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Mariana Rodrigues Barros Nogueira
diretoria executiva 2016/1
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Arché Empresa Júnior - CNPJ: 20.076.747/0001-30 Praça Frei Orlando, nº 170, sala 2.10PV - Centro - São João del-Rei archeconsultoria@gmail.com
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Sumário 1. Informações do candidato..............................................................................03 2. Apresentação da Empresa............................................................................04 3. Objetivos da Candidatura..............................................................................05 4. Planos de Ação e Resultados Esperados......................................................07 4.1.Reelaboração da EAP para Projeto Arquitetônico...................................07 4.2.Cronograma
para
Gerenciamento
de
Tempo
do
Projeto
Arquitetônico......................................................................................................08 4.3.Estruturação do serviço de Projeto Gráfico.............................................09 4.4.Gerenciamento das Comunicações do Projeto.......................................10 4.5. Criação do Portfólio................................................................................12 4.6. Criação do treinamento: Como ser um gerente de projetos...................12 5. Considerações Finais....................................................................................13
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1. Informações do Candidato Nome: Mariana Rodrigues Barros Nogueira Idade: 20 anos Curso: Arquitetura e Urbanismo Período: 6° Tempo de serviço na empresa: 4 meses - Início em outubro de 2015 Cargos ocupados: Gerente de Projetos Email: marirbnogueira@gmail.com Telefone: (31) 9 91415888
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2. Apresentação da empresa A Arché Empresa Júnior tem sua semente plantada no ano de 2011, quando alunos do curso de Arquitetura e Urbanismo da Universidade Federal de São João Del Rei buscavam algo que complementasse os conhecimentos adquiridos no meio acadêmico. Buscando alternativas entre projetos de extensão encontraram o Movimento Empresa Júnior, o qual atenderia suas aspirações, e então em 25 de Abril de 2012 foi fundada a Arché Empresa Júnior. Durante sua trajetória, a empresa encontrou vários obstáculos, como o não apoio da coordenadoria do curso e a dificuldade de captação de projetos. Apesar das dificuldades, no primeiro semestre de 2014 foi concluído o primeiro projeto: uma residência familiar. Já no segundo semestre de 2014 a Empresa passou pelo PUF (Processo Único de Filiação) CENJE, se regularizando juridicamente e ideologicamente, construindo laços com o núcleo e com outras Empresas Juniores. Essa ligação com as outras Empresas Juniores do núcleo, possibilitou parcerias como a atuação da empresa no Ciclo de Minicursos Ejel – Consultoria e Projetos Elétricos Jr e a realização do projeto de layout para a Ômega Júnior – Projetos Mecânicos e de Produção. Ainda neste período a Arché realizou projetos para a Universidade, como o de layout para a DICON, e outros externos como a área externa para uma residência. Em meio à grandes conquistas, em 2015 a empresa passou pelo Processo Único de Federação (PUF) à FEJEMG e alcançou a federação, o que auxiliou muito no seu desenvolvimento. Foram executados mais projetos e mais parcerias que incluíram uma premiação no Prêmio CENJE pela parceria entre a Arché Empresa Jr., à Mosaico Comunicação Jr. e Perfil Consultoria Jr. na realização da “Gincana Solidária”. No atual momento a empresa busca, de acordo com a estruturação do Planejamento Estratégico, desenvolver mais as suas potencialidades garantindo maior reconhecimento tanto dentro da Universidade como externamente. Arché Empresa Júnior - CNPJ: 20.076.747/0001-30 Praça Frei Orlando, nº 170, sala 2.10PV - Centro - São João del-Rei archeconsultoria@gmail.com
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3. Objetivo da Candidatura Desde que comecei a cursar Arquitetura e Urbanismo senti a necessidade de colocar em prática os conhecimentos adquiridos com os meus estudos. Então comecei a analisar alguns projetos de extensão que poderiam atender ao que procurava. Depois de possuir maturidade suficiente no curso, percebi que a Arché Empresa Júnior era o que procurava, assim no segundo semestre de 2015 participei do processo seletivo e obtive o resultado esperado. Nos últimos meses eu tenho vivido a Arché. Tem sido uma excelente experiência, em uma área que eu não havia experimentado antes, pois nunca tive a oportunidade de vivenciar o meio empresarial. A partir de então, percebi o quão enganada estava sobre o Movimento Empresa Júnior. Não imaginava o tamanho deste movimento e o orgulho que cada membro tinha em fazer parte dele, o que supriu e foi além das minhas expectativas que eram de apenas fazer projetos. A cada Reunião Presencial que fui, seja da Cenje ou da Fejemg o meu engajamento e vontade de fazer minha parte pela empresa crescia. A paixão nos olhos de cada membro em ver a Empresa crescer é o que me motivou a almejar este cargo. Dentro do Departamento de Projetos ocupei-me com deveres que jamais teria estudado no curso, e com isso veio minha paixão pela Empresa e mais ainda pelo Departamento, por me dar a oportunidade e vontade de praticar assuntos que não estava familiarizada e por me fazer aprender a gerir meu tempo de forma a conseguir conciliar a graduação com a Arché. No final é um esforço muito vantajoso. A Diretoria de Projetos engloba todos os membros da empresa, pois todos estão aptos a fazer projetos, além de depender muito da colaboração dos outros departamentos para funcionar de maneira efetiva, desse modo entrar nela me apresentará desafios que vão enriquecer minha capacidade de comunicação.
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Nesses quatro meses na Empresa fiquei a frente da organização de 2 eventos (mostra de profissões da UFSJ e Natal solidário no Albergue Santo Antônio) e 1 projeto (consultoria para a ONG Atuação) e com eles senti a necessidade de melhorar a comunicação entre os membros e de uma maneira mais efetiva de controle de tempo das tarefas a serem executadas. Com isso passei a buscar formas de mudanças cabíveis para a empresa. Apesar de meu ingresso ser recente, recebi muito apoio de todos da empresa no momento que decidi me candidatar, o que me deixou segura e com mais motivação para conseguir.
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4. Resultados Esperados Apesar do Departamento de Projetos estar crescendo a cada gestão, muitas falhas ainda são encontradas e para minimizar estas, buscarei manter todas as atividades alinhadas e trabalhar firme em cima delas. Acredito que este é o momento da empresa crescer e para isso é preciso deixar de lado algumas inseguranças e comodidades e focar nos nossos potenciais. Somos uma Empresa jovem no mercado, porém como visto na gestão passada atingimos um bom nível de maturidade alcançando a Federação, com isto está na hora de buscarmos melhores resultados. Meu plano de ação está voltado para este conceito, focando em inovações que nos darão suporte para alcançar, cada vez mais, um alto nível de profissionalismo e seriedade.
4.1. Reelaboração da EAP (Estrutura Analítica de Projeto) para Projeto Arquitetônico De acordo com o PMBOK 4ª Edição, a área de conhecimento: Gerenciamento do escopo do projeto (capítulo 5) possui os processos necessários para assegurar que o projeto inclui todo o trabalho necessário para terminar o projeto com sucesso. Esta área de conhecimento possui quatro processos, dentre elas está a criação da EAP. Alcançar um projeto de qualidade se torna mais provável quando a Empresa possui uma EAP bem estruturada, pois tendo uma decomposição das tarefas eficiente o gerenciamento torna-se também mais eficiente e assim facilitando no cumprimento das entregas do projeto. Ainda de acordo com o Guia PMBOK “A EAP representa todo produto e trabalho do projeto, inclusive o trabalho de gerenciamento do mesmo. Todo o trabalho nos níveis mais baixos tem que escalar aos níveis mais altos para que nada seja omitido e nenhum trabalho extra seja executado.” (p.105) Arché Empresa Júnior - CNPJ: 20.076.747/0001-30 Praça Frei Orlando, nº 170, sala 2.10PV - Centro - São João del-Rei archeconsultoria@gmail.com
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Dando continuidade no que foi feito na gestão anterior, a EAP será reelaborada, pois para se ter um resultado satisfatório é necessário um maior detalhamento desta, assim podendo estimar melhor os prazos para a entrega das tarefas, e recursos humanos necessários para a execução do projeto. “O gerenciamento de recursos humanos do projeto inclui os processos que organizam e gerenciam a equipe do projeto. A equipe do projeto consiste nas pessoas com papéis e responsabilidades designadas para a conclusão do projeto.” (Guia PMBOK - p.181). A reelaboração será baseada nas etapas de projeto que são cobradas de nós pelos próprios professores da graduação. Como exemplo, atualmente a definição do Projeto Base está dividida na EAP em: Estudo preliminar > anteprojeto > apresentação inicial e escolha das mudanças no projeto 1. Para melhor estimar os prazos essas atividades terão subatividades, exemplo: Projeto base > Estudo preliminar (diagramas do terreno, análise solar, croqui inicial, referências…) > Anteprojeto (croqui, Maquete Eletrônica simplificada, planta baixa simplificada…) > Apresentação Inicial e escolha das mudanças no projeto 1. Assim estabelecendo várias subatividades até conseguir que seja possível mensurar o tempo necessário para sua finalização e quais membros da equipe ficarão responsáveis por cada.
4.2. Cronograma para Gerenciamento de Tempo do Projeto Arquitetônico Percebeu-se uma carência no Gerenciamento de tempo do projeto, pois a maneira como os projetos são acompanhados dentro da Empresa ainda não é eficaz. Assim será implantado o uso do software MS Project (é uma ferramenta de apoio à Gerência de Projetos, onde é possível planejar e acompanhar as atividades, recursos e demais variáveis de um projeto) no departamento para aumentar o controle dos prazos e dinamizar; melhorar a nossa maneira de realizar projetos. Arché Empresa Júnior - CNPJ: 20.076.747/0001-30 Praça Frei Orlando, nº 170, sala 2.10PV - Centro - São João del-Rei archeconsultoria@gmail.com
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A implantação do Software e processo para criação do Cronograma ocorrerá da seguinte maneira: Definidas as atividades necessárias para produzir cada entrega do projeto (definidas na EAP). As atividades serão sequenciadas no MS Project seguindo a ordem que existe entre elas até formar o cronograma, então será feito um diagrama de rede do cronograma mostrando as dependências entre cada atividade. Será feito também a estimativa de dias gastos para cada atividade e os recursos humanos necessários para tais. Após isso feito, conseguiremos um cronograma com datas planejadas com início e término para completar as atividades do projeto. O Gerente de Projeto irá coordenar melhor a equipe responsável, pois ele terá que fazer um monitoramento diário do andamento do projeto. Também haverá uma melhora no relacionamento diretor-gerente, pois ficará mais dinâmico o modo como o Diretor irá acompanhar o progresso, atividades concluídas e mudanças no cronograma.
4.3. Estruturação do serviço de Projeto Gráfico Atualmente consta na Cartilha de Serviços da Arché a realização de Projeto Gráfico, mas ainda não existe uma estrutura sólida para esse tipo de serviço. Isto pode gerar uma imagem negativa da empresa, uma vez que já realizamos tal projeto e o processo não ocorreu de maneira satisfatória. O processo de estruturação ocorrerá nas seguintes etapas:
a. Metodologia de Projeto: Na Gestão 2015/2 foi elaborada a Metodologia de projetos, mas levando em consideração que a execução de um projeto gráfico é diferente de um arquitetônico, é necessário estabelecer uma metodologia para este que será desenvolvida em conjunto com a Empresa. Assim os prazos e tarefas serão estabelecidos e consequentemente teremos uma abordagem melhor com o cliente sobre o que estamos vendendo.
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b. Elaboração do Questionário Inicial: O questionário inicial será de suma importância para promover um princípio de compreensão do projeto a ser feito, além de auxiliar no desenvolvimento da TAP (Termo de Abertura de Projeto). Como é a partir dele que fazemos a análise de viabilidade, ele será elaborado com questões que nos dê informações suficientes para essa decisão.
c. Precificação: Como sabemos muito pouco sobre a forma de cobrar por esses serviços, a maneira para obtermos uma base para a precificação será por meio de orçamentos em estabelecimentos de São João del Rei que oferecem o mesmo serviço.
d. Elaboração da EAP (estrutura analítica de projetos): Como a EAP de um projeto arquitetônico é diferente de um gráfico, será elaborada outra EAP. (O processo será igual o descrito no item 4.1)
e. Cronograma para gerenciamento de tempo do projeto Como o ciclo de vida de um projeto arquitetônico é diferente de um gráfico, será elaborado outro cronograma. (O processo será igual o descrito no item 4.2)
4.4. Gerenciamento das Comunicações do Projeto Ainda de acordo com o PMBOK “Uma comunicação eficaz cria uma ponte entre as diversas partes interessadas envolvidas no projeto, conectando vários ambientes culturais e organizacionais, diferentes níveis de conhecimento, e diversas perspectivas e interesses na execução ou nos resultados do projeto.” (p.204). Atingir um bom resultado no projeto requer muitas áreas envolvidas e diferentes pessoas. A comunicação não fica restrita apenas entre a equipe do projeto, mas também entre os membros do Departamento de Projetos (diretorgerente), entre todos da Empresa e entre a Empresa e o cliente. Identificou-se uma falha na comunicação entre esses quatro citados, por isso uma das
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principais propostas para essa Gestão é melhorar o gerenciamento das comunicações do projeto. Para uma melhor comunicação entre a equipe do projeto, será utilizado o Trello. Para cada projeto será criada uma Lista no Trello e a equipe será adicionada a essa lista. Todas as atividades a serem feitas estarão na plataforma online, como um check-list. Também ocorrerá nela o agendamento das reuniões e onde terá toda discussão sobre o projeto. Com a criação do cronograma para gerenciamento de tempo do projeto haverá uma melhora na comunicação entre diretor-gerente de projetos, pois o acompanhamento será mais frequente e de uma forma mais dinâmica. Para suprir a comunicação entre toda a Empresa, com relação aos projetos será disponibilizado um calendário do projeto em andamento, contendo as atividades a serem realizadas a cada dia com o membro que terá que realizála e um relatório semanal sobre o andamento do projeto e cumprimento de atividades dos membros da equipe. Também será mostrado em Reunião Geral o resultado final de cada projeto executado. A criação do portfólio (Melhor explicado no tópico 4.5) da empresa servirá para uma melhora na comunicação no primeiro contato com o cliente e o treinamento dos gerentes de projeto (Melhor explicado no tópico 4.6) com suas diversas abordagens terá como propósito minimizar as falhas cometidas na comunicação entre o cliente e a Empresa.
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4.5. Criação do Portfólio Sabemos que um dos fatores que mais influenciam na captação e prospecção de clientes é a maneira como ocorre à apresentação da empresa. Como a empresa passará pelo processo de prospecção o portfólio ajudará na negociação. A primeira impressão da empresa deve ser a melhor possível, o cliente para confiar nos nossos serviços precisa saber um pouco sobre a empresa e os projetos já realizados por ela. A criação do Portfólio será realizada com a parceria entre outros departamentos, com intuito de melhorar o contato com o cliente e mantê-lo almejando por nossos serviços. Ele será disponibilizado em uma plataforma digital a ser estudada e também terá uma versão impressa que ficará na sede da Arché, assim teremos algo para mostrar aos clientes, contribuindo para uma melhor comunicação.
4.6. Criação do treinamento: Como ser um gerente de projetos Trata-se da criação de um treinamento para que os gerentes de projetos entendam qual é o papel dele na empresa e quais são suas obrigações. A intenção é que este treinamento seja aplicado sempre após a entrada dos novos membros no departamento e que ele seja aperfeiçoado a cada gestão. O treinamento irá abordar questões como: negociação, liderança, uso do software MS Project, entendimento da metodologia de projetos e o básico sobre o PMBOK. A finalidade é ter gerentes cada vez mais capacitados e entendidos sobre a área que estão atuando.
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5. Considerações Finais Assumir a Diretoria de Projetos com apenas quatro meses de Empresa com certeza será um desafio, mas acredito que nós, membros da Arché somos movidos por esse estímulo. Sei também que não caminho sozinha, além de vocês, membros da empresa que se tornaram uma família, tenho também as várias amizades que conquistei com o MEJ, isso me dá forças para enfrentar esses desafios. Espero nessa gestão poder contribuir com o crescimento da Empresa. Sei que há muito o que ser melhorado e que precisarei da ajuda de todos para alcançar todas as metas, estarei sempre aberta a críticas e sugestões.
Atenciosamente, Mariana Rodrigues Barros Nogueira
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