Comisario….más que un requisito en las actas de asamblea

C.P.C. Narciso Vargas Salanueva

Socio Fundador de ASE Bureau de Profesionistas, S.C.

nvargas@asebureau.com.mx

Ante la realidad que vivimos hoy en día como contribuyentes al ser sujetos de una fiscalización que ha evolucionado, y que basa su actuar en la mejor herramienta que tiene actualmente en la tecnología, lo cual le permite eficientar su operación, pues detecta de manera muy rápida los errores u omisiones, debemos hacer uso de todas las posibilidades al alcance que nos permitan llevar un adecuado control y en especial que nos brinde seguridad razonable sobre el cumplimiento de nuestras obligaciones, sobre todo cuando no estamos a cargo o inmersos en la administración, que es el caso de muchos socios u accionistas de Sociedades y Asociaciones.

Es por ello que la figura del comisario hoy más que nunca debe ser rescatada de prácticas poco ortodoxas y utilizarse no solo para el debido cumplimiento, si no, además como órgano de control.

Es algo muy común, encontrarnos con Sociedades que prestan poca atención al marco normativo que les aplica en materia Mercantil y Civil, la gran mayoría más por falta de conocimiento y claro de un buen consejo y asesoría en la materia, así es que impera la falta de libros sociales, la emisión de los títulos accionarios, actas de asamblea, por mencionar, los que, a mi juicio, pueden ser los más relevantes y deberían ser el elemento primario y básico, en toda Sociedad y Asociación.

En este sentido debemos recordar que la figura del comisario representa uno de los órganos societarios más importantes, pues es su responsabilidad vigilar las operaciones de la sociedad, responsabilidad que le atribuyen aquellos socios que nos son administradores, es claro que lo que se buscó con esta figura, fue dar certeza a aquellos que por la razón que fuere no participan en la administración, y generar con ello un medio de control, justo esta es la característica que lo posiciona como uno de los elementos que hoy en día pueden hacer la diferencia, si bien es cierto que sus actividades fueron desarrolladas por el legislador en el ámbito societario, ya sea mercantil o ci- vil, también lo es que la incidencia de su quehacer en todas las materias en las que la sociedad se encuentra inmersa es determinante.

Así es, partiendo del derecho que tienen los socios en materia civil a “…examinar los libros de contabilidad y demás papeles de esta.” Artículo 2683 del Código Civil Federal (CCF); “..derecho de examinar el estado de los negocios sociales y exigir a este fin la presentación de libros, documentos y papeles….” Artículo 2710 CCF, en tanto en materia mercantil dicho derecho lo encontramos en el Artículo 166 Fracción IX de la Ley General de Sociedades Mercantiles (LGSM).

166.-son facultades y obligaciones de los comisarios:

I. Cerciorarse de la constitución y subsistencia de la garantía que exige el Artículo 152, dando cuenta sin demora de cualquiera irregularidad a la Asamblea General de Accionistas;

II. Exigir a los administradores una información mensual que incluya por lo menos un estado de situación financiera y un estado de resultados.

III. Realizar un examen de las operaciones, documentación, registros y demás evidencias comprobatorias, en el grado y extensión que sean necesarios para efectuar la vigilancia de las operaciones que la ley les impone y para poder rendir fundadamente el dictamen que se menciona en el siguiente inciso.

IV. Rendir anualmente a la Asamblea General Ordinaria de Accionistas un informe respecto a la veracidad, suficiencia y razonabilidad de la información presentada por el Consejo de Administración a la propia Asamblea de Accionistas. Este informe deberá incluir, por lo menos:

A) La opinión del Comisario sobre sí las políticas y criterios contables y de información seguidos por la sociedad son adecuados y suficientes tomando en consideración las circunstancias particulares de la sociedad.

B) La opinión del Comisario sobre si esas políticas y criterios han sido aplicados consistentemente en la información presentada por los administradores.

C) La opinión del comisario sobre si, como consecuencia de lo anterior, la información presentada por los administradores refleja en forma veraz y suficiente la situación financiera y los resultados de la sociedad.

V. Hacer que se inserten en la Orden del Día de las sesiones del Consejo de Administración y de las Asambleas de Accionistas, los puntos que crean pertinentes;

VI. Convocar a Asambleas ordinarias y extraordinarias de accionistas, en caso de omisión de los Administradores y en cualquier otro caso en que lo juzguen conveniente;

VII. Asistir, con voz, pero sin voto, a todas las sesiones del Consejo de Administración, a las cuales deberán ser citados;

VIII. Asistir, con voz, pero sin voto, a las Asambleas de Accionistas, y

IX. En general, vigilar la gestión, conducción y ejecución de los negocios de la sociedad

Por otra parte, el Artículo 173 del mismo ordenamiento establece:

Artículo 173.

El informe del que habla el enunciado general del artículo anterior, incluido el informe de los comisarios, deberá quedar terminado y ponerse a disposición de los accionistas por lo menos quince días antes de la fecha de la asamblea que haya de discutirlo. Los accionistas tendrán derecho a que se les entregue una copia del informe correspondiente.

De estos artículos se desprende que las actividades de comisario se centran en vigilar ilimitadamente y de manera permanente las operaciones de la sociedad, asi como supervisar las mismas, esta facultad y el resultado de la misma, brinda seguridad no solo internamente, sino además frente a terceros y eso incluye a las autoridades, sobre todo en materia tributaria.

En este sentido el informe que rinde el comisario contiene su opinión con respecto a todo el actuar de la administración, el examen de las políticas contables, de los convenios y contratos y por supuesto del debido cumplimiento de las normas a que la entidad está obligada.

El o los comisarios pueden ser o no socios, y su designación es temporal, aun cuando pueden ser elegidos nuevamente y de manera continua, asi como revocado su nombramiento en cualquier momento, para ello no se requiere siquiera incluirlo en el orden del día de la asamblea a celebrarse y tampoco es necesario que exista propiamente una razón, basta con que los socios asi lo decidan para que se lleve a cabo.

Conclusión

Por lo tanto, podemos concluir que el comisario y sus actividades representa en sí mismo una obligación, cierto es que también es una oportunidad para reforzar en materia de control interno el debido cumplimiento de las obligaciones a las que se encuentran afectas las sociedades y asociaciones, esta área de oportunidad resulta más que idónea ante un creciente número de obligaciones y de procesos, como lo son la implementación de los denominados Comprobantes Fiscales Digitales por Internet, por mencionar una de las más importantes y complejas, además de ser parte fundamental del soporte de las operaciones de la entidad y esto nos permitirá además documentar el proceder y con ello dar cuerpo a lo que se llamado “materialidad”.

Bibliografía

https://mexico.leyderecho.org/comisario/#Comisario_en_ Mexico_en_Mexico

Ley General de Sociedades Mercantiles

Código Civil Federal