Manual de Gestão Pública Municipal - comunicação, eventos e cerimonial

Manuais de Gestão Pública Municipal

Comunicação, Eventos e Cerimonial 2017 2a edição

M A N UA I S D E G E STÃO P Ú B L I C A M U N I C I PA L 2ª Edição VOLUMES 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

Assistência Social Esportes Jurídico Direitos Humanos Captação de Recursos Públicos e Convênios Comunicação Cerimonial e Eventos Contábil e Tributário Economia para o Fomento do Desenvolvimento Econômico Meio Ambiente Marco Regulatório Educação Saúde

Colaboração: Aparecida Canhestro Belo Horizonte 2017 – Associação Mineira de Municípios Todos os direitos reservados à Associação Mineira de Municípios Distribuição gratuita. Permitida a reprodução parcial ou total desta obra desde que citada a fonte.

Manuais de Gestão Pública: Orientações em Assistência ao Gestor Municipal é uma publicação editada pela Associação Mineira de Municípios.

Projeto gráfico, diagramação e capa: Alexandre Medeiros / Fábio Junio / Ródney Arôuca Associação Mineira de Municípios Av. Raja Gabaglia, 385, Cidade Jardim - Belo Horizonte - MG CEP: 30380-103 - Tel.: (31) 2125-2400 Fax: (31) 2125-2403

ÍNDICE 1. EVENTOS 5 1.1. Definições 1.2. Classificações 1.3. Objetivos 1.4. Perfil dos Participantes

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2. PROGRAMAÇÃO E PLANEJAMENTO 7 2.1. Elaboração do cronograma de ação 2.1.1. Listagem 2.1.2. Tempo 2.1.3. Execução 2.1.4. Disponibilidade 2.2. Recursos

3. OPERACIONALIZAÇÃO DO EVENTO

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4. CHECK LIST 10 5. DIVULGAÇÃO 12 6. PÓS-EVENTO 13 7. CERIMONIAL E PROTOCOLO DO EVENTO 7.1. Conceito de Cerimonial 7.2. Convite 7.3. Mestre de Cerimônias 7.4. As Bandeiras 7.5. Sessão Solene de Abertura

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8. COMUNICAÇÃO 16 8.1. Conceito 8.2. A Comunicação no Órgão Público 8.3. Princípios da Comunicação no Órgão Público

9. MEIOS DE COMUNICAÇÃO MAIS UTILIZADOS 9.1. Revista 9.2. Portal 9.3. Jornal 9.4. Mídias Sociais 9.4.1. Facebook e Twitter 9.4.2. Mídias Sociais x Redes Sociais

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10. MODELOS DE COMUNICAÇÃO 22 10.1. Comunicação Integrada 10.2. Comunicação Administrativa 10.3. Comunicação Interna 10.4. Comunicação Mercadológica

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11. SITES DE INTERESSE 23 12. GLOSSÁRIO 24 BIBLIOGRAFIA 25

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1. EVENTOS 1.1. DEFINIÇÕES1 O Evento, como qualquer acontecimento, constitui-se num tipo de reunião com objetivo específico, seja ele a que finalidade se proponha: institucional, comunitário ou promocional. Tem como principal finalidade atrair a atenção do público, como, também, da imprensa através da divulgação.

O evento em geral, para ter pleno sucesso, precisa antes de sua realização passar por um planejamento de forma detalhada e organizada, abrangendo todas as etapas de sua programação, desde a sua idealização até a sua conclusão.

O evento é, portanto, toda a atividade onde uma determinada organização interage com os públicos diversos ou públicos específicos, com o objetivo de divulgar, capacitar, educar, promover ou integrar.

1.2. CLASSIFICAÇÕES2 Congresso e Conferência:São sempre eventos de grande porte e de organização complexa, que reúne elevado número de participantes com objetivo de assistir a apresentações feitas por especialistas a respeito de um ou mais temas. Suas programações são variadas e podendo ocorrer diversos eventos menores dentro deles.

Debate:Discussão pública entre dois ou mais oradores que devem apresentar e defender seus pontos de vista. No debate sempre há um mediador com atribuição de coordenar as falas. Normalmente, em debates, o público é apenas ouvinte. É um método bastante eficaz para expor temas que apresentam posições conflitantes. Os participantes da mesa devem ser pessoas seguras do assunto que irão abordar.

Exposição:Evento que visa apenas a divulgação de produtos.

Encontro:Seu objetivo é expor trabalhos, estudos e experiências relevantes para áreas específicas. Tem as mesmas características do congresso com formato menor.

Fórum:Reunião de discussão caracterizada pelo livre debate de ideias, com participação do público.

Jornada:Reunião de profissionais de determinada área de conhecimento que visa o tratamento prático de um tema. Normalmente utilizam-se técnicas de demonstração ou apresentação de casos.

Mesa-redonda:Reunião de especialistas ou técnicos que discutem ou deliberam, em pé de igualdade, sobre determinado assunto. É coordenada por um moderador que disciplina a reunião e admite a participação do público, mediante perguntas.

Painel:Reunião na qual a mesa é composta por personalidades ou especialistas que

1 Conceito retirado do artigo O que é um Evento?, escrito por Roberto Jorge Ramalho Cavalcanti, 2009. Disponível em: http://www.webartigos.com/artigos/o-que-e-um-evento/29848/ 2 Conceitos retirados do site do Ministério Público do Distrito Federal. Disponível em: http://www.mpdft.mp.br/portal/index.php/conhecampdft-menu/admsuperior/cerimonial-mainmenu-151/611-classificacao-de-eventos

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apresentam diferentes pontos de vista a respeito de um tema que será debatido em plenário.

Palestra:Conferência proferida por especialista para um público específico.

Reunião:Termo utilizado para definir pequenos ou grandes agrupamentos com fins específicos. Reuniões podem acontecer também durante congressos, convenções e outros eventos do mesmo porte, bem como separadamente com duração de no máximo de um dia.

Seminário:Congresso científico ou cultural cujo objetivo é a atualização e o debate de conhecimentos técnicos. Grupo de estudos em que os participantes reunidos debatem cada matéria em questão. Nos seminários, cada pessoa pesquisa e relata o tema que lhe foi atribuído.

Simpósio: Reunião de técnicos e especialistas destinados a apresentar comunicações sobre temas de grande interesse de um público selecionado, bem como objetiva realizar intercâmbio de ideias e informações. Não tem como foco o debate. Tem a figura do moderador e o público participa ao final.

Workshop:Oficina de treinamento especializado cujo objetivo principal é praticar uma técnica. Nesse evento, o treinando aprende a executar uma tarefa ou seguimento.

O responsável pelo workshop deve ser alguém com prática, capaz de resolver problemas com rapidez e repassar aos participantes sua experiência. O local para a realização do workshop precisa ser adequado aos trabalhos que serão realizados.

Oficina:É semelhante ao workshop, sendo que a oficina é mais utilizada para prática de técnicas.

Assinatura de Atos:Cerimônia simples onde se procederá à assinatura de atos como: portarias, convênios, acordos, tratados, carta de intenções, etc.

Audiência Pública:Reunião onde será discutido um ou mais temas de relevância ou polêmicos de interesse público. Na mesa estarão os responsáveis pela audiência pública, e um moderador, que após as falas abre as perguntas ao público que deverão fazê-las verbalmente. Haverá controle de tempo para perguntas e respostas e neste caso não há réplicas.

Sessão Solene:Sessão de instalação de um evento decorrente de comemorações como aniversários institucionais, homenagens e investidura em cargo.

Inauguração:Solenidade de curta duração com poucos discursos e que devem pautar-se pela objetividade, mostrando a importância do que está sendo inaugurado. Na inauguração fazem-se agradecimentos aos que colaboraram, e normalmente, durante ou ao término é servido aos convidados um coquetel ou jantar.

Lançamentos e Obliteração de Selo:Lançamento consiste em lançar um produto, serviço, ou publicação. Obliteração de Selo, normalmente, é um item de uma programação comemorativa.

Descerramento de Placa:Ato de Descerramento de uma inauguração ou placa comemorativa.

Entrevistas Exclusiva ou coletiva:A entrevista exclusiva, aquela concedida a um único veículo de comunicação, pode ser realizada antes ou depois de um evento. A entrevista coletiva é aquela concedida a vários veículos de comunicação, normalmente é realizada em espaços fechados, previamente compostos pelo cerimonial.

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1.3. OBJETIVOS3 Os objetivos de um evento variam de acordo com o seu tema. São eles: • Técnicos e Científicos: Buscam conhecimento em áreas específicas.

• Empresarial e Negócios: Buscam a realização de negócios e à promoção de empresas e produtos.

• Cultura e Lazer: Abrangem a cultura, história e a arte. Na maior parte, proporcionam entretenimento aos participantes.

• Esportivos: Eventos cujo objetivo é a prática de esportes.

1 . 4 . P E R F I L D O S PA RT I C I PA N T E S 4 • Público em Geral: organizado para atender a qualquer tipo de público independentedo gênero, faixa etária, classe social, região; • Público Dirigido: evento desenvolvido especificamente a um determinado perfil eespecificidade, na qual a especialidade e o interesse definirão a participação. Poderelacionar-se nichos de mercado, tipologias e gêneros musicais e outros formas demanifestação; • Publico Específico: evento com foco em determinada área de atuação profissional,pesquisa, formação na qual os conteúdos são restritos as temáticas e programaçõesque serão desenvolvidas;

2. PROGRAMAÇÃO E PLANEJAMENTO 2.1. ELABORAÇÃO DO CRONOGRAMA DE AÇÃO5 Para fazer um evento perfeito é preciso planejar para que saia tudo conforme o de-

3 Conceitos retirados do site do FECAM. Disponível em: http://eventos.fecam.org.br/arquivosbd/paginas/1/0.013251001320347349_apostila_45_pg.pdf 4 AMM.

Conceitos adaptados do Manual de Gestão Pública: Comunicação, Eventos e Cerimonial. 1ª Ed. Elaborado pela

5 Conceitos e informações retiradas do site ActuallConvention. Disponível em: http://www.actuallconvention.com.br/ como-fazer-um-cronograma-de-um-evento/

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sejado e combinado por parte da empresa e por parte do cliente. Sendo assim, um dos itens essenciais para você organizar um evento é o cronograma.

Muitas pessoas acham que o cronograma não é um procedimento necessário, uma vez que a execução do evento começa a ser feita conforme os dias passam. Mas, para que a comunicação entre fornecedores aconteça satisfatoriamente é imprescindível a elaboração de um cronograma para estipular os prazos, tarefas e o tempo de duração de cada ação.

2.1.1. LISTAGEM O primeiro passo para montar um cronograma é fazer uma lista com todas as atividades, ações e etapas do evento. Depois que você fizer esse checklist, está na hora de criar os prazos para cada ação. Lembrando que todo evento precisa de um começo, meio e fim, logo, as atividades que serão feitas durante o evento precisam ser condizentes com a temática e o público-alvo, para que você consiga chamar atenção do convidado desde o início.

2.1.2. TEMPO O cronograma diz respeito ao tempo de cada ação que precisa ser realizada antes, durante e depois do evento. Portanto, é recomendável fazer uma linha do tempo no cronograma, marcando as ações conforme os prazos, para você visualizar antecipadamente os fatos, a fim de estruturar o evento de forma simples e objetiva.

2.1.3. EXECUÇÃO Se você irá montar um palco para alguma apresentação, você precisará fechar o local do evento antecipadamente. Se você precisar fazer a decoração, precisará de um fornecedor para disponibilizar os tecidos, flores, bandeiras etc. Percebeu que a execução do cronograma é como se fosse a montagem do evento? Você deve priorizar e determinar qual tarefa será a primeira para não entrar em conflito com as outras.

O mesmo vale para ciclo de palestras, almoço e lanche da tarde. Assim, o cronograma serve para você estipular os horários e prazos de cada atração e necessidade antes e depois do evento.À vista disso, é importante ressaltar que montar um cronograma previne eventuais erros estruturais em um evento.

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2.1.4. DISPONIBILIDADE O cronograma também serve para especificar como se realizará o evento, por exemplo, se for um evento de show ou congresso, a partir de qual data pode ser feita a inscrição ou a compra do ingresso? Qual é a data limite? Além disso, é no cronograma que você terá que explicitar a quantidade de pessoas previstas e o número de assentos para não ultrapassar o limite do ambiente escolhido.

Para elaborar um cronograma é preciso elencar todas as atividades referentes ao evento para não deixar nada passar. Como um evento requer tempo e disponibilidade de diversos fornecedores e convidados, é preciso sempre confirmar a presença e o prazo de entrega para que a execução do evento ande conforme a data limite, para as tarefas não entrarem em conflito.

2.2. RECURSOS6 Ao se planejar um evento, os organizadores necessitam ter noção de qual será o dispêndio financeiro como um todo. Sem dúvida, eventos maiores precisam de logística mais complexa, mais verbas para pagamento de deslocamentos de palestrantes, hospedaria, etc.

Desta forma, antes de comunicar o evento e gerar demanda se faz necessário a captação de recursos, pois estes determinarão inclusive uma possível alteração no dimensionamento do evento, podendo aumentar ou diminuir o escopo, alterar o conceito ou mesmo encerrar as atividades antes mesmo de iniciá-las.

Para que o evento possa ser alavancado os gestores em sua grande maioria necessitam captar recursos para o seu desenvolvimento, podendo estes serem públicos, privados, mistos ou assumirem o risco da adesão ou de investimentos próprios.

Uma das formas de captação de recursos se dá por intermédio de patrocínios, sendo esta uma contribuição (em dinheiro e/ou serviços) de instituição ou entidade para determinado projeto, geralmente com contrapartidas publicitárias.

Os apoios também são muito conhecidos no mercado de eventos e podem ser oriundos de instituição ou personalidades que colaboram com o evento cedendorecursos (pessoas, instalações, equipamentos, materiais).

Então, a captação de recursos é um processo na qual os organizadores de eventos buscam por intermédio de projetos elaborados e adequados as políticas institucionais de marketing e promocionais das empresas de empresas de diversas áreas de atuação, bem como subvenções governamentais fomentar e dar viabilidade as suas ações.

6 Conceitos retirados do site da FECAM. Disponível em: http://eventos.fecam.org.br/arquivosbd/paginas/1/0.013251001320347349_apostila_45_pg.pdf

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3. OPERACIONALIZAÇÃO DO EVENTO7 A operacionalização do evento se preocupa com a sua parte prática. Após planejar, angariar recursos e programar o evento, é muito importante que a organização utilize planilhas, cronogramas e programações para coordenar e controlar as ações da equipe envolvida. Esses documentos também auxiliarão na coleta de dados para elaboração do relatório final no fechamento do evento.

Dessa forma, o organizador do evento deverá seguir os seguintes passos durante a operacionalização: • Disposição da secretaria ou receptivo com prepa-ro de material, equipamentos e atividades; • Montagem dos espaços com instalação de equi-pamentos, programação visual, sinalização, móveis, sonorização, etc.; • Receptivo de autoridades, convidados, imprensa e outros.

A equipe organizadora do evento deve conhecer toda a sua programação, regras e normas.

Um dos pontos mais importantes do evento diz respeito ao atendimento ao público, para que não haja tumulto na sua realização e tudo possa correr como planejado.

4. CHECK LIST8 Para produzir qualquer tipo de evento – corporativo, de entretenimento, esportivo e outros – o gestor deve ter em mente o cuidado de diversos fatores, tais como local do evento, quantidade de participantes, equipamentos usados, infraestrutura e demais detalhes. Um bom evento trará resultados positivos a curto e longo prazo, mas para isso é importante tomar alguns cuidados no momento da organização e até mesmo na realização do evento.

O check-list ajuda o gestor na organização de qualquer tipo de evento, principalmente se você foi designado para produzir seminários, conferências ou outros eventos corporativos. É uma lista de verificação que abrange todos os itens necessários para a realização de um evento, desde a organização até a execução. Essa ferramenta é de extrema importância para garantir que o projeto alcance seus objetivos.

O check-list deve ser o mais completo possível, devendo conter os seguintes itens importantes:

7 Conceitos e informações adaptados do Manual de Gestão Pública: Comunicação, Eventos e Cerimonial. 1ª ed. Elaborado pela AMM. 8 Informações e conceitos retirados do site do Sympla. Disponível em: http://blog.sympla.com.br/como-elaborar-um-check-list-para-eventos/

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Nome do Evento:Escolha um nome de simples compreensão e memorização, fácil entendimento pelo público desejado e também convidativo. Busque temas de interesse do mercado, novidades e diferenciais para seu evento.

Data de Realização:É importante definir a data com antecedência para que haja tempo hábil para o planejamento do evento, divulgação e venda de ingressos. Verifique a existência de feriados e outros eventos na data desejada e em dias próximos, para que os mesmos não interfiram na venda dos ingressos.

Local:Procure sempre um local de fácil acesso, que ofereça toda a estrutura necessária para seu evento – como quantidade suficiente de assentos, palco ou piso elevado, segurança contra incêndio, púlpito, suporte para bandeiras, iluminação, boa acústica. Observe detalhes como a conservação do ambiente, decoração e acessibilidade.

Público Estimado:Calcule o público estimado de acordo com a capacidade do local escolhido. Não disponibilize mais ingressos do que o número de assentos, evitando assim a insatisfação do público.

Objetivos:Definir os objetivos do evento é essencial para planejá-lo com foco nos resultados. Pontue os objetivos e as métricas para saber em números o que foi alcançado.

O objetivo é divulgação de algum trabalho? Conseguir parcerias? Treinar pessoas? Pense nisso para direcionar seus esforços para o que importa.

Atividade e Descrição:Liste nestes campos todas as atividades relacionadas ao evento, contratação de serviços, pagamentos, ingressos, divulgação, dentre outros. O campo de descrição corresponde ao que deve ser feito, por exemplo: – Atividade: coffee-break; – Descrição: definir cardápio, solicitar orçamentos , etc.

Responsável:Coloque o nome do responsável pela atividade relacionada. Ele é importante para que nenhum item do check-list deixe de ser realizado.

Fornecedor:Coloque nesse campo o nome do fornecedor relacionado a atividade, nos casos onde esse item se aplicar. Assim fica mais fácil acompanhar o trabalho dos mesmos.

Contatos:Relacione o telefone e e-mail de todos os responsáveis e fornecedores do evento separados por atividade.

Prazo de Conclusão (deadline):Defina um prazo de conclusão para cada atividade, acompanhe sempre essa informação, evitando assim que imprevistos atrapalhem o cronograma do evento.

Situação (status):Atualize esse campo constantemente conforme as atividades sejam realizadas. Defina status para que seja fácil visualizar se os prazos estão sendo cumpridos ou se haverá atrasos, você pode utilizar os seguintes: pendente, em andamento e concluído.

Lista de Pagamentos:Relacione aqui todos os serviços contratados, com as informações de valores e prazos para pagamento.

Observações:Utilize esse campo para qualquer informação adicional que deseje incluir no check-list.

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5. DIVULGAÇÃO9 O desafio do gestor público ao divulgar eventos é, sem dúvida, a participação do maior público possível. Para que essa meta seja atingida, é necessário (durante a etapa de planejamento, ou seja, no pré-evento) encontrar uma estratégia de divulgação que alcance a potencial audiência, despertando o interesse em participar do evento a ser realizado.

Dessa forma, é necessário definir duas questões: • Qual a mensagem a comunicar?

• Quem é seu público-alvo?

No tocante à mensagem da estratégia de divulgação, é necessário que esteja clara e que responda a uma série de perguntas, as quais irão definir o interesse ou não do público em potencial – os famosos 5 W: • What / O quê: aqui falamos a respeito da denominação do evento, seu nome e conteúdo; • Who / Quem: quem organiza o evento, quem são os convidados especiais, palestrantes, moderadores, coordenadores, etc; • Where / Onde: a respeito da sede do evento, sua capacidade, serviços e infraestrutura; • When / Quando: data e duração do evento; • Why / Por quê: a temática e os objetivos que motivam a existência do evento.

Em seguida, o organizador deve estudar os principais canais, para possa escolher os mais adequados para divulgar e promover seu evento: • Websites ou Blogs: será o lugar onde potenciais participantes buscarão mais informações sobre o evento e seu tema; • E-mail:pode ser muito eficiente se você possui uma boa base de dados, já que proporciona grande alcance com baixo custo; • Redes Sociais: não alcança unicamente o público de um blog ou site, mas posiciona sua marca e o nome do seu evento em redes como Facebook, Twitter, LinkedIn e YouTube; • Mala Direta: o folheto ou informativo impresso para envio por correio convencional. Esse meio é mais custoso e leva mais tempo, exige arte e diagramação, mas garante que a propaganda chegará às mãos do potencial público presente em seu banco de dados.

9 Informações e conceitos retirados do site Eventbrit. Disponível em: https://www.eventbrite.com.br/blog/divulgacao/ qual-a-melhor-estrategia-de-divulgacao-para-meu-evento-ds00/

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6. PÓS-EVENTO Após o término do evento, é necessário que os organizadores coloquem em prática algumas ações. Essas medidas visam evitar que pequenos detalhes possam comprometer o saldo do evento em questão.

Essa série de medidas é chamada de Pós-Evento, são elas: • Vistoria do local Primeiramente, é essencial fazer uma vistoria do local onde o evento aconteceu. Verifique cada detalhe das últimas etapas do evento, como a limpeza do ambiente e a devolução dos materiais alugados, por exemplo. Mesmo que exista uma equipe para auxiliar na checagem, o ideal é acompanhar toda a vistoria, com a finalidade de assegurar que tudo esteja sob controle. Lembre que um erro aparentemente simples pode ser o estopim para comentários negativos sobre você, o que pode prejudicar a sua reputação no mercado.

Para evitar desastres, confira tudo com o apoio de uma planilha, a qual deve conter as informações associadas aos itens que devem ser verificados. Algumas despesas decorrentes de problemas são cobradas de você, e não das pessoas contratadas para efetuar determinado serviço. Portanto, aconselha-se sair do local apenas depois que todos os funcionários forem liberados por você, que deve analisar se eles cumpriram o que foi combinado antes do evento.

• Pagamento dos profissionais envolvidos Após cada evento, você deve pagar os profissionais envolvidos. Evite pagar no próprio dia do evento, uma vez que você estará bastante ocupado e com a cabeça cheia de coisas, o que pode resultar em equívocos na hora do pagamento. O mais indicado é esperar pelo próximo dia útil, sempre recorrendo às formas mais seguras para você e para os profissionais que contribuíram com o evento.

• Análise do evento Uma das ações que devem ser aplicadas depois de um evento é a análise deste, a fim de ter um monitoramento capaz de ajudar na avaliação do evento e na preparação dos próximos. Ao fazer isso, você pode identificar possíveis problemas que precisam ser evitados, bem como saber quais são os pontos fortes de cada evento.

Para facilitar essa análise do evento, faça uma lista com os aspectos negativos e outra contendo os elementos positivos. Dessa maneira, ficará bem mais fácil elaborar um planejamento mais eficiente, além de conter eventuais crises iniciadas durante determinado evento.

• FeedBack Outra ação bastante importante é entrar em contato com o público, com o intuito de obter o feedback em relação ao evento produzido por você. A pesquisa de opinião com os

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participantes do evento é imprescindível, pois esse tipo de ação também proporciona informações úteis para que você repense suas estratégias ou as deixe como estão em novos eventos.

Quem deseja se comunicar com os frequentadores de um evento pode fazer isso de diversas maneiras. Uma delas é divulgar seus perfis na web, estimulando o acesso depois do evento. Caso você opte por essa alternativa, não se esqueça de atualizar suas páginas com fotos, vídeos e comentários relacionados ao evento, além de publicar posts que questionem a satisfação dos participantes.

Também é possível obter o feedback do público a partir de questionários entregues durante o evento. Assim, as pessoas que estiverem no local poderão opinar e deixar as folhas quando forem embora, permitindo que a sua equipe colete os dados e faça uma avaliação das respostas de quem preencheu o formulário.

7. CERIMONIAL E PROTOCOLO DO EVENTO 7 . 1 . C O N C E I T O D E C E R I M O N I A L 10 É o conjunto de formalidades, entre autoridades nacionais e estrangeiras, a serem seguidas durante um ato solene ou festa pública11.

O Cerimonial foi criado com objetivo de dar status ao evento, organizado de acordo com um conjunto de normas preestabelecidas. É ele quem dita a ordem hierárquica para determinar as regras de conduta em eventos oficiais ou particulares. O cerimonial é a prática da sociabilidade. Uma cerimônia bem-sucedida irá refletir a organização do governo, da prefeitura, da empresa ou da instituição onde ela acontece. De acordo com o tipo de evento e local, o cerimonial é baseado nas regras de protocolo do Palácio do Itamaraty.

Hoje, no cerimonial, foram estabelecidos decretos, regras, normas e leis para que os itens de protocolo fossem sempre estabelecidos à risca. Certas regras foram adaptadas ao cerimonial privado para que existisse um parâmetro e fosse estabelecida uma sequência lógica do cerimonial.

7 . 2 . C O N V I T E 12 Todos os convidados devem receber convites formais, contendo quem está convidando, o tipo de evento, local, data, horário, pedir confirmação. Por ser um público dife-

10 Conceitos e informações retiradas do site http://eventosmaisdoquefesta.blogspot.com.br/2010/09/conceitos-cerimonial-protocolo-e.html 11 Conceito retirado do site da Prefeitura de São Paulo. Disponível em: http://www.prefeitura.sp.gov.br/cidade/secretarias/upload/planejamento/escola_de_formacao/arquivos/curso_de_cerimonial.pdf 12

Conceitos retirados do Manual de Gestão Pública: Comunicação, Eventos e Cerimonial. 1ª ed. Elaborado pela AMM.

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renciado, é necessário enviar o convite com antecedência para que o convidado tenha a chance de se programar.

Sendo o convidado uma autoridade, o convite sempre deverá ser enviado juntamente com um ofício. Caso seu evento conte com a participação de alguma autoridade governamental, o cerimonial do convidado será acionado para que todos os protocolos sejam passados a eles com antecedência.

7 . 3 . M E S T R E D E C E R I M Ô N I A S 13 Um mestre de cerimônias é o anfitrião oficial de um evento. Normalmente, ele apresenta os oradores, faz anúncios e entretém os convidados para que a cerimônia siga o rumo esperado da melhor maneira possível.

Esta tarefa pode parecer assustadora, mas há algumas maneiras de dominar a arte, irradiando confiança e carisma e garantindo a diversão de todos no evento.Ele deve ser bem instruído sobre o tema do evento com antecedência para que se prepare para falar sobre o assunto. O lugar em que ocupa durante a solenidade, geralmente é no púlpito (também conhecido como parlatório) próximo a mesa principal.

7 . 4 . A S B A N D E I R A S 14 A colocação das bandeiras e imprescindível em qualquer solenidade, sempre colocada à direita de quem preside a abertura e o encerramento do evento. A bandeira nacional, sempre ocupa o lugar central entre as bandeiras de outros países, onde a disposição segue em ordem alfabética.

As outras bandeiras são posicionadas a partir da direita da bandeira brasileira e por ordem de precedência. Tendo mais bandeiras, ela será colocada do lado esquerdo e assim sucessivamente.

7 . 5 . S E S S Ã O S O L E N E D E A B E R T U R A 15 O coordenador do cerimonial é quem organiza a composição da mesa, distribui os lugares, que devem ser marcados com os respectivos nomes. A composição começa do centro para as extremidades, onde geralmente o centro é ocupado pelo anfitrião, salvo se estiver a presença de por exemplo, a Presidente da República, Ministro de Estado, ou alguma outra autoridade de grande representação.

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Informações retiradas do site http://pt.wikihow.com/Ser-um-Bom-Mestre-de-Cerim%C3%B4nias

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Conceitos retirados do Manual de Gestão Pública: Comunicação, Eventos e Cerimonial. 1ª ed. Elaborado pela AMM.

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Conceitos retirados do Manual de Gestão Pública: Comunicação, Eventos e Cerimonial. 1ª ed. Elaborado pela AMM.

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As primeiras filas da plateia devem ser reservadas para convidados especiais do anfitrião e para as personalidades que comparecerem ao evento. De acordo com as regras e normas de cerimonial, após a composição da mesa, deve ser tocado o hino nacional e em seguida começam os discursos que seguem sempre a mesma hierarquia na ordem da fala.

8. COMUNICAÇÃO 8 . 1 . C O N C E I T O 16 Comunicar é interagir, receber e enviar informações, de maneira variada, considerando os diversos modelos de comunicação expostos ao longo da história por diferentes autores. A comunicação a transmissão de informação gerada a partir de uma fonte, direcionada a um recebedor, que irá reagir de modo específico à chegada dessa informação.

Processo pelo qual se conduz o pensamento de uma outra pessoa, ou de um grupo a outro. Transmissão de qualquer estímulo que venha a alterar ou revigorar qualquer comportamento, por meio dos veículos de comunicação ou da interação pessoal.

O termo comunicação pode ser usado de infinitas formas, tanto para descrever o conjunto dos conhecimentos relacionados aos seus processos como para delinear a atividade profissional voltada para a utilização desses conhecimentos. Implica participação, interação, troca de mensagens, emissão ou recebimento de informações novas (Barbosa & Rabaça: 2001, 155). Como se infere das informações acima, a transmissão das mensagens, para ser considerada comunicação, não precisa obedecer a regras específicas.

8 . 2 . A C O M U N I C A Ç Ã O N O Ó R G Ã O P Ú B L I C O 17 É aquela praticada pelogoverno, visando à prestação de contas, ao estímulo para o engajamento da população nas políticas adotadas e ao reconhecimento das ações promovidas nos campos político, econômico e social.

Tem como objetivo levar a informação ao cidadão, de forma completa, transparente e democrática, colaborando para construir um governo participativo e solidário.

Principais objetivos: • Definir e implantar a política municipal de comunicação social;

16 Informações e conceitos retirados do site da UFES. Disponível em: https://comunicacaopublicaufes.wordpress.com/ conceitos/ 17 Informações e conceitos retirados do site da UFES e da Prefeitura de João Pessoa. Disponíveis em: https://comunicacaopublicaufes.wordpress.com/conceitos/ http://www.joaopessoa.pb.gov.br/secretarias/secom/

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• Promover e divulgar as realizações governamentais; • Promover o relacionamento entre os órgãos do Governo Municipal e a imprensa; • Implantar programas informativos, além de coordenar, supervisionar e controlar a publicidade institucional dos órgãos e das entidades da administração municipal direta, indireta e fundacional; • Cuidar da publicidade dos atos oficiais.

Principais atribuições: • Coordenar a divulgação e promoção de eventos, ações e projetos realizados em parceria com o município em toda a mídia televisiva, impressa e eletrônica; • Articular-se com todas as secretarias e órgãos municipais, captando informações de interesse da população e divulgando-as; • Realizar eventos que visem à melhoria da comunicação entre comunidades-administradores; • Organizar meios rápidos e práticos de acesso e controle da informação;

8.3. PRINCÍPIOS DA COMUNICAÇÃO NO ÓRGÃO P Ú B L I C O 18 Vínculos com a vida das pessoas:Estabelecer a clara conexão na administração pública e a vida das pessoas, seja no seu cotidiano, nos projetos e ações, na qualidade de vida e para o aumento da participação social criando a legitimação da cidadania. Os conteúdos de Comunicação deverão ser tratados e adequados ao perfil de cada público a que se destina, na definição de sua linguagem e dos meios apropriados.

Relevância, agilidade e transparência:Fornecer ao público uma comunicação clara, completa, de qualidade, objetiva, relevante e em tempo adequado. A prioridade será definida pelos fatos e ideias de interesse coletivo, de forma transparente, acessível e eficiente.

Identificar e suprir as necessidades de comunicação da sociedade, pelo desenvolvimento, implementação e avaliação das políticas, programas e iniciativas do órgão. As ações devem lançar mão dos recursos tecnológicos disponíveis para superar as barreiras de tempo e espaço.

Unidade de Linguagem:A complexidade das Prefeituras e/ou Câmaras, dos temas e objetivos específicos que caracterizam o ambiente da administração pública, não podem gerar impedimentos para a unidade de linguagem. Deve-se adotar uma abordagem colaborativa e alinhada na comunicação, que garanta a preservação e consolidação de uma imagem pública coerente e integrada. Essa atuação deve estar sempre alinhada com as determinações da Prefeitura e/ou Câmaras Municipais , cujas diretrizes se aplicam à unidade visual e gráfica e ao discurso institucional respeitando a hierarquia do órgão.

Transparência e Expressão:Os fatos, por serem lícitos e públicos, devem ser divulgados, tornando-se público. A comunicação entre a Prefeitura e/ou Câmaras e suas unida-

18 Informações e conceitos retirados do Manual de Gestão Pública: Comunicação, Eventos e Cerimonial. 1ª edição.

Elaborada pela AMM.

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des vinculadas e seus públicos interno e externo deve ser de mão dupla, com canais de relacionamento e de comunicação para a divulgação dos resultados de seu trabalho, sem dissimular fatos e informações que possam ser de interesse público.

Intencionalidade e permanência:As ações devem ser planejadas e estar relacionadas com os princípios estratégicos da gestão, fazendo parte de um processo contínuo, para gerar um esforço concentrado com foco nos resultados.

Valorizações das equipes:Os servidores, gestores e dirigentes da Prefeitura e/ou Câmara são públicos prioritários da comunicação, por serem importantes elos com a sociedade. Devem ser inseridos em todas as ações de comunicação, criando oportunidades e a manutenção de um clima organizacional favorável à criatividade inovadora, ao desenvolvimento, à participação e à integração.

Comunicação Integrada:Todos os programas e projetos deverão buscar na comunicação integrada os suportes para viabilizar os seus objetivos específicos. Serão usados os recursos de Relações Públicas, Publicidade e Propaganda, Jornalismo e Comunicação Empresarial, em suas aplicações impressas, audiovisuais, eletrônicas e digitais. E o investimento financeiro deve ser justificável e compatível com o porte do programa ou projeto.

Sinergia:A comunicação dos programas e projetos, com oferta de produtos e serviços, buscará o melhor aproveitamento dos esforços de comunicação empreendidos. A área de comunicação das unidades públicas deverão buscar, entre si e com a Prefeitura, maior sinergia e direcionamento de esforços, a fim de aumentar sua taxa de êxito e reduzir os esforços ampliando a visibilidade.

Monitoramento e avaliação:Todos os processos deverão ser acompanhados por mecanismos de monitoramento e avaliação, criando indicadores de modo a promover a sua melhoria contínua, na medida necessária e sem perda de tempo. Ética e responsabilidade social:A ação de comunicação deve caracterizar-se pelo compromisso ético e pelo exercício pleno de responsabilidade social da Prefeitura e suas unidades e/ou Câmaras. Os direitos dos cidadãos devem ser respeitados, descartados os preconceitos e as discriminações de qualquer ordem. Enquanto órgão público, a Prefeitura e/ou Câmara deve possuir um comprometimento muito grande para com a responsabilidade social. O compromisso com a democratização do conhecimento, a sua sustentabilidade, o atendimento de excelência, a produção de qualidade e a valorização do cidadão devem ser assumidos por todos os funcionários públicos e praticados permanentemente.

9. MEIOS DE COMUNICAÇÃO MAIS UTILIZADOS 9 . 1 . R E V I S TA 19 A revistas podem trazer informações sobre uma boa quantidade de temas ou serem especializadas em algo em particular como determinado serviço ou programa prestado

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Informações e conceitos retirados do site http://queconceito.com.br/revista

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pelo município.

Assim como acontece com alguns jornais que não se editam diariamente, a revista tem uma periodicidade que pode ser quinzenal, mensal e algumas até chegam a serem editadas a cada dois meses, no qual traz a colocação do tema com tempo, já que quanto menos pressão existe sobre um determinado assunto, um tema que no jornal se pode mencionar em apenas um quadro, na revista, pode ocupar varias páginas e inclusive estar escrito juntamente com ilustrações e fotografias, sendo que essas últimas sem dúvida são as estrelas da revista.

O traço que mais diferencia a revista é o atrativo visual que pode ser oferecido aos leitores, em contraposição à frieza visual de um jornal, que é normalmente em branco e preto.

9 . 2 . P O R TA L 20 É o canal pelo qual o cidadão pode acompanhar todas as informações institucionais do município, oferecendo acesso online com as informações e serviços como meio de divulgação e atendimento ao cidadão.

O padrão visual é bastante importante, devendo ser atrativo ao cidadão, com sua estrutura totalmente voltada para o seu atendimento. Ainda, o Portal é visto hoje como uma extensão para outras mídias, com links direcionando para o Facebook, flicker, RSS , etc. É como se fosse um caminho de mão dupla, onde as mídias ou redes da WEB também podem ser trabalhadas fazendo com que o cidadão tenha acesso ao portal também.

Os Portais oferecem acesso a um grande número de usuários e precisam ser dimensionados de acordo, pois caso contrário o sistema fica lento, ou não responde à navegação, isto é um processo caro e trabalhoso principalmente porque ao longo do tempo o uso do Portal por usuários acaba aumentando e os equipamentos precisam ser trocados por outros mais eficientes e capazes, tornado a manutenção do Portal onerosa e constante.

9 . 3 . J O R N A L 21 O Diário Oficial é um jornal oficial dos órgãos públicos municipais. Os governos precisam tornar público suas ações, decisões, resoluções ou qualquer outro assunto de interesse da sociedade. Dessa forma, usa-se este jornal para fazer a publicação de:

20 Informações e conceitos retirados do Manual de Gestão Pública: Comunicação, Eventos e Cerimonial. 1ª edição.

Elaborada pela AMM. 21 Informações e conceitos retirados do site http://www.luis.blog.br/o-que-e-o-diario-oficial-e-para-que-serve-este-jornal.aspx

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• Leis, decretos, resoluções, instruções normativas, portarias e outros atos normativos de interesse geral; • Atos de interesse dos servidores municipais; • Contratos, editais, avisos ineditoriais; • Balanços financeiros da secretarias e empresas públicas; • Resultados, convocação ou abertura de concursos públicos; • Licitações, entre outros assuntos.

Se um cidadão quer acompanhar a administração pública e tomar ciência dos atos deste governo, o diário oficial é um bom começo, embora existam também outras formas de comunicação do poder público com a sociedade, como a imprensa de uma maneira geral, mas o jornal oficial é exclusivo para este fim. Ele também por ser usado como instrumento de transparência pública da administração.

9.4. MÍDIAS SOCIAIS Apesar das dificuldades de acesso a internet, como baixa velocidade, altos custos do serviço, entre outros problemas, somos milhões de brasileiros que utilizam a rede mundial de computadores, no trabalho, em casa, escolas, lan house e outros locais. No ranking de países que usam as redes sociais estamos em 4º lugar. Atualmente, mesmo que a Prefeitura não crie um perfil institucional ou tenha um site, em alguma mídia social é essencial a criação de um blog, grupo, fórum, comunidade, perfil servindo também para a população elogiar, reclamar ou manter contato com as pessoas que não moram na cidade.

Ter uma presença hoje na internet é mostrar transparência e organização na gestão.

Antes de pensar em criar um perfil em uma rede social é necessário fazer um planejamento, pense qual é o seu público, como serão as publicações e como responder questionamentos e comentários.

Abaixo listamos alguns passos importantes a serem seguidos: • Defina seu objetivo na rede – um perfil só com divulgação dos eventos culturais, com os atrativos turísticos da cidade ou institucional (tratar das ações e atividades da prefeitura ou câmara).

• Dependendo do serviço que for utilizar abuse do uso de imagens e vídeos. Textos curtos e objetivos.

• Publique regularmente e contribua com informações interessantes.

• Não deixe perguntas sem respostas. Caso receba alguma reclamação informe o contato do órgão responsável para atender a questão. E não demore a responder.

• Mantenha um dialogo constante.

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• Caso publique uma informação de outra pessoa ou site, não se esqueça de colocar o responsável. Existem várias mídias sociais que a administração pública pode utilizar para prestação de serviço ou divulgação das ações e atividades para a sociedade, Facebook, Twitter, YouTube, Pinterest são só algumas serviços deste universo.

9.4.1. FACEBOOK E TWITTER Facebook • Crie uma Fan Page. Perfil é para usuários comuns, as Fan Pages foram criadas para empresas, associações, etc para divulgar suas ações e atividades no Facebook. As páginas tem serviço de es-tatísticas e vários outros recursos; • Coloque a sua página no Facebook com a cara da instituição e mude regularmente a capa; • Não esqueça de colocar um e-mail ou outro modo de contato para informações e reclamações que não podem ser respondidas por meio da Fanpage; • Curta, compartilhe e comente, mas não exagere; • Publique regularmente; • Publique mais imagens e vídeos. Evite textos longos e cansativos.

Twitter • Não deixa de twittar pelo menos uma vez por dia; • Pense em como deixar o texto mais atrativo, possível em 140 caracteres; • Converse com outros membro da rede; • Retweet (RT) – publique mensagem de outros usuários no seu perfil.

9.4.2. MÍDIAS SOCIAIS X REDES SOCIAIS Mídias Sociais:Espaço de exposição, onde uma pessoa apenas posta informações ou arquivos sem gerar relacionamento direto com nenhuma ou outra pessoa específica.

Redes Sociais:Espaço de exposição, onde uma pessoa se relaciona com um ou mais pessoas ou empresas, formando grupos excludentes ou não, os quais, juntos formam uma rede de relacionamento.

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10. MODELOS DE COMUNICAÇÃO 1 0 . 1 . C O M U N I C A Ç Ã O I N T E G R A D A 22 Comunicação Integrada consiste no conjunto articulado de esforços, ações, estratégias e produtos de comunicação, planejados e desenvolvidos por uma empresa ou entidade, com o objetivo de agregar valor à sua marca ou de consolidar a sua imagem junto a públicos específicos ou à sociedade como um todo.

A Comunicação Integrada pressupõe não apenas um diálogo produtivo, mas um planejamento conjunto. O processo de tomada de decisões, que deve incluir outras instâncias da empresa ou entidade que não as vinculadas especificamente à comunicação/marketing, deve ser compartilhado, ainda que haja um chefe, um superintendente ou diretor geral a que todos se reportam.

1 0 . 2 . C O M U N I C A Ç Ã O A D M I N I S T R AT I VA 23 Dentro da comunicação organizacional, temos a comunicação administrativa. É o cotidiano da administração. Envolve áreas centrais de planejamento e estruturas técnico-normativas. Orienta, atualiza, ordena e reordena o fluxo de atividades funcionais por meio de normas, portarias, memorandos, instruções, portarias, cartas técnicas, índices etc.

Certamente, as funções comunicativas têm sua maior força na perspectiva da teoria geral dos sistemas, devido aos inter-relacionamentos entre subsistemas, ou seja, a necessidade de se avaliar a organização como um todo e não somente em departamentos ou setores.

As organizações são, por definição, sistemas abertos, pois não podem ser adequadamente compreendidas de forma isolada, mas sim pelo inter-relacionamento entre diversas variáveis internas e externas, que afetam seu comportamento. A comunicação, neste contexto, assume papel estratégico.

1 0 . 3 . C O M U N I C A Ç Ã O I N T E R N A 24 Encontra-se voltada para a interação entre a organização e seus empregados, seja sob o aspecto institucional ou mercadológico. A comunicação não deve ser confundida

22 Conceitos retirados do site http://www.comunicacaoempresarial.com.br/comunicacaoempresarial/conceitos/comunicacaointegrada.php 23 Informações e conceitos obtidos através do site https://www.portaleducacao.com.br/administracao/artigos/55202/ comunicacao-administrativa 24 Informações e Conceitos recolhidos do Manual de Gestão Pública: Comunicação, Eventos e Cerimonial. 1ª ed. Elaborado pela AMM.

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com o endormarketing, que se limita a ver os funcionários como “clientes internos”. Antes de ser empregado, o indivíduo é um ser humano e um cidadão, que atua num ambiente organizacional, direcionado para a consecução de diversos objetivos, não apenas os de mercado. Entre as atividades de comunicação interna podem estar, por exemplo, a criação de jornais internos, a realização de visitas de familiares dos empregados à organização e programas de estímulo à melhoria da qualidade de vida.

1 0 . 4 . C O M U N I C A Ç Ã O M E R C A D O L Ó G I C A 25 A comunicação mercadológica é aquela que contempla as ações desenvolvidas por uma empresa ou entidade no sentido de reforçar a imagem das suas marcas, produtos e serviços, colocando-as favoravelmente no mercado e, evidentemente, aumentando as suas vendas e, por extensão, a sua receita.

A comunicação mercadológica tem experimentado uma verdadeira revolução, nos últimos anos, com o incremento das pesquisas focadas nos hábitos do consumidor, a utilização do database marketing, a globalização dos mercados e o consequente acirramento da concorrência, bem como pela introdução de alternativas disponibilizadas pela adoção das novas tecnologias.

11. SITES DE INTERESSE • Secretaria de Comunicação Social do Governo Federal Link do Site: http://www.secom.gov.br/atuacao/eventos • Agência Minas Link do site: http://www.agenciaminas.mg.gov.br/ • Portal da Transparência do Governo Federal Link do site: http://www.portaldatransparencia.gov.br/ • Portal do Governo de Minas Gerais Link do site: https://www.mg.gov.br/ • Portal Minas Gerais

25 Conceitos retirados do site http://www.comunicacaoempresarial.com.br/comunicacaoempresarial/conceitos/comunicacaomercadologica.php

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Link do site: http://www.minasgerais.com.br/pt

12. GLOSSÁRIO Assembleias: São reuniões de membros de determinado clube, organização ou empresa.

Auxiliar de sala: Pessoa que assiste os participantes e os palestrantes durante o evento.

Briefing:Material com informação sobre o evento. É distribuído entre participantes e meios de comunicação.

Coffee-break: Descanso de uns minutos que serve para relaxar após várias palestras. Geralmente é servido aos participantes um café com algum tipo de comida.

Coletivas de imprensa: É uma convocatória para divulgar uma notícia.

Congresso:Reunião onde é debatido um assunto.

Cronograma: Contém as atividades que serão desenvolvidas no evento.

Palestrante: Pessoa que expõe um assunto no evento.

Gazetilha de imprensa:Informação sobre o evento, que é enviada aos meios de comunicação.

Jornada: Oficinas e conferências destinadas a abordar um assunto determinado.

Megaevento:Encontro de grande convocatória e transcendência.

Merchandising: Produtos referidos ao evento os quais podem ser grátis ou pagos.

Participantes: Pessoas presentes em um evento.

Patrocinador ou sponsor: Empresa ou pessoa que apoia ou financia o evento.

Pódio:Plataforma onde falam os palestrantes.

Pré-inscrição: Inscrição realizada dias prévios ao evento.

Rodada de negócios: Duas partes se reúnem com um interesse em comum. Costuma acontecer em congressos ou feiras com exposição paralela.

Sede: Local onde se realiza o evento. Deve oferecer conforto para os assistentes: estacionamento, boa localização, boa acústica, etc.

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Seminário: Encontro onde vários palestrantes expõem um assunto de acordo a seu ponto de vista.

Simpósio: Reunião de expertos para dialogar sobre um assunto em particular.

Videoconferência: Conferência feita por meio de uma rede, em tempo real.

Vinho de honra: Ato final em conferências ou apresentações. É oferecido, aos participantes, um vinho para dar como concluído o evento.

Workshop: Oficina para dialogar, debater e intercambiar informação entre colegas.

BIBLIOGRAFIA Artigo O que é um Evento?, escrito por Roberto Jorge Ramalho Cavalcanti, 2009. Disponível em: http://www.webartigos.com/artigos/o-que-e-um-evento/29848/ Serviço de apoio às Micro e Pequenas Empresa.

Turismo de eventos. Série Desenvolvendo o turismo: volume I. SENAC. DR. MG. Planejando e Organizando Eventos / Daniella de Deus Vieira (adap.).

Belo Horizonte: SENAC/MG/CTEAD, 2003 Sites consultados: www.embratur.gov.br www2.planalto.gov.br/presidenta/gabinete-pessoal/cerimonial

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