NPO Covid19 Guide by alaya-benevity

Comment s'adapter au monde du COVID en tant qu'organisation à but non lucratif ? Découvrez comment ces quatre organisations ont réussi à le faire.

Table des matières Introduction

Comment votre organisation peut-elle s'adapter ?

Études de cas : Comment ces organisations à but non lucratif ont modifié

leur stratégie pendant la pandémie: Mary’s Place (États-Unis)

Berliner Tafel (Allemagne)

Foundation Theodora (Suisse)

Foodcycle (Royaume Uni)

Table des matières

Introduction La pandémie du COVID a obligé les individus et les organisations à modifier rapidement leur mode de vie et de travail. Pourtant, même avant cette situation inédite, de nombreuses organisations s'inquiétaient de s'adapter à un monde en constante évolution. De la collecte de fonds à la fidélisation des donateurs, en passant par la gestion des défis opérationnels, stratégiques et financiers. Le travail à distance, la diminution des visites dans les quartiers commerçants et les centres commerciaux, et l'annulation d'événements publics ont fait payer un lourd tribut aux efforts de collecte de fonds et de bénévolat. Les organisations à but non lucratif sont touchées différemment ; certaines qui travaillent sur le terrain ont été contraintes de suspendre leurs programmes, tandis que d'autres, qui fournissent des secours en première ligne, voient la demande de leurs services augmenter. Les organisations à but non lucratif doivent être agiles et résilientes si elles veulent se développer ou, du moins, survivre. Il est essentiel d'adopter une approche innovante et adaptable.

Donner la priorité à la capacité d'adaptation est la clé de la croissance au-delà de toute crise. LLa technologie peut aider les organisations à but non lucratif à pivoter les nouvelles méthodes de travail et de communication dans ce nouveau monde virtuel pour s'adapter et trouver de nouvelles façons de fonctionner au-delà du COVID-19, qu'il s'agisse d'atteindre de nouveaux donateurs potentiels, d'accéder à des bénévoles qualifiés ou de recevoir des dons en nature. Certes, tout n'est pas négatif. Les organisations à but non lucratif peuvent profiter de cette période difficile pour innover, redonner du punch à leurs opérations et rester pertinentes afin de pouvoir remplir leurs engagements. Certaines se sont complètement adaptées à la programmation traditionnelle pour apporter une aide aux problèmes urgents de la pandémie ou en utilisant des plateformes comme alternative ou en plus du face-à-face ou des événements.

Introduction

Comment votre organisation peut-elle s'adapter ?

1. Se préparer pour l'incertitude avec des décisions réfléchies. Il peut être difficile de prendre des décisions en temps de crise. Cependant, il existe quelques mesures que nous pouvons adopter pour nous aider à faire face à l'incertitude. Comme l'a dit Arnaud Chevalier, professeur de stratégie à l'IMD, "on ne peut pas prédire l'avenir, mais on peut s'y préparer". Nous vous présentons ci-dessous les trois étapes partagées par Arnaud Chevalier sur la façon de prendre des décisions stratégiques lorsque vous ne disposez pas de tous les faits. A - Définir l'avenir En regardant votre situation actuelle, quel serait le pire et le meilleur scénario pour votre organisation ? Par exemple, le pire scénario pourrait être que votre financement chute à un point tel que vous devez réduire la portée et l'impact de vos programmes. Ou bien vous êtes dans l'incapacité d'atteindre vos bénéficiaires en raison des restrictions en place. Le meilleur scénario pourrait être que vous atteignez votre objectif de collecte de fonds grâce à des partenariats supplémentaires. Une fois que vous avez défini ces scénarios, identifiez les événements qui pourraient avoir un impact sur ces scénarios - recevoir des subventions du gouvernement ? Les appels spéciaux aux entreprises donatrices, l'évolution du virus ? La campagne de vaccination dans le pays où se trouvent vos programmes ? Choisissez deux ou trois forces qui ont un impact sur ce que sera l'avenir dans un an et suivez-les. B- Se préparer pour l'avenir Imaginez que le pire scénario se produise ; dans ce cas, comment qualifieriez-vous le succès ? Réduire votre zone d'impact de 5 à 4 sites ? Réduire l'offre de votre programme ? Le report de l'extension de votre programme à une nouvelle région ? Atteindre 3 000 personnes par mois au lieu de 5 000 ? Pourtant, même dans le pire des cas, la réussite existe. Quelle stratégie implémenterez-vous pour ce scénario ? Réduire les coûts ? Modifier vos priorités ? Lancer une campagne d'appel extraordinaire auprès des entreprises ? Impliquer votre conseil d'administration ? Pour ce scénario catastrophe, nous avons des objectifs, une stratégie et un plan de mise en œuvre. Vous devriez sans doute faire de même pour le meilleur des scénarios.

Se préparer pour l'incertitude avec des décisions réfléchies.

C - S'adapter Vous pouvez surveiller les forces que vous avez identifiées précédemment pour déterminer vos scénarios possibles et vous adapter à l'évolution de ces forces. Vous aurez alors une meilleure idée de ce qui est le scénario le plus probable. Comme nous l'avons déjà mentionné, vous devez faire preuve de résilience et être prêt à changer de direction. Définissez vos scénarios - planifiez votre stratégie - surveillez - adaptez - mettez en œuvre.

Se préparer pour l'incertitude avec des décisions réfléchies.

2. Créer une équipe de gestion de crise L'objectif d'un groupe de gestion de crise ou d'un groupe de travail est de se connecter quotidiennement, ou selon les besoins, pour analyser la situation, les dommages potentiels et prendre des décisions stratégiques. Le fait de disposer d'un groupe diversifié où tous les départements sont représentés permet non seulement de créer une organisation inclusive, mais aussi de prendre en considération des idées plus larges et de nouvelles perspectives. L'équipe de gestion de crise se concentre principalement sur : Détecter les signes précurseurs de la crise. Identifier les domaines problématiques. Rencontrer les employés en face à face et discuter des sujets de préoccupation identifiés. Préparer le plan de gestion de crise qui convient le mieux aux situations d'urgence. Encourager les employés à faire face aux problèmes avec courage, détermination et avec le sourire. Les motiver à ne pas perdre espoir et à donner le meilleur d'eux-mêmes. Aider l'organisation à sortir des périodes difficiles et la préparer pour l'avenir. Source

Créer une équipe de gestion de crise

3. Optimiser la technologie La technologie numérique offre des moyens pratiques et captivants pour soutenir votre organisation. De nombreuses personnes étant obligées de rester chez elles, les organisations qui dépendaient auparavant des canaux de collecte de fonds en face à face ou lors d'événements doivent orienter les donateurs vers des plateformes en ligne. Les dons en ligne sont devenus indispensables dans le secteur. Bien que la plupart des organisations caritatives aient mis en place des portails pour les dons en ligne, il est possible de profiter de la croissance des canaux en ligne moins conventionnels, tels que les applications dédiées et les plateformes de médias sociaux sur les smartphones et les tablettes. Source. Il est essentiel de mettre en place des opportunités de collecte de fonds et de bénévolat virtuels ciblés en tenant compte du nouveau comportement des donateurs. Comme pour tout type de campagne, il est important de garder à l'esprit qui est le public cible et de rédiger un message qui résonne avec vos donateurs potentiels, y compris une histoire ou un témoignage convaincant sur votre cause et des supports tels qu'une vidéo émotionnelle et des photos, le cas échéant. Obtenez votre guide de narration à but non lucratif pour vous rapprocher des donateurs et avoir un impact.

Optimiser la technologie

4. Générer de nouvelles idées de collecte de fonds Le comportement des donateurs évoluant, vous devez vous adapter et proposer de nouveaux moyens de soutenir votre mission en fonction de l'actualité. Fixez un objectif réaliste et mesurable, recrutez quelques protagonistes principaux et veillez à impliquer l'ensemble de votre organisation. Lorsqu'une organisation s'appuie sur les relations et les réseaux de donateurs et de bénévoles existants pour collecter des fonds en votre nom, vous disposez généralement d'une période déterminée pour organiser une campagne “peer-topeer", telle que des journées de dons ou des journées observées spécifiques : Journée de la femme, Journée du cancer du sein, etc. Voici quelques exemples d'événements "peer-to-peer" : Faire un don pour son anniversaire / son mariage / en mémoire de quelqu'un Participation individuel ou en groupe à des événements sportifs, marches, marathons, nages, randonnées, etc. Défis personnels comme les planches, les jumping jacks, le plongeon polaire, etc. Soirées quizz/jeux Pour garantir la réussite de votre collecte de fonds de “peer-to-peer", vous devez disposer d'un groupe de donateurs engagés et enthousiastes et leur fournir des informations à partager avec leurs réseaux, telles que des photos, des vidéos, une courte description de votre organisation et de votre cause. Dans la mesure du possible, veillez à ajouter ces donateurs à votre liste de diffusion, à partager des mises à jour sur votre organisation et à les inviter à de futurs événements.

Générer de nouvelles idées de collecte de fonds

5. Renforcer votre présence sur les médias sociaux La promotion de votre organisation à but non lucratif sur les réseaux sociaux vous permet de collecter des fonds en dirigeant les internautes vers votre page de dons, en créant une prise de conscience et en partageant vos valeurs. Certaines plateformes donnent aux organisations à but non lucratif des crédits pour les aider à promouvoir leur organisation. D'autres permettent aux utilisateurs d'ajouter un autocollant "don". Comme pour toute campagne, prenez le temps de planifier, définir votre public, fixer vos objectifs et définir votre stratégie. Programmez plusieurs posts, répondez aux commentaires, et n'oubliez pas de remercier vos donateurs. Pour plus d'informations sur la dynamisation de votre stratégie de médias sociaux, consultez un webinaire que nous avons organisé récemment autour des différentes tendances, des canaux et plus encore.

Source

Renforcer votre présence sur les médias sociaux

6. Lancer une campagne d'e-mailing ciblée Cela inclut la collecte de fonds, la fidélisation des donateurs, les bulletins d'information et les invitations à des événements. C'est une autre façon d'atteindre votre public en utilisant la technologie. L'envoi d'e-mails peut contribuer à établir des relations avec les prospects, les donateurs actuels et les anciens donateurs. Vous avez ainsi la possibilité de transmettre votre message à un moment qui leur convient. N'oubliez pas d'encourager vos donateurs à devenir des donateurs réguliers. Voici un excellent exemple de campagne par e-mail de l'hôpital de recherche pour enfants St. Jude destiné à la fidélisation des donateurs, avec un appel à l'action clair.

Source

Lancer une campagne d'e-mailing ciblée

7. Livestreamer votre travail en action Diffuser les événements en direct est une excellente occasion pour rapprocher les donateurs existants et potentiels de votre travail. Si vous menez vos programmes sur le terrain, vous pouvez organiser un événement en direct et permettre au public de voir directement votre travail en action, d'interagir avec vos collègues sur le terrain et les bénéficiaires. Pourquoi la vidéo et le live-streaming fonctionnent-ils si bien ? 80 % des consommateurs préfèrent regarder des vidéos en direct d'une marque plutôt que de lire un blog. 63 % des personnes âgées de 18 à 34 ans regardent régulièrement du contenu en direct. Plus d'une vidéo Facebook sur cinq est en direct et est regardée trois fois plus longtemps que les vidéos préenregistrées. Les nouvelles de dernière minute représentent 56 % du contenu en direct le plus regardé. 87 % du public préfère regarder les émissions en ligne plutôt qu'à la télévision si cela permet d'obtenir davantage de contenu sur les coulisses. Source Les gens passent de plus en plus de temps à la maison et sont impatients de se déconnecter du travail, de profiter de leur temps libre et peut-être d'apprendre quelque chose qui les intéressent. Choisissez des sujets qui ont un lien avec votre mission ou qui sont simplement populaires, comme les dégustations de vin, les cours de cuisine, les discussions sur l'histoire de l'art, les concerts, etc. Ces événements peuvent tous être diffusés en continu depuis votre domicile et vous pouvez même demander aux participants d'acheter un billet pour y prendre part.

Livestreamer votre travail en action

8. Repenser vos opportunités de volontariat La popularité croissante du travail à distance et de l'apprentissage en ligne a rendu possible le bénévolat à domicile. Quel que soit le lieu, les volontaires peuvent s'impliquer dans un large éventail d'activités. C'est pourquoi le volontariat basé sur les compétences est devenu si populaire. Les opportunités de volontariat basé sur les compétences donnent à l'organisation à but non lucratif la possibilité de bénéficier des capacités et des connaissances d'une personne pour mener à bien sa mission et représentent des économies considérables. Selon Le temps et l'argent : Le rôle du bénévolat dans la philanthropie de Fidelity Charitable, 87 % des personnes qui soutiennent des causes qui leur sont chères le font à la fois en donnant du temps et de l'argent, et 43 % disent que les causes auxquelles elles donnent sont celles où elles font du bénévolat. Voici quelques exemples d'opportunités de mécénat de compétences: Aide juridique, Finance, RH et assistance fiscale Conception graphique et de sites web Marketing et stratégie de réseaux sociaux En fonction de la nature de vos programmes, vous pourriez avoir des opportunités de volontariat en personne où des mesures sanitaires préventives peuvent être mises en place. Voici quelques ressources pour apprendre à saisir cette opportunité : Tout ce que vous devez savoir sur le mécénat de compétences Un partenaire comme Alaya peut fournir aux organisations à but non lucratif ces opportunités de volontariat, à partir de notre communauté de volontaires. Si vous ne l'avez pas encore fait, vous pouvez proposer votre association pour faire partie d'Alaya en cliquant ici.

Repenser vos opportunités de volontariat

Études de cas : Comment ces organisations à but non lucratif ont modifié leur stratégie pendant la pandémie. Vous verrez ci-dessous comment ces quatre organisations à but non lucratif, qui font partie de la communauté Alaya, ont réussi à s'adapter et à innover pendant la période difficile que nous vivons, en utilisant cette pandémie pour repenser et adapter la façon dont elles accomplissent leur mission.

Études de cas : Comment ces organisations à but non lucratif ont modifié leur 12 stratégie pendant la pandémie.

À propos de Mary's Place Chaque jour, depuis 1999, à Mary's Place, des spécialistes du logement travaillent avec des familles sans abri pour surmonter les obstacles et donner aux parents les moyens de construire une stabilité familiale, de trouver un logement et de se préparer à l'emploi. Les enfants participent à des activités éducatives amusantes et enrichissantes au Kids Club. Le soir, les familles du refuge dînent, font leurs devoirs, se rencontrent et se préparent pour la semaine à venir.

Fuente

Le défi Le plus grand défi que Mary's place a rencontré lors de l'épidémie de pandémie était la capacité (nombre de lits) par rapport au nombre de personnes cherchant un endroit sûr où loger, car l'objectif principal est d'aider les familles à rester chez elles et à éviter de se retrouver à la rue. De plus, les dépôts de dons n'étaient plus une option pour des raisons de sécurité.

Étude de cas : Mary's Place

La solution Les activités suivantes ont été organisées : Des dons d'articles hors de la liste de charité d'Amazon, comme des thermomètres auriculaires, des ensembles de draps et des couvertures, des lingettes alcoolisées et d'autres articles. Pour assurer la sécurité de tous, les dépôts de dons ne sont plus acceptés, seulement les articles expédiés directement. Demander à des bénévoles de fabriquer des masques (un article dont on a grand besoin !!), ou de préparer des kits d'isolement pour les hôtes qui ont besoin de récupérer dans un espace privé. Ces kits peuvent contenir des bouteilles d'eau, des pastilles contre la toux, du désinfectant pour les mains, des sachets individuels de Tylenol, des paquets de mouchoirs en papier, des collations, des livres à colorier, du Pedialyte, des puzzles, etc. Organiser des activités virtuelles à partager à distance avec les enfants et les familles, comme lire une histoire, une soirée de jeux, du yoga ou des ateliers. Demander à toutes les parties prenantes (bénéficiaires, donateurs, bénévoles, membres du conseil d'administration, etc.) de prendre part à la conversation. Tout le monde a une voix et des idées qui peuvent aider à trouver un chemin dans cette incertitude.

La collaboration avec Alaya Mary's Place a établi un partenariat avec Alaya afin de mettre en place une série d'initiatives de mécénat de compétences dans le cadre desquelles les participants pouvaient réaliser diverses activités telles que le tutorat d'enfants à distance, l'organisation de déjeuners virtuels pour collecter des fonds, l'offre de leur expertise professionnelle, ou encore des cours de langues ou d'informatique. Le partenariat avec Alaya a donné lieu à une merveilleuse initiative appelée "Career Series". Elle permet aux employés bénévoles de partager leur parcours professionnel et leurs conseils avec les bénéficiaires de Mary's Place par le biais d'une vidéo. Une entreprise partenaire a également organisé une campagne de collecte de biens où les utilisateurs de la plateforme Alaya ont fait don de cadeaux pour les enfants et les jeunes de Mary's Place.

Étude de cas : Mary's Place

À propos de Berliner Tafel C'était l'hiver de 1993 lorsque Mme Sabine Werth, en tant que membre du groupe d'initiative des femmes de Berlin, a pris sa voiture pour collecter de la nourriture pour les sans-abri. Il est devenu évident que les institutions pour sans-abri et les organisations sociales avaient elles aussi besoin de dons de nourriture. Berliner Tafel a été créée pour assurer la continuité de l'action de secours. Dès le début, elle s'est financée grâce aux cotisations de ses membres et aux dons. L'organisation collecte des aliments invendus mais frais et les distribue aux personnes dans le besoin et aux institutions sociales. Le Tafel vient en aide à plus de 1,6 million de personnes ayant besoin de nourriture dans tout le pays - près d'un tiers d'entre elles sont des enfants et des jeunes.

Le défi La Berliner Tafel a dû trouver un moyen de poursuivre les livraisons de nourriture aux sans-abri et aux organisations sociales en période de chaos et de peur. Pendant la distribution, les bénévoles n'avaient pas assez d'espace pour trier la nourriture ou pour la distribuer au sens traditionnel du terme avec la distance requise. En outre, ils ont constaté une baisse significative des dons de nourriture car la plupart des restaurants ont dû fermer.

Étude de cas : Berliner Tafel

La solution Comme certains points de distribution ont dû être fermés, l'organisation a commencé à effectuer les livraisons aux portes des bénéficiaires. Elle a dû réorganiser l'espace pour se conformer aux restrictions en matière de distance sociale et pour garantir la sécurité des bénévoles. Grâce à une campagne de collecte de fonds appelée Suppe mit Sinn (Soupe avec un sens), ils ont pu récolter davantage de fonds. Lorsqu'un individu commandait un certain plat ou même une soupe sélectionnée, un euro était reversé à l'association. Parallèlement, l'organisation a fait usage de la technologie ; puisque les restaurants étaient fermés pendant les périodes de confinement, Berliner Tafel a lancé la campagne "Dinner@home"; les familles et les amis se réunissaient virtuellement pour partager un repas. Cette initiative permet à l'organisation de poursuivre ses efforts de collecte de fonds, de soutenir les restaurants partenaires locaux et de réunir la famille et les amis même en cas de confinement.

La collaboration avec Alaya Grâce à la plateforme Alaya, l'association a pu contrer plusieurs défis à la fois : la recherche de bénévoles et la recherche de dons individuels et de dons alimentaires.

Source

Étude de cas : Berliner Tafel

À propos de la Fondation Theodora Depuis 1993, la Fondation Théodora s'efforce d'améliorer le quotidien des enfants hospitalisés et des centres de soins spécialisés en leur apportant un peu de joie. Aujourd'hui, la fondation organise et finance des visites hebdomadaires de 71 artistes professionnels appelés "Giggle Doctors" dans 34 hôpitaux et 27 centres de soins spécialisés pour enfants handicapés en Suisse.

Le défi S'adapter au contexte sanitaire pour que les enfants puissent avoir des moments d'évasion, en toute sécurité, dans une période où, plus que jamais, ils ont besoin de rire et de rêver.

La solution La Fondation Théodora s'est appuyée sur la technologie pour soutenir ses programmes et ses efforts de collecte de fonds. La Fondation a renforcé les liens avec ses partenaires existants et potentiels par le biais de vidéoconférences, d'appels téléphoniques mais aussi de lettres personnalisées. En outre, ils ont organisé des initiatives numériques comme le "loto de la solidarité", un événement numérique qui a remporté un tel succès qu'ils l'organiseront à nouveau en 2021. Ils ont également organisé une "Semaine du bonheur" où les gens partagent des photos d'eux souriants avec un coeur sur les réseaux sociaux pour obtenir des dons de la part des sponsors.

Étude de cas : Fundación Theodora

Source

Lors de la première vague, toutes les visites aux enfants ont dû être suspendues. C'est dans ce contexte que de nouveaux services à distance (visites extérieures, visioconférence, envoi de capsules vidéo) ont été mis en place. Soucieuse de continuer à égayer le quotidien des enfants hospitalisés durant cette période anxiogène, la Fondation Théodora a profité de la période entre les deux vagues pour renforcer ses protocoles sanitaires existants. Port et décoration du masque, désinfection des mains et des accessoires, nombre maximum de personnes dans une chambre ou procédure d'autocontrôle Covid-19 sont quelques-uns des points abordés dans ces documents.

La collaboration avec Alaya Une certaine visibilité est donnée à la mission de la Fondation auprès des employés des entreprises partenaires d'Alaya. Chaque entreprise, quelle que soit sa taille (de la PME à la grande multinationale), peut contribuer financièrement ou concrètement (dons en nature, bénévolat de compétences, etc.) à soutenir la Fondation Theodora.

Étude de cas : Fondation Theodora

À propos de FoodCycle La vision de FoodCycle est celle d'une société où personne n'a faim ou ne se sent seul, et où les communautés sont nourries grâce aux surplus alimentaires. FoodCycle a plus de dix ans d'expérience dans la lutte contre la pauvreté alimentaire. En temps normal, l'organisation fournit des repas communautaires gratuits et hebdomadaires que ses bénévoles préparent pour des personnes vulnérables (leurs "invités") à partir de surplus alimentaires sur 42 sites en Angleterre, et sert environ 1500 personnes chaque semaine.

Source

Le défi Avant mars 2020, FoodCycle proposait des repas communautaires hebdomadaires dans tout le pays. Les bénévoles préparaient un repas nutritif de trois plats que leurs invités savouraient ensemble autour d'une table. La pandémie de Covid-19 exacerbe l'accès à des aliments nutritifs et la lutte contre la solitude et les problèmes de santé mentale qu'elle alimente. Beaucoup plus de personnes souffrent de la faim et ont du mal à accéder à la nourriture à cause de la pandémie. L'impact économique est énorme, avec des milliers de personnes confrontées au chômage - le besoin de services de FoodCycle est croissant.

Étude de cas : FoodCycle

La solution FoodCycle a trouvé une solution créative pour continuer à porter secours aux personnes menacées de pauvreté alimentaire tout en s'adaptant aux exigences de distanciation sociale : ils ont lancé un service de livraison de colis alimentaires afin de pouvoir continuer à soutenir les personnes les plus vulnérables. Durant l'été 2020, lorsque le confinement s'est relâché, ils ont mis en place leur service "Cook and Collect" afin que les clients puissent ramener chez eux un repas nutritif préparé par des bénévoles. Il y a actuellement 25 "Cook and Collect" et trois autres qui proposent des projets de livraison de colis alimentaires. 75 % des personnes qui participent à des repas communautaires l'ont fait parce qu'elles se sentent seules. En réponse aux besoins émotionnels de leurs bénéficiaires, FoodCycle a lancé une assistance téléphonique "Check-In and Chat" pour les bénéficiaires de colis alimentaires. Il s'agit d'un outil essentiel pour les personnes qui n'ont peut-être personne à qui parler et qui peuvent souffrir d'anxiété ou même de dépression en raison de la période difficile que nous traversons. Le service d'assistance téléphonique Check-in and Chat a été mis en place pour aider à fournir un lien social aux invités, les repas communautaires ne pouvant plus être organisés dans le même format.

La collaboration avec Alaya Alaya a permis à Foodcylce d'avoir accès à plus de bénévoles, ce qui est formidable les bénévoles sont les héros qui préparent les repas et offrent une conversation amicale aux personnes vulnérables. "C'est formidable que Alaya fournisse ces liens aux personnes qui souhaitent soutenir le travail de FoodCycle".

Étude de cas : FoodCycle

Nous espérons que ce guide vous a aidé à trouver de nouvelles idées pour adapter votre association à cette société en constante évolution. Apprenez-en plus sur Alaya et sur la manière dont nous soutenons les organisations à but non lucratif en les mettant en relation avec des bénévoles et des donateurs d'entreprises ! Êtes-vous prêt à rejoindre notre communauté d’associations sur la plateforme Alaya ? ENREGISTREZ-VOUS

Comment s'adapter au monde du COVID en tant qu'organisation à but non lucratif ? Découvrez comment ces quatre organisations ont réussi à le faire.