Unistus, mis sai kriisi tõttu teoks

Siseveebi äpp telefonis

UNISTUS,

mis sai kriisi tõttu teoks

Öeldakse, et head kriisi ei saa raisata. Nii läks ka mobiiltelefonist siseveebi uudiste lugemise lahendusega.

Unistus sellest, et PPA töötajad saaksid oma nutitelefonis siseveebi uudiseid lugeda, sündis viie aasta eest, kui toonane sisekommunikatsiooni juht Annika Tuulemäe mõtet PPA parimate ideede konkursil tutvustas. Ideega noppis ta konkursil teise koha. Ta meenutas, et PPA töötajate rahulolu üldise informeerituse ja siseveebiga oli suur juba siis, mis pani mõtlema järgmise sammu peale. „Otsustasime ajendatuna soovist viia PPA sisekommunikatsioon uuele tasemele, et meie siseveeb peab jõudma iga PPA töötaja nutitelefoni,“ selgitas Tuulemäe. Indu täis sisekommunikatsiooni juht ei rahuldunud ainult asutusesisese ideekonkursiga, vaid inspireeris oma mõttega ka Tuulemäe koha sisse võtnud Kaie Roopi ning nii jõudis siseveebiäpi projekt ka ettevõtluskonkursile „Ajujaht“. Seal valiti idee 100 parema hulka.

Nutimaailmast oli selleks ajaks saanud normaalsus. „Mida noorem põlvkond, seda loomulikum on igapäevast infot tarbida ainult nutiseadmest. Mõistsime, et kui me oma kanaleid ei tänapäevasta, siis hakkame lugejaskonda kaotama,“ märkis Tuulemäe. Teise aspektina tõi ta esile PPA unikaalsuse nii suuruse kui ka eriilmeliste tööde tõttu. PPA siseveebi uudisvoog uueneb iga päev kiiresti ja eesliini töötajad, kes kontorisse ja arvuti taha sageli ei satu, ei jõua kõige organisatsioonis toimuvaga kursis olla. „Organisatsiooni info tarbimine, kus töötab ligikaudu 5000 inimest, kes teevad 500 erinevat tööd 365 päeva aastas, 7 päeva nädalas, 24 tundi ööpäevas, nii maal, veel kui ka õhus, peabki olema paindlikum, töötaja jaoks mugav ja võimalik siis, kui ta parasjagu saab seda teha,“ rõhutas Tuulemäe.

Politsei töö ja sündmuste lahendamine on alati avalikkuse tähelepanu all. Seetõttu võistleb politsei sisekommunikatsioon kriisisündmusi kajastades online-meediaga. Üks siseveebiäpi peamiseid eeliseid on aidata eesliinil toimuvaga kursis olla kriiside ajal. „Mobiilirakendusega on meil võimalik tekitada olukord, kus meie töötaja saab esmase info näiteks kolleegi viga saamise kohta organisatsioonilt, mitte online-meediast,“ selgitas Tuulemäe.

Siseveebiäpp valmis eriolukorras nädalaga

Kuna siseveebi uudiste rakenduse vajadusest oli räägitud juba aastaid ning põhjalik eeltöö tehtud, valmis see eriolukorra ajal koostöös Siseministeeriumi infotehnoloogia- ja arenduskeskusega (SMIT) mõne päevaga. Kriis, mille lahendamine nõudis, et jõuaksime PPA infoga kiiresti kõigi eesliini töötajateni, oli käes. Tuulemäe ennustus, et pika ja tõsise kriisi korral tunneme sellest võimalusest puudust, osutus tõeseks. Infot oli tohutul hulgal ning inimeste võime kõike seda vastu võtta sai ühel hetkel otsa, mistõttu oli vaja tekitada keskkond, kus kõige olulisem on lihtsalt ja ülevaatlikult olemas.

Kriisidel on imeline võime inimesi omavahel ühendada ja koos tegutsema panna. Esialgne nägemus, kuidas realistlik rakendus kiiresti välja arendada, sai paika reede hilisõhtul ühe pika telefonivestluse käigus. Hiline arutelu toimus osaliselt PPA praeguse sisekommunikatsiooni juhi autos koduvärava taga ja SMITi siseveebi teenusehalduri kodus, kus lastega toimetamise kõrval tuli tellija mõtted kirja saada. Läks paar päeva, et otsustada mõned tehnilised k ü s i m u s e d , ning esialgne lahendus valmis nädala

Annika Tuulemäe

PROOVI KOHE!

ga. Partnerid SMITist olid ka ise põnevil ja motiveeritud, et PPA töötajaile sellist tehnilist lahendust pakkuda. Selgus, et kõik need küsimused, mis tundusid kunagi ületamatud, võiks isegi öelda võimatud, leidsid lahenduse.

Valminud rakendus pole küll unistuste täitumine, kuid on esimene suur samm selle poole. Lehel avanevad kõi siseveebis viimase 30 päeva jooksul ilmunud uudised ja kujundus sarnaneb uudisportaalide omaga. PPA on Eestis teadaolevalt esimene ja ainukene riigiasutus, kes on ise sellise lahenduse oma inimeste jaoks välja töötanud. Uuel aastal on SMITil plaanis rakendust edasi arendada. Koos uue siseveebiga valmib kasutajasõbralikum ja suurema funktsionaalsusega lehekülg.

Tulevikuks valmis

Kriisi ajal uue lahenduse pakkumine ei tähenda seda, et selle tarbijate hulk oleks kohe väga suur. Inimeste harjumused ei muutu üleöö ning ka teadmine ja harjumus seda võimalust kasutada võtab aega. Praegu loeb mobiili kaudu uudiseid umbes paarsada inimest nädalas, kuid mõistagi see arv tulevikus kasvab. Ka PPA siseveebi lugejate arv oli selle algusaastail märksa väiksem kui praegu.

Oleme oma töötajate usalduse võitnud sellega, et räägime avatult juhtimisotsustest ja teemadest, mis inimestele päriselt korda lähevad. Kiirelt muutuvas keskkonnas on järjest tähtsam ka info edastamise kiirus ning aasta-aastalt kasvab nende töötajate arv, kes siserahulolu-uuringu tulemuste järgi soovivad PPA siseveebi uudiseid oma mobiilist lugeda. Tänu eriolukorra ajal valminud rakendusele oleme järgmiseks kriisiks kindlasti palju paremini valmis.

Loe siseveebi oma nutitelefonist mobiil-ID või Smart-IDga sisse logides. Kodusest arvutist saab uudistelehele ligi ka ID-kaardiga.

Kaie Roop sisekommunikatsiooni juht