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Acerca de AIESEC en Guatemala Carta del Presidente 16.17 Nuestra Visión Congresos
Revisión 16.17 Área de oGV Área de oGT Área de iGV Área de iGT Área de TM&OD Área de F&L Área de MKT Área de BD Metas / Logrado
Carta del Presidente 16.17
La conexión entre la esencia y el progreso, la fortaleza de una generación. Hola, soy Alex Atehortua AIESEC en Guatemala lo cual significó la experiencia más desafiante y llena de aprendizaje de toda mi vida. AIESEC es una organización que desde 1948 ha crecido y ha formado una cultura organizacional muy fuerte que, a mi parecer, hace que sea una organización tan especial y que Con mi MC Guardians queríamos devolver a cada uno de los miembros de AIESEC en Guatemala esa sensación de pertenecer a algo más grande, esa sensación de ser parte de un movimiento que está cambiando el mundo paso a paso; devolver la ESENCIA de AIESEC a Guatemala. Pero también teníamos ambición, y el PROGRESO de AIESEC en Guatemala debía seguir pasando, pues es el impacto que hacemos a la sociedad, a nuestro país y es el motor de AIESEC me enseñó, en más de 4 años que estuve en la organización, que con cada intercambio nosotros cumplimos la promesa de llevar nuestra visión a un pedacito del mundo, ahora imaginen sí llegáramos a todos los pedacitos que conforman el m undo, era por eso que me levantaba cada día, es por eso que cada número de intercambio en EXPA es tan importante, porque detrás de eso hay una experiencia de liderazgo acompañad a de PAZ Y PLENO DESARROLLO DEL POTENCIAL HUMANO. Fue un año en que rompimos barreras para AIESEC en Guatemala, el trabajo de los más de 100 miembros que pusieron su esfuerzo en este año está generand o y va generar más de 220 Experiencias de Liderazgo. Nos decían que nuestro segundo semestre no podía ser fuerte y terminó siendo uno de los más fuertes de la historia en AIESE C en Guatemala, que los comités locales no podían generar sus propios espacios de crecimiento y liderazgo, y demostramos lo o que pueden lograr más de 100 Chapines Chispudos que toman acciones antes que excusas para mejorar su país, para mejorar su realidad. En nombre de mi MC Guardians puedo decir que nos cambiaron la vida a cada uno de nosotros y nos hicieron mejores personas y mejores líderes, los llevamos en el corazón y fue un honor liderar la mejor generación de AIESEC en Guatemala hasta este momento.
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mì a s á m n ro a ñ se n e e m s e d e “Al final ust e d s à m n e r a rt o p a e d u p s de lo que yo le la” a m te a u G r o p jo a b a tr e d s o 2 añ
Alex Atehortua
t 16-17 Member Committee Presiden AIESEC en Guatemala
NUESTRA VISIÓN Mateo Isaza MCVP BD/iGV
Marcos da Rocha
MCVP oGV
Montse Ramírez MCVP TM&OD
Diana Hernández MCVP F&L
GUARDIANS MCEB 16.17
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Jaime Villa MCVP MKT
Alex Atehortua MCP
Jonathan Gonzรกlez MCVP iGT/AD
Juliana Frutuoso MCVP iGV
essence LEADING 07
NUESTRA VISIÓN
ROL de la
MCEB INSPIRAR
GUIAR
REPRESENTAR
Inspira a la acción y nos guía hacia el propósito de la organización para representar los resultados de la en dad
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CONGRESOS DISRUPTIVE
NATCO
LEADERSHIP
CONACTION
ENCUENTRA SUS REPORTES EN EL NRC 09
REVISIÓ
ÓN 16.17
oGV REporte
PRINCIPALES ESTRATEGIAS Implementación de 100% de Open Plataform y Customer Flow. Estrategias de precio: Promoción 2X1. Black weekend. Promoción Take a Friend. Concurso Digital Embajador de Guatemala.
LOGROS / Éxitos Buen manejo de cooperaciones nacionales. Enfoque de trabajo por semestre y no solamente por picos. Mayor posicionamiento y OPENs a través de medios ganados: Guatemala.com y Soy502. Framework de Value Delivery para EP Managers (OPS, RIS, Follow up). Cumplimiento de standards por medio de proceso de auditoria. Mejor comunicación interna a la red de OGV por medio de OGV Hub y
APRENDIZAJES / ERRORES (Contacto a OPENs, CTs y follow up). Mayor enfoque en cumplimiento de Team Standards por parte de VPs y TLs. Mejor sinergia para soporte en relación con las universidades y segmentaciones. para la toma de decisión. Necesidad de mayor enfoque en cumplimiento del planning y no en nuevas estrategias. Tener deadlines claros en cada estrategia de precio a ser manej ada.
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Una experiencia que me cambió internamente de la mejor manera posible. Fui de voluntario a la Ciudad de México durante el mes de Junio. Apoyé enfocada en la rehabilitación de personas con parálisis cerebra l. En mi voluntariado propuse he implementé herramientas para un mejor control de la panadería. Durante esta experiencia desarrollé li derazgo, Rafael Maldonado independencia y resolución de problemas. El Rafa que se fue en Junio no es el mismo que ahora se enfrenta a los días del día a día. EP oGV 2017
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oGET REporte
LOGROS / Éxitos 45 aplicantes independientes en un semestre. Proceso de EP Management claro con cada EP durante el CT. en todo el segundo semestre y se mantuvo estable. Mayor posicionamiento y OPENs a través de medios ganados: Guatemala.com y Soy502. Value Delivery para EPs GET (OPS, RIS, Follow up). Cumplimiento de standards por medio de proceso de auditoria.
APRENDIZAJES / ERRORES Con la plataforma 100% abierta, no es posible cerrar las oportunidades del producto Planear el manejo del programa desde un comienzo. manejo y explicar bien. Tener en cuenta interesados que llegan por los diferentes medios. Tener en cuenta para Relaciones Universitárias. Tiempo de respuesta a las aplicaciones es muy largo, tomar en cuenta para el manejo de EP Managers.
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Desde hace algunos años había conocido a extranjeros en Guatemala conocer más y así fue como conocí a Marcos, quien fue mi primer contact o en la presentarme la organización y los programas que desarrollan, y me apoyó en buscar oportunidades en el portal de AIESEC donde finalmente, luego de intentos fallidos, encontraría el contacto de Adidas Erick Velásquez Group con quienes tuve una serie de entrevistas y finalmente me EP oGT 2017 confirmaron mi venida a Panamá.
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iGV REporte
PIPELINE PARA GESTIÓN 1718 SQUAD Educado con experticie en matching y delivery (Javier y Gabo respectivamente) Histórico de intercambios con México como base para cooperación internacional Proyecto de arquitectura y turismo sostenible con inguat
LOGROS / Éxitos Proyectos de alto impacto con el gobierno (instituto guatemalteco de turismo) Proyectos de alto impacto social: Arquitectura y turismo sostenible. 60%, 51% de crecimiento relativo en approveds y realizaciones respectivamente (tomado desde el 1 de agosto de 2016 a 27 de Julio de 2017) Retención y educación al equipo de soporte nacional (SQUAD)
APRENDIZAJES / ERRORES Falta de tracking, educación y performance del programa a nivel local Falta de cooperaciones internacionales Process time del área a nivel local Falta de sinergia entre el back office y el área Recolección de documentos legales
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Mateo, fue una persona clave para poder afianzar la alianza de INGUAT Instituto Guatemalteco de Turismo con AIESEC, su entusiasmo, profesionalidad y liderazgo, hicieron que el trabajo en conjunto diera fruto el inicio de un acuerdo interinstitucional entre ambas partes, debido a su gestión INGUAT aprendió las bondades de poder trabajar en equipo con voluntarios internacionales y poder abrir las puertas a una experiencia profesional en el ámbito turístico, sin duda alguna considero que el trabajar con Mateo siendo yo Jefe de la unidad de Innovación de desarrollo de productor turísticos me permitió aprender más del tema de voluntariado y todo el trabajo que implica, siendo el objetivo último apoyar causas reales Gabriela Rodríguez y para hacer un cambio positivo en la sociedad, por lo cual le estoy muy INGUAT agradecida.
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iGT REporte
PRINCIPALES LEGADOS Y PIPELINE
En Crecimiento de 8 a 13 Oportunidades permanentes en NOVARTIS Farmaceutica, gracias a un enfoque de atención al cliente y eficiencia en los procesos de selección. Implementación del Programa de Trainees GT en DHL en Américas. (1 trainee asignado a Guatemala) Apertura de la cuenta SAMSUNG Electronics Guatemala. (1 trainee y 1 Open) Apertura de la cuenta UMBRAL S.A Negociación y revisión de contrato con EGGSA Se logró estabilidad en fechas de pago en todos los enablers, principalmente NOVARTIS al pasar de 30 a 15 días de crédito. Implementación de fijación de expectativas en el primer día de trabajo de cada trainee. Presencia de enablers en eventos nacionales. (Ana Jordán de NOVARTIS en Connaction 2017)
LOGROS / Éxitos Crecimiento en cantidad de oportunidades tomadas por la empresa NOVARTIS Farmacéutica Nuevos aliados: DHL, SAMSUNG, Academia Europea Espacios de Lead para trainees iGT Implementación de estrategias pull attraction como newsletter a aliados, y potenciales clientes. Acercamiento a la red alumni para conexión con sus empresas. Eficiencia en process time de Open a Approve Estandarización en proceso de selección y approve para aplicantes en plataforma.
APRENDIZAJES / ERRORES Es necesario fijar un calendario concertado con las empresas para la evaluación de desempeño de los trainees, y tener contacto más directo en lo posible con sus managers para tal fin. Para dar inicio a ventas nuevas, se recomienda un enfoque más estratégico de segmentación y la formación de un equipo entrenado de ventas. Se recomienda mayor innovación en espacios de LEAD a trainees, enfocado en LDA y LDM. Se recomienda estandarizar el seguimiento al desempeño de las experiencias, con sus respectivas empresas, y mayor compromiso de su parte. Se recomienda dar enfasis al cumplimiento de los 16 estándares, con cada trainee iGT. Se recomienda estandarizar y profesionalizar el seguimiento a los trámites migratorios de residencia temporal, de cada trainee.
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"Ésta experiencia en NOVARTIS Guatemala ha ido más allá de mis expectativas, pues me ha permitido desenvolverme en un ambiente completamente diferente al que estaba acostumbrado, un nuevo país, una nueva cultura y una gran empresa. He tenido la oportunidad de desarrollarme tanto personal como profesionalmente, descubriendo habilidades que no conocía y fortaleciendo mi liderazgo" Alejandro Gómez Trainee Novartis
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tm&OD REporte
LOGROS / Éxitos 117 Newbies en el año Acortamiento del 30% en el tiempo de reclutamiento 64 Newbies asistentes entre los dos I-LEAD (evento de inducción). Mejora en el volumen de asistencia por congreso nacional, siendo el ultimo el más alto con 53 Asistentes a ConAction (congreso de Abril). Primeros eventos locales (iGV summit, LEAD summit, EPA) Respuesta del + del 80% dede membresía nacional en los 3 M.E.S. (membership experience survey) aplicados en el año.
APRENDIZAJES / ERRORES Tomar en cuenta el proceso de maduración de las entidades locales (es diferente en cada una) Sistema efectivo de tracking para reclutamiento onGoing. Team Standars con métricas y actividades claras. Clarificar planeaciones con enfoque en time line y process time de la front office. Actividades clave para evaluar sinergias y educar sobre mejoras en las mismas. Enfoque en planificación en educación local (operacional y de team management)
REPORTE CUANTITATIVO OD
Proyecto extensiones piloteado con 2 unidades (UMG y UVG campus Sur) 7 Miembros UMG y 6 Miembros campus sur. 3 Approves UMG y 5 Approves Campus sur. 4 Asistentes a ConAction UMG y 2 Campus sur. Material para building y planning de SUs. Flow de inicio “Grupo de interés”. 3 M.E.S realizado con retroalimentación para entidades locales y otro en proceso. 6 Auditorías de Productividad y Retención llevadas a cabo. Evaluación piloto para newbies (enfoque en proceso de reclutamiento y sistema On Boarding.) Banco de datos con información para la toma de decisiones a nivel local y nacional
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PRINCIPALES LEGADOS Y PIPELINE TM: Avances y enfoque en el compendio nacional para los estatutos de membresía entre los mayores logros se encuentran: Constitución de las bases alumni nacional y local. Salida de un miembro (despido y baja voluntaria) Mínimos de membresía nacional y local. Evolución del SONA al M.E.S. Procesos de reclutamiento estandarizados y clarificados de acuerdo al timeline de las universidades. Eventos nacionales con logística y sesiones entregados por el BoVP asi cómo LCMeetings calendarizadas y desarrolladas a nivel local. Ciclo de educación local independizado y enfocado en las necesidades individuales de las entidades locales. Procesos cuantificables para la medición de los team standars. Red de TM con miembros educados y desarrollando estrategias internas. Aumento de la participación de los miembros a los congresos así como a los diversos eventos locales y nacionales. Procesos de auditoría controlados y analizados para la mejora continua. Enfoque en soft skills como complemento en las capacitaciones locales y nacionales Procesos descentralizados para la toma de decisión local. Sinergia de power corner y mayor entendimiento de las funciones de cada rol Manuales y manejo de información por medio del Guate-Hub Desarrollo de los primeros JDs especializados. OD: Material de desarrollo para grupos de interés. Investigación de mercados para nuevas universidades en desarrollo de entidades locales. Coaching estructurado para SUs M.E.S Con informes claros y sistémicos. Feedback nacional estructurado. Premio de Comunicación Interna a nivel internacional. Calendario de comunicación interna y planeación estratégica del mismo.
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F&L REporte
reporte cuantitativo 80,77% de reportes financieros presentados por las entidades locales 70,8% de cumplimiento de auditoría. 88,5% de cumplimiento de estándares de legalidad. 88,9% de cumplimiento de estándares de presupuesto. 55.2% de cumplimiento de estándares financieros. 100% de GFB Surveys presentadas. 100% de documentos presentados para mantenimiento de full Member.
LOGROS / Éxitos Aclaración y seguimiento a estado de cuenta por Oppotunity Taker. Aclaración y seguimiento de estado de cuentas locales con establecimiento de acuerdos de pago.
APRENDIZAJES / ERRORES Constancia con el network management Tener un calendario estructurado de capacitación en temas financieros. Tener metas numéricas propias del área claras.
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Kathia Salazar
En lo personal, me siento muy contenta de haber llegado a formar parte de este maravilloso equipo, recuerdo haberme entrevistado con Pio de una manera muy especial, pues dentro de mi corazón siempre supe que este trabajo me llevaría a conocerme más a mí misma, mis metas y sobre todo a saber lo que era trabajar con personas de otro país. En general ha sido de las experiencias que más me ha marcado, porque el hecho de
NST Audit
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MKT REporte
PRINCIPALES ESTRATEGIAS IGV: Landing page para extranjeros en la página web, carpeta de contenidos para seguimiento y análisis de aplicantes, y contenido audiovisual de Guatemala y showcasing de los trainees y proyectos. oGV: campaña de Voluntario Global, apoyo en educación, material para impresión, Campaña Descubre tu Lugar, 2x1, Black Weekend, Take a Friend, promoción Enseña Américas, Landing page para proyectos y países en la página web , blogger, community
LOGROS / Éxitos MKT para oGV: posicionamiento digital de marca “Voluntario Global” e implementación de estrategias de atracción “Concurso digital – Embajador de Guatemala” y estrategias de consideración “2x1, Black Weekend, Take a Friend”. MKT para iGV: carpeta de Drive con contenidos sobre Guatemala y los proyectos para las cooperaciones y showcasing audiovisual de los trainees. Contenidos: el video de “7 Razones para no venir a Guatemala” obtuvo 637.502 reproducciones y 1.806.367 de personas alcanzadas. Fusión de todas las fanpages locales para tener una nacional, mejorándo así el mensaje, contenidos y posicionamiento de AIESEC en Guatemala. Concurso Embajador de Guatemala, generando 40.906 interacciones en el mes de abril. 18.112 nuevos seguidores en FB durante el año y 4.523 fueron en abril del 2017. Ranking de FB de AIESEC: 1 Puesto en Centro América / 8 Puesto en América / 31 puesto a nivel internacional.
APRENDIZAJES / ERRORES El primer semestre no se contó con una planeación estratégica que sumara a la operacional, por ende el trabajo realizado fue dependiendo de las necesidades diarias; en el segundo semestre sí hubo planeación estratégica. Para el primer semestre no se tuvo en cuenta la curva de aprendizaje de la membresía y Digitalmente no se contaba con históricos o tools que ayudaran a encontrar patrones que La promoción en la fanpage de otros programas para atraer: “ONGs, Extranjeros, Empresas,
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BD REporte
PRINCIPALES LEGADOS Y PIPELINE Conocimiento base de UR Primeros acercamientos con universidades (en compañía de los LCs) Primer acercamiento con red alumni Muebles y enceres de la oficina
LOGROS / Éxitos Apariciones controladas en medios de comunicación (Soy 502 y Guatemala.com) Gestión de nuevos aliados (DHL, SAMSUNG, academia europea, umbral, startrack) Diversificación de ingresos a través de alianzas estratégicas (MAPFRE, Cara-Luna) Re-contactar con la red alumni para optimización de ventas, espacios de educación y coaching Aplicaciones a fondos de inversión externos e internos (Ganando uno interno con el fodo de inversión de la red alumni américa)
APRENDIZAJES / ERRORES Planeación empírica y no sustentada en información Desconocimiento del MCVP sobre el área (primer semestre) Demasiados enfoques del programa Falta de recurso humano para el programa
RESULTADOS PLAN: 34142 USD DONE: 4228 USD
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METAS / LOGRADO
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