierdo determina la fecha de inicio prevista y el extremo derecho determina la fecha de finalización estimada. Las tareas se pueden colocar en cadenas secuenciales o se pueden realizar simultáneamente.

Si las tareas son secuenciales, las prioridades se pueden confeccionar utilizando una flecha qué desciende de las tareas más importantes hacia las tareas menos importantes. La tarea menos importante no puede llevarse a cabo hasta que no se haya completado la más importante.

A medida que progresa una tarea, se completa proporcionalmente la barra que la representa hasta llegar al grado de finalización. Así, es posible obtener una visión general del progreso del proyecto rastreando una línea vertical a través de las tareas en el nivel de la fecha actual. Las tareas ya finalizadas se colocan a la izquierda de esta línea; las tareas que aún no se han iniciado se colocan a la derecha, mientras que las tareas que se están llevando a cabo atraviesan la línea. Si la línea está cubierta en la parte izquierda, ¡la tarea está demorada respecto de la planificación del proyecto!

Idealmente, un diagrama como este no debe incluir más de 15 o 20 tareas para que pueda caber en una sola hoja con formato A4. Si el número de tareas es mayor, es posible crear diagramas adicionales en los que se detallan las planificaciones de las tareas principales.

Jerarquía de Planes Estratégicos y Planes Operativos

Los planes operativos pueden dividirse en: Planes para una sola vez. Son aplicados una sola vez u ocasionalmente, para resolver un problema que no se presenta de forma repetida. Son planes de acción que, con toda probabilidad, no se repetirán de la misma forma en el futuro.

Planes permanentes. Cuando las actividades de la organización se presentan reiteradamente, el plan permanente guía dichas actividades. Un plan permanente puede ser entonces definido como una serie de decisiones determinadas utilizadas por la Dirección para abordar actividades recurrentes y organizativas.

Las políticas y los procedimientos son ejemplos de estos planes.

A su vez, los programas son planes que se aplican una sola vez y que cubren una serie relativamente amplia de actividades de la organización, especificando los pasos más importantes, su orden y oportunidad así como los responsables de la aplicación encada paso.

Los proyectos pueden considerarse como partes pequeñas e independientes contenidas en los programas.

Por su parte, los presupuestos constituyen la expresión formal y cuantificada de los recursos asignados para planes, programas y proyectos específicos en un plazo temporal determinado.

Los planes permanentes hacen referencia a las actividades ya establecidas en la organización, de carácter uniforme y repetitivo. Estos planes permiten estandarizar las operaciones incrementando su eficacia y eficiencia. Un ejemplo son los procedimientos escritos que definen los procesos de trabajo llevados a cabo en una organización.

Las políticas, en cuanto definen orientaciones generales y directrices para un área, son de aplicación para los planes permanentes.

Referencias Bibliográficas Definicion.de. Disponible en: http://definicion.de/plan-operativo/#ixzz4OECxnIrM. Consultado el 24/10/2016.

El análisis FODA. Disponible en: http://www.deguate.com/infocentros/gerencia/mercadeo/mk17.htm.

Consultado el 14/10/2016.

FARRO CUSTODIO, FRANCISCO. Planeamiento Estratégico para Instituciones Educativas de Calidad. LimaPerú. 2001.

GLAGOVSKY, HUGO ESTEBAN. ¡Esto es FODA!.

Disponible en: http://www.gestiopolis.com/recursos/documentos/fulldocs/ger/estoesfoda.htm.

Consultado el 16/10/2016.

Plan

Operativo

Anual

(POA).

Disponible

http://evaluacion.educacionbogota.edu.co/index.php/gestion-sed/poa.

24/10/2016.

Consultado

en:

el

Wikipedia La Enciclopedia Libre. Disponible en: https://es.wikipedia.org/wiki/Plan_operativo.

Consultado el 24/10/2016.