¿Qué son las 5’s? ry a c ifi r tar s la ca 1 . C de s
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3. Lim p
4. Bienestar personal
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SECRETARIA DISTRITAL DE AMBIENTE
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¿Qué son las 5’s? Son una herramienta organizacional que permite establecer y mantener el orden y limpieza, y generar hábitos que conlleven a una mejora continua, con el fin de prevenir accidentes laborales, obtener mejores condiciones para la realización de las actividades y optimizar los procesos.
Esta herramienta involucra 5 conceptos fundamentales para su implementación
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Esta etapa consiste en realizar una clasificación de aquellos elementos que sean útiles y reciclables para el desempeño diario de las actividades, dejando en el puesto de trabajo sólo lo indispensable. De esta forma se garantiza un lugar de trabajo más seguro y productivo, con mayor espacio y reduciendo tiempos.
La ejecución de esta etapa se desarrolla así: Clasificar los elementos de acuerdo a su naturaleza y frecuencia de uso, con el fin de conseguir una mayor agilidad en el trabajo. Para la clasificación de los residuos utilizar únicamente los puntos ecológicos, evitando ubicar otro tipo de elementos para tal fin. Organizar los elementos de trabajo de modo tal que permita una búsqueda rápida. Separar las cosas útiles de las innecesarias. 2
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De lo que terminó útil eliminar lo excesivo. Suprimir información innecesaria que pueda conducir a errores. Para el manejo de los expedientes tener en cuenta los lineamientos establecidos en el Procedimiento 126PM04-PR53 Administración de Expedientes.
Beneficios: • Aprovechamiento de espacios para mayor bienestar del servidor. • Mayor seguridad en las instalaciones. • Mejor imagen ante los usuarios internos y externos, causando una sensación de confianza. • Compromiso del personal. • Mayor conocimiento del puesto.
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Los objetos elegidos como necesarios deben ser ordenados, asignándole una ubicación específica y así eliminar el tiempo de búsqueda. De esta forma se facilita su retorno al sitio asignado una vez utilizado.
La ejecución de esta etapa se desarrolla así: Disponer los residuos generados por las actividades cotidianas en los puntos ecológicos. Analizar las necesidades de orden en función de las cantidades y la frecuencia de uso. Disponer de un sitio para poner los objetos que se usan con mayor frecuencia, y facilitar su uso y retorno al lugar de origen. Facilitar la identificación de los archivos digitales en los equipos de cómputo.
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Beneficios: • Encontraremos fácilmente los objetos de trabajo y documentos, tanto físicos como digitales. • Ahorro en tiempos y movimientos. • Facilidad para regresar a su lugar los objetos o documentos que hemos utilizado. • Mejor imagen ante los usuarios internos y externos. • Limpieza del puesto de trabajo y sus alrededores. • Ambiente de trabajo más agradable. • Ayuda a identificar cuando falta un elemento o documento. • Aumenta la eficiencia en las actividades desarrolladas.
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En esta etapa se debe conseguir que la limpieza esté presente en los puestos de trabajo y áreas comunes de la SDA.
La ejecución de esta etapa se desarrolla así: Seguir las actividades de limpieza rutinaria del sitio de trabajo; eliminando, aislando y limpiando las fuentes de suciedad. Dejar el puesto de trabajo limpio y ordenado. Es importante recordar que es preferible evitar que se ensucie algo a tener que limpiarlo.
Beneficios: • Encontraremos fácilmente los objetos de trabajo y documentos, tanto físicos como digitales. • Ahorro en tiempos y movimientos. 6
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• Facilidad para regresar a su lugar los objetos o documentos que hemos utilizado. • Mejor imagen ante los usuarios internos y externos. • Limpieza del puesto de trabajo y sus alrededores. • Ambiente de trabajo más agradable. • Ayuda a identificar cuando falta un elemento o documento. • Aumenta la eficiencia en las actividades desarrolladas.
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Esta etapa tiene dos significados: procurar el bienestar personal de los trabajadores y conservar lo que se ha logrado en las tres primeras 5’S, garantizando el autocontrol permanente.
La ejecución de esta etapa se desarrolla así: Mejorar la organización, aumentar el orden y mejorar el grado de limpieza. Mantener una iluminación adecuada de las instalaciones. Mantener control del ruido. Mantener en condiciones de higiene los puestos de trabajo y áreas comunes. Adecuar la ergonomía del mobiliario, equipo e instalaciones de trabajo. 8
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Beneficios: • Mejora el bienestar del personal al crear el hábito de conservar impecable el sitio de trabajo permanentemente. • Condiciones aptas para que el personal tenga un mejor desempeño. • Mayor compromiso en el mantenimiento de las áreas de trabajo.
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Consiste en establecer y mantener un nuevo orden de vida en el trabajo, convirtiendo en hábito la utilización de los métodos establecidos (directivas, procedimientos, entre otros).
La ejecución de esta etapa se desarrolla así: Realizar inspecciones periódicas en el puesto de trabajo. Establecer una rutina para aplicar las 5’S. Promoción continua de las 5’S.
Beneficios: • Mejora continua en los procesos. • Satisfacción personal en los puestos de trabajo. • Cliente y visitantes satisfechos, ya que se consiguen mayores niveles de calidad en la prestación del servicio. 10