STANDAR OPERATIONAL PROSEDUR (SOP)
PT. ARFAK INDRA Kantor Pusat : Wisma Nugraha Lt. 4 Jl. Raden Saleh No. 6 Jakarta Pusat Telepon (021)31904328 Fax (021)31904329 Kantor Perwakilan : Jl Yos Sudarso No.88 Fakfak Papua Barat Indonesia Telepon (0956)22854
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PENGGAJIAN KARYAWAN
I.
No. Dok.
: SOP-0605
Revisi
: 04
Terbit
: 19/11/2011
PENGERTIAN Adalah pemberian kompensasi atas kerja karyawan selama waktu yang telah ditentukan dan berdasarkan kesepakatan yang telah disepakati antara karyawan dengan pihak perusahaan.
II.
TUJUAN Menyeragamkan dan menertibkan sistem penggajian untuk karyawan (Kabag. kebawah) yang berada di camp.
III.
PELAKSANAAN Tempat
: Base camp / job site.
Pelaksana
: Manager Personalia, Manager Keuangan dan Kabag. Keuangan
Waktu
: Setiap akhir bulan / sesuai waktu yang telah disepakati
Penanggung jawab: 
Masing-masing Kabag, bertanggung jawab terhadap kebenaran jumlah hari dan jam lembur yang tertulis pada Daftar Absensi dan Lembur.

Kabag
Keuangan,
bertanggung
jawab
terhadap
kebenaran
cara
penghitungan hari hadir dan lembur, kebenaran master payroll dan data karyawan yang masih bekerja, kebenaran jumlah uang yang dibayarkan serta jumlah pinjaman/tunggakan. IV.
MASUKAN YANG DIBUTUHKAN Sebelum melakukan penggajian, data-data yang dibutuhkan adalah : 1. Data karyawan dan daftar absensi dan lembur (DAL) dan master payroll (software). 2. Data pinjaman karyawan dan potongan lain-lain 3. Fasilitas dan tunjangan
V.
KELUARAN YANG DIHASILKAN 1. Daftar gaji yang sudah diotorisasi oleh yang berwenang 2. Slip gaji yang sudah ditanda tangani oleh yang menerima. 3. Amplop gaji yang sudah ditandatangani oleh yang menerima. 4. Voucher pembayaran gaji yang sudah diotorisasi oleh yang berwenang.
VI.
PROSES KERJA
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PENGGAJIAN KARYAWAN
No. Dok.
: SOP-0605
Revisi
: 04
Terbit
: 19/11/2011
1. Daftar Absensi dan Lembur (DAL) dan Surat Perintah Lembur (SPL) diterima oleh bagian personalia paling lambat tanggal 21. 2. Bagian personalia mengecek DAL vs SPL vs data karyawan, jika sesuai DAL tersebut kemudian direkap (untuk satu periode penggajian) : jumlah hari hadir, jumlah jam lembur, jumlah absen, kemudian DAL yang sudah direkap tersebut diserahkan ke Kabag. Administrasi untuk diperiksa dan selanjutnya ke Camp Manager untuk disetujui. 3. Personalia memasukkan DAL dan tunjangan lain ke master payroll (program gaji), dan sebaiknya dilakukan di tempat tertutup. 4. Daftar gaji dan slip gaji yang sudah dicetak, kemudian dicocokan keduanya dengan daftar karyawan. Jika semuanya cocok, kemudian dari daftar gaji tersebut dibuatkan voucher kemudian bersama dengan DAL serta data karyawan diserahkan ke Kabag. Personalia untuk diperiksa dan selanjutnya ke Camp manager untuk disetujui. 5. Amplop gaji yang sudah ditempel dengan slip gaji, kemudian diserahkan oleh personalia ke Kabag. Keuangan. 6. Pay master (tidak harus kasir) mengambil uang di kasir kemudian memasukkan ke dalam amplop sesuai dengan jumlah yang tercantum. 7. Pembayaran harus dilakukan lewat loket, dan pada waktu pembayaran Kabag Keuangan sebaiknya didampingi oleh orang lain (Kabag. Personalia). 8. Teknis pembayarannya adalah : a. Karyawan menyerahkan tanda pengenal (bedge) keloket. b. Pay master mencocokan antara tanda pengenal tersebut dengan amplop gaji, yang dicocokan adalah nama dan NPK, jika cocok amplop gaji kemudia diserahkan ke karyawan untuk ditanda tangani tetapi uangnya dikeluarkan dari amplop gaji (uangnya ditahan dulu). c. Cek amplop gaji yang sudah ditanda tangani dengan contoh tanda tangan yang ada, jika cocok uangnya diserahkan. d. Prinsipnya, yang menerima gaji tidak boleh ddiwakilkan, jika yang bersangkutan tidak bisa mengambil sendiri, maka harus membuat surat kuasa, dan pada surat kuasa tersebut harus dijelaskan kepada siapa diberi kuasa. e. Gaji yang belum diambil oleh yang bersangkutan, diserahkan dan disimpan di brankas kasir dan jika sampai dengan tiga hari belum juga diambil maka dibuatkan Cash Receipt Voucher (CRV) sebagai titipan yang bersangkutan. 9. Setelah semua gaji dibayarkan, pay master menyerahkan kembali amplop gaji tersebut ke personalia dengan menggunakan tanda terima.
Amplop gaji yang belum diambil tetap
dipegang oleh pay master. 10. Personalia mengecek : a. Jumlah amplop yang diserahkan dengan jumlah amplop yang diterima kembali. b. Jumlah uang yang dibayarkan menurut amplop gaji vs slip gaji vs daftar gaji dan dari pengecekan ini juga akan diketahui jumlah gaji yang belum diambil.
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PENGGAJIAN KARYAWAN
No. Dok.
: SOP-0605
Revisi
: 04
Terbit
: 19/11/2011
11. Personalia tetap memonitor jumlah gaji yang belum diambil dan jika sudah sampai tiga hari, maka personalia meminta amplop gaji tersebut kepada Kabag Keuangan, selanjutnya uang gaji disimpan oleh personalia. 12. Bagi karyawan yang keluar/ berhenti dipertengahan bulan, Kabag yang bersangkutan harus melaporkan ke personalia (ada surat pengunduran diri ke personalia) dan gaji yang bersangkutan. Langsung diperhitungkan dan dibayarkan, kemudian namanya dihapus dari data karyawan dan master gaji.
VII.
URUTAN KERJA
Masing-masing Kabag.
Buat DAL & SPL
Bagian Personalia
Kabag Keuangan
Crosscheck antara : DAL vs SPL vs Data karyawan
Proses gaji dan Tunjangan
Print slip gaji & daftar gaji, kmd crosscheck dg. Data karyawan
Membuat voucher gaji
Gabungkan slip gaji,
Isi amplop gaji
Bayar gaji ke karyawan
Simpan amplop gaji
Serahkan amplop gaji