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Isabela Perozzi Brandini
proposta de candidatura diretoria executiva 2018/2
Isabela Brandini Diretoria de Projetos
Arché Empresa Júnior - CNPJ: 20.076.747/0001-30 Praça Frei Orlando, nº 170, sala 2.10PV - Centro - São João del-Rei arché empresa jr. archeconsultoria@gmail.com soluções em arquitetura, urbanismo e design
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1. Informações do Candidato Nome: Isabela Perozzi Brandini Idade: 22 anos Período: 6º Tempo na empresa: Oito meses (efetiva desde novembro de 2017) Cargo atual: Gerente de Qualidade Telefone: (19) 9 9214-0321 E-mail: bela.brandini@hotmail.com
2. Apresentação da Empresa A Arché Empresa Júnior tem sua semente plantada no ano de 2011, quando alunos do curso de Arquitetura e Urbanismo da Universidade Federal de São João Del Rei buscavam algo que complementasse os conhecimentos adquiridos no meio acadêmico. Buscando alternativas entre projetos de extensão encontraram o Movimento Empresa Júnior, o qual atenderia suas aspirações, e então em 25 de Abril de 2012 foi fundada a Arché Empresa Júnior. Durante sua trajetória, a empresa encontrou vários obstáculos, como o não apoio da coordenadoria do curso e a dificuldade de captação de projetos. Apesar das dificuldades, no primeiro semestre de 2014 foi concluído o primeiro projeto: uma residência familiar. Já no segundo semestre de 2014 a Empresa passou pelo PUF (Processo
Único
de
Filiação)
CENJE,
se
regularizando
juridicamente
e
ideologicamente, construindo laços com o núcleo e com outras Empresas Juniores. Essa ligação com as outras Empresas Juniores do núcleo possibilitou parcerias e o início do contato com a rede. Ainda neste período a Arché realizou projetos para a Universidade e outros externos. Em meio à grandes conquistas, em 2015 a empresa passou pelo Processo Único de Federação (PUF) à FEJEMG e alcançou a federação, o que auxiliou muito no seu desenvolvimento. Foram executados mais projetos e mais parcerias, uma delas rendendo uma premiação do núcleo.
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No início de 2016 foi um momento de saltos e amadurecimento, principalmente na área de projetos, com mais deles a serem desenvolvidos e estruturações ao redor da sua metodologia. A empresa passou a buscar, de acordo com a estruturação do Planejamento Estratégico, desenvolver mais as suas potencialidades garantindo maior reconhecimento. Foi ainda uma gestão de muitos resultados, na qual fidelizamos clientes, fizemos prospecções ativas, fizemos a primeira Batalha de Cases interna e nos tornamos uma EJ de Alto Crescimento, batendo a meta de projetos e faturamento, sendo reconhecidos no Prêmio FEJEMG. Tivemos nosso engajamento reconhecido no Prêmio Cenje ao recebermos o prêmio “Top Cenje”. O ano de 2017 foi intenso, com membros empenhados em alcançar os resultados. Em meio as mudanças e ao crescimento da empresa, processos foram revisados e melhorados, como a negociação e o processo seletivo. Sempre pensando na qualidade do nosso trabalho, a primeira gestão do ano foi de muitas capacitações, tanto na área de atuação quanto em gestão. Além disso, a atual realidade da empresa trouxe para discussão novos modelos de reuniões, imersões e organograma, o que reflete diretamente na cultura da empresa, que tem se tornado cada vez mais sólida. Na gestão do segundo semestre, a empresa tinha como desafio alcançar suas metas para o Alto Crescimento. Com senso de urgência, mudança de posturas e empenho dos membros, no mês de novembro iniciamos uma prospecção ativa e, dentro de um mês, dobramos nosso faturamento e alçamos a meta, nos tornando Alto Crescimento no dia 30/11/2017.
3. Objetivo da Candidatura Meu primeiro contato com a Arché foi logo no primeiro período da faculdade, quando conheci a empresa por meio de alguns membros e fui estimulada por eles a participar do processo seletivo, que estava aberto no momento. Então, como trainee, tive um maior contato com os departamentos, com o MEJ, e com a realidade da gestão e dos membros. Entretanto, eu ainda não me via preparada para me tornar membro e por isso acabei saindo seleção. Arché Empresa Júnior - CNPJ: 20.076.747/0001-30 Praça Frei Orlando, nº 170, sala 2.10PV - Centro - São João del-Rei archeconsultoria@gmail.com
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Após esse momento, continuei acompanhando a empresa pelas redes sociais e contato com os membros. Até que em 2017/2 surgiu a oportunidade de participar novamente do processo seletivo. Dessa vez, como trainee, pude passar por uma experiência totalmente diferente da primeira, a empresa já não era a mesma que eu havia conhecido, estava mais madura, focada em mais e melhores projetos, e em reconhecimento do seu esforços. Mas também, pude reconhecer a importância de toda a sua história e do empenho dos antigos membros para que ela se tornasse o que era. Assim, aos poucos fui me sentindo muito motivada e foi despertando em mim um sentimento de pertencimento, um orgulho em ser Arché, vontade de crescer e fazer a empresa crescer também. Com a efetivação em novembro, os novos membros tinham uma visão externa e puderam desenvolver uma visão crítica sobre pontos que estavam falhos e poderiam ser melhorados. Também estávamos passando por um momento complicado em busca do Alto Crescimento, para a qual precisamos nos unir para conquistar nosso sonho. E se havíamos chegado até aqui, vencido quase o impossível, se nos empenhássemos, o que iria nos impedir de conseguir mais? Já em 2018, tivemos que nos estruturar em vista da nossa gestão para funcionar de acordo com a nova realidade da empresa, que partia do princípio de um novo planejamento estratégico focado na busca de uma maior demanda de projetos e reconhecimento do seu trabalho perante ao mercado. Assim a empresa passou por um processo de evolução, do qual pude acompanhar, fazer parte, mas principalmente evoluir junto com ela, por meio do aprendizado tanto profissional quanto pessoal. Logo, o objetivo desta candidatura se baseia no fato de querer fazer mais e acreditar que tenho um diferencial a oferecer por nossa amada verdinha. Ao ver nosso enorme potencial quero me responsabilizar por ajudar a empresa a crescer cada dia mais, ao mesmo tempo em que cresço junto, por um processo de aprendizado e desenvolvimento de liderança.
Arché Empresa Júnior - CNPJ: 20.076.747/0001-30 Praça Frei Orlando, nº 170, sala 2.10PV - Centro - São João del-Rei archeconsultoria@gmail.com
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4. Resultados esperados
Na última gestão, o departamento de projetos passou por um momento de estruturação, no qual alinhado com o novo planejamento estratégico da empresa, revisou seus processos e buscou tornar suas funções mais efetivas. Ações que têm funcionado e já podemos observar seus resultados, com maior ritmo de trabalho, mais clientes e melhores metodologias de projetos e gerenciamento. Assim, pretendo dar continuidade a esse processo e aperfeiçoar pontos que ainda podem ser trabalhados, visando alinhar os planos de ação com a primeira gestão para que assim possamos fomentar nossos resultados e alcançar nossos objetivos. Assim, as ações propostas são referentes aos dispostos focos de atuação: qualidade dos projetos e entregas, negociação e gerenciamento de projetos, precificação e pós entrega do projeto.
a. Qualidade dos projetos e entregas A Qualidade de nosso serviço é um fator que consideramos essencial dentre aquilo que pregamos em nossa empresa – tanto que é um valor que aparece no que somos, em nossa missão e em nossa visão. Portanto, é importante darmos uma maior atenção a isso, principalmente nesse momento de mudança de organograma, no qual deixa de existir um departamento específico que regule a qualidade e essa função se torna encargo do departamento de projetos. Assim, é necessário criar uma cultura mais forte atrelada a esse valor dentro da empresa, para garantirmos que no constante frenesi do departamento, esse valor não seja colocado em segundo plano, de modo que possamos assegurar que todos os nossos projetos serão realmente entregues com qualidade ao cliente. Para tal objetivo, as medidas a serem tomadas são: Gerente de projetos como auditor da qualidade Uma vez que o gerente de projetos é a pessoa responsável por aquele projeto perante a empresa, que se compromete com o cliente e está em contato direto com a equipe, é pertinente que seja ele também responsável pela cobrança da qualidade Arché Empresa Júnior - CNPJ: 20.076.747/0001-30 Praça Frei Orlando, nº 170, sala 2.10PV - Centro - São João del-Rei archeconsultoria@gmail.com
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de cada projeto. Como ele está por dentro do desenvolvimento completo pode cobrar que a equipe pense em aspectos referentes a realidade pela qual a empresa está passando e qualidade executiva do projeto durante seu processo de criação, além de garantir que o cronograma seja elaborado e realizado contando com a etapa de correção, e ao corrigir os produtos técnicos já tem um maior conhecimento, o que evita desentendimentos ou perda de informação. Também é valido ressaltar que ao existir essa aproximação do gerente da equipe, se houver o surgimento de qualquer imprevisto, sua solução é obtida de maneira mais ágil e eficiente. Por isso proponho continuar essa proposta e acompanhar os gerentes visando suporte e certeza de que os gerenciamentos estão sendo adequadamente. Maior cobrança do selo de qualidade O selo de qualidade é uma atividade que foi retomada e reelaborada na última gestão. É ele que estipula os parâmetros básicos do que é necessário para o que consideramos que um projeto foi realizado com qualidade e é de extrema importância que o cliente reconheça esse símbolo, dado que é a sua garantia de que o projeto realmente passou por um processo em que sua qualidade foi analisada, e que por isso dentro do nosso planejamento estratégico conta como um dos indicadores de excelência em projetos. Entretanto, o seu uso ainda não está rodando da maneira adequada e se faz necessário uma maior atenção em cobrar sua aplicação até que seu uso se torne um costume. Baseado nisso, proponho continuar a atividade e cobra-la com maior ênfase aos gerentes, garantindo sua realização em toda entrega de projeto. Padrão de entrega Atualmente, não existe um padrão do modo em que os produtos, principalmente das etapas finais, serão entregues para o cliente, assim, fica a encargo da equipe entregar da maneira que achar mais adequada. Como esta parte da finalização do projeto sempre gera dúvidas aos envolvidos, se faz necessário a criação de um modelo com a maneira que dever ser realizada, os produtos que deve conter e as quantidades mínimas que torne a entrega mais organizada, igualitária, Arché Empresa Júnior - CNPJ: 20.076.747/0001-30 Praça Frei Orlando, nº 170, sala 2.10PV - Centro - São João del-Rei archeconsultoria@gmail.com
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completa e satisfatória para que todos os clientes recebam todo o material necessário referente ao seu projeto, sem diferenciações. Por isso, foi pensado em uma proposta de uma pasta com o logo da empresa, a qual conterá os produtos técnicos impressos, os renders – os quais serão inseridos uma marca d’agua referenciando a Arché, o que também ajudará na divulgação das imagens realizada pelo Marketing –, o memorial descritivo – que também será reformulado para que seja mais efetivo ao cliente com padronização do grau de especificidade das informações, e que contenha produtos de acordo com a realidade do cliente e da região, o que podemos ter maior conhecimento por meio de parcerias realizadas pela presidência -, e um CD com a identidade visual da empresa que contenha todo o material digital para garantir que haja um fácil e total acesso ao produtos quando houver necessidade.
b. Negociação e Gerenciamento de Projetos A empresa está passando por uma fase inédita em nossa história, na qual nossas prospecções passiva têm alcançado seus objetivos e estamos ganhando espaço no mercado, tendo chegado muitas demandas. A partir disso, o departamento de projetos precisa conseguir converter essas demandas em contratos
fechados
e
gerir
esses
projetos
da
maneira
adequada.
Concomitantemente, nosso planejamento visa projetos de alto valor para que possamos aumentar nosso ticket médio e assim superar uma de nossas dores, e ao alcançar esse objetivo, temos projetos de maior complexidade que exigem maior responsabilidade. Entretanto, colidimos com outra de nossas dores – a de eficácia operacional, por isso é necessário estruturar o departamento para que dê conta de cumprir seus processos de maneira eficiente e ágil. Essa ação já tem sido realizada desde a última gestão, porém ainda há pontos que podem ser potencializados e ajustados para garantir um melhor funcionamento. Planilha de Gerenciamento Na última gestão foi elaborada uma planilha no software Excel baseada na metodologia de gerenciamento Scrum. Essa planilha agrupa informações e Arché Empresa Júnior - CNPJ: 20.076.747/0001-30 Praça Frei Orlando, nº 170, sala 2.10PV - Centro - São João del-Rei archeconsultoria@gmail.com
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estabelece etapas de maneira flexível, o que vai tornar o nosso sistema de gerenciamento mais ágil e funcional. Porém, devido ao fato de ser recente, esse modelo ainda não foi aplicado completamente aos projetos. Logo, proponho utilizalos nos novos projetos e avaliar seu funcionamento e efetividade, para então recolher os insumos necessários e atualiza-lo de acordo com a nossa realidade, para que se torne ainda mais eficiente. Treinamento para os novos gerentes Os gerentes de projeto estão em constante contato com os clientes para negociação, clientes com contrato assinado e equipe de projeto. Como é um relacionamento com pessoas diferentes está sujeito a acontecer situações diversas e inesperadas, as quais o gerente precisa saber como se portar para que as resolva rápido, muitas vezes instantaneamente, e da melhor maneira possível. Por isso, em alinhamento a proposta de mentoria sugerida pela diretoria de vice-presidência, proponho um aprofundamento do repasse das atividades do departamento, por meio de um treinamento imersivo no começo de cada gestão, para que haja uma troca de informações sobre aspectos ligados ao departamento, de modo que os antigos gerentes
repassem
sua
bagagem
obtida
por
meio
de
palestras,
treinamentos/capacitações e situações vivenciadas para os novos membros, assim, eles se sentirão mais preparados e confiantes para negociar e lidar com as situações e pessoas distintas, evitando embaraços e repetições de erros, por falta de comunicação, de preparação ou conhecimento. São questões que também podem ser repassadas para a empresa em um momento futuro. Além disso, se o gerente está treinado, ele é capaz de reconhecer demandas implícitas e oferecer um serviço do qual o cliente não sabe que precisa, e assim, conseguiremos obter contratos com mais de um tipo de projeto, o que é um índice que têm sido mais recorrente e é mais vantajoso para a empresa. Também viso nesse treinamento, reforçar alguns pontos referentes à desenho técnico, isso porque como é o gerente que irá corrigir os produtos entregues ao cliente, ele precisa ter um conhecimento um pouco maior para que saiba identificar aspectos que estão representados de maneira errada. Arché Empresa Júnior - CNPJ: 20.076.747/0001-30 Praça Frei Orlando, nº 170, sala 2.10PV - Centro - São João del-Rei archeconsultoria@gmail.com
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Escolha do membro para a equipe do projeto A partir dessa gestão, ficou decidido que o departamento de projetos, juntamente com o departamento da vice-presidência, seriam os responsáveis por escolher os membros que comporiam as equipes de projeto. Para auxiliar essa escolha já existe uma planilha de dias em projetos por membro, que precisa ser constantemente atualizada, de modo que haja um controle da ocupação dos membros para que todos tenham oportunidades de aprender por meio de projetos e também para evitar sobrecargas, que é um dos fatores que causa outra de nossas dores – não conseguir reter membros. Melhor uso do Ploomes O ploomes é uma ferramenta de CRM que auxilia no cadastramento das demandas que chegam até a empresa e questões referentes à negociação até o fechamento do contrato. Entretanto, ainda utilizamos essa plataforma de maneira básica e não exploramos seu total potencial. Proponho a sua utilização por todos os gerentes de projetos para facilitar a organização e o compartilhamento de informações dentro do departamento, assim, todos podem ter acessos aos resultados que são gerados e acompanhar como estamos perante nossas metas. Há também um calendário que pode ser utilizado para dar um panorama mais geral e imediato das entregas do departamento. Conjuntamente a isso, podem ser explorados meios de utilização conjunta da ferramenta pelo departamento de projetos e de marketing para potencializar a prospecção de clientes.
c. Precificação Como já comentado anteriormente, a relação entre os projetos e o seu preço é uma das dores que temos que enfrentar, assim, um dos possíveis direcionamentos para soluciona-la é a melhor precificação dos projetos. Esse ponto é condizente uma vez que temos encontrado dificuldade em precificar com base na nossa atual planilha atual, que não gera os valores considerando as reais complexidades do projeto. Para isso, já está sendo estudado maneiras de precificar e as necessidades envolvidas nisso para a elaboração uma nova planilha, com novas formas de Arché Empresa Júnior - CNPJ: 20.076.747/0001-30 Praça Frei Orlando, nº 170, sala 2.10PV - Centro - São João del-Rei archeconsultoria@gmail.com
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contabilizar o preço para que seja mais condizente com a nossa realidade. Desse modo, esse plano precisa de continuidade para que se torne completamente eficaz, mas dentro dele, algumas considerações devem ser feitas, independente da maneira de precificar que adotaremos: Preço mínimo de projeto Muitas vezes surgem projetos em menor escala em que ao calcular seu preço com base na metragem quadrada, sua margem de lucro não é compensatória para o empenho que ele vai demandar da empresa ao ocupar uma equipe que poderia estar focando suas atividades para projetos mais rentáveis e maiores. Assim, se faz necessário que estipulemos um preço mínimo a ser cobrado para cada tipo de projeto, considerando os custos mínimos que ele requer e a disposição e alocação da equipe, para que assim ele se torne compensatório para nós. Desse modo, se um projeto ao ser calculado for inferior ao nosso mínimo, o preço que irá prevalecer é este último. Modos de Pagamento Visando trazer melhores soluções para o mercado temos que buscar sempre pela inovação, o que pode ser aplicado nos modos de pagamento. Atualmente recebemos por meio de depósitos, mas é possível também que busquemos a viabilidade de receber por meio de boletos ou cartão de crédito, o que muitas vezes satisfaz e facilita para o cliente, como também facilita a organização da previsão do dinheiro e da procedência dele. Essa proposta, alteração já está prevista na nova planilha de precificação, entretanto, é necessário aplica-la realmente e analisar se ela se adequa positivamente para a empresa. Parcelamento No momento presente, o departamento de projetos define o valor do projeto com base na planilha de precificação e sugere um número de parcelas para o cliente que acredita ser adequado, mas sem uma análise específica disso. Porém, em gestões anteriores já foi estudado e elaborada uma planilha para ser seguida, que Arché Empresa Júnior - CNPJ: 20.076.747/0001-30 Praça Frei Orlando, nº 170, sala 2.10PV - Centro - São João del-Rei archeconsultoria@gmail.com
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tem como base a maneira adequada a ser parcelado cada valor e que gera a taxa certa de juros. Esse processo foi perdido entre as gestões, mas é importante que seja retomado e explicado o uso e a aplicação correta da planilha para que todos saibam como usa-la e ela se torne funcional. Certificado de ciência do recebimento dos produtos Uma vez que parcelamos o projeto por mês e não pela porcentagem de produto realizado e entregue, é necessário ter um controle dos produtos entregues mas, principalmente, uma garantia de que o cliente tem ciência e concorda com o recebimento deles em cada entrega. Essa medida serve como um resguardo importante para se ter caso surjam problemas em alguma situação adversa. A proposta é de um documento anexo ao contrato que especifique os produtos entregues, com as datas em que foram recebidos e assinado em cada entrega.
d. Pós entrega do projeto Quando um projeto se encerra, existe ainda um aprendizado e coleta de insumos que pode ser retirado do mesmo, tanto quanto a equipe, como ao próprio projeto, ou ao cliente. Podemos então, tirar proveito desse material e usa-los de maneira proveitosa para que auxilie demais processos da empresa.
Acompanhamento de projeto
Após a entrega do Projeto Legal, exceto pelo questionário de satisfação, o contato com o cliente é interrompido, entretanto, como estamos pegando cada vez mais projetos maiores, faz-se necessário um acompanhamento, mesmo que a nível básico, para saber se a sua execução está acontecendo conforme o previsto e se não houveram problemas referente ao que fizemos. Essa ação ajuda não só a mostrar nossa consideração com o cliente, fidelizando-o, como também é uma oportunidade de aprendizado pela prática que não temos na faculdade. É valido ressaltar, que temos que deixar claro para o cliente que essa visita é um
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acontecimento pontual para um eventual auxilio referente ao projeto, ou seja, não é um acompanhamento de obra, uma vez que não realizamos esse tipo de serviço. Essa proposta se dá pelo oferecimento, já na proposta do projeto, de uma visita durante a sua execução para auxiliar algum imprevisto no qual o cliente precise de uma orientação advinda de alguém que tenha um conhecimento mais técnico, após a entrega final. Essa visita seria programada para um certo tempo após a entrega, mas poderia ser requisitada pelo cliente antes ou depois dessa data. Além disso, serão elaborado dois questionário de pós venda pelo departamento de projetos conjuntamente com o departamento do marketing, um para o momento de execução e outro para o momento de uso do espaço. O primeiro pode ser realizado pelo gerente do projeto, que é quem teve o maior contato com o cliente durante toda a produção. Nessa etapa ele pode lembrar da visita caso ainda não tenha sido utilizada. A partir dessa coleta de insumos é possível analisar se estamos agindo com impacto social positivo, aprender com nossos erros e obter imagens para divulgação. Resultados da equipe O gerente de projetos é a pessoa que tem contato com a equipe durante todo o projeto, e por isso é capaz de avaliar como cada membro se comportou perante ao projeto, aos prazos, à equipe, entre outros, de modo que é a pessoa adequada para repassar essa informação para o departamento da vice presidência, que vai bonificar os membros ou fazer feedbacks necessários. Após a entrega do projeto legal, o gerente irá responder um typeform de conclusão de projeto, rápido e prático, sobre os membros da equipe e seus rendimentos. Evitando, assim, que a troca de informações necessárias entre departamentos não se perca. Esse questionário entra em substituição do relatório final de projeto, uma vez que aquele método estava obsoleto e precisava de uma revisão para que obtenha resultados de forma mais prática e eficaz.
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5. Cronograma Sobre as considerações e planos de ação desenvolvidas para: Qualidade dos projetos e entregas: os dois primeiros pontos, gerente de projetos como auditor da qualidade e maior cobrança do selo de qualidade, são atividades que devem acontecer durante toda a gestão. Já o padrão de entrega, será feito no primeiro bimestre da gestão. Negociação e Gerenciamento de Projetos: O treinamento para os novos gerentes deve ser a primeira ação a ser realizada, assim que houver a chegada dos novos membro, logo no início da gestão. Já a planilha de gerenciamento e a escolha do membro para a equipe do projeto acontecerá durante toda a gestão. O de melhor uso do Ploomes também acontecerá durante toda a gestão, entretanto, visa que no meio da gestão exista um estudo sobre a plataforma para averiguar se pode ser usado de maneira ainda mais eficaz Precificação: Todas as ações referentes à esse foco têm previsão para serem implementadas logo no começo primeiro bimestre da gestão, e reavaliadas no final dela. Pós-Projeto: as ações referentes a este último foco, precisam de um estudo um pouco maior antes de serem implementadas realmente, por isso, começar a realizar esse estudo no primeiro bimestre do semestre e implanta-los no começo do segundo bimestre.
6. Considerações Finais
Por fim, gostaria de reiterar que um dos objetivo da presente candidatura é por acreditar que posso fazer mais pela empresa, mas que tenho plena ciência de que realiza-los sozinha não tem sentido, por isso conto com a colaboração, mas principalmente, a participação completa do departamento para que a possamos juntos fazer uma boa gestão. Ainda nessa perspectiva, considerando que o outro objetivo é a busca pelo aprendizado, pretendo ter um cuidado em me portar de maneira mais aberta, pois Arché Empresa Júnior - CNPJ: 20.076.747/0001-30 Praça Frei Orlando, nº 170, sala 2.10PV - Centro - São João del-Rei archeconsultoria@gmail.com
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sei que nem sempre vou ter a melhor solução para as situações e em muitos momentos vou precisar de ajuda. Além de que quero que as pessoas tenham liberdade comigo para que eu possa sempre aprender também com os meus erros e me tornar uma pessoa melhor. Assim, quero, nesse momento, me comprometer a dar o melhor de mim para garantir que alcancemos nossos objetivos e me dedicar completamente não só ao departamento como à empresa. Não poderia concluir sem agradecer a toda a empresa pelo aprendizado que conquistei até hoje, a oportunidade de estar aqui superando um novo desafio, mas principalmente ao departamento de qualidade, que desde a minha efetivação me acolheu muito bem, e às pessoas que têm estado ao meu lado, que me ajudaram e incentivaram nesse momento, e que acreditaram em mim, muitas vezes mais que eu mesma.
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