Reposición de Materiales e Infraestructura Escolar 3

Los materiales y la infraestructura escolar llegarán al final de su vida útil o dejarán de funcionar como consecuencia del uso. Cuando esto suceda, será necesario un proceso de reposición para garantizar que estos materiales e infraestructura estén siempre disponibles.

Tipos de reposición

Reposición de materiales consumibles: Este tipo de reemplazo se refiere a cuando un material se ha terminado o se ha vencido. Ejemplo: jabón, toallas sanitarias, cloro, papel higiénico, etc.

Reposición de materiales no consumibles e infraestructura: Este tipo de reemplazo se refiere a cuando un material o infraestructura necesita ser sustituido parcial o totalmente debido al deterioro, fallo o cuando ha terminado su vida útil. Ejemplo: tablet, techo de un aula, filtro, etc.

Lineamientos para la reposición de los materiales y la infraestructura escolar

Los lineamientos descritos en esta sección tienen como objetivo apoyar la reposición de cualquier material o infraestructura escolar cuando sea necesario durante el ciclo escolar:

Asignar los responsables y los involucrados en el proceso de reposición

Determinar qué materiales e infraestructura en las escuelas requieren reposición

Revisar el inventario actual de materiales y el estado de la infraestructura escolar para identificar cualquier elemento que deba reponerse debido al desgaste, la obsolescencia y porque no pudieron ser reparados. Para decidir qué materiales o infraestructura escolar se deben reponer y cómo se debe hacer el proceso, se recomienda realizar una revisión de las políticas escolares y/o de inventario de las autoridades educativas. Si no existen tales políticas, se recomienda mantener un registro de los artículos que se repondrán, junto con la fecha y la justificación de dicha reposición.

Determine la cantidad y las especificaciones de los materiales a reponer

Para calcular la cantidad de materiales que se necesitan reponer, primero se debe identificar si son consumibles o no consumibles. Para los consumibles se recomienda observar los patrones de consumo ya sea por día, semana o mes. Debe registrar esos patrones de la manera que mejor se considere y luego multiplicar los totales por el número de días, semanas o meses que se necesitan abastecer de materiales. Para los no consumibles, se deben confirmar los detalles del material o infraestructura que se va a reponer y en caso de que no haya disponible el que se necesita, se debe comprar el que mejor se acople para suplir la necesidad.

Programar las fechas del proceso de reposición

Se recomienda elaborar un cronograma para llevar a cabo el proceso de reposición de materiales e infraestructura escolar. Dicho cronograma debe incluir tareas para hacer las cotizaciones, la compra, el traslado de las compras a la escuela y cualquier otra logística necesaria para completar el proceso. Además, se sugiere completar el proceso de reposición al inicio del ciclo escolar para asegurarse de que los estudiantes tengan acceso oportuno a los materiales y a la infraestructura escolar.

La reposición de algunos materiales o piezas de infraestructura individuales o que se deben reponer de manera inmediata, no es necesario realizar un cronograma, sino que se debe accionar en la brevedad posible para no interferir con las actividades educativas de la escuela.

Se sugiere hacer un listado de todos los materiales e infraestructura escolar que necesitan reponerse; si por alguna razón no se pueden reponer todos, entonces se debe priorizar de acuerdo al contexto, necesidades y prioridades de la escuela.

Incluir a todos los que participarán en la reposición de los materiales y la infraestructura física de la escuela. Esto puede incluir, al director de la escuela, docentes, padres de familia, proveedores de materiales, contratistas, y líderes comunitarios. Si bien el director y los docentes tienen la responsabilidad principal, es fundamental involucrar a otros miembros de la comunidad educativa para promover la colaboración y estimular el interés por las necesidades de la escuela. Una vez identificadas las personas involucradas se deben establecer roles y responsabilidades definidas y mantenerlas informadas para asegurar un proceso de reposición eficaz y eficiente, ya sea en la cotización, la compra, el traslado de materiales u otra tarea clave en el proceso a realizar.

Al inicio de cada ciclo escolar, el director puede crear y liderar una comisión de docentes encargados de llevar a cabo la reposición de materiales. Esta comisión puede ser nueva o las responsabilidades de reposición pueden ser

Identificar el costo estimado de lo reposición

Elaborar un presupuesto utilizando el costo estimado para la reposición de los materiales e infraestructura escolar e incluir todos los gastos necesarios para llevar a cabo dicha reposición. Se recomienda elaborar el presupuesto basado en cotizaciones de varios proveedores para determinar la mejor alternativa, tomando en cuenta el precio de los materiales, el transporte, la instalación y la mano de obra adicional si la reposición lo requiere.

Identificar el costo estimado de loAsignar fondos para la reposición reposición

Confirmar que la escuela tiene fondos para la reposición de materiales e infraestructura escolar. De no ser así, se recomienda trabajar con otras organizaciones o entidades gubernamentales, solicitando su ayuda de la mejor manera posible. También es esencial involucrar a la comunidad en este proceso para que juntos puedan explorar diferentes alternativas para financiar dichas reposiciones.

La sección gestión de fondos incluye más información respecto al tema.

Realizar la reposición

Una vez asignados los fondos de reposición, es necesario seguir un plan detallado de las tareas y estar pendiente que estas se realicen de acuerdo con dicho plan. Si se pretende incluir a estudiantes, padres de familia, líderes comunitarios o proveedores externos en la reposición, entonces es crucial que estos reciban la información y las herramientas o recursos necesarios para llevar a cabo dichas tareas de manera adecuada.

Una vez comprados los materiales, deben ser transportados a la escuela, inventariados de acuerdo con los procedimientos internos de la escuela y luego puestos a disposición de los estudiantes para su uso adecuado.

Finalmente, se deben rendir cuentas a quien corresponda de lo ejecutado siguiendo los procesos establecidos dentro de la escuela o la comunidad.