Assistante Plus N°23 Novembre Décembre 2014

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N°23 • 10€ •NOV.-DEC. 2014

Votre magazine professionnel

Métier

Formation professionnelle : mon booster de carrière

Coaching

Préparer son test d’évaluation de fin d’année

Tabou or not tabou ?

Faire l’amour nous rend-il plus efficace au travail ?

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FICHES PRATIQUES À DÉCOUPER

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L’année dernière, au même moment, j’écrivais une lettre ouverte au Père Noël… mêlant âme d’enfant et expériences raisonnées d’adulte. Ou le réveil douloureux mais nécessaire, pour appréhender efficacement les aléas de la vie. N’y voyez ni fatalisme, ni défaitisme. Juste la pleine conscience pour vivre bien – pas forcément mieux, le mieux étant l’ennemi du bien. Une conscience éclairée, car réaliste du monde complexe qui l’entoure, me permettant de concilier environnements personnel et professionnel… armée jusqu’aux dents ! Parce que oui, la vie est un combat permanent où se jouent défaites et victoires, échecs et réussites, tristesses et joies… Sachant cela, il m’est, il NOUS est donné le pouvoir d’agir et de faire en sorte que nous menions plus de combats vers la victoire que vers la défaite. Armons-nous et… aidons-nous ! L’union fait la force. Depuis plusieurs années, Assistante Plus (son équipe, ses médias, ses partenaires, ses soirées désormais célèbres « VIP ambassadrices ») n’a de cesse d’activer pleinement et de développer dans ce sens, chaque jour et pour vous, tout son réseau. Afin de vous apporter lectures éclairées (conseils, coachings et solutions) sur toute l’actualité de VOTRE profession : son évolution vers sa reconnaissance (enfin) grandissante, ses aspirations et ses outils pour y parvenir. Toujours avec ce leitmotiv : « Assistantes, soyez fières de l’être ! ». Car vous êtes la force vive de l’entreprise, vous en êtes sa mémoire et en assurez pleinement la « bonne marche » ; n’en doutez pas, c’est désormais reconnu. Mais nous voici aux portes de Noël… Période sacrée des moments de partage et de joies en famille, ou pour les non-croyants, temps de la trêve des confiseurs ou de l’accalmie traditionnelle des affaires courantes… Je m’accorde de facto le repos bien mérité de la guerrière, et dépose les armes au pied du sapin pour me glisser, moi-aussi, dans cette brèche où le temps semble suspendre son vol… Une coupe de champagne à la main que j’élève le plus haut possible, je porte un toast pour vous souhaiter d’excellentes fêtes de fin d’année ! Que la nouvelle année qui s’ensuive puisse vous porter davantage et toujours plus loin sur le chemin des victoires, pour un épanouissement personnel et professionnel totalement réalisé. Parce que je ne cesserai de le répéter… l’un ne va pas sans l’autre.

Dépôt légal à parution Imprimé par : Imprimerie Paton © 2014 Tous droits réservés pour tous pays La rédaction n’est pas responsable de la perte ou de la détérioration des textes et photos qui lui sont adressés pour appréciation. La reproduction, même partielle, de tout matériel publié dans le magazine est interdite. Commission paritaire 09 16 T 80 962

N° ISSN : 2263 - 424X

Assistante Plus est imprimé sur du papier PEFC, certification de gestion forestière visant à contribuer à la gestion durable des forêts

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Joyeux Noël à tout(e)s ! Laurence Piquemal-Kühn


Novembre Décembre 3 ÉDITORIAL

2014

AGENDA 6 LES ÉVÉNEMENTS À NE PAS MANQUER

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MÉTIER 7 CARRIÈRE Une assistante parle aux assistantes 8 CARRIÈRE Assistante juridique : une affaire de spécialiste 13 ENTREPRISE L’assistanat au ras des pâquerettes 16 17 18 19 21 23 25 26 28

PRATIQUE

COMMUNICATION Lync : créer un groupe INFORMATIQUE Excel : la fonction « concaténer » COMMUNICATION Lync : partager votre bureau ou des programmes en réunion BUREAUTIQUE Word : protéger votre document ORGANISATION Excel : tableaux croisés dynamiques ANGLAIS Autour du temps ORTHOGRAPHE Top 12 des fautes les plus courantes dans les e-mails ORTHOGRAPHE La majuscule en 5 questions capitales

DOSSIER

FORMATION Véritables moteurs de compétences, les formations profession- nelles participent à une meilleure spécialisation des salariés, encouragés à assumer de nombreuses activités transverses.Tendances, pratiques, avis d’experts, nouvelle loi : découvrez toute l’actualité d’une thématique incontounable. 38 CADEAUX D’AFFAIRES Classiques, originaux, tradis : découvrez notre sélection de produits phares et marquez le coup auprès de vos collaborateurs.

SÉMINAIRES ET VOYAGES D’AFFAIRES

43 SÉMINAIRES Bilan, stratégie, séminaire, team building, arbre de Noël : jouez la carte des festivités et de la convivialité en entreprise. COACHING 48 SAVOIR-ÊTRE Comment préparer votre entretien d’évaluation ? 51 TYPOLOGIE La noël attitude de vos collègues 52 SAVOIR-ÊTRE Cinq phrases à éviter avec son patron 54 BIBLIO Le club de lecture vous conseille 56 VIE EN ENTREPRISE Le jour où j’ai attaqué mon patron pour discrimination 57 TABOU OR NOT TABOU Faire l’amour nous rend-il plus efficace au travail ? ©Fotolia

SOMMAIRE

VIP

58 SOIRÉE ASSISTANTE PLUS Retour sur la soirée ambassadrices du 9 octobre !

Vos nouveaux services en un clic n Toutes les actus métier, fiches pratiques, Les dernières offres d’emploi formations, juridique, carrière, séminaires, etc… Votre agence évènementielle pour n Votre boutique cadeaux d’affaires en ligne 4 / A S S I S Tvos A Névènements T E P L U S /sur-mesure S E P T E M B R E - O C TO B R E 2 0 1n 3 Et votre forum pour échanger ! n n n

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AGENDA

Des idées pour s’initier et s’évader…

par Stéphanie Santerre

Parmi les points d’orgue professionnels et les rendez-vous culturels organisés ces deux prochains mois, Assistante Plus a sélectionné pour vous de quoi vous inspirer, vous former, nourrir vos compétences et bien sûr, vous évader. Au printemps, cultivez le corps, et l’esprit !

Les rendez-vous à ne pas manquer

ra les principaux organisateurs de manifestations professionnelles pour une journée riche en échanges sur l’organisation de vos futurs événements. En savoir plus : www.miceconnect.bedouk.fr

Du 5 au 7 février 2015 EXPOLANGUES, Paris

Expolangues, c’est le rendez-vous de tous ceux qui souhaitent échanger, débattre et rencontrer les acteurs du marché linguistique et de la mobilité internationale. L’objectif est de permettre à ceux qui en ont le projet, ou qui l’envisagent, d’oser le monde et de s’affranchir de la barrière de la langue. Expolangues, c’est également l’opportunité de découvrir des cultures et des pays à travers leur patrimoine linguistique. Porte de Versailles (Hall 4.1), le salon s’articulera autour de 4 grands pôles (Parler, Étudier, Travailler, S’expatrier) au sein desquels les professionnels et le grand public pourront trouver les informations qu’ils recherchent. De nombreuses écoles, universités françaises ou étrangères ainsi que des établissements de formation ou en charge de programmes d’étude à l’étranger seront présents pour présenter leur offre, aux côtés de prestataires de services, banques et assurances, offices de tourisme, compagnies aériennes, etc. En parallèle, les visiteurs pourront participer à de nombreuses conférences et animations ludiques et interactives. En savoir plus : www.expolangues.fr • Les 5 février 2015 MICE CONNECT BY BEDOUK, Paris

Nouvellement situé aux Docks - Cité de la Mode et du Design, au coeur de Paris, MICE Connect by Bedouk présente une nouvelle expérience de rencontres business. Pour sa prochaine édition, le salon rassemble-

• Du 23 janvier 2015 au 27 janvier 2015 MAISON & OBJET, Villepinte

En janvier 2015, le salon Maison & Objet fêtera ses 20 ans ! Événement majeur des professionnels de l’art de vivre, le salon fédère une offre produit à 360° : décoration, design, meubles, accessoires, textile, fragrances, univers de l’enfant, arts de la table… Les styles cohabitent sur le mode de la transversalité au fil des scénographies originales qui animent les espaces. Rendez-vous au parc des expos de Villepinte. En savoir plus : www.maison-objet.com • Du 1er décembre 2014 au 13 janvier 2015 EXPOSITION HOKUSAI, PARTIE 2, Paris

Conçue en deux volets, l’exposition Hokusai présentée au Grand Palais dévoile 500 oeuvres exceptionnelles, dont une grande partie ne quittera plus le Japon à compter de l’ouverture de l’Institut Hokusai, à Tokyo, au printemps 2015. Katsushika Hokusai (1760 -1849) est aujourd’hui l’artiste japonais le plus célèbre à travers le monde. Peintures, dessins, gravures, incarnent la spiritualité et l’âme de son pays, particulièrement ses estampes de paysages, synthèse remarquable entre les principes traditionnels de l’art japonais et les influences occidentales. En savoir plus : www.grandpalais.fr

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METIER MÉTIER

Carrière

Une assistante parle aux assistantes Les assistantes forment une population fort intéressante à étudier. Ultra-féminisée, cette corporation englobe de nombreuses troupes, de tous les âges, dans toutes les tailles d’entreprises. Elles ont des compétences à rallonge et une capacité d’adaptation supérieure. Et elles sont les reines pour faire tapisserie. L’équipe Assistante Plus m’a invitée sur sa dernière soirée VIP assistantes ambassadrices du 9 octobre, où j’ai pu rencontrer de nombreuses représentantes du métier. Sur place, j’ai délivré un message de mobilisation aux assistantes : forgez votre identité professionnelle et soyez visibles ! J’ai abordé tous mes fondamentaux : mon passé de rebelle aux CDD, mon idée de création le ventre rond, mon exigence à entrer dans les projets comme n°2. Et je n’ai

«

prendre la posture d’une experte et d’un support qui est une richesse pour l’entreprise. Cela afin d’en finir avec la « contribution cachée de l’assistante » qui minore toute action, et pour entrer dans une gestion de carrière en talent à part entière. Ce que font spontanément leurs chefs. Les assistantes commencent à créer des entreprises Les télésecrétaires ont ouvert la voie il y a plusieurs années, avec l’accès massif aux outils de communication à distance. Mais elles ont aussi aujourd’hui saturé le marché, et les assistantes qui sont titillées par la création sont perdues dans le choix de leur positionnement. Le statut très célébré de l’auto-entrepreneur ne facilite pas leur réflexion, la capacité à basculer rapidement dans l’entrepre-

neuriat entrant en conflit avec le besoin d’accompagnement de leur idée. Je les ai encouragées à cumuler emploi et auto-entreprise, au démarrage, et à trouver leur spécificité comme assistante sur un marché hostile aux offres calquées sur les fiches de poste du salariat.

Les assistantes veulent réseauter… Mais elles confondent souvent tout, réseaux sociaux / réseaux physiques, photo de famille sur Facebook et fiche professionnelle surViadeo. Elles demandent encore trop souvent : « mais pourquoi faire ? ». Mais pour exister à son poste, et entreprendre ! Non pas strictement comme créatrice d’entreprise, mais comme entreprenante dans son périmètre, pour reprendre l’expression de Monique Jany (vice-Présidente de la FFMAS), auquel nulle n’est tenue de se cantonner.

Les assistantes sont des « mompreneurs » en puissance Les assistantes parlent de leurs enfants, et comme les mompreneurs, s’appuient sur les jalons que représentent la naissance de leurs enfants pour expliquer leur changement de carrière ou de motivation. Elles sont extrêmement engagées sur les

Les assistantes peuvent avoir l’Oscar C’est l’image que je leur ai donnée comme objectif de reconnaissance. Si cette force de frappe entrait collectivement en résistance pour l’honneur du métier. Si toutes les assistantes du monde se donnaient la main… » n

« SI TOUTES LES ASSISTANTES DU MONDE SE DONNAIENT LA MAIN... » pas éludé la valeur marchande du savoir-faire des assistantes. Ce qu’elles ont bien apprécié. Les assistantes parlent d’argent Je me suis autorisée une pirouette un peu provocatrice : j’ai extrait 10 tâches (parmi lesquelles les basiques « organiser », « rédiger », « accueillir »…) et j’ai placé en face ce que cela coûte dans le monde des prestataires de services, où le facteur temps fait forcément grimper la note. À leurs yeux écarquillés, j’ai expliqué que le but n’était pas de demander demain une augmentation, mais bien de

questions de conciliation vie pro / vie perso, et sans doute que nombre de progrès dans l’entreprise à ce niveau passeront par elles, et pas forcément par les femmes de pouvoir, femmes cadres et dirigeantes au top.

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Stéphanie l’entrepreneuse est allée prêcher la bonne parole devant un parterre d’assistantes. L’occasion aussi de les mobiliser autour de leurs compétences cachées.


MÉTIER

Assistante juridique

une affaire de spécialiste Gardienne de l’antre feutré des avocats, la secrétaire/assistante juridique est l’ atout clef des robes noires. Indispensable au bon fonctionnement d’un cabinet, elle se doit d’ être aussi discrète qu’efficace dans son travail, maîtresse de l’écrit et de la gestion d’urgences. Formation Secrétaire Juridique Outre les formations classiques de secrétariat, les diplômes suivants, de niveau bac + 2/3, sont adaptés à la demande des employeurs : • BTS assistant de manager ou assistant de gestion PME-PMI, complété par une formation juridique, (DEUST, L2 ou licence de droit), • BTS assurance, adapté aux services juridiques des compagnies d’assurances, • DUT carrières juridiques, • DEUST assistanat juridique, • Licence assistant juridique (CNED, organismes privés de formation continue).

Évolutions Il existe la possibilité de devenir clerc de notaire ou clerc d’huissier en passant un examen professionnel. Les secrétaires juridiques peuvent par ailleurs se présenter aux concours administratifs. © Fotolia

FICHE MÉTIER

Carrière

Salaire Une assistante juridique gagne entre 1 833 euros bruts et 2 917 euros bruts par mois en France) (source : Page Personnel, 2013).

Secteur Banque - Assurances - Immobilier Droit - Justice Fonction publique

ssistante d’avocats, d’huissiers, de notaires ou collaboratrice de services juridiques d’entreprise (mais aussi de services contentieux, ressources humaines, banques, compagnies d’assurances), l’assistante juridique assure en grande partie des tâches administratives inhérentes à son environnement : gestion d’agen-

A

da, courrier, facturation, relance et suivi de facturation, dactylographie, accueil, classement et archivage des dossiers, organisation des déplacements, etc. Si ces missions « classiques » sont l’apanage d’une secrétaire « traditionnelle », l’assistante juridique sera plus communément qualifiée ainsi de part une spécialisation plus importante, bien qu’il

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MÉTIER

Carrière TÉMOIGNAGE

Rigueur et autonomie La connaissance des procédures et du vocabulaire juridique est en outre essentielle. Douée d’une bonne expression écrite et orale, l’assistante doit également maîtriser les outils de bureautique, notamment les bases de données. Au-delà de la simple retranscription – les avocats travaillant beaucoup par dictée vocale – l’autonomie dans la rédaction des actes et des comptes-rendus de réunion est un vrai plus. Certains documents pouvant acquérir une valeur officielle, la rigueur orthographique est de mise. Une mission de veille documentaire peut être également demandée par le cabinet : textes de loi, jurisprudence, documents nécessaires aux procédures… Il est en outre très sage d’orienter sa formation vers une spécialité en particulier (droit des sociétés, de la famille, de la propriété intellectuelle, etc.). En entreprise (secteur qui recrute le plus souvent des diplômés bac +3 en droit), on exigera de l’assistante des facultés sur les questions liées au droit des sociétés ou au droit social (contrats de travail, formation professionnelle, dossiers prud’homaux, procédures de licenciement, etc.). La maîtrise des langues étrangères est, par ailleurs, de plus en plus exigée. Cadre strict Dotée d’un sens aigu de l’organisation, la secrétaire/assistante juridique travaille généralement en flux tendu. Rigoureuse, autonome, force de propositions, réactive, résistante au stress, Son apparence, son attitude, sa présentation vestimentaire s’inscrivent également dans un cadre assez strict et conventionnel. n Stéphanie Santerre

SÉVERINE DERRIEN , ASSISTANTE JURIDIQUE

« De nouveaux clients tous les ans » Séverine Derrien, 39 ans, a acquis une solide expérience d’assistante juridique. À son compte aujourd’hui, elle nous explique les rouages d’un métier qu’elle considère plein d’avenir. AP : Comment êtes-vous devenue assistante juridique ? S.D. : Après m’être longtemps cherchée, j’ai opté pour une formation de secrétaire juridique à l’ENADEP (École Nationale de Droit et de Procédure, ndlr), la formation professionnelle des assistantes juridiques reconnue par les cabinets d’avocats. J’ai suivi cette formation le soir et le week-end pendant 5 ans, et me suis spécialisée en droit de la famille. J’ai pu travailler durant cette période avec différents avocats et enrichir mon expérience. Vos missions et qualités indispensables au quotidien ? Principalement de la dactylo, à travers la retranscription des actes (les avocats travaillent essentiellement par dictées vocales). Je m’occupais par ailleurs du classement, du courrier, de la facturation et du suivi… Missions classiques de secrétariat.Toutefois, il faut connaître la terminologie du droit. On ne peut pas inventer certaines choses. Il faut une formation de base qui permette une connaissance des actes, des procédures, etc. Il faut être également très organisée, réactive, avoir une bonne expression orale et écrite, une excellente orthographe et une maîtrise correcte du pack office, notamment Word. Et votre évolution ? J’ai profité d’un licenciement économique en 2005 pour suivre mon compagnon dans le Sud, où je n’ai malheureusement pas trouvé de poste. J’ai alors eu l’idée de lancer mon activité via le portage salarial, concept qui me plaisait. J’ai créé

© DR

n’existe pour l’heure aucune différence d’un point de vue diplômant. Si un léger flou subsiste encore sur cette question, n’en demeure que plus le profil de l’assistante juridique est spécialisé, plus il est apprécié des employeurs.

mon site internet, mes brochures publicitaires, puis je suis tombée enceinte. Quand ma fille est née, je me suis lancée avec en portefeuille mon premier client. Quel est votre quotidien en tant qu’indépendante ? La retranscription occupe encore 80 % de mon temps, une bonne partie de mes clients me laissant le champ libre pour la rédaction. Je reçois des dictées vocales et je gère le secrétariat traditionnel. Je fais également des états de frais pour une de mes clientes, un domaine spécifique dans lequel je me suis formée il y a 2 ans à l’ENADEP. Je travaille aujourd’hui avec une quinzaine d’avocats mais cela varie. J’opère en flux tendu par ordre de priorité, car pour les avocats, tout est urgent ! C’est pourquoi j’ai voulu m’associer avec des secrétaires pour m’aider. Je fais une sous-traitance une journée tous les quinze jours pour qu’elles-mêmes gardent un vrai rythme et un meilleur suivi avec les clients. Le métier a-t-il de l’avenir ? Je le pense. Les avocats auront toujours besoin de secrétaires formées en juridique. Le secrétariat juridique à distance se développe également, boosté par la crise qui pousse les avocats à réduire leurs frais. Ainsi, je facture mes clients entre 50 et 500 euros par mois (TTC), tarif nettement inférieur à un emploi salarié en cabinet, même à temps partiel. De plus, je trouve des nouveaux clients tous les ans sans prospecter, par bouche à oreille, et j’ai pu remarquer un véritable regain d’intérêt pour mon activité depuis que j’ai commencé en 2007.

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