#AP 25 Avril/Mai 2015 by Acta Media

N°25 • 10€ •AVRIL.-MAI 2015

Votre magazine professionnel

Métier

Secrétaire indépendante : le service ajouté

Expérience

C’était comment la première fois ?

Séminaires et voyages d’affaires Amazing Dubai!

DOSSIER SPÉCIAL

FICHES PRATIQUES À DÉCOUPER

èle • OUTLOOK : Créer un mod de message éclectronique tableau • EXCEL : Utilisation du trav ail de calcul du temps de dans ées donn les r Filtre : L • EXCE un tableau croisé dynamique • ANGLAIS : Organiser des déplacements mots • PROJET VOLTAIRE : Cestem ps que l’on confond tout le lle Que : E • PROJET VOLTAIR ponctuation pour les abréviations ?

L’ASSISTANTE AU COEUR DE LA RÉVOLUTION NUMÉRIQUE Outils collaboratifs et sociaux, mobilité, GED… À l’heure de l’e-transformation, les assistantes sont plus que jamais actrices et garantes des « bonnes pratiques » en entreprise SPÉCIAL FÊTE DES ASSISTANTES

Vos témoignages métier !

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ÉDITORIAL

L’Occitane

Jeudi 16 avril 2015…

Il se passe quoi ce jour-là, en France ? assistante plus Une publication 136, rue Perronet - 92200 Neuilly-sur-Seine Tél. : +33 1 49 64 47 47 / Fax : +33 1 49 64 47 48 Directeur de la Publication Hervé Josserand Directrice générale Laurence Piquemal-Kühn laurence.piquemalkuhn@acta-media.com Chef de projet opérationnel Sylvie Alves sylvie.alves@acta-media.com À la rédaction Stéphanie Santerre stephanie.santerre@acta-media.com Ont collaboré à ce numéro Catherine Jeannot, Catherine Silvestrin, Éditions Ophrys, Les Éditions Tissot, Microsoft, Lydia Lesongeur, BBbook, EUMA, Projet Voltaire, la FFMAS Rédactrice-graphiste Jennyfer Buzenac Crédits photos Photos concepts : Fotolia Partenariats Laurence Piquemal-Kühn laurence.piquemalkuhn@acta-media.com Tél. : 01 49 64 47 22 Publicité Directeur de publicité France Eric Montaufray eric.montaufray@acta-media.com Tél : 01 49 64 47 49 Directeur de clientèle Lionel Bennegent lionel.bennegent@acta-media.com Tel : 01 49 64 47 31 Chef de publicité Anthony Ogor anthony.ogor@acta-media.com Tél : 01 49 64 47 15 Diffusion, abonnements, bases de données : abonnements@acta-media.com Tél : 01 49 64 47 47 Administration et comptabilité : Dominique Bruzzi, Joseph Dayas Dépôt légal à parution Imprimé par : Imprimerie Paton © 2015 Tous droits réservés pour tous pays La rédaction n’est pas responsable de la perte ou de la détérioration des textes et photos qui lui sont adressés pour appréciation. La reproduction, même partielle, de tout matériel publié dans le magazine est interdite. Commission paritaire 09 16 T 80 962

N° ISSN : 2263 - 424X

Assistante Plus est imprimé sur du papier PEFC, certification de gestion forestière visant à contribuer à la gestion durable des forêts

Certains éphémérides mentionnent la fête de Saint Benoît-Joseph Labre… d’autres la « fête nationale des secrétaires et assistantes ». Mais pourquoi cette mention faite, non pas au sujet d’un individu canonisé par l’ Église, mais d’une profession ? Totalement en-dehors des d’us et coutumes… et même plutôt étrange comme attribution. Un peu d’histoire s’impose pour comprendre le pourquoi d’une fête, pas si anodine et fantaisiste que cela. C’est en 1991, sous l’impulsion de filiales françaises de groupes américains, que naît en France la fête des assistantes, le troisième jeudi du mois d’avril. Toutefois, cet événement professionnel ne prendra réellement son essor qu’en 1999, avec la création du site communautaire super-secretaire. com – l’ancêtre d’assistanteplus.fr ! Puis, renforcé par le lancement du magazine professionnel féminin (éponyme) en septembre 2001. Assistante Plus fait donc bien « plus » que vous donner des informations utiles pour booster votre carrière, prodiguer des conseils pour concilier vies professionnelle & personnelle… Non seulement, il impulse et fédère tout le réseau des « secrétaires-assistantes » [une communauté professionnelle constituée de plus de 1,5 million d’individus]… Il VOUS sacralise ! À juste mesure, et à juste titre. De facto, il était (de droit) naturel d’organiser la 26e fête nationale des assistantes. Un évènement haut en couleurs, plein de surprises, dans un endroit vraiment exceptionnel, sans précédent et sans aucun équivalent. Et, je sais bien, que vous toutes, hélas, n’auraient pu y participer (pour diverses raisons)… Soyez rassurées ! Les soirées désormais célèbres « VIP ambassadrices », s’agrandissent et s’exportent en région. Fruit du succès de ces temps de rencontres qualifiées et privilégiées, entre vous et nos partenaires, apporteurs de solutions efficaces et astucieuses pour vous faire gagner du temps, et monter en compétence. Parce que « l’union fait la force » ; parce que c’est l’appartenance à un groupe (réseau) intelligent, actif et fort, qui fait que nous échangeons nos savoir-faire, complétons nos propres savoirs, et pallions autant que possible nos besoins quotidiens. Notre maxime : partageons mieux, partageons plus. Dans ce numéro, un dossier inédit de 12 pages sur « l’assistante au cœur de la transformation numérique » – une enquête unique et riche. Pas de plus beau témoignage pour étayer ces dires, que toutes les interviews ici relayées, d’acteurs fédérateurs de projets innovants en entreprise. Les mots de la fin, pour vous laisser enfin découvrir cette nouvelle édition, seront… Chères assistantes, je vous souhaite (au nom de toute l’équipe) une très bonne fête ! Le réseau Assistante Plus prend son envol, Rejoignez-le ! Laurence Piquemal-Kühn

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Avril Mai 3 ÉDITORIAL

2015

Bonne fête !

L’ACTU 6 FFMAS La FFMAS lance la 1ère Semaine des métiers du Secrétariat-Assistanat 7 AGENDA Les événements à ne pas manquer

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MÉTIER 8 EXPÉRIENCE C’était comment la première fois ? 10 CARRIÈRE Secrétaire indépendante : le service ajouté 14 FÊTE DES ASSISTANTES Vous êtes primordiales pour votre entreprise ! Racontez-nous ! 16 TRIBUNE FFMAS Le numérique et l’assistant(e), le binôme incontournable ! 20 21 23 25 27 28 29 44

PRATIQUE

OUTLOOK Créer un modèle de message éléctronique EXCEL Utilisation du tableau de calcul du temps de travail EXCEL Filtrer les données dans un tableau croisé dynamique ANGLAIS Voyage/Organiser des déplacements EXPRESSION Ces mots que l’on confond tout le temps ORTHOGRAPHE Quelle ponctuation pour les abrévations ?

DOSSIER

L’ASSISTANTE AU CŒUR DE LA RÉVOLUTION NUMÉRIQUE Outils collaboratifs et sociaux, mobilité, GED… À l’heure de l’e-transformation, les assistantes sont plus que jamais actrices et garantes des « bonnes pratiques » en entreprise DÉVELOPPEMENT DURABLE Éco-citoyenneté : les bonnes pratiques au bureau

SÉMINAIRES ET VOYAGES D’AFFAIRES

46 SÉMINAIRES & VOYAGES D’AFFAIRES Amazing Dubai! 48 ORGANISATION Au secours, j’organise un séminaire à l’étranger ! 50 CADEAUX D’AFFAIRES Le cadeau d’affaires, pas une mince affaire…

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SOMMAIRE

COACHING 52 PARENTALITÉ Déclarer son état de grossesse à l’employeur 53 BIEN-ÊTRE Comment manger équilibré au travail ? 54 SAVOIR-ÊTRE Équilibre vie personnelle & vie professionnelle, comment négocier ? 56 BIBLIO Le club de lecture vous conseille… 57 APPLIS Le club internet vous conseille… VIP 58 SOIRÉE ASSISTANTE PLUS Retour sur la grande soirée VIP Ambassadrices du 12 mars 2015 !

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L’ACTU

La FFMAS lance la 1ère Semaine des métiers du Secrétariat/Assistanat Pour marquer les 10 ans de leur Fédération, les associations du réseau FFMAS se sont unies autour d’un grand projet fédérateur : la 1ère Semaine des métiers du Secrétariat et de l’Assistanat (filière GestionAdministration), qui s’est tenue du 9 au 17 avril 2015. l’ instar d’autres branches (Semaine de l’industrie, Semaine de l’Artisanat, Semaine des métiers de la Santé, etc.), la FFMAS, en tant qu’organisation officielle représentant la profession, a affirmé son ambition d’organiser une semaine dédiée aux métiers du Secrétariat et de l’Assistanat*, en coopération avec les acteurs de l’Éducation, de la Formation Tout au Long de la Vie (FTLV) et de l’Emploi (avec lesquels la FFMAS interagit depuis 10 ans) ainsi qu’avec les branches professionnelles et les organisations de dirigeants et acteurs des RH. Selon Monique Jany, sa présidente, les enjeux de cette initiative sont de développer l’identité de cette profession, renforcer l’attractivité des métiers avec un message moderne et fédérateur,

éliminer les stéréotypes désuets, et promouvoir l’identité professionnelle des assistant(e)s « proactifs et responsables aujourd’hui et demain ». Un événement, également, pour « faire reconnaître la contribution des professionnels à la performance des organisations et à l’effort économique ; attirer l’attention, par une publicité positive, sur le potentiel qu’offrent les métiers en terme de diversité, spécialisations et carrière ; transformer l’image des métiers et des formations auprès des apprenants et de leurs parents pour impacter sur les choix d’orientation ; et enfin, booster les carrières et les emplois ». À cette manifestation s’ajoute enfin

la volonté de se démarquer de la traditionnelle « fête des secrétaires », conclut la FFMAS, qu’elle considère encore assimilée à des « clichés et des stéréotypes qui nuisent à l’évolution de nos métiers ». Le groupe de pilotage, qui mettra en place l’édition 2016, a été impulsé lors de la dernière assemblée générale et rencontres nationales, organisées à Paris le 28 mars dernier. n *Calendrier des manifestations sur www.ffmas.fr

La CACEM engage ses assistant(e)s dans le numérique La Communauté d’Agglomération du Centre de la Martinique (CACEM) a mis en place, via SharePoint, un « espace numérique » afin de renforcer la collaboration entre assistant(e)s.

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forme d’une plateforme d’échange et de partage d’informations, dont les objectifs visent essentiellement à créer du lien, et favoriser la qualité des échanges sur les pratiques professionnelles ». Un groupe/projet composé d’assistant(e)s issu(e)s de chacune des 5 directions générales a ainsi été créé, avec l’approbation des membres du Comité de Direction (et le soutien de la FFMAS Paris), puis présenté à des assistant(e)s afin d’en

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a Communauté d’Agglomération du Centre de la Mar tinique (CACEM) – qui intègre notamment 53 assistant(e)s – a décidé de franchir le cap de la transition numérique, en mettant en place un « espace numérique des assistant(e)s ». Un projet guidé, explique son Directeur Général des Services, Fred Viélet, par la volonté de renforcer une identité « métier » en constante évolution : « l’espace collaboratif s’est naturellement imposé sous la

évaluer la viabilité. L’outil SharePoint de Microsoft a été choisi pour permettre de centraliser et d’intégrer des supports informatiques et des méthodes de travail en groupe, et favoriser la collaboration et la coopération. n

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L’ACTU

L’AGENDA Des idées pour s’initier et s’évader…

par Stéphanie Santerre

Parmi les points d’orgue professionnels et les rendez-vous culturels organisés ces deux prochains mois, Assistante Plus a sélectionné pour vous de quoi vous inspirer, vous former, nourrir vos compétences et bien sûr, vous évader. Au printemps, cultivez le corps, et l’esprit !

• 29 avril au 10 mai FOIRE DE PARIS 2015, Paris

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Avec 600 000 visiteurs attendus et 3 500 exposants Porte deVersailles, la Foire de Paris est l’un des rendez-vous commerciaux et festifs les plus importants d’ Europe. Théâtre de grandes innovations et de petites curiosités, l’événement a pour leitmotiv de « rendre le quotidien plus beau, l’utile plus agréable et la vie des citadins plus savoureuse ». Parmi les thématiques à ne pas manquer : la « Journée Bretagne », la « Journée Tropiques », la « Journée des enfants » et la « Fête de la gastronomie » avec le chef cuisinier Norbert (Top Chef). Enfin, l’ Espace design et la Boîte coquine, qui ont connu un record d’affluence en 2014, seront une nouvelle fois au rendez-vous. En savoir plus : www.foiredeparis.fr • 10 mai 2015 HANDICAP INTERNATIONAL : COURIR ENSEMBLE, Paris

• 2 et 3 juin 2015 SALON DES ENTREPRENEURS, Lyon

Ce salon, au Centre des Congrès de Lyon, s’adresse à tous ceux qui ont un projet ou simplement une idée, voire une entreprise déjà établie, et que la crise oblige ou motive à entreprendre. Ce salon s’adresse à tous les entrepreneurs, porteurs de projets, créateurs ou repreneurs lyonnais, salariés en quête de reconversion, demandeurs d’emploi, artisans, commerçants et entrepreneurs individuels, étudiants, etc. Profitez de ces 2 jours pour capter les nouvelles tendances, bénéficier des meilleurs conseils, trouver des financements et développer votre réseau. Pré-inscription gratuite. En savoir plus : www.lyon.salondesentrepreneurs.com

EXPOSITION VELÁZQUEZ, Paris

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• Jusqu’au 13 juillet 2015

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Comme chaque année, Handicap International organise de nombreuses campagnes en direction du grand public et des professionnels, en faveur des populations les plus vulnérables et en situation de handicap, dans plus de 60 pays. Dimanche 10 mai, l’ONG vous propose de vous mobiliser pour l’événement Courir ensemble Paris, au bois de Boulogne. Chaussez vos baskets, et rejoignez la communauté de sportifs, confirmés et amateurs, pour une journée placée sous le signe de la solidarité et de la tolérance. Les enfants sont aussi les bienvenus ! N’oubliez pas, également, de noter dans votre agenda les prochaines dates clés d’Handicap International : la campagne « Kit Plio », du 4 juillet au 13 septembre, un produit-partage ludique et pratique pour

couvrir les livres à la rentrée, et la fameuse « pyramide de chaussures », du 10 au 26 septembre, afin de soutenir les victimes des mines antipersonnel et des bombes à sous-munitions. Soutenez l’association, parlez-en au bureau, nous comptons sur vous ! En savoir plus : www.handicap-international.fr/courir-ensemble

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Une petite sélection pour vos prochaines sorties solo, en couple ou en famille

« Figure majeure de l’histoire de l’art, Diego Velázquez (1599-1660) est sans conteste le plus célèbre des peintres de l’âge d’or espagnol. L’exposition met son oeuvre en dialogue avec de nombreuses toiles d’artistes de son temps qu’il a pu connaître, admirer ou influencer. Elle se penche également sur la question des variations de styles et de sujets dans les premières compositions de Velázquez, le passage entre naturalisme et caravagisme, ainsi que son égale habileté à exécuter paysages, portraits et peintures d’histoire ». En savoir plus : www.grandpalais.fr/fr/evenement/velazquez

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METIER MÉTIER

Expérience

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C’était comment la première fois ?

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Pascale – Dax (40)

Les feux de la rampe J’ai rendez-vous avec le DRH, j’attends que l’on vienne me chercher. Je suis un peu stressée et je sens une envie très pressante qu’il faut que je libère au plus vite. La porte des toilettes est sur le côté. À sa vue, je ne pense plus qu’à cela. Je décide de faire au plus vite. J’actionne l’interrupteur, mais aucune lumière ne survient. J’éteins et rallume. Pas de lumière ! Nerveusement, je répète mon geste. Je n’ai plus aucune logique dans ma tête, seulement une idée fixe et persistante. Je m’énerve sur le bouton.Tout à coup, j’entends derrière moi une voix qui m’invite à enclencher l’interrupteur qui se trouve à l’intérieur des toilettes. Je me retourne et me retrouve face à huit personnes, chacune devant son bureau, sorties pour voir qui s’amusait avec la lumière qu’elles avaient toutes en commun avec la salle d’attente. Parmi ces personnes… le DRH que j’allais rencontrer pour mon entretien d’embauche. Yasmina – Évreux (27)

Juliette sans Roméo La personne pour qui je dois travailler est absente pour cause de déplacement de dernière minute. La veille, elle m’avait préparé quelques dossiers, auxquels je me suis rapidement attelée afin de lui montrer qu’elle avait bien fait de m’embaucher. Avant de partir, je m’octroie une dernière cigarette sur le balcon. Je sais que la partie du bâtiment dans laquelle je travaille est très sécurisée, et que tout le personnel a l’obligation de partir avant 18h30. En revanche, ce que je ne sais pas, c’est qu’à 18h00, toutes les fenêtres se ferment automatiquement… Ma cigarette finie, je veux rentrer dans le bureau mais la porte-fenêtre ne veut pas s’ouvrir. Je suis au 3e étage et le balcon donne sur un petit jardin clôt de toute part. Je me retrouve donc « enfermée dehors », sans téléphone portable, sur un petit balcon donnant sur aucune âme qui vive. À travers les vitres fumées, heureusement, je peux apercevoir que de l’autre côté de la cour se tient une réunion d’une dizaine de personnes. Pendant plus d’une heure, je tente d’attirer l’attention en gesticulant puis en criant des « s’il vous plait ! ». C’est le gardien qui, m’apercevant enfin dans le reflet de la vitre de la porte d’entrée, est parti prévenir l’orateur de la réunion, qui n’était autre que le PDG entouré des cadres de l’entreprise… seul habilité à annuler l’alarme via le service de sécurité. Le lendemain matin, je vais, toute penaude, présenter mes excuses. Le Président me serre sympathiquement la main, tout en me disant : « c’est pas bon de fumer ! ». Marie – Limoges (87)

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Drôle d’impression… Pour fêter mon 1er jour de travail, mes copains me font une blague et m’envoient par email une photo de moi avec quelques notifications amusantes, voire déplacées. À l’heure du déjeuner, je décide d’imprimer tranquillement le document pour l’emporter, le lire à la maison, et préparer ma riposte. Je me rends vers l’imprimante commune rapidement, rien. Je reviens vers l’ordinateur pensant ne pas avoir fait l’action jusqu’au bout. Je lance une nouvelle impression. Toujours rien ! Dépitée, je relève le nom de l’imprimante et je vérifie dans l’ordinateur. Je m’aperçois qu’il y a deux imprimantes intégrées. Je demande à ma collègue à quoi correspond la Canon 4 200, la réponse est incisive et le couperet tombe : « à la boss, pourquoi ? ».

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Le tout premier jour dans une entreprise, c’est comme une rentrée des classes, on ressent un mélange de joie, de stress et d’excitation. Pendant cette journée pleine de promesses, on doit être au top, efficace, prendre des initiatives, optimiser son relationnel, faire bonne impression ! Mais que se passe-t-il, à l’inverse, lorsqu’un petit grain de sable vient se glisser dans la machine ? Extraits.

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Une force pour l’emploi

MÉTIER

Secrétaire indépendante :

le service ajouté

La quête d’indépendance fait de plus en plus d’émules parmi les secrétaires et assistantes, issues de tous secteurs. Soutiens indispensables aux petites entreprises, artisans, professions libérales ou toute autre structure à la recherche de prestations ponctuelles, elles conjuguent une quantité variable de missions avec rigueur, entre domicile particulier et site de l’employeur.

par Stéphanie Santerre

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FICHE MÉTIER

Carrière

ecrétaire indépendante, télésecrétaire, assistante administrative indépendante, secrétaire à distance, secrétaire à domicile… les termes revendiqués dans le métier ne manquent pas. Et les raisons qui poussent à s’émanciper du schéma salarial traditionnel semblent faire de plus en plus d’adeptes. Qu’elles évoluent en milieu urbain ou rural, les secrétaires indépendantes répondent à un véritable besoin des petites et moyennes entreprises, professions libé-

rales, artisans, travailleurs indépendants, centrales de secrétariat freelance, associations, ou même particuliers, en quête de soutien dans le développement de leur activité. Il n’est d’ailleurs pas rare que les entreprises, déjà dotées d’assistantes/secrétaires salariées, fassent appel à une sous-traitance externalisée, que ce soit de manière ponctuelle ou régulière. Des prestations qui ne peuvent évidemment pas être de nature permanente, ni exiger un important volume horaire, sous

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AVANT DE SE LANCER Charges d’une secrétaire indépendante prises en compte dans son coût de revient : • Charges sociales (URSSAF, RSI, CIPAV… ) et fiscales (impôts et taxes diverses) • Frais généraux (téléphonie, internet, frais postaux) • Assurances (local, assurance professionnelle) •Frais de transport • Équipements (matériel micro-informatique notamment) •Frais de formation • Frais de communication et de prospection • Charges variables sur prestations, etc.

MÉTIER

Carrière

UN BLOG SPÉCIALISÉ MÈNE L’ENQUÊTE Riche d’informations et de conseils sur le métier de secrétaire indépendante, le blog Croquefeuille a publié en 2014 une enquête permettant de mieux cerner la profession.

De la couveuse à l’auto-entrepreneuriat En d’autres termes, conjuguant souvent plusieurs contrats, les secrétaires indépendantes sont avant tout des prestataires à leur compte, avec des statuts juridiques variés. La plupart d’entre elles évoluent sous un régime d’auto-entrepreneuriat, d’entreprise individuelle ou de SASU/SARL/EURL. Certaines fonctionnent également en couveuse d’entreprise, portage salarial, coopérative d’activités ou bien, moins fréquemment, en micro-entreprise. Les modes et rythmes de travail ne sont pas figés, et c’est bien là la première motivation recherchée. Derrière ces vocations, le souhait de concilier vie professionnelle et vie personnelle de manière plus flexible rejoint d’autres volontés : préférer se soustraire à des clients plutôt qu’à un patron dans un univers cloisonné, diversifier les tâches et les domaines d’intervention, valoriser ses compétences ou encore, s’épanouir de façon plus responsable et autonome.

Avec plus de 10 000 visites par mois, Croquefeuille – Le blog d’une secrétaire, est devenu une référence pour les secrétaires indépendantes confirmées en quête d’infos métier, mais aussi pour les débutantes qui ont besoin d’infos utiles pour bien se lancer. Au clavier : Céline Lieffroy, une ancienne libraire devenue secrétaire indépendante, également fondatrice de Lexiris.fr, guide en ligne spécialisé en prestations de secrétariat freelance (à domicile ou sur site). En veille sur l’évolution du métier, Céline Lieffroy a publié en 2014 une enquête (portant sur 2013) pour faire le point sur la profession de secrétaire indépendante/télésecrétaire. Basé sur 290 répondants, le questionnaire a été traité par 98% de femmes, majoritairement âgées de 30 à 50 ans (77%), en possession du BAC (et plus), 75% ayant suivi des études de secrétariat, 32% de compta-gestion, puis d’autres spécialités.

Compétences larges et adaptées Sporadiques et adaptées aux différents secteurs d’activité de ses clients, ses missions de support externalisées sont sensiblement les mêmes que celles d’une salariée d’entreprise : gestion d’agenda, prise de rendez-vous, retranscription audio, comptes rendus, permanence téléphonique, gestion, administration, facturation, etc. Ces compétences peuvent également s’étendre à des domaines plus spécialisés, attachés à un secteur en particulier, à l’instar d’une assistante juridique ou médicale, par exemple. Par ailleurs, la nature des missions exigées par les clients nécessitant parfois l’usage d’outils et de logiciels spécifiques, la secrétaire indépendante peut négocier de travailler sur le site de son client, à défaut de pouvoir assurer certaines tâches au domicile.

Un travail nouvelle définition Vivant pour moitié à la campagne, 50% des répondants déclarent avoir été accompagnés lors du lancement de leur activité (Pôle Emploi, couveuse, boutique de gestion, etc.). 88% déclarent avoir été en situation de chômage lors de leur lancement, 65% se déclarant aujourd’hui en activité. « Désir d’indépendance », « créer son emploi pour trouver du travail », « concilier vie pro/perso », « rejet du salariat/hiérarchie et des mauvaises conditions de travail » constituent les motivations principales. Ils sont

« LES CLIENTS SE TROUVENT D’ABORD GRÂCE AU BOUCHE-ÀOREILLE »

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peine de se voir requalifier par l’administration (en CDI par exemple). Dans ce cas, on parlera de « salariat déguisé ».

88% à être satisfaits de leur choix, 75% à faire partie d’un réseau de télésecrétaires (Facebook, forums, Viadéo… ). La majorité sont auto-entrepreneurs. Leurs prestations oscillent entre présence sur site et à distance (dont 92% au domicile). Les clients se trouvent d’abord grâce au bouche-à-oreille (entre 1 et 3 mois pour la majorité), formulaires internet, réseaux, annonces, campagnes d’emailing, etc. À peine la moitié disposent d’un site ou d’un blog. La carte de visite reste la star des supports de communication utilisés, devant les plaquettes et les flyers. Côté salaires, la moyenne du chiffre d’affaires mensuel moyen atteint 1 492 euros, en léger recul par rapport aux données enregistrées pour l’année 2012. Cette moyenne atteint cependant 1 838 euros/mois sur les données des personnes exerçant depuis 2010. L’enquête révèle encore que le télésecrétariat ne représente pas la seule source de revenus pour 51% des personnes interrogées, celle-ci étant souvent complétée par des indemnités chômage-RSA, allocations familiales, activités à temps partiel, etc. La majorité, enfin, considèrent ce revenu comme étant indispensable au foyer.

Plus d’infos et de témoignages de secrétaires dans l’enquête 2014 sur le métier de secrétaire indépendante : www.croquefeuille.fr

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MÉTIER

Carrière

TÉMOIGNAGE

« Mon entreprise est en croissance constante depuis 5 ans » Après une expérience de 10 ans en tant qu’assistante dans différentes entreprises, Laure Silvestre s’est lancée à son compte en télésecrétariat. Entre prestations à domicile et sur site, elle est aujourd’hui au service d’une dizaine de clients. Portrait d’une chef d’entreprise, audacieuse et indépendante. AP : Parlez-nous de votre parcours… L. S. : Après 3 ans d’études d’économie/gestion, je me suis réorientée vers un BTS assistante de direction en alternance. Par la suite, j’ai été embauchée dans une entreprise de gestion de patrimoine, où j’avais une double casquette assistante de direction/assistante de gestion. J’ai enchaîné en tant qu’assistante de direction et responsable de portefeuille clients dans la publicité à SaintÉtienne, période où mon entreprise a dû opérer des restrictions salariales. J’en ai profité pour reprendre mes études et suivre une licence pro RH au CNAM. J’ai donc quitté mon emploi pour lancer ma propre entreprise en auto-entrepreneuriat. Aujourd’hui, je fais du télésecrétariat, des RH, de la gestion, etc. Je fais aussi de la formation bureautique en cursus continu pour adulte. Qu’est-ce qui vous a motivé pour vous lancer en tant que secrétaire indépendante ? Salariée pendant plus de 10 ans, j’ai estimé que j’avais fait le tour de mon métier d’assistante de gestion et ressources humaines dans le cadre d’une entreprise. J’ai ressenti le besoin d’exercer mes compétences librement, avec mes propres clients. Quelles ont été les étapes de lancement de votre entreprise ? Je ne me suis pas lancée les yeux fermés, j’ai beaucoup réfléchi. C’était les prémices de l’auto-entreprise. J’ai participé à des réunions à la Chambre de Commerce et d’Industrie (CCI), et consulté des chefs d’entreprise que je connaissais,

afin d’être guidée, conseillée. Je me suis lancée au début de la crise. Quand j’ai déposé mes statuts en février 2010, j’ai rapidement trouvé mon premier client, que j’ai toujours aujourd’hui. D’où viennent vos clients ? J’ai une petite dizaine de clients, récurrents et ponctuels. Je gère le secrétariat de petits indépendants, qui n’ont pas forcément les moyens d’embaucher des temps plein. J’ai des professions libérales, avocats, architectes… ainsi que de gros clients cotés en bourse, qui eux, veulent alléger le travail des assistantes d’une partie de leurs tâches trop chronophages (comptes rendus, etc.). J‘ai un client régulier qui me demande d’intervenir dans son recrutement. Je passe d’un dossier à l’autre. Je travaille aussi pour des écoles en aidant les étudiants dans leur thèse. Je peux travailler de 15 à 60 heures par semaine, cela dépend. D’où travaillez-vous en général ? Cela varie entre mon domicile et le site de mes clients. Parfois, la nature de mes prestations m’oblige à me déplacer dans les structures pour profiter de logiciels que je ne peux pas installer chez moi. Je dispose tout de même du Pack Office à la maison. Comment facturez-vous ? Je suis au forfait et au nombre d’heures. Tout dépend du client. Pour tout ce qui concerne la retranscription, d’un comité d’entreprise de 4 heures par exemple, je sais que 10 heures seront nécessaires. Donc, je fais un forfait. Pour un recrutement, c’est différent. Je dois me déplacer chez le client, parcourir la

LAURE SILVESTRE , SECRÉTAIRE INDÉPENDANTE À SAINT-ÉTIENNE

France, dépenser en frais divers… Dans ce cas, je facture au nombre d’heures. Tous les frais annexes sont pris en charge par le client. Quels sont les avantages et inconvénients d’être indépendante ? Je peux gérer mon planning comme je l’entends. Et je suis beaucoup moins stressée qu’avant ! En revanche, travailler de chez soi reste un inconvénient… On a tendance à ne jamais s’arrêter, ni vraiment quitter le bureau… De quelle manière progresse votre entreprise aujourd’hui ? À certaines périodes, mes activités suffisent, mais pas toujours. Je n’ai pas l’intention de rester en auto-entreprise, mon but est d’évoluer vers un statut d’entreprise type EIRL. En croissance constante depuis 5 ans, je cherche d’autres clients. La vraie différence intervient au niveau comptable. En micro-entreprise, le chiffre d’affaires annuel est restreint, plafonné à 32 000 euros (un chiffre qui devrait baisser à 19 000 euros sous l’actuel gouvernement… ). J’ai donc tout intérêt à passer sous le statut entreprise, afin de développer le chiffre d’affaires de manière illimitée, et pourquoi pas embaucher une stagiaire ou un CDD. Que conseilleriez-vous à quelqu’un qui souhaite se lancer ? On me pose souvent la question par mail. Je réponds de bien peser le pour et le contre. Déterminer si l’activité est viable ou non. De bien se renseigner. Ne pas hésiter à aller à la CCI, consulter les réseaux sociaux, forums, etc., ou un réseau de femmes chefs d’entreprise, comme celui que j’ai moi-même intégré, qui procure beaucoup de conseils et d’entraide.

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MÉTIER

Le prix de l’indépendance Naturellement, se jeter dans le grand bain de l’indépendance nécessitera une connaissance solide des aspects favorables au développement de sa propre entité : savoir-faire marketing (connaître son marché, définir ses prospects, faire sa promotion… ), commercial (vendre ses prestations, doper sa clientèle, réaliser les devis/ factures… ), juridique et fiscal. Car si le client ne rétribue au final que le travail réalisé (dans le cadre d’un contrat de prestations établi), la secrétaire devra assurer le cumul de plusieurs contrats pour atteindre un niveau de rémunération acceptable. Dans ce sens, certaines choisissent de garder un pied dans le salariat à temps partiel, tout en menant de front une carrière d’indépendantes. Formules à la carte Concernant les tarifs pratiqués par les freelance - celles-ci les fixant ellesmêmes en fonction des prestations - il n’existe pas pour l’heure de grille de référence. Comme le souligne Lexiris sur son site internet (guide spécialisé en prestations de secrétariat freelance), différents critères interviennent généralement dans l’émission des devis : les charges professionnelles, sociales et fiscales, la rémunération

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Carrière

souhaitée par le prestataire, la difficulté de la prestation demandée, les éventuelles charges entraînées par la mission réalisée, les délais impartis, etc. Assujetties à la TVA (20%), les prestations peuvent toutefois bénéficier d’exonérations en fonction du statut professionnel (auto-entrepreneur, micro-entreprise). Facturation à la tâche (taux unitaire), facturation au temps passé (taux horaire), facturation au forfait (prix global) : il existe ainsi différents modes de facturation proposés par les secrétaires. Pour une prestation à dis-

tance, estime Lexiris, il faudra compter entre 20 et 30 euros HT l’heure, pour une mission simple de secrétariat. Sur site, une prestation oscillera entre 25 et 35 euros HT l’heure. « Il convient de noter que des tarifs bas correspondent le plus souvent à des secrétaires freelance qui débutent à leur compte. Si la qualité de leurs prestations est réelle, elles seront rapidement amenées à augmenter leurs tarifs pour parvenir à vivre correctement de leur activité », conclut Lexiris. n

SECRÉTAIRES INDÉPENDANTES : QUI SONT VOS CLIENTS ? Structures de 2 à 10 salariés Travailleurs indépendants Libéraux (avocats, médecins, architectes… ) Particuliers Petites associations PME de 10 à 200 salariés Comités d’entreprise, CHSCT Sociétés de secrétariat, centres d’appels Grosses PME de 100 à 500 salariés Grandes sociétés (plus de 500 salariés) Grosses associations Collectivités locales L’État (ministères… ) Établissements d’enseignement de recherche Consœurs

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Enquête Croquefeuille – le blog d’une télésecrétaire – sur 190 répondants. 1 3 / A S S I S TA N T E P L U S N ° 2 5 / AV R I L - M A I 2 0 1 5

METIER MÉTIER

Fête des assistantes

s e l a i d r o m i r p s e t ê s ! e Vou s i r p e r t n e e r t o v pour ! s u o n z e Racont

E A

t, votre rôle n ta r u o p t fête ! E ée ! il est votre r v a 6 1 toute l’ann é le r , b s lé te es, é n c e ta et assis ait d’êtr témoignag er. Secrétaires s l’entreprise mériter azine a recueilli vos éti ag de votre m dan m s e e e r u tr g iè o è n v ll r a o t, c h c men nt vos uer l’événe ption qu’o e c r e p la Pour marq r u structifs, s riches et in es regards portés sur le métier d’as-

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près 9 ans passés au sein du même cabinet, je peux dire sans prétention que mon ancien employeur me qualifiait de « super assistante » ou encore d’« assistante +++ ». C’est non sans mal qu’il m’a laissée partir vers de nouveaux horizons. Aujourd’hui, après Vanessa Rudelle Assistante juridique avoir créé mon auto-entreprise, cela fait 7 mois que je travaille dans un cabinet d’avocats, qui n’avait jamais employé d’assistante auparavant. Un véritable temps perdu pour mes collègues, qui réalisent mon importance auprès d’eux !

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C Leila Mousssaouer Assistante de service éditorial

ontrats d’auteurs, factures, envois express et coursiers urgents : mon rôle d’assistante de service éditorial constitue un maillon essentiel à son bon fonctionnement. Indispensable, polyvalente, relais d’information… mes collègues portent un regard à la fois bienveillant et attentif sur mon métier, chacun sachant qu’il nécessite rigueur, tact et sang-froid à toute épreuve.

elon mes collègues : « Notre assistante est devenue le pivot interhiérarchique et interculturel de la cohésion de notre équipe. Elle est l’interface entre l’entreprise et l’externe mais aussi entre l’équipe et le directeur. Elle tient un véritable rôle de coordination, a su s’adapter aux nouvelles formes de travail et utilise avec aisance les nouveaux systèmes d’information. C’est un métier de soutien où il faut savoir comprendre l’essentiel et gérer les urgences. L’initiative, la capacité d’analyse et la compréhension des enjeux sont des atouts essentiels. L’assistante dans l’entreprise est indispensable à son bon fonctionnement ».

Mireille Mengelle Assistante de direction

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on métier, mon poste, est un mystère pour certaines, impossible, inenvisageable pour un bon nombre, force l’admiration de quelques autres… À la fois danseuse et chef d’orchestre, les agendas sont mes partitions quotidiennes, chaque jour une nouvelle musique, une nouvelle chorégraphie. Les rendez-vous valsent et reviennent, les réunions twistent, le téléphone sonne, claironne, des dossiers à composer, coordonner, harmoniser… Le rythme est souvent… rock’n’ roll ! Comme en danse classique, quelques règles essentielles : la discipline, la rigueur, le perfectionnisme, l’agilité. Ensuite, laisser parler son être intérieur, être soi-même, confiante et disponible pour chaque personne, que ce soit un collaborateur, Sophie Telle, un partenaire ou un client. Assistante de direction

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sistante se rejoignent : « Comment peux-tu être ici et ailleurs à la fois ? Comment cela se fait-il que même en ton absence, les réunions sont aussi bien organisées ? Comment peux-tu être aussi calme et obtenir ce que tu veux ?Tu as une main de fer dans un gant de velours. Nous ne te demandons rien et tu exhausses nos souhaits. Carole Munoz Quel est ce don de voyance ? Qui Assistante de direction ne connais-tu pas dans notre entreprise ? Tu trouves toujours des solutions.Vous m’avez fait gagner un temps précieux.Tu es sur tous les fronts, que ce soit en liaison avec les RH, la comptabilité fournisseur, le juridique ou bien dans les réunions afin de participer à des projets Groupe »…

Fête des assistantes

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Emmanuelle Bordas Assistante de direction

e métier d’assistante reste un mystère pour mes collègues… Ils ne savent pas toujours quelles sont ses missions. Et pourtant, au quotidien, c’est la première personne qu’ils sollicitent lorsqu’il leur manque un fichier, du matériel, ou juste une information. Mes collègues sont conscients de l’importance de mon travail et me font confiance au quotidien. Je suis fière de mon métier et je pense que les autres le ressentent à travers mon implication dans les tâches qui me sont confiées.

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eux qui ont la dent dure en ayant une vision « has been » de l’assistante, petite main niaise qui écrit sous la dictée, sont heureusement en voie de disparition ! De nos jours, les collègues ont plutôt une vision « high-tech » de l’assistante, secrétaire ayant mué au fil des décennies et des avancées technologiques en Wonder Woman ! Tantôt gardienne du temps de mon manager, tantôt « chef d’orchestre » ou « gare de triage », les collègues envient mon humeur constante (bonne de préférence !) et l’assurance me permettant de jouer l’équilibriste entre rigueur dans Laëtitia Gardon le travail et souplesse de caractère. Ils me considèrent comme Assistante de direction l’extension du cerveau de mon manager, et avouent qu’il est préférable de m’avoir à la bonne ! La frontière entre le côté serviable et le côté servile est proche. Mes collègues n’en abusent pas, me considérant comme un point de passage obligé pour accéder à « Dieu » mon boss, et prendre la température de son humeur du jour !

aillon indispensable, je connais les bons contacts sur tous les sujets. Je suis une source d’inspiration pour organiser des événements internationaux et des réunions dans les moindres détails, une roue de secours en cas de problème d’organisation, disponible, à l’écoute, toujours prête à rendre service ! Mon accompagnement dépasse souvent le cadre professionnel, l’humain avant tout !

e travaille une journée par semaine dans une société de gestion en binôme avec une autre assistante (salariée) qui me trouve courageuse, dévouée à mon métier et qui admire ma façon de papillonner d’une entreprise à l’autre en gardant toujours une attitude positive. Pour un de mes autres clients, je suis en étroite collaboration avec deux responsables (comptabiliVirginie Apoux té et paie), qui apprécient beaucoup ce que je Assistante indépendante peux leur apporter pour améliorer leur quotidien, comme des astuces sur les logiciels de traitement de texte et tableur ou encore une nouvelle manière de classer des documents. Malgré cela, ils ne me considèrent pas comme indispensable au sein de l’entreprise.

ini le dirigeant qui était perdu sans sa secrétaire. Ce dernier est plus autonome, grâce notamment à Internet et les nombreuses interfaces sur smartphone. En revanche, l’assistante va se voir confier des tâches à part entière comme : la gestion des pièces comptables Nadia Hamidi et des relations avec les fournisseurs, la gestion Assistante administrative des AO, des BDD, des campagnes d’emailing, et commerciale la mise à jour d’infos sur le site internet, les réseaux sociaux. De plus, l’assistante doit avoir une ou plusieurs thématiques : assistante commerciale (intégrant le volet commercial), assistante administrative (volet RH, formation, juridique…), assistante export (traduction, logistique…). Mais ce qui compte avant tout, c’est la réactivité, car la mission étant polyvalente, notamment en PME, il est difficile d’avoir une routine !

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e suis l’ombre du dirigeant pour lui assurer le meilleur confort dans son activité. Je suis le secret de sa performance, dotée d’une bonne écoute et d’une aisance relationnelle. Je suis discrète, rigoureuse, organisée, paÉlodie Coutand tiente, digne de confiance. Je suis un Assistante rouage essentiel pour le bon foncde direction tionnement du service. Je possède une vision globale et transversale des projets, tout en ayant conscience des aspects de détail. J’anticipe les besoins à court terme de mes collègues et j’ai une vision de la stratégie de l’entreprise à longue échéance. Je suis avenante mais ferme dans mes décisions. Je suis le pilier sur lequel on peut s’appuyer. Qui suis-je ? Une assistante efficace !

Valérie Marquis Assistante de direction

es collègues et moi aimons notre métier passionnément. Assistantes juridiques en cabinets d’avocats, nous aimons être en phase avec nos emViolette Jalabert Assistante juridique ployeurs et donner le meilleur de nousmêmes afin d’être reconnues, que notre supérieur soit satisfait de notre travail et qu’il constate que nous respectons ses exigences ! Répondre aux clients, être présentes à chaque stade de la procédure pour comprendre les enjeux et rassurer les personnes, tel est notre leitmotiv !

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MÉTIER METIER

MÉTIER

La Tribune de la FFMAS

LE NUMÉRIQUE ET L’ASSISTANT(E), LE BINÔME INCONTOURNABLE !

« LA FFMAS ANTICIPE LES COMPÉTENCES DE DEMAIN »

La FFMAS anticipe les compétences de demain…

Par Monique Jany, Présidente de la FFMAS

La Fédération Française des Métiers du Secrétariat (FFMAS), à travers son observatoire, anticipe les compétences de demain et agit pour la valorisation de la profession. Les nombreuses actions qu’elle entreprend, tant auprès des institutionnels de l’Éducation – Formation – Emploi, qu’avec des partenaires clés, comme la CertificationVoltaire, contribuent à ces objectifs. Dès sa création, la FFMAS a positionné le(a) secrétaire/assistant(e), la plaçant au cœur du réseau des organisations, comme un vecteur important de diffusion de l’innovation, des TIC (Techniques de l’Information et de la Communication), et des comportements éco-responsables dans les organisations. Le réseau associatif FFMAS offre un service de proximité aux professionnels du secrétariat-assistanat et participe à leur professionnalisation ainsi qu’au développement de leurs compétences technologiques grâce à des conférences et des ateliers centrés sur l’innovation.

De tout temps, les évolutions technologiques ont accompagné les secrétaires et assistant(e)s. Incontournable en entreprise, le numérique est un allié, à condition d’ en saisir toutes les opportunités. l ne faut pas se voiler la face : les compétences numériques sont incontournables pour nos métiers. Au même titre que l’orthographe possède son Certificat Voltaire, la compétence numérique mérite elle aussi une place dans le carré d’as, en tant que véritable critère et valeur sûre d’employabilité. La commission européenne estime par ailleurs que d’ici 2020, 90 % des emplois nécessiteront des compétences numériques*. Dans ce contexte, « l’absence de compétences numériques pourra être considérée comme une nouvelle forme d’illettrisme », considère Neelie Kroes, sa vice-présidente, chargée de la stratégie numérique.

L’ordinateur n’a pas tué la profession Dans les années 1990, on nous avait prédit la disparition de notre profession. En cause : l’arrivée massive des ordinateurs sur les bureaux de nos managers. Les premières peurs estompées, nous avons su tirer parti de cette évolution en adoptant « la technologie ». Et nous en avons fait une force ! Qui mieux que nous, aujourd’hui, sait lui parler avec douceur, lui accorder du temps, de la confiance… pour que cette complicité devienne un

atout fort, un binôme incontournable. Avec le temps, les TIC (Techniques de l’Information et de la Communication), sont ainsi devenues nos alliées. Le numérique comme allié de votre métier Par la suite, les années 2000 ont vu s’installer le web 2.0, les réseaux sociaux, les technologies numériques… qui ont encore plus bouleversé la donne, les méthodes de travail et les process de fonctionnement des entreprises. Un progrès qui constitue, là encore, une oppor tunité pour les secrétaires et assistant(e)s, de se positionner dans un rôle de lien social, por teur et diffuseur de l’image de l’entreprise. Fini, l’usage massif de suppor ts papier (plaquettes, papiers à en-tête… ), ces nouveaux canaux ouvrent d’autres horizons à la profession : il va de notre rôle et de notre responsabilité de les utiliser, de les maîtriser et de les por ter au bénéfice de l’entreprise. D’ailleurs, est-il encore nécessaire de rappeler que les secrétaires/ assistant(e)s contribuent à la performance des organisations et que la valeur ajoutée qu’ils appor tent passe par cette maîtrise de l’outil

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MÉTIER

La Tribune deLa la Tribune FFMAS

informatique et des applications qui font gagner du temps – et de l’argent – aux organisations ? Des outils complices de l’efficacité Véritable « routeur » des flux d’information entre son manager, l’équipe et les interlocuteurs internes et externes, le/la secrétaire/assistant(e) se voit confier de plus en plus de tâches à forte valeur ajoutée : gestion des achats, des stocks, des appels d’offres, assistance à la clientèle, suivi de dossiers clients, création de modèles de documents, gestion des plannings partagés avec une obligation d’efficacité voire d’efficience dans cette gestion du temps significative, etc. Dans les missions que nous prenons en charge, l’outil numérique est au cœur de l’action en permanence : • Communiquer : Skype, Google+ Hangouts, SharePoint… • Planifier, organiser un événement : Google Agenda, Doodle… • Collaborer à distance : Google Drive, Dropbox, Prezi, SlideShare… • Veiller, échanger et partager en temps réel : Facebook,Twitter, Google

Drive, LinkedIn,Viadéo, réseau social d’entreprise (ex. :Yammer)… • Créer et animer un site ou un blog rapidement : Joomla, WordPress… • Organiser le classement numérique : GED… Prenez part à la culture du changement Puis, 2010 a pointé son nez avec le cloud, ce doux « nuage » qui accueille à peu près tout : les données, les documents, les échanges et les liens avec les « amis » (collègues, par tenaires, clients, etc.). Alors, même s’il arrive que nous nous sentions parfois « dépossédé(e)s » ou « espionné(e)s », nous ne pouvons pas ignorer cette mutation et fermer les yeux. Au contraire, ouvrez-les bien grands pour mieux appréhender ces changements, vous les approprier et rester dans le « move ». La culture de la dématérialisation est en marche, ne passez pas à côté ! Car savez-vous où vous serez en 2020 ? Dans les nuages ? Peut-être parce que nous aurons su faire du numérique notre compagnon de tous les jours, une prolongation de nous-

mêmes ! Gardons, malgré tout, les pieds sur terre : le savoir-faire et la technicité, c’est bien, mais ne perdons pas de vue les hautes exigences de savoir-être attendues d’un(e) assistant(e) ! Par conséquent, si vous avez encore du mal avec les TIC, le numérique et le digital, soyez curieux et rejoignez le réseau FFMAS pour partager, échanger, communiquer, et bénéficier d’une entraide au sein d’une fédération innovante et en marche vers le futur ! n *http://www.apformation.com/la-commission-europeenne-vise-le-developpement-de-competence.

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PRATIQUE

Sommaire

Fiches Pratiques

■ OUTLOOK Créer un modèle de message électronique.................................................20 ■ EXCEL Utilisation du tableau de calcul du temps de travail.................................... 21-22 ■ EXCEL Filtrer les données dans un tableau croisé dynamique...........................................23 ■ ANGLAIS Voyage/Organiser des déplacements.......................................................25-26 ■ PROJET VOLTAIRE Ces mots que l’on confond tout le temps................................27 ■ PROJET VOLTAIRE Quelle ponctuation pour les abréviations ?...................28

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PRATIQUE

Outlook

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MICROSOFT OUTLOOK

Niveau débutant

Créer un modèle de message électronique Vous pouvez utiliser des modèles pour envoyer des messages contenant les mêmes informations. Vous pouvez composer et enregistrer un message en tant que modèle et le réutiliser ensuite selon vos besoins.Vous pouvez également compléter le modèle avant de l’envoyer en tant que message électronique. Créer un message 1. Sur l’onglet Accueil, cliquez sur Nouveau message électronique. 2. Cliquez sur l’onglet Message, puis entrez le texte souhaité dans le corps du message. • Dans la fenêtre du message, cliquez sur l’onglet Fichier. • Cliquez sur Enregistrer sous. • Dans la boîte de dialogue Enregistrer sous, dans la liste Type de fichier, cliquez sur Modèle Outlook. • Dans la zone Nom de fichier, tapez un nom pour votre modèle, puis cliquez sur Enregistrer. Par défaut, les modèles sont enregistrés dans les dossiers suivants : Windows 8, Windows 7 et Windows Vista. c:\users\nom_utilisateur\appdata\roaming\microsoft\ templates Vous pouvez cependant les enregistrer où vous le souhaitez, il suffit de définir le chemin d’enregistrement.

2. Dans la boîte de dialogue Choisir un formulaire, dans la liste Regarder dans, cliquez sur Modèles dans le fichier système.

Envoyer un message électronique 2 basé sur un modèle 1. Dans le groupe Nouveau de l’onglet Accueil, cliquez sur Nouveaux éléments, pointez sur Autres éléments, puis sélectionnez Choisir un formulaire.

Le dossier des modèles par défaut est ouvert. L’emplacement de ce dossier est le suivant : Windows 8, Windows 7 et Windows Vista. c:\users\nom_utilisateur\appdata\roaming\microsoft\ templates Si votre modèle est enregistré dans un autre dossier, cliquez sur Parcourir, puis sélectionnez le modèle. 3. Cliquez sur Ouvrir. 4. Apportez des modifications aux destinataires dans les zones À, Cc ou Cci.Vous pouvez également modifier le texte de la zone Objet et ajouter du contenu dans le corps du message. Remarque : les modifications que vous apportez ne sont pas enregistrées dans le modèle. Si vous utilisez la commande Enregistrer, un brouillon de votre message est créé mais le modèle n’est pas mis à jour. Pour mettre à jour le modèle, suivez la procédure dans Créer un modèle de courrier électronique, en commençant par l’étape 2. n

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PRATIQUE

Excel

MICROSOFT EXCEL

Niveau intermédiaire

Utilisation du tableau de calcul du temps de travail Le tableau de calcul du temps de travail est à votre disposition pour vous permettre de mieux gérer votre temps de travail. Il peut être employé pour différentes utilisations (suivi des dépenses, suivi de facturation… ), il suffit juste de l’adapter à vos besoins. Ce tableau est un tableau croisé dynamique qui reprend toutes les données utiles à une analyse détaillée de vos besoins. Plusieurs onglets sont nécessaires à sa création. Pour plus de détails sur sa mise en œuvre, je vous invite à consulter la fiche pratique « Microsoft Excel - Tableau croisé dynamique » disponible sur demande ou dans le magazine Assistante Plus n°23. Onglet « Tableau de bord » Ce tableau récapitulatif vous permettra, en quelques clics, de faire votre analyse. Il reprend toutes les données de l’onglet « Journal du temps » et de l’onglet « Données de calcul de temps ». Dans l’exemple ci-dessous, vous remarquerez que les noms des catégories et sous-catégories n’ont pas été définis ; reportez-vous au paragraphe onglet « Paramétrage de la catégorie » pour les modifier.

Pour vous concentrer sur une partie plus petite des données d’un tableau croisé dynamique, afin d’effectuer une analyse plus précise, vous pouvez filtrer les données. Pour ce faire, on utilise des segments (« date » et « catégorie » dans l’exemple ci-dessous, qui seront renommés à la mise à jour de l’onglet « Paramétrage de la catégorie ») qui comportent des boutons sur lesquels vous pouvez cliquer pour filtrer les données. Ces boutons restent visibles avec vos données, ce qui vous permet de savoir quels champs sont affichés ou masqués dans le tableau croisé dynamique filtré.

Pour en savoir plus sur la création de segments, je vous invite à consulter la fiche pratique « Microsoft Excel Filtrer les données dans un tableau croisé dynamique » disponible sur demande ou dans le magazine Assistante Plus n°25. Pour changer le nom visible des segments, double-cliquez sur le nom à changer et mettez-le à jour selon vos besoins.

Pour actualiser vos données, dirigez-vous sur le menu Données, puis cliquez sur le bouton Actualiser tout.

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PRATIQUE

Excel

Onglet « Paramétrage de la catégorie » Utilisez cet onglet pour vous permettre de changer les noms des catégories et des sous-catégories. Dans l’exemple ci-dessous, tous les champs ont été complétés pour vous montrer le fonctionnement du tableau, mais vous pouvez, bien sûr, n’indiquer que le nécessaire à vos besoins (et supprimer toutes les données inutiles).

Ces tableaux, comme celui de l’onglet « Journal du temps », ont été mis sous forme de tableau prédéfini qui permet de créer rapidement un tableau dynamique et personnalisé. Pour rajouter des lignes sur un tableau prédéfini : 1. Avec votre souris, pointez l’extrémité droit/bas de votre tableau (comme indiqué par la flèche rouge). 2. Faites glisser votre souris vers le bas pour rajouter des lignes à votre tableau. 3. Votre tableau conservera sa forme initiale. Recommencez autant de fois l’opération que nécessaire.

Onglet « Journal de bord » Cet onglet est indispensable pour vous permettre de faire votre analyse du calcul du temps de travail. Il doit comporter toutes les données relatives à vos besoins, par date, par catégorie et sous-catégories. Afin de permettre un gain de temps et une efficacité dans le travail, les catégories et sous-catégories ont été créées sous forme de liste déroulante. Il suffit de cliquer sur la flèche, puis sur une donnée de la liste. De plus, pour faciliter l’utilisation des sous-catégories en fonction des catégories, il vous suffira de sélectionner la catégorie désirée, et ensuite de cliquer sur la flèche du menu « sous-catégories » où il vous sera uniquement proposé les sous-catégories associées à la catégorie choisie. Pour rajouter des lignes sur un tableau prédéfini, reportez-vous au paragraphe 3 – rubrique Rajouter des lignes. Pour en savoir plus sur la fonction « Liste déroulante », je vous invite à consulter la fiche pratique « Microsoft Excel - Liste déroulante » disponible sur demande ou dans le magazine Assistante Plus n°20. n

Vous pouvez faire l’opération inverse si vous souhaitez supprimer des lignes dans votre tableau si aucune donnée n’est renseignée. Pour en savoir plus sur la mise en forme de tableau, je vous invite à consulter la fiche pratique « Microsoft Excel Mettre sous forme de tableau » disponible sur demande ou dans le magazine Assistante Plus n°24. Onglet « Données de calcul temps de travail » Cet onglet comporte un tableau croisé dynamique qui fournit les sources de données du graphique croisé dynamique « Journal du temps » sur l’onglet « Tableau de bord ». Il se mettra automatiquement à jour. Mais si vous souhaitez une mise à jour forcée, reportez-vous au paragraphe 2, rubrique Actualiser vos données.

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PRATIQUE

Excel

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Niveau intermédiaire

Filtrer les données dans un tableau croisé dynamique Les tableaux croisés dynamiques permettent de synthétiser, analyser, explorer, présenter vos données et croiser des données les unes avec les autres. Pour vous concentrer sur une partie plus petite des données d’un tableau croisé dynamique, et effectuer une analyse plus précise, vous pouvez filtrer les données. Pour ce faire, il existe plusieurs méthodes. Commencez par insérer un ou plusieurs segments pour filtrer efficacement vos données.

5. Dans chaque segment, cliquez sur les éléments que vous voulez afficher dans le tableau croisé dynamique. Pour choisir plusieurs éléments, maintenez la touche Ctrl enfoncée, puis cliquez sur les éléments que vous voulez afficher. Conseil : pour modifier l’aspect des segments, cliquez sur l’un d’eux pour afficher les Outils Segment dans le ruban, puis appliquez un style de segment ou modifiez les paramètres sous l’onglet Options.

Insertion de segments Pour filtrer efficacement les données, les segments comportent des boutons sur lesquels vous pouvez cliquer pour filtrer les données. Ces boutons restent visibles avec vos données, vous permettant de savoir quels champs sont affichés ou masqués dans le tableau croisé dynamique filtré. 1. Cliquez n’importe où dans le tableau croisé dynamique pour afficher les Outils de tableau croisé dynamique sur le ruban.

Filtrer les données manuellement 1. Dans le tableau croisé dynamique, cliquez sur la flèche du menu déroulant sur Étiquettes de lignes.

2. Cliquez sur le bouton Analyse, puis sur le bouton Insérer un segment.

Pour afficher davantage d’éléments dans la liste, faites glisser la poignée dans le coin inférieur droit de la galerie de filtres pour l’agrandir. 1. Cliquez sur OK. L’icône de la flèche de filtrage se présente désormais ainsi pour indiquer qu’un filtre est appliqué. Cliquez dessus pour modifier le filtre ou le supprimer en cliquant sur Effacer le filtre de <nom de champ>. n

3. Dans la boîte de dialogue Insérer des segments, cochez les cases des champs pour lesquels vous voulez créer des segments. 4. Cliquez sur OK. Un segment apparaît pour chaque champ que vous avez coché dans la boîte de dialogue Insérer des segments.

2. Dans la liste des étiquettes de ligne ou de colonne, décochez la case Sélectionner tout en haut de la liste, puis cochez les cases pour les éléments à afficher dans votre tableau croisé dynamique.

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CATHERINE JEANNOT, auteure de L’anglais en entreprise. Éditions Ophrys 2013 Ancienne assistante de direction, aujourd‘hui professeur et formatrice, Catherine Jeannot a réuni dans un ouvrage pratique les essentiels du lexique anglais,

pour aider les assistantes dans leur quotidien. Le livre se veut un outil incontournable pour une bonne communication là où l’anglais professionnel est exigé.

ORGANISING : THINKING AHEAD ANTICIPER

n I don’t expect any problems but wanted to provide this schedule for you just in case one should arise/to be on the safe side. ➜ par précaution. n Forward to Catherine any itineraries that have been set up for Amanda. ➜ Transmettez à n The itinerary in its current state shows that Amanda will be staying three nights in Paris, but this is liable to change. ➜ susceptible de changer. n I spoke to our travel agency to get estimated pricing for flights but obviously prices will increase if I don’t book shortly. ➜ pour avoir un ordre d’idées du prix n Could you try and firm up the plans so I can book the flight? ➜ confirmer les dispositions prises n Please, hold the train booking until Tom has decided how he wants to travel. I have a feeling he might want to take the plane. ➜ veuillez mettre une option sur ce billet de train jusqu’à ce que n If I understand correctly, it is a 20 to 25 minute train ride from Newark Airport to New York Penn station. ➜ le trajet dure 20 à 25 minutes n Is the train from the airport to New York Penn di-

rect ? If not, which stations does it call at ? ➜ quelles gares le train dessert-il ?

n How much time should be allowed for the journey ? ➜ Combien de temps faut-il compter/prévoir.

ORGANISING : ADJUSTMENTS RÉGLER LES POINTS DE DÉTAIL

n Please note per your request through Shawn Lawrence that I have adjusted the car service pick-up time to 3 pm instead of 4 pm. ➜ j’ai avancé à 15 heures le service de transport au lieu des 16 heures initiales. n I have got the train times that you requested for your return trip with Eurostar. We can now reschedule it. ➜ les horaires de trains n Susannah’s travel arrangements are finalised. Everything checks out, there are no loose ends. ➜ Tout est bon, on a tout bouclé.

TRANSPORT AND TIMING

(ADVERSE WEATHER CONDITIONS OR NOT)

TRANSPORT ET SYNCHRONISATION (INTEMPÉRIES OU NON)

n Car service reservations to and from the airport should be made in good time/well ahead of departure. ➜ suffisamment à l’avance. n In relation to taxi transfers, I will make enquiries into booking your ground transportation once I have your flight details.

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TRAVEL ARRANGEMENTS Organiser des déplacements