e20 n. 99 FEB-MAR-APR 2020 // ITALIAN EXHIBITION GROUP, ready today - ready tomorrow!

ITALIAN EXHIBITION GROUP, READY TODAY - READY TOMORROW!

di Marina Bellantoni

STEFANIA AGOSTINI, direttore divisione Event & Conference IEG

Fin dall’inizio dell’emergenza sanitaria, la divisione Event & Conference di Italian Exhibition Group è rimasta operativa al 100%. Al centro, come sempre, la salvaguardia della relazione con il cliente, la sicurezza e la creazione di nuovi format, pensati ad hoc per rispondere alle nuove necessità del mercato. Chiediamo a Stefania Agostini, direttore divisione Event & Conference IEG, di raccontarci come la struttura ha affrontato il nuovo scenario del settore e quali sono le iniziative che ha messo e metterà in campo per la ripresa. come priorità la salvaguardia della relazione con il cliente, in un clima di unità e collaborazione. Consapevoli che ci troviamo a giocare una partita in cui siamo tutti nella stessa metà del campo, ci siamo concentrati con spirito di grande disponibilità e flessibilità sulla riprotezione degli eventi, sia per quel che riguarda la sede di Rimini - dove possiamo talvolta proporre oltre al Palacongressi anche gli spazi del quartiere fieristico - sia per quella di Vicenza. In questo momento stiamo lavorando su due calendari: il secondo semestre 2020 e il 2021.

Come avete riorganizzato il vostro lavoro nello scenario di emergenza generato dal Covid-19?

Grazie allo smart working, attivato tempestivamente dalla nostra azienda Italian Exhibition Group per circa 300 dipendenti, anche la divisione Event & Congress ha potuto rimanere operativa al cento per cento sin dall’inizio dell’emergenza, ponendosi

Quali sono i progetti per rilanciare gli eventi nella fase due e nel futuro?

Condividendo con i nostri clienti quella che era una esigenza e un’evoluzione in atto, avevamo intrapreso, già in epoca pre Covid-19, la strada della multicanalità, dell’integrazione delle possibilità offerte dal digitale alle modalità più ‘tradizionali’

Anche il PalaRimini si è attrezzato per realizzare eventi con uno sviluppo digitale e in totale sicurezza

Ieg ha ideato un nuovo format dinamico, scalabile, adattabile a ogni tipologia di cliente, che porta all’interno del mondo degli eventi il concetto di ‘studio televisivo’ (nelle foto, a sx: foyer PalaRimini. A dx: Sala Anfiteatro)

di organizzazione degli eventi. L’evento ‘dal vivo’, integrato con tutte le possibilità offerte dal digitale, mantiene per noi un valore aggiunto insostituibile, ora però dobbiamo lavorare per contestualizzarlo in condizioni di assoluta sicurezza. In questa fase, Italian Exhibition Group pensa a un dopo, alla Fase 2 e 3, ben sapendo che la ripresa sarà lunga e dipenderà dai protocolli sanitari fissati dal Governo e dalle amministrazioni territoriali. Ma lavoriamo in stretto contatto e sintonia, non solo con i nostri clienti, ma anche con Federcongressi, affrontando insieme i tanti temi sul tappeto.

State studiando dei format per realizzare eventi digitali e/o integrati?

Stiamo lavorando a un format studiato effettivamente per la Fase 2 e immaginando una riapertura graduale delle attività. Ma che potrà anche essere un servizio standard da proporre in futuro ai clienti interessati. Un format dinamico, scalabile, adattabile a ogni tipologia di cliente, che porta all’interno del mondo degli eventi il concetto di ‘studio televisivo’. Il concetto della ‘sala plenaria’, per intenderci, potrà essere sostituito da quello di ‘studio principale’ da cui potranno partire collegamenti via streaming, via satellite, con diversi pubblici. E con ‘messe in

onda’ in contemporanea anche dalle altre sale. I nostri spazi rimarranno contenitori reali per il lancio di un prodotto, per un evento scientifico o di formazione, ma in una logica di talk show televisivo e potranno essere raggiunti virtualmente diversi pubblici. Già oggi al Palacongressi di Rimini siamo pronti per muoverci in tal senso. Connettività, qualità dell’infrastruttura, le 39 sale, il know-how del nostro staff progettuale e tecnico ci offrono una posizione di vantaggio e ci dotano di un modello replicabile in ogni nostra sede, a partire dal Vicenza Convention Centre (ViCC).

Avete un team dedicato che si sta occupando del tema e delle necessità dei clienti?

L’intera struttura sta lavorando, da casa, in condizioni per certi versi più impegnative. Insieme al nostro HR, abbiamo ridefinito il lavoro del team, con la parte commerciale impegnata nella riprotezione degli eventi

Altissima connettività, qualità dell’infrastruttura, 39 sale e il know-how dello staff rendono il PalaRimini una location in perfetta linea con le future modalità di fruizione degli eventi (nella foto: Sala Tempio)

Già da tempo, Ieg ha intrapreso la strada dell’integrazione del digitale negli eventi più tradizionali (nella foto: Vicenza Convention Centre, Sala Palladio)

insieme al settore Project & Design. I colleghi che si occupano di Business Development sono in contatto con i clienti acquisiti o potenziali per mantenere viva la relazione e condividere esperienze, dubbi, paure anche. Il settore comunicazione è attivo per veicolare messaggi di fiducia, di una sede che sta affrontando l’inatteso con una grande apertura al cambiamento, con una attenzione al dopo, per scoprire nuove opportunità e anche svolgere un diverso ruolo nella costruzione dell’evento.

Una delle criticità a cui si andrà incontro nel mondo degli eventi sarà la questione sicurezza igienico-sanitaria. A quali soluzioni state pensando per garantire una fruizione senza rischi?

IEG ha istituito un gruppo di lavoro

‘Safe Business’ per affrontare tutte le questioni legate alla sicurezza igienico-sanitaria sia per l’attività fieristica sia congressuale. Faremo quanto ci richiedono i protocolli ma anche di più se necessario. Per noi del congressuale uno degli aspetti da considerare con grande attenzione sarà anche quello legato alla ristorazione. Con Summertrade, azienda del gruppo specializzata in questo settore, stiamo esaminando ogni singolo servizio per realizzarlo in totale sicurezza. Siamo flessibili e disponibili a ogni forma di somministrazione, dal semplice box lunch ad altre soluzioni anche più sofisticate, che i grandi spazi del Palacongressi ad esempio ci consentono di immaginare pur rispettando il distanziamento fisico.

State pensando a una campagna promozionale? Se sì, qual è il concept?

Abbiamo appena lanciato una nuova campagna con il concept ‘Ready Today - Ready Tomorrow!’. Intendiamo procedere con messaggi che veicolino il nostro atteggiamento di vicinanza, di disponibilità a guardare avanti insieme e trovare soluzioni per il futuro.

Ieg ha istituito il team ‘Safe Business’ per affrontare tutte le questioni legate alla sicurezza igienico-sanitaria per l’attività fieristiche e congressuali (nella foto: Vicenza Convention Centre, Sala Giotto)