ORIENTAÇÕES TÉCNICAS
ENCERRAMENTO DE EXERCÍCIO 2018 1a EDIÇÃO
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“A equipe técnica da AMM realiza um trabalho extraordinário em áreas específicas da gestão pública, propiciando um atendimento de qualidade aos municípios mineiros.” JULVAN LACERDA Presidente da AMM |1º Vice-presidente da CNM Prefeito de Moema
“As orientações das áreas técnicas da AMM para este manual de encerramento do exercício de 2018, em uma primeira edição, apresentam cenários importantes de cada área em uma valiosa contribuição aos gestores municipais.” Rodrigo Franco Superintendente executivo da AMM
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ENCERRAMENTO DE EXERCÍCIO 2018
INFORMATIVO PARA OS GESTORES NO ENCERRAMENTO DE EXERCÍCIO 2018 CONSELHO DIRETOR Presidente Julvan Resende Araujo Lacerda - Moema 1º Vice-presidente Wander José Goddard Borges - Sabará 2º Vice-presidente Marcos Vinicius da Silva Bizarro - Cel. Fabriciano 3º Vice-presidente Rui Gomes Nogueira Ramos - Pirajuba 1º Secretário Maria Aparecida Magalhaes Bifano - Manhuaçu 2º Secretário José de Freitas Cordeiro - Congonhas 1º Tesoureiro Daniel Batista Sucupira - Teófilo Otoni 2º Tesoureiro Geraldo Martins Godoy - Periquito CONSELHO FISCAL - Membros Efetivos Higino Zacarias de Sousa – (Presidente) - Ritápolis Geraldo Magela Barbosa - Onça do Pitangui Armando Greco Filho - Abaeté CONSELHO FISCAL - Membros Suplentes Marisa de Souza Alves - Bocaiuva Roberto Alcântara Botelho - Jequitinhonha Welington Marcos Rodrigues - Mar de Espanha REGIÃO NOROESTE Odilon de Oliveira e Silva - Cabeceira Grande Edmar Xavier Maciel - João Pinheiro Edgar José De Lima - Guarda-Mor REGIÃO ALTO PARANAÍBA Agnaldo Ferreira da Silva - Cruzeiro da Fortaleza Adílio Alex dos Reis - Guimarânia Paulo Cezar de Almeida - Campos Altos REGIÃO ZONA DA MATA Soraia Vieira de Queiroz - Guidoval Claudiomir Jose Martins Vieira - São Sebastião da Vargem Alegre Ioannis Konstantinos Grammatikopoulos - Muriaé REGIÃO JEQUITINHONHA / MUCURI Gildesio Sampaio de Oliveira - Poté Evaldo Lucio Peixoto Sena - Medina Milton Coelho de Oliveira - Novo Cruzeiro REGIÃO SUL Rodrigo Aparecido Lopes - Andradas Hideraldo Henrique Silva - Boa Esperança Walker Americo Oliveira - São Sebastião do Paraíso
REGIÃO TRIÂNGULO Benice Nery Maia - Itapagipe Paulo Roberto Barbosa - Planura Pedro Socorro do Nascimento - Limeira do Oeste REGIÃO CENTRO –OESTE Wirley Rodrigues Reis - Itapecerica Ronaldo Antonio Zica da Costa - Dores do Indaiá Adeberto José de Melo - Piumhi REGIÃO NORTE Valmir Morais de Sá - Patis José Nilson Bispo de Sá - Padre Carvalho José Barbosa Filho - Catuti REGIÃO RIO DOCE Edmo Cesar Feliciano Reis - Itabirinha Ailton Silveira Dias - Entre Folhas REGIÃO CENTRAL Ilce Alves Rocha Perdigão - Vespasiano Wilber José de Souza - Bela Vista De Minas Maurílio Soares Guimarães - Curvelo SUPERINTENDENTE EXECUTIVO Rodrigo Franco COORDENADOR-GERAL DE COMUNICAÇÃO
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Composta por 12 departamentos, a área técnica da AMM contribui para o aprimoramento da gestão pública municipal, auxiliando gestores, secretários e servidores na solução de problemas e proposições de respostas e inovações administrativas aos municípios mineiros.
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Controle Interno No encerramento de exercício existem algumas ações do controle interno que são importantes para auxílio na prestação de contas do ano. Como sabemos a função mais importante do C.I. é apoiar o gestor, pois age dentro da administração fiscalizando e cuidando do processo legal interno da administração. Tem sua legalidade estabelecida pela Constituição da República, pela Constituição do Estado e por algumas leis, como a Lei Complementar 101 que é a Lei de Responsabilidade Fiscal, que exigem a criação e o funcionamento de uma controladoria interna em toda a administração pública. Visando isso estabelecemos algumas ações para encerrarmos o exercício financeiro: I - estabelecer prazo para emissão de Notas de Empenho (NE); aconselhamos até 30/10; II - estabelecer prazo para emissão de Notas de Autorização de Pagamento (NAP); aconselhamos até 30/11; III - até o dia 15 de dezembro para recolhimento do saldo não aplicado de adiantamento e para o protocolo, nos setores responsáveis, das respectivas prestações de contas dos adiantamentos recebidos;
para fins de encerramento do exercício financeiro, adotaram os procedimentos típicos de análise, conciliação e ajuste das contas que afetam os resultados financeiro, econômico e patrimonial do Município, bem como daquelas cujos saldos serão transferidos para o exercício subsequente. VI- Verificar se as contas movimentadas em instituição bancária estão com seus saldos devidamente conciliados pela unidade gestora responsável pelas respectivas movimentações e as conciliações revisadas pelo gestor ou responsável que as manterá à disposição dos órgãos de controle interno e externo. OBS: As conciliações de todas as contas correntes bancárias devem ser realizadas, diariamente, inclusive durante o mês de dezembro, devendo ser adotadas medidas efetivas para investigação e regularização de eventuais pendências. VII – Verificar com o contador se foi feita a conciliação e ajustes das contas patrimoniais de acordo com o princípio contábil da oportunidade. Verificar também se a conferência dos dados enviados ao Tribunal de Contas do Estado de Minas Gerais (TCEMG) está de acordo com os registros do Sistema Informatizado utilizado pelo Município.
IV - até o dia 22 de dezembro para o pagamento de despesas orçamentárias e extraorçamentárias;
VIII – Caso tenha diferença deverá ser adotada e encaminhada ao órgão de controle interno as medidas administrativas para sua regularização bem como emissão de notas explicativas para serem anexadas ao processo de prestação de contas anual.
V – observar se os órgãos que compõem a Administração Direta e Indireta do Município, os agentes responsáveis pela guarda e administração de dinheiro, bem como as Diretorias de Finanças ou unidades equivalentes
IX – Verificar se os órgãos da administração pública municipal, direta e indireta, estão procedendo a reavaliação de todas as despesas provenientes da contratação de prestação de serviços continuados, objetivando a imediata
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redução de gastos, X – Verificar os saldos de empenhos passíveis de cancelamento, em especial aqueles provenientes da contratação de serviços continuados.
XVI – Solicitar à Secretaria Municipal de Fazenda o levantamento dos valores existentes na Tesouraria no final do exercício ao controle interno.
XVII – Solicitar à Câmara Municipal que XI – Verificar se as despesas a serem inscritas encaminhe para a contabilidade , o Balancete em Restos a Pagar observam os termos do Mensal e o Demonstrativo da Execução da disposto no art. 36 da Lei Federal nº 4.320/64 Despesa referente ao mês de dezembro, o c/c Lei nº 10.028/00 e Lei Complementar 101/00. inventário dos bens patrimoniais e a relação dos bens adquiridos no exercício. XII – Solicitar ao órgão da administração competente o último movimento de pagamentos XVIII – Elaborar o relatório de controle interno realizados no mês de dezembro. concernente à avaliação da execução da Lei Orçamentária Anual, em cumprimento ao XIII – Solicitar à secretaria de fazenda o relatório disposto no art. 42, §3º, da Lei Complementar de saldos existentes em dívida ativa no final do Estadual nº 102, de 17 de janeiro de 2008. exercício. XIV – As Notas de Empenho com saldos XIV – Solicitar à Procuradoria-Geral do Município remanescentes relativos às naturezas e ou a relação de precatórios que aguardam a inclusão elementos de despesas com códigos de em orçamento, existentes ao final do exercício. classificação 3.3.90.30 - Material de Consumo; 4.4.90.51 - Obras e Instalações e 4.4.90.52 XV – Acompanhar se o inventário dos bens Equipamentos e Material Permanente deverão móveis, imóveis e os almoxarifados geral e ser devidamente justificados, caso contrário, setorial foi feito de forma que esteja em acordo serão anulados automaticamente. com o informado pela contabilidade. Deverão ser encaminhados aos órgãos do municípios: XX –A Controladoria Municipal deverá observar a) o período de duração do inventário, se foram cumpridos os limites constitucionais constando a data de início e de término; com Educação e Saúde. b) - o caráter de urgência e prioridade das atividades vinculadas ao inventário; XXI – Deverá observar se foram cumpridos os c) - a obrigatoriedade de franquear a unidade índices estipulados pela Lei de Responsabilidade e os bens patrimoniais existentes; fiscal no que tange à despesa total com pessoal. d) - o impedimento de movimentar bens entre Caso esteja acima, tomar medidas imediatas as unidades do órgão e entidade no período para voltar ao limite. de duração do inventário; e) - o impedimento de distribuição de material XXII – Assegurar que os processos de pagamento permanente no período de duração do foram feitos dentro das formalidades legais; inventário salvo nos casos emergenciais devidamente autorizados pelo dirigente do XXIII – Verificar se os recursos vinculados órgão ou unidade e com comunicação imediata foram devidamente aplicados nas finalidades ao Presidente da Comissão Inventariante. específicas, sendo que os saldos não aplicados se mantiveram na conta bancária vinculada 66
para ser aplicado no exercício seguinte bem como observar se os rendimentos de aplicações financeiras de recursos vinculados foram devidamente aplicados nas finalidades específicas.
2-FONTE:
XXIV – Assegurar que o controle interno atuou de forma integrada, visando o cumprimento dos programas e metas do governo, atendendo toda a legislação que rege a matéria, acompanhando de forma prévia, concomitante e subsequente todas as ações desenvolvidas, visando a proteção dos ativos, a obtenção de informações adequadas, a promoção da eficiência operacional, a estimulação da obediência e do respeito às políticas da administração, zelando também pela gestão otimizada dos processos desta administração. Essas são algumas medidas que o Controle Interno deverá ficar atento de forma a proteger os ativos e assegurar que o município não tenha problemas futuros com os órgão de controle.
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- Decreto 259/2017 Prefeitura Municipal de Contagem, MG. - Relatório controle Interno de Rio Espera MG
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