Volumen V • Edición XII
Sistema de
Pensiones Hacia una plataforma digitalizada Pensionados contarán con un sistema de expediente electrónico cero papel. pág. 18
Sector público abre sus datos pág. 12
Tecnoeducar Un proyecto visionario
pág. 14
VES
Ventanilla única permite al ciudadano realizar trámites ágiles y diversos. pág. 8
รก t s e d ยกUste a un
click!
De experimentar la ventaja de encontrar toda
informaciรณn y trรกmites
la
gubernamentales en un solo punto.
CR Digital
Generando valor
H
ace dos años dimos el primer paso, con mucha ilusión y grandes expectativas, en un viaje de mil millas que ha significado grandes cambios en la forma de hacer negocios del Estado costarricense.
parte de este proyecto, que a la fecha representa el ochenta por ciento de las compras que realiza el Estado costarricense. Nuestra meta es seguir adelante en esta propuesta integradora que pretende ser la plataforma idónea para las compras públicas.
Contra viento y marea nos atrevimos a soñar y pensar que podíamos dejar atrás un modelo basado en el papel, totalmente fraccionado y poco competitivo, y evolucionar hacia un esquema innovador y ágil de compras públicas electrónicas, donde la transparencia, la eficiencia y la universalidad son y serán la consigna para promover una mejora continua y abrir las oportunidades para todos: donde las micro, pequeñas, medianas y grandes empresas puedan venderle al Estado.
Desde su incursión, Mer-link comenzó a generar valor con ahorros significativos, con procesos ágiles y expeditos, y con mayor participación del empresariado costarricense; pero ante todo con procesos de compras públicas apegados a los principios éticos y legales que rigen el ejercicio de la función pública.
El establecimiento de Gobierno Digital ha sido un reto para establecer mejores servicios a los ciudadanos; es sinónimo de mejora continua porque ambicionamos un país más desarrollado y competitivo, donde el conocimiento, la creatividad y la tecnología sean una constante y vayan de la mano desde edades tempranas. Mer-link es un claro ejemplo de cómo una idea innovadora se puede transformar en una herramienta para alcanzar mayores y mejores oportunidades para todos; es promover el emprendedurismo; la participación equitativa y la productividad. Muchas instituciones lo saben y han dado el salto junto a nosotros, con el fin de formar
Los estudios realizados por organismos internacionales, así como la experiencia internacional documentada demuestran que los países que han decidido implementar una plataforma de compras electrónicas como Mer-link ven ese esfuerzo recompensado con la obtención de ahorros significativos en los precios de compra de bienes y servicios los cuales se encuentran entre el 5 al 20%. En el caso de Costa Rica para el año 2011 el monto de compra pública fue de US$5,962 millones* realizadas por 300 entidades gubernamentales, si tomamos el escenario más optimista dado en el estudio del Banco Mundial, de un 17,6% para
Costa Rica , obtenemos que los ahorros en compras públicas rondarían los US$1,049 millones. Esta posibilidad de obtener ahorros superiores al 17% del precio en las compras públicas está siendo confirmada con la implementación de Mer-link. Después de un año medio de operación, en Mer-link se han realizado 1,665 procedimientos de compra 100% electrónicos, por un monto total de US$41,5 millones, con ahorros de US$11,8 millones: más del 28% en relación los precios estimados. Haría falta cuantificar los ahorros adicionales por reducción de uso de papel, tinta, combustible, impresoras y, sobre todo, horas laborales, tanto para las instituciones como para los proveedores; así como los beneficios que representa el incremento en la transparencia que se lograría al tener publicado a través del Internet y al alcance de los ciudadanos la totalidad de los expedientes de contratación pública. Una propuesta que a dos años de su incursión ha recibido innumerables reconocimientos, pero principalmente la satisfacción de todo un país que ha encontrado la oportunidad para crecer y dejar huella.
Alicia Avendaño Rivera Directora División de Gobierno Digital
* Información del Sistema de Información de Actividad Contractual (SIAC) de la Contraloría General de la República
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Indice
Bytes Consejo Editorial German Villalobos Martínez gvillalobos@ice.go.cr David Zamora Barrantes dzamorab@ice.go.cr
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• Mayor competitividad • SIU: un novedoso sistema • Entre los mejores
Oficinas Costa Rica Telf: 506 22 56 15 00 Fax: 506 22 56 15 59 Página web: www.gobiernodigital.go.cr
Buenas Prácticas
CR Digital es una publicación de la División de Gobierno Digital de Grupo ICE. Se prohibe la reproducción total o parcial de la publicación sin la autorización expresa de sus editores.
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• Sector público abre sus datos
Tecnoenlace 14 Coordinador Gobierno Digital
• Tecnoeducar Un proyecto visionario
Producción General Altea Comunicación info@alteacomunicacion.com Telf: 506 2235 7286 • 2241 2329
Dirección de Mercadeo Corporativo Impresa en Gestión Documentación e Información- ICE
• Red Interinstitucional
Entrevista • UNSPSC Un lenguaje común Entrevista a consultor Richard Hyland
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CR Digital
Cronograma de
Capacitaciones JULIO 2012 Día
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DICIEMBRE 2012 Día
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CATALOGO Volumen V • Edición XII
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Mayor competitividad Plataforma electrónica www.crearempresa.go.cr le permite inscribir un nuevo negocio en tan solo cinco días.
D
esde la inscripción de una nueva empresa en el Registro Nacional, la solicitud de libros legales e incluso la emisión del edicto, son ahora procesos rápidos y sencillos que el ciudadano puede tramitar en cualquier lugar donde se encuentre. La iniciativa no solo es ágil, sino que le ofrece trazabilidad durante todo el proceso, de manera que podrá conocer el estado de su trámite vía consultas. Asimismo, el notario podrá recibir notificaciones del estatus del proceso mediante correos electrónicos y mensajes de texto enviados al teléfono celular. De acuerdo con Alicia Avendaño, Directora de la División de Gobierno Digital de Grupo ICE, CrearEmpresa representa todas las ventajas de la interoperabilidad institucional al ser más expedito.
Ventajas • Los notarios van a ser los actores principales a la hora de realizar las solicitudes de inscripción (testimonios electrónicos) de nuevas sociedades mercantiles en el Registro Nacional.
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• A través de este proyecto, se gestionó con la Imprenta Nacional el trámite de la publicación en La Gaceta de los edictos de inscripción de sociedades nuevas, permitiendo que la plataforma genere el aviso de publicación que irá a la imprenta; de esta manera, los notarios tampoco tendrán que desplazarse para realizar este tipo de trámites.
Volumen V • Edición XII
En el pasado, un notario tardaba en promedio veintiún días para inscribir una sociedad y obtener sus libros legales; hoy, gracias a la plataforma implementada, este trámite se realiza en cinco días. CrearEmpresa fue desarrollada por la División de Gobierno Digital de Grupo ICE, en coordinación con el Registro Nacional, la Dirección Nacional de Notariado, la Dirección General de Tributación, la Imprenta Nacional y el Ministerio de Economía, Industria y Comercio (MEIC) como responsable del Programa de Simplificación de Trámites que impulsa el Gobierno de la República. En esta primera fase de CrearEmpresa, los ciudadanos pueden realizar los trámites de registro de la empresa o solicitud de libros y emisión del edicto interconectando distintas instituciones, bajo el esquema de ventanilla única, disponible a través del sitio web www.crearempresa.go.cr
CR Digital
SIU,
un novedoso sistema
Plataforma que funciona en tiempo real permite la identificación de usuarios en el Hospital de Alajuela, al punto de evitar fraudes y generar ahorros de sesenta millones de colones en solo el primer mes de operación.
C
on la puesta en marcha del Sistema de Identificación de Usuarios (SIU), este centro de salud cuenta con un mecanismo que le permite ahorrar tiempo y recursos en la atención hospitalaria. El sistema identifica de forma inmediata a las personas que desean hacer uso del seguro social, arrojando datos relevantes en cuanto a si el usuario es asegurado o no, si utiliza documentación falsa, si el patrono se encuentra en estado moroso, o si la persona está en fuga debido a un acto delictivo. Esto forma parte de un plan piloto desarrollado por la División de Gobierno Digital de Grupo ICE, con tecnología facilitada por Racsa.
partir de la falsa o nula documentación en el momento previo o posterior a la atención médica. Una vez que la persona solicita el ingreso al Hospital San Rafael de Alajuela, el sistema permite que la Oficina de Validación de Derechos y la Plataforma del Servicio de Emergencias tengan conexión en tiempo real con la base de datos, identificando de forma inmediata las condiciones de la persona que solicita el servicio. Incluso, la plataforma ha logrado identificar a personas buscadas por diversos delitos dentro o fuera del país, en cuyo caso el asunto se traslada al Organismo de Investigación Judicial (OIJ) o la Policía de Migración. Si se diera la circunstancia de que un migrante que solicite servicios
médicos no cuente con identificación válida, o que el patrono con quien trabaja no esté cotizando, no se le brinda el servicio en forma gratuita, pero se le da la alternativa de que pague los costos de su atención, sea de forma anticipada o por arreglo de pago. No obstante, si una persona tiene condiciones de salud que sean catalogadas como emergencia por un médico, por ley los hospitales y clínicas están en la obligación de atenderlos sin importar si cuenta o no con una identificación. “Este servicio puede perfectamente aplicarse a toda la red hospitalaria de la Caja Costarricense del Seguro Social. El período de prueba aplicado en el Hospital San Rafael de Alajuela ha demostrado que el SIU es eficaz y eficiente para lo-
grar una importante reducción en la evasión de pagos y un aumento en la facturación del centro hospitalario; e iguales resultados se obtendría en otros centros de salud que lo utilicen”, afirma el Gerente General de Racsa, Orlando Cascante, quien asegura que las autoridades de Racsa y la CCSS ya han sostenido reuniones para implementar este servicio en los centros de salud, clínicas y hospitales. Aplaudiendo el trabajo que ha desempeñado el hospital, la Directora de Gobierno Digital, Alicia Avendaño, afirma que “el Hospital de Alajuela se ha caracterizado por ser pionero y líder al buscar medidas proactivas y adoptar soluciones tecnológicas en miras de ofrecer un mejor servicio. El uso de la mensajería de texto para recordatorio de citas, la utilización de firma digital para correspondencia interna y la lucha por convertirse en un centro médico carbono neutral, son solo una muestra de la cultura de mejora continua que el hospital y sus jefaturas han demostrado.”
SIU actúa en tiempo real, permitiendo la debida verificación de quienes solicitan los servicios del centro médico y revelando frecuentes intentos de fraude, a
Imagen: http://commons.wikimedia.org
Es un hospital público de segundo nivel de atención. Su área de adscripción es de 675 000 usuarios. Más de treinta especialidades médicas.
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VES Rapidez y confianza Ventanilla única permite al ciudadano realizar una diversidad de trámites, en menos tiempo, con mayor confianza y seguridad.
B
ajo el nombre de Ventanillas Electrónicas de Servicios (VES), esta iniciativa mejora la atención en la prestación de servicios del Estado.
Este proyecto promovido por la División de Gobierno Digital del Grupo ICE, acerca los servicios del Estado a la ciudadanía, aprovechando al máximo el uso de las tecnologías de información y comunicación. En su primera fase, VES permitirá a sesenta mil extranjeros residentes en nuestro país realizar la renovación o reposición de sus cédulas de residencia, acortando los tiempos de espera y sin necesidad de hacer filas. De acuerdo con Kathya Rodríguez, Directora de Migración, debido a la aplicación de la nueva Ley, muchos resi-
8 000
Es la cantidad de trámites que realiza Migración por mes. 8
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dentes deben regular su estatus en el país, por lo que VES se convierte en una solución para ese grupo poblacional. El pasado 7 de junio, en la sede de Casa Presidencial y con la presencia de la Presidenta de la República, Laura Chinchilla, se inauguró el servicio VES, que arranca en catorce sedes de Correos ubicadas en el Valle Central. “Nuestro objetivo es aprovechar la alianza estratégica que nos brinda la plataforma de Correos de Costa Rica, con el fin de no duplicar trámites, abaratando costos y mejorando la calidad del servicio público mediante las herramientas digitales; estamos efectuando una revolución digital en el Estado costarricense”, dijo la presidenta Chinchilla. Por su parte, Álvaro Coghi, Gerente General de Correos de Costa Rica, reafirmó que este proyecto es un paso más en el proceso de modernización y diversificación de servicios, donde Correos de Costa Rica forma parte del esfuerzo que está realizando este Gobierno para descentralizar trámites, reducir filas y fortalecer la economía de las personas.
Con su puesta en marcha, VES permite descongestionar las oficinas centrales y aplicar los reglamentos en materia migratoria con más claridad y rapidez.
CR Digital La asignación de citas en Migración dura mes y medio; con la puesta en marcha de VES, el residente podrá obtener su cita en un máximo de una semana, lo que significa un ahorro en tiempo de más de un Cada ventanilla cuenta con ochenta por ciento. personal capacitado para realizar los trámites.
“Correos de Costa Rica se convierte en un aliado estratégico de instituciones públicas y privadas, con el fin de hacerle más fácil la vida a los costarricenses”, dijo Coghi.
Más servicios habilitados El objetivo es ir ampliando la cobertura y la habilitación de más servicios con VES. Para el mes de agosto, más de treinta mil pensionados de la Dirección Nacional de Pensiones podrán realizar trámites en esta plataforma.
VES
Utiliza las distintas sedes de Correos de Costa Rica en todo el territorio nacional
Una ventanilla VES exclusiva para los inversionistas extranjeros también está funcionando en la sucursal de Correos de Costa Rica ubicada en San Pedro de Montes de Oca. “Estos y otros esfuerzos buscan que el país escale puestos en los indicadores internacionales y nos coloque en un panorama mundial distinto para la facilidad de inversión y creación de negocios”, dice Avendaño.
En cada sede de Correos hay una ventanilla VES con la tecnología necesaria.
Para el mes de octubre se habilitará el servicio de becas de Conape, y en diciembre el trámite de permisos de portación de armas y explosivos. “Queremos eliminar el exceso de tramitología para el ciudadano, con este fin vamos a estar conectados con otras instituciones, lo que va a permitir agilizar los trámites, gracias a la inversión y la implementación de alta tecnología que ofrece el Instituto Costarricense de Electricidad”, indicó Alicia Avendaño, Directora de Gobierno Digital.
Más fácil con VES Siguiendo estos sencillos pasos usted podrá renovar o duplicar su DIMEX:
3. si no es asegurado, debe tramitar su seguro con la Caja Costarricense del Seguro Social;
1. solicite una cita por teléfono al 900-1234567;
4. debe presentarse puntualmente a su cita en la oficina de Correos escogida, con los requisitos completos;
2. cancele en cualquier oficina del Banco de Costa Rica el costo de la renovación de su documento; este pago debe hacerlo en colones en la cuenta 242480-0;
5. las oficinas de Correos de Costa Rica brindan atención al público de lunes a viernes de 8:00am a 5:00pm.
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Entre los mejores Este año, la página web de la institución pública donde usted trabaja, podría estar entre las mejores del país.
E
n los últimos años, el incremento constante en el acceso a Internet, así como las inversiones importantes en los sitios web públicos por parte de las entidades gubernamentales, han generado una necesidad mayor de dimensionar y evaluar rigurosamente estos esfuerzos. Así lo señala el Dr. Juan Carlos Barahona, profesor
de la Escuela de Negocios Incae, y coordinador del estudio Evaluación de la calidad de la prestación de servicios públicos por medios digitales en Costa Rica, que se ha estado efectuando a lo largo de los últimos cinco años. Según dicho estudio, es importante visualizar a la tecnología como un mecanismo para me-
Categoría
Calidad de la
Niveles
• Nivel de Interacción
Interacción (Valor agregado del sitio Web, donde ocurre la verdadera evolución)
Lo ado u l a ev
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Información (Valor percibido del usuario)
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Medio Digital (Requerimiento mínimo. Plataforma de soporte del sitio Web)
En
Cifras: 10
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• Nivel de Individualización
• Nivel de Relevancia • Nivel de Solidez
• Nivel de Eficiencia • Nivel de Infraestructura
Desde 2004, la adopción y demanda del acceso a Internet ha venido creciendo en una tasa aproximada del 15% anual.
CR Digital
jorar la velocidad y calidad de las decisiones, y también como un mecanismo para entender y adelantarse a las necesidades de los ciudadanos. El año pasado se analizaron los sitios web de 126 instituciones públicas, incluyendo 61 gobiernos locales que actualmente cuentan con este servicio.
www.
En el 2011, los ganadores fueron: Instituciones públicas: • Instituto Nacional de Seguros • Instituto Costarricense de Electricidad • Universidad de Costa Rica
Municipios: • Municipalidad de Belén • Municipalidad de Escazú • Municipalidad de Palmares
* Se indican los 3 primeros lugares de cada categoría.
Lo que se mide • ¿Cuál es el nivel de madurez de la Interacción? • ¿Cuál es el grado de preparación de la información para diferentes perfiles de usuario?
Criterios • • • •
Presentación Transacción Simple Transacción Compleja Integración
• ¿Cuál es el nivel permitido de personalización de la información para los usuarios?
• Organización por Arquetipos • Integración por Arquetipos • Personalización • Personalización Inteligente
• ¿Qué tan útil, fácil de comprender y aplicable es la información para el usuario?
• • • •
Comprehensividad Exactitud Claridad Aplicabilidad
• ¿Qué tan actualizada, correcta y consistente es la información?
• • • •
Conciso Consistente Correcto Actual
• ¿Cómo está diseñado el sitio en cuanto a usabilidad y navegación? • ¿Qué tan flexible es la información publicada? • ¿Cuál es el nivel de accesibilidad y seguridad del sitio? • ¿Qué elementos de visibilidad en motores de búsqueda tiene el sitio? • ¿Qué tan rápido carga el sitio?
• • • •
Comprehensividad Exactitud Claridad Aplicabilidad
• • • •
Conciso Consistente Correcto Actual
En 2009, un 38% de los hogares tenía al menos un computador, y de esos hogares, un 19,1% tenía acceso a Internet.
Solo en ese mismo año, las contrataciones de equipos y programas de cómputo representaron un 5,86% de las contrataciones totales realizadas por el Estado. Volumen V • Edición XII
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Buenas Prácticas
Sector público abre sus datos Se impulsa la apertura de información de las instituciones del sector público de una manera segura y funcional para la ciudadanía, mediante la implementación de una novedosa herramienta digital.
“El Gobierno Abierto es aquel donde se le otorga al ciudadano más poder de supervisión y fiscalización sobre la labor de las instituciones públicas”. Alicia Avendaño, Directora de la División de Gobierno Digital, Grupo ICE.
R
ecobrar la confianza de los ciudadanos en sus gobernantes e instituciones públicas, es una tarea diaria que cada país busca consolidar. En esa labor, las tecnologías de información y comunicación constituyen una plataforma para lograrlo. Mostrar el qué y el cómo de las instituciones del Estado es fundamental para generar confianza en la ciudadanía. Por ello, la División de Gobierno Digital de Grupo ICE se propone abrir los datos del sector público costarricense. Meses atrás, esta dependencia organizó el primer taller de Open Data, e inició un proceso que permitirá (en una primera fase) la apertura de información de veinte instituciones públicas. En enero de este año, nuestro país se agremió al Open Government Parthership, una asociación integrada por cincuenta y cinco países que impulsan reformas en temas de “gobierno abierto”. De acuerdo con Alicia Avendaño, Directora de la División de Gobierno Digital de Grupo
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Volumen V • Edición XII
ICE, es necesario ofrecer a los entes gubernamentales una plataforma accesible y segura donde los cientos y miles de datos que se generan puedan estar disponibles para las personas. “Buscamos dar al ciudadano el poder de participar, de establecer supervisión sobre las actuaciones del Estado; y al abrir los datos vamos a crear procesos donde la gente conozca el qué y el cómo dentro del sector público”, explicó Avendaño.
Qué es abrir datos? La filosofía de Open Data entiende que los datos deben estar disponibles para quien los necesite, de forma libre y sin restricciones; pero además, deben cumplir con normas de visibilidad y comprensión que faciliten asimilarlos y divulgarlos. El dilema para muchos entes públicos es el manejo de grandes flujos de información, y en la mayoría de los casos no se cuenta con los recursos técnicos para organizarlos ni presentarlos amigablemente al usuario.
CR Digital
Según Diego May, cofundador de Junor, empresa de origen argentino, muchos de los datos están “ocultos” en las mismas instituciones, dentro de la computadora de algún funcionario; por ello es vital generar una aplicación que permita hacer visibles esos datos. Es común encontrar tablas de Excel o archivos en formatos PDF que incluyen cantidades de información, pero que visualmente no son accesibles y requieren un esfuerzo extra para localizar el dato exacto. Diego May es cofundador de Junor, una empresa de origen argentino que desde hace cinco años ofrece una plataforma digital que permite una exposición funcional de datos. La iniciativa de Gobierno Digital tiene como aliada a Junor en este proyecto, lo que permitirá que las veinte instituciones públicas seleccionadas abran sus datos para el usuario. “Esta iniciativa permitirá mostrar los datos al público para que sean adquiridos, analizados y utilizados por la gente”, dice el experto. En este proceso serán las entidades del sector público quienes decidan qué datos se abrirán en primera instancia; una decisión importante, ya que el objetivo final es fomentar el uso de los mismos. “El fin es lograr que los ciudadanos puedan entender y usar los datos, que se co-
menten, que se transfieran y se muestren, que generen opiniones y acciones de cambio”, afirma May.
Aprovechar las redes sociales A través de la herramienta creada por Junor, estos datos podrán ser seguidos en redes sociales como Facebook y Twitter, e incluso por correo electrónico. Según los expertos de Junor, esto genera posibilidades para el usuario, dándole un carácter móvil a esa información. “No son datos que van a estar estáticos en el sitio web de una institución, sino que, aprovechando las herramientas de las redes sociales, lograremos más exposición y un alcance más efectivo al usuario final”, explica May. La propuesta de Gobierno Digital incluye que las primeras veinte instituciones tengan una sección de Open Data en su sitio web, además de brindarles las capacitaciones necesarias y el uso de la herramienta por un año.
El nuevo capital Según los expertos, los datos son el nuevo capital; en muchos aspectos se traducen como monedas de cambio, y su adecuado entendimiento y acceso ya está generando modificaciones.
• Transparencia:
un elemento agregado del Open Data que es positivo y genera valor; por ejemplo, al mejorar el gasto público a través de la transparencia presupuestaria y gestión de recursos.
• Colaboración:
al mejorar la eficiencia de los procesos, generando cadenas de valor, y al acelerar la toma de decisiones.
• Innovación:
el poder de los datos abiertos genera iniciativa y apertura, al imaginar qué aplicaciones pueden hacer con ellos los usuarios.
• Visibilidad:
la herramienta ofrece una ventana entendible, amigable y que permite interacción social. Volumen V • Edición XII
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Tecno enlace
Un proye Dotar a centros educativos públicos de computadoras reacondicionadas que les permitan una mayor cercanía al conocimiento, e impulsar la creatividad, es el principal objetivo de esta iniciativa que le apuesta al futuro con gran optimismo.
D
esde su incursión, Tecnoeducar se ha propuesto dar un giro en el aprendizaje y el intercambio de conocimiento. Se busca cerrar la brecha digital en las comunidades, todo como parte de las políticas de inclusión digital del Gobierno de la República. En ese proceso, se dota a los centros educativos de computadoras reacondicionadas y en buen estado. Así se establece toda una estrategia de aprendizaje en el uso y aprovechamiento de las tecnologías de información; y se establece además elementos de conectividad que favorecen la interconexión de dichos equipos entre sí y con redes mundiales de información y comunicación.
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Todo esto se logra a través de alianzas con empresas públicas y privadas. Así se comenzó a gestar una primera fase de un plan piloto en la Zona de Los Santos (San Marcos de Tarrazú, Santa María de Dota y León Cortés), donde el equipamiento incluye alrededor de setenta y cinco centros educativos. La meta es que, a futuro, los centros educativos equipados funcionen como un centro comunal de aprendizaje, donde participen niños, jóvenes, adultos y, en fin, toda la comunidad, en una construcción colectiva que impulse el conocimiento y el desarrollo en cada lugar. Para Edwin Mora, Coordinador del Programa Tecnoeducar, este proyecto incorpora el desa-
CR Digital
ecto Tecnoeducar Mejora el proceso educativo.
visionario Ofrece reciclaje tecnológico.
Se controla la disposición de desechos.
Extiende la vida útil de los equipos a través de la refacción.
Genera emprendimientos en las comunidades rurales y urbano marginales.
Brinda acceso a la generación de conocimiento.
rrollo científico y tecnológico en los ámbitos académicos, productivos y a nivel del Estado.
de la mano, brindarles un acompañamiento de manera integral”.
No se trata solo de proveer de capital humano para la competitividad del país; también se trata de apoyar a las micro, pequeñas y medianas empresas, y desarrollar toda una estrategia digital en áreas que seguirán una misma ruta: beneficiar y favorecer a los ciudadanos.
“Es darles capacitación en la parte técnica, a nivel de hardware y software, y también reparar averías en los equipos”, menciona.
Manos a la obra Recientemente, este proyecto se hizo realidad en la Escuela de San Jerónimo de Tarrazú. En criterio de Martín Miller, Gerente de CESA, patrocinadora del laboratorio instalado en este centro educativo, “una empresa patrocinadora no solo debe donar equipos y ya; debe llevarlos
Para Miller, su representada se ha consolidado a lo largo de muchos años como una de las principales proveedoras de soluciones en tecnologías de información y comunicación; y el objetivo principal es apoyar iniciativas de este tipo que incrementen el conocimiento y generen nuevas habilidades y destrezas en las generaciones que vienen detrás.
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Tecno enlace
Integrados
a Gobierno Digital Instituciones públicas, autónomas y municipalidades participaron en el reencuentro de la Red Interinstitucional, organizada por la División de Gobierno Digital de Grupo ICE, con el propósito de coordinar esfuerzos y estrategias en materia de tecnologías de la información en el sector público costarricense.
E
l objetivo es buscar la coordinación e integración de esfuerzos en materia de gobierno electrónico entre las instituciones públicas del Estado. Para tal fin, se pretende establecer una Red Interinstitucional como punto de encuentro, negociación y consulta de proyectos de tecnologías de información y comunicación. Bajo esta premisa, más de treinta y cinco representantes de municipalidades, entidades públicas e instituciones
autónomas, se hicieron presentes el pasado 12 de julio en el reencuentro de esta Red, con el propósito de acercar posiciones y conocer los principales proyectos que Gobierno Digital (GD) impulsa. De acuerdo con Alicia Avendaño, Directora de Gobierno Digital, el objetivo de este primer encuentro fue ofrecer una retroalimentación sobre lo que se ha realizado hasta la fecha, para conocer, en próximas sesiones, qué están haciendo las instituciones, y poder integrar esfuerzos para permitir que los proyectos que promueve GD estén dentro de una estructura organizacional bien fundamentada y consolidada. “Requerimos que las instituciones inserten el tema de GD, que no es otra cosa que mejorar el servicio al ciudadano,
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CR Digital cambiar la forma en que trabajamos, automatizar procesos y ser más eficientes”, dijo Avendaño. Factores de éxito como la coordinación interinstitucional, la comunicación fluida y el compromiso, son parte de lo que la Red debe tener para alcanzar las metas que ya han logrado otras iniciativas impulsadas por GD.
Agentes de cambio Como se mencionó anteriormente, el compromiso es parte de los factores de éxito en este proceso integrador; una cualidad que Gobierno Digital espera encontrar en los representantes designados de las instituciones. “Queremos apoyar otras iniciativas que muchos de estos funcionarios están desarrollando en sus instituciones, tal vez de forma silenciosa, y que gracias a un impulso de Gobierno Digital podrían maximizar su rendimiento, o integrarse a plataformas ya desarrolladas”, indicó Alicia Avendaño. Las contrapartes tendrán funciones muy importantes, ya que deben ser capaces de proponer las orientaciones estratégicas en materia tecnológica de las instituciones del Estado. “No es un secreto que cada institución pública ha venido trabajando por su lado, y es necesario crear este espacio para poder hablar y coordinar; es uno de los puntos estratégicos de la Red”, explicó Avendaño.
Según la Directora de Gobierno Digital, muchos funcionarios están resolviendo problemas y creando soluciones y cambios en el servicio; compartir ese conocimiento para el beneficio de todos, es un factor clave que permitirá actuar en forma conjunta.
Modelo de interoperabilidad
“Queremos proponer inversiones integrales que logren el mejor funcionamiento. Muchas veces, instituciones más grandes pueden hacer inversiones a gran escala, y creemos que instituciones más pequeñas se pueden beneficiar también, compartiendo las opciones tecnológicas, realizando proyectos de forma conjunta, y favoreciendo siempre al ciudadano”, dijo Avendaño.
Según Adrián Mora, gerente del proyecto del modelo de interoperabilidad de Gobierno Digital, ya el Estado costarricense cuenta con esta base. “Es una condición vital para todo gobierno electrónico, para poder desarrollarse y expandirse”.
Según Kattia Fuentes, Coordinadora de la Red Interinstitucional, los representantes de las instituciones son agentes de cambio que deben estar comprometidos con el tema. “Necesitamos ser una ola generadora de cambio en cada una de las instituciones, para que se promueva y divulgue las iniciativas de Gobierno Digital. Creemos que hay que consolidar áreas y ampliar la cobertura; por ello requerimos compromiso y un alto nivel de participación”, dijo Fuentes. Gobierno Digital brindará capacitación con expertos de la Organización de las Naciones Unidas (ONU); y los funcionarios designados tendrán la oportunidad de participar en foros establecidos por la ONU para dar a conocer iniciativas locales de gobierno digital impulsadas por las instituciones.
Si se quiere brindar mejores servicios al ciudadano, es clave contar con la plataforma que permita a las instituciones trasmitir datos, información y tecnología.
“Tenemos un bus de integración de servicios que permite el acceso de cada institución, independientemente de las plataformas de información que cada una tenga”, dijo Mora.
“Continuidad en el tiempo, reestructuración, organización y compromiso de los actores que las instituciones han designado; es parte de la labor que la Red tiene que implementar”. Alicia Avendaño, Directora de Gobierno Digital.
Según el gerente, fue necesario analizar las tendencias de varios modelos mundiales exitosos, para después trabajar en la especificación técnica y en la propuesta de estándares. Actualmente, Gobierno Digital desarrolla diez proyectos de servicios que utilizan esta plataforma y que serán la base para que la Red inicie su apoyo, divulgación y consolidación en el sector público nacional. La academia y el sector privado son otros dos actores que, según la Secretaría, podrían ser invitados a participar en la Red.
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Sistema de pensiones
Hacia una plataforma
digitalizada
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CR Digital
División de Gobierno Digital de Grupo ICE asume reto de modernizar el sistema de pensiones de todo el país.
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n proceso más ágil, seguro y con información confiable, es el objetivo trazado para los próximos años y que se pretende alcanzar con el Sistema Nacional de Pensiones. En 2011, el Gobierno tuvo que presupuestar seiscientos millones de colones para responder al pago de indemnizaciones a pensionados que fueron víctimas de un sistema de información y actualización de pensiones lento y poco confiable. El escenario de la Dirección Nacional de Pensiones (DNP), muestra un sistema obsoleto, que trabaja cien por ciento de forma manual, basado en papel y en muchos casos con información no fiable, con trámites y solicitudes con atrasos de hasta veinte años, situación que le cuesta millones de colones al país y que afecta al pensionado y a sus familias. Partiendo de esta problemática, la División de Gobierno Digital de Grupo ICE inició, junto al Ministerio de Trabajo y Seguridad Social, un proyecto que garantiza los pagos y la revalorización y emisión de planillas, utilizando una plataforma digital para revolucionar el sistema de la DNP.
Según Alicia Avendaño, directora de Gobierno Digital, estas acciones siguen la línea de compromiso y trabajo de esta división que busca establecer más y mejores herramientas tecnológicas en las instituciones del Estado, permitiendo unificar criterios y mejorar la seguridad, la confiabilidad y la agilidad de los sistemas. Cada funcionario que participa en el proceso de pensiones deberá utilizar la firma digital como proceso de seguridad, para la creación y funcionalidad del expediente electrónico.
Actualización
“Estamos trabajando para ofrecerle al pensionado un sistema digital de cero papel, donde se utilice el expediente electrónico y la firma digital, y se facilite la interoperabilidad, que agilice los trámites y le haga la vida más sencilla a los usuarios de los distintos regímenes”, dijo Avendaño.
Veintidós mil pensionados forman parte del régimen de pensiones de la DNP, donde muchas actualizaciones de pensiones se realizan casi de forma automática o siguiendo criterios simples, mientras que existen muchos otros casos donde la revalorización de la pensión es altamente compleja. De acuerdo con Juan Carlos Gómez Pereira, director del proyecto por parte de Gobierno Digital, el proyecto se encuentra en una etapa de digitalización y revisión de poco más de cuatro millones de folios, lo que permitirá en los próximos meses que regímenes tan complejos como el de
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Tecno enlace
Beneficios para los pensionados Sistema digital de pensiones ofrecerá confianza y celeridad, además de ahorrarle dinero al Estado.
Un sistema unificado y confiable que permita un cálculo automatizado de la revalorización de las pensiones.
Un sistema digital de cero papel.
Interoperabilidad, conectarse en línea con otros sistemas de otras instituciones públicas para agilizar los trámites del pensionado. Uso de la firma digital.
Expedientes y formularios electrónicos.
“Buscamos que la revalorización esté al día, ofrecer garantía jurídica y tapar esa fuga. Es por eso que el sistema inicia con este régimen (Hacienda), donde esperamos que para enero de 2013 ya todas esas pensiones estén dentro del sistema y su actualización no se atrase”, dice Juan Carlos Gómez Pereira, director del proyecto por parte de Gobierno Digital.
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22 000
pensionados Forman parte del régimen de pensiones de la DNP De acuerdo con la DNP, unas
2 700
personas son afectadas cada semestre por problemas de actualización de montos en sus pensiones.
CR Digital
Hacienda puedan mejorar los tiempos de actualización de pensiones, algo muy necesario para el Gobierno y para los usuarios. Un sesenta por ciento de la información de los pensionados del régimen de Hacienda ya fue levantada e introducida en el sistema. Se espera que esta digitalización concluya en diciembre de este año; y para diciembre de 2013, el objetivo es contar con el resto de la información de los otros catorce regímenes que se agrupan bajo la DNP.
cuatro millones de folios más de
Otro beneficio que este sistema dispondrá para los usuarios de cualquier régimen de pensiones, son las sesenta Ventanillas Electrónicas de Servicio (VES) ubicadas en las sedes de Correos de Costa Rica. En estas sedes, se colocará una VES que le permitirá al usuario de pensiones presentar solicitudes o realizar cualquier trámite de su pensión. La meta es que a partir de julio se arranque con once oficinas, donde en una primera fase se escaneen los documentos del usuario, para luego ofrecer la interoperabilidad con otras instituciones públicas y ahorrarle tiempo y dinero a los pensionados. El objetivo de las VES es poner en funcionamiento veinte nuevas ventanillas cada mes, y llegar a un total de sesenta. Cabe señalar que toda la información que se está subiendo al sistema, y el sistema en sí, se van a alojar en el nuevo Data Center con el que cuenta el ICE, el cual es uno de los más modernos y seguros del país.
Un sistema que fomente un proceso de estandarización y simplificación de trámites.
Actualmente se revisan
Mayor cobertura
Régimen de Hacienda Es uno de los regímenes más complejos. En este momento está en un proceso de revisión.
Meta
Lograr la actualización y revalorización de cada pensión.
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Entrevista
Sala Constitucional
Hacia la digitalización y
eficiencia
Con una reingeniería que inició hace dos años, este órgano se ha ido transformando hacia una política cero papel donde casi la totalidad de sus expedientes se encuentran en este momento digitalizados.
D
espués de un arduo proceso, la Sala Constitucional se aplicó su propio bisturí para ir mejorando la eficiencia de múltiples servicios y atender a una población que a diario demanda sus derechos. Se dieron cuenta de que era necesario ir más allá, y para lograrlo, comenzaron con el expediente electrónico. Si bien en el pasado ya se habían adentrado un poco en la votación vía electrónica, debían dar el salto y comenzar a manejar toda la documentación interna dejando de lado el papel. La consigna era llegar a una política de cero papel, como
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parte del objetivo del Poder Judicial. “Resguardar los expedientes de forma segura, porque el hecho de manejar veinte mil asuntos al año, significa que debemos tener control sobre cada uno de esos expedientes”, comenta la magistrada Ana Virginia Calzada, presidenta de la Sala Constitucional. Así comenzó todo un cambio en el manejo de los expedientes que llegan a este órgano. El proceso de digitalización arrancó con las acciones y las consultas, y algunos hábeas corpus. “Sin embargo, al poco tiempo nos dimos cuenta de que este tema era mejor lle-
varlo de manera apunta la magistrada.
completa”,
CR-Digital: ¿Cómo se asumió el cambio? MAVC: Fue positivo; como en todo cambio, siempre existe un poco de temor y resistencia, pero es un temor lógico por la gran cantidad de asuntos que nosotros manejamos. Comenzamos con la votación electrónica, le siguió el expediente electrónico y luego pasamos al escritorio virtual. Todo esto tiene que ver con el departamento tecnológico del Poder Judicial; es nuestro, es un producto netamente de esta entidad, y ninguna de las experiencias que nosotros hemos tenido fue copiada de otros países. CR-Digital: ¿Los primeros? MAVC: Somos el primer país en Latinoamérica en tener todo el sistema digitalizado. Cuando personas de otros países nos llaman para que expongamos nuestra experiencia, se quedan admirados de cómo un país tan pequeño como el nuestro posee esta tecnología de avanzada.
CR Digital
“De acuerdo con la nueva ley, tenemos que poner todos los nombres en anónimo dentro del expediente. Son tareas pendientes que van surgiendo conforme se maneja los expedientes y aparecen nuevas leyes. Entonces nos ajustamos cada día con los cambios”. Magistrada Ana Virginia Calzada, presidenta de la Sala Constitucional. CR-Digital: ¿Cómo funciona? MAVC: A través del escritorio virtual canalizamos todo; por ahí nos enviamos los expedientes que hay que revisar. Utilizamos la firma digital en los cursos y firmamos también. Cuando terminamos la votación, además de la firma holográfica que pone el sistema, ponemos nuestra firma digital para que se haga un pdf, lo que nos da la plena seguridad de que el documento no va a ser violentado.
El paso siguiente De acuerdo con la magistrada, actualmente se implementa la notificación inmediata, aunque todavía falta un paso adicional en el proceso. La meta es que, cuando ocurra la votación, el resultado salga directamente hacia el buzón que la persona haya señalado para notificársele. Lo anterior les ha permitido disminuir los tiempos de recolección de firmas, ya que los asuntos quedan firmados inmediatamente. “Solo dejamos para votar ‘a
pie’ los temas que son muy complicados y que tienen muchas percepciones diferentes de cada uno de los magistrados”, menciona la presidenta de la Sala Constitucional. Con la implementación de ese proceso, los tiempos de respuesta han mejorado notoriamente, al punto en que disminuyeron a cero. No obstante, las votaciones “a pie” tardan a veces un poco más, especialmente en los casos de hábeas corpus. “Un recurso de este tipo duraba entre tres y seis meses; ahora, según las estadísticas, estamos durando veintiséis días en resolverlo; ya todo viene de forma electrónica”, señala Ana Virginia Calzada. Según la magistrada, actualmente se encuentran en otra etapa, pues cada vez que hay una nueva ley, se debe ajustar los sistemas. “Con la ley de protección de datos, estamos resol-
viendo el problema de cómo manejar los expedientes, que son parte de la administración pública, ya que nosotros los escaneábamos y los metíamos en la red. Ahora no podemos incluirlos ahí, porque existen datos sensibles —enfatiza la magistrada—. De manera que para solventarlo estamos tratando de hacer unidades de archivos por oficina, donde tengan acceso únicamente el magistrado que resuelve el expediente, o la persona que él autorice”. Luego de esta modificación, un tercer paso será hacer votaciones electrónicas en diferentes partes. “Si eso fuera posible, significaría que para las votaciones no sería necesario tener un magistrado suplente si el magistrado estuviese por ejemplo en una reunión, con permiso de la Corte; eventualmente, podría salir de la reunión y votar como nosotros, en una especie de teleconferencia, a través de todos estos sistemas”, explica la magistrada.
“El porcentaje que estamos votando “a pie”, puede ser de un 2%”.
Entre los cambios que también implementa esta entidad, figura la notificación a través de una videoconferencia. Regularmente, se notifica en los centros penales, lo cual no deja de ser un problema para estos y un peligro para el personal de la Sala que debe entrar a los módulos donde están los privados de libertad. “Ya tuvimos una experiencia un poco angustiante con un notificador, y no quisiera que un funcionario esté expuesto a algún peligro. Entonces, estamos tratando de implementar un sistema donde nos pongan al privado de libertad en una videoconferencia, se le pase el documento vía electrónica, y el notificador haga constancia de que efectivamente el privado de libertad lo recibió. Lo único que necesitamos es la colaboración de los centros penales, para que lleven a la gente a algún lugar específico donde se pueda efectuar la videoconferencia. Esto también puede servir para otras cosas, como la resolución de pruebas, y temas de esa naturaleza”, enfatiza la presidenta de la Sala Constitucional.
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Entrevista
Un lenguaje
común tandarización que se implementan en este campo.
Lo que comenzó décadas atrás con el fin de mejorar los procesos de compra, especialmente en la industria petrolera, se ha convertido con los años en toda una experiencia que crece y se materializa en las plataformas de compras electrónicas en diversas partes del mundo.
E
n la búsqueda de lograr un lenguaje común y contribuir al establecimiento de un esquema de clasificación de conceptos que mejore los procesos de compra electrónica, surge UNSPSC (United Nations Standard Products and Service Code), un esquema que abarca todo producto y todo servicio comprado, vendido o intercambiado alrededor del mundo; su diseño es actuar como un marco global de referencia mayor para todos las iniciativas de es-
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Así lo señaló Richard P. Hyland, consultor con amplia experiencia en e-commerce, quien compartió sus experiencias y conocimientos con representantes de la División de Gobierno Digital de Grupo ICE, específicamente de Mer-link, la plataforma electrónica de compras públicas del Estado costarricense. Esta iniciativa, UNSPSC, surge a finales de la década de los noventa, con el fin de unificar criterios públicos y privados que permitieran mejorar la adquisición de productos y servicios, a través de un código de clasificación que hiciera más fácil identificar los procesos de compra electrónica en línea. “Existen, en términos de clasificación, dos grandes alas: una son los productos o bienes, y la otra corresponde a los servicios”, menciona.
CR Digital
Él apunta que en la mayoría de las empresas privadas grandes, entre el cincuenta y el sesenta por ciento de su gasto total de compra se compone de servicios, no de productos. De ahí que resulta difícil manejar y controlar ese gasto si no existe una estandarización de servicios, ya que no se puede comparar proveedores de servicios, ni se puede analizar el gasto y el flujo de estos. “Es por esto que UNSPSC ha servido como un recurso muy valioso para las empresas privadas alrededor del mundo, como un vehículo de consolidación y filtración de demanda. Todo esto ayuda a controlar los gastos de cualquier entidad de gobierno o sector privado”, apunta Hyland, especialista de Web Data Ventures, Inc. Este sistema de clasificación abarca cuatro niveles, entre ellos los denominados commodities o artículos de comercio, los cuales deben ser precisos para la calidad de
toda estructura de clasificación. “Debemos saber qué estamos tratando de comprar, vender y clasificar”, señala Hyland. Durante una entrevista realizada a este especialista, él señaló que UNSPSC se ha ido convirtiendo en un mecanismo que mejora la economía, al servir como un estándar de clasificación que permite segmentar y abarcar miles de commodities, con sus familias y clases.
Mejora continua Al ser UNSPSC un código nuevo y único, es un sistema en proceso que ni está terminado ni es definitivo. No obstante, al estar los mercados en constante crecimiento, el reto es mantener una lógica estructural y una utilidad para los usuarios de este sistema de clasificación. “No debemos dejarlo caer en el caos debido a todas las presiones que genera el crecimiento”, enfatiza Richard Hyland.
UNSPSC son las iniciales de United Nations Standard Products and Services Code, un sistema de cifrado que clasifica productos y servicios para fines comerciales a escala mundial.
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Entrevista
Es por esto que el sistema continúa en un proceso de cambios y mejoras para la inclusión de nuevos commodities. CR Digital: ¿Cuál ha sido la permeabilidad de este sistema a nivel de industrias? RH: Bastante, varias industrias han adoptado este sistema de clasificación como parte de su proceso de estandarizar el rango de productos y servicios que manejan en sus industrias. Otro rasgo de este proceso de crear y mantener este código, es que depende del flujo de solicitud de los miembros; pero hay otras formas de participación paralelas que están cobrando mayor fuerza hoy en día, que son proyectos de revisión mayor de segmentos.
“Lo que estamos creando, además de transparencia, es un lenguaje comercial estandarizado que todo el mundo entienda, y en donde todas las empresas puedan participar”. Richard Hyland, consultor internacional de e-commerce, y catedrático de la Universidad de California y de la Rice University en Houston, Texas.
Hoy en día existe un proyecto muy importante que va a cambiar bastante el código; esta enfocado en el segmento 51, que trata sobre los productos farmacéuticos. CR Digital: ¿Cómo funcionan las revisiones? ¿Surgen por iniciativa de ambos sectores, público y privado? RH: Nace por ambos lados, los cambios se dan y se van mejorando. CR Digital: ¿Qué pasa a nivel de Pymes? RH: En mi trabajo como consultor, mirando más allá del almacén de la empresa, he visto que existen muchos proveedores locales, y que
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la gran mayoría de esos proveedores son muy pequeños. El gran desafío de las Pymes —que constituyen un gran porcentaje dentro de la economía, como en el caso de Costa Rica— es sobrevivir como empresa pequeña en un mundo global en términos de mercado. Es por eso que UNSPC busca fomentar el comercio, pero sobre todo mejorar el desarrollo a gran escala. Y las Pymes son el capital de cualquier país.
Sobre la implementación de Mer-link: CR Digital: ¿Qué le ha parecido esta plataforma? RH: Francamente me impresionan sus logros, porque estos procesos son difíciles, así como lo que están tratando de hacer en términos de los proveedores; ellos tienen que participar en la evolución del sistema mismo. En realidad, es impresionante lo que está haciendo Gobierno Digital con sus diversos proyectos, como Mer-link, y el proyecto con los municipios, MuNet. Estoy impresionado por el coraje que han tenido para enfrentar este desafío y lo que han logrado. Es un sistema que debe pulirse, pero que está funcionando en la región latinoamericana. La pequeña Costa Rica ha logrado mucho; lo que deben hacer es convertir a Mer-link en una plataforma amiga del pueblo costarricense, tanto para el lado gubernamental como para el proveedor.
CR Digital
Todo a
un clic
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E
s un portal ciudadano que brinda un servicio de búsqueda especializada sobre el gobierno de Costa Rica; de manera que podrá encontrar los links para acceder a las universidades públicas y ministerios, así como a información turística.
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Si usted es maestro, profesor, padre de familia o estudiante, en la página del Ministerio de Educación, www.mep.go.cr, podrá encontrar una gran biblioteca virtual para mejorar a diario su desempeño, el de sus estudiantes y el de sus hijos.
e forma amena, este sitio ofrece diversos links y apoyos en línea, ya sea que busque información para preescolares, primer y segundo ciclo, o bien a nivel de secundaria.
opciones es Educatico; este link lo llevará al sitio www.educatico.ed.cr, que es la red del saber costarricense, con amplia información sobre historia e himnos nacionales, entre otros.
Una vez que ingresa al sitio, podrá encontrar un menú en Inicio, tanto del lado izquierdo como de frente, que podrá llevarlo a lo que busca. Una de las
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