Sinergia entre F&L y OGX
Objetivo • Capitalizar todas las personas interesadas a que sean EPs, junto con el proceso correspondiente para llegar a ello. • Lograr un Finance and Legal, junto a OGX: – Sostenible – Legal – Transparente – Empoderado – Conectado a operaciones
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Si soy Finanzas, ¿Por qué hago OGX?
Nosotros no corremos operaciones financieras por su propio bien, nosotros lo hacemos con el propósito de apoyar a llegar a las metas de la organización. (Si lo hiciéramos por hacer finanzas/contabilidad, hay otros lugares que nos pagan por ello)
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Contribución de F&L a OGX Contactar Personas que están en «Raised (Link de Aceptación Enviado)» en PODIO en menos de 48 horas
Colectar pago de EP y su contrato, ambos documentos deben estar en OGCDP/OGIP Documents for RA
Actualizar el Drive de Control Financiero de mi entidad, así el MCEB puede identificar el pago del EP en el Cash Flow de AIESEC Guatemala
MA: Contactar al EP para que suba sus documentos en «Documents for MA» (seguro, visa, tiquetes, etc)
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Contribución de F&L a OGX Contactar Personas que están en «Raised (Link de Aceptación Enviado)» en PODIO en menos de 48 horas
PODIO: CRMdeOGCDP/OGIP ambos Cuando el contacto Colectar pago EP y su contrato, documentos debenesté estar en en OGCDP/OGIP Documents for RA significa que la modo «Raised (Link de Aceptación Enviada)», persona fue aprobada en su entrevista y se le envió información para hacer RA. Finance and Legal es responsable de contactar a esta persona en este de momento y dejarle claro Actualizar el Drive de Control Financiero mi entidad, así el MCEB puede identificar EP enpara el Cash Flowydesubir AIESEC Guatemala al EP que tiene el5 pago días del hábiles pagar contrato, de lo contrario se cancela su aplicación al programa. Status que F&L debe poner al EP: • MA: Raised (Pagoalen Contactar EP Cuenta para queBancaria) suba sus Documents for MA (seguro, visa, tiquetes, etc) • Rejected (No interesado – No aprobado) • Rejected (Interesado en Jun-Jul o Nov-Dec)
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Contribución de F&L a OGX Recuerda que el contrato debe estar firmado por ambas partes Contactar Personas que están en «Accepted» en PODIO en menos de 48 horas (MCVP F&L y el EP), y una copia física la debe tener la entidad local y la otra copia la debe tener el EP. Colectar pago de EP y su contrato, ambos documentos deben estar en OGCDP/OGIP Documents for RA
RevisarelelDrive CRMde deControl OGCDP/OGIP Cada Lunes, Miércoles y Actualizar Financiero de mi entidad, así el MCEB puede identificar el pago que del EP en el Cash Flow2de AIESEC Guatemala Viernes para asegurar máximo pasen días desde que no se contacta un EP para que suba sus Documentos y que pague. Link de Documents for RA para OGCDP: http://bit.ly/DocumentosCiudadanoGlobal1 MA: Contactar al EP para que suba sus Documents for MA (seguro, Link de Documents for RA visa, tiquetes, etc)para OGIP: http://bit.ly/DocumentosProfesionalGlobal1
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Contribución de F&L a OGX Contactar Personas que están en «Accepted» en PODIO en menos de 48 horas
Colectar pago de EP y su contrato, ambos documentos deben estar en OGCDP/OGIP Documents for RA
Actualizar el Drive de Control Financiero de mi entidad, así el MCEB puede identificar el pago del EP en el Cash Flow de AIESEC Guatemala
MA: Contactar al EP para que sus financiero Documents de for mi MALC, (seguro, El la Hoja que dice «EPs» del suba control F&L es visa, tiquetes, responsable que se actualice esta etc) información . Solo así el MCEB va a acreditar la entrada monetaria y registrar el pago en el Cash Flow nacional: http://bit.ly/10GaZ6k
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Contribución de F&L a OGX Como sePersonas hizo en que el proceso RA, debemos contactar a losde Contactar están ende «Accepted» en PODIO en menos EPs. En este caso contactamos a los EPs que estén en la etapa 48 horas
de MATCH en la plataforma para asegurar que suban sus documentos en Documents for MA en PODIO. Link for MA OGCDP: deben estar en Colectar pago de EP de y suDocuments contrato, ambos documentos http://bit.ly/DocumentosCiudadanoGlobal2 OGCDP/OGIP Documents for RA Link de Documents for MA OGIP: http://bit.ly/DocumentosProfesionalGlobal2 Esto con el elDrive objetivo de tener respaldo legal de cada de Actualizar de Control Financiero de mi entidad, así uno el MCEB nuestros Eps (¡esto puede identificar el pagoes delun EPestándar en el Cashque Flowdebemos de AIESECcumplir Guatemala como organización!).
Esta información la sube el mismo EP!!! Pero F&L debe presionar y enviar los links para que lo haga.
MA: Contactar al EP para que suba sus Documents for MA (seguro, visa, tiquetes, etc)
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¿Por qué contactar en 48 horas? • Si los contactamos fuera de este tiempo, las personas pierden interés. • Comienza el descontento que AIESEC no está considerando y entra en juego la credibilidad de la organización. • Debemos acortar el cuello de botella que se tiene tanto en el RA como el MA, inclusive se pierden personas en este proceso, haciendo que el trabajo de OGX haya sido en vano.
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Reglas de Contacto Manejo de Contactos 1. Contactar solo y exclusivamente a los EPs asignados a mi comité. 2. Revisar cada lunes, miércoles y viernes que no hayan EPs en Estado «Raised (Link de Aceptación Enviado)» en Podio o EPs en MATCH en la plataforma, de ser así contactarlos. 3. Cuando la persona es contactada, dejar nota en comentarios de Podio con la respuesta del EP. En caso del match, se mide que la persona suba sus documentos y se refleje en el EP Monitor.
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¿Qué pasa si no contactamos estas personas? • Si en dado caso los EPs no son contactados en el momento de cobrar para hacer RA en un período menos de 48 horas, el MCEB tendrá derecho a llamarlos y la entrada monetaria de ese EP entrará 100% al MCEB, sin embargo el MoS de X será de la entidad local. • Esto pasará si no hay prueba de intento de contacto en Podio con las notas de avances del contacto.
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Let’s go for a purposeful, collaborative and driven F&L!
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Friendly Reminder Ahora manejamos el precio de los programas de OGX en Quetzales (QTZ), los datos para depositar son lo siguientes: Cuenta Banco Industrial A nombre de: AIESEC EN GUATEMALA No. De cuenta: 0810001826 Cuenta monetaria en QTZ
OGDP: Q2,240.00
OGIP: Q3,200.00
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Cualquier duda contactar: Gabriela Alvarez Luna MCVP Finance and Legal AIESEC Guatemala Gabriela.alvarez@aiesec.net +502 57839663