Assistante Plus N°30 / Mars-Avril 2016 by Acta Media

N°30 • 10€ • MARS-AVRIL 2016

Votre magazine professionnel

Métier Fête nationale des assistantes : des assistantes nous racontent…

Séminaires au printemps Des envies de vert, de nature et de fun !

DOSSIER

ENQUÊTE SUR LES RISQUES PSYCHOSOCIAUX Pour comprendre et faire face au stress, burn-out, harcèlement... (témoignages d’experts et d’assistantes)

FICHES PRATIQUES À DÉCOUPER

EXCEL - OUTLOOK - 2 LÉGISOCIAL ANGLAIS - 2 PROJET VOLTAIRE quotidien Des fiches pratiques pour vous aider au dans votre travail.

UNIVERS DU BUREAU

7 PAGES COACHING

Guide d’achat pour des fournitures pleines de peps

Parentalité, concilier vie pro et perso, alimentation…

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Édito

assistante plus

assistante

Une publication

136, rue Perronet - 92200 Neuilly-sur-Seine Tél. : +33 1 49 64 47 47 / Fax : +33 1 49 64 47 48 Directeur de la Publication Hervé Josserand Directrice générale Laurence Piquemal-Kühn laurence.piquemalkuhn@acta-media.com Chef de projet éditorial web Manon Duverger manon.duverger@acta-media.com Ont collaboré à ce numéro BB Book, Bird Office, Manon Duverger, EFE, EUMA, Catherine Jeannot, Éditions Ophrys, Sophie Leclézio, Légisocial, Microsoft, Projet Voltaire, Room Saveurs

I have a dream...

Rédactrice-graphiste Jennyfer Buzenac

Voilà qui est annoncé sur un ton résolument provocateur. Mais dans le monde des médias Assistante Plus et de ses partenaires experts militants qui, avec vous mesdames, constituent la première communauté professionnelle d’assistantes (+150 000 membres), il n’est pas fou de se prendre à rêver que le métier d’assistante serait reconnu comme indispensable. De rêver que l’entreprise prendrait conscience qu’une assistante est bien plus qu’une extension de clavier, parfois même un punching-ball [Cf. l’enquête sur les risques psychosociaux, p.32 ]… mais une tête pensante, qui impose respect et égalité de traitement. Et pourquoi pas, rêver aussi que jeudi 21 avril… tous les managers souhaiteraient une bonne fête à leur assistante ! Mais bon, quelques progrès restent encore à faire. Nous y travaillons activement.

Crédits photos Photos concepts : Fotolia Rédaction - Partenariats Laurence Piquemal-Kühn laurence.piquemalkuhn@acta-media.com Tél. : 01 49 64 47 22 Publicité Sylvie Alves sylvie.alves@acta-media.com Tél : 01 49 64 47 03 Eric Montaufray eric.montaufray@acta-media.com Tél : 01 49 64 47 49 Diffusion, abonnements, bases de données : Sophie Leclézio sophie.leclezio@acta-media.com Tél : 01 49 64 47 25

En attendant que ces rêves deviennent réalité, toute l’équipe Assistante Plus vous souhaite une excellente fête ! Et parce qu’un jour ne suffit pas dans l’année pour vous témoigner gratitude et reconnaissance, Assistante Plus & ses partenaires n’en finissent pas de vous célébrer tous les jours.

Mais ça, mesdames… vous ne pouvez le savoir que si vous suivez (chaque lundi) notre newsletter, nos réseaux sociaux et participez à nos afterworks.

La rédaction n’est pas responsable de la perte ou de la détérioration des textes et photos qui lui sont adressés pour appréciation. La reproduction, même partielle, de tout matériel publié dans le magazine est interdite. Commission paritaire 09 16 T 80 962

Laurence Piquemal-Kühn Rejoignez la communauté Assistante Plus

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ÉDITORIAL

ACTUALITÉS

MÉTIER

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PRATIQUE EXCEL Incrémenter une série de nombres, dates, jours, heure, mois et texte alphanumérique OUTLOOK Définir des règles de message - révision Juin 2015 ANGLAIS La vie au bureau MODÈLE DE LETTRE Lettre congé enfant malade MODÈLE DE LETTRE Lettre de contestation de licenciement (par le salarié licencié)

ORTHOGRAPHE La dictée du Projet Voltaire : corrigé et explications EXPRESSION Parlez avec style grâce à... l’oxymore

DOSSIER ENQUÊTE SUR LES RISQUES PSYCHOSOCIAUX Pour comprendre et faire face au stress, burn-out et harcèlement

Univers du bureau DONNER DU PEPS Le printemps au bureau

SÉMINAIRES ET VOYAGES D’AFFAIRES AU PRINTEMPS Des envies de vert, de nature et de fun !

COACHING 56 57 58 60 61 62 64

MATERNITÉ Grossesse et vie pro : mieux la vivre au bureau PETITE ENQUÊTE Concilier vie professionnelle et vie personnelle ZEN ATTITUDE Bureau bien ordonné, sérénité retrouvée UNE ALIMENTATION SAINE Comment bien choisir ses produits de saisons ? RECETTE Salade de soba aux courgettes APPLIS Le club Internet vous conseille… BIBLIO Le club de lecture vous conseille…

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sommaire

INTERCULTUREL Le rôle de l’assistante dans un environnement multiculturel JEUDI 21 AVRIL 2016 C’est la fête nationale des assistantes

SOIRÉE ASSISTANTE PLUS Retour sur l’afterwork du 18 février 2016 au Radisson Blu Paris - Boulogne

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©Fotolia / F.Boston

©Fotolia/ Ramzi-Hachicho

AGENDA Les événements à ne pas manquer HISTOIRE DE BOÎTE STABILO, c’est qui le boss ?

©Fotolia /Emiliau

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[ SORTIES ] conseiller

• Du 16 mars 2016 au 29 mai 2016 - Montpellier UNE NOUVELLE PREMIÈRE RÉTROSPECTIVE MONDIALE : « HÉLÈNE HOPPENOT. LE MONDE D’HIER, 1933-1956 » « J’ai le plus grand désir d’aller au bout du monde et non de m’arrêter en chemin », Hélène Hoppenot. Visages, situations, paysages toujours animés par un monument, un arbre ou une personne, les photographies d’Hélène Hoppenot prises entre 1933 et 1956 sont un véritable témoignage historique. Du Guatemala au Cambodge en passant par l’Amérique du nord, la Tunisie et la Sicile, ce sont plus de 150 photographies, petits et moyens formats, classées par continents, qui seront exposées pour la première fois, durant 10 semaines au Pavillon Populaire. www.montpellier.fr/evenement • Lundi 11 avril au Lundi 2 mai 2016 14E ÉDITION DU CHAMPIONNAT DE VITESSE DE FRAPPE SUR CLAVIER PAR INTERNET Aujourd’hui, la maîtrise du clavier est un atout majeur pour produire rapidement des documents et pour communiquer efficacement aussi bien dans sa langue maternelle que dans des langues étrangères. Il a donc paru naturel à Intersteno de concevoir et d’organiser, pour la première fois en 2003, un Championnat international de vitesse de frappe au clavier , via Internet, qui accueille aujourd’hui près de 2.000 concurrents provenant de 20 pays. Sans quitter leur bureau ou leur domicile, les participants y trouvent l’occasion de se mesurer aux meilleurs praticiens du monde, et l’opportunité d’obtenir une certification internationale . www.intersteno.fr • 29 avril au 08 mai 2016 - PARIS FOIRE DE PARIS Foire de Paris présente les nouveautés, produits et services qui vous permettent d’améliorer et embellir votre quotidien. Cette année encore, des rendez-vous inattendus et des exposants toujours plus nombreux vous étonneront.Plus de 3 500 marques présentes, une expérience de visite unique en Europe vous permet de découvrir, tester, comparer sur un seul lieu tous les produits et services qui enchantent votre quotidien.Foire de Paris, c’est un voyage vers les cultures du monde, une escale gastronomique avec une offre de restauration pour tous les goûts. Foire de Paris c’est aussi l’événement référence pour embellir votre maison : construction, rénovation, ameublement, cheminée, cuisine et salle de bain… ainsi qu’une offre outdoor inégalée : piscine, veranda, mobilier de jardin, terrasse... www.foiredeparis.fr • SAMEDI 21 MAI 2016 - PARIS TRAINING DAY EUMA France organise son “Training Day” et invite la célèbre coach et conférencière Bonnie Low-Kramen. Bonnie Low Kramen animera un séminaire d’une journée en anglais intitulé : « Assistants as Leaders in Today’s Workplace ». https://fr.euma.org/ [

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Exposition Le CLOU Associant des objets sélectionnés dans les collections du MuCEM, des œuvres d’art provenant de collections publiques et privées, ainsi que de nombreux documents ou objets divers, l’exposition Le Clou se penche sur les multiples formes et significations d’un objet simple qui a traversé les siècles et les civilisations. Associant l’art, les religions, l’histoire des métiers ou encore l’archéologie, l’exposition révèle de multiples fonctions symboliques ou des usages qui montrent comment les cultures et les individus peuvent sublimer ou détourner leurs objets et outils les plus usuels. Marseille - du 30 novembre 2015 au 24 juin 2016 www.mucem.org

©MuCEM

Agenda

Rencontres professionnelles

Seydou Keïta Seydou Keïta (19212001) est aujourd’hui considéré comme l’un des plus grands photographes de la deuxième moitié du XXe siècle. La valorisation de ses sujets, la maîtrise du cadrage et de la lumière, la modernité et l’inventivité de ses mises en scène lui ont valu un immense succès. Il prend sa retraite en 1977, après avoir été le photographe officiel d’un Mali devenu indépendant. Son oeuvre constitue un témoignage exceptionnel sur la société malienne de son époque. Paris - 31 Mars 2016 - 11 Juillet 2016 - Grand Palais

[ histoire de boîte ]

STABILO,C’est qui le boss ? STABILO, marque allemande fondée en 1855, a su conquérir le marché et le cœur des Français. 6e au palmarès de nos marques préférées*, et 2e marque de coloriage**. [« Schwan » en allemand] devient à jamais l’emblème de la marque. En 1971, née la légende… le célèbre STABILO BOSS, tout premier surligneur de l’histoire. Aujourd’hui, numéro 1 mondial des surligneurs (en 40 ans, 2 milliards ont été vendus), le STABILO BOSS (jaune fluo)

est LA référence inégalée. Véritable phénomène de mode, il fait même partie du langage courant… on ne dit plus (ou presque plus) « surligner » mais bien « stabiloter » ! Intrigué par cette légende, Assistante Plus a souhaité en savoir plus de l’ « intérieur » … n

Sylvie Znidaric « L’esprit STABILO, aller toujours plus loin » Diplômée d’études supérieures en marketing (DEESMA), un début de parcours professionnel atypique, c’est en 1998, que Sylvie Znidaric rejoint STABILO au poste d’assistante marketing et communication. AP : En quoi consiste votre poste, quelles sont vos missions ?

S.Z : C’est un poste riche en missions, qui en plus du volet «assistante», englobe celui de «chef de projet». Un rayonnement national caractérisé par la gestion de la communication pédagogique, interne et externe, au travers des relations avec la presse professionnelle, salons Grand Public et clients B2B, B2C, échantillonnage. S’ajoute aussi une dimension internationale qui s’exprime au quotidien par des contacts avec notre maison mère basée en Allemagne sur les dossiers liés à la qualité notamment. En parallèle, mon poste comprend aussi le suivi du budget marketing et la mise

en place d’outils force de vente. Mais la description du poste ne serait pas complète, si j’omettais d’évoquer l’organisation de notre convention nationale, le point de rencontre annuel des équipes siège et terrain. Un dossier complet, qui demande d’être très organisée et créative. Sans oublier le volet « partenariat » en mode autonomie totale ou en collaboration avec nos chefs de produits ; enfin la gestion du service consommateurs, dossier sur lequel j’interviens en renfort uniquement de manière ponctuelle. AP : Avez-vous noté une évolution de vos fonctions ? (Si oui, comment l’expliquez-vous ?)

©DR

Zoom Métier

l’origine de la marque STABILO, c’est d’abord deux marchands de Nuremberg qui inventent le crayon en bois à mine dure dans la future usine STABILO. Puis l’entreprise, vite rachetée par Gustav Adam Schwanhaüßer, devient le groupe Schwan-STABILO. Et c’est ainsi qu’en 1875, le cygne

S.Z : Mon poste d’assistante marketing et communication c’est naturellement orienté vers la communication, et s’est enrichi de nouvelles missions. Un challenge dicté par mon besoin de «remise en question» (sortir de ma zone de confort), l’évolution du marché et de la structure même de mon service. Et surtout, un challenge souhaité par ma Direction pour diversifier, faire évoluer et enrichir les fonctions de chacun en établissant une vraie relation de confiance en allant toujours de l’avant. Car l’esprit STABILO, c’est aussi ça… Aller toujours plus loin en étant le premier à explorer de nouveaux territoires.

*Sondage Toluna - le Grand Livre des Marques - 2014 - catégorie maison/équipement ** Données GFK France - panelmarket - CAM à fin septembre 2015 - ventes valeur [

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Métier

[ INTERCULTUREL ]

Le rôle de l’assistante dans un environnement multiculturel

©R.Hachicho

Dans un environnement globalisé, nombreuses sont les entreprises présentes sur les cinq continents. L’assistante souvent placée au cœur des organisations doit savoir travailler et communiquer avec des équipes distantes, multilingues et multiculturelles. Comment naviguer dans cette tour de Babel ?

saisir. Dans le monde professionnel actuel, l’interculturel est une réalité à laquelle sont confrontés les employés de la plupart des entreprises. Alors pour être pleinement compétentes, les assistantes doivent aussi ajouter cette corde à leur arc, afin d’être capables d’aider efficacement les équipes et les cadres dirigeants qu’elles accompagnent. [

Dans les formations de BTS, on nous enseigne comment écrire des lettres et des emails selon les formules de politesse d’usage, en français, et, de plus en plus fréquemment, en anglais. Aujourd’hui, il serait aussi souhaitable d’apprendre à observer et être alerté sur les différentes normes de communication

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existantes dans le monde. En effet, en prêtant attention aux manières avec lesquelles, nos interlocuteurs étrangers communiquent, s’adressent à nous, se rapportent à leur hiérarchie, il est possible d’éviter de nombreux impairs et de communiquer avec beaucoup plus d’efficacité. On peut ainsi remarquer comment les cultures qui attribuent un rôle important à leur hiérarchie incluent systéma-

Se renseigner sur les pays avec lesquels on travaille est donc une pratique recommandable afin de comprendre les normes qui permettront de fluidifier les échanges. On devra en particulier s’informer sur des notions qui sont parfois subtiles mais comptent beaucoup, pour faciliter les rapports entre les personnes. Par exemple, votre interlocuteur a-t-il une notion flexible ou rigide du temps ? En bref, supporte-t-il les retards ou non en début de réunion ou pour la remise des dossiers ? Les notions de proximité entre les personnes ainsi que celles des rapports hiérarchiques

ou entre les hommes et les femmes sont parfois très différentes. Il faudra aussi comprendre si la culture avec laquelle on communique, accepte facilement de recevoir la critique. Les Français ont souvent tendance à porter des jugements négatifs tranchés. De ce fait, ils sont parfois considérés comme arrogants par les étrangers, alors qu’ils ne font que suivre un penchant naturel, sans se

©Fotolia - P.Ryusanto

tiquement leurs supérieurs, dans les messages, même pour des échanges relativement triviaux, tandis que dans d’autres pays, les chefs accordent une totale confiance à leurs équipes et ne sont impliqués que pour les prises de décision majeures. De même, l’utilisation des formules de politesse est souvent très codée. Si votre interlocuteur se répand en remerciements et utilise les formules de politesse en abondance, il faudra s’astreindre à faire de même pour ne pas le froisser. Grâce à une observation précise, l’assistante peut valoriser son rôle au sein de son équipe. Si elle est capable de repérer les codes utilisés par ses interlocuteurs, de les maîtriser et d’aider ses collègues à les adopter, il sera possible d’éviter des erreurs qui peuvent parfois causer des difficultés de communication et des lenteurs dans l’exécution des projets.

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Métier

important dans l’accueil des cadres étrangers en France, en leur expliquant les normes qui nous paraissent tout à fait naturelles, mais qui peuvent représenter des obstacles, même pour nos voisins européens les plus proches. Elle pourra par exemple expliciter nos modes de fonctionnement en réunion, les sujets qu’il est possible d’aborder, la façon de se rapporter aux autres, qui on peut vouvoyer

Travailler dans une entreprise interculturelle est avant tout passionnant et enrichissant. rendre compte qu’ils peuvent choquer certaines cultures où les critiques sont très mal perçues. La recherche d’informations peut se faire en lisant des ouvrages spécialisés ou en suivant des formations, mais sans aller aussi loin, il est souvent suffisant d’être attentif, intuitif, d’éviter les clichés et de faire preuve d’une certaine humilité. Cette attitude permettra d’éviter des jugements hâtifs et erronés, et de mettre en place une parfaite communication avec des étrangers qui ne demandent souvent qu’à mieux nous connaître.

ou tutoyer. Autant de codes que nous avons appris dès l’enfance, dont la maîtrise permet l’intégration et facilite les relations. Que vous travailliez au quotidien avec des Chinois, Brésiliens, Allemands ou Néerlandais, la maîtrise de la communication interculturelle fait désormais partie du bagage d’une assistante. Elle doit savoir utiliser tous les outils de communication à distance : e-mail, conférence téléphonique, webex, visioconférence, etc., s’exprimer très clairement pour que ses messages qui partent dans le monde entier soient compré-

hensibles par les différentes nationalités auxquelles elle s’adresse, s’adaptent aux codes de politesse. Cette maîtrise lui permettra de tisser des liens avec ses interlocuteurs et surtout d’être efficace. Travailler dans une entreprise interculturelle n’est pas que source de difficultés. Il est avant tout passionnant et enrichissant de se confronter aux différentes manières de penser. Cela permet d’apprendre en permanence et de cultiver des relations avec des collègues vivant parfois à l’autre bout du monde. Les assistantes ont tout à gagner en développant leurs connaissances dans ce domaine, car elles peuvent jouer un rôle majeur de facilitateur au sein des équipes et apporter une vraie valeur ajoutée. n Article inspiré de la conférence animée par Benjamin Pelletier le 3 mars 2016, tenue dans le cadre des activités de EUMA France

[ Références ] Une assistante consciente des différences interculturelles, pourra aussi jouer un rôle [

https://fr.euma.org/ http://gestion-des-risques-interculturels.com/

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[ INTERCULTUREL ]

Le rôle de l’assistante dans un environnement multiculturel

présentes sur les cinq nombreuses sont les entreprises Dans un environnement globalisé, doit savoir travailler placée au cœur des organisations continents. L’assistante souvent distantes, multilingues et multiculturelles. et communiquer avec des équipes tour de Babel ? Comment naviguer dans cette

©R.Hachicho

Les différences culturelles sautent aux yeux de n’importe quel voyageur. Qui n’a pas été frappé, au cours de séjours dans des contrées lointaines, devant des spécialités culinaires dépaysantes, des vêtements atypiques ou des cérémonies témoignant des différences profondes existantes entre les peuples ? Mais alors qu’il est facile de se rendre compte de la diversité des cultures dans ces manifesexistantes dans le monde. tations visibles, ce sont les Dans le monde proEn effet, en prêtant attention différences sous-jacentes, saisir. actuel, l’interaux manières avec lesquelles, qu’il est souvent beaucoup fessionnel est une réalité à laétrangers plus difficile d’appréhender. culturel formations de BTS, nos interlocuteurs à sont confrontés les Dans les comment communiquent, s’adressent Ainsi la culture pourrait être quelle de la plupart des on nous enseigne à leur hiéet des emails nous, se rapportent comparée à un oignon, avec employés Alors pour être écrire des lettres d’évide poli- rarchie, il est possible les couches supérieures fa- entreprises. compétentes, selon les formules impairs et pleinement mais cilement identifiables d’usage, en français, ter de nombreux assistantes doivent aus- tesse avec beaudissimulant des particulari- les plus en plus fréquem- de communiquer ajouter cette corde à leur et, de coup plus d’efficacité. Aujourd’hui, tés dans ses couches infé- si anglais. en ment, comafin d’être capables souhaitable On peut ainsi remarquer rieures, qui sont constituées arc, efficacement les il serait aussi les cultures qui attride codes culturels, souvent d’aider d’apprendre à observer et ment dicadres les et leur à équipes inconscients, fondés sur des les différentes buent un rôle important qu’elles accom- être alerté sur incluent systémanormes nombreuses et sub- rigeants normes de communication hiérarchie tiles qu’il n’est pas aisé de pagnent.

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DIGITAL

les différentes dans l’accueil des hensibles par ou entre les hommes et les important auxquelles elle étrangers en France, nationalités femmes sont parfois très dif- cadres s’adaptent aux coleur expliquant les normes s’adresse, férentes. Il faudra aussi com- en politesse. Cette maînous paraissent tout à fait des de de tisser des prendre si la culture avec la- qui mais qui peuvent trise lui permettra et quelle on communique, naturelles, des obstacles, liens avec ses interlocuteurs accepte facilement de rece- représenter efficace. pour nos voisins euro- surtout d’être voir la critique. Les Français même Travailler dans une entreproches. plus les péens porà ont souvent tendance interculturelle n’est pas pourra par exemple expli- prise ter des jugements négatifs Elle de difficultés. Il est nos modes de fonction- que source tranchés. De ce fait, ils sont citer passionnant et enen réunion, les sujets avant tout parfois considérés comme nement de se confronter aux est possible d’aborder, richissant arrogants par les étrangers, qu’il manières de pendifférentes aux rapporter se de façon alors qu’ils ne font que suivre la permet d’apprendre qui, on peut vouvoyer sée. Cela un penchant naturel, sans se autres, en permanence et de cultiver des relations avec des collègues vivant parfois à l’autre Travailler dans une entreprise bout du monde. Les assisinterculturelle est avant tout tantes ont tout à gagner en passionnant et enrichissant. développant leurs connaisdans ce domaine, car tutoyer. Autant de codes sances rendre compte qu’ils peuvent ou jouer un rôle nous avons appris dès elles peuvent choquer certaines cultures où que facilitateur au sein dont la maîtrise per- majeur de les critiques sont très mal per- l’enfance, équipes et apporter une met l’intégration et facilite les des çues. vraie valeur ajoutée. n La recherche d’informations relations. travailliez au quo- Article inspiré de la conférence anise faire en lisant des ou- Que vous Se renseigner sur les pays peut des Chinois, Bré- mée par Benjamin Pelletier le 3 mars spécialisés ou en sui- tidien avec tenue dans le cadre des activités avec lesquels on travaille vrages Allemands ou Néer- 2016, de EUMA France des formations, mais siliens, est donc une pratique re- vant la maîtrise de la aller aussi loin, il est sou- landais, sans comde afin intercultucommandable suffisant d’être attentif, communication partie du prendre les normes qui per- vent désormais d’éviter les clichés et de relle fait mettront de fluidifier les intuitif, d’une assistante. Elle preuve d’une certaine hu- bagage échanges. On devra en parti- faire utiliser tous les ouCette attitude permet- doit savoir culier s’informer sur des no- milité. communication à disd’éviter des jugements hâ- tils de tions qui sont parfois subtiles tra : e-mail, conférence et erronés, et de mettre en tance webex, vimais comptent beaucoup, tifs une parfaite communi- téléphonique, pour faciliter les rapports place etc., s’exprimer avec des étrangers qui sioconférence, entre les personnes. Par cation clairement pour que ses demandent souvent qu’à très exemple, votre interlocuteur ne partent dans le qui messages nous connaître. a-t-il une notion flexible ou ri- mieux monde entier soient comprégide du temps ? En bref, supporte-t-il les retards ou non en début de réunion ou pour la remise des dossiers ? Les nohttps://fr.euma.org/ assistante consciente des om/ tions de proximité entre les Une http://gestion-des-risques-interculturels.c interculturelles, personnes ainsi que celles différences jouer un rôle aussi des rapports hiérarchiques pourra

Eviter les clichés

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