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Mariana Melo Barbosa
diretoria executiva 2018/2
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Arché Empresa Júnior - CNPJ: 20.076.747/0001-30 Praça Frei Orlando, nº 170, sala 2.10PV - Centro - São João del-Rei archeconsultoria@gmail.com
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1. Informações do candidato: Nome: Mariana Melo Barbosa Período: 5º período Tempo de serviço na empresa: 8 meses Cargo ocupado: Gerente da Vice-Presidência Email: marianamb11@yahoo.com.br Telefone: (35) 992023345
2. Histórico na Arché Empresa Júnior: 2017/2 (agosto): Trainee na Arché Empresa Júnior; 2017/2 (outubro): Gerente da Vice-Presidência na Arché Empresa Júnior; 2018/1: Gerente da Vice-Presidência na Arché Empresa Júnior; 2018/1: Candidata à Diretoria da Vice-Presidência na Arché Empresa Júnior.
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3. Apresentação da Empresa: A Arché Empresa Júnior tem sua semente plantada no ano de 2011, quando alunos do curso de Arquitetura e Urbanismo da Universidade Federal de São João Del Rei buscavam algo que complementasse os conhecimentos adquiridos no meio acadêmico. Buscando alternativas entre projetos de extensão encontraram o Movimento Empresa Júnior, o qual atenderia suas aspirações, e então em 25 de Abril de 2012 foi fundada a Arché Empresa Júnior. Durante sua trajetória, a empresa encontrou vários obstáculos, como o não apoio da coordenadoria do curso e a dificuldade de captação de projetos. Apesar das dificuldades, no primeiro semestre de 2014 foi concluído o primeiro projeto: uma residência familiar. Já no segundo semestre de 2014 a Empresa passou pelo PUF (Processo Único de Filiação) CENJE, se regularizando juridicamente e ideologicamente, construindo laços com o núcleo e com outras Empresas Juniores. Essa ligação com as outras Empresas Juniores do núcleo possibilitou parcerias e o início do contato com a rede. Ainda neste período a Arché realizou projetos para a Universidade e outros externos. Em meio à grandes conquistas, em 2015 a empresa passou pelo Processo Único de Federação (PUF) à FEJEMG e alcançou a federação, o que auxiliou muito no seu desenvolvimento. Foram executados mais projetos e mais parcerias, uma delas rendendo uma premiação do núcleo. No início de 2016 foi um momento de saltos e amadurecimento, principalmente na área de projetos, com mais deles a serem desenvolvidos e estruturações ao redor da sua metodologia. A empresa passou a buscar, de acordo com a estruturação do Planejamento Estratégico, desenvolver mais as suas potencialidades garantindo maior reconhecimento. Foi ainda uma gestão de muitos resultados, na qual fidelizamos clientes, fizemos prospecções ativas, fizemos a primeira Batalha de Cases interna e nos tornamos uma EJ de Alto Crescimento, batendo a meta de projetos e faturamento, sendo reconhecidos o
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Prêmio FEJEMG. Tivemos nosso engajamento reconhecido no Prêmio Cenje ao recebermos o prêmio “Top Cenje”. O ano de 2017 foi intenso, com membros empenhados em alcançar os resultados. Em meio as mudanças e ao crescimento da empresa, processos foram revisados e melhorados, como a negociação e o processo seletivo. Sempre pensando na qualidade do nosso trabalho, a primeira gestão do ano foi de muitas capacitações, tanto na área de atuação quanto em gestão. Além disso, a atual realidade da empresa trouxe para discussão novos modelos de reuniões, imersões e organograma, o que reflete diretamente na cultura da empresa, que tem se tornado cada vez mais sólida. Na gestão do segundo semestre, a empresa tinha como desafio alcançar suas metas para o Alto Crescimento. Com senso de urgência, mudança de posturas e empenho dos membros, no mês de novembro iniciamos uma prospecção ativa e, dentro de um mês, dobramos nosso faturamento e alçamos a meta, nos tornando Alto Crescimento no dia 30/11/2017. Como resultado obtido da mudança de atitude da empresa, iniciamos o primeiro semestre de 2018 com resultados bastante positivos, realizando mais e melhores projetos e, consequentemente, impactando mais São João del Rei e região. Para que não passássemos pela mesma situação do ano anterior, escalonamos nossas metas, o que vem acarretando numa internalização maior por todos os membros do nosso Planejamento Estratégico. Além disso, o cenário atual é satisfatório, uma vez que estamos conseguindo investir mais no desenvolvimento dos membros e de seu contato com o MEJ.
4. Objetivo da Candidatura Meu interesse em fazer parte da Arché começou junto com o sonho de entrar no curso de Arquitetura e Urbanismo. Eu já havia tido contato com a empresa por intermédio de uma amiga, que sempre demonstrou empolgação com o movimento empresa júnior e me estimulou a querer participar. Então, no segundo semestre de 2017, quando eu estava no 4º período, senti a Arché Empresa Júnior - CNPJ: 20.076.747/0001-30 Praça Frei Orlando, nº 170, sala 2.10PV - Centro - São João del-Rei archeconsultoria@gmail.com
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necessidade de ter contato com o mercado, fazer projetos de verdade que me requeriam maior responsabilidade e expandir minhas ideias a partir da interação com pessoas diferentes, e eu encontrei na Arché essa oportunidade. Durante o processo trainee busquei me dedicar ao máximo e participar dos eventos e eles contribuíram para que eu tivesse ainda mais certeza de que gostaria de fazer parte de tudo isso. Fui efetivada em outubro de 2017 como gerente da Vice-Presidência. O departamento foi um desafio no início, por eu ter que lidar com questões que não eram tão comuns ao curso, como porexemplo, planejamento estratégico. Mas, estudando e contando com a colaboração dos membros da Arché e de outras empresas, que se dispuseram a ajudar, essas questões tornaram-se mais simples. A gestão 2018.1 foi de muito aprendizado, porque eu pude acompanhar o enorme crescimento da empresa, as dificuldades pelas quais ela tem passado e os desafios que vêm sendo superados. E poder me sentir parte desse crescimento me motiva a tentar fazer ainda mais pela Arché. O objetivo da minha candidatura para a diretoria da Vice-Presidência de Gente e Gestão é conseguir ajudar a empresa a crescer ainda mais, tendo em vista metas consistentes, trabalhadas de forma planejada. Além disso, busco ter sensibilidade para estar próxima dos membros, procurando ajudá-los e motivá-los, para que eles sintam, tanto quanto eu, a empolgação e o orgulho de estar na Arché.
5. Análise da atual gestão e focos de atuação: Nesta gestão que se inicia o departamento da Vice-presidência englobará as áreas de Gente e Gestão. Sobre a minha perspectiva de dentro do departamento
da
Vice-Presidência
atual,
pude
perceber
uma
maior
internalização, por parte dos membros, das metas da empresa, uma vez que elas foram construídas de forma conjunta. Acredito que essa proximidade e o entendimento da necessidade de buscar esses objetivos em conjunto facilitam o processo. Outra atividade muito efetiva realizada pelo departamento e Arché Empresa Júnior - CNPJ: 20.076.747/0001-30 Praça Frei Orlando, nº 170, sala 2.10PV - Centro - São João del-Rei archeconsultoria@gmail.com
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comprada pelos membros de toda empresa, foi a reunião de clima, que trouxe debates muito importantes e uma voz maior para os gerentes. Já o departamento de Gestão de Pessoas acompanhei, ao longo do ano, com olhar de quem estava “de fora”, e mais recentemente com a saída de todos os membros do departamento, este foi incorporado pela VicePresidência, e com isso, a chance de ajudar a desenvolver seus processos e atividades. Por causa dos problemas enfrentados ao longo da gestão e a posterior saída dos membros, o departamento ficou prejudicado e muitas atividades atrasaram ou se perderam. Dessa forma, percebo que o departamento precisa passar por uma reorganização e tornar efetiva as atividades que a ele pertencem. Entendendo que a partir da junção dos departamentos as atividades de ambos precisarão ser mais eficientes, foram estabelecidos alguns focos de atuação. Uma das dores enfrentadas no Cluster 2, onde a Arché se encontra, é a dificuldade em reter membros e isso se deve a falta de motivação dentro da empresa, que pode estar ligada a sobrecarga ou a desvalorização do membro. Além disso, a empresa precisa ser atrativa do ponto de vista profissional para este membro, oferecendo recursos técnicos, de capacitação, o que influencia na realização dos projetos e consequentemente no valor deles, estando essa questão relacionada a outra dor do Cluster 2, o valor do ticket médio. Com isso, dois focos podem ser levantados: o CLIMA na empresa e o MEMBRO, seu desenvolvimento, valorização e investimento. Sendo estes focos intimamente ligados, visto que o clima na empresa influencia no desempenho do membro. Outro foco de atuação é a ESTRATÉGIA, para que tenhamos bons resultados é preciso objetivos bem definidos, e trabalhando com estratégia é possível alcançar essas metas de forma mais saudável, sabendo priorizar as tarefas que influenciarão diretamente na execução e qualidade dos projetos. Assim, será possível trabalhar uma gestão otimizada, que prioriza as atividades voltadas para projetos, sem deixar de trabalhar com os membros uma cultura empreendedora desde o momento do processo trainee, além de buscar trabalhar o sentimento de rede no clima da empresa. Arché Empresa Júnior - CNPJ: 20.076.747/0001-30 Praça Frei Orlando, nº 170, sala 2.10PV - Centro - São João del-Rei archeconsultoria@gmail.com
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6. Resultados esperados: Dentro do foco de ESTRATÉGIA, proponho o plano de ação de “Finalização do ciclo do Planejamento Estratégico” e o de “Gerenciamento de Compromissos”, que se encaixa também no foco de MEMBROS, junto com a “Revisão do Processo Seletivo” e o “Sistema de Bonificação” que também está ligado ao foco de CLIMA, trabalhado no plano de ação “Clima da Empresa.” Dessa forma, é possível perceber que os planos abrangem todos os três focos de atuação, estando um conectado ao outro.
o Finalização do ciclo do Planejamento estratégico:
O planejamento estratégico é uma atividade muito importante na medida em que funciona como guia para as ações da empresa. A elaboração do planejamento estratégico de 2018 foi feita em conjunto com todos os membros, em imersão, e nesta conversa foram discutidos os problemas da empresa, que deveriam ser superados, assim como os objetivos vislumbrados por todos. Atualmente são dois objetivos compartilhados pela empresa: excelência dos projetos e ser scale up. Dentro desses objetivos foram estipulados oito indicadores.
A
partir
deste
plano
de
ação
proponho
continuar
o
acompanhamento do escalonamento das metas destes indicadores, analisando se elas estão em estágio condizente com o início da nova gestão, procurando impulsionar a empresa em busca desses objetivos, sempre deixando
transparente
essas
informações.
Além
de
continuar
o
acompanhamento dos planos de ação dos diretores, por meio do suporte, visto que estes planos de ação também são fatores que influenciam no alcance das metas traçadas pela empresa. Neste planejamento de 2018, houve a atualização para que ele ocorresse de forma anual, com isso nesta gestão também acontecerá a finalização deste ciclo. Assim, proponho fazer junto do departamento um Arché Empresa Júnior - CNPJ: 20.076.747/0001-30 Praça Frei Orlando, nº 170, sala 2.10PV - Centro - São João del-Rei archeconsultoria@gmail.com
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balanço do ciclo atual, do que foi proveitoso ou não, para estabelecer a base do planejamento de 2019. Para que isso seja feito, haverá uma consulta aos departamentos responsáveis por acompanhar cada meta, buscando analisar se os resultados foram efetivos e os principais pontos que devem ser aprimorados, além de verificar se a forma em que os indicadores foram mensurados foi correta. Outra questão a ser analisada é o novo planejamento estratégico da rede, que será elaborado este ano. Ele deve ser observado para que os resultados da Arché estejam de acordo com os resultados que movimento empresa júnior almeja. E a partir do balanço do ciclo atual e das novas metas da rede, construir junto da empresa uma estrutura para o Planejamento Estratégico de 2019. o Gerenciamento dos compromissos:
Ao longo da gestão atual percebemos que a empresa tem passado por transformações, onde ela vem sendo mais reconhecida no mercado, e consequentemente a demanda de projetos tem crescido. Com isso, os membros ficaram sobrecarregados, somando os projetos que eles precisam desenvolver e os compromissos com a própria empresa, que despendem de muito tempo. Partindo da ideia de otimizar o tempo dedicado à empresa e da necessidade de tornar a gestão mais eficiente, proponho neste plano de ação, trabalhar junto da Presidência maneiras de reformular os compromissos da empresa. Ao que cabe à Vice-Presidência, proponho revisar o horário em sala, considerando que o tempo que os membros passam atualmente nela não é efetivo do ponto de vista da empresa. Por isso deve ser estudada a possibilidade de realizar outras ações mais proveitosas, como por exemplo, fazer dela um espaço para reuniões das equipes de projetos, dos departamentos, com clientes e de suporte. Porém por considerar a sala como um interesse de todos os membros, pretendo conversar com a empresa a fim Arché Empresa Júnior - CNPJ: 20.076.747/0001-30 Praça Frei Orlando, nº 170, sala 2.10PV - Centro - São João del-Rei archeconsultoria@gmail.com
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de chegar a melhor solução, além de realizar benchs para verificar como outras empresas tratam dessa questão. A Presidência fará a reformulação das reuniões gerais, mas a intenção é que algumas reuniões sejam substituídas por reuniões de clima (atividade que os gerentes têm relatado eficácia), elas podem ocorrer mensalmente ou bimestralmente, sendo definido isso no início da gestão com toda a empresa. Outra atividade que pode ocorrer em momentos que antes eram realizadas reuniões gerais, são os treinamentos. Como dito no item 4, uma das necessidades da empresa é a capacitação, tanto para aumentar a excelência dos projetos, quanto para tornar o tempo do empresário júnior na Arché mais enriquecedor. E recentemente os membros têm percebido carência de conhecimento em algumas áreas essenciais para realização de projetos. Por isso, também em parceria com a Presidência, haverá uma busca por treinamentos mais estratégicos, tanto com professores, quanto com parceiros externos. Outra preocupação é proporcionar treinamentos básicos de nivelamento, junto com o departamento de Projetos, nas ferramentas essenciais, principalmente para os membros recém efetivados no processo trainee. E depois destes treinamentos, disponibilizar o respectivo certificado. o Revisão do Processo Seletivo
O processo seletivo é a base do que buscamos para o futuro da empresa e por isso merece uma maior atenção. Além disso, como estamos buscando uma menor rotatividade de membros, é importante efetivar pessoas que estejam alinhadas com a cultura organizacional da empresa, e que apresentem, desde o início do processo, empolgação para participar. Com base nessa necessidade, proponho não que o processo seja refeito, mas sim melhor organizado, com antecedência e planejamento, garantindo até mesmo maior credibilidade para empresa, perante os inscritos. Dessa forma, logo no início da gestão já será definida as datas do processo seletivo, junto com o departamento de Marketing e da Presidência, que irão Arché Empresa Júnior - CNPJ: 20.076.747/0001-30 Praça Frei Orlando, nº 170, sala 2.10PV - Centro - São João del-Rei archeconsultoria@gmail.com
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trabalhar estratégias para atrair mais inscritos. Também será definida a equipe responsável e organizadas as etapas, com incorporação de novos desafios, revisão da entrevista e definição do projeto trainee. Levando em consideração a importância dita anteriormente em efetivar as pessoas certas, o presente plano de ação visa definir critérios mais objetivos de seleção de membros. A empresa será consultada quanto a isso, mas a equipe de processo seletivo será encarregada junto do departamento da Vice-Presidência de deliberar e determinar estes critérios, com base no manual de cultura organizacional. Assim que os membros forem efetivados ocorrerá o processo de mentorias, onde cada departamento se reunirá com os novos membros e com os gerentes que estiverem interessados em mudar de departamento, para que as atividades sejam explicadas, e os membros não tenham dificuldade em executá-las, funcionando como um suporte. Ao final da reunião, serão passadas algumas atividades do departamento para estes membros. Após uma semana de observação, o diretor dará um feedback para o gerente e viceversa, para que seja analisado se o conteúdo foi absorvido e a atividade bem realizada. Ao final do processo, com a efetivação dos membros, o banco de dados dos membros será atualizado. o Clima na empresa
O clima organizacional de uma empresa está intimamente ligado com a qualidade dos projetos entregues por ela. Uma vez que os membros não estão motivados, seu gosto por realizar o trabalho diminui e os serviços não serão entregues no melhor nível. Portanto é preciso que estes membros “vistam a camisa da empresa” e se sintam engajados e valorizados para poder crescer junto dela. Uma das ideias que surgiram em imersão da empresa, foi a necessidade de uma ouvidoria, porque é uma ferramenta que permite que os membros deem sugestões, façam reclamações ou elogios de forma natural, sem que Arché Empresa Júnior - CNPJ: 20.076.747/0001-30 Praça Frei Orlando, nº 170, sala 2.10PV - Centro - São João del-Rei archeconsultoria@gmail.com
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eles tenham que enviar relatórios obrigatórios. A intensão é que nesta ouvidoria, as pessoas fiquem à vontade para falar o que estiverem sentindo. Apenas o departamento da Vice-Presidência terá acesso, mas as informações serão analisadas, e as devidas providências tomadas. Uma possível plataforma para a ouvidoria é o Google Forms, mas outras também serão analisadas. Além da ouvidoria, será mantida a reunião de clima, pela eficácia já mencionada. Outro ponto a ser trabalhado é a cultura de feedback, o intuito é que todos os membros recebam pelo menos dois feedbacks na gestão, porque é neste momento que o membro pode entender melhor seus pontos fracos e fortes, e a partir disso se desenvolver como líder. Outra importância do feedback é dar um espaço para que a pessoa se sinta confortável em falar sobre ela mesma, criando uma relação de confiança. Após compreender mais a fundo os membros da Arché, será elaborada uma planilha de acompanhamento dos membros, abrangendo diversos aspectos, relacionados ao desempenho deste membro na empresa, seus pontos fracos e pontos fortes, as necessidades que ele busca superar, a maneira como ele se enxerga dentro da empresa e seus planos dentro do MEJ, as matérias que ele já cursou, entre outras questões, que serão organizadas de forma a facilitar o trabalho com as limitações e as potencialidades deste membro . E essa planilha subsidiará os critérios de seleção para equipes de projetos e a definição desses critérios será estudada junto com o departamento de Projetos. Sendo eles baseados na necessidade do membro em estar em projeto, no nível de dificuldade do projeto, nas matérias cursadas pelo membro na Arquitetura, na junção de membros de diferentes períodos e tempo de empresa, etc. o Sistema de Bonificação
O sistema de bonificação será uma reformulação do antigo Gamification. E funcionará de forma a impulsionar a produtividade do membro em troca de
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prêmios. Este modo de trabalhar as atividades da empresa de maneira mais dinâmica é fundamental no ambiente empresarial. Como sugestão, os pontos devem estar pautados na proatividade da pessoa, que será indicada por meio da ouvidoria; pelo destaque em projetos, seja da equipe, seja do membro, que poderá ser constatada pela ouvidoria ou pelos feedbacks dos gerentes de projetos; e a participação em eventos do MEJ. A ideia é que a medida em que a pessoa pontue ela ganhe “tijolinhos” e vá “construindo” seu prêmio, o tijolinho seria um tema voltado para arquitetura para simbolizar a pontuação. E os tijolinhos deverão ser convertidos em treinamentos ou eventos. Porém, no início da gestão, serão definidas essas e outras questões, junto da empresa, como a periodicidade, o modelo de pontuação e a conversão dos prêmios. Essa comunicação será importante para garantir que toda a empresa comprará a ideia. E em parceria com a Presidência será definido um fundo para este sistema de bonificação.
7. Cronograma •
Finalização do ciclo do Planejamento Estratégico: No início da gestão (junho/julho) será feita a análise do escalonamento atual das metas. O acompanhamento dessas metas continuará acontecendo mês a mês, durante toda a gestão. O suporte também será realizado durante toda a gestão. Já o balanço do ciclo do atual PE, será feito no início do segundo bimestre (outubro), para que no final do bimestre (novembro/dezembro) possamos estruturar o Planejamento de 2019.
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Gerenciamento dos compromissos: A alteração do horário em sala será feita no início da gestão (junho/julho), para que a partir de agosto comece a funcionar com o novo modelo. A reunião de clima acontecerá durante toda a gestão, bimestralmente ou Arché Empresa Júnior - CNPJ: 20.076.747/0001-30 Praça Frei Orlando, nº 170, sala 2.10PV - Centro - São João del-Rei archeconsultoria@gmail.com
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mensalmente (a decidir). Quanto aos treinamentos, aqueles voltados para nivelamento deverão acontecer em agosto e outros de caráter estratégico, serão buscados desde o inicio da gestão e acontecerão ao longo dela. •
Revisão do Processo Seletivo: Considerando que o processo se dará a partir de outubro, a organização e planejamento dele acontecerá em agosto/setembro, assim como a definição dos critérios de seleção. O banco de dados será atualizado em agosto e novamente em dezembro. E as mentorias ocorrerão no final do processo (dezembro).
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Clima da empresa: a ouvidoria será organizada em junho/julho e começará a rodar a partir de agosto até o final da gestão. As reuniões de clima já foram mencionadas. Os feedbacks acontecerão pelo menos 2 vezes na gestão com cada membro, preferencialmente em setembro e novembro, mas também acontecerá
conforme
a
necessidade.
A
planilha
de
acompanhamento do membro começará a ser elaborada no início da gestão e será atualiza à medida que tivermos mais informações. E os critérios de seleção de projetos serão definidos em junho/julho. •
Sistema de Bonificação: A organização do sistema de pontuação, a definição do fundo, junto da Presidência, os prêmios e a forma de funcionamento serão feitas no início da gestão (junho/julho) e ele rodará durante toda a gestão.
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8. Considerações Finais Acredito que unindo as ideias apresentadas na presente proposta, à vontade que tenho de fazer diferença e a presença de tantos outros membros que compartilham da mesma empolgação, a próxima gestão será de muito aprendizado e muitas conquistas. Por isso tenho uma expectativa muito grande, em fazer parte dessa experiência e ter a oportunidade de crescer nesse processo. Agradeço aos demais candidatos, Natália, Isabela, Elimar, Rutiero e Stephanie, pela disponibilidade em alinhar os planos de ação. Agradeço ao Adauri, atual diretor da Vice-Presidência e à Giani, diretora de Qualidade, por serem sempre solícitos. Agradeço a todos que fazem, ou fizeram parte da Arché pelo incentivo à candidatura, e especialmente àqueles que se dispuseram a me auxiliar no processo de elaboração da proposta. Agradeço também aos meus pais, minha irmã, Rômulo, Gabriella e todos os meus amigos, que acompanharam meu amadurecimento dentro da empresa e sempre me deram força para buscar tudo aquilo que anseio.
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