Introducción − El presente informe tiene por objetivo presentar los procesos de negocio que han sido identificados en el módulo de notas. − Los procesos presentados en algunos casos han sido rediseñados y/o automatizados utilizando algunas prácticas producto de nuestra experiencia en la implementación en diferentes instituciones educativas. − Este informe contiene la totalidad de los procesos del módulo de notas que serán automatizados por Edutiva. − Los procesos se encuentran basados en el organigrama de la institución educativa constituida por un conjunto de áreas de negocios. − Los procesos rediseñados serán presentados formalmente a la institución educativa quien tendrá la libertad de poder considerar o no estos procesos para el rediseño de sus procesos actuales.
Contenido − − − − − − −
Definición Metodología Organigrama Actores de Negocio Trabajadores de Negocio Inventario de Procesos Conclusiones y Recomendaciones
Definición − Realiza la creación de tipo de evaluación para un curso y también modificar el tipo de evaluación, registro de notas, apertura de notas, registro de notas vía Web, registro de asistencia a clase, cierre de notas, exámenes rezagados, reclamo de notas, genera cuadro de mérito de un grupo y de una sección, genera consolidado de notas de un grupo, consolidado de asistencia de un grupo y control de asistencia a la institución.
Metodología − − − − − − − − − − −
Reuniones de trabajo con el personal de la institución. Revisión de toda la documentación académica. Revisión de los sistemas de información existentes. Reuniones con el personal del área de sistemas. Revisión de documentación organizacional. Revisión y análisis de los procesos actuales. Identificar los procesos que no brindan valor agregado. Rediseño de los procesos existentes. Aplicar la tecnología de información para automatizar los procesos. Identificar las actividades de los procesos a ser automatizadas. Presentación de los procesos rediseñados al personal de la institución para su aprobación.
Organigrama
Actores del Negocio − Representan a todas aquellas personas o instituciones que interactúan con la institución.
Graduado Entidad Pública
Ex Alumno
Contacto Egresado Cliente
Alumno
Empresa
Ministerio
Profesor
Trabajadores del Negocio − Representan a todos aquellos trabajadores de la institución.
Coordinador Unidad Académica
Asistente Unidad Académica
Profesor
Personal ALF
Cliente
Contacto
Alumno
Inventario de Procesos Código
Proceso
NOT-01
Registro de Notas - Creación del Tipo de Evaluación - Apertura de Notas - Ingreso de Notas Presencial - Ingreso de Notas No Presencial (Web)
NOT-02
Registro de Asistencia - Ingreso de Asistencia Presencial - Ingreso de Asistencia No Presencial (Web)
NOT-03
Finalizar Sección - Exámenes Rezagados - Cierre de Notas - Reclamo de Notas - Exámenes Internacionales
NOT-01 Registro de Notas Creación de Tipo de Evaluación Diagrama Conceptual Propuesto
<No tiene nota secundaria> Personal Notas 1. Ingresa el código, nombre y el sistema de evaluación.
Unidad Académica
Personal Notas
7. Asigna el tipo de evaluación a la sección
4. Registra los datos de la nota principal
<Tiene nota secundaria>
Personal Notas 2. Registra los datos del tipo de evaluación ( considerando para el 3er y 6to las notas para los exámenes institucionales)
Personal Notas 3. Ingresa el nombre, peso, formato y método de la nota principal.
Personal Notas 5. Ingresa el nombre, peso y formato de la nota secundaria.
Personal Notas 6. Registra los datos de la nota secundaria.
NOT-01 Registro de Notas Apertura de Notas - Diagrama Conceptual Propuesto
Personal Notas 1. Define las secciones a realizar la apertura de notas.
Personal Notas 2. Registra la apertura de notas.
Personal de notas 0.1. Configura el sistema de evaluaci贸n, tipo de evaluaci贸n, notas principales y notas secundarias.
Intranet 3. Notas aperturadas.
Profesor 4. Realiza el registro de las notas.
NOT-01 Registro de Notas Ingreso de Notas Presencial - Diagrama Conceptual Propuesto
Profesor
Personal Notas 1. Realiza la selecci贸n de la secci贸n.
0. Entrega o env铆a archivo Excel.
Alumno 6. Ingresa a la Intranet
<Importa las notas> Profesor
Archivo Excel
Intranet
2. Selecciona el archivo Excel.
5. Muestra las notas.
Personal Notas
Personal Notas
Personal Notas
2. Ingresa las notas de los alumnos de la secci贸n.
3. Ingresa la fecha y el profesor que entrego el acta de notas.
4. Realiza el registro de las notas.
0. Entrega acta de notas. <No importa las notas>
NOT-01 Registro de Notas Ingreso de Notas No Presencial (Web) - Diagrama Conceptual Propuesto
Alumno
Profesor 1. Ingresa a la intranet
6. Ingresa a la Intranet
Bloqueo
Intranet
Intranet
2. Muestra todas las secciones asignadas.
<Nota no aperturada - cerrada>
Profesor 3. Realiza la selecci贸n de la secci贸n.
5. Muestra las notas.
<Nota aperturada>
Profesor 4. Realiza el registro de las notas.
NOT-02 Registro de Asistencia Ingreso de Asistencia Presencial - Diagrama Conceptual Propuesto
Unidad Académica
Profesor / Expositor
Alumno
1. Realiza la selección de la sección.
0. Entrega o envía archivo Excel.
5. Ingresa a la Intranet
<Importa las asistencias>
Profesor
Archivo Excel 2. Selecciona el archivo Excel.
0. Entrega acta de asistencia. <No importa las asistencias>
Unidad Académica
Unidad Académica
2. Ingresa las asistencias de los alumnos de la sección.
3. Realiza el registro de las asistencias.
Intranet 4. Muestra las asistencias.
NOT-02 Ingreso de Asistencia Ingreso de Asistencia No Presencial (Web) - Diagrama Conceptual Propuesto
Profesor
Alumno
1. Ingresa a la intranet.
6. Ingresa a la intranet
Intranet
Bloqueo
Intranet
2. Muestra todas las secciones asignadas.
5. Muestra las asistencias. <Secci贸n cerrada>
<Secci贸n aperturada>
Profesor 3. Realiza la selecci贸n de la secci贸n.
Profesor 4. Realiza el registro de las asistencias.
NOT-03 Finalizar Sección Exámenes Rezagados - Diagrama Conceptual Propuesto
Alumno 1. Presenta justificación para rendir examen de rezagados.
Alumno 6. Ingresa a la Intranet.
Unidad Académica
Unidad Académica
2. Verifica la validez de la justificación presentada.
4. Ingresa resultado del examen.
<Justificación aceptada >
<Justificación no aceptada >
Profesor 3. Toma el examen correspondiente al alumno.
Intranet 5. Muestra las notas.
NOT-03 Finalizar Sección Cierre de Notas - Diagrama Conceptual Propuesto
Personal Notas
Personal Notas
Proceso
Personal Notas
1. Realiza la selección de la sección.
2. Realiza el cierre de notas de la sección.
3. Generador de condición académica de los alumnos (Aprobado y/o desaprobado)
6. Imprime el acta de notas.
Intranet 5. Muestra los promedios finales con la condición académica del alumno.
Alumno 8. Ingresa a la Intranet.
Proceso 4. Generador de autorización de matrícula.
Personal Notas 7. Entrega el acta de notas.
Profesor 8. Firma el acta de notas
NOT-03 Finalizar Secci贸n Reclamo de Notas - Diagrama Conceptual Propuesto
Alumno
Personal Notas
Personal Notas
1. Presenta la solicitud del reclamo de notas.
3. Realiza la apertura del acta de notas.
4. Registra el cambio de notas
<Reclamo aceptado>
Intranet 5. Muestra el cambio de nota
Personal Notas 2. Revisa el sustento del reclamo presentado.
Alumno <Reclamo no aceptado>
6. Ingresa a la intranet.
NOT-03 Finalizar Sección Exámenes Internacionales - Diagrama Conceptual Propuesto
Alumno / Contacto 1. Se presenta al examen.
Profesor 3. Toma el examen correspondiente al alumno.
Alumno 7. Ingresa a la Intranet.
Calificación
Unidad Académica
4. Calificación de examen en Francia según sistema AFL.
5. Ingresa resultado del examen.
Intranet 6. Muestra las notas.
Conclusiones y Recomendaciones − Definir las políticas necesarias que respalden la implementación del módulo de Notas. − Asignar roles específicos a los usuarios que interactúan en los procesos de ingreso y manipulación de notas. − El equipo de trabajo de Edutiva ha realizado el análisis de los procesos actuales utilizados por la AFL identificando aquellos que pueden ser rediseñados y/o automatizados. − El análisis de cada uno de los procesos nos han permitido proponer en algunos casos el rediseño a nivel funcional y en otros casos se ha propuesto la automatización de algunas actividades. − Recomendamos a los Encargados de la áreas pedagógicas y coordinadores de sede puedan evaluar cada uno de las propuestas de rediseño presentadas en el procesos para el módulo de Notas y brindarnos sus comentarios y aportaciones.