Puntos relevantes para elaborar la Asamblea General Ordinaria de Accionistas

C.P.C. Adolfo Cortés Herrera Socio Director de Cortés González y Asociados, S.C. Integrante de la Comisión de Síndicos fiscortes@prodigy.net.mx

El análisis que presento a continuación es de la Ley General de Sociedades Mercantiles (LGSM) en materia de Asamblea General Ordinaria de Accionistas, a fin de brindar una orientación para aquellas personas interesadas en conocer los puntos relevantes que se deben de considerar en el desarrollo de este tipo de asambleas, tanto en la parte legal como en la parte administrativa de la sociedad mercantil de que se trate.

La modernidad de los medios de comunicación, la informática y sistemas electrónicos en nuestros días, también han llegado para el desarrollo de las asambleas tales como; asambleas ordinarias, asambleas extraordinarias, asambleas de fusión de sociedades, de liquidación de sociedades, escisión de sociedades, etc., de tal forma que las disposiciones legales desde el Código de Comercio y la Ley General de Sociedades Mercantiles, se han reformado conforme lo siguiente:

Con fecha 28 de marzo de 2018 se publicó en el Diario Oficial de la Federación la reforma al artículo 50-Bis del Código de Comercio que a la letra establece:

Artículo 50 Bis.-Las publicaciones que deban realizarse conforme a las leyes mercantiles, se realizarán a través del sistema electrónico que para tal propósito establezca la Secretaría de Economía, y surtirán efectos a partir del día siguiente de su publicación.

Lo anterior, sin prejuicio de las publicaciones que deban realizarse de conformidad con otras disposiciones o leyes especiales.

En concordancia a lo anterior el 14 de junio de 2018 se publica, en el Diario Oficial de la Federación la reforma a la Ley General de Sociedades Mercantiles en materia de publicaciones y demás información que deberá subirse a la Página de la Secretaría de Economía, que señalaré más adelante.

Artículo 183.- La convocatoria para las asambleas deberá hacerse por el Administrador o el Consejo de Administración, o por los Comisarios, salvo lo dispuesto en los artículos 168, 184 y 185.

Los artículos 168, 184 y 185 de la LGSM, señalan las diferentes formas en que podrá convocarse a una Asamblea General Ordinaria de Accionistas, pudiéndose en su caso, recurrir, ante la autoridad judicial si fuera necesario. Artículo 186.- La convocatoria para las asambleas gene rales deberá hacerse por medio de la publicación de un aviso en el sistema electrónico establecido por la Secretaría de Economía con la anticipación que fijen los estatutos, o en su defecto, quince días antes de la fecha señalada para la reunión. Durante todo ese tiempo estará a disposición de los accionistas, en las oficinas de la Sociedad, el informe al que se refiere el enunciado general del artículo 172 de esta Ley.

La autoridad ha establecido los medios para que los empresarios no gasten tanto dinero en hacer publicaciones en los periódicos de mayor circulación o en el Diario Oficial de la Federación y lo hagan a través de la Página de la Secretaría de Economía sin costo alguno, pudiendo publicar las diferentes convocatorias para todo tipo de asambleas, publicar los acuerdos tomados en las asambleas, los informes del consejo directivo, informes de los comisarios, e incluso la publicación de los estados financieros del ejercicio de que se trate, todo ello en cumplimiento a lo que establece el Código de Comercio y Ley General de Sociedades Mercantiles.

Para hacer las publicaciones y subir la información a la Página de la Secretaría de Economía, se requiere de una persona que en particular que tenga facultades dentro del Consejo de Administración para convocar a las asambleas de accionistas tal como se señala en el artículo 183 anterior, o bien si esta persona por las razones que fueran no lo hace, el propio consejo puede solicitar y otorgar las facultades al comisario de la sociedad para que haga las convocatorias y publicaciones necesarias, finalmente también podrá hacerlo un tercero con poder especial y como representante legal de la sociedad mercantil de que se trate, por lo que se precederá a obtener su registro ante la Secretaría de Economía, obtener la Firma Electrónica

(FIEL) y subir la información a la Página de la Secretaría de Economía.

Los interesados ya no consultarán periódicos, consultarán la Página de la Secretaría de Economía, la información estará al alcance del público en general, de la propia autoridad y de los accionistas interesados en las asambleas y en la información financiera de sus negocios, dando cumplimiento con ello a las disposiciones legales que establecen las autoridades en la materia mercantil.

Artículo 181.- La asamblea ordinaria de accionistas, se reunirá por lo menos una vez al año dentro de los cuatro meses que siguen a la clausura del ejercicio social, y se ocupará además de los asuntos incluidos en la orden del día de los siguientes: I. Discutir, aprobar o modificar el informe de los administradores a que se refiere el enunciado general del artículo 172 de esta ley, tomando en cuenta el informe de los comisarios, y tomar las medidas que juzguen oportunas. II. En su caso, nombrar al administrador o consejo de administración y a los Comisarios. III. Determinar los emolumentos correspondientes a los Administradores y Comisarios cuando no hayan sido fijados en los estatutos. Este artículo señala que los accionistas se reunirán por lo menos una vez al año, pudiéndose reunir en asambleas tantas veces como sea necesario, asimismo, también señala que dentro de los cuatro meses siguientes a la clausura del ejercicio social, pudiendo ser en el momento en que se obtenga la información del ejercicio conforme a la normatividad financiera.

En la fracción I, el artículo 172 hace referencia al informe que deben presentar los administradores o el Administrador Único a la Asamblea de Accionistas, siendo oportuno para explicar la marcha de la sociedad, las políticas seguidas en la administración y presentar los estados financieros con sus notas. Asimismo, los comisarios con apego a lo que establece el artículo 166 de la Ley General de Sociedades Mercantiles, tienen facultades y obligaciones como la de rendir anualmente a la Asamblea General Ordinaria de Accionistas un informe respecto de la veracidad de la información presentada por los Administradores.

Fracción II, usualmente los estatutos de la sociedad señalan que la vigencia en los cargos de los Administradores y Comisarios es de un año, por lo que será oportuno y necesario nombrar a los nuevos integrantes del Consejo Directivo y Comisario, o bien ratificarlos en sus respectivos cargos.

La fracción III, es para determinar los emolumentos que devengarán los administradores y comisarios por su gestión dentro de la sociedad, o por la asistencia y participación en las asambleas de la sociedad, siempre teniendo presente los parámetros que establece el artículo 27 fracción IX de la Ley del Impuesto Sobre la Renta.

Es de considerar que las personas morales contribuyentes del Impuesto Sobre la Renta, si toman la opción de dictaminar los estados financieros para efectos fiscales, también deben incluir un punto en la orden del día tal como lo establece el artículo 76 fracción XIX de la Ley del Impuesto Sobre la Renta, para presentar un informe a la Asamblea de Accionistas sobre el cumplimiento de las obligaciones fiscales.

El artículo 181, particularmente señala lo que es la orden del día a tratar en la Asamblea General Ordinaria de Accionistas, sólo será necesario agregar un IV punto para los asuntos generales o al menos, para nombrar y autorizar a un delegado especial que podrá certificar en su caso, la asamblea ante el Notario Público de su preferencia

Artículo 187.-La convocatoria para las asambleas deberá contener la orden del día y será firmada por quien la haga.

Artículo 189.-Para que una Asamblea Ordinaria se considere legalmente reunida, deberá estar representada, por lo menos, la mitad del capital social y las resoluciones solo serán válidas cuando se tomen por mayoría de los votos presentes.

Artículo 193.-Salvo estipulación de los estatutos, las Asambleas Generales de Accionistas serán presididas por el Administrador o por el Consejo de Administración, y a falta de ellos, por quien fuere designado por los accionistas presentes.

Artículo 194.-Las Actas de las Asambleas Generales de Accionista, se asentarán en el libro respectivo y deberán ser firmadas por el Presidente y por el Secretario de la Asamblea, así como por los Comisarios que concurran.

Se agregarán a las actas los documentos que justifiquen que las convocatorias se hicieron en los términos que esta Ley establece. Cuando por cualquier circunstancia no pudiera asentarse el acta de una asamblea en el libro respectivo, se protocolizará ante fedatario público.

Las Actas de Asambleas Extraordinarias serán protocolizadas ante fedatario público e inscritas en el Registro Público de Comercio.

Toda asamblea requiere de un Presidente, Secretario y Comisario, quienes deberán firmar la asamblea respectivamente, a más de un escrutador que podrá nombrar el Presidente con el fin de revisar la lista de asistencia de los participantes en la asamblea

Es de considerar que si una Asamblea General Ordinaria de Accionistas no se pasa al libro de actas, deberá protocolizarse ante fedatario público, de tal forma que mientras tanto se pasen todas las actas al referido libro, no se hace necesario su protocolización ante fedatario público, a diferencia de las Asambleas Extraordinarias que señala el artículo 182, todas deberán protocolizarse ante fedatario público e inscribirse en el Registro Público de Comercio.

Artículo 73.- La sociedad llevará un libro especial de los socios en el cual se inscribirá el nombre y domicilio de cada uno, con indicación de sus aportaciones, y la transmisión de

las partes sociales. Esta no surtirá efectos respecto de terceros sino después de la inscripción.

De la inscripción a que se refiere el párrafo anterior deberá publicarse un aviso en el sistema electrónico establecido por la Secretaría de Economía conforme a lo dispuesto en el artículo 50 Bis del Código de Comercio y las disposiciones para su operación.

Cualquier persona que compruebe un interés legítimo tendrá la facultad de consultar este libro, que estará al cuidado de los Administradores, quienes responderán personal y solidariamente de su existencia regular y de la exactitud de sus datos.

Artículo 128.-Las Sociedades Anónimas, tendrán un Registro de Accionistas que contendrá: I. El nombre, la nacionalidad y el domicilio del accionista, y la indicación de las acciones que le pertenezcan, expresándose los números, series, clases y demás particularidades. II. La indicación de las exhibiciones que se efectúen. III. Las trasmisiones que se realicen en los términos que prescribe el artículo 129 de esta ley. Artículo 129.-La Sociedad considerará como dueño de las acciones a quién aparezca inscrito como tal en el Registro a

que se refiere el artículo anterior. A este efecto, la sociedad deberá inscribir en dicho registro, a petición de cualquier titular, las trasmisiones que se efectúen.

De la inscripción a que se refiere el párrafo anterior deberá publicarse un aviso en el sistema electrónico establecido por la Secretaría de Economía conforme a lo dispuesto en el artículo 50 Bis del Código de La Secretaría se asegurará que el nombre, nacionalidad y el domicilio del accionista contenido en el aviso se mantenga confidencial, excepto en los casos en que la información sea solicitada por autoridades judiciales o administrativas cuando esta sea necesaria para el ejercicio de sus atribuciones en términos de la legislación correspondiente.

Así como los Notarios llaman al mes de septiembre el mes del testamento, también debieran llamar al mes de abril el mes de la Asamblea General Ordinaria de Accionistas, para que los empresarios cumplan en tiempo y forma con este requisito primordial en la administración de los negocios, que es la aprobación de los estados financieros a través de los informes presentados por el presidente del consejo de administración o administrador único, informes del comisario y/o comisarios de la sociedad cuando son varios y mantener actualizados los órganos de vigilancia en las sociedades.