LA RELEVANCIA DE LA GESTIÓN DE RIESGOS EN LA EVOLUCIÓN DEL OEA Y LAS LECCIONES

Aprendidas

de contingencia más completo y robusto, en el cual deben incluirse medidas para garantizar la continuidad de la operación de la compañía y la circulación de mercancías, incluso en crisis sanitarias y de seguridad mundiales, a través de una correcta gestión y recuperación de incidentes.

Johanna Guativa

Directora Comercial

Analdex

@JohannaGuativa

El fortalecimiento de la seguridad de las cadenas de suministro se ha visto en varias ocasiones desafiado por los distintos riesgos que rodean el flujo de comercio internacional. La pandemia fue un ejemplo de ello y, aunque la norma en Colombia para los Operadores Económicos Autorizados (OEA) no ha cambiado, sí nos dejó varias lecciones aprendidas y ajustes a implementar, principalmente, en la manera de mitigar y reducir dichos riesgos, los cuales son importantes retomar para quienes desean mejorar sus procesos de control o para quienes están aspirando a obtener la calidad OEA.

El primer cambio significativo tiene que ver con la obligatoriedad de presentar un plan

La compañía debe contar con procedimientos escritos que permitan actuar ante una interrupción en la transmisión de datos comerciales por un ciberataque, y desarrollar una política de trabajo remoto o móvil, donde se protejan los datos en tránsito y en reposo. Por ende, el plan de contingencia deberá adaptarse a los nuevos riesgos posibles de suceder.

En segundo lugar, encontramos los protocolos y las medidas que se deberán establecer y tomar en caso de un posible secuestro de la carga, o secuestro del conductor del vehículo a manos de un grupo delictivo. Igualmente, para quienes deseen operar comercialmente con Venezuela, deberán garantizar bajo estrictas medidas de seguridad, la trazabilidad de la carga al momento de realizar cambio de cabezote, enganche y desenganche cuando se realice tránsito de vehículos en frontera. Esto último, por cuanto subsisten pasos y rentas ilegales, que dificultan el comercio seguro para quienes exportan a ese país. Además, tiene que haber una correcta y debida diligencia de las empresas con las cuales se negocie.

Respecto a garantizar la seguridad en las instalaciones físicas de la compañía, la obligatoriedad de contar con licencia vigente, expedida por la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada para los servicios de vigilancia, y otras actividades que lo requieran, seguirá siendo un requisito adicional, sujeto a validación por parte de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, Dian.

En cuarto lugar, tan importante es evaluar los riesgos legales, financieros u operativos, como evaluar el riesgo para la información y los sistemas de la organización. Por tal razón, el uso de VPN para trabajo remoto sigue siendo una opción viable, siempre que se limite su alcance a lo estrictamente necesario y se tengan protocolos de detección y respuesta comprobados

ES IMPORTANTE QUE LA DIAN AL EVALUAR EL CUMPLIMIENTO DE REQUISITOS, PUEDA TOMAR COMO SOPORTE LOS INFORMES DE AUDITORÍAS INTERNAS REALIZADAS POR LAS EMPRESAS Y LOS AJUSTES QUE SOBRE ELLOS SE HAYAN REALIZADO.

Lecciones aprendidas

Durante la pandemia, para los Operadores Económicos Autorizados y quienes estaban en proceso de serlo, la Dian permitió aplicar un procedimiento de validación distinto y ajustado a las restricciones y medidas sanitarias, permitiendo que Colombia, con apoyo de la Organización Mundial de Aduanas, realice un proceso de validación y de cumplimiento de requisitos, apoyado en tecnologías de la información.

Dados los constantes bloqueos de vías o dificultades que pudieran presentarse para el traslado físico de quienes soportan las visitas de validación, cuando se trata de empresas con varias sedes o centros de distribución, la posibilidad de permitirles que, en sus visitas y auditorías de revalidación, puedan transmitir en video di- recto sobre la seguridad de la carga y centros de almacenamiento, es una opción que se debe mantener si la empresa está en la capacidad de realizarlo así ante las entidades de control.

La posibilidad de realizar auditorías virtuales por fases también debería ser una vía que debería mantenerse vigente en el tiempo, a discreción de la entidad de control.

Finalmente, es importante que la Dian, al evaluar el cumplimiento de requisitos, pueda tomar como soporte los informes de auditorías internas realizadas por las empresas, y los ajustes que sobre ellos se hayan realizado, pues finalmente, gran parte del éxito y la continuidad de la acreditación OEA se logra a través del control de sus procesos de calidad implementados.

Ojalá en la evolución del Operador Económico Autorizado en Colombia, la Dian contemplara nuevos y mayores beneficios para quienes ya cuentan con la calidad y sea un motivo más para que aquellos, que aún están pensando en implementarlo, se decidan a hacerlo.