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Clenilda Afonsa Lopes
diretoria executiva 2017/1
Diretoria Qualidade Arché Empresa Júnior - CNPJ: 20.076.747/0001-30 Praça Frei Orlando, nº 170, sala 2.10PV - Centro - São João del-Rei archeconsultoria@gmail.com
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1. INFORMAÇÕES DO CANDIDATO Nome: Clenilda Afonsa Lopes Período: 6º período Tempo de serviço na empresa: 3 meses E-mail: cleolopes@outlook.com.br Telefone: (31) 983846329
Arché Empresa Júnior - CNPJ: 20.076.747/0001-30 Praça Frei Orlando, nº 170, sala 2.10PV - Centro - São João del-Rei archeconsultoria@gmail.com
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2. APRESENTAÇÃO DA EMPRESA A Arché Empresa Júnior tem sua semente plantada no ano de 2011, quando alunos do curso de Arquitetura e Urbanismo da Universidade Federal de São João Del Rei buscavam algo que complementasse os conhecimentos adquiridos no meio acadêmico. Buscando alternativas entre projetos de extensão encontraram o Movimento Empresa Júnior, o qual atenderia suas aspirações, e então em 25 de Abril de 2012 foi fundada a Arché Empresa Júnior. Durante sua trajetória, a empresa encontrou vários obstáculos, como o não apoio da coordenadoria do curso e a dificuldade de captação de projetos. Apesar das dificuldades, no primeiro semestre de 2014 foi concluído o primeiro projeto: uma residência familiar. Já no segundo semestre de 2014 a Empresa passou pelo PUF (Processo Único de Filiação) CENJE, se regularizando juridicamente e ideologicamente, construindo laços com o núcleo e com outras Empresas Juniores. Essa ligação com as outras Empresas Juniores do núcleo possibilitou parcerias como a atuação da empresa no Ciclo de Minicursos Ejel – Consultoria e Projetos Elétricos Jr e a realização do projeto de layout para a Ômega Júnior – Projetos Mecânicos e de Produção. Ainda neste período a Arché realizou projetos para a Universidade, como o de layout para a DICON, e outros externos como a área externa para uma residência. Em meio à grandes conquistas, em 2015 a empresa passou pelo Processo Único de Federação (PUF) à FEJEMG e alcançou a federação, o que auxiliou muito no seu desenvolvimento. Foram executados mais projetos e mais parcerias que incluíram uma premiação no Prêmio CENJE pela parceria entre a Arché Empresa Jr., à Mosaico Comunicação Jr. e Perfil Consultoria Jr. na realização da “Gincana Solidária”. No início de 2016 foi um momento de saltos e amadurecimento, principalmente na área de projetos, com mais deles a serem desenvolvidos e estruturações ao redor da sua metodologia. Em 2016/2 a empresa buscava, de acordo com a estruturação do Planejamento Estratégico, desenvolver mais as suas potencialidades garantindo maior reconhecimento tanto dentro da Universidade como externamente. Foi ainda uma gestão de muitos resultados Arché Empresa Júnior - CNPJ: 20.076.747/0001-30 Praça Frei Orlando, nº 170, sala 2.10PV - Centro - São João del-Rei archeconsultoria@gmail.com
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na empresa, aonde fidelizamos clientes, fizemos prospecções ativas, batemos metas de projetos e faturamento, nos tornando perante à Fejemg uma EJ de auto crescimento e tivemos nosso engajamento reconhecido no Prêmio Cenje ao recebermos o prêmio “Top Cenje”. Para finalizar, trabalhamos o aumento da nossa visibilidade perante o MEJ, iniciamos nossas escritas de cases e realizamos a primeira batalha da Arché Empresa Júnior.
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3. OBJETIVO DA CANDIDATURA O curso de Arquitetura e Urbanismo da Universidade Federal de São João del-Rei foi iniciado no primeiro semestre de 2014, desde então passando pelas quatro ênfases de atuação do curso (Obra Civil, Patrimônio, Desenvolvimento Urbano e Regional e Livre). Porém ele não contém essa visão de contato com o mercado de trabalho, gestão de empresas ou empreendedorismo. Já no sexto período, sem participar de nenhum Projeto de Extensão na Universidade, foi identificada a necessidade de ver na prática como trabalha o arquiteto urbanista. Deste modo, no segundo semestre de 2016, iniciou-se a participação no Processo Seletivo para inserção na Empresa Júnior. A efetivação na Empresa ocorreu no dia 13 de outubro de 2016, sendo assim encaminhada ao Departamento de Qualidade, o setor que no qual houve maior identificação pessoal, principalmente por sentir grande necessidade de organização e padronização de processos e cuidado com detalhes. O interesse no cargo de Diretora de Qualidade vem da vontade de contribuir para melhoria dos serviços da empresa, vendo que muitos processos do Setor estão começando a ser implementados e possuem muitas chances de serem desenvolvidos, alterados, refinados. A qualidade em uma empresa trabalha tanto com processos operacionais, quanto com pessoas e possui ligação direta com todos os demais Departamentos (Administrativo-Financeiro, Gestão de Pessoas, Projetos, Marketing, Vice-presidência e Presidência). Durante o período de atuação como gerente foram identificados pelos membros do departamento de Qualidade, processos, principalmente ligados ao Departamento de Projetos que necessitam, neste momento, de melhoras e acompanhamento, além de fortalecer junto a empresa em geral a passagem de conhecimentos adquiridos com cada projeto para as próximas gestões. Com o refinamento e aprofundamento de ações que começaram a ser feitas nas últimas gestões, será possível consolidar algumas atividades relacionadas Arché Empresa Júnior - CNPJ: 20.076.747/0001-30 Praça Frei Orlando, nº 170, sala 2.10PV - Centro - São João del-Rei archeconsultoria@gmail.com
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a qualidade para posteriormente implantar novas ideias, sem que as que já se iniciaram se percam, como foi o caso dos POP’s (Procedimento Operacional Padrão) e do NPS (Net Promoter Score).
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4. RESULTADOS ESPERADOS 4.1 Acompanhamento de Prazos Na gestão 2016/2 foi iniciado o processo de criação de metodologia de Acompanhamento de Prazos. Não pertencia ao plano de ação vigente. A planilha surgiu com a necessidade de auxiliar o departamento de Projetos a entregar os projetos para a revisão da Qualidade na data estipulada, evitando atrasos e possíveis perdas na qualidade do projeto. Em caso de atraso, haverá penalidades para a equipe de projetos. A proposta para a próxima fase desse processo seria sua expansão para os demais serviços da Arché e com auxílio do Departamento de Projetos, refinar as planilhas criadas para que estas funcionem da melhor maneira possível, possibilitando melhora nos serviços, referentes ao tempo de execução dos projetos e também do mapeamento dos principais problemas enfrentados no que se refere a essa temática, junto com a Metodologia de Gerenciamento de Riscos, acompanhamento dos questionários de Não-Conformidade, de Satisfação dos Clientes e Diário de Bordo, analisando a situação como um todo. E em caso de problemas elaborar um relatório que sintetize todo esse processo afim de encontrar onde está o problema e buscar junto ao Departamento de Projetos ou, em determinados casos, o Departamento de Gestão de Pessoas soluções para a situação.
4.2 GERENCIAMENTO DO CONHECIMENTO 4.2.1 Acompanhamento de Projetos Os relatórios referentes ao Acompanhamento de Prazos deverão ser armazenados no Banco de Dados, para que qualquer membro da empresa tenha conhecimento dos principais problemas enfrentados em cada gestão, afim ter condições de criar propostas as quais possam otimizar os trabalhos. A partir desses relatórios será possível ver quais são os pontos mais fortes e mais fracos da associação, em uma situação de conflito, sejam eles internos Arché Empresa Júnior - CNPJ: 20.076.747/0001-30 Praça Frei Orlando, nº 170, sala 2.10PV - Centro - São João del-Rei archeconsultoria@gmail.com
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(entre membros) ou externos (problemas com clientes). E através da Metodologia PDCA trabalhar na solução do problema As pastas referentes a cada projeto no Drive compartilhado do Departamento de Projetos, deverá conter os arquivos: Acompanhamento de Prazo, Diários de Bordo, Questionários de Não-Conformidade, Questionários de Satisfação do Cliente e os produtos das soluções testadas.
4.2.2 Metodologia PDCA Essa metodologia será a implantada complementarmente à de Acompanhamento de Projetos para solucionar problemas apontados por esta. A busca de soluções será feita juntamente com o Departamento de Projetos. Seus principais conceitos são: Plan (Planejar), Do (Executar), Check (Verificar) e Action (Agir).
Plan – Baseia-se na identificação de um problema, com posterior análise do fenômeno e do processo e com a definição do Plano de Ação;
Do - Executar o Plano de Ação proposto;
Check - Análise dos resultados;
Action - Analisar o processo como um todo separando as boas das más práticas, com consequente conclusão do processo.
4.2.3 POP (Procedimento Operacional Padrão) Quando os Diretores dos demais setores acharem necessário atualização de processos desenvolvidos pela empresa, deverão informar via e-mail ao Departamento de Qualidade, essa demanda. Afim de que o Mapeamento de Processos permaneça sempre atualizado. É de suma importância a difusão da ideia da dinâmica desse procedimento, ele representa junto aos Manuais de Cogestão, as ações desenvolvidas pela empresa e evita que dados importantes Arché Empresa Júnior - CNPJ: 20.076.747/0001-30 Praça Frei Orlando, nº 170, sala 2.10PV - Centro - São João del-Rei archeconsultoria@gmail.com
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sejam perdidos. E ainda permite que algum membro tenha capacidade e insumo para executar atividades especificas da organização. Juntamente com o Departamento de Gestão de Pessoas e Vice-Presidência almeja-se chegar a esse objetivo. Os POP’s ainda servem de base aos Trainees para entenderem o funcionamento da Empresa. Os diretores devem desde o Processo Trainee apresentar tais documentos, aos potenciais novos membros. No Drive compartilhado da Qualidade deverá ser criada uma pasta dos Processos Mapeados, divididos em subpastas com o nome de cada gestão, e essas dividas subpastas referentes a cada departamento que teve seus processos mapeados naquele período. Os manuais de Cogestão referentes a cada período também poderão ser armazenados nessas pastas. Isso facilitará o acesso a qualquer membro da Empresa a estes arquivos.
4.2.4 Pesquisa de Satisfação do Cliente Uma das atividades que sofreu com algum tipo de falha na Gestão do Conhecimento foi o cálculo do Net Promoter Score, o qual tem no objetivo de mensurar o grau de satisfação e fidelidade do cliente. Deve ser retomada na próxima gestão e ser mapeada para que não seja perdida novamente. Outra ferramenta a ser criada será uma planilha para arquivamento dos valores obtidos, afim de ter controle dessa ferramenta e verificar possíveis problemas na empresa, segundo os dados coletados.
4.3 EXPANSÃO DOS PADRÕES DE SERVIÇOS DA EMPRESA A Arché Empresa Júnior já possui um padrão estabelecido para projetos Arquitetônicos. Na gestão 2016/2 foi discutida a ampliação dos Padrões para os demais serviços. Devido à falta de orientação e informações mais aprofundadas sobre, não foi possível concluir essa tarefa. Arché Empresa Júnior - CNPJ: 20.076.747/0001-30 Praça Frei Orlando, nº 170, sala 2.10PV - Centro - São João del-Rei archeconsultoria@gmail.com
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Ao longo da gestão seria importante avançar nessa padronização afim de tornar os produtos da empresa mais organizados e com padrões de qualidade definidos.
4.4 EXPANSÃO DA METODOLOGIA 5S PARA 10S A Arché atualmente já usa a auditoria 5S (Cinco Sensos: utilização, organização, limpeza, saúde e higiene e autodisciplina). O 10S se baseia na adição de mais 5 sensos (determinação e união, treinamento, economia e combate aos desperdícios, princípios morais e éticos e responsabilidade social). A aplicação se dará a cada três meses, por dois avaliadores. O objetivo da expansão dessa metodologia é conseguir manter um ambiente de trabalho mais engajado e organizado com a contribuição de todos os membros (trabalho em equipe), fazendo assim com que se desenvolva o lado mais humano da empresa e não apenas o funcional. Para a implantação dessa metodologia deverá haver um treinamento para todos os membros para a compreensão e internalização dos conceitos. Os resultados das avaliações do 10S deverão ser mostrados à empresa.
4.5 MANUAL DE USO DA IMPRESSORA Em parceria com o Departamento Administrativo/Financeiro, o Departamento de Qualidade elaborará um Manual afim de auxiliar os membros da Empresa quanto ao uso correto da impressora, evitando desse modo usos indevidos e desperdícios.
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5. CONSIDERAÇÕES FINAIS Acredito que o desenvolvimento de processos já iniciados pelo Departamento de Qualidade é de grande importância para a empresa em geral. Ao conseguir consolida-los haverá futuramente chances de propor novas ferramentas que fará a Organização crescer cada vez mais. Obrigada a todos que direta ou indiretamente me apoiaram ou me deram suporte
para
tentar
essa
diretoria.
Espero
poder
contribuir
desenvolvimento da Arché Empresa Júnior.
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com
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