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Hipotecaria Crédito y Casa tomó la disyuntiva de mejorar su operación. El primer paso fue mejorar el front-office, para lo cual se allegó de un ERP que montó sobre la base de datos Oracle, el segundo paso fue adquirir la e-Business Suite y apegarse al modelo On Demand de Oracle para dedicarse a lo suyo: otorgar créditos.
HIPOTECARIA CRÉDITO Y CASA
CONCENTRADOS EN REALIZAR SU TRABAJO Carlos Valenzuela Sánchez, Director de Ingeniería y Tecnología en Hipotecaria Crédito y Casa
FUERA DE SERIE
HIPOTECARIA CRÉDITO Y CASA CONCENTRADOS EN REALIZAR SU TRABAJO Hipotecaria Crédito y Casa tomó la disyuntiva de mejorar su operación. El primer paso fue mejorar el front-office, para lo cual se allegó de un ERP que montó sobre la base de datos Oracle, el segundo paso fue adquirir la e-Business Suite y apegarse al modelo On Demand de Oracle para dedicarse a lo suyo: otorgar créditos.
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N 2003 HIPOTECARIA CRÉDITO Y CASA, UNA Sociedad Financiera de Objeto Limitado (Sofol), vivió un parte aguas. Recién acababan de implantar un ERP, la empresa crecía aceleradamente y gracias a la adquisición de Hipotecaria Mexicana, la cartera se duplicó. Los sistemas existentes no permitían una operación correcta de la cartera, tenía muchos errores, los cierres duraban 15 días y para entregar estados financiero apenas los terminaban en tiempo. “La situación se tornó insoportable para la empresa y se solventaba con la contratación de personal”, explicó Carlos Valenzuela Sánchez, Director de Ingeniería y Tecnología en Hipotecaria Crédito y Casa. La puesta en producción del ERP, basada en la base de datos Oracle, ayudó a resolver diversos aspectos. Por ejem-
SOBRE HIPOTECARIA CRÉDITO Y CASA • Hipotecaria Crédito y Casa se constituyó en 1994 como Crédito Hipotecario de Occidente. • En 1997 cambió su denominación a Hipotecaria Crédito y Casa. • En poco tiempo, se convirtió en la Sociedad Financiera de Objeto Limitado (Sofol) líder en el noroeste de México. • En 2001 los accionistas adquirieron Hipotecaria Mexicana. • Hipotecaria Mexicana obtuvo su registro como institución especializada de crédito en 1994, siendo la primera Sofol en ser autorizada e iniciar operaciones. • En diciembre de ese mismo año obtuvo la autorización de FOVI para participar en el mercado de la vivienda de interés social. • Hoy son la tercera Sofol del país, considerando el número de hipotecas otorgadas hasta ahora y la primera en cuanto a la calidad del servicio otorgado a sus clientes. • En 2007 fueron adquiridos al 100% por Grupo Coppel.
InformationWeek México Abril, 2009
plo, lograron cierres en tan sólo cuatro horas y ahora generan estados financieros en sólo cinco días. “Confiamos en la base de datos Oracle que es robusta y puede administrar sin problemas más de 87 mil hipotecas, con 180 mil registros diarios”, acotó Valenzuela. ARREGLAR EL BACK-OFFICE Una vez estabilizado el front-office, en 2005 Hipotecaria Crédito y Casa se concentró en automatizar el back-office, sobre todo, lo concerniente a proveedores y a la administración del negocio, que para entonces operaba con muchos papeles y muchas ineficiencias. Convencidos de las bondades y beneficios de Oracle, particularmente en cuanto al manejo de cuentas bancarias y de presupuestos, no dudaron en adquirir la e-Business Suite y la plataforma On Demand. El objetivo era darle soporte al ERP que permitiría tener un flujo alineado. Y en cuanto al modelo On Demand, Hipotecaria Crédito y Casa concluyó que este esquema era el que mejor se adaptaba a sus necesidades y a sus procesos internos. En enero de 2006, Hipotecaria Crédito y Casa salió a producción con la e-Business Suite que comprende las cuentas bancarias y la parte administrativa que opera a través de presupuestos. Es decir, si algún departamento requiere comprar algo debe ingresar a la aplicación de Oracle y hacer el pedimento. El área de Presupuestos lo autoriza y la adquisición puede hacerse de manera electrónica. “Este proceso ha resultado muy eficiente para el pago a proveedores”, contó Valenzuela. Desde el 2007, cuando fueron adquiridos por Grupo Coppel, Hipotecaria Crédito y Casa tiene regulación de banco. Si bien la auditoría de la Comisión Nacional Bancaria y de Valores no llegó a profundidad ese año porque ya tenían conocimiento de la e-Business Suite, la Sofol no tuvo mayores recomendaciones de la entidad reguladora. BENEFICIOS DE ON DEMAND Hipotecaria Crédito y Casa se puede deslindar de la administración y de los incidentes de los equipos. “Me entero que
hay un cambio, porque me lo informan y lo planean. Cuando hemos tenido problemas con la infraestructura, levanto un ‘ticket’ y en muy buen tiempo lo resuelven. En tres años que tenemos con la solución no hemos tenido periodos considerables de tiempo fuera de servicio”, contó Valenzuela. La implantación de la e-Business Suite fue sencilla y rápida. “No hubo problemas significativos del On Demand como tal. Donde sí hubo algunos retos fue en levantar el catálogo contable nuevo y esto nos llevó cierto tiempo, y en alinear los procesos de la empresa a los nuevos procesos de Purchase Order. La gente lo vivió con más complicaciones que los fierros”, recordó el directivo de Hipotecaria Crédito y Casa. A la fecha, los beneficios de la e-Business Suite son: control del gasto más detallado, antes sabían que gastaban, pero no había certidumbre total. Hoy, el control administrativo los ha vuelto eficientes. Desde la planeación del presupuesto –con seis meses de anticipación– se puede reajustar dos meses antes y se carga en diciembre y a partir de enero está totalmente controlado. Si ocurre un gasto extraordinario entonces hay que acudir al área de Presupuestos y solicitar una modificación. Ahora la contabilidad es dinámica. Con la e-Business Suite se pueden ingresar pólizas del año nuevo, sin haber cerrado
CINCO GRANDES BENEFICIOS • Control del gasto más detallado • Contabilidad dinámica • Automatización de los procesos contables • Control de los proveedores • Facilidad para generar nuevos productos para el mercado
el año previo. Además con esta solución se automatizaron los procesos contables del sistema de operación del ERP. Antes había que hacer una póliza contable, hoy ésta es electrónica. Otro beneficio es el control de los proveedores. Toda la parte de Purchase Order permite llevar el control exacto de las cuentas por pagar de los proveedores, lo que a su vez facilita la planeación de los pagos. La e-Business Suite es muy flexible y esta ventaja nos agiliza la generación de nuevos productos para el mercado. Actualmente, la gran ventaja en Hipotecaria Crédito y Casa es que los usuarios poseen información vital para la toma de decisiones. Y desde hace un año, la institución cuenta con Oracle BI que es utilizado por los gerentes y directores que han mostrado resultados muy positivos.
Carlos Valenzuela Sánchez, Director de Ingeniería y Tecnología en Hipotecaria Crédito y Casa
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