10 comunicação eventos

MANUA IS DE GESTÃO PÚBLICA MUNICIPAL VOLUME 10

comu n icação, eventos e cer imon i a l

portalamm.org.br

“sô” “bão”

“uai”

“cê”

“trem”

“nó”

.

EDITORIAL MANUAIS DE GESTÃO PÚBLICA MUNICIPAL

PALAVRA DO

PRESIDENTE

volume 10

COMUNICAÇÃO, EVENTOS E CERIMONIAL Associação Mineira de Municípios - AMM Presidente:

Ângelo Roncalli

ÂNGELO RONCALLI Presidente da Associação Mineira de Municípios

Superintendente Geral:

Gustavo Persichini

"a AMM vem desenvolvendo

Coordenador Técnico:

uma série de instrumentos e

Rogério Moreira

mecanismos que possibilitAm o cumprimento de sua

Conteúdo Cristina Assis - Comunicação Flávia Costa Lima - Eventos Cida Canhesto - Cerimonial Projeto gráfico e diagramação: Tamirys de Oliveira Freitas Tiragem: 2.000 exemplares Distribuição gratuita Para mais informações acesse

www.portalamm.org.br

missão institucional, dentro dos valores da ética e da transparência, de modo a fazer com que possamos levar a todos as mensagens, as bandeiras e as contribuições do movimento municipalista."

A Associação Mineira de Municípios – AMM, maior associação de municípios do país, tem como missão a representação dos interesses e dos direitos dos 853 municípios de Minas.

Fundada em 17 de outubro de 1952, A AMM, nestes 60 anos de história, participa ativamente das lutas e movimentos municipalistas que garantiram a melhoria na qualidade de vida dos cidadãos.

Com o lema “Somos 853. Somos Minas. E, juntos, somos muito mais”, a AMM acredita que somente através da união de todos é possível mudar a realidade dos municípios. Independentemente do porte e da pujança de cada município, a entidade parte da premissa de que isolados somos frágeis. Assim, é necessário fortalecer politicamente os municípios e apoiá-los na melhoria da gestão pública, pois é o município o principal ente transformador da realidade da sociedade, uma vez que é nele que o cidadão apresenta seus apelos e necessidades.

Neste sentido, a AMM vem desenvolvendo uma série de instrumentos e mecanismos que possibilitam o cumprimento de sua missão institucional, dentro dos valores da ética e da transparência, e isso faz com que possamos levar a todos as mensagens, as bandeiras e as contribuições do movimento municipalista.

Nesse cenário, o “Minas de A a Z” se consolida como um instrumento de auxílio aos administradores municipais, estaduais e federais, na definição de programas, prioridades, metas, na execução de projetos e ações na gestão localizada.

Esta importante publicação, rica em dados e estatísticas, traz um diagnóstico de cada município do Estado, contribuindo para que estes sejam conhecidos pelo público em geral, pelos formadores de opinião, fornecedores, empresas privadas e públicas, meio acadêmico, jornalístico, empreendedores, agentes políticos e pesquisadores.

Somando-se a essas preciosas informações, fica, desde já, o convite para que o leitor possa de fato explorar e conhecer Minas, nossas riquezas e, principalmente, o que temos de mais valioso: nossa gente, nossa mineiridade.

O município é a nossa causa!

Conheça o departamento

comu nicação Em consonância com a missão da Associação Mineira de Municípios (AMM) em representar os interesses dos municípios mineiros e prestar serviços de qualidade aos técnicos e gestores municipais.,o Departamento de comunicação da AMM tem como principal objetivo levar aos gestores públicos e sociedade informações de seus interesses, pois entende que o acesso à informação é uma condição fundamental para transformar a realidade dos municípios. A preocupação constante em trabalhar em parceria com os municípios faz do departamento um canal de informação fundamental para direcionar os gestores públicos na tomada de decisões e muitas vezes orientar estrategicamente nas ações.

Os profissionais de comunicação da AMM sabem que é fundamental o trabalho junto as prefeituras

e/ou câmaras e valoriza o esforço em conjunto respeitando a interlocução por meio de um feedback positivo e instrutivo. Estamos sempre em contínuo aperfeiçoamento, se reestruturando para ter mais eficácia e eficiência, pensando na comunicação como uma ferramenta contínua no envolvimento de todas as prefeituras, valorizando-os e informando-os com credibilidade e ética.

A comunicação da AMM é realizada com auxílio de várias ferramentas de comunicação para otimizar e convergir a divulgação de informações.

O NOTÍCIAS DAS GERAIS leva aos 853 municípios mineiros as principais informações sobre o cenário político e econômico do nosso Estado. O informativo semanal on line, MARCANDO PRESENÇA, com as principais informações da semana. O PORTAL AMM contém informações

de todas as áreas técnicas, disponibiliza as mais completas notícias sobre recursos, programas dos governos estadual e federal e cursos oferecidos pela Associação. Tudo isso para auxiliar o gestor na tomada de decisões.

Além disso, estamos nas redes sociais como facebook, twitter, Orkut, flickr para divulgar as nossas ações sempre em tempo real. Outro recurso utilizado é o envio de mensagens pelo celular. Por meio do SMS, os prefeitos são informados sobre todos os repasses que interessam à administração pública, como FPM e ICMS.

Criamos a AMMTV, a primeira TV municipalista do Brasil. Um canal online para divulgar as boas práticas de gestão municipal e mostrar a atuação dos gestores públicos nas administrações. Divulgamos notícias de interesse dos poderes executivo e legislativo e levamos conhecimento e informações ao servidor público. A AMMTV disponibiliza os conteúdos no portal amm. Para assistir, basta acessar www.portalamm.org.br e clicar no link ammtv.

Equipe AMM COMUNICAÇÃO Christiano Senna Daiane Jardim Douglas Vilela Edir Sena Lopes

Rafael Lucas Rosalves Sudário Tatiana Ferreira Wagner Filho

Conheça o departamento

EVENTOS O Departamento de Eventos da AMM contribui para a valorização do municipalismo através do desenvolvimento e organização de eventos que gerem conhecimento, qualificação e melhoria na qualidade dos processos nos municípios. Nosso departamento promove ao longo de todo o ano uma série de eventos em diversas áreas do conhecimen-

Equipe AMM Ana Cláudia Novaes Fábio Junio Frederico Pimenta Tamirys Oliveira

to, sempre concatenados com as necessidades e assuntos de interesses dos técnicos e gestores municipais.

Composta por profissionais com ampla experiência em eventos na área pública, o Departamento está estruturado para realizar todas as promoções da associação com agilidade e resultados práticos para os municípios.

A equipe é multidisciplinar, composta por profissionais como Relações Públicas, Turismólogo, Designer Gráfico e de Produto. Isso permite que o desenvolvimento das ações de eventos ocorram de forma sistêmica e integrada, considerando vários aspectos técnicos, de marketing e pedagógicos.

Isso tudo com foco no melhor aproveitamento do participante.

Cerimonial: Quem cuida de todas as atividades de cerimonial da Associação é a Secretária Executiva, Cida Canhestro.

Com mais de 15 anos de experiência em eventos da área pública, tem amplo conhecimento em cerimonial para diversos níveis que envolvem desde autoridades municipais, passando por deputados estaduais e federais, governadores de estado e presidência da república.

VOL.1 Institucional AMM VOL.2 Jurídico VOL.3 Desenvolvimento Econômico

VOL.4 Saúde VOL.5 Assistência Social VOL.7 Captação de

VOL.6 Contábil e Tributário

Recursos Públicos

VOL.8 Meio Ambiente VOL.9 Educação

VOL.10

Comunicação, Eventose e Cerimonial Editorial

4

pág.

PALAVRA DE PRESIDENTE

4

pág.

DEPARTAMENTO DE COMUNICAÇÃO DEPARTAMENTO DE EVENTOS

6

pág.

6

pág.

COMUNICAÇÃO 1. INTRODUÇÃO pág.

6 6

2. A COMUNICAÇÃO E SUA FUNÇÃO ESTRATÉGICA pág.

6

3. A COMUNICAÇÃO NO ÓRGÃO PÚBLICO pág.

3.1. A Percepção de Comunicação pág.

3.2. A Comunicação como Estratégia pág.

3.3. A Comunicação como Visão Sistêmica pág.

6

6

6

6

3.4. Comunicação Integrada pág.

3.4.1. Comunicação Administrativa pág.

3.4.2. Comunicação Interna pág.

3.4.3. Comunicação Institucional pág.

3.4.4 .- Comunicação Mercadológica pág.

6

6

6

6 6

4. PRINCÍPIOS DA COMUNICAÇÃO NO ÓRGÃO PÚBLICO pág.

4.1. Vínculos com a vida das pessoas pág.

4.2. Relevância, agilidade e transparência pág.

4.3. Unidade de linguagem pág.

4.4. Transparência e expressão pág.

4.5. Intencionalidade e permanência pág.

4.6. Valorização das equipes pág.

4.7. Comunicação integrada pág.

4.8. Sinergia pág.

4.9. Monitoramento e avaliação pág.

4.10. Ética e responsabilidade social pág.

6

6

6

6 6

6

6

6

6

6

5. MEIOS DE COMUNICAÇÃO MAIS UTILIZADOS PELAS PREFEITURAS E ÓRGÃOS PÚBLICOS. pág.

5.1. Revista ou Jornal pág.

5.2. Portal pág.

5.3. Jornal Eletrônico pág.

5.4. Jornal House Órgão Ou jornal interno/eletrônico pág.

5.5. Mídias Sociais pág.

5.5.1. Dicas importantes de como utilizar o Facebook e o Twiter 5.5.2. Diferença de mídias sociais e redes sociais pág.

6

6

6

6

6

6

6

6. DIRETRIZES E ORIENTAÇÕES PARA ATENDIMENTO A IMPRENSA 6.1. Gestão de crises pág.

6.1.2. Como proceder diante de uma veiculação negativa pág.

6.1.3. Orientação ao gestor público - responsável para falar com a imprensa pág.

6

6

6

pág.

6

pág.

6

6.1.4. Como agir em casos de confronto 6.1.5. Lidando com os públicos pág.

6

6

pág.

6

7. ELABORAR O PLANO DE COMUNICAÇÃO pág.

7.1. Definir os objetivos do plano de comunicação.

7.2. Objetivos pág.

6

6

pág.

8. DIRETRIZES DA COMUNICAÇÃO NAS PREFEITURAS E CÂMARAS MUNICIPAIS pág.

6

6

9. DEFINIÇÃO DO PÚBLICO pág.

9.1. O público da Prefeitura e/ou Câmaras

6

pág.

6

10. ESPECIFICAÇÃO DAS AÇÕES pág.

10.1. Como operacionalizar e adequar uma comunicação eficiente no órgão público pág.

6

11. ELABORAÇÃO DO PLANO DE AÇÃO

6

pág.

12. MONITORAR E AVALIAR O PLANO DE AÇÃO 13. REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS EVENTOS E CERIMONIAL 1. INTRODUÇÃO pág.

6

6

pág.

2.. CONHECENDO EVENTOS 2.1. Classificação pág.

2.2. Modalidades pág.

6 6

6

pág.

6

pág.

6

3.. ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS pág.

3.1. Pré - Evento pág.

3.1.1. Elaboração de Cronograma pág.

3.2. Planejamento pág.

6

6

6

6

pág.

6

3.2.1.. Definir tema e tipo do evento pág.

3.2.2. Definir público-alvo pág.

3.2.3. Escolha do local pág.

3.2.4. Definir data pág.

3.2.5. Elaborar programação pág.

3.2.6. Definir divulgação pág.

3.2.7. Definir recursos necessários pág.

3.2.8. Definir serviços de logística pág.

6

6

6

6

6

6 6

4. OPERACIONALIZAÇÃO DO EVENTO 5. PÓS EVENTO

6

pág.

6

pág.

6. CERIMONIAL E PROTOCOLO EM EVENTOS 7. REFERÊNCIA BIBLIOGRÁFICA

6

pág.

6

pág.

COMUNICAÇÃO

1

INTRODUÇÃO Esta cartilha deve servir como guia para a atuação das prefeituras e suas unidades vinculadas e/ou Câmaras Municipais, sendo flexível o bastante para adaptar-se às mudanças de cenário e às necessidades e peculiaridades de cada uma delas. Ela irá integrar as ações e estratégias, respaldada no conceito de um processo contínuo de gerenciamento da informação, onde o papel fundamental é a aproximação das ações dos órgãos públicos com a sociedade.

A Implementação de um plano de comunicação, baseado no plano de ação da prefeitura serve para orientar os gestores públicos como proceder nas diversas áreas de atuação e consolidar as ações perante o público.

O Plano de comunicação é uma ferramenta gerencial de maior grau de relevância que uma administração pública pode contar, independente dos veículos de comunicação existentes nos município.

Os veículos de comunicação são aliados imprescindíveis para qualquer administrador e o prefeito sabendo trabalhá-los com uma estratégia bem definida, integrando a nova gestão com um discurso consistente, transparente e efetivo, é a forma mais eficaz de envolver a sociedade como parceira.

2

A COMUNICAÇÃO E SUA FUNÇÃO ESTRATÉGICA

A relação entre Governo e Sociedade é constituída pela imagem de credibilidade e legitimidade e depende da sua aceitação pelas organizações no ambiente social. Na chamada “Sociedade do Conhecimento”, a vantagem competitiva estará com as entidades da administração pública que desenvolverem inteligência para criar e sistematizar os seus processos de comunicação, agregando-lhes valor estratégico.

A imagem pública de uma instituição é construída pela qualidade de seus produtos e serviços, pelo comportamento de seu quadro de funcionários e por todos os contatos que realiza com a sociedade. A imagem é a percepção do público, com o qual a instituição se relaciona, podendo ela variar de acordo com os interesses e padrão de relacionamento construído.

A imagem é um fator principal para qualquer instituição e constitui o valor intangível das organizações. Ela será positiva, negativa ou difusa, dependendo da coerência do seu discurso e de sua prática.

Além dos componentes de identidade que uma instituição pública projeta, para criar a sua imagem positiva, ela pode ainda sofrer influências e contaminação por um senso generalizado a respeito do serviço público e de seus servidores. Além disso, uma linguagem distante de seu contexto e a falta de um posicionamento claro podem contribuir negativamente para a imagem da instituição. Para enfrentar e vencer essas barreiras é necessário buscar coerência entre o discurso e a atuação. Assim a comunicação se torna essencial e o seu planejamento é importante para se trabal-

har as ações e traduzindo-os para o público, tanto externo como interno, mostrando-se, com clareza e transparência, o que a instituição precisa, quer e deve comunicar.

A imagem desejada para qualquer órgão público está no reconhecimento do cidadão em bons serviços e negócios e que, acima de tudo, contribui para o desenvolvimento do município e do estado e a melhoria das condições de vida para a sociedade.

Um dos grandes desafios do mundo hoje, necessariamente, é o uso da comunicação e da tecnologia para o bem da humanidade. As novas tecnologias aproximam pessoas, quebram barreiras geográficas, facilitam as relações, trazem bem estar, saúde, e estimulam o desenvolvimento. Porém, revelam as disparidades e desigualdades da organização social – outro desafio a ser enfrentado.

De acordo com a última pesquisa realizada pela Controladoria Geral da União - CGU e Unesco com o objetivo de analisar valores, cultura, experiência e percepção de servidores públicos federais em relação à temática de acesso a informação, observou que a relação entre estado e sociedade é ainda distante: 25% dos entrevistados acham que existe uma proximidade e 74,9% acreditam que não.

Isso demonstra, além da divulgação insuficiente, o distanciamento da linguagem e a falta de conexão entre o ente federado e as pessoas.

3

A COMUNICAÇÃO NO ÓRGÃO PÚBLICO 3.1

A percepção de comunicação A Comunicação deve ser percebida e considerada, por seus gestores, servidores e parceiros, como um fator estratégico, vista como área social e facilitador da gestão e estruturada para alavancar e contribuir como o alcance dos objetivos traçados pela instituição.

Partilhar, tornar comum. Esse é o sentido etimológico da Comunicação para os órgãos públicos. No âmbito da administração pública, tal sentido torna-se ainda mais valoroso, considerandose a obrigação constitucional de se dar publicidade e transparência aos seus atos.

Esse entendimento do papel da Comunicação é importante porque baseia-se na necessidade de se contribuir para o fortalecimento da cidadania, como atributo inquestionável e legítimo de nossa população. Além disso, deve favorecer a visibilidade da ação do município e estado, no âmbito da lei. Para isso, ela deve funcionar como um mecanismo vigoroso para estabelecer e estreitar as relações com a sociedade.

3.2

A comunicação como estratégia A importância estratégica da comunicação está diretamente relacionada à sua atuação proativa - e não reativa ou de afogadilho - nas decisões que direta ou indiretamente vão causar impactos em pessoas, grupos, comunidades e segmentos que de alguma forma têm ligação com a imagem pública e institucional do órgão.

Isso significa o importante alinhamento e agendamento estratégico de temas, projetos, programas e ações de todas as áreas do órgão e suas instituições que requeiram visibilidade externa e interna com a atuação da Assessoria de Comunicação. Tal comprometimento promoverá o adequado atendimento e o tratamento devido a cada uma das situações, considerando a especificidade de cada meio ao conteúdo e seus respectivos públicos.

3.3

A Comunicação como visão sistêmica Como as Prefeituras e Câmaras são integrantes de um complexo sistêmico, com características que as tornam peculiares, a comunicação deverá incorporar a noção de sistema. Isso implica no estabelecimento de fluxos de informação entre cada unidade e seu ambiente interno e externo.

Em relação a seus públicos, a Comunicação deverá levar em conta as necessidades de informação e participação dos públicos envolvidos nas ações. O Município democrático se propõe a ser mais aberto, transparente e participativo na vida dos cidadãos, portanto sempre presente e ativo.

Como a sociedade tem consciência do seu papel e exige atuar nos processos desenvolvidos pelos gestores públicos, diretamente ou por meio das suas organizações representativas, a Comunicação deve buscar todos os meios que favoreçam essa relação, lançando mão da internet e sua ferramentas de comunicação , como as mídias digitais e redes sociais, considerando-se a abrangência de seus conteúdos, interesses e interlocutores.

3.4

Comunicação integrada Na prática, as comunicações administrativa, interna, institucional e mercadológica não podem ser dissociadas. Faz-se então necessário um esforço organizacional para que todas sejam contempladas sem haver a sobreposição de uma sobre a outra. O compromisso de uma, por exemplo, precisa ir muito além da qualidade de seus produtos e serviços. A sustentabilidade institucional dessas organizações também passa pela sua contribuição à melhoria da qualidade de vida de seus empregados e dos cidadãos em geral. Nas organizações públicas, o compromisso com a sociedade torna-se primordial, devendo-se refletir, obrigatoriamente, sobre a excelência de seus produtos e serviços.

3.4.1

Comunicação administrativa É aquela que se processa dentro da organização, no âmbito das funções administrativas. Relaciona-se com os fluxos, os níveis e a rede formal e informal de comunicação que permitem o funcionamento do sistema organizacional. Envolve atividades tais como a tramitação de documentos internos, a criação de veículos formais e a organização de reuniões administrativas.

3.4.2

Comunicação interna Encontra-se voltada para a interação entre a organização e seus empregados, seja sob o aspecto institucional ou mercadológico. A comunicação não deve ser confundida com o endormarketing, que se limita a ver os funcionários como “clientes internos”. Antes de ser empregada, o indivíduo é um ser humano e um cidadão, que atua num ambiente organizacional, direcionado para a consecução de diversos objetivos, não apenas os de mercado. Entre as atividades de comunicação interna podem estar, por exemplo, a criação de jornais internos, a realização de visitas de familiares dos empregados à organização e programas de estímulo à melhoria da qualidade de vida.

3.4.3

Comunicação institucional É a responsável direta pela construção e formatação de uma imagem e identidade corporativas fortes e positivas. A partir da difusão de informações de interesse público sobre suas filosofias, políticas, objetivos e práticas, as organizações procuram conquistar a credibilidade e a confiança da sociedade. As atividades de comunicação institucional geralmente são produzidas pelas áreas de Relações Públicas, de Assessoria de Imprensa e de Propaganda Institucional. Envolvem desde a produção de matérias para a imprensa e realização de eventos até a criação da identidade visual da organização, e promoção de campanhas institucionais em veículos de comunicação.

3.4.4

Comunicação mercadológica Ocupa-se de toda a produção comunicativa em torno dos objetivos mercadológicos, entendidos em sentido amplo como atendimento à demandas econômicas e sociais. Tem por objetivo a promoção, distribuição e/ou comercialização de produtos ou serviços. Entre os principais componentes do mix da comunicação mercadológica estão à propaganda, a promoção de vendas, o merchandising, as feiras e exposições, as vendas pessoais, etc.

4

PRINCÍPIOS DA COMUNICAÇÃO NO ÓRGÃO PÚBLICO Os princípios da Comunicação de cada órgão público determinam os parâmetros nos quais os seus executores devem se apoiar, em todas as ações que demandem a visibilidade pública e o posicionamento institucional. A partir daí, a comunicação deverá alcançar os seus objetivos, não havendo diluição da imagem e dos conceitos institucionais.

4.1

Vínculos com a vida das pessoas Estabelecer a clara conexão na administração pública e a vida das pessoas, seja no seu cotidiano, nos projetos e ações, na qualidade de vida e para o aumento da participação social criando a legitimação da cidadania.

Os conteúdos de Comunicação deverão ser tratados e adequados ao perfil de cada público a que se destina, na definição de sua linguagem e dos meios apropriados.

(Figura dos perfis de cada público)

4.2

Relevância, agilidade e transparência Fornecer ao público uma comunicação clara, completa, de qualidade, objetiva, relevante e em tempo adequado. A prioridade será definida pelos fatos e ideias de interesse coletivo, de forma transparente, acessível e eficiente. Identificar e suprir as necessidades de comunicação da sociedade, pelo desenvolvimento, implementação e avaliação das políticas, programas e iniciativas do órgão. As ações devem lançar mão dos recursos tecnológicos disponíveis para superar as barreiras de tempo e espaço.

4.3

Unidade de linguagem A complexidade das Prefeituras e/ou Câmaras, dos temas e objetivos específicos que caracterizam o ambiente da administra-

ção pública, não podem gerar impedimentos para a unidade de linguagem. Deve-se adotar uma abordagem colaborativa e alinhada na comunicação, que garanta a preservação e consolidação de uma imagem pública coerente e integrada. Essa atuação deve estar sempre alinhada com as determinações da Prefeitura e/ou Câmaras Municipais , cujas diretrizes se aplicam à unidade visual e gráfica e ao discurso institucional respeitando a hierarquia do órgão.

4.4

Transparência e expressão Os fatos, por serem lícitos e públicos, devem ser divulgados, tornando-se público. A comunicação entre a Prefeitura e/ou Câmaras e suas unidades vinculadas e seus públicos interno e externo deve ser de mão dupla, com canais de relacionamento e de comunicação para a divulgação dos resultados de seu trabalho, sem dissimular fatos e informações que possam ser de interesse público.

4.5

Intencionalidade e permanência As ações devem ser planejadas e estar relacionadas com os princípios estratégicos da gestão, fazendo parte de um processo contínuo, para gerar um esforço concentrado com foco nos resultados.

4.6

Valorizações das equipes Os servidores, gestores e dirigentes da Prefeitura e/ou Câmara são públicos prioritários da comunicação, por serem importantes elos com a sociedade. Devem ser inseridos em todas as ações de comunicação, criando oportunidades e a manutenção de um clima organizacional favorável à criatividade inovadora, ao desenvolvimento, à participação e à integração.

4.7

Comunicação Integrada Todos os programas e projetos deverão buscar na comunicação integrada os suportes para viabilizar os seus objetivos específicos. Serão usados os recursos de Relações Públicas, Publicidade e Propaganda, Jornalismo e Comunicação Empresarial, em suas aplicações impressas, audiovisuais, eletrônicas e digitais. E o investimento financeiro deve ser justificável e compatível com o porte do programa ou projeto.

4.8

Sinergia A comunicação dos programas e projetos, com oferta de produtos e serviços, buscará o melhor aproveitamento dos esforços de comunicação empreendidos. A área de comunicação das unidades públicas deverão buscar, entre si e com a Prefeitura, maior sinergia e direcionamento de esforços, a fim de aumentar sua taxa de êxito e reduzir os esforços ampliando a visibilidade.

4.9

Monitoramento e avaliação Todos os processos deverão ser acompanhados por mecanismos de monitoramento e avaliação, criando indicadores de modo a promover a sua melhoria contínua, na medida necessária e sem perda de tempo.

4.10

Ética e responsabilidade social A ação de comunicação deve caracterizar-se pelo compromisso ético e pelo exercício pleno de responsabilidade social da Prefeitura e suas unidades e/ou Câmaras. Os direitos dos cidadãos devem ser respeitados, descartados os preconceitos e as discriminações de qualquer ordem. Enquanto órgão público, a Prefeitura e/ou Câmara deve possuir um comprometimento muito grande para com a responsabilidade social.

O compromisso com a democratização do conhecimento, a sua sustentabilidade, o atendimento de excelência, a produção de qualidade e a valorização do cidadão devem ser assumidos por todos os funcionários públicos e praticados permanentemente.

5

MEIOS DE COMUNICAÇÃO MAIS UTILIZADOS PELAS PREFEITURAS E ORGÃOS PÚBLICOS 5.1

Revista ou jornal Estes veículos reúnem informações de um período longo, geralmente a periodicidade é mensal, bimestral ou até trimestral dependendo do tamanho do órgão. O que vale em todo veículo de comunicação é o conteúdo que representa e o mailing que é distribuído. Não adianta ter uma publicação mensal e o conteúdo ser fraco e a publicação existir apenas para cumprir a periodicidade. Por isso é importante o plano estratégico definido com sua linha de abordagem. As pessoas hoje interessam muito mais pelo lado visual, e a “leitura por imagens”, sendo assim os textos deve ser enxutos e com imagens atrativas. O visual de uma boa diagramação, formato padrão da tiragem e fotos bem trabalhadas faz deste veículo uma ferramenta importante de divulgação das ações dos órgãos.

5.2

Portal Reúne todas as informações institucionais do órgão. É o cartão de visita, oferecendo acesso online (instantâneo) com informações e serviços como meio de divulgação e atendimento ao cidadão.

Desta forma, a interação com usuário é rápida e com informações mais detalhadas e completas. O padrão visual é muito importante, seguindo a identidade visual do órgão e a estrutura precisa ser totalmente voltada para o atendimento ao cidadão.

O portal é visto hoje como uma extensão para outras mídias, com links direcionando para o Facebook, flicker, RSS , etc. É como se fosse um caminho de mão dupla, onde as mídias ou redes da WEB também podem ser trabalhadas fazendo com que o cidadão tenha acesso ao portal também.

Os Portais oferecem acesso a um grande número de usuários e precisam ser dimensionados de acordo, pois caso contrário o sistema fica lento, ou não responde à navegação, isto é um processo caro e trabalhoso principalmente porque ao longo do tempo o uso do Portal por usuários acaba aumentando e os equipamentos precisam ser trocados por outros mais eficientes e capazes, tornado a manutenção do Portal onerosa e constante.

5.3

Jornal eletrônico É muito utilizado hoje pelo seu baixo custo de envio e produção, mas o seu conteúdo precisa ser enxuto, ter chamadas bem abordadas e um visual atrativo. O formato é A4 e junto com os textos pode vir um link direcionando para o portal, onde o público pode ler o conteúdo mais completo.

Geralmente sua periodicidade é semanal, quinzenal ou mensal.

Colocar foto do marcando presença

5.4

Jornal House órgão ou jornal interno/eletrônico Este veículo pode ser impresso ou eletrônico, com periodicidade regular sendo quinzenal, mensal ou bimestral, dirigido ao público interno. Seu conteúdo deve ser redirecionado para os servidores, divulgando as atividades do órgão e assuntos de interesse interno como entrevistas, depoimentos, curiosidades, fotos dos funcionários , avisos do Departamento de Recursos humanos ,etc. O importante deste veículo que ele seja um instrumento de motivação e valorização do funcionário, estimulando à maior eficiência e produtividade.

Colocar foto do jornal vitrine

5.5

Mídias Sociais Apesar das dificuldades de acesso a internet, como baixa velocidade, altos custos do serviço, entre outros problemas, somos mais 83 milhões de brasileiros, segundo o IBOPE, que utilizam a rede mundial de computadores, no trabalho, em casa, escolas, lan house e outros locais. No ranking de países que usam as redes sociais estamos em 4º lugar. Atualmente, mesmo que a Prefeitura não crie um perfil institucional ou tenha um site, em alguma mídia social é essencial a criação de um blog, grupo, fórum, comunidade, perfil servindo também para a população elogiar, reclamar ou manter contato com as pessoas que não moram na cidade.

Ter uma presença hoje na internet é mostrar transparência e organização na gestão. Antes de pensar em criar um perfil em uma rede social é necessário fazer um planejamento, pense qual é o seu público, como serão as publicações e como responder questionamentos e comentários.

Passos importantes: • Defina seu objetivo na rede – um perfil só com divulgação dos eventos culturais, com os atrativos turístico da cidade ou institucional (tratar das ações e atividades da prefeitura ou câmara).

• Dependendo do serviço que for utilizar abuse do uso de imagens e vídeos. Textos curtos e objetivos.

• Publique regularmente e contribua com informações interessantes.

• Não deixe perguntas sem respostas. Caso receba alguma reclamação informe o contato do órgão responsável para atender a questão. E não demore a responder.

• Mantenha um dialogo constante.

• Caso publique uma informação de outra pessoa ou site, não se esqueça de colocar o responsável.

Existem várias mídias sociais que a administração pública pode utilizar para prestação de serviço ou divulgação das ações e atividades para a sociedade, Facebook, Twitter, Orkut, You Tube, Pinterest são só algumas serviços deste universo.

5.5.1

Dicas importantes de como utilizar o Facebook e o twiter Facebook • Crie uma Fan Page. Perfil é para usuários comuns, as Fan Pages foram criadas para empresas, associações, etc para divulgar suas ações e atividades no Facebook. As páginas tem serviço de estatísticas e vários outros recursos.

• Coloque a sua página no Facebook com a cara da instituição e mude regularmente a capa.

• Não esqueça de colocar um email ou outro modo de contato para informações e reclamações que não podem ser respondidas por meio da Fanpage.

• Curta, compartilhe e comente, mas não exagere.

• Publique regularmente • Publique mais imagens e vídeos. Evite textos longos e cansativos.

Twitter • Não deixa de twittar pelo menos uma vez por dia.

• Pense em como deixar o texto mais atrativo, possível em 140 caracteres.

• Converse com outros membro da rede.

• Retweet (RT) – publique mensagem de outros usuários no seu perfil Inserir as logos das mídias: Face, twitter, RSS..

5.5.2

Diferença de mídias sociais e redes sociais Mídias sociais Espaço de exposição, onde uma pessoa apenas posta informações ou arquivos sem gerar relacionamento direto com nenhuma ou outra pessoa específica.

Redes sociais Espaço de exposição, onde uma pessoa se relaciona com um ou mais pessoas ou empresas, formando grupos excludentes ou não, os quais, juntos formam uma rede de relacionamento.

6

Diretrizes e orientações para atendimento a imprensa Um relacionamento saudável com a imprensa é antes de tudo uma oportunidade de se comunicar com os cidadãos do seu município, milhares de pessoas do Estado e do país. O jornalista é um agente importante e fundamental neste processo. A comunicação dos órgãos públicos é determinada pela natureza pública de suas atividades e, portanto, é também a prestadora de contas junto aos cidadãos.

Para haver um convívio produtivo, com trocas de informações de qualidade, é necessário compreender as prioridades, demandas e limites dos jornalistas e profissionais de mídia, baseado no respeito profissional e na maneira eficaz de se comunicar.

• O jornalista não pode ser tratado como um adversário, ele é um profissional em busca de informação. É um agente de informação importante na interlocução da Prefeitura Municipal e/ou Câmara com os cidadãos. Por isso, esteja sempre pronto para atender esses profissionais.

• Mostre-se sempre disponível para a imprensa. Muitas vezes é preciso fazer uma avaliação se deve interromper suas atividades de agenda para atender ao jornalista. Evite deixar um jornalista esperando, retardar a entrevista ou demorar a prestar esclarecimentos. Verifique o deadline ( Qual o prazo para a conclusão da matéria para retorno e ligue mesmo que seja apenas para negociar mais tempo para conseguir as informações). A atividade dos jornalistas dos veículos de comunicação é intensa e com uma enorme demanda e eles trabalham em uma contínua pressão.

• Nunca deixe de atender um jornalista ou retornar seu contato. Ele precisa saber se pode ou não contar com você para aquela matéria. Lembre-se que a sua atitude pode influenciar o humor do profissional e, de certa forma, repercutir positivamente ou negativamente no trabalho final da imprensa.

Aproveite as oportunidades que o jornalista lhe propõe para evitar maus entendidos e esclarecer a posição da Prefeitura.

• Não se intimide em fornecer informações complementares após a entrevista ou enviar por escrito.

Se coloque a disposição para esclarecer qualquer dúvida até a publicação da matéria e não hesite em perguntar ao jornalista se ele entendeu o tema abordado e se compreendeu claramente o que foi explicado.

• Aproveite a demanda de uma sugestão de pauta feita por um jornalista para explorar ou sugerir outros assuntos e pautas positivas dos projetos e programas da sua Prefeitura e/ou Câmaras.

• A postura da transparência sempre é a melhor opção. Nunca evite notícias desagradáveis, essa postura acaba sendo a notícia do dia seguinte. Informe ao jornalista a melhor informação que tiver, a sua versão poderá ser satisfatória e poderá dar fim a uma matéria negativa e sua repercussão.

• Seja pró ativo nas notícias negativas, a prática tem mostrado que antecipar-se à mídia é melhor do que se explicar depois da matéria publicada.

Não entre em pânico diante de notícias negativas.

A melhor atitude é analisar o cenário e não tomar atitudes precipitadas ou ficar paralisado. Sempre existirá espaço para o esclarecimento e para a preservação da imagem.

• Para marcar uma coletiva de imprensa, entrevista ou envio de releases sempre devem ser feitas por volta das 10h30, pela manhã , e até 15 horas na parte da tarde. Respeitando o horário de edição, dentro deste horário o jornalista terá tempo de elaborar melhor a notícia, aprofundar nas informações e o editor em publicá-las. Se for urgente, faça um contato via telefone e comunique ao jornalista para o mesmo ficar atento.

• Nunca discrimine um jornalista ou um veículo de comunicação que acha sem importância. O atendimento á imprensa deve ser igual a todos os veículos, e as solicitações atendidas com o mesmo respeito e atenção. Hoje , o jornalista que demandou pode ser o mesmo de um grande jornal amanhã.

• Esteja preparado para responder a imprensa. Muitas matérias negativas, devem ser estudadas, analisadas e compreendidas.

Evite colocar mais lenha na fogueira. O jornalista muitas vezes não está inteirado com o assunto como esperamos, por isso cuidado com o imediatismo e a pressa que podem resultar em informações incompletas e parciais. Não hesite em corrigir dados, explicar quantas vezes for possível e se colocar sempre a disposição.

• O release e sugestão de pauta seguem os padrões jornalísticos.

A identificação da notícia, lead e o assunto bem elaborado faz com que o jornalista compre a ideia e publique o assunto.

6.1

Gestão de rises 6.1.2

Como proceder diante de uma veiculação negativa • Identificar uma pessoa inteirada no assunto para intermediar com a imprensa, nunca a autoridade máxima.

• Agendar visita do dirigente ( Prefeito e/ou Vereadores) às unidades, bairros ou locais de crise para mostrar a preocupação do Prefeito e sua boa vontade em tranquilizar usuários ou moradores. É muito importante que o gestor esteja preparado para esse momento de tensão e manter a calma.

• Estabelecer horários para coletiva de imprensa, apresentação de boletins à imprensa e uma agenda de visitas ao local de crise, priorizando o trabalho de fotógrafos e cinegrafistas.

Neste momento é preciso: • Todos os gestores precisam unificar o discurso, falar a mesma língua.

• Expor os pontos em que há vulnerabilidades, evitando mensagens que passem excesso de confiança; • Enfrentar e desmentir boatos imediatamente, com o máximo de objetividade e firmeza;

• Divulgar somente informações novas e inéditas, evitando informações ultrapassadas, já obtidas pela mídia com fontes diversas; • Preparar o porta-voz para que tenha uma linguagem adequada e que tenha empatia com a mídia.

6.1.3

Orientação ao Gestor Público

Responsável para falar com a imprensa É muito importante o papel do dirigente que será o porta voz no momento da crise. Ele deve estar integrado e com um profundo conhecimento, acompanhar de perto os comunicados à imprensa e ter total domínio do assunto. Esta atitude transmite confiança, demonstra segurança e conquista credibilidade.

O dirigente responsável deve estar disponível tempo integral e estar atento a demanda da equipe de comunicação e os envolvidos. Evite especular sobre situações que desconhece e responder a uma pergunta negativa de forma afirmativa feita pela imprensa.

As informações dever ser conferidas e caso tenha dados numéricos, estimativas, devem estar atualizadas constantemente para evitar descrédito perante a imprensa.

6.1.4

Em caso de confronto, o dirigente deve agir do seguinte modo 1). Lembrar ao interlocutor que ele está insatisfeito com a situação e não com você e falar num tom mais baixo do que o utilizado pela pessoa;

2). Utilizar linguagem corporal receptiva (não cruzar os braços, não colocar as mãos nos bolsos, não fazer caretas); 3). Anotar perguntas cujas respostas não possam ser dadas naquele momento; 4). Não prometer o que não pode cumprir. Explicar que certos projetos ( obras, licitações..) por exemplo, têm prazos.

6.1.5

Lidando com os Públicos Ao lidar com diferentes públicos, o comunicador deve estar atento às diversas variantes que terá de enfrentar. Algumas recomendações são pertinentes para reduzir o impacto da crise: • A comunicação estar integrada com as ações das áreas técnicas e acompanhar todo o processo.

• Identificar as necessidades de cada público em situação de crise; • Definir parâmetros de conduta ética. Por exemplo, vítimas fatais podem ser filmadas e fotografadas? A imagem contribuirá para a identificação?

• Formar e capacitar a equipe de Comunicação.

Para cada função devem ser capacitadas duas pessoas para que trabalhem em revezamento. Nas primeiras semanas a demanda é constante e o serviço deve ser de 24 horas.

• Socializar a informação para toda a equipe. Definir apenas um porta voz para dar entrevistas.

7

ELABORAR O PLANO DE COMUNICAÇÃO O Plano de Comunicação é um documento anual que estabelece um conjunto de procedimentos e ações estratégicas para a implementação das atividades. A partir deste plano, cada unidade vinculada também fará seu plano de trabalho, anualmente, com suas próprias peculiaridades e demandas.

Sabemos que muitas prefeituras não tem uma estrutura de comunicação abrangendo todas as áreas como : Imprensa ,Relações Públicas, Eventos, Publicidade/ Designer, Assessoria Parlamentar. Mas é essencial que o profissional atuante tenha formação na área de comunicação e ser multidisciplinar, assim sendo, independentes do número de pessoas no departamento, as ações de comunicação podem ser trabalhadas de forma mais integrada e com uma visão sistêmica.

O plano de comunicação que será demonstrado neste tópico poderá ser adaptado a estrutura do órgão e a estrutura física e humana do departamento de comunicação. O grande desafio é conseguir explorar o máximo as ações e os instrumentos de comunicação disponíveis adaptando a estrutura de cada órgão.

7.1 Definir os objetivos do Plano de Comunicação Etapa 1 Os objetivos precisam ser integrados a Missão, Visão e Valores da Prefeitura/Câmaras, nos seus objetivos globais e na sua estratégia de desenvolvimento.

Missão Descreve a finalidade da empresa e o motivo de sua existência, o que o órgão representa para a sociedade e como quer ser vista por ela.

• Por que a empresa existe?

• O que a empresa faz?

• Para quem?

Visão O futuro é a palavra que norteia esse tema. Sua premissa deve ser real, mas em um futuro próximo.

• Aonde a instituição pretende chegar?

Valores Os valores de um órgão devem ser permanentes, é a espinha dorsal da instituição. São princípios ou crenças que servem de guia para os comportamentos, atitudes e decisões de todos.

• Quais são os princípios éticos e morais que regem na instituição?

7.2 Objetivos Objetivo Geral Contribuir para que as Prefeituras e suas unidades e/ou Câmaras Municipais cumpram seu papel no processo de desenvolvimento, fortalecendo o relacionamento com todos os públicos de interesse, difundindo suas ações e estimulando o processo de cidadania.

Objetivos Específicos • Maximizar a interação do órgão público com os seus públicos de interesse, contribuindo para consolidar o seu papel no mercado e na sociedade de forma geral;

• Trabalhar o público interno, interagindo e criando um alinhamento das informações e ações; • Criar, internamente na prefeitura e suas unidades e/ou Câmaras Municipais, uma cultura de que a Comunicação é uma ferramenta estratégica de gestão.

• Criar na sociedade, por meio das ações de comunicação, uma cultura social sempre focado em ações de cidadania.

8

DIRETRIZES DA COMUNICAÇÃO NAS PREFEITURAS E CÂMARAS MUNICIPAIS Etapa 2 As diretrizes indicam o caminho que as ações de comunicação devem seguir para tornar os objetivos organizacionais e comunicacionais uma realidade. Os executores terão a oportunidade de, simultaneamente, usar várias das estratégias aqui definidas, uma vez que todas estão combinadas e sua atuação conjunta poderá ampliar os resultados.

• Ter qualificação da informação e ser sempre a fonte credenciada sobre as informações e fatos relativos á gestão pública, atuando com pró-atividade e antecipação, aproveitando as oportunidades de posicionamento e reduzindo distorções e incoerências. Respeitando a hierarquia da informação anunciada: Prefeito, Secretário municipal, dirigentes das unidades vinculadas ou órgãos públicos do município. Assim, garantirá que a informação chegue de forma relevante e precisa ao público a ser atingido.

( Figura do organograma da imprensa)

• Fortalecer o relacionamento entre a Prefeitura e/ ou Câmara e os formadores de opinião – veículos de comunicação, lideranças governamentais, políticos, empresariais e educacionais do terceiro setor e de outros segmentos prioritários, de um modo oficial as associações comunitárias.

• Aprimorar e ampliar a utilização da comunicação eletrônica por meio das ferramentas das mídias digitais como forma de facilitar o fluxo das informações entre seus públicos, favorecendo o acesso, sem barreiras, às informações geradas e gerenciadas pela prefeitura e suas unidades; • Zelar pela utilização e de forma correta da marca institucional da prefeitura e suas unidades e/ou da Câmara Municipal.

• Trabalhar em alinhamento e por antecipação com os secretários municipais, coordenadores de uni-

dades e projetos, criando um fluxo permanente de informação e garantindo que a informação chegue em tempo hábil a imprensa.

• Divulgar as ações da Prefeitura e Câmaras, em uma linguagem simples e acessível aos seus diversos públicos; • Organizar os processos de comunicação interna, de acordo com sua origem, conteúdo e destino – Comunicação Administrativa, Comunicação Gerencial e Comunicação Institucional; • Favorecer a comunicação face a face, estimulando o repasse das informações e a responsabilidade do agente com a informação fornecida.

• Exercitar o monitoramento dos processos de Comunicação da Prefeitura e suas unidades / Câmaras com os diversos públicos, incentivando a comunicação de mão dupla e a avaliação de resultados, por meio de ferramentas diversas.

9

DEFINIÇÃO DO PÚBLICO Etapa 3

9.1

O público da prefeitura e/ou câmaras Os públicos serão detalhados no planejamento e na execução das ações de Comunicação, variando conforme o assunto, tema ou projeto objeto da comunicação. Esta deve dar ênfase aos públicos diretamente envolvidos.

As Prefeituras e/ou Câmaras possui peculiaridades que devem ser consideradas pelos seguintes públicos: • Unidades vinculadas; • Servidores; • Comunidades; • Empresários; • Veículos de Comunicação; • Órgãos do Governo; • Poderes Executivo, Legislativo e Judiciário,

• Organizações não – governamentais; • Formadores de Opinião (Lideranças da Sociedade Civil, entidades sindicais e entidades representativas do tecido social); • Fornecedores e Parceiros; • Sociedade em Geral diretamente ou por meio dos agentes acima listados.

10

ESPECIFICAÇÃO DAS AÇÕES Etapa 5

10.1

Como Operacionalizar e Adequar uma comunicação eficiente no órgão público • Assessorar as unidades da Prefeitura criando um fluxo de informação; • Avaliar a Assessoria de Comunicação, definindo o plano de comunicação, plano de ações e avaliação de metas cumpridas;

• Capacitar os agentes de informação, gestores e dirigentes para o atendimento à imprensa e toda a “mídia”, visando adequar o seu perfil às demandas decorrentes das novas orientações explícitas pelo órgão.

• Zelar pela manutenção do padrão da identidade visual do órgão e suas unidades, de forma a transmitir a coerência aos seus públicos de interesse e sociedade; • Incentivar os profissionais de comunicação na participação de workshops e cursos afim de estarem sempre atualizados profissionalmente nas áreas específicas de jornalismo, relações públicas, publicidade e propaganda, marketing e comunicação pública; • Orientar e capacitar os funcionários da comunicação na produção de informação qualificada e uniforme, de acordo com as demandas, expectativas e necessidade dos distintos públicos de interesse; • Avaliar os canais especializados (newsletters, folders, vídeos, eventos, revistas ,internet etc.) existentes, visando ao seu redimensionamento ou extinção. E criar novos canais para a maior eficácia da ação de comunicação junto aos diversos públicos (mídias digitais, rádio, programas de prestação de serviço p/ TV . (A AMM disponibiliza conteúdo no seu portal por meio da AMMTV e disponibiliza os programas as prefeituras e/ou câmaras); • Manter a padronização dos veículos de comunicação (impressos) editados pelo órgão (identidade visual, linha editorial, logomarcas); • Cria e fazer cumprir o manual de identidade visual; • Definir, anualmente, programas e projetos a serem contemplados nas ações de comunicação; • Criar instrumentos para acompanhamento do planejamento estratégico; • Realizar reuniões bimestrais com todos os profissionais envolvidos na área de comunicação para avaliação das ações e proposição de melhorias;

• Efetivar parcerias com veículos de comunicação/programas (geral/especializados; local, regional ou nacional) para maximizar o esforço de divulgação dos projetos, programas e serviços, oferecidos pela Prefeitura e/ou Câmara junto à sociedade em geral e a públicos específicos; • Registrar os eventos, inaugurações de programas sociais, serviços promovidos pelo órgão e inserir na internet ( redes sociais, twitter, facebook etc.)

• Apoiar eventos comemorativos internamente. Divulgar e criar ações que envolvam o programa valorização dos servidores e temas como saúde.

11

ELABORAÇÃO DO PLANO DE AÇÃO Etapa 5 O Assessor de Comunicação do órgão terá a responsabilidade de gerir o Plano de Comunicação e monitorar a implementação do plano de ação, além de realizar e acompanhar as atividades do mesmo alinhado às ações de cada unidade.

Assegurar o Comprometimento da Direção • O envolvimento do Prefeito, Chefe de Gabinete é imprescindível para que o plano de Comunicação seja implementada como um instrumento estratégico de gestão.

Trabalhar a comunicação externa • Produzir e veicular artigos de dirigentes e gestores públicos em veículos da imprensa estadual e nacional, focando a imprensa local; • Produzir e direcionar pautas e matérias especiais para imprensa dirigida (municipal, estadual e nacional); • Assessorar os dirigentes em entrevistas para veículos da imprensa municipal, nacional e estadual (geral e especializados); • Desenvolver campanha informativa/ institucional para ajudar na divulgação das atividades planejadas (seminários, workshop); • Publicar jornal e o boletim informativo da Prefeitura e/ou Câmara, que materialize a interação dos órgãos e dê visibilidade às diretrizes das ações do órgão púbico, em um formato leve e de fácil leitura; • Promover seleção de notícias – clipping - sobre a atuação do órgão, para envio a parlamentares ligados ao município; • Realizar, em parceria com veículos de comunicação, campanhas informativas e educativas de cunho social sobre assuntos referentes à atuação da Prefeitura e/ou Câmara; • Oferecer aos canais de comunicação (mídia eletrônica, especialmente) programas sobre ações da Prefeitura e/ou Câmara. Divulgar os programas do Governo Municipal, no âmbito do município e regiões • Editar informativo on-line destinado aos públicos do órgão;

Trabalhar a comunicação Interna • Editar clipping eletrônico de notícias sobre o órgão e demais unidades vinculadas, bem como sobre outros temas de interesse veiculados na mídia impressa e, se possível, eletrônica. Disponibilização do material para todos os funcionários;

• Editar Informativo eletrônico destinado a manter atualizado o corpo de secretariado, coordenadores das organizações sobre as ações administrativas, diretrizes e recomendações institucionais (periodicidade flexível); • Desenvolver, em conjunto com a área de Recursos Humanos, campanhas internas para estimular a melhoria da qualidade de vida do ambiente de trabalho, programas como valorização do servidor e saúde.

• Desenvolver, em conjunto com a área de RH, programas de treinamento corporativo (cursos, seminários e palestras via teleconferência, para os diversos públicos internos); • Criar e manter o quadro de aviso atualizado.

12

MONITORAR E AVALIAR O PLANO DE AÇÃO O monitoramento do processo de comunicação possibilita a correção de desvios ainda em seu princípio. A avaliação, ao final de cada trabalho ou projeto, permite o aprendizado e a evolução, ampliando e revendo objetivos, parceiros envolvidos e resultados obtidos.

• Monitoramento contínuo pela equipe de comunicação sobre pautas, conteúdos, acessos e demandas nas redes sociais e internet; • Monitoramento permanente: acompanhamento das ações de Comunicação nas reuniões com a equipe. Participação dos servidores nas campanhas e eventos internos e ações de integração;

• Avaliação qualitativa – com os gestores, lideranças e clientes – das ações de comunicação em projetos e demandas planejadas.

Essa avaliação deverá ser feita com base em critérios objetivos e subjetivos, tais como prazo da solicitação, prazo do atendimento, adequação das ações e resultados obtidos; • Avaliação de eventos por seus participantes, por meio de pequenos questionários auto-aplicáveis ou enviados por e-mail; • Avaliação anual, qualitativa e quantitativa, com as lideranças, gerências e servidores, medindo a evolução do processo de comunicação interna do órgão ( Pesquisa de Clima);

13

CONSIDERAÇÕES FINAIS Esse documento organiza a atuação da comunicação da Prefeitura e/ou Câmara, criando um plano de comunicação que traça iniciativas e objetivos a serem atingidos.

Esse plano de comunicação se renova de acordo com a mudança de diretrizes e a reformulação do planejamento estratégico e só se tornarão mais fortes à medida que forem executados, avaliados e melhorados. Para isso, o apoio institucional e oficial é fundamental para que as recomendações e diretrizes aqui colocadas sejam seguidas por todos os envolvidos no processo, desde a demanda até a avaliação final.

A Comunicação viabiliza relacionamentos e fortalece percepções. Os órgãos públicos, com papel relevante na sociedade e no desempenho na gestão Municipal, avançam em direção à conquista de seus objetivos, apresentando-se como organizações ajustadas às determinações do plano diretor do município.

Para isso, se faz necessário um projeto de plano de Comunicação baseado no cenário atual e busque ideias e soluções para que haja um alinhamento de todo o processo.

No mundo atual, onde as informações chegam rapidamente a todos nós em virtude das novas tecnologias, as diretrizes e ações são importantes para atingirmos o objetivo principal, que é levar uma comunicação eficiente para o público, para o cidadão, para toda a sociedade – razão primeira do trabalho do Dirigente e gestor público.

Plano de ação Este plano serve para orientar os Assessores de Comunicação para as escolhas das ações em consonância com o plano de comunicação. São sugestões de atividades que cada gestor deve proceder de acordo com sua estrutura física e humana e seguindo seu planejamento com metas e indicadores pactuados anualmente.

São ações já praticadas pelas instituições que retrata a realidade da rotina e ações realizadas nas assessorias de comunicação.

O quê? Ação

Por quê? Objetivo

Como?

Periodicidade

COMUNICAÇÃO EXTERNA

52

Reunião de PautaR

aReunindo com a equipe da Comunicação

Alinhar as ações de comunicação, estratégias de divulgação.

semanal

Enviar release e pauta para imprensa

Acompanhamento das ações e projetos da prefeitura para produção de material jornalístico.

Levantamento do mailing de imprensa local e municipal.

Dar visibilidade para as ações da prefeitura e unidades vinculadas

Diária

Produzir e divulgar informativo eletrônico

Levantamento das principais ações e programas da prefeitura e publicação no jornal e enviar via mailing

Informar; dar visibilidade para as ações da prefeitura.

mensal

Criar Jornal ou revista impresso

Levantamento de informações e produção do jornal e/ ou revista

Informar; Dar visibilidade para as ações da prefeitura.

Bimestral ou avaliar a demanda para decidir a periodicidade

comu nicação

Indicador

Equipe Responsável

Principais tividades

Após a ronda ( Vidita s aos departamentos uma vez por semana)

Equipe de comunicação

1-Reunir com a equipe Produzir matéria

Cumprir 90% do cronograma de reuniões

Janeiro a fevereiro

Jornalista

1. Acompanha mento das ações e projetos e eventos da prefeitura e suas unidades para produção de material jornalístico

Envio de release x semana.

1. Seleção de notícias; 2. Dar visibilidade para as ações da prefeitura 3. Divulgação para o público externo

Produção 12 informativos x ano

1. Coleta de informação e imagem; 2. Produção dos textos; 3. diagramação; 4. Publicação

Publicação de Nº jornais x ano

Quando? Cronograma COMUNICAÇÃO EXTERNA

Janeiro a dezembroJ

Janeiro a dezembro

oJ ornalismo e/ou Relações Públicas Designer

Jornalista designer

53

O quê? Ação

Por quê? Objetivo

Como?

Periodicidade

COMUNICAÇÃO EXTERNA Apoiar campanhas informativas e educativas;

Por meio da criação de campanhas específicas para cada programa.

Integrar; Informar

Demanda

Montar estandes nas principais feiras e exposições do município

Por meio de parcerias.

Dar visibilidade para as ações da prefeitura

Demanda

Criar manual de serviços oferecidos ao cidadão

Verificando os serviços prestados pela prefeitura

Ter informações atualizadas para atender o cidadão

Demanda

Mídia Digitais Portal

FACEBOOK / TWITTER

Levantamento de informações e atualização

Divulgar e Informar Manter o portal atualizado com notícias e projetos da prefeitura

Diária

Divulgação das ações da Prefeitura

Postar e atualizar informações referentes a pautas trabalhadas - Divulgar Os serviços da Prefeitura

Sob demanda

Comunicação Interna ORGANIZAR E APOIAR CAMPANHAS INFORMATIVAS E EDUCATIVAS

Criando campanhas específicas para cada demanda.

Atualizar os quadros de aviso

Inserção de informação nos quadros

Boletim interno

54

Levantamento de informações

Integrar; Informar e orientar

Informar

Informar; Promover a interação entre os funcionários.

Cronograma junto com o Departamento de eventos

Demanda

Quinzenal

Quando? Cronograma

Equipe Responsável

Principais tividades

Indicador

COMUNICAÇÃO EXTERNA De acordo com cronograma dos projetos e programas da Prefeitura.

Janeiro a dezembro

Fevereiro a dezembro 2012

Comunicação e apoio técnico

1. Levantamento da demanda; 2. Implementação das ações; 3. Divulgação

Número de demandas solicitadas/ número de demandas atendidas

Área de comunicação/ eventos

1. Reuniões de montagem do estande; 2. Produção de Material; 3. Apresentação das Ações da prefeitura nos eventos

Nº participantes x ano

Comunicação e equipe técnica

1.Levantar todos os serviços prestados a sociedade 2.Criar manual 3. publicar

Produção e/ou atualização x ano

Mídia Digitais Janeiro a Dezembro de xxx

Responsável pelo portal

1. Levantamento de informações e ações; 2. Publicação

100% do portal atualizado

Janeiro e dezembro

Responsável pelas mídias digitais

1- Definir conteúdo 2- postar e twittar

5 publicações/semana

Comunicação Interna Envolvidos: Equipe Assessoria de comunicação, eventos e RH

1. Reunião cm Eventos 2. Implementação das ações 3. Divulgação

Número de demandas solicitadas/ número de demandas atendidas

Janeiro a Dezembro de 2008

Estagiário

Informações, produção, colocação e retirada do conteúdo.

Manter os quadros atualizados

Janeiro a dezembro

Equipe de comunicação

1. Levantamento de informações e ações; 2. Publicação

Boletim criado e enviado

• Páscoa • Dias das mães • Dia da Mulher • Dia dos namorados • Dia dos pais • Natal

55

14

REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS EMPRESA BRASILEIRA DE PESQUISA AGROPECUÁRIA – EMBRAPA. Política de Comunicação. 2a ed. rev. e atual. Brasília: EMBRAPA-ACS, 2002.

GOLDHABER, Gerald M. Comunicación Organizacional. México: Diana, 1984.

CLEMEN, Paulo. Como Implantar uma área de comunicação interna: nós as pessoas fazemos a diferença. Rio de Janeiro: Mauad, 2005.

Minas Avança na Economia do Conhecimento – Secretaria de Ciência, Tecnologia e Ensino Superior. Belo Horizonte, 2010

56

EVENTOS E CERIMONIAL

1

INTRODUÇÃO A Gerência de Eventos da AMM tem como objetivo realizar os eventos da Associação de forma a proporcionar aos associados experiências satisfatórias em termos de qualificação e promoção.

Os eventos que realizamos durante o ano em muito se assemelham com os que sua prefeitura pode promover. Por isso, este manual tem passos simples e bem definidos, que podem ajudar a sua gestão a organizar de forma satisfatória qualquer evento em seu município.

Importante salientar que os eventos são um meio muito eficaz de promoção das ações de gestão. Através deles a população pode ter um maior contato com suas realizações, pode manifestar a adesão ou não a seu modelo de gestão.

EVENTOS E TURISMO: PARCERIA INSEPARÁVEL O QUE É EVENTO? É um acontecimento programado, com local e data definidos, com o objetivo de agrupar um grupo de pessoas para um determinado assunto. Compreende-se como evento, tanto uma festa religiosa quanto um congresso científico internacional.

Os eventos são considerados um mix de atividades e serviços, com várias ocasiões que promovem a atividade turística o que certamente irá alavancar economicamente uma cidade.

Por isso a importância desta relação, pois os eventos demandam geralmente a mesma infraestrutura oferecida pelo turismo local: hotelaria, restaurantes, transporte, pontos turísticos, comércio, entre outros.

Na maioria das vezes, as pessoas que vão participar, por exemplo, de seminários ou cursos em outras cidades, aproveitam a oportunidade para fazer passeios e compras, o que aquece a utilização dos bens, atrativos e serviços desse município.

2

CONHECENDO EVENTOS Atualmente, os eventos estabelecem uma estratégia mais presente no mundo dos negócios. Suas modalidades variam de acordo com as necessidades dos organizadores ou mesmo dos patrocinadores. É necessário os profissionais conhecerem e participarem dos eventos, para manterem-se informados sobre as novidades em suas áreas e também para expandir suas redes de contatos.

Podemos caracterizar as diversas modalidades de eventos, suas características e as vantagens que podem proporcionar. Acompanhe aqui, quis são:

2.1 Classificação Os eventos são classificados de acordo com os seguintes aspectos: PORTE Faz referência ao tamanho do evento quanto ao número de participantes e abrangência. São eles:

MACROEVENTOS Eventos raros, de âmbito internacional. A mobilização envolve grande contingente de pessoas na sua organização e operação além de movimentar toda a infra – estrutura de apoio ao turismo, do núcleo receptor, que envolve uma ou mais cidades.

Exemplos: Copa do Mundo de Futebol, Carnaval, etc.

EVENTOS DE GRANDE PORTE Abrange um grande número de participantes, superior a quinhentas pessoas e são realizados por entidades nacionais e internacionais, com apoio do setor público. Esta classificação mobiliza grande parte da infra – estrutura turística local.

Exemplos: Grandes Congressos como o Congresso Mineiro de Municípios, Festival Internacional de Teatro, Bienal do Livro de São Paulo, etc.

EVENTOS DE MÉDIO PORTE Geralmente acontecem em um ambiente só, como centro de convenções ou exposições e são organizados quase sempre por empresas de eventos.

Para esta classificação, exige-se um público entre duzentos a quinhentos participantes e ocorrem regularmente em várias regiões do país.

Exemplo: Salão de Oportunidades do Sebrae-MG, Seminário Regional de Medicina, etc.

EVENTOS DE PEQUENO PORTE Abordam um público reduzido (até duzentas participantes) de um único segmento e são a maioria dos eventos realizados no mundo inteiro.

Exemplos: Formaturas, Seminários locais, Comemoração do aniversário da cidade, etc.

DATA DE REALIZAÇÃO Trata-se da periodicidade de realização dos eventos, que são: FIXA Acontecem sempre na mesma data ou periodicidade.

Exemplo: Copa do Mundo MÓVEL Acontecem em datas variáveis de acordo com o calendário ou interesse de quem está promovendo.

Exemplo: Carnaval ESPORÁDICA Acontecem esporadicamente, assim, não existe uma periodicidade para sua realização.

Exemplo: Rock in Rio PERFIL DOS PARTICIPANTES Cada evento tem o objetivo de atingir um tipo de público, que são: GERAL Atinge os mais diversos públicos, devido ao seu caráter abrangente.

Exemplo: Desfile de escola de samba DIRIGIDO São aqueles eventos em que o público tem afinidade com o tema proposto.

Exemplo: Congresso Mineiro de Municípios ESPECÍFICO Tem um público extremamente definido e com interesse específico pelo assunto tratado.

Exemplo: Congresso de Medicina

OBJETIVO DO EVENTO TÉCNICOS E CIENTÍFICOS Buscam conhecimento em áreas específicas EMPRESARIAL E NEGÓCIOS Buscam a realização de negócios e à promoção de empresas e produtos CULTURA E LAZER Abrangem a cultura, história e a arte. Na maior parte, proporcionam entretenimento aos participantes.

ESPORTIVOS Eventos cujo objetivo é a pratica de esportes.

2.2

Modalidades As modalidades dos eventos são muitas. Antes de começar a organizá-lo, acompanhe em qual delas, ele está inserido.

CONGRESSO Pode ser definido como um evento de médio ou grande porte, na maioria das vezes, promovido por entidades associativas, visando sua programação a uma determinada área de segmento.

Nesta modalidade, divide-se o evento em várias modalidades de menor porte como mesas redondas, exposições, painéis, conferências, etc. É importante para conhecer o que está acontecendo no setor que ele representa, além de fazer contatos. É importante lembrar que o público busca também

nestes eventos, a participação de profissionais de renome na área de conhecimento. Isso faz com que seu evento se torne ainda mais atrativo.

SEMINÁRIO Evento de menor porte, que consiste em uma exposição oral para participantes que já tenham algum conhecimento sobre o assunto a ser tratado. Podemos dividir sua dinâmica em exposição, discussão e conclusão. Geralmente as exposições tem um único palestrante, que é expert no assunto abordado.

CONFERÊNCIAS Evento para um grande número de participantes, que tem como objetivo aprofundar um tema específico, onde um conferencista de grande domínio do tema escolhido é o orador.

Esta modalidade requer um presidente de mesa para coordenar os trabalhos e os questionamentos feitos ao final.

Além de oferecer aos participantes informações práticas, dá a oportunidade de trocar experiências, uma vez que seu público tem bastante afinidade com o tema abordado.

DEBATE Discussão entre duas ou mais pessoas defendendo pontos de vistas diferentes sobre o mesmo tema. Os trabalhos são coordenados por um mediador e os expectadores participam somente com protestos e aplausos.

FÓRUM O fórum é normalmente relacionado a problemas sociais visando sensibilizar a opinião pública. É um tipo de reunião promovido por grupos representativos e destinados a reflexão sobre um assunto de interesse coletivo de determinada classe ou categoria profissional. É necessário um coordenador para recolher as opiniões e ao final do evento apresentar uma conclusão.

MESA REDONDA É uma reunião tipicamente clássica, que é coordenada por um moderador para acompanhar a exposição dos participantes e não deixar que saiam do foco principal. Todos tem um tempo pré-determinado para falar. É muito usada para quem quer ter várias visões sobre um mesmo assunto.

PAINEL Nesta ocasião, são convidados de três a cinco especialistas em determinado assunto com tempo limite para sua explanação. Ao final, o público tem abertura para conversar com os participantes PALESTRA Reunião para exposição de um único tema feito por apenas um especialista para um grupo de pessoas.

Sempre, ao final da palestra, o público tem espaço aberto para perguntas.

SIMPÓSIO É um evento de pequeno porte, de curta duração e público especializado. O tema geralmente é científico e tem como principal objetivo a divulgação de experiências, pesquisas ou inovações tecnológicas de uma determinada área para discussão das possibilidades de sua aplicação prática.

CONVENÇÃO Esta expressão define atividades de determinados grupos, promovidos por entidades sociais, políticas ou empresariais, isoladamente. É um evento de pequeno ou médio porte e tem como objetivo integrar as pessoas pertencentes a uma determinada área de atividade, submetendo-se a estímulos coletivos para que sempre atuem em defesa dos interessados da instituição promotora.

FEIRA Evento de grande porte, aberto ao público e geralmente de periodicidade anual ou bienal e com duração de dois a quinze dias. Podem ser independentes ou acontecer paralelamente a um congresso.

A feira acontece por iniciativa de uma ou várias empresas para divulgar, promover e comercializar seus produtos e serviços, com o objetivo de conquistar o mercado.

Funciona como eficiente recurso de marketing dos produtos e serviços dispostos para serem examinados. Geralmente, este contato direto estimula a consolidação dos negócios.

WORKSHOPS É um formato mais prático de detalhar e aprofundar determinado assunto. No primeiro momento acontece a exposição e em seguida a demonstração do produto ou serviço em questão.

FESTAS Elas podem ser folclóricas, de homenagem, religiosas, cívicas, dentre outras. Tem como objetivo comemorar um acontecimento ou uma data. Quando são festas da comunidade que envolva órgãos públicos, como aniversário da cidade, dia do santo padroeiro, elas devem ser públicas; quando são de empresas ou particulares, com público específico, são denominadas privadas.

COQUETEL Evento de curta duração, com o objetivo de reunir pessoas para algum acontecimento que pode ser uma comemoração ou parte de um evento maior como, um congresso ou uma exposição.

3

ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS 3.1

Pré – Evento É a primeira etapa da organização do evento, abrangendo os procedimentos iniciais. É o momento em que se trata a escolha dos envolvidos e da infra-estrutura necessária para sua realização.

Além do organizador, o evento envolve vários profissionais e empresas no seu processo que compreendem a logística, comunicação visual, impressão gráfica, segurança, limpeza, sonorização, entre muitos outros.

Para uma melhor organização, nos eventos de médio a grande porte é necessário criar comissões para que as tarefas possam ser executadas com precisão. Constitui-se também uma coordenação geral, que é responsável pela elaboração do projeto e cobrar das demais comissões, suas ações realizadas.

Para que todas as etapas sejam bem executadas é fundamental que seja estabelecido um cronograma das atividades.

3.1.1

Elaboração de Cronograma O cronograma geralmente é representado por gráficos que indicam quais são as atividades com prazo de execução e responsáveis pelas ações.

Todos os prazos devem ser avaliados periodicamente para que não tenha atrasos em seu cumprimento, pois o atraso em alguma etapa pode comprometer a realização do evento.

Modelos básicos de cronograma ATIVIDADE Planejamento Elaboração do Projeto Execução Administração Avaliação Fechamento Revisão

Janeiro

Fevereiro

ATIVIDADE Elaborar do Programa Estabelecer parcerias Contratar e treinar profissionais Montagem da secretaria Elaborar estratégias de comunicação

TEMPO Março

RESPONSÁVEL Carlos, Cíntia e João Carlos Cíntia Vitor João

Abril

Maio

DATA 30/1 10/2 15/2 30/1 30/1

* Cada modalidade de evento, requer um tipo de cronograma.

3.2

Planejamento Todo evento precisa de organização, estrutura de logística e humana, compatíveis com seu porte, levando-se em conta suas próprias características.

Quando o planejamento é bem feito, se ganha tempo, diminui esforços, evita desperdícios, atinge com exatidão os objetivos propostos, viabiliza o lucro, tem a satisfação do público alvo, além de estar mais bem preparado para algum imprevisto, ou seja, é a garantia de um evento bem sucedido.

Um planejamento, que determina suas ações de forma criteriosa, vai garantir a agilidade e o sucesso do evento.

3.2.1

Definir tema e tipo do evento O tema deve ser definido partindo do interesse atual do seu público-alvo, agregando conhecimento. É importante observar o mercado para que a redundância de temas não ocorra criando concorrência para seu próprio evento.

Atente-se a linguagem do tema, ela deve ser clara e de fácil compreensão para tornar-se atrativa e para que todos os participantes tenham o mesmo entendimento.

Definido o tema e estando com os objetivos traçados, escolhemos o tipo de evento, visando o que será oferecido aos participantes.

3.2.2

Definir público-alvo Definição do público-alvo está diretamente ligada a elaboração das estratégias de comunicação que serão utilizadas para trazer este público para o evento e durante sua realização.

3.2.3

Escolha do local Vários aspectos devem ser observados para a escolha do local de realização deo evento. Veja aqui, alguns de grande relevância: • Estrutura física: O espaço atende a demanda do evento • Capacidade: As condições de acomodação dos participantes e expositores • Serviços de apoio: As possibilidades de instalação e operação • Probabilidade de eventos paralelos • Área de estacionamento • Acesso facilitado aos participantes com necessidades especiais e aos demais participantes • Espaço e estrutura para alimentação e sanitários

3.2.4

Definir data Para evitar desagradáveis coincidências, devem-se analisar os calendários, especialmente os regionais e nacionais.

Alguns meses como janeiro, fevereiro e dezembro devem ser evitados assim como as datas festivas e os feriados prolongados, pois pode acontecer uma superlotação no setor hoteleiro e de outros serviços da cidade anfitriã, ou diminuir o público-alvo do evento por ser período de férias.

3.2.5

Elaborar programação O programa consiste em uma apresentação organizada das datas, horários, temas e demais atividades que serão realizadas durante o evento.

E através da programação que conseguimos com efetividade convencer o público-alvo a credibilidade que o evento tem.

Assim é preciso que as atividades estejam bem definidas e distribuídas de forma que todas sejam cumpridas.

Antes de sua publicação, deve-se ter a garantia da presença de todos os palestrantes, conferencistas, artistas, através de contratos assinados previamente, para que não aconteça nenhum contratempo com o público que está presente prestigiando o evento.

3.2.6

Definir divulgação É uma das principais ações para se garantir o sucesso do evento.

De acordo com o público-alvo, define-se quais as estratégias de comunicação serão utilizadas para atingir tal público.

Dentre as várias estratégias de comunicação as mais utilizadas são: • Convite • Folder segmentado • Email marketing • Cartazes • Anúncios em jornais e revistas de grande circulação • VT´s comerciais em canais que abrangem a área do seu público-alvo • Spot´s em rádios de grande abrangência • Anúncios em sites com afinidade entre o público alvo e o tema do evento

3.2.7

Definir recursos necessários FINANCEIROS Primeiramente, deve-se definir as fontes de receitas e os itens de despesas através de um pré-cálculo. Assim, é possível aproximar bem da realidade do evento, verificando todas as possibilidades e possíveis cortes necessários.

Os possíveis patrocinadores são sempre excelentes fontes para se ter um evento mais atrativo e fortalecido, pois grandes marcam sempre agregam valor aos nossos produtos e serviços.

Outra forma bem eficiente em eventos são os apoiadores, que ao invés de entrarem com receitas nominais, fazem as permutas, que são as trocas de serviços. Você disponibiliza um espaço para que ele exponha seus produtos e serviços ou expõe sua marca aliada ao evento e em contrapartida ele lhe fornece algum serviço que vá lhe ser útil na organização do seu evento.

HUMANOS E MATERIAIS Também baseando no pré-cálculo, que já levantou todas as despesas do evento, é a hora de, além da equipe organizadora, contratar pessoas/empresas para o evento. Desde a parte gráfica, até a contratação de empresas de montagem, segurança, alimentação, dentre várias de acordo com cada tipo de evento. É de suma importância que todos os profissionais contratados tenham boa apresentação, estejam bem vestidos, sejam simpáticos e tenham facilidade de lidar com o público.

Como cada evento tem um foco, todos os profissionais devem passar por um treinamento, quando os organizadores apresentam a estes o histórico do evento, para que a qualidade dos serviços desenvolvidos seja cumprida com excelência em todas as fases.

3.2.8

Definir serviços de logística De acordo com o se tipo de evento, tenha sempre em mão, um check list de contratação de serviços para que não tenha nenhuma surpresa desagradável de última hora.

Cada evento demanda tipos de contratação como transporte, hospedagem, serviços de saúde, montagem, buffet, entre outros.

ANTECEDÊNCIA MÍNIMA PARA ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS Cada evento demanda um tipo de organização. Para isso é indicado uma antecedência mínima para seu planejamento. A idéia é dar uma noção, pois temos que considerar o ritmo de trabalho do organizador (principalmente levando-se em consideração o número de pessoas na equipe) e a demanda exigida pelo evento.

TIPO DE EVENTO Congressos Internacionais e Nacionais Congresso Regionais Seminários Locais Feiras e Exposições Internacionais e Nacionais Feiras e Exposições Regionais e Locais Festas ou Comemorações Formais Coquetéis Simples

PRAZO 1 ano 6 meses 3 meses 1 ano 6 meses 3 meses 1 mês

4

OPERACIONALIZAÇÃO DO EVENTO Chegou a hora de colocar tudo que foi planejado em prática. É muito importante que a organização utilize planilhas, cronogramas e programações para coordenar e controlar as ações da equipe envolvida. Esses doc-

umentos também auxiliarão, na coleta de dados para elaboração do relatório final no fechamento do evento.

Nesse momento elencamos como principais atividades a serem coordenadas: • Disposição da secretaria ou receptivo com preparo de material, equipamentos e atividades; • Montagem dos espaços com instalação de equipamentos, programação visual, sinalização, móveis, sonorização, etc.; • Receptivo de autoridades, convidados, imprensa e outros. É imprescindível que a equipe de trabalho na organização do evento, conheça toda a sua programação, regras e normas e esteja atenta na agilidade de atendimento ao público alvo para que não haja tumulto em nenhum ponto do evento.

5

PÓS-EVENTO Logo que o término do evento acontece, começamos o balanço final dos acontecimentos, receitas e despesas. O organizador do evento é o principal responsável por gerenciar esta tarefa para concluir os trabalhos.

Deve-se fazer um balanço de todos os fatos ocorridos no evento, desde a qualidade da prestação de serviços de fornecedores contratados, até a pesquisa de satisfação dos participantes. Para isto, podemos estabelecer três passos: AVALIAÇÃO Analisa-se criticamente todo o trabalho realizado por todas as equipes, destacando o atendimento aos objetivos propostos, as dificuldades, facilidades, pontos positivos e negativos.

FECHAMENTO Através de uma planilha bem elaborada, levantar todas as despesas e receitas do evento para que seja apresentada detalhadamente à Diretoria ou quem estiver acima do organizador, além de ser um documento que será apresentado e entregue aos patrocinadores (se houver) como forma de prestação de contas.

REVISÃO Depois de todos os documentos prontos, é interessante que a equipe organizadora se reúna para sugerir alterações de melhorias para a execução do evento no ano seguinte. É imprescindível que esta etapa aconteça, para que fique tudo registrado no “memorial do evento”, assim caso os organizadores do ano seguinte não sejam os mesmos, as memórias do evento estão todas arquivadas.

Apresente sempre este relatório com um nível gráfico elevado, ilustrando as ações realizadas através de gráficos e tabelas.

Um relatório final de qualidade contribuiu para consolidar a imagem do profissional dedicado à organização de eventos, mostrando sua capacidade e organização. Com este documento, o promotor pode analisar todo o processo de trabalho e analisar os resultados atingidos.

6

CERIMONIAL E PROTOCOLO EM EVENTOS É importante que os profissionais da área de eventos tenham um conhecimento básico das regras de cerimonial, pois são atividades que não se separam na realização dos eventos.

MAS O QUE É O CERIMONIAL? “Conjunto de formalidades que se devem seguir num ato solene ou festa pública e regra que estabelece tais formalidades”.

O responsável por esta atividade no evento é o responsável por: • Redigir e encaminhar os convites para autoridades e convidados especiais • Fazer check list de autoridades convidadas • Apresentar e coordenar a lista final com as autoridades e personalidades confirmadas para a cerimônia • Identificar e recepcionar os convidados • Coordenar a pauta com a ordem de procedência das falas e citações para o mestre de cerimônias • Coordenar a sala VIP, para recebimento das autoridades • Colocar as bandeiras em sua ordem de precedência

O CONVITE Todos os convidados devem receber convites formais, contendo quem está convidando, o tipo de evento, local, data, horário, pedir confirmação. Por ser um público diferenciado, é necessário enviar o convite com antecedência para que o convidado tenha a chance de se programar.

Sendo o convidado uma autoridade, o convite sempre deverá ser enviado juntamente com um ofício.

Caso seu evento conte com a participação de alguma autoridade governamental, o cerimonial do convidado será acionado para que todos os protocolos sejam passados a eles com antecedência.

As normas de cerimonial público estão disponíveis e podem ser consultadas no site: http://www2.planalto.gov.br/presidenta/gabinete-pessoal/ cerimonial O MESTRE DE CERIMÔNIAS O mestre de cerimônia é o profissional responsável por conduzir a solenidade. Algumas de suas funções se compreendem em saudar os participantes, apresentar autoridades e palestrantes de acordo com suas hierarquias. Ele deve ser bem instruído sobre o tema do evento com antecedência para que se prepare para falar sobre o assunto.

O lugar em que ocupa durante a solenidade, geralmente é no púlpito (também conhecido como parlatório) próximo a mesa principal.

AS BANDEIRAS Em toda solenidade a colocação das bandeiras e imprescindível, sempre colocada à direita de quem preside a abertura e o encerramento do evento.

A bandeira nacional, sempre ocupa o lugar central entre as bandeiras de outros países, onde a disposição segue em ordem alfabética.

As outras bandeiras são posicionadas a partir da direita da bandeira brasileira e por ordem de precedência. Tendo mais bandeiras, ela será colocada do lado esquerdo e assim sucessivamente.

Vejamos alguns exemplos: SESSÃO SOLENE DE ABERTURA O coordenador do cerimonial é quem organiza a composição da mesa, distribui os lugares, que devem ser marcados com os respectivos nomes.

A composição começa do centro para as extremidades, onde geralmente o centro é ocupado pelo anfitrião, salvo se estiver a presença de por exemplo, a Presidente da República, Ministro de Estado, ou alguma outra autoridade de grande representação.

As primeiras filas da plateia devem ser reservadas para convidados especiais do anfitrião e para as personalidades que comparecerem ao evento.

De acordo com as regras e normas de cerimonial, após a composição da mesa, deve ser tocado o hino nacional e em seguida começam os discursos que seguem sempre a mesma hierarquia na ordem da fala.

EXECUÇÃO DO HINO NACIONAL Após todas as autoridades ocuparem seus lugares, o hino nacional é executado com todos os convidados de pé. Caso tenha representação de autoridades de outros países, como cortesia, deve-se tocar o hino de seus países.

SESSÃO DE ENCERRAMENTO Para encerrar o evento geralmente convidam o representante oficial para fazê-lo.

7

REFERÊNCIA BIBLIOGRÁFICA SENAC. DN. Eventos: oportunidade de novos negócios.

Rio de Janeiro, 2000.

Serviço de apoio às Micro e Pequenas Empresa.

Turismo de eventos. Série Desenvolvendo o turismo: volume I. SENAC. DR. MG. Planejando e Organizando Eventos / Daniella de Deus Vieira (adap.).

Belo Horizonte: SENAC/MG/CTEAD, 2003 Sites consultados: www.embratur.gov.br www2.planalto.gov.br/presidenta/gabinete-pessoal/cerimonial