TOM I
PRAWO, LOGISTYKA & TECHNOLOGIA
DECYZJE TECHNOLOGICZNE
JAK WYBRAĆ ODPOWIEDNIE ROZWIĄZANIE DO SPRZEDAŻY ONLINE KOSZTOCHŁONNOŚĆ BIZNESU W E-COMMERCE
PLATFORMY E-COMMERCE W MODELU SAAS
DEDYKOWANE PLATFORMY E-COMMERCE INTEGRACJA Z SYSTEMAMI ZARZĄDZANIA PRZEDSIĘBIORSTWEM
PLANOWANIE I PROJEKTOWANIE UX SERWISU E-COMMERCE PROJEKTOWANIE KANAŁU E-COMMERCE Z UWZGLĘDNIENIEM RWD I M-COMMERCE
ŁUKASZ PLUTECKI
KOSZTOCHŁONNOŚĆ BIZNESU W E-COMMERCE Wybór systemu e-commerce jest jedną z najtrudniejszych decyzji, którą muszą podjąć managerowie odpowiedzialni za tworzenie nowego czy rozwój działającego już sklepu internetowego.
Total Cost of Ownership (TCO) – całkowity koszt pozyskania, instalowania, użytkowania, utrzymywania i w końcu pozbycia się aktywów w firmie na przestrzeni określonego czasu (źródło: Wikipedia).
Uruchamiając niewielki sklep, można sobie pozwolić na wybór prostego rozwiązania i liczyć na to, że w wypadku powodzenia zostanie ono zmienione na nowy, bardziej zaawansowany system (gdy sprzedawca lepiej pozna potrzeby zarówno swoje, jak i klientów). Przy tworzeniu sklepu, który ma być zintegrowany z istniejącymi kanałami sprzedażowymi firmy czy też zastąpić już istniejące rozwiązanie, błędny wybór może wiązać się z wysokimi kosztami finansowymi, a także stratą cennego czasu oraz problemami organizacyjnymi. W wypadku średnich i dużych sklepów wdrożenie systemu e-commerce to nie tylko praca programistyczna i uruchomienie strony internetowej, lecz także wiele procesów, które należy przeanalizować, zweryfikować i wdrożyć. Wiąże się to z ogromnym wysiłkiem zespołu odpowiedzialnego za implementację oraz wszystkich pracowników zaangażowanych w obsługę kanału e-sprzedaży.
JAKI SYSTEM E-COMMERCE WYBRAĆ? Na to pytanie nie ma jednoznacznej odpowiedzi. Wybór systemu jest zależny od wielu czynników, takich jak: ( potrzeby w zakresie prezentacji i budowania oferty w sklepie, ( wielkość ruchu, bazy klientów i przewidywana sprzedaż,
Kosz to chłonność biznesu w e- commerce
157
! potrzeby w zakresie architektury systemu – wielojęzyczności, wielowalutowości, sprzedaży zagranicznej, różnorodności klientów, ! konieczne integracje z systemami zewnętrznymi i wewnętrznymi, ! posiadane zasoby – w tym czas i kompetencje.
RODZAJE KOSZTÓW ZWIĄZANYCH Z WDROŻENIEM I UTRZYMANIEM SYSTEMU E-COMMERCE Część kosztów wdrożenia i rozwoju systemu e-commerce jest niezależna od wybranego rozwiązania (np. przygotowanie specyfikacji, analiza istniejących wymagań, projekt graficzny). Inne wydatki mogą wynikać ze strategii biznesowej dostawcy, modelu, w którym udostępniane jest oprogramowanie (koszty zakupu licencji, koszty SaaS), kompetencji zespołu czy tempa rozwoju sklepu. Tab. 1. Zestawienie najważniejszych kosztów uruchomienia e-sprzedaży z podziałem na grupy i ich charakterystyką
Koszt
158
Grupa
Opis
Specyfikacja wymagań
Analiza
Przygotowanie „inwentaryzacji” obecnie używanego systemu (lista istotnych funkcji wykorzystywanych dotychczas) oraz listy wymagań co do nowego systemu.
Analiza rozwiązań dostępnych na rynku
Analiza
Zestawienie i wybór rozwiązań spełniających wymagania oraz mieszczących się w wyznaczonym budżecie.
Zakup licencji
Nabycie praw autorskich
Koszt związany z zakupem systemu oferowanego przez komercyjnego dostawcę oprogramowania lub nabycie rozszerzonej wersji systemu open source (np. wersji enterprise).
Zakup gotowych modułów dodatkowych i modułów integracji
Nabycie praw autorskich
Zakup modułów dodatkowych oraz modułów integracji z systemami zewnętrznymi.
Projekt graficzny
Nabycie praw autorskich
Przygotowanie projektu graficznego sklepu.
Wdrożenie szablonu
Wdrożenie
Koszt prac związanych z oprogramowaniem szablonu sklepu (wiele platform koszt projektu graficznego i jego wdrożenia przedstawia jako 1 pozycje w ofercie).
Migracja danych
Wdrożenie
Opracowanie skryptów migracji danych produktów i klientów.
Oprogramowanie modułów dedykowanych
Wdrożenie
Przygotowanie dedykowanych funkcji dodatkowych.
Uruchomienie integracji
Wdrożenie
Przygotowanie dedykowanych modułów integracji (np. z systemem ERP czy partnerami firmy).
Hosting
Utrzymanie
Koszty utrzymania sklepu na serwerach WWW.
Wsparcie programistyczne
Utrzymanie
Koszt świadczenia serwisu gwarancyjnego i pogwarancyjnego, koszty świadczenia usługi SLA (gwarancji dostępności systemu).
Aktualizacja oprogramowania
Utrzymanie
Zakup nowych wersji oprogramowania lub koszt aktualizacji w ramach wsparcia programistycznego.
Skalowanie systemu
Utrzymanie
Koszty związane z obsługą zwiększonego ruchu i sprzedaży – dostosowanie systemu do większej skali działania.
e- commerce m anager profesjonalis ta w ehandlu
KOSZTY A RODZAJ WYBRANEGO OPROGRAMOWANIA Manager sklepu internetowego, wybierając oprogramowanie dla swojego biznesu, może zdecydować się na: % zakup licencji, % dzierżawę systemu (SaaS), % wdrożenie systemu open source, % stworzenie systemu dedykowanego przez firmę zewnętrzną, % stworzenie systemu dedykowanego wewnętrznie. W zależności od wybranego rodzaju oprogramowania (w związku z jego wdrożeniem i utrzymaniem) koszty opisane w tab. 1 mogą występować z różną intensywnością lub nie występować w ogóle. Tab. 2. Zestawienie kosztów w zależności od wybranego rodzaju oprogramowania
Rodzaj kosztu
Licencja
SaaS
Open source
Dedykowane zewnętrzne
Dedykowane wewnętrzne
Specyfikacja wymagań Analiza rozwiązań dostępnych na rynku Zakup licencji*
-
-/
Zakup gotowych modułów dodatkowych i modułów integracji* Projekt graficzny Wdrożenie szablonu Migracja danych Oprogramowanie modułów dedykowanych Uruchomienie integracji Hosting Wsparcie programistyczne Aktualizacja oprogramowania Skalowanie systemu Utrzymanie systemu Intensywność kosztu: duża, średnia, niewielka *) W wypadku oprogramowania dedykowanego są przez to rozumiane koszty związane ze stworzeniem systemu e-commerce. W wypadku oprogramowania open source może pojawić się koszt zakupu rozszerzonej wersji oprogramowania (wersji komercyjnej, enterprise itp.).
Kosz to chłonność biznesu w e- commerce
159
SZCZEGÓŁOWA CHARAKTERYSTYKA KOSZTÓW Specyfikacja wymagań. Pierwsza rzecz, którą należy zrobić przed przystąpieniem do dalszych działań związanych z wyborem czy modyfikacjami istniejącego oprogramowania. Temat analizowania i planowania projektu IT jest szeroko opisany w literaturze informatycznej oraz prasie branżowej. Niezależnie od wielkości wdrożenia warto zapoznać się z podstawami metodologii wdrażania projektów i stworzyć dokument będący bazą do dalszych działań. Analiza rozwiązań dostępnych na rynku. Na podstawie opracowanej specyfikacji, określonych celów i budżetu projektu budowana jest lista dostępnych na rynku rozwiązań. Następnie odrzuca się systemy, które nie spełniają istotnych założeń wymienionych w specyfikacji (rodzaj licencji, koszty, bezpieczeństwo, kluczowe funkcjonalności, skalowalność). Specyfikacja i analiza to procesy realizowane często wewnętrznie przez firmę lub w 2 etapach we współpracy z wykonawcą. Zakup licencji. Koszt występujący w razie zakupu produktu gotowego (licencji), wyboru systemu udostępnionego w modelu SaaS (w takim wypadku ma on charakter miesięcznego lub rocznego kosztu stałego), zakupu rozszePrace związane z przygotowaniem projektu graficznego mogą obejmować elementy takie jak: ) przygotowanie identyfikacji wizualnej – logotypu, papieru firmowego, taśmy, opakowań, ) stworzenie kreacji graficznej, ) przygotowanie kompletnego projektu sklepu internetowego (lista produktów, karta produktu, koszyk, ścieżka zakupowa, panel klienta, bannery), ) stworzenie projektów e-mailów systemowych, newsle*era, aukcji, ) przygotowanie makiet, ) badania i optymalizacja UX.
160
rzonej wersji systemu open source lub wdrożenia systemu dedykowanego w oparciu o licencję systemu udostępnianego komercyjnie. W wypadku mniejszych wdrożeń koszt licencji może stanowić 30–50% kosztów całego projektu. W większych projektach jego udział maleje na rzecz kosztów dostosowania (modułów dodatkowych, integracji). Zakup gotowych modułów dodatkowych i modułów integracji. Oprócz zakupu licencji wdrożenie lub rozwój systemu może wiązać się z zakupem dodatkowych modułów, np.: modułu ofertowania, integracji z dostawcami, integracji z ERP, portalami (porównywarkami, Allegro, eBay itp.). Wraz z rozwojem sklepu ilość powiązań z partnerami zewnętrznymi będzie coraz większa. Koszty modułów dodatkowych mogą być wliczone w cenę licencji lub stanowić dodatkowy wydatek. Często są one jednak niższe niż rozbudowanie takich funkcji przez programistę zatrudnionego w firmie. Projekt graficzny. W wypadku niewielkich sklepów właściciele decydują się często na wykorzystanie gotowych szablonów sklepów dostępnych wraz z oprogramowaniem. Więksi sprzedawcy, chcąc wyróżnić się na tle konkurencji i zapewnić jak najlepsze doznania swoim klientom, decydują się na zaprojektowanie indywidualnej grafiki sklepu.
e- commerce m anager profesjonalis ta w ehandlu
Wdrożenie szablonu. Koszty związane z oprogramowaniem projektu graficznego i dostosowaniem go do działania w wybranym systemie. Mogą obejmować także przygotowanie szablonów e-mailów systemowych, newsle&era czy aukcji w systemach zewnętrznych. Koszt wdrożenia szablonu graficznego zależy od trudności projektu, liczby stron do oprogramowania i użytej technologii (przygotowanie szablonu responsywnego zajmie znacznie więcej czasu niż klasycznej wersji desktopowej). Migracja danych. Prace związane z przygotowaniem skryptów migracji ze starego systemu, np.: ) kartotek produktów, ) kategorii, stron producentów, ) danych klientów – w tym specyficznych ustawień, jak np. grupa cenowa czy saldo punktów w programie lojalnościowym, ) zamówień, ) przekierowań adresów URL. Oprogramowanie modułów dedykowanych. Prace programistyczne związane z koniecznością włączenia do systemu dodatkowych funkcji, np.: skryptów automatyzujących pracę obsługi sklepów (automatyczne rozpoznawanie przedpłat na konto, sprawdzanie dostępności w systemach ERP itp.), konfiguratorów produktów czy modułów integracji. Przy szacowaniu kosztów modułów dedykowanych należy pamiętać o konieczności szczegółowego wyspecyfikowania działania tych funkcji oraz testach. Uruchomienie integracji. Prace wdrożeniowe związane z uruchomieniem przygotowanych modułów wymiany danych (zmapowanie danych z różnych systemów, testy procesów, szkolenie dla pracowników, dokumentacja). Hosting. Koszty utrzymania systemu na serwerach, w tym utrzymania kopii zapasowych, administracji serwerami, monitoringu. Wsparcie programistyczne. Koszty wsparcia programistycznego w zakresie: ) usług gwarancyjnych, ) SLA – gwarancji dostępności systemu i czasu reakcji na zgłoszenie błędów, ) dodatkowych prac programistycznych. Aktualizacja oprogramowania. Koszty zakupu aktualizacji programu oraz prac programistycznych nad aktualizacją programu do najnowszej wersji.
Kosz to chłonność biznesu w e- commerce
161
Systemy e-commerce szybko się „starzeją” ze względu na zmieniające się otoczenie, w którym funkcjonują, zmiany API w systemach zewnętrznych, zmiany formatów XML, nowe systemy płatności, nowe przeglądarki internetowe, urządzenia mobilne itp. Skalowanie systemu. Prace związane z optymalizacją systemu i jego dostosowaniem do wzrostu skali działania sklepu. Należy pamiętać, że koszty utrzymania mogą zależeć nie tylko od wielkości ruchu, lecz także od wielkości bazy produktowej, ilości i częstotliwości procesów integracji, konstrukcji szablonu itp.
Tab. 3. Zestawienie przykładowych cen usług związanych z wdrożeniem i utrzymaniem sklepu internetowego w zależności od rodzaju platformy
Rodzaj kosztu
Prosta platforma SaaS/system
Zaawansowana platforma SaaS/system
Agencja e-commerce
Koszty wdrożenia Przygotowanie projektu graficznego (w tym makiet, kreacji i oprogramowania szablonu)* Specyfikacja wymagań Zakup licencji Zakup gotowych modułów dodatkowych i modułów integracji Migracja danych
1000–1500 zł
3000–5000 zł
od 2000 zł wzwyż w zależności od poziomu skomplikowania projektu
nd.
500 zł
do uzgodnienia
1000–2000 zł
4000–8000 zł
ceny dedykowane
10%
10%
7,5%
400–800 zł
1000 zł
od 2000 zł
Koszty utrzymania Dzierżawa oprogramowania na mies.
30–80 zł
150–200 zł
do uzgodnienia
Hosting
w cenie dzierżawy
50–200 zł
do uzgodnienia
Stawka godzinowa pracy programisty
80–100 zł
100–150 zł
od 100 zł
*) Większość firm oferuje różne pakiety usług graficznych – koszt prac jest zależny od ilości propozycji, podstron oraz zakresu działania (tylko szablon, dodatkowe bannery, szablony e-mailów, newsle)era itp.).
162
e- commerce m anager profesjonalis ta w ehandlu
ZESTAWIENIE KOSZTÓW WDROŻENIA W ZALEŻNOŚCI OD WIELKOŚCI SKLEPU W tab. 4 przedstawione są udziały kosztów w całkowitej cenie wdrożenia systemu AtomStore w zależności od rodzaju i wielkości sklepu. Przedstawione wielkości mają na celu zilustrowanie zależności pomiędzy wielkością wdrożenia a poszczególnymi grupami kosztów i dotyczą tylko części przypadającej na wynagrodzenie firmy zewnętrznej (nie obejmują kosztów wewnętrznych): Tab. 4. Udziały kosztów w całkowitej cenie wdrożenia systemu AtomStore w zależności od rodzaju i wielkości sklepu
Mały sklep
Średni sklep
Średni sklep z modułami dedykowanymi
8000 zł
25 000 zł
60 000 zł
Rodzaj systemu
SaaS
SaaS
licencja
Specyfikacja wymagań
5%
10%
5%
Analiza rozwiązań dostępnych na rynku
5%
5%
3%
–
–
22%
Zakup gotowych modułów dodatkowych i modułów integracji
10%
10%
7,5%
Projekt graficzny
30%
25%
15%
Wdrożenie szablonu*
40%
35%
25%
nowy sklep
5%
5%
Oprogramowanie modułów dedykowanych
0%
5%
15%
Uruchomienie integracji
10%
5%
2,5%
3500 zł
5000 zł
5000 zł
Hosting
20%
30%
70%
Wsparcie programistyczne**
20%
20%
20%
Aktualizacja oprogramowania i gwarancja***
0%
30%
0%
Skalowanie systemu
nd.
10%
10%
Rodzaj kosztu Koszty wdrożenia
Zakup licencji
Migracja danych
Koszty utrzymania przez 12 mies.
*) W wypadku małego sklepu – prosty szablon, w wypadku sklepu dedykowanego – projekt z szablonami e-mailów systemowych, newslettera, szablon w wersji responsywnej. **) Dotyczy drobnych prac dodatkowych zleconych w ciągu pierwszych 12 mies. ***) W wypadku SaaS aktualizacje są dostępne przez cały okres trwania umowy. W wypadku licencji aktualizacja jest bezpłatna przez pierwsze 12 mies., tak więc coroczny koszt aktualizacji i przedłużenia gwarancji przypada na 13. mies. użytkowania systemu.
Kosz to chłonność biznesu w e- commerce
163
RODZAJ SYSTEMU A KSZTAŁTOWANIE SIĘ KOSZTÓW W CZASIE Dla osoby planującej wdrożenie systemu e-commerce istotne może być porównanie kosztów nie tylko wdrożenia, lecz także użytkowania systemu w czasie. Poniżej przedstawiono porównanie kosztów migracji niewielkiego sklepu internetowego (przychody roczne na poziomie < 1 mln zł). W skład usługi wdrożenia wchodzą: & przygotowanie specyfikacji, & projekt graficzny sklepu oraz newsle'era, & wdrożenie szablonu w wersji RWD, & migracja danych ze starego sklepu. Przewidziano także cykliczne zmiany w szablonie (2 razy do roku po 1000 zł) oraz uruchomienie modułów integracji z Allegro, kurierem oraz portalami tematycznymi. W wypadku open source dokonane będą 2 aktualizacje do najnowszej wersji systemu (każdorazowo koszt 1000 zł – 1 dzień pracy programisty). Koszty hostingu wynoszą 50 zł na mies.
Tab. 5. Porównanie kosztów wdrożenia i utrzymania niewielkiego sklepu w 3 modelach
Mies.
164
SaaS
Licencja
Open source
Uwagi
1
15 000 zł
20 000 zł
15 000 zł
Wdrożenie (migracja danych, szablon RWD, moduły dodatkowe) + zakup licencji (w wypadku 2. wariantu)
2
250 zł
50 zł
50 zł
–
3
250 zł
50 zł
50 zł
–
4
250 zł
50 zł
550 zł
Uruchomienie integracji z Allegro (SaaS i licencja – moduł w cenie)
5
250 zł
50 zł
50 zł
–
6
1250 zł
1050 zł
1050 zł
Zmiany w szablonie sklepu
7
250 zł
50 zł
50 zł
–
8
250 zł
50 zł
550 zł
Uruchomienie integracji z kurierem (SaaS i licencja – moduł w cenie)
9
250 zł
50 zł
50 zł
–
10
250 zł
50 zł
1050 zł
Open source – usługa aktualizacji do nowej wersji (1 dzień pracy)
e- commerce m anager profesjonalis ta w ehandlu
11
250 zł
50 zł
50 zł
–
12
1250 zł
1050 zł
1050 zł
Zmiany w szablonie sklepu – okres świąteczny
13
250 zł
1550 zł
50 zł
Licencja – wykupienie aktualizacji na kolejny rok
14
250 zł
50 zł
50 zł
–
15
250 zł
50 zł
50 zł
–
16
750 zł
550 zł
550 zł
Integracja z nowym dostawcą (prace dedykowane)
17
250 zł
50 zł
50 zł
–
18
1250 zł
1050 zł
1050 zł
Zmiany w szablonie sklepu
19
250 zł
50 zł
50 zł
–
20
250 zł
50 zł
1050 zł
Open source – usługa aktualizacji do nowej wersji (1 dzień pracy)
21
250 zł
50 zł
50 zł
–
22
250 zł
50 zł
550 zł
Uruchomienie integracji z portalem tematycznym (SaaS i licencja – moduł w cenie)
23
250 zł
50 zł
50 zł
–
24
1250 zł
1050 zł
1050 zł
Zmiany w szablonie sklepu – okres świąteczny
Suma
25 250 zł
27 150 zł
24 150 zł
NETARCH Agencja interaktywna specjalizująca się w projektowaniu dedykowanych systemów e-commerce, portali internetowych, aplikacji biznesowych oraz realizacji kampanii marketingowych w wyszu-
ŁUKASZ PLUTECKI
kiwarkach internetowych. Na rynku od 2006 r.
Współwłaściciel agencji NetArch, od 2009 r. zarzą-
marka Sempai, a w 2011 – AtomStore, które
dza rozwojem platformy e-commerce AtomStore.
uzupełniają ofertę firmy.
W 2010 r. w ramach grupy NetArch powstała
Kosz to chłonność biznesu w e- commerce
165
MIEJSCE NA NOTATKI