diretoria executiva 2019/1
Diretoria de Projetos
1. Informações do Candidato Nome: Giovanna Mariano Rodrigues da Silva Idade: 21 anos Período: 6º Tempo na empresa: Seis meses (efetiva desde junho de 2018) Cargo atual: Gerente de Projetos Telefone: (12) 9 9739-5163 E-mail: giovanna-mariano@hotmail.com
2. Apresentação da Empresa A Arché Empresa Júnior tem sua semente plantada no ano de 2011, quando alunos do curso de Arquitetura e Urbanismo da Universidade Federal de São João Del Rei buscavam algo que complementasse os conhecimentos adquiridos no meio acadêmico. Buscando alternativas entre projetos de extensão encontraram o Movimento Empresa Júnior, o qual atenderia suas aspirações, e então em 25 de Abril de 2012 foi fundada a Arché Empresa Júnior. Durante sua trajetória, a empresa encontrou vários obstáculos, como o não apoio da coordenadoria do curso e a dificuldade de captação de projetos. Apesar das dificuldades, no primeiro semestre de 2014 foi concluído o primeiro projeto: uma residência familiar. Já no segundo semestre de 2014 a Empresa passou pelo PUF (Processo
Único
de
Filiação)
CENJE,
se
regularizando
juridicamente
e
ideologicamente, construindo laços com o núcleo e com outras Empresas Juniores. Essa ligação com as outras Empresas Juniores do núcleo possibilitou parcerias e o início do contato com a rede. Em meio à grandes conquistas, em 2015 a empresa passou pelo Processo Único de Federação (PUF) à FEJEMG e alcançou a federação, o que auxiliou muito no seu desenvolvimento. Foram executados mais projetos e mais parcerias que incluíram uma premiação no Prêmio CENJE pela parceria entre a Arché Empresa Jr., à Mosaico Comunicação Jr. e Perfil Consultoria Jr. No início de 2016 foi um momento de saltos e amadurecimento, principalmente na área de projetos, com mais deles a serem desenvolvidos e estruturações ao redor
da sua metodologia. Foi ainda uma gestão de muitos resultados, na qual fidelizamos clientes, fizemos prospecções ativas, fizemos a primeira Batalha de Cases interna e nos tornamos uma EJ de alto crescimento, batendo a meta de projetos e faturamento. Tivemos nosso engajamento reconhecido no Prêmio Cenje ao recebermos o prêmio “Top Cenje”. O ano de 2017 trouxe muitos desafios. A empresa alavancou o número de projetos, mas estava longe do faturamento necessário. Os processos dos departamentos foram congelados e os membros mobilizados em uma prospecção ativa na busca pelo alto crescimento. Empresas auxiliaram a Arché no quesito negociação visando uma maior taxa de conversão. Ao fim do ano, próximo do prêmio CENJE, a Arché foi a última EJ a atingir a AC da CENJE. Diante de tantas dificuldades, a Arché mudou sua postura em 2018. O organograma foi enxugado de forma a desburocratizar processos e gestão, focando na execução de projetos. As metas forma escalonadas e o processo de precificação foi revisado, garantindo projetos de alto valor e um preço condizente com a realidade. A negociação foi revisada e todos os departamentos trabalharam alinhados ao planejamento estratégico da empresa. Os resultados foram constantes o ano todo. A meta de faturamento foi atingida na metade do ano e o AC foi batido no ENEJ, onde a empresa foi reconhecida no palco em Ouro Preto. Ao final do ano, o crescimento era de 200% do faturamento em relação a 2017, elevando o ticket médio e permitindo o investimento no membro, tanto em capacitações quanto em eventos. O ano de 2018 foi de muito sucesso para Arché, esta concorre a prêmios na CENJE e na FEJEMG no evento de encerramento do ciclo.
3. Objetivo da Candidatura Desde o segundo período da faculdade me interessei na proposta da Arché de fazer projetos com demandas reais e no quarto período do curso, minha caminhada se iniciou com uma "decepção" no processo seletivo de 2017/2 quando não consegui ser efetivada. Após um processo de reconhecimento dos erros pelo feedback que recebi, aceitei melhor a situação mas não desisti de fazer parte do MEJ, sendo que já conseguia entender o potencial transformador que o movimento tem em nossas vidas. Acabei acompanhando o momento da empresa pelo contato com amigas que já eram membros efetivas e logo que saiu o edital do processo seletivo de 2018/1 me inscrevi e o vivi com uma maturidade muito maior e decidida a não repetir os erros do ano anterior, o resultado foi a efetivação como gerente de Projetos para a gestão de 2018/2. Essa experiência me fez valorizar o local em que estava buscando sempre fazer o melhor ao mesmo tempo que possuía uma visão crítica para elencar pontos de melhoria. Assim, pretendo trazer ações que lapidam alguns processos que já existem e outros para buscar a continuidade do bom momento da empresa. Focando principalmente na desburocratização e melhoria de processos internos e na implantação de planos que facilitem a chegada de projetos, buscando a sustentabilidade dessa nova realidade da Arché.
4. Resultados esperados A mudança do organograma da empresa trouxe novas perspectivas e experiências para essa gestão e serviu como confirmação da eficácia do novo modelo. As ações passaram a ser mais objetivas e o alinhamento entre as diretorias foi facilitado, todo esse cenário colabora para dar suporte ao momento de sucesso que a Arché está passando. Durante a gestão busquei identificar gaps e encontrar soluções viáveis para dar continuidade no trabalho já estruturado pelas gestões anteriores, mas também fazendo melhorias em alguns pontos observados tanto do departamento perante a empresa, quanto em questões organizacionais e de gerenciamento interno do departamento de Projetos. Alinhando os objetivos com o novo Planejamento Estratégico da Rede, buscarei ter ações pensadas em seguir as novas diretrizes, buscando tornar sustentável o momento que a Arché está passando e atendendo o Planejamento Estratégico da empresa. Assim, as ações propostas seguem os seguintes focos de atuação:
4.1 Qualidade dos projetos e entregas Tanto a realidade atual de mercado da Arché quanto o alinhamento com o novo Planejamento Estratégico na busca de projetos de Alto Impacto trazem produtos cada vez mais complexos, estes exigem uma preocupação maior com a qualidade no sentido da capacitação técnica e revisão dos prazos atuais. Nesse plano de ação busco apontar saídas para solucionar um problema que vendo sendo retratado pelos membros e até mesmo pelas tutoras. 4.1.1 Revisão do tempo de projeto O tempo de projeto utilizado atualmente em cada etapa foi implementado quando a empresa possuía uma outra realidade e nos atendeu bem até certo momento. Pretendo, junto com as professoras tutoras que já se mostraram muito solícitas em ajudar com esse quesito, revisar o tempo de entrega e a dinâmica de orientações para cada etapa do projeto de acordo com a complexidade das demandas atuais e com o propósito do novo Planejamento Estratégico da Rede.
O plano se pauta em verificar a eficácia do modelo atual, buscando localizar gaps e corrigi-los junto às professoras tutoras. Inicialmente, propor uma reunião do departamento de Projetos com as tutoras para apresentar e explicar a metodologia atual, após o entendimento por parte delas, poderemos discutir melhorias e levantar soluções viáveis para a realidade da empresa no momento, que posteriormente serão levadas para discussão e deliberação com toda empresa. Juntamente com o departamento da Vice-Presidência que deverá colher insumos dos membros quanto à satisfação com o cenário atual, e possíveis pontos de melhoria.
4.2 Gerenciamento de Projetos e NPS Os processos de gerenciamento de Projetos tendem a ser burocráticos e, na maioria das vezes, dependem de outras pessoas para que o controle possa ser efetivo. Essa proposta busca facilitar um dos procedimentos mais importantes que é o controle de cronogramas, além de proporcionar ao departamento de Marketing insumos suficientes para conseguir aplicar seus planos de ação. 4.2.1 Calendário Interativo Atualmente a empresa passa por um processo de reconhecimento no mercado e como consequência, temos a chegada de uma maior demanda de projetos. Para gerenciar esses projetos, o departamento e principalmente o diretor de Projetos precisa otimizar a forma que é feito o controle de cronogramas dos projetos em andamento. O Calendário Interativo será uma ferramenta para facilitar o acompanhamento de datas das entregas que cada gerente prevê no cronograma de projeto. O método fará com que a organização e acompanhamento pelo diretor de Projetos seja mais efetiva e permita a interatividade com os gerentes. Será uma plataforma onde terão acesso: toda o departamento de Projetos e o diretor de Marketing. Dentre diversas plataformas de calendário online, sugere-se o uso do Google Agenda, que permite que cada usuário se conecte por uma conta do Google. No
calendário, cada gerente deverá criar “Agendas” simbolizando o projeto que irá gerenciar, por exemplo “Projeto Santa Casa”, o qual ganhará automaticamente uma cor de identificação e deverá conter no campo “Descrição” os nomes do gerente, dos membros da equipe e também o número de telefone e e-mail do cliente para ser utilizado pelo Marketing no pós-venda. Após criada a agenda, deverão ser criados “Eventos” nos dias de cada entrega e com os nomes destas (Estudo Preliminar, Anteprojeto, Projeto Legal), cada evento ficará marcado no respectivo dia com uma etiqueta já com a cor da sua “Agenda”. Após todas os eventos de entregas e possíveis orientações serem criados, a Agenda do Google deverá ser compartilhada com o e-mail da Diretoria de Projetos, que fará todo o controle de cronogramas por essa plataforma, e com o e-mail da Diretoria de Marketing, que poderá programar a aplicação do NPS baseado na data de entrega do Projeto Legal e que já estará garantida a ciência do cliente por meio de cláusula em contrato, facilitando também a troca de informações entre os departamentos.
4.3 Negociação A última gestão proporcionou à Projetos uma boa experiência em negociações pela quantidade de propostas apresentadas e tem se mostrado efetiva pela taxa de conversão atual. Os membros precisaram se qualificar para negociar projetos de alto valor, que continuará sendo o foco da empresa, e gerando os chamados “Camisas 10” em negociação. Porém, um gargalo que foi identificado foi a contradição quando é colocado que todos os membros da Arché devem saber negociar, mas somente é dada a oportunidade de fazer negociações aos membros do departamento de Projetos. Estruturando um plano de capacitação e conhecimento do nosso produto para evitar qualquer transtorno perante o cliente. Essa ação visa proporcionar essa vivência ao membro de qualquer departamento que se interessar pela área de vendas, aliando o conhecimento com a diminuição da carga de reuniões aos membros de Projetos.
4.3.1 Treinamento e Playbook de Vendas Com o momento que a empresa está passando atualmente, vários clientes chegam por meios como o celular, redes sociais ou indo até a sala no Campus Santo Antônio, e uma queixa recorrente dos membros que não são do departamento de Projetos e que por acaso fazem o primeiro contato é que não sabem como lidar com o cliente, quais passos seguir depois dessa etapa e acabam ficando inseguros nessa situação. A proposta é elaborar um Playbook de Vendas junto com os gerentes de Projetos, que reunirá tanto conteúdos relacionados à venda e negociação quanto uma base de diretrizes a serem seguidas em diferentes situações que lidamos até a assinatura do contrato. Estará disponível desde o início da gestão aos outros membros para que tenham conhecimento do processo de negociação da Arché, desde o primeiro contato até a contratação do serviço. Como forma de complementar essa competência, proponho a aplicação de um Treinamento de Vendas que será feito na primeira imersão da gestão e será voltado para que os membros conheçam gatilhos de negociação servindo para aprimorar o conhecimento, saber aplica-lo à realidade da Arché e chegando assim, ao objetivo final da do plano de ação onde o membro de qualquer departamento possa estar apto a assessorar o gerente de Projetos nas reuniões, que atualmente são feitas por dois gerentes ou por um gerente e o Diretor de Projetos, e com a mudança iriam participar um membro (de preferência o que teve o primeiro contato) e um gerente de Projetos (“Camisa 10”), aliviando a sobrecarga de reuniões sobre o departamento e ao mesmo tempo, proporcionando aos outros membros o conhecimento de vendas que é tão importante na vivência empresarial. Para que a empresa “compre a ideia” e como forma de motivação para a participação nas reuniões, foi alinhado com o departamento da Vice-Presidência adicionar ao sistema de bonificação o item “Participação em Reuniões de Negociação”, trazendo um estímulo a mais os membros.
4.4 Precificação A relação entre os projetos e preço cobrado é uma dor que viemos superando ao longo da última gestão. A forma como precificamos se tornou mais efetiva e condizente com a real complexidade dos projetos, porém uma das questões levantadas pelas professoras tutoras, foi em qual embasamento foram decididos os preços cobrados pelo m² de projeto. Buscando solucionar essa questão, pretendo recolher insumos para junto da empresa, considerar a possibilidade de mudanças da seguinte forma: 4.4.1 Pesquisa para Rever Preço de Mercado Um dos focos que a empresa vem buscando no momento, são os projetos de Alto Valor, que estão aumentando em demanda mas que, segundo as professoras tutoras, poderiam ser mais coerentes caso revíssemos nosso valor do m² na precificação. A proposta é contratar um dos serviços da Dinâmica Consultoria para termos insumos suficientes para mensurar o quão alinhados estamos com a proposta do MEJ, mas ao mesmo tempo, sem destoar dos valores de mercado atuais. 4.5 Pós-Projeto e Fidelização A Fidelização do cliente é uma forma de conseguir mais projetos e visibilidade tão importante quanto às prospecções pois faz com disseminação da marca seja feita sem a interferência dos membros, gerando uma maior confiança por expressar uma opinião real a partir da fala do cliente que já conhece o produto. Alinhado com o departamento de Marketing, a proposta do Cartão Premiado deve ser complementada com o envio de e-mails estratégicos para que o cliente possa lembrar da marca e associar a utilização do cartão. 4.5.1 Cartão Premiado Buscando uma nova maneira na prospecção de clientes, a proposta visa criar o incentivo a indicação da empresa, que quando é feito por alguém que tem sua confiança, se torna muito provável de ser efetivo.
O Cartão Premiado é uma proposta voltada para a busca de fidelização ou indicação da empresa pelo cliente que já conhecer os serviços da Arché, sendo entregue junto com o material do Projeto Legal na última reunião. Possuirá validade de 1 ano e dá direito ao desconto de 15% no valor de um projeto ao seu portador. A porcentagem de desconto escolhida foi baseada em experiências anteriores de descontos concedidos e pensando no impacto que gera na redução do preço final para o cliente, e que para a empresa se torna irrisório. Uma das vantagens do cartão é que ele pode ser transferível, possibilitando que o cliente possa entrega-lo a outra pessoa que tenha interesse em contratar um dos serviços oferecidos pela Arché durante esse período de tempo. Junto com o departamento de Marketing, será elaborada uma arte para a confecção e que possibilite a identificação do cliente que fará o uso do cartão. Além de ser reforçado com a proposta da diretoria de Marketing de enviar e-mails estratégicos de Pós-projeto. A estratégia do Cartão provocará o cliente pelo gatilho do desconto, junto com a limitação do tempo, que gera um senso de urgência a não desperdiçar a oportunidade de contratar um serviço quando já tiver intenção.
5. Considerações Finais Estando ciente da atual situação da empresa, me preocupo desde o início da candidatura em encontrar maneiras viabilizar o crescimento sustentável durante o ano de 2019. Com o novo Planejamento Estratégico da Rede deveremos, mesmo que aos poucos, implantar uma cultura de consciência que nossos projetos geram na sociedade e como o MEJ é o ponto inicial da transformação da maneira de pensar de toda uma geração. A empresa e o departamento de Projetos me possibilitou conhecer pessoas, fazer conexões e entender que esse é o momento da vida em que devemos e podemos experimentar. E que se não der certo, poderemos colocar os pés no chão e começar novamente com mais experiência. A transformação é inevitável e a hora para desenvolver nosso crescimento pessoal é agora! Sei que posso fazer muito mais pela empresa e conto com a ajuda de todos os gerentes de Projetos e a colaboração de todos membros para que o ano de 2019 seja lembrado por ser ainda melhor. Não poderia deixar de agradecer a todos os membros, que possuem papel indispensável no sucesso dos projetos e da empresa, e a todos que colaboraram e me incentivaram à candidatura, principalmente à Diretoria Executiva de 2018/2 que me deu todo apoio no que precisei e especialmente à diretora de Projetos, Isabela Brandini, que além de me ensinar os processos internos e me incentivar a todo momento, me mostrou que Projetos não é só o departamento que tem o contato com o cliente, mas que possibilita a realização de sonhos construídos durante toda uma vida.