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Diretoria Projetos
Hannah Maria Soares de Souza
diretoria executiva 2017/1
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Arché Empresa Júnior - CNPJ: 20.076.747/0001-30 Praça Frei Orlando, nº 170, sala 2.10PV - Centro - São João del-Rei archeconsultoria@gmail.com
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1. Informações do candidato Nome: Hannah Maria Soares de Souza Idade: 21 anos Período: 6º Período Tempo de serviço na empresa: Efetivada em Outubro de 2016 (4 meses) E-mail: hannahmssouza@hotmail.com Telefone: (32) 9 8423 3333
2. Histórico na Arché Empresa Júnior 2016.2: Trainee da Arché Empresa Júnior 2016.2: Gerente de Projetos da Arché Empresa Júnior 2017.1: Candidata a Diretoria Projetos da Arché Empresa Júnior
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3. Apresentação da Empresa A Arché Empresa Júnior tem sua semente plantada no ano de 2011, quando alunos do curso de Arquitetura e Urbanismo da Universidade Federal de São João Del Rei buscavam algo que complementasse os conhecimentos adquiridos no meio acadêmico. Buscando alternativas entre projetos de extensão encontraram o Movimento Empresa Júnior, o qual atenderia suas aspirações, e então em 25 de Abril de 2012 foi fundada a Arché Empresa Júnior. Durante sua trajetória, a empresa encontrou vários obstáculos, como o não apoio da coordenadoria do curso e a dificuldade de captação de projetos. Apesar das dificuldades, no primeiro semestre de 2014 foi concluído o primeiro projeto: uma residência familiar. Já no segundo semestre de 2014 a Empresa passou pelo PUF (Processo Único de Filiação) CENJE, se regularizando juridicamente e ideologicamente, construindo laços com o núcleo e com outras Empresas Juniores. Essa ligação com as outras Empresas Juniores do núcleo possibilitou parcerias como a atuação da empresa no Ciclo de Minicursos Ejel – Consultoria e Projetos Elétricos Jr e a realização do projeto de layout para a Ômega Júnior – Projetos Mecânicos e de Produção. Ainda neste período a Arché realizou projetos para a Universidade, como o de layout para a DICON, e outros externos como a área externa para uma residência. Em meio à grandes conquistas, em 2015 a empresa passou pelo Processo Único de Federação (PUF) à FEJEMG e alcançou a federação, o que auxiliou muito no seu desenvolvimento. Foram executados mais projetos e mais parcerias que incluíram uma premiação no Prêmio CENJE pela parceria entre a Arché Empresa Jr., à Mosaico Comunicação Jr. e Perfil Consultoria Jr. na realização da “Gincana Solidária”. No início de 2016 foi um momento de saltos e amadurecimento, principalmente na área de projetos, com mais deles a serem desenvolvidos e estruturações ao redor da sua metodologia. Em 2016/2 a empresa buscava, de acordo com a estruturação do Planejamento Estratégico, desenvolver mais as suas potencialidades garantindo maior reconhecimento tanto dentro da Universidade como externamente. Foi ainda uma gestão de muitos resultados na empresa, aonde fidelizamos clientes, fizemos prospecções ativas, batemos metas de projetos e faturamento, nos tornando perante à Fejemg uma EJ de auto crescimento e tivemos nosso engajamento reconhecido no Prêmio Cenje ao recebermos o prêmio “Top Cenje”. Para finalizar, trabalhamos o aumento da
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nossa visibilidade perante o MEJ, iniciamos nossas escritas de cases e realizamos a primeira batalha da Arché Empresa Júnior.
4. Objetivo da candidatura Desde o início do curso de Arquitetura e Urbanismo, sempre tive o conhecimento de que era muito importante realizar atividades extracurriculares, porém nada havia me interessado até o momento. Em 2014, no 2° período, descobri que existia uma empresa júnior no curso mas não sabia exatamente do que se tratava, entretanto, mesmo assim, decidi que iria me arriscar. Passei por todo o processo seletivo porém, na etapa do processo trainee, não consegui ser efetivada. Foi um pouco frustrante pois estava com muitas expectativas e desde então, desisti de fazer qualquer coisa relacionada a Arché. Ao longo do tempo, vi muitos amigos entrarem na empresa e a partir daí comecei a ouvir falar muito mais sobre ela. A empolgação de todos me deixava curiosa e pensativa se eu deveria tentar novamente. Depois de muito pensar e conversar com pessoas próximas que eram membros da Arché, em 2016 resolvi tentar novamente. Não necessariamente pelo interesse no Movimento Empresa Júnior, mas para que eu pudesse fazer projetos além dos que eu fazia nos estúdios e também por estar com muito tempo ocioso. Participei do processo seletivo e desde a primeira dinâmica, percebi uma diferença enorme no funcionamento da empresa. Em 2 anos, muita coisa tinha mudado e as coisas pareciam fazer mais sentido agora. Isso fez com que eu me sentisse cada vez mais motivada em participar, porque apesar de ser algo que demanda tempo e trabalho é bastante prazeroso. A partir do processo trainee, as coisas começaram a ficar ainda mais claras e fiquei muito surpresa com a quantidade de projetos que estavam sendo executados na época. Nesse momento, tive a comprovação de que a empresa realmente funcionava e o porquê ela trazia tanto orgulho e satisfação para seus membros. No dia da efetivação, foi muito bom saber que a partir daquele dia eu faria parte de um grupo unido em busca de resultados e de crescimento, não só para a empresa como um todo mas para cada membro em particular. Ainda que não tenha participado de muitos eventos do MEJ, pude perceber a importância e grandiosidade do mesmo para os empresários juniores, já que possibilita a formação de líderes e empreendedores. Isso faz com que os membros se sintam cada vez mais envolvidos e motivados a buscar sempre mais resultados. Arché Empresa Júnior - CNPJ: 20.076.747/0001-30 Praça Frei Orlando, nº 170, sala 2.10PV - Centro - São João del-Rei archeconsultoria@gmail.com
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Quando comecei a participar das atividades como gerente, já tinha em mente a possibilidade de um dia me tornar diretora. Apesar disso ter me assustado um pouco em alguns momentos, todos do departamento deram todo o suporte e apoio fazendo com que eu me sentisse mais confiante e capaz de assumir esse cargo. Resolvi deixar alguns medos de lado e encarar mais um desafio, mesmo com apenas 4 meses de empresa. Acredito que com os estudos, pesquisas e benchs realizados durante este período, serei capaz de fazer um bom trabalho, trazendo melhorias para o departamento e para a empresa em geral sempre trabalhando com uma equipe proativa e compromissada.
5. Resultados esperados Com o trabalho realizado pelas gestões anteriores, o departamento de Projetos se encontra bem estruturado atualmente. Apesar de muitas coisa estarem funcionando bem, ainda são observadas algumas falhas que são definitivas para o não fechamento dos projetos. Dessa maneira, é importante implementar algumas diretrizes de trabalho para que o cenário atual seja revertido em bons resultados para a empresa.
5.1. Divisão do departamento em Negociação e Coordenadoria Durante a gestão, com o auxílio do funil de vendas elaborado pelo departamento de Marketing, foi detectado que a negociação era a parte mais falha no processo de fechamento de contrato. Considerando essa realidade, uma boa estratégia seria dividir o departamento para que existissem gerentes responsáveis exclusivamente pela negociação. Esses gerentes teriam como principais tarefas o acompanhamento das reuniões iniciais com todos os clientes, para que assim pudessem perceber a melhor maneira de negociar no dia da entrega da proposta orçamentária, que também seria elaborada pelos mesmos com o auxílio da tabela de precificação, elaborada pelo departamento Administrativo/Financeiro. Em parceria com esse departamento, também serão estabelecidos os limites de desconto possíveis de se oferecer aos clientes.
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Com o objetivo de evitar a perda de dados, o departamento irá utilizar juntamente com o Marketing a ferramenta de gerenciamento Agendor, que possibilita o controle das etapas desde a reunião inicial até a finalização do projeto e auxilia também no registro dos clientes. A ferramenta foi implementada como CRM (Plano de Gerenciamento de Clientes) pelo departamento de Marketing e a percepção foi que parte inicial do Agendor tem o foco principal na negociação. Dessa maneira, em parceria com a coordenadoria de Relações Públicas, o controle do CRM será feito de maneira que a Negociação (Projetos) ficaria na responsabilidade de controlar a primeira etapa da ferramenta e Relações Públicas responsável pela parte seguinte a do fechamento do contrato.
5.2. Estruturação do Gerenciamento de Riscos O gerenciamento de riscos é algo que já começou a ser elaborado durante a gestão, porém de forma simplificada. O objetivo é estrutura-lo para que se torne um aliado efetivo na análise de viabilidade dos projetos. Inicialmente, será necessário complementar a planilha já existente com as formas de evitar os riscos, além de descartar os riscos em excesso.
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Após a estruturação da planilha, o objetivo é implementar a análise qualitativa e matriz de probabilidade e impacto, exemplificada no livro Gestão de Projetos: conceitos, metodologias, ferramentas e melhores práticas gerencias, dos autores João Alberto Arantes do Amaral e Ricardo Sbragio. A matriz de riscos é formada por dois eixos principais, o de probabilidade de ocorrência do risco e o de impacto do risco no projeto, assim como exemplificado na foto a seguir:
Imagem: Blog Luz – Planilhas Empresariais
Para cada risco que for analisado, será dada uma pontuação que varia de quase certo de acontecer (1 a 5) até raro e de sem impacto até gravíssimo. Essa pontuação gera o resultado, classificando o risco em: Risco Extremo, Risco Elevado, Risco Moderado, Risco Baixo. Essa matriz poderá ser aplicada a cada novo projeto que chegar na empresa, gerando respostas rápidas e facilitando a análise dos mesmos.
5.3. Melhoria do repasse de projetos em reunião e organização de informações Atualmente, o repasse de informações dos projetos acontece de forma informal e os resultados só são apresentados para a empresa quando o mesmo é finalizado. Com o objetivo de demonstrar resultados mais concretos, a ideia é trabalhar em parceria com a Qualidade, utilizando a tabela de Acompanhamento de Prazos que está sendo elaborada. Lá os gerentes terão as datas de entrega definidas e todas as informações que forem inseridas serão condensadas em gráficos que irão apontar o que deu certo e o que deu errado naquela etapa, permitindo uma praticidade no momento de demonstrar esses resultados em reunião.
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Para facilitar também o acesso às informações dos projetos pela empresa toda, a organização das pastas no drive será separada em projetos realizados e projetos não realizados. Ainda dentro delas, os projetos serão separados por gestão pensando na praticidade de pesquisar informações, principalmente no futuro, quando o número de projetos for crescendo.
5.4. Ferramentas de gerenciamento Existe, atualmente, um quadro no Trello exclusivamente para o gerenciamento de projetos, constando todas as informações de etapas cumpridas e restantes. Entretanto, ele não está sendo utilizado e seria um bom meio de acompanhamento rápido das etapas por parte de todos os membros da empresa além de garantir o registro das informações de maneira formal. Desse modo, pretende-se controlar a coleta de dados importantes de cada projeto, como por exemplo os contratos assinados e digitalizados. Por fim, para aperfeiçoar o gerenciamento por parte não só do departamento de Projetos mas da empresa inteira, o objetivo é proporcionar um treinamento de MS Project que ficou pendente na gestão 2016/1 e que nessa nova gestão poderá ser muito útil.
6. Cronograma O cronograma das propostas a serem realizadas na gestão será organizado da seguinte maneira:
Proposta 1: Divisão do departamento em Negociação e Coordenadoria Será implementada logo no início da gestão, porém poderá ser melhor estruturada até o final dela. Proposta 2: Estruturação do Gerenciamento de Riscos – Será implementada no início da gestão, porém será desenvolvida por todo o departamento num prazo de 1 a 2 meses. Proposta 3: Melhoria do repasse de projetos em reunião e organização de informações – A melhoria no repasse dos projetos será efetiva quando a tabela de acompanhamento de prazos da Qualidade for finalizada. A organização das informações poderá ser desenvolvida no prazo de 1 a 2 meses.
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Proposta 4: Ferramentas de gerenciamento – O quadro de gerenciamento de projetos no Trello começará a ser efetivo no primeiro novo projeto que chegar na gestão. Já o treinamento de MS Project terá o prazo de uma gestão inteira, pois precisa ser agendado com pessoas externas à empresa.
7. Considerações Finais Apesar do pouco tempo de empresa e de considerar a Diretoria de Projetos um grande desafio, acredito que será também um período de extremo aprendizado. Assumir a liderança de alguma coisa nem sempre é uma tarefa simples, mas é uma possibilidade de crescimento que irá influenciar não só na vida profissional e acadêmica, mas também na vida pessoal. Desde que decidi me inscrever para o processo seletivo da Arché, eu estou buscando sempre algo mais para agregar a minha formação e me dedicar ao máximo para superar todas as dificuldades. Acredito que isso tem me ajudado bastante e com 4 meses de empresa posso dizer que estar na Arché me traz muita satisfação de orgulho. Espero que nessa gestão eu possa contribuir com a empresa, trazendo resultados satisfatórios e impactando positivamente assim como a mesma vem fazendo no meu dia a dia.
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