Reuniones de trabajo

TABLA 5.4 Causa-efecto de un ejecutivo y directivo que administra su tiempo

Característica Acción

Persona organizada.

Persona decidida.

Idealista y realista.

Persona empática.

Persona intuitiva.

Persona flexible.

Cree en la gente.

Persona considerada.

Persona autocrítica. Es capaz de organizar a otros para el mejor aprovechamiento de sus aportaciones.

No toma una y otra vez los problemas y los asuntos. Los atiende una sola vez, sin desperdiciar el tiempo y demás recursos.

Busca e imagina nuevas rutas y nuevos métodos, pero prevé los requerimientos de tiempo.

Capta las necesidades y las reacciones de su personal y todos los seres humanos de su entorno.

Capta situaciones, aun las más complejas, como un todo y dentro de sus contextos.

Admite que se cometen errores.

Sabe delegar con facilidad; no sucumbe a la tentación de actuar como el hombre orquesta.

Es considerada con el tiempo de los demás, sus necesidades, y respetuosa de sus intereses, derechos, etcétera.

Examina en forma periódica las cosas que se propuso hacer y las que se ha propuesto y no ha logrado.

Fuente: (Adaptado.) Mauro Rodríguez Estrada, Administración del tiempo, El Manual Moderno, México, 1999.

Una reunión de trabajo mal planeada es uno de los principales motivos de la pérdida de tiempo. Tim Hindle (1998) menciona que perder el tiempo durante una reunión “significa el costo del directivo, más el de los asistentes”, por lo cual el directivo tiene que organizar reuniones productivas. Bounds y Woods (1999) afirman que las reuniones son una parte importante del trabajo en equipo. Reunirse con regularidad para revisar avances, atender problemas, decidir medidas futuras que habrá que adoptar y tomar otras decisiones es la primera estrategia de la productividad, pero no se debe abusar de ella.

A continuación se citan algunos consejos para organizar las reuniones y que no sean una pérdida de tiempo, sino reuniones productivas.