Cartilla MECI by Ambiente Bogotá

¡Controlémonos! Modelo Estándar de Control Interno - MECI

SECRETARIA DISTRITAL DE AMBIENTE

¿Qué es el MECI? Estructura o estándares para el control a la estrategia, la gestión y la evaluación en las entidades del Estado, cuyo propósito es orientarlas hacia el cumplimiento de sus objetivos institucionales y la contribución de estos a los fines esenciales del Estado.

¿Qué significa el MECI 1000:2005? Modelo Estándar de Control Interno. 1000 un número consecutivo. 2005 el año en que fue expedido

¿Qué norma adopta el Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2005? El Decreto 1599 de 2005

¿Cuáles son los principios del MECI? • • •

Autorregulación Autogestión Autocontrol

¿En qué consisten estos principios?: Autorregulación Es la capacidad institucional de la entidad pública para aplicar de manera participativa, al interior de la organización, las normas, métodos y procedimientos que le permiten el desarrollo e implementación del sistema de Control Interno, bajo un entorno de integridad, eficiencia y transparencia en la actuación pública. Autogestión Es la capacidad institucional de toda entidad pública para interpretar, coordinar y aplicar de

manera efectiva, eficiente y eficaz la función administrativa que le ha sido asignada por la constitución y la ley. Autocontrol Es la capacidad que tiene cada servidor público para controlar su trabajo, detectar desviaciones y efectuar correctivos para el adecuado logro de los resultados esperados en el ejercicio de su función, de tal manera que la ejecución de los procesos, actividades y/o tareas bajo su responsabilidad, se desarrollen con fundamento en los principios establecidos en la Constitución Política.

¿Con qué otros sistemas es compatible la implementación del MECI? • Gestión de Calidad (SGC) • Gestión Ambiental (SGA) • Gestión de Seguridad de la Información (SGSI) • Responsabilidad Social (SRS) • Gestión Documental y Archivo (SIGA) • Seguridad y Salud Ocupacional

Desarrollo Administrativo

Gestión de Calidad

En la implementación del Subsistema de Control se debe tener especial cuidado en la identificación de estos elementos comunes, para evitar que se dupliquen esfuerzos.

¿Cómo está conformado el MECI? • • •

3 subsistemas 9 componentes 29 elementos

3 Subsistemas

9 Componentes

SISTEMAS SUBSISTEMAS COMPONENTES

Subsistemas y componentes del MECI Modelo Estándar de Control Interno

Subsistema de Control Estrtégico

Subsistema de Control de Gestión

- Actividades de control -Ambiente de control -Direccionamiento estratégico - Información - Comunicación pública -Administración de Riesgos

Subsistema de Control de Evaluación

- Autoevaluación - Evaluación independiente - Planes de mejoramiento

Elementos del MECI El MECI está compuesto por 29 elementos que se distribuyen en los distintos componentes de la siguiente manera:

1. SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATÉGICO

SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATÉGICO

COMPONENTES

AMBIENTE DE CONTROL

DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO

ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS

ELEMENTOS • Acuerdos, Compromisos o Protocolos Éticos. • Desarrollo del Talento Humano. • Estilo de Dirección.

• Planes y Programas. • Modelo de Operación. • Estructura Organizacional.

• • • • •

Contexto Estratégico. Identificación de Riesgos. Análisis de Riesgos. Valoración de Riesgos. Políticas de Administración de Riesgos.

1.1. ELEMENTOS DEL COMPONENTE AMBIENTE DE CONTROL 1.1.1. ACUERDOS, COMPROMISOS Y PROTOCOLOS ÉTICOS Son elementos del componente Ambiente de Control, que definen el estándar de conducta de la entidad pública. Establecen las declaraciones explícitas que en relación con las conductas de los servidores públicos, son acordados en forma participativa para la consecución de los propósitos de la entidad.

¿Cómo están documentados en la Secretaría Distrital de Ambiente los acuerdos, compromisos y protocolos éticos? La SDA adoptó el Ideario Ético del Distrito, con la resolución 2117 de 2008, como su “Código de Ética”, que contiene los siguientes Principios y Valores Éticos.

Probidad Es la cualidad que caracteriza al servidor público distrital como una persona justa, íntegra y recta. En el actuar, se deben tener presentes la integridad, la honestidad, la decencia, la seriedad, la moralidad, la ecuanimidad, la rectitud, la justicia y la equidad tanto en la ejecución de las tareas y obligaciones, como en el uso de los recursos.

Respeto

Es el principio por el cual las servidoras y servidores distritales, expresan un trato humano a los ciudadanos

y ciudadanas y a sus compañeras y compañeros de trabajo, reconociéndolos como sujetos de derechos sin ninguna discriminación. Es la consideración y aprecio por la dignidad de las personas, sin menoscabo de su imagen y estima.

Responsabilidad

Es el principio por el cual las servidoras y los servidores distritales se hacen cargo de las consecuencias de sus acciones, decisiones, palabras, actuaciones y en general de todos los actos libres que realicen, no solamente cuando de ellos se deriven consecuencias buenas y gratificantes, sino también cuando éstas sean adversas e indeseables. Ello supone, responder por los propios actos y enmendar los errores cuando sea posible.

Solidaridad

Es el valor que surge del reconocimiento de la igualdad entre los seres humanos. Es la aplicación del principio de dignidad humana para reaccionar fraternalmente en las relaciones cotidianas y actuar con idoneidad ante las adversidades.

Trabajo en equipo

Es el valor por el cual las servidoras y servidores distritales coordinarán e integrarán esfuerzos para obtener mayores niveles de productividad, lograr los objetivos institucionales, mejorar la prestación del servicio y garantizar la materialización de los derechos de los ciudadanos y ciudadanas de Bogotá, haciendo que el aprendizaje individual sea también colectivo e institucional.

Servicio

Es el valor por el cual los servidores y servidoras distritales que tienen el encargo constitucional y legal de administrar lo que es de todos y para todos, facilitan el cumplimiento de las responsabilidades del Distrito Capital, ofrecen respuestas efectivas a los requerimientos, necesidades, inquietudes y expectativas de la ciudadanía y facilitan el cumplimiento de los deberes y la realización efectiva de los derechos a todos los ciudadanos y ciudadanas de la Capital.

1.1.2. DESARROLLO DEL TALENTO HUMANO Elemento de control que define el compromiso de la entidad pública con el desarrollo de las competencias, habilidades, aptitudes e idoneidad del servidor público. Determina las políticas y prácticas de gestión humana a aplicar por la entidad.

¿Cómo están documentadas en la Secretaría Distrital de Ambiente las políticas y prácticas del Talento Humano? La SDA generó la Política de Talento Humano, resolución 2118 de 2008, mediante la cual se generan instrumentos y mecanismos relacionados con: • • • • •

Planeación Selección Inducción Reinducción Formación y capacitación

• • • • •

Compensación Bienestar social Evaluación del desempeño Control disciplinario Asignación de recursos

Lo anterior modifica mediante resolución 4059 de 2009 las Políticas de salud ocupacional y capacitación. Igualmente, se cuenta con un manual de funciones y competencias laborales de los empleos de la Planta de la SDA para la administración y desarrollo del talento humano, planes de capacitación, plan de bienestar social, plan de incentivos y estímulos, programas de salud ocupacional, procedimiento de evaluación de la capacitación y registros en las hojas de vida.

1.1.3. ESTILO DE DIRECCIÓN Elemento de control que refiere la manera particular en que una persona responsable de un proceso organizacional desarrolla su rol. Este elemento representa el modo o la manera que asume el nivel directivo en la conducción de la entidad pública, define un estilo de administración y gestión propio para guiar y orientar las acciones de la entidad generando autoridad y confianza.

1.2. ELEMENTOS DEL COMPONENTE DE DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO 1.2.2. MODELO DE OPERACIÓN POR PROCESOS Elemento de control que permite conformar el estándar organizacional que soporta la operación de la entidad pública, orientándola hacia una organización por procesos, los cuales en su interacción,

interdependencia y relaci贸n causa - efecto garantizan una ejecuci贸n eficiente, y el cumplimiento de los objetivos de la entidad p煤blica. Para el caso de la SDA, corresponde al Mapa de Procesos definido en el Manual del Sistema Integrado de Gesti贸n.

1.2.3. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL Elemento de control que configura integral y articu ladamente los cargos, las funciones, las relaciones

y los niveles de responsabilidad y autoridad en la entidad pública. La estructura organizacional interna de la entidad está compuesta por su planta de personal y por el manual específico de funciones y competencias. La estructura del Sistema Integrado de Gestión se define mediante la Resolución 4708 de 2010 por la cual se conforma el Comité del sistema Integrado de Gestión y Control Interno de la SDA”.

1.3. ELEMENTOS DEL COMPONENTE DE ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO Elementos de control que al interrelacionarse, permiten a la SDA evaluar aquellos eventos negativos, tanto internos como externos, que puedan afectar o impedir el logro de sus objetivos institucionales.

Los elementos que integran el Componente de Administración de Riesgos son: 1.3.1. CONTEXTO ESTRATÉGICO, elemento que contribuye al control de la entidad frente a la exposición al riesgo, ya que permite conocer las situaciones generadoras de riesgos, que impidan el cumplimiento de sus propósitos institucionales. 1.3.2. IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS, elemento de control que posibilita conocer los eventos potenciales, estén o no bajo el control de la entidad pública, que ponen en riesgo el logro de su misión, estableciendo los agentes generadores, las causas y los efectos de su ocurrencia. 1.3.3. ANÁLISIS DEL RIESGO, elemento de control que permite establecer la probabilidad de ocurrencia de los eventos negativos, positivos y el impacto de sus consecuencias, calificándolos y evaluándolos a fin de determinar la capacidad de la entidad pública para su aceptación y manejo.

1.3.4. VALORACIÓN DEL RIESGO, elemento de Control que determina el nivel o grado de exposición de la entidad pública al impacto del riesgo, permitiendo estimar las prioridades para su tratamiento. 1.3.5. POLÍTICAS DE ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS, elemento de control que permite identificar las opciones adecuadas para evitar, reducir, compartir o transferir o asumir el riesgo y permite estructurar criterios orientadores en la toma de decisiones respecto al tratamiento de riesgos. ¿Cómo están documentados la identificación, análisis, valoración y políticas de riesgos en la SDA? En el mapa de riesgos y en el plan de manejo de riesgos. Para su diligenciamiento, actualización, reporte y seguimiento la SDA cuenta con un aplicativo y su respectivo manual de uso y procedimiento en el cual se especifican las actividades y responsabilidades

SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN

2. SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN

SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN

COMPONENTES

ACTIVIDADES DE CONTROL

INFORMACIÓN

COMUNICACIÓN PÚBLICA

ELEMENTOS •Políticas de Operación. •Procedimientos. •Controles. •Indicadores. •Manual de Operación.

•Información Primaria. •Información Secundaria. •Sistemas de Información.

•Comunicación Organizacional. •Comunicación Informativa. •Medios de Comunicación.

2.1. ELEMENTOS DEL COMPONENTE ACTIVIDADES DE CONTROL 2.1.1. POLÍTICAS DE OPERACIÓN Elemento de control que establece las guías de acción para la implementación de las estrategias de ejecución de la entidad pública. ¿Cómo están documentados? Están documentados como parte de los manuales de procesos y procedimientos en el numeral denominado “Políticas o lineamientos de operación”.

2.1.2. PROCEDIMIENTOS Elemento de control conformado por el conjunto de especificaciones, relaciones y ordenamiento de las tareas requeridas para cumplir con las actividades de un proceso, controlando las acciones que requiere la operación de la entidad pública. Señala el cómo, cuándo, quién y dónde.

ÂżCĂłmo estĂĄn documentados los procedimientos? Los procedimientos estĂĄn organizados por proceso, de acuerdo con el mapa de procesos y hacen parte del manual de procesos y procedimientos.

2.1.3. CONTROLES Elemento de control conformado por el conjunto de acciones o mecanismos definidos para prevenir o reducir el impacto de los eventos, que ponen en riesgo la adecuada ejecución de los procesos requeridos para el logro de los objetivos de la entidad pública. ¿Cómo están documentados los controles? Los controles están documentados en dos niveles así: • En los procesos a través de la identificación en el Mapa de Riesgos y las acciones de control en el Plan de manejo de riesgos y, • A nivel de procedimientos en la matriz de descripción en la columna “Controles”.

2.1.4. INDICADORES Elemento de control conformado por el conjunto de mecanismos necesarios para la evaluación de la

gestión de toda entidad pública. Permiten controlar el comportamiento de factores críticos en la ejecución de los planes y de los procesos de la entidad. ¿Cómo están documentados los indicadores? Los indicadores están identificados por procesos y documentados en hojas de vida o fichas técnicas, las cuales describen el nombre, la tipología, fórmula, metas, gráficos, análisis de datos, entre otros. Para su diligenciamiento y reporte en el aplicativo ISOLUCION.

2.1.5. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Elemento de control materializado en una normativa de autorregulación interna que contiene y regula la forma de llevar a cabo los procedimientos de la entidad pública, convirtiéndose en una guía de uso individual y colectivo, que permite el conocimiento de la forma como se ejecuta o desarrolla su función administrativa, propiciando la realización del trabajo un lenguaje común a todos los servidores públicos.

¿Cómo están documentados los Procedimientos? En el Manual de procesos y procedimientos que está conformado por: • • • •

Listado Maestro de Documentos Externos Manual del Sistema Integrado de Gestión Listado Maestro de Documentos Listado Maestro de Registros

Estos documentos se encuentran en el aplicativo ISOLUCION, en el módulo de documentación.

2.2. ELEMENTOS DEL COMPONENTE DE INFORMACIÓN 2.2.1. INFORMACIÓN PRIMARIA Elemento de control conformado por el conjunto de datos de fuentes externas provenientes de las instancias con las cuales la organización está en permanente contacto (la ciudadanía, los proveedores, los contratistas, las entidades reguladoras, las fuentes de financiación y otros organismos) y por las variables que no están en relación directa ni constante con la entidad pero que afectan su desempeño, como el ambiente político, las tendencias sociales, las variables económicas, el avance tecnológico, entre otros. ¿Cómo está primaria?

documentada la información

Está documentada en dos niveles así: • En las caracterizaciones en la columna denominada “Entradas”, que son los flujos de infor-

mación o insumos que permiten activar el proceso. • En los procedimientos en el numeral 3 denominado “Insumos”, que representan la información requerida para accionar el procedimiento.

2.2.2. INFORMACIÓN SECUNDARIA Elemento de control conformado por el conjunto de datos que se originan y/o procesan al interior de la entidad pública, provenientes del ejercicio de su función. Se obtienen de los diferentes sistemas de información que soportan su gestión. La información secundaria es la información que se transforma en la ejecución de operaciones de la entidad y se entrega a terceros o a otros procesos de la SDA. ¿Cómo está Secundaria?

documentada la información

Está documentada en dos niveles así: • En las caracterizaciones en la columna denominada “Salidas y/o información secundaria”, que son los flujos de información o salidas generadas por el proceso.

• En los procedimientos en el numeral 4 denominado “Productos y/o información secundaria”, que representan la información generada por el procedimiento.

2.2.3. SISTEMAS DE INFORMACIÓN Elemento de control conformado por el conjunto de recursos humanos y tecnológicos, utilizados para la generación de información, orientada a soportar de manera más eficiente la gestión de operaciones en la entidad pública. Constituyen el conjunto de tecnologías informáticas construidas, procedimientos diseñados, mecanismos de control implementados y asignación de personas responsables de la captura, procesamiento, administración y distribución de datos e información. ¿Cómo están documentados los Sistemas de Información en la SDA? Elemento de control conformado por el conjunto de

recursos humanos y tecnológicos, utilizados para la generación de información, orientada a soportar de manera más eficiente la gestión de operaciones en la entidad pública. Constituyen el conjunto de tecnologías informáticas construidas, procedimientos diseñados, mecanismos de control implementados y asignación de personas responsables de la captura, procesamiento, administración y distribución de datos e información. ¿Cómo están documentados los Sistemas de Información en la SDA? En un documento que contiene el diagnóstico de los sistemas de información relacionados con aspectos administrativos, organizacionales, de software, hardware y seguridad. Este documento se constituye en insumo para el Plan Estratégico de Sistemas a ejecutar.

2.3. ELEMENTOS DEL COMPONENTE DE COMUNICACIÓN 2.3.1. COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL Elemento de control que orienta la difusión de políticas y la información generada al interior de la entidad pública para una clara identificación de los objetivos, las estrategias, los planes, los programas, los proyectos y la gestión de operaciones hacia los cuales se enfoca el accionar de la entidad.

2.3.2. COMUNICACIÓN INFORMATIVA

Elemento de control que garantiza la difusión de información de la entidad pública sobre su funcionamiento, gestión y resultados, en forma amplia y transparente hacia los diferentes grupos de interés.

2.3.3. MEDIOS DE COMUNICACIÓN Elemento de control que se constituye por el conjunto

de procedimientos, métodos, recursos e instrumentos utilizados por la entidad pública, para garantizar la divulgación, circulación amplia y focalizada de la información y de su sentido, hacia los diferentes grupos de interés. Debe establecer mecanismos internos y externos para socializar la información generada, esto es, diseñar un Plan de Medios de Comunicación. ¿Cómo están documentados los elementos Comunicación organizacional, Comunicación Informativa y Medios de Comunicación? Están documentados en el Plan Estratégico de Comunicaciones y de Medios de la SDA, en este plan se señala el marco conceptual del Plan, se establecen las políticas de comunicación interna u organizacional, información externa o informativa, medios de comunicación y piezas comunicacionales para la divulgación masiva o focalizada de la información.

SUBSISTEMA DE CONTROL DE EVALUACIÓN

3. SUBSISTEMA DE CONTROL DE EVALUACIÓN COMPONENTES COMPONENTES AUTOEVALUACIÓN

EVALUACIÓN INDEPENDIENTE

PLANES DE MEJORAMIENTO

ELEMENTOS ELEMENTOS •Autoevaluación del Control. •Autoevaluación de Gestión.

•Evaluación del SCI. •Auditoría Interna (AI).

•Institucional. •Proecesos. •Individual.

3.1. ELEMENTOS DEL COMPONENTE DE AUTOEVALUACIÓN 3.1.1. AUTOEVALUACIÓN DEL CONTROL Elemento de control que basado en un conjunto de

mecanismos de verificación y evaluación, determina la calidad y efectividad de los controles internos a nivel de los procesos y de cada área organizacional.

3.1.2. AUTOEVALUACIÓN DE LA GESTIÓN Elemento de control que basado en un conjunto de indicadores de gestión diseñados en los planes, programas y procesos de la entidad pública, permite una visión clara e integral de su comportamiento, la obtención de las metas y de los resultados previstos e identificar las desviaciones sobre las cuales se deben tomar los correctivos, que garanticen mantener la orientación de la entidad pública hacia el cumplimiento de sus objetivos institucionales.

¿Cómo está documentada la autoevaluación de la gestión? En el Manual de Procesos y Procedimientos existe un procedimiento denominado autoevaluación de la gestión, de igual manera cada responsable de proceso y jefe de área, toma decisiones de acuerdo con los resultados de los indicadores y encuestas de percepción.

3.2. ELEMENTOS DEL COMPONENTE DE EVALUACIÓN INDEPENDIENTE 3.2.1. EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO Elemento de control cuyo objetivo es verificar la existencia, nivel de desarrollo y el grado de efectividad del Control Interno, en el cumplimiento de los objetivos de la entidad pública. La Oficina de Control Interno o quien haga sus veces es la responsable de realizar la evaluación del Sistema de Control Interno, observando siempre un criterio de independencia frente a la operación y la autonomía de los actos de la administración. ¿Cómo está documentada la evaluación independiente del SCI? En el Manual de Procesos y Procedimientos existe

un procedimiento denominado Evaluación Independiente del Sistema de Control, el cual se aplicará de acuerdo con la metodología que establezca el DAFP. También está documentado en el informe anual del Sistema de Control Interno que se rinde a esta entidad.

3.2.2. AUDITORÍA INTERNA Elemento de control que permite realizar un examen sistemático, objetivo e independiente de los procesos, actividades, operaciones y resultados de una entidad pública. Así mismo, permite emitir juicios basados en evidencias sobre los aspectos más importantes de la gestión, los resultados obtenidos y la satisfacción de los diferentes grupos de interés. ¿Cómo está documentada la Auditoría Interna de Calidad? En el Manual de Procesos y Procedimientos existen procedimientos denominados Auditoría Interna

y Auditoría Interna del Sistema Integrado de Gestión, el cual aplicará el jefe de la Oficina de Control Interno y emitirá los respectivos informes de auditoría.

3.3. ELEMENTOS DEL COMPONENTE DE LOS PLANES DE MEJORAMIENTO 3.3.1. Plan de Mejoramiento Institucional Elemento de control que permite el mejoramiento continuo y cumplimiento de los objetivos institucionales de la entidad pública. Integra las acciones de mejoramiento que a nivel de sus procesos debe operar la entidad para fortalecer integralmente su desempeño institucional, cumplir con su función, misión y objetivos en los términos establecidos en la norma de creación y la ley, teniendo en cuenta los compromisos adquiridos con los organismos de control fiscal, de control político y con las partes interesadas.

En el Manual de Procesos y Procedimientos existe un procedimiento denominado Plan de Mejoramiento por Procesos – Acción Correctiva.

3.3.3. Plan de Mejoramiento Individual En los compromisos que asume el servidor público, con el fin de superar las brechas presentadas entre su desempeño real y el desempeño que se espera de él. ¿Cómo están documentados? En las evaluaciones de desempeño de los funcionarios de carrera administrativa y la Guía de implementación de Acuerdos de gestión.

4. NORMOGRAMA Y DOCUMENTACIÓN MECI - CALIDAD El Normograma es un instrumento que le permite a las entidades delimitar su ámbito de responsabilidad, tener un panorama claro sobre la vigencia de las normas que regulan sus actuaciones, evidenciar las relaciones que tiene con otras entidades en el desarrollo de su gestión, identificar posible duplicidad de funciones o responsabilidades con otros entes públicos y soportar sus planes y programas. Se puede consultar en la intranet de la SDA, a través del icono MECI-CALIDAD. ¿Dónde Se pueden consultar los documentos del Sistema Integrado de Gestión? En el Manual de Procesos y Procedimientos existe un procedimiento denominado Control de Documentos Externos – Normograma y a través del Listado Maestro de Documentos Externos.

¿Cómo se controlan los documentos de SIG? En el Manual de Procesos y Procedimientos existe un procedimiento denominado Control de Documentos del Sistema Integrado de Gestión-SIG Se Controlan a través del Listado Maestro de Documentos y el control de cambios establecido en la portada de cada procedimiento en el cual se lleva el historial de cambios que ha sufrido cada documento. ¿Qué es el listado maestro y para que sirve? Es el listado que relaciona todos los documentos del SIG que están vigentes y que pueden ser consultados en la ISOLUCION. ¿Qué es un documento controlado? Son los documentos del SIG, que se encuentran en el aplicativo ISOLUCION, para evitar alteraciones. Estos documentos se entienden como vigentes.

¿Qué es un registro? Son los documentos que evidencian la ejecución de las actividades