STANDAR OPERATIONAL PROSEDUR (SOP)
PT. ARFAK INDRA Kantor Pusat : Wisma Nugraha Lt. 4 Jl. Raden Saleh No. 6 Jakarta Pusat Telepon (021)31904328 Fax (021)31904329 Kantor Perwakilan : Jl Yos Sudarso No.88 Fakfak Papua Barat Indonesia Telepon (0956)22854
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR SISTEM INFORMASI MANAJEMEN (SIM) PHAPL
No. Dok
: SOP-0601
Revisi
: 00
Terbit
: 19/11/2011
1. PENGERTIAN Sistem Informasi Manajemen (SIM) adalah upaya yang dilakukan oleh manajemen perusahaan untuk memperoleh informasi yang menyeluruh perihal kegiatan perencanaan, pelaksanaan, pemantauan periodik, evaluasi dan penyajian umpan balik mengenai kemajuan pencapaian pekerjaan. 2. SASARAN DAN TUJUAN a. Sebagai alat untuk mengendalikan seluruh bagian dari bagian organisasi perusahaan. b. Menghindari terjadinya ketidak efisienan, ketidak efektifan dan untuk mengetahui tingkat ketaatan terhadap ketentuan perusahaan maupun perundang-undangan. c. Membantu managemen perusahaan dalam melakukan pengendalian dan pengawasan guna meningkatkan kinerja PHAPL. 3. REFERENSI Surat Keputusan Direksi PT. ARFAK INDRA tentang Struktur Organisasi, Uraian Tugas dan Tanggung Jawab. 4. PENANGGUNG JAWAB a. Kepala Seksi b. Kepala Bagian Bertanggung jawab dalam pengaturan pelaksanaan kerja kegiatan perencanaan, pelaksanaan, pemantauan periodik, evaluasi pada bagiannya serta kebenaran dalam pelaksanaan Team Auditor, kebenaran dalam pelaksanaan dan hasil pelaksanaan di lapangan maupun secara administratif melalui penyajian umpan balik. c. Camp Manager Bertanggung jawab dalam pengendalian kerja (biaya, waktu, sasaran), pelaporan, evaluasi dan umpan balik atas hasil audit internal. 5. PROGRAM KERJA Program kerja Sistem Informasi Manajemen (SIM) terbagi atas : 5.1.
Program Jangka Pendek
Program kerja jangka panjang dari Sistem Informasi Manajemen (SIM) ini disesuaikan dengan Rencana Karya Pengusahaan Hutan (RKPH/Rencana Kerja Usaha Pemanfaatan Hasil Hutan Kayu (RKUPHHK) maupun Rencana Kerja Tahunan (RKT), dengan sasaran :
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR SISTEM INFORMASI MANAJEMEN (SIM) PHAPL
5.2.
Pengawasan yang efisien dan efektif
Laporan hasil pengawasan internal
Laporan PHAPL
No. Dok
: SOP-0601
Revisi
: 00
Terbit
: 19/11/2011
Program Jangka Panjang
Program kerja jangka pendek disesuaikan dengan Rencana Kerja Tahunan (RKT). Sasaran jangka pendek ditujukan terhadap :
Laporan kegiatan (laporan pemeliharaan tata batas, PAK, ITSP, PWH, produksi, PMDH, pembinaan lingkungan dll)
Ketaatan kepada peraturan perundang-udangan yang berlaku
Peningkatan kinerja PHAPL secara menyeluruh
6. URUTAN KERJA SIM Monev Penyusunan Rencana Kegiatan oleh Kabag
Manager Camp/Ass Manager
Direksi
Pelaporan
Pelaksanaan Kegiatan
Persetujuan
Persetujuan
Pelaporan Hasil Pelaksanaan Pelaporan
Monitoring & Evaluasi
Gambar 1.
Pelaporan
Monitoring & Evaluasi
Bagan Alur Sistem Informasi Manajemen (SIM) PHAPL IUPHHK-HA PT. Arfak Indra
Keterangan : = Alur pelaporan = Alur pengawasan (monev) dan pemberian arahan
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR SISTEM INFORMASI MANAJEMEN (SIM) PHAPL
No. Dok
: SOP-0601
Revisi
: 00
Terbit
: 19/11/2011
Kasi
Kabag
Manager Camp/Ass Manager Direksi
Gambar 2.
Alur Sistem Informasi Manajemen (SIM) PHAPL IUPHHK-HA PT. Arfak Indra Menurut Hierarkhi Organisasi PHAPL
7. PROSES KERJA Sistem Informasi Manajemen (SIM) disusun sebagai alat (tools) untuk memperoleh informasi menyeluruh dari kegiatan pengusahaan hutan, khususnya pengelolaan hutan alam produksi lestari (PHAPL). Dengan berpedoman pada SIM diharapkan seluruh kegiatan pengelolaan hutan (perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan, pengawasan/monitoring dan evaluasi) dapat berjalan dengan baik dalam rangka pencapaian PHAPL. 7.1.
Penyusunan Rencana Kegiatan
a. Penyusunan rencana kegiatan PHAPL sesuai dengan uraian tugas dan tanggung jawab (job description) disusun oleh Kepala Bagian bersama-sama dengan Kepala Seksi, selanjutnya dimintakan persetujuan kepada Manager Camp. Selanjutnya Manager Camp meminta persetujuan kepada Direksi untuk ditandatangani. Direksi memberikan arahan dan masukan antara lain berkaitan dengan kebijakan, peraturan perundangan dan informasi aktual lainnya. Setelah Direksi menyetujui, selanjutnya dimintakan pengesahan ke Dinas Kehutanan. b.
Dokumen rencana kegiatan yang telah disetujui oleh Direksi dan mendapat pengesahan dari Dinas Kehutanan, dijadikan sebagai acuan bagi pelaksanaan kegiatan di lapangan.
7.2.
Pelaksanaan Kegiatan
a. Pelaksanaan kegiatan dilakukan oleh masing-masing bagian dibawah koordinator dan tanggung jawab Kepala Bagian. b. Apabila diperlukan koordinasi lintas bagian, dilakukan pertemuan yang difasilitasi oleh Manager Camp. c. Apabila terjadi perubahan dari rencana kegiatan, maka harus dikonsultasikan dengan Manager Camp. Apabila dianggap perlu, Manager Camp berkonsultasi kepada Direksi. 7.3.
Pelaporan Hasil Kegiatan
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR SISTEM INFORMASI MANAJEMEN (SIM) PHAPL
No. Dok
: SOP-0601
Revisi
: 00
Terbit
: 19/11/2011
a. Pelaporan dilakukan berjenjang sesuai dengan hierarkhi organisasi dan dilakukan secara berkala per tri wulan atau semester, tergantung keperluan. d. Kepala Seksi melaporkan hasil pelaksanaan kegiatan kepada Kepala Bagian. e. Kepala Bagian melaporkan hasil pelaksanaan kegiatan di bagiannya kepada Manager Camp. f.
Manager Camp melaporkan hasil pelaksanaan kegiatan seluruh bagian (rekapitulasi laporan dari seluruh bagian) kepada Direksi.
g. Laporan hasil kegiatan
yang dilakukan oleh Kepala Seksi kepada Kepala Bagian
merupakan bahan pengawasan/monitoring dan evaluasi oleh Kepala Bagian terhadap kinerja Kepala Seksi beserta stafnya. h. Laporan hasil kegiatan yang dilakukan oleh Kepala Bagian kepada Manager Camp merupakan bahan pengawasan/monitoring dan evaluasi oleh Manager Camp terhadap kinerja Kepala Bagian beserta jajarannya. i.
Laporan hasil kegiatan
yang dilakukan oleh Manager Camp kepada Direksi
merupakan bahan pengawasan/monitoring dan evaluasi oleh Direksi terhadap kinerja Manager Camp beserta jajarannya