Checklist para Evaluación de activos

SISTEMA DE CONTROL INTERNO

EVALUACIÓN

DE ACTIVOS

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Evaluación del Sistema de Control Interno de los activos.

Llevar el control de tus activos es indispensable, y esto sólo lo lograrás estableciendo políticas internas. El manejo de efectivo,así como de otros activos, requieren de adoptar medidas de seguridad para evitar asaltos y/o desvíos, ya sea por externos o por los mismos empleados, pues por más confianza que tengas en tus recursos humanos, este es siempre un riesgo latente que puede evitarse aplicando controles.

Para ello te compartimos el Checklist de Evaluación de Sistemas de Control de los activos, utilizado por las compañías afianzadoras para otorgar las pólizas de fianzas de fidelidad.

Con ella podrás evaluar el estado de las medidas de seguridad implementadas en tu empresa para el control de los activos en todas tus las operaciones, y te ayudará a identificar y gestionar los riesgos existentes en tu organización para que puedas poner los candados que sean necesarios para que en todo momento tu empresa opere con mayor seguridad.

Aplicar el checklist es muy sencillo. Contesta a todas las preguntas con un “sí” o “no”, según sea el caso, aun cuando no corresponda al giro de tu compañía. Al final encontrarás tus resultados acompañados de algunas recomendaciones para mejorar el control de tus activos.

Fuente: Comisión Nacional de Instituciones de Seguros y Fianzas

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INGRESOS SÍ

1)

¿Todos los ingresos se hacen a través de

transferencias bancarias o se depositan directamente en el banco?

2)

¿Se reciben ingresos en efectivo o en cheques?

3)

¿Todo efectivo o cheque que se recibe directamente

en la compañía son entregados directamente en caja?

¿Se reciben ingresos en efectivo o cheques vía

4)

correo?

5)

¿Todo efectivo o cheque que se recibe por correo

son registrados por el área de correspondencia y entregados directamente en caja?

6)

¿Todo efectivo o cheque que se recibe en un día son

depositados en el banco ese mismo día?

7)

¿El cajero hace el llenado de las fichas de depósito,

siendo revisadas por otra persona ajena a esta área?

8)

¿El propio cajero hace los depósitos en el banco?

9)

¿Los depósitos se hacen por conducto de un

mensajero quien devuelve inmediatamente las fichas selladas por el banco?

10)

¿Los depósitos se hacen por conducto de servicio

bancario a domicilio?

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NO

CAJA SÍ

11)

¿El Departamento de caja, la caja de valores y caja

chica se encuentran en un lugar aislado y seguro para evitar el acceso a terceras personas y por consecuencia las sustracciones?

¿Se realizan arqueos mensuales e inesperados a la

12)

caja?

13)

¿El fondo de la caja chica se revisa en forma

constante y sorpresiva?

¿Al hacer la reposición del fondo fijo se revisan

14)

cada uno los comprobantes de gastos, así como su autorización?

Favor de anotar el límite máximo de pago en efectivo.__________________________________ _

1 5)

¿La reposición del fondo fijo se hace mediante

cheque nominativo donde indica el concepto y se obtiene la firma de recibido?

16)

¿Existe más de un turno en el departamento de

Caja?

17) Cuando se hace el cambio de turno de cajero

¿Se

hace corte de caja?

18)

¿Los ingresos en caja, que no son depositados en

bancos el mismo día, son registrados para su depósito al día siguiente?

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NO

CAJA SÍ

1 9)

¿Los pagos que se efectúan por la caja son

previamente aprobados y se efectúan a contra entrega del documento que se paga?

20)

¿Los pagos mayores al límite autorizado a la caja

chica invariablemente se hacen a través de transferencia bancaria o cheque nominativo y a contra entrega del documento que se paga?

21 )

¿Los pagos que se hacen mediante transferencia

bancaria son previamente autorizados?

CHEQUES 22)

¿Todos los cheques que se reciben fueron

girados a nombre de la compañía?

23)

¿Sin excepción, los cheques recibidos son

depositados en la cuenta bancaria de la compañía?

24)

¿Todos los cheques que se giran son con firma

mancomunada?

25)

¿Los talonarios de cheque no usados se

encuentran bajo resguardo y debidamente controlados?

26)

¿Son sellados de cancelados todos los cheques

devueltos, inutilizados o mal llenados?

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NO

COBRANZA SÍ

27)

¿Se revisa en forma constante y sorpresiva la

cartera de cobranza?

28) Las cuentas por cobrar atrasadas o incobrables

¿Son revisadas por algún funcionario

ajeno al área?

29)

¿Se envía periódicamente estados de cuenta a

los clientes comprobando la recepción de los mismos?

30)

¿La respuesta del cliente es recibida por otra

persona diferente a la encargada del envío de estados de cuenta?

31 )

¿El departamento de

cobranza entrega diariamente a los cobradores los documentos de cobro con relación que estos firman?

32)

¿Los cobradores hacen liquidaciones diarias

devolviendo al área de cobranzas los documentos no cobrados e ingresando a caja lo cobrado durante el día?

33) Las personas encargadas de custodiar en forma permanente la cartera de documentos por cobrar,

¿Tienen prohibido realizar cobros o recibir pagos?

34) El personal del área contable

¿Tiene prohibido

hacer labores de cobranza y/o de recibir pagos?

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NO

ALMACÉN SÍ

35)

¿El encargado del almacén recibió la mercancía

almacenada mediante un inventario escrito que verificó contra el inventario físico y con la supervisión de una tercera persona?

36) Las entradas y salidas de mercancías del almacén

¿Son registradas en el inventario?

37) La entrega de mercancías que el almacenista hace

¿Se realiza mediante un vale o documento

firmado por quien solicita la mercancía?

38)

¿Cada cuánto se levantan inventarios físicos de

mercancía?

Parciales_________________________________ Totales__________________________________

39)

¿Los resultados del inventario físicos son

cotejados con los registros contables?

40) El personal del almacén

¿Tiene prohibido las

funciones de venta?

41 )

¿El acceso al almacén está restringido al

personal ajeno a esta área?

42)

¿Está debidamente aislado y protegido el

almacén para evitar robos de terceras personas?

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NO

VALORES SÍ

43)

¿Solo el encargado de manejo de valores tiene

acceso a la caja de valores?

44)

¿El movimiento de valores es controlado por el

departamento de contabilidad?

45)

¿La compra o venta de valores es autorizada por

algún directivo facultado para ello?

46)

¿Cada cuánto tiempo se hacen arqueos a la caja

de valores? _______________________________

CRÉDITO

47)

¿Toda venta o pedido a crédito es analizado por

el departamento de crédito?

48)

¿Cuál es el límite de crédito autorizado?

________________________________________

49)

¿Todo crédito que exceda su límite es analizado

por la gerencia o dirección a cargo?

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NO

VENTAS SÍ

50)

¿Los agentes levantan pedidos mediante bloc de

pedidos debidamente foliados?

51 )

¿Son rechazados los pedidos que están tachados

o con enmendaduras?

52)

¿Los pedidos anulados o inutilizados, por el

motivo que sea, son devueltos para su cancelación?

53)

¿ Se rechazan las copias de recibos alterados o

con enmendaduras?

54)

¿En el pedido, orden de compra, requisición, etc.,

se informa al cliente que no se reconocerán los pagos que realicen al amparo de recibos provisionales o recibos que tengan evidencia de alteración?

55)

¿Los agentes están facultados para realizar

cobros?

56)

¿Los agentes reciben pagos en efectivo?

57) Anota los importes de efectivo, cheques y mercancía que llegan a manejar los agentes. ________________________________________

58)

¿Los agentes tienen prohibido la entrega de

mercancías o recibir devoluciones?

59)

¿Todos los agentes prestan su servicio bajo

contrato de trabajo?

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NO

VENTAS SÍ

61 )

¿Los agentes vendedores reportan diariamente

sus actividades y también hacen remesas diariamente de lo cobrado?

62)

¿El vendedor viajero devuelve a su regreso toda

la documentación que se le proporcionó para efectuar la venta y la cobranza?

¿Cuál es el tiempo máximo que duran sus viajes? ________________________________________

63)

¿Se practican auditorías e inspecciones a sus

agentes viajeros, así como revisión general de cartera, pedidos, recibos y mercancías?

¿Con qué frecuencia?

________________________________________

64)

¿Los agentes firman carta responsiva de la

mercancía recibida y del buen uso de recibos de pago y demás formatos foliados?

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NO

COMPRAS SÍ

65)

¿Las compras son realizadas por un

departamento o persona independiente de los departamentos de Contabilidad, Caja, Almacén?

66)

¿Todas las compras se hacen mediante pedido o

requisición numerados y controlados por la empresa?

67)

¿Se envían copias de los pedidos u órdenes de

compra a los departamentos de Contabilidad y Almacén?

68)

¿Se desconoce cualquier operación de compra

que no cuente con el documento de respaldo y nombre de quien hace la solicitud?

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NO

PERSONAL SÍ

69)

¿Se pide información y referencias de cada nuevo

empleado sobre sus trabajos anteriores, investigando las lagunas superiores a un mes entre empleo y empleo?

70)

¿Se tiene establecido que las personas que

intervienen en la elaboración de nóminas y lista de raya, no sean las mismas que efectúan el pago de la nómina?

71 ) Para efectos de otorgamiento de la fianza, le rogamos señalar la totalidad del personal de la compañía como sigue: Número de empleados administrativos ___________ No. de agentes de ventas y similares que sean empleados_______________________________ No. de obreros_____________ No. de agentes de ventas comisionistas y similares independientes bajo contrato de comisión mercantil. ________________________________________

72) En la totalidad del personal mencionado en el punto que antecede,

¿Se incluye el de Empresas

Filiales, Sucursales, Agencias o similares?

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NO

En caso de contar con filiales es necesario que se aplique un cuestionario igual a este por cada sucursal o agencia de la compañía.

General.

A continuación expón los sistemas de control que empleas en aquellas preguntas que contestaste negativamente, así como si tienes planeado modificarlos o implementar nuevos en un futuro inmediato, o el motivo por el cual no se emplean esos controles .

Determina las estrategias necesarias para mejorar tu control de riesgos.

Te recordamos que esta es una evaluación genérica, en base a ésta identifica los riesgos que giran alrededor del negocio y/o quita y agrega todos los puntos que consideres necesarios a esta evaluación, a fin de que la complementes para que cubras todos los procesos que presenten un riesgo de fugas para tu negocio.

Apóyate en las áreas de auditoría: Por último, aplica auditorías internas de manera esporádica para evaluar que se estén cumpliendo todas y cada una de las políticas de control de seguridad establecidas, para evitar que surjan filtraciones o falla de seguridad en tus procesos.

¡Cuida el patrimonio del negocio!

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