ava
BO KRÜGER MØDELEDELSE Sådan leder du værdiskabende og motiverende møder
AKADEMISK FORL AG
Mødeledelse.indd 2
10/11/17 7:08 PM
Bo Krüger
Mødeledelse – sådan leder du værdiskabende og motiverende møder
Akademisk Forlag
Mødeledelse.indd 3
10/11/17 7:08 PM
Mødeledelse – sådan leder du værdiskabende og motiverende møder Bo Krüger © 2017 Akademisk Forlag, København – et forlag under Lindhardt og Ringhof Forlag A/S, et selskab i Egmont Mekanisk, fotografisk, elektronisk eller anden gengivelse af denne bog eller dele heraf er kun tilladt efter Copydans regler, se www.tekstognode.dk/ undervisning. Forlagsredaktion: Marianne Thorhauge Sats: Lumina Bogen er sat med: ITC Garamond Std, Myriad Pro Omslag: Henriette Mørk Tryk: Livonia Print Hvor intet andet er angivet, tilhører rettigheder til illustrationerne bogens forfatter. 1. udgave, 1. oplag, 2017 ISBN: 978-87-500-5108-4
www.akademisk.dk
Tak til Marianne Boye for uundværlig støtte og opbakning.
Mødeledelse.indd 4
10/11/17 7:08 PM
Indhold Indledning 10 Bruger du dit liv på meningsløse møder? 11 Hvorfor er møder så vigtige? 12 Har I set det strategiske potentiale? 13 Hvad er et møde? 13 Denne bog giver dig redskaberne Kan jeg stole på det, jeg læser?
14
15
DEL 1 – HVORFOR SÆTTE MØDER PÅ DAGSORDENEN? 17 Kapitel 1 | Hvad nu, hvis det bare ikke kunne blive bedre?
19
Kapitel 2 | Hvorfor er det så svært at ændre mødekulturen? 21 Systemfejl 22 Gamle vaner 22 Frygten for at fejle 23 Manglende viden og idéer
25
Sproget begrænser os 25 Manglende prioritering
26
Den skjulte dagsorden 26 De underliggende antagelser 27 Opgave
31
Kapitel 3 | Lav en mødestrategi 33 1. skridt: Sæt møder i fokus 33 2. skridt: Sæt vilje bag
34
3. skridt: Find dit ambitionsniveau 35
Mødeledelse.indd 5
10/11/17 7:08 PM
4. skridt: Prioriter indsatsen 36 37
5. skridt: Lav et mødelaboratorie
DEL 2 – DE VIGTIGSTE MØDEELEMENTER
39
Kapitel 4 | Formål 41 Afklar dit mødeformål 42 Det kan du gøre ... 43
Kapitel 5 | Forberedelse 45 Det kan du gøre ... 46
Kapitel 6 | Planlæg mødet 51 Lav en tjekliste 51 52
Lav en procesplan
Balance mellem plan og improvisation 55
Kapitel 7 | Fysiske rammer Hvor skal mødet holdes? Rummets indretning Bordopstillingen
57
57
60
61
Variation 64 Lys, lyd og luft 65
Kapitel 8 | Mødedisciplin 69 Hvad kan du gøre?
70
Kapitel 9 | De rette deltagere 75 Dem skal du ikke invitere Dem skal du invitere
76
77
Kapitel 10 | Dagsorden
81
Den dårlige dagsorden 82 Den middelmådige dagsorden
Mødeledelse.indd 6
82
10/11/17 7:08 PM
Den gode dagsorden
83
Hvornår skal deltagerne have dagsordenen?
84
Kapitel 11 | Mødefacilitering 85 Mødelederens forvandling 86 Hvem skal være mødefacilitator? 86 Mødefacilitatorens mission Find din egen stil
87
88
Den gode mødeleder 88 Balance mellem struktur og frihed
92
Lineær mødeledelse 93 Cirkulær mødeledelse
95
Kapitel 12 | Indhold 99 Hvem skal skabe indholdet?
101
Hvordan præsenteres indholdet?
103
Kapitel 13 | Formatet – måden, vi mødes på 109 Gode grunde til at variere mødeformatet 111
Kapitel 14 | Stemning og mentalt klima
113
Hvordan skaber du en god stemning? 115 Få deltagerne i flow 117 Sådan skaber du flow 118
Kapitel 15 | Opsamling og konklusion Løbende opsummering
125
126
En god afslutning 126 Alternative måder at lave opsamlinger på 128
Kapitel 16 | Referat og dokumentation 131 Hvad er formålet? 131 Hvem skal læse det? 132 Hvem skal lave det? 132 Hvad skal formatet være? 133
Mødeledelse.indd 7
10/11/17 7:08 PM
Kapitel 17 | Evaluering
137
Skabte mødet den ønskede værdi? 137 Evalueringsmetoder 139
147
Kapitel 18 | Opfølgning
DEL 3 – FACILITERING AF FORSKELLIGE MØDETYPER
149
151
Kapitel 19 | Skab relationer 5 tips til indretningen 152 7 anbefalinger 154 7 gode idéer
155
6 metoder 156
Kapitel 20 | Skab løsninger og kvalificerede beslutninger
159
Træf langsomme beslutninger 160 Tænk hurtigt
160
Tænk langsomt
161
Metoder til at tænke langsomt
162
Kapitel 21 | Skab videndeling og fælles forståelse Et alt for kort møde med en klog mand Bordrunden fra helvede Metoder
169
170
171
172
Kapitel 22 | Skab idéer 179 Hav en svær nød at knække 180 Udfordrende 182 Gå i gang med det samme 183 Sørg for, at konteksten er rigtig 184 Hav kunden med
185
Brug den viden og kreativitet, der er i rummet 186 Arbejd hurtigt 188 Brug livliner 188 GTFO – Get The Fuck Out
Mødeledelse.indd 8
192
10/11/17 7:08 PM
Kapitel 23 | Skab motivation
193
Metoder til at skabe mere motivation 196
Kapitel 24 | Onlinemøder, den grimme ælling 201 Hvordan gør vi den grimme ælling til en svane?
202
Kapitel 25 | 10 hacks til effektive møder 205 Litteratur Hjemmesider
Mødeledelse.indd 9
207 210
10/11/17 7:08 PM
Indledning ”Hvad vil du lave, når du bliver stor?” Jeg husker tydeligt spørgsmålet fra min barndom. Min faster Anja kikkede på mig med forventningsfulde øjne, mens jeg tyggede kort på spørgsmålet og svarede: ”Jeg vil være dyrlæge.” Men jeg tog fejl, gruelig fejl. Jeg skulle nemlig ikke blive dyrlæge. For det første blev min interesse for at redde nuttede kæledyr mindre med tiden, og for det andet vågnede jeg op knap 20 år senere for at konstatere, at det, jeg endte med at lave det meste af tiden, var at gå til møder. Måske har du det også sådan? Du troede, du skulle være astronaut eller balletdanser, men i stedet endte du med at bruge en stor del af dit voksne arbejdsliv på at gå til møder. Vi går til rigtig mange møder. En undersøgelse fra Lederne viste, at den gennemsnitlige leder i 2015 gik til lidt over 8 møder om ugen og i gennemsnit brugte 10 timer på selve møderne og over 7 timer på forberedelse og efterbehandling (Lederne 2015). Hvis du er offentligt ansat, bruger du formentlig endnu mere tid. Undersøgelsen viste nemlig, at ledere i det offentlige i gennemsnit bruger 12,4 timer om ugen på møder. Bare lige for at sætte det i perspektiv så svarer 10 timers møder om ugen til, at du bruger lidt over 2 hele måneder om året på at sidde lukket inde i et mødelokale, der lugter lidt af plastik, mens du sipper af en lunken kop kaffe. Det er lang tid. På 2 måneder kunne du også nå på en biltur gennem USA, bygge en carport eller tage i Legoland 60 gange med børnene. Det bedste af det hele er, at vi nok kommer til at gå til endnu flere møder i fremtiden. I takt med at kompleksiteten og
Mødeledelse.indd 10
10/11/17 7:08 PM
Indledning | 11
forandringshastigheden i samfundet stiger, bliver det sværere og sværere at skabe løsninger alene, og behovet for at koordinere og dele viden med andre vokser. Ledernes undersøgelse viste således, at den ugentlig mødeaktivitet var steget med 2 timer fra 2013 til 2015 (Lederne 2015).
Bruger du dit liv på meningsløse møder? Min interesse for møder begyndte for alvor, da jeg arbejdede på Teknologisk Institut omkring årtusindeskiftet. Jeg husker specielt et møde, hvor alle medarbejdere var kaldt til samling i konferencesalen. I 2 timer stod vi flere hundrede eksperter og administrativt personale stuvet sammen uden borde og kaffe og med alt for lidt ilt. Langt væk på en scene gennemgik en ekstern IT-konsulent mere end 200 PowerPoints, som skulle introducere os til det nye IT-system. Det var en komplet meningsløs oplevelse. Jeg havde dårligt forstået, hvad jeg skulle bruge IT-systemet til, og så skulle jeg tvangsfodres med alle disse detaljer i stedet for at passe mit ”rigtige” arbejde. Det var demotiverende og irriterende. Da jeg som en gispende fisk forlod konferencesalen, tog jeg en skelsættende beslutning: Jeg vil ikke bruge mit liv på meningsløse møder, og jeg synes heller ikke, at andre bør gøre det! Nu håber jeg ikke, at du generelt oplever, at du bruger dit liv på meningsløse møder, men hvis du har det som de fleste andre, vil du typisk opleve, at 10-20 % af mødetiden er spildt, eller måske tilhører du den halvdel, der helt eller delvist oplever interne og eksterne møder som unødvendige forstyrrelser i deres arbejdsdag (Lederne 2015). Det burde ikke være sådan. Jeg er sikker på, vi kan gøre det meget bedre. Vi har en forpligtelse til at forvalte vores egen og andres dyrebare tid med omhu. Men bare rolig, hvis alle dine møder er gode, meningsfyldte og effektive, er tiden givet godt ud, og du behøver ikke sidde og
Mødeledelse.indd 11
10/11/17 7:08 PM
12 | Mødeledelse
drømme dig et andet sted hen i løbet af den endeløse talestrøm. Jeg vil gå så langt som til at sige, at møder har potentialet til at blive dagens bedste oplevelse. Er der noget bedre end at mødes med andre dygtige mennesker og skabe noget sammen, der kan ændre verden eller gøre dig dygtigere til dit arbejde? Og hvis du er heldig, er der ovenikøbet god kaffe, frisk frugt og lækker kage, mens I gør det.
Hvorfor er møder så vigtige? Møder er noget af det vigtigste, vi har. Møder er knuderne, der binder tingene sammen i en hyperkompleks verden, hvor tingene går så stærkt, at vi alle har mistet overblikket, og hvor vores viden om, hvad fremtiden bringer, er lige så usikker som vejrudsigten. Møder er styresystemet, som ligger nedenunder den travle hverdag og sørger for, at beslutninger, viden og idéer bliver skabt og transporteret de rigtige steder hen i virksomheden eller ud til de rigtige mennesker. Hvis mødekulturen ikke fungerer ordentligt, går tingene i stå, eller medarbejdere og ledere begynder at trække i hver deres retning, indtil de usynlige røde tråde, der holder tingene sammen, brister, og organisationen ender med at falde fra hinanden – som en computer, hvor styresystemet bliver inficeret af en ødelæggende virus. Det er afgørende for enhver virksomhed, at mødekulturen er velkørende og opdateret, så møderne kan hjælpe os med at holde overblikket, motivationen, finde løsninger og binde os sammen. Møderne må ikke være et energidræbende kaos, der afleder os fra det vigtigste. I stedet skal de ruste os til at løse vores kerneopgaver bedst muligt, uanset om det er at undervise, sælge, producere, servicere eller udvikle. Spørgsmålet er, om jeres mødekultur og evne til at eksekvere møder er god nok, eller om I bruger for megen meningsløs tid på dårlige møder. Er jeres mødekultur opdateret, så den kan håndtere den moderne verdens kompleksitet og accelererende hastighed,
Mødeledelse.indd 12
10/11/17 7:08 PM
Indledning | 13
eller opererer I med en forældet mødeform, som passede i industrisamfundet, men som i nutiden kommer til at ligne en runesten i en Apple Store?
Har I set det strategiske potentiale? Det har altid undret mig, at vores mødekultur ikke får mere opmærksomhed. Det er måske det enkeltstående kulturfænomen, som er mest udbredt, ikke bare i den enkelte virksomhed, men på hele arbejdsmarkedet. At forbedre mødekulturen har et kæmpe strategisk potentiale, som alle ledere burde være opmærksomme på. Der holdes hundredtusindvis af møder i Danmark hver dag. Forstil dig, at hvert eneste et af dem blev forbedret bare 5-10 % – hvor stor en effekt det samlet set ville have. Mange ledere undervurderer, hvor vigtige deres evner i et mødelokale er. Møder er et af de få steder, hvor du som leder mødes direkte med et bredt udsnit af medarbejderne, andre ledere og vigtige samarbejdspartnerne. Det er her, du med gestik, entusiasme og styrke kan brænde igennem og vise, at du er værd at følge, på en måde som slet ikke er mulig i en mail eller et pænt trykt strategipapir. Omvendt er det også i mødelokalet, at du kan falde igennem, hvis du viser manglende overblik, fasthed og evne til at skabe løsninger. Ville du selv følge en leder, som ikke engang kan finde ud af at lede et møde? Ville du tro på, at den selvsamme person er i stand til at lede et helt team, en afdeling eller endda en hel virksomhed? Mødet er både et sted, hvor du kan øve dig i at bedrive direkte ledelse, og også et mikrokosmos, hvor dine ledelsesmæssige færdigheder udstilles for andre.
Hvad er et møde? For at undgå misforståelser så lad os lige slå fast, hvad et møde er. I denne bog defineres et møde som ”en samling af mindst to personer,
Mødeledelse.indd 13
10/11/17 7:08 PM
14 | Mødeledelse
der er indkaldt med henblik på at fremme en eller flere sager gennem verbal kommunikation” (Ravn 2007). Af definitionen fremgår det, at det ikke er et møde, bare fordi man taler lidt med sig selv. Der skal være mindst to personer fysisk til stede, eller de skal som minimum være virtuelt forbundet f.eks. via telefon eller computer. Mødet skal være indkaldt eller have en formaliseret karakter, som gør, at det er tydeligt for deltagerne, at de deltager i et møde. En tilfældig samtale på gangen eller foran espressomaskinen er i denne sammenhæng ikke et møde. Bogen adresserer primært mindre møder, dvs. typisk med under 25 deltagere, selvom mange af de beskrevne metoder og tilgange også kan anvendes på større møder, som konferencer, events og kongresser.
Denne bog giver dig redskaberne I denne bog får du redskaber til at opdatere jeres møder, så I ikke holder flere end højst nødvendigt, og så dem, I holder, skaber det udbytte, I ønsker. Jeg har gjort mit bedste for at gøre indholdet konkret og let anvendeligt, så du kan bruge det med det samme. Bogen er skrevet til alle, der går til eller leder møder, og til alle, der er optaget af, hvordan mødekulturen kan ændres i hele virksomheden. Det er en meget bred målgruppe, og måske tænker du, at din virksomhed eller dine møder adskiller sig radikalt fra, hvordan møderne holdes andre steder, og at denne bog derfor nok ikke er relevant for dig. Måske har du ret, men min generelle erfaring er, at måden, vi holder møder på, er utrolig ens, uanset i hvilken branche du befinder dig. Desuden er mit udgangspunkt, at vi alle er mennesker, der har forholdsvis ens behov, når det handler om, hvad der virker, når vi skal dele viden, skabe resultater og idéer, motiveres og lære hinanden at kende. Mit bud er, at uanset om du
Mødeledelse.indd 14
10/11/17 7:08 PM
Indledning | 15
er lærer, leder, jurist, læge, tømrer eller statsminister, så er der noget i denne bog, du kan lade dig inspirere af og bruge allerede på dit næste møde. Du får redskaber til, hvordan du kan forbedre de klassiske møder, dem, hvor I sidder omkring et bord med en dagsorden og en ordstyrer. Men jeg tror også, jeg kan give dig nogle helt nye idéer til, hvordan et møde kan afholdes, som måske passer bedre til en verden, hvor der hele tiden er brug for innovative og hurtige løsninger på komplekse udfordringer. Pluk det, der passer til dig. I nogle sammenhænge ønsker du måske mere af det samme, bare bedre, mens du i andre sammenhænge ønsker at udfordre stilstand og fastfrossethed og prøve noget nyt. Bogen falder i tre dele. I Del I: Hvorfor sætte møder på dagsordenen? får du et mere generelt perspektiv på, hvorfor det er svært at ændre på mødekulturen, og hvordan du kan lave en mødestrategi. I Del II: De vigtigste mødeelementer kan du læse om, hvordan du kan forbedre dig på alle de elementer, fra mødeindkaldelse til opfølgning, der normalt skal til for at komponere et godt møde. I Del III: Facilitering af forskellige mødetyper får du en lang række forslag til, hvordan du kan facilitere møder med specifikke formål, f.eks. møder der skal skabe idéer, videndeling eller beslutninger. Selvom jeg selv er ret stolt af bogen, er det OK med mig, hvis du ikke læser det hele. Jeg ved, du har mange andre ting at se til, så det er helt i orden, hvis du springer direkte til de kapitler og afsnit, som er mest brugbare for dig.
Kan jeg stole på det, jeg læser? Der findes forholdsvis lidt forskning i, hvad der skal til for at få et møde til at blive så godt som muligt. Til gengæld findes der en del anden forskning i f.eks. psykologi og kommunikation, som beskæftiger sig med emner, der er relevante, når man vil forbedre sine
Mødeledelse.indd 15
10/11/17 7:08 PM
16 | Mødeledelse
møder. Jeg har trukket på en del af denne forskning i bogen, hvilket bl.a. kan ses i kildeangivelserne undervejs og i litteraturlisten bagerst i bogen. Jeg har kombineret viden fra forskning og undersøgelser med mine egne erfaringer fra tusindvis af møder i offentlige og private virksomheder i både Danmark og udlandet. Vigtigst af alt er dog alle de erfaringer, jeg har fået adgang til gennem deltagerne på utallige kurser og foredrag om mødekultur og mødeledelse, som jeg har afholdt i Danmark og mere end 20 lande de seneste 12 år.
Mødeledelse.indd 16
10/11/17 7:08 PM
Mødeledelse.indd 2
10/11/17 7:08 PM
Gode møder hjælper os med at bevare overblikket, motivationen, finde løsninger og binde os sammen. Møder skal kort sagt ruste os til at løse vores kerneopgave bedst muligt, uanset om det er at undervise, sælge, producere, servicere eller udvikle. I denne bog får du redskaber til at holde møder, der er motiverende og skaber det udbytte, I ønsker.
WWW.AKADEMISK.DK