Guía ONGs Covid-19 by alaya-benevity

¿Cómo puede tu ONG adaptarse al mundo COVID? Mira cómo lo hicieron estas 4 organizaciones.

Índice Introducción

¿Cómo puede adaptarse tu organización?

Estudios de caso: Cómo estas ONGs cambiaron su estrategia durante la

pandemia Mary’s Place (EEUU)

Berliner Tafel (Alemania)

Foundation Theodora (Suiza)

Foodcycle (Reino Unido)

Índice

Introducción La pandemia de COVID ha obligado a individuos y organizaciones a cambiar rápidamente su forma de vivir y trabajar. Sin embargo, incluso antes del COVID-19, muchas organizaciones estaban preocupadas por adaptarse a un mundo en continuo cambio. Desde la recaudación de fondos hasta la retención de donantes, pasando por el tratamiento de los retos operativos, estratégicos y financieros. El trabajo a distancia, la disminución de las visitas a los distritos comerciales y a los centros comerciales, y la cancelación de eventos públicos han pasado factura a los esfuerzos de recaudación de fondos y de voluntariado. Las organizaciones sin ánimo de lucro se están viendo afectadas de forma diferente; algunas que trabajan sobre el terreno se han visto obligadas a pausar sus programas, mientras que otras que prestan ayuda en primera línea están viendo aumentar la demanda de sus servicios. Las ONGs deben ser ágiles y resistentes si quieren crecer o, al menos, sobrevivir. Es esencial adoptar un enfoque innovador y adaptable.

Dar prioridad a la adaptabilidad es la clave para lograr el crecimiento más allá de cualquier crisis. La tecnología puede ayudar a las organizaciones sin fines de lucro a reorientar las nuevas formas de trabajar y comunicarse en este nuevo mundo virtual para adaptarse y encontrar nuevas formas de operar más allá de la COVID-19, desde llegar a nuevos donantes potenciales, acceder a voluntarios cualificados hasta recibir donaciones en especie. Ciertamente, no todo son malas noticias. Las ONG pueden aprovechar estos tiempos difíciles para innovar y devolver el ímpetu a sus operaciones y seguir siendo relevantes para poder cumplir su compromiso. Algunas se han adaptado a fondo desde la programación tradicional para proporcionar alivio a los problemas urgentes de la pandemia o utilizando plataformas como alternativa o complemento a los eventos presenciales.

Introducción

¿Cómo puede adaptarse tu organización?

1. Prepárate para la incertidumbre con decisiones perspicaces. Puede ser desalentador tomar decisiones en tiempos de crisis. Sin embargo, hay algunas medidas que podemos tomar para ayudarnos a afrontar la incertidumbre. Como dijo el profesor de estrategia del IMD Arnaud Chevalier: "No se puede predecir el futuro, pero sí prepararse para él". A continuación expondremos los tres pasos compartidos por Arnaud Chevalier sobre cómo tomar decisiones estratégicas cuando no se tienen todos los datos. A - Define el futuro Considerando tu situación actual, ¿cuál sería el peor y el mejor escenario para tu organización? Por ejemplo, el peor escenario podría ser que la financiación disminuyera hasta el punto de tener que reducir el alcance y el impacto de sus programas. O que no puedas llegar a tus beneficiarios debido a las restricciones existentes. En el mejor de los casos, podrías alcanzar tu objetivo de recaudación de fondos gracias a las asociaciones adicionales. Una vez que definas cómo son esos escenarios, identifica cuáles son los acontecimientos que afectarían a esos escenarios: ¿recibir subvenciones del gobierno? ¿Los llamamientos especiales a los donantes corporativos? ¿La campaña de vacunación en el país donde se encuentran tus programas? Elige dos o tres fuerzas que influyan en lo que sería el futuro dentro de un año y obsérvalas. B- Prepárate para el futuro Imagina que se produce el peor escenario; en ese caso, ¿a qué llamarías éxito? ¿Reducir tu área de impacto de 5 a 4 localidades? ¿Reducir la oferta de tu programa? ¿Posponer la ampliación de tu programa a una nueva zona? ¿Llegar a 3.000 personas al mes en lugar de 5.000? Aun así, en el peor de los casos, existe el éxito. Ahora bien, ¿qué estrategia utilizarías para ese escenario? ¿Reducir los costes? ¿Revisar tus prioridades? ¿Lanzar una campaña extraordinaria de atracción corporativa? ¿Involucrar a la junta directiva? Para el peor de los casos, tenemos objetivos, una estrategia y un plan de ejecución. Sin duda, deberías hacer lo mismo para el mejor de los casos.

Prepárate para la incertidumbre con decisiones perspicaces.

C - Adáptate Puedes vigilar esas fuerzas que identificaste antes para determinar tus posibles escenarios y adaptarte a medida que esas fuerzas cambian. Así tendrás una mejor idea de cuál es el escenario más probable. Como hemos dicho antes, hay que ser resistente y estar preparado para cambiar de dirección. Define tus escenarios - planifica tu estrategia - monitoriza - adapta - implementa.

Prepárate para la incertidumbre con decisiones perspicaces.

2. Crea un equipo de gestión de crisis El propósito de un grupo de gestión de crisis o de trabajo es conectarse diariamente, o según sea necesario, para analizar la situación, los posibles daños y tomar decisiones estratégicas. Contar con un grupo diverso en el que estén representados todos los departamentos no sólo daría la oportunidad de crear una organización inclusiva, sino que permitiría tener en cuenta ideas más amplias y nuevas perspectivas. El equipo de gestión de crisis se centra principalmente en: Detectar los primeros signos de crisis Identificar las áreas problemáticas Sentarse con los empleados cara a cara y discutir sobre las áreas de preocupación identificadas Preparar un plan de gestión de crisis que funcione mejor en situaciones de emergencia Animar a los empleados a enfrentarse a los problemas con coraje, determinación y una sonrisa. Motivarles para que no pierdan la esperanza y den lo mejor de sí mismos Ayudar a la organización a salir de los tiempos difíciles y prepararla para el futuro Fuente

Crea un equipo de gestión de crisis

3. Aprovecha la tecnología La tecnología digital ofrece formas cómodas y atractivas de apoyar a tu organización. Dado que muchas personas tienen que quedarse en casa, las organizaciones que antes dependían de los canales de recaudación de fondos presenciales o en eventos tienen que dirigir a los donantes a las plataformas online. Las donaciones en línea se han vuelto indispensables en el sector. Aunque la mayoría de las organizaciones benéficas han creado portales básicos para las donaciones en línea, existe la oportunidad de aprovechar el crecimiento de los canales en línea menos convencionales, como las aplicaciones dedicadas y las plataformas de medios sociales tanto en smartphones como en tablets. Fuente. Es esencial poner en marcha oportunidades de recaudación de fondos y de voluntariado virtuales que tengan en cuenta el nuevo comportamiento de los donantes. Al igual que con cualquier tipo de campaña, es importante tener en cuenta quién es el público objetivo y redactar un mensaje que resuene con sus posibles donantes, incluyendo una historia convincente o un testimonio sobre su causa y materiales de apoyo, como un vídeo emotivo e imágenes, según proceda. Consigue la guía definitiva sobre la narración de historias en organizaciones sin ánimo de lucro para conectar con los donantes e impulsar el impacto.

Aprovecha la tecnología

4. Genera nuevas ideas para la recaudación de fondos A medida que el comportamiento de los donantes cambia, debes adaptarte y ofrecer nuevas formas de acontecimientos actuales.

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Establece un objetivo realista y medible, recluta a unos cuantos embajadores internos y asegúrate de involucrar a toda tu organización. Cuando una organización aprovecha las relaciones y redes de los donantes y voluntarios existentes para recaudar fondos en tu nombre, por lo general tienes un periodo de tiempo determinado para realizar una campaña entre iguales, como días de donación o días específicos observados Día de la Mujer, Día del Cáncer de Mama, etc. Algunos ejemplos de eventos entre compañeros son: Donar en el día de tu cumpleaños/boda/en la memoria de alguien Participación en eventos deportivos, ya sea de forma individual o en grupo: paseos, maratones, natación, excursiones, etc. Desafíos personales como planchas, jumping jacks, etc. Noches de trivial/juegos Para garantizar el éxito de tu recaudación de fondos entre compañeros, debes contar con un grupo de donantes comprometidos y entusiastas, y proporcionarles información para que la compartan con sus redes, como fotos, vídeos y una breve descripción de tu organización y tu causa. Cuando sea posible, asegúrate de añadir a esos donantes a tu lista de correo, compartir actualizaciones sobre tu organización e invitarlos a futuros eventos.

Genera nuevas ideas para la recaudación de fondos

5. Impulsa tu presencia en las redes sociales Promocionar tu organización sin ánimo de lucro en las redes sociales te permite recaudar fondos dirigiendo a los espectadores a tu página de donaciones, creando conciencia y compartiendo tu impacto. Algunas plataformas dan créditos a las ONGs para ayudarles a promocionar su organización. Otras permiten a los usuarios añadir una pegatina de "donación". Como con cualquier campaña, tómate el tiempo necesario para planificar y perfilar tu audiencia, establecer tus objetivos y definir tu estrategia. Programa varias publicaciones, responde a los comentarios y no olvides dar las gracias a tus donantes. Para obtener más información sobre cómo impulsar tu estrategia en las redes sociales, échale un vistazo a un seminario web que organizamos sobre diferentes tendencias, canales y más.

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Impulsa tu presencia en las redes sociales

6. Realiza una campaña de correo electrónico específica Esto incluye la recaudación de fondos, la retención de donantes, los boletines de noticias y las invitaciones a eventos. Es otra forma de llegar a tu público utilizando la tecnología. El envío de correos electrónicos puede ayudar a establecer relaciones con posibles donantes, actuales y pasados. Además, te da la oportunidad de transmitir tu mensaje en el momento que más te convenga. Recuerda que debes animar a tus donantes a convertirse en donantes recurrentes. Este es un excelente ejemplo de una campaña de correo electrónico de retención de donantes del St. Jude Children's Research Hospital con un claro llamamiento a la acción.

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Realiza una campaña de correo electrónico específica

7. Transmisión en directo de tu trabajo en acción Los eventos en streaming son una gran oportunidad para acercar a los donantes actuales y potenciales a tu proyecto. Si estás llevando a cabo programas sobre el terreno, puedes celebrar un evento de transmisión en directo y hacer que el público vea de primera mano tu trabajo en acción, que interactúe con tus compañeros sobre el terreno y con los beneficiarios. ¿Por qué el vídeo y la transmisión en directo funcionan tan bien? El 80% de los consumidores prefiere ver vídeos en directo de una marca que leer un blog El 63% de las personas de entre 18 y 34 años ven contenidos en directo con regularidad Más de 1 de cada 5 vídeos de Facebook son en directo y se ven 3 veces más que los vídeos pregrabados Las noticias de última hora constituyen el 56% de los contenidos en directo más vistos El 87% de la audiencia prefiere ver en línea frente a la televisión si eso significa más contenido entre bastidores. Fuente. Dado que mucha gente pasa más tiempo en casa, está deseando desconectar del trabajo, disfrutar de un rato de ocio y quizás aprender sobre algo que les interese. Elige temas que estén relacionados con tu misión o que sean simplemente populares, como catas de vino, clases de cocina, charlas sobre historia del arte, conciertos, etc. Todos estos eventos pueden transmitirse desde casa e incluso pedir a los participantes que compren una entrada para participar.

Transmisión en directo de tu trabajo en acción

8. Replantéate tus oportunidades de voluntariado La creciente popularidad del trabajo a distancia y del aprendizaje en línea ha hecho posible el voluntariado desde casa. No importa el lugar, los voluntarios pueden participar en una amplia gama de actividades. Por ello, el voluntariado basado en competencias se ha hecho tan popular. Las oportunidades de voluntariado basado en habilidades dan a la organización sin fines de lucro la oportunidad de beneficiarse de la capacidad y los conocimientos de alguien para cumplir su misión y representan un ahorro considerable. Según el informe de Fidelity Charitable Time and Money: The Role of Volunteering in Philanthropy, el 87% de las personas que apoyan causas preciadas lo hacen tanto con tiempo como con dinero, y el 43% dice que las causas a las que dan son aquellas en las que son voluntarios. Algunos ejemplos de oportunidades de voluntariado basadas en habilidades son: Asistencia jurídica, financiera, de recursos humanos y fiscal Diseño gráfico y de páginas web Estrategia de marketing y redes sociales Dependiendo de la naturaleza de tus programas, podrías tener oportunidades de voluntariado en persona en las que se puedan poner en marcha medidas sanitarias preventivas. Aquí tienes algunos recursos para aprender a sacar el máximo partido a esta oportunidad: Todo lo que necesitas saber sobre el voluntariado basado en habilidades Un socio como Alaya puede proporcionar a las ONGs estas oportunidades de voluntariado, desde nuestra comunidad de voluntarios. Si aún no lo has hecho, puedes inscribir a tu organización sin ánimo de lucro para que forme parte de Alaya haciendo clic aquí.

Replantéate tus oportunidades de voluntariado

Casos de estudio: Cómo estas ONGs cambiaron su estrategia durante la pandemia A continuación verás cómo estas cuatro organizaciones sin ánimo de lucro, que forman parte de la comunidad de ONGs de Alaya, se han adaptado e innovado con éxito durante los tiempos difíciles que estamos viviendo, utilizando esta pandemia para repensar y adaptar la forma en que cumplen su misión.

Casos de estudio: Cómo estas ONGs cambiaron su estrategia durante la pandemia 12

Sobre Mary's Place Cada día, desde 1999, en Mary's Place, los especialistas en vivienda trabajan con las familias sin hogar para abordar los obstáculos y capacitar a los padres para construir la estabilidad familiar, asegurar la vivienda y prepararse para el empleo. Los niños participan en actividades educativas divertidas y enriquecedoras en el Kids Club. Por la noche, las familias del albergue cenan, hacen los deberes, socializan y se preparan para la semana que les espera.

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El Reto El mayor reto con el que se encontró Mary's Place cuando se produjo el brote de la pandemia fue la capacidad (número de camas) en comparación con el número de personas que buscaban un lugar seguro donde alojarse, ya que el objetivo principal es ayudar a las familias a permanecer en su casa y evitar que se vayan a la calle. Además, las donaciones en persona ya no eran una opción por razones de seguridad.

Caso de estudio: Mary's Place

La Solución Se organizaron las siguientes actividades: Donar artículos fuera de la lista de caridad de Amazon, como termómetros y fundas para los oídos, juegos de sábanas y mantas, toallitas con alcohol y otros suministros, porque para mantener la seguridad de todos, ya no se aceptan entregas de donaciones, sólo artículos que se envían directamente. Pedir a los voluntarios que hagan mascarillas (¡un artículo muy necesario!), o que preparen kits de aislamiento para los huéspedes que puedan necesitar recuperarse en un espacio privado. Esos kits podrían incluir agua embotellada, pastillas para la tos, desinfectante para las manos, paquetes individuales de Tylenol, paquetes de pañuelos de papel, aperitivos, libros para colorear, Pedialyte, rompecabezas, etc. Organizar actividades virtuales para compartir con los niños y las familias a distancia, como la hora del cuento, la noche de los juegos, yoga o los talleres. Pedir a todas las partes interesadas (beneficiarios, donantes, voluntarios, miembros de la junta directiva, etc.) que formen parte de la conversación. Todos tienen voz e ideas que pueden ayudar a encontrar un camino en esta incertidumbre.

Colaboración con Alaya Mary's Place se asoció con Alaya para establecer una serie de iniciativas de voluntariado basadas en competencias, en las que los participantes podían realizar diversas actividades, como dar clases particulares a niños a distancia, organizar almuerzos virtuales para recaudar fondos, ofrecer su experiencia profesional o impartir cursos de idiomas o informática. La asociación con Alaya ha dado lugar a una maravillosa iniciativa llamada "Career Series". Esta iniciativa permite a los empleados voluntarios compartir su trayectoria profesional y sus consejos con los beneficiarios de Mary's Place a través de un vídeo. Un socio corporativo también organizó una campaña de recogida de bienes en la que los usuarios de la plataforma de Alaya donaron regalos para los niños y jóvenes de Mary's Place.

Caso de estudio: Mary's Place

Sobre Berliner Tafel Era el invierno de 1993 cuando la Sra. Sabine Werth, como miembro del Grupo de Iniciativa de Mujeres de Berlín, tomó su coche personal para recoger alimentos para los sin techo. Quedó claro que la donación de alimentos era necesaria para las instituciones de personas sin hogar y las organizaciones sociales. Berliner Tafel se creó para garantizar la continuidad de la acción de ayuda. Desde el principio, se financia con las cuotas de los socios y las donaciones. La organización recoge alimentos no vendidos pero frescos y los distribuye a personas necesitadas e instituciones sociales. El Tafel ayuda a más de 1,6 millones de personas necesitadas de alimentos en todo el país: casi un tercio de ellas son niños y jóvenes.

El Reto Berliner Tafel tuvo que ingeniárselas para continuar con las entregas de los tan necesitados alimentos a las personas sin hogar y a las organizaciones sociales en tiempos de caos y miedo. Durante el reparto, los voluntarios no tenían espacio suficiente para clasificar los alimentos ni para distribuirlos en el modo tradicional con la distancia requerida. Además, han visto disminuir considerablemente las donaciones de alimentos porque la mayoría de los restaurantes tuvieron que cerrar.

Caso de estudio: Berliner Tafel

La Solución Como hubo que cerrar algunos puntos de distribución, empezaron a hacer las entregas a domicilio de los beneficiarios. La organización tuvo que reorganizar el espacio para cumplir con las restricciones de distanciamiento social y garantizar la seguridad de los voluntarios. A través de una campaña de recaudación de fondos llamada Suppe mit Sinn (Sopa con sentido) han podido recaudar más fondos. Cuando una persona pedía un determinado plato o incluso una sopa seleccionada, se donaba un euro a la asociación. Al mismo tiempo, la organización hizo uso de la tecnología; como los restaurantes tenían que cerrar durante los cierres, Berliner Tafel lanzó la campaña "Dinner@home"; donde familiares y amigos se reunían virtualmente para compartir una comida. Esta iniciativa ayuda a la organización a continuar con sus esfuerzos de recaudación de fondos, a apoyar a los restaurantes locales asociados y a reunir a familiares y amigos incluso durante el confinamiento.

Contribución con Alaya A través de la plataforma Alaya, la asociación ha podido contrarrestar varios retos a la vez: la búsqueda de voluntarios y la búsqueda de donaciones individuales y de alimentos.

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Caso de estudio: Berliner Tafel

Sobre Fundación Theodora Desde 1993, la Fundación Theodora trabaja para mejorar el día a día de los niños en el hospital y las clínicas especializadas con un poco de alegría y risas. En la actualidad, la fundación organiza y financia las visitas semanales de 71 artistas profesionales llamados "Doctores de la risa" a 34 hospitales y 27 clínicas para niños discapacitados en Suiza.

El Reto Adaptarse al contexto sanitario para que los niños puedan tener momentos de evasión, con total seguridad, en un periodo en el que, más que nunca, necesitan reír y soñar.

La Solución La Fundación Theodora ha aprovechado la tecnología para apoyar sus programas y esfuerzos de recaudación de fondos. La Fundación ha reforzado los lazos con sus socios actuales y potenciales a través de videoconferencias, llamadas telefónicas pero también cartas personalizadas. Además, han organizado iniciativas digitales como la "Lotería Solidaria", un evento digital que tuvo tanto éxito que lo volverán a celebrar en 2021. También celebraron la "Semana de la Felicidad", en la que la gente comparte fotos de ellos sonriendo en las redes sociales para conseguir donaciones.

Caso de estudio: Fundación Theodora

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Durante la primera ola, hubo que suspender todas las visitas a los niños. En este contexto se crearon nuevos servicios a distancia (visitas al exterior, videoconferencia, envío de cápsulas de vídeo). Deseosa de seguir alegrando el día a día de los niños hospitalizados durante este periodo lleno de ansiedad, la Fundación Theodora aprovechó el periodo entre las dos oleadas para reforzar sus protocolos sanitarios existentes. El uso y la decoración de la mascarilla, la desinfección de las manos y los accesorios, el número máximo de personas en una habitación o el procedimiento de autocontrol de Covid-19 son algunos de los puntos abordados en estos documentos.

Colaboración con Alaya Se da cierta visibilidad a la misión de la Fundación entre los empleados de las empresas asociadas a Alaya. Cada empresa, independientemente de su tamaño (desde las pequeñas y medianas empresas hasta las grandes multinacionales), puede contribuir financiera o concretamente (donaciones en especie, voluntariado basado en habilidades, etc.) para apoyar a la Fundación Theodora.

Caso de estudio: Fundación Theodora

Sobre FoodCycle La visión de FoodCycle es la de una sociedad en la que nadie pase hambre ni esté solo, y en la que las comunidades se nutran con los excesos de alimentos. FoodCycle cuenta con más de una década de experiencia en la lucha contra la pobreza alimentaria. Normalmente ofrecen comidas comunitarias semanales gratuitas que sus voluntarios preparan para personas vulnerables (sus "huéspedes") utilizando los excesos de alimentos en 42 lugares de Inglaterra y sirven a unas 1.500 personas cada semana.

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El Reto Antes de marzo de 2020, FoodCycle ofrecía comidas comunitarias semanales en todo el país. Sus voluntarios cocinaban una nutritiva comida de tres platos que los comensales disfrutaban juntos alrededor de una mesa. La pandemia de Covid-19 se está agravando, en especial el acceso a alimentos nutritivos y la lucha contra la soledad junto a los problemas de salud mental que genera. Muchas más personas pasan hambre y tienen dificultades para acceder a los alimentos como consecuencia de la pandemia. El impacto económico es enorme, ya que miles de personas se enfrentan al desempleo: la necesidad de los servicios de FoodCycle es cada vez mayor. Caso de estudio: FoodCycle

La Solución FoodCycle ideó una solución creativa para seguir proporcionando ayuda a las personas en riesgo de pobreza alimentaria y, al mismo tiempo, adaptarse a los requisitos de distanciamiento social: lanzaron un servicio de entrega de paquetes de comida para poder seguir apoyando a las personas más vulnerables. En el verano de 2020, a medida que disminuía el bloqueo, hicieron la transición a su servicio "Cook and Collect" para que los huéspedes pudieran llevarse a casa una comida nutritiva preparada por voluntarios. Actualmente tienen 25 "Cook and Collect" con otros tres que ofrecen proyectos de entrega de paquetes de comida. El 75% de los clientes que acuden a las comidas comunitarias lo hacen porque se sienten solos. En respuesta a las necesidades emocionales de sus beneficiarios, FoodCycle puso en marcha un servicio de apoyo telefónico de "Check-In and Chat" para las personas que recibían paquetes de comida. Se trata de una herramienta vital para las personas que no tienen a nadie con quien hablar y que pueden sufrir ansiedad o incluso depresión debido a los tiempos difíciles que atravesamos. El servicio de apoyo telefónico "Check-In and Chat" se introdujo para ayudar a proporcionar un vínculo social a los huéspedes, ya que las comidas comunitarias ya no podían funcionar en el mismo formato.

Colaboración con Alaya Alaya ha ayudado a Foodcylce a acceder a más voluntarios, lo cual es brillante para FoodCycle: los voluntarios son los héroes que cocinan las comidas y ofrecen una conversación amistosa a las personas vulnerables. "Es estupendo que Alaya proporcione estos enlaces a personas que desean apoyar el trabajo de FoodCycle".

Caso de estudio: FoodCycle

Esperamos que esta guía te haya ayudado a encontrar algunas ideas nuevas sobre cómo puedes adaptar tu ONG a esta sociedad en constante cambio. Conoce más sobre Alaya y cómo apoyamos a las organizaciones sin ánimo de lucro conectándolas con voluntarios y donantes en organizaciones corporativas. ¿Estás listo para registrar tu ONG en Alaya?

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