2021 Entity Control Board 組織內部控管委員會
內部營運審計說明 Education Booklet of Audit System 2021 Q3
2021 AIESEC in Taiwan ECB Chair - 王亮心 Liane WANG
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目 錄
根據這個手冊，你可以了解：
1. 審計的填寫步驟和方式 2. 本次審計的項目和通過標準 3. 審計評分 4. 懲處方法以及本次的審計時程。
在後部分會有各個資料的指引和連結
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目 錄 什麼是內部營運審計？
什麼是「Compliance Matrix」?
分會需要繳交什麼資料？
本次審計時程
評分與處分
FAQ
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什 麼 是 內 部 營 運 審 計 ？
根據APIP（AIESEC Portfolio Internal Policy，暫譯為國際 組織內部營運政策），每個AIESEC Entity皆要有audit system（可稱作營運審計系統）。此審計包含層面從行政 方面至產品營運皆有，不同於財務暨法務部門的年度財務 審計。
Reference: APIP 1.1.1.1
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什 麼 是 內 部 營 運 審 計 ？
審計不只是確保AIESEC的營運狀況是符合世界總會規定 的，也是讓AIESEC的營運過程可以更加完整與正確。
Reference: APIP 11.5.1 The audit system is an internal mandatory process order to ensure all operations are run in accordance with APIP, Code of Ethics and Exchange Standards.
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什 麼 是 內 部 營 運 審 計 ？
審計的依據是來自APIP的annex 4：Compliance Matrix。根 據compliance matrix，會公布本次分會應繳交的資料，提供 給ECB進行審核是否違規。 分會所需要填寫的面向主要為「交換計畫產品」和「組織形 象」。
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什 麼 是 內 部 營 運 審 計 ？
ICX GV
OGX GV
OGX GT
OGX GTe/a
但由於疫情關係停止交換產品運作，故本次未審查
ICX GTe
IGX GTa
Remote Criteria
本季審核分會填寫項目為： EwA
LLC Principles
時間範圍：6/1 - 8/31
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什 麼 是 內 部 營 運 審 計 ？
公布本次審計項目和時程
分會上傳資料
ECB公佈初次審核結果
分會補交資料
公布最後審核結果
結果與處分寄送
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什 麼 是
Compliance matrix 是audit system審計的「準則」和「項目」，審計
Compliance Matrix
是否通過將根據填寫分會是否完成這些項目來評分（並非一定是 符合才通過，主要是根據上傳資料和填寫完整度）
reference:APIP 11.5.5.7.1 The ECB audit system must allow the identification of all violation stated on the compliance matrix. Refer to the compliance matrix for a list of violations, part of compliance matrix. The ECB Chair is responsible to apply the sanctions related to the violations mapped on the compliance matrix.
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分 會 需 要 繳 交 什 麼 資 料 ？
根據於項目所要求的資料形式和內容而有不同，主要是信件截圖、 對話紀錄、線上工作表或是合約掃描等電子檔案。
例如EwA審查有無「follows guidelines of Blue Book」，會需要分 會上傳過去幾個月內所有活動對外使用的「promotion materials」
其他項目詳細會再於另外的填寫教學影片和補充文件中說明。
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本 次 審 計 說 明
重要時程 09/12 - 資料上傳完成 09/15 - ECB寄初步審計結果和需補交資料給各分會 09/18 - 分會重新、補充上傳審計資料 09/25 - ECB寄送最終審計結果 09/30 - 審計報告公布、處分
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本 次 審 計 說 明
每個上傳的審計資料都會被ECB審核是否符合規範 通過標準：大於80％的資料正確、有效、不違反Compliance Matrix上所列之項目。
不通過本季審計之分會，以記點一次處分。
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FAQ Q：如果沒有活動還需要繳交這些資料嗎？
A：分會在6月至8月沒有相關活動就不需要繳。（如跟Alumni的 正式聯繫） 同樣地，如果之後要審核exchange product的項目，繳交的資 料也是根據於performance的數量繳交。
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FAQ Q：如果有辦活動，但我沒有對應的資料可以繳交怎麼辦？
A：會不通過。
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FAQ Q：LLC Principles那部分，是只要跟Alumni有聯繫的話，就需要繳 交那些資料嗎？
A：不是。 是分會有舉辦講座、正式活動（如Alumni gathering、LCM）等公 開或半公開場合中，有跟Alumni聯繫才需要填寫該部分審 核。 如果是你們另外約出來吃飯、聊天那種，不用喔。
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FAQ Q：還沒辦完或是取消的活動也算是需要審查的部分嗎？
A：是。像是因為疫情取消的講座、還沒舉辦的營隊等，只要是 有公開過的活動的相關promotion material都要上傳。 （等於說宣傳和活動期涵蓋6-8月這段時間的，就需要繳交對應 資料）
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FAQ Q：我們上次已經有填寫過XX活動了，這樣還需要再填一次 嗎？！
A：需要。活動的agenda可能有所更改，宣傳素材也可能有新增 ，所以都需要審核
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FAQ Q：如果我們分會超過DDL填寫，但是只跟DDL差一些些時間而以 ，ECB看到還是會一起審核資料嗎？
A：不會。我們只審DDL前放上去的資料～每一個google sheet 都可以看到格子的編輯紀錄，所以也請...不要跟ECB說你有 填...是ECB誤會你了...QQ
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FAQ Q：我們資料都有在DDL前填上去，但真的忘記開權限，可否算在 在同一梯次審核呢？
A：不能。 真的要記得開權限給我！QQ
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FAQ Q：好像沒看見ECB有說我們分會哪個資料錯誤要補交的耶，你們 都在哪裡通知呢？
A：有兩個管道通知。 一、第一次審核結果信件（LCP跟EB都會收到） 二、google sheet上會有comment給各分會（當你看不到時，就 是ECB已經關閉分會的編輯權限）。
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重 要 資 料 連 結
Compliance Matrix Q：我沒填你
填寫的Google sheet Q：我沒填你
Violation Identification Q：我沒填你
填寫教學影片 Q：我沒填你
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