STANDAR OPERATIONAL PROSEDUR (SOP)
PT. ARFAK INDRA Kantor Pusat : Wisma Nugraha Lt. 4 Jl. Raden Saleh No. 6 Jakarta Pusat Telepon (021)31904328 Fax (021)31904329 Kantor Perwakilan : Jl Yos Sudarso No.88 Fakfak Papua Barat Indonesia Telepon (0956)22854
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR TATA USAHA KAYU & PUHH ONLINE
I.
No. Dok.
: SOP-0301
Revisi
: 04
Terbit
: 27/09/2011
PENGERTIAN Tata Usaha Kayu adalah suatu tatanan atau tata usaha dalam bentuk pencatatan, penerbitan dokumen dan pelaporan yang meliputi kegiatan perencanaan produksi, pemanenan, pengolahan dan peredaran kayu. TUK dilaksanakan secara manual dan atau online di IUPHHK PT. Arfak Indra.
II.
MAKSUD, TUJUAN DAN SASARAN 1. Maksud Sebagai pedoman bagi pelaksana di lapangan untuk menyelenggarakan Tata Usaha Kayu sesuai petunjuk teknis dari Dinas Kehutanan setempat. 2. Tujuan Agar penyelenggaraan Tata Usaha Kayu dapat berjalan tertib dan lancar sesuai dengan ketentuan yang berlaku. 3. Sasaran Menciptakan usaha perkayuan yang tertib, lancar, efisien dan bertanggungjawab secara kualitatif maupun kuantitatif.
III.
RUANG LINGKUP Seluruh sistem pencatatan, penerbitan dokumen dan pelaporan semua kegiatan pengeluaran kayu mulai dari dalam hutan sampai ke pabrik atau pembeli.
IV.
PENANGGUNGJAWAB 1. Direktur Direktur bertanggungjawab atas pelaksanaan TUK dan PUHH Online yang menjamin akses pihak terkait dalam melakukan lacak balak (chain of custody) dalam proses produksi kayu. 2. Kepala Perwakilan Kepala Perwakilan sebagai wakil dari Direktur di daerah bertanggung jawab atas kegiatan pelaporan serta perizinan yang dilakukan perusahaan kepada instansi terkait, yakni dinas kehutanan. 3. Manajer Camp Manager Camp bertanggung jawab atas kebenaran pelaksanaan dan hasil pekerjaan yang dilakukan di lapangan. 4. Kepala Bagian Perencanaan
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR TATA USAHA KAYU & PUHH ONLINE
No. Dok.
: SOP-0301
Revisi
: 04
Terbit
: 27/09/2011
Kepala Bagian Perencanaan bertanggungjawab terhadap terselenggaranya pencatatan, penerbitan dokumen dan pelaporan kegiatan perencanaan terutama PAK dan ITSP secara benar.
5. Kepala Bagian Produksi Kepala
Bagian
Produksi
bertanggungjawab
terhadap terselenggaranya
pencatatan,
penerbitan dokumen dan pelaporan kegiatan pemanenan kayu mulai dari petak kerja di hutan, TPn, TPK sampai kepada pengiriman ke IUPHHK. 6. Surpervisor TUK dan Supervisor Pelatihan Supervisor TUK dan Supervisor Pelatihan bertanggungjawab untuk menjamin bahwa semua pekerja yang terkait dengan aliran asal usul kayu diberikan pelatihan dan memiliki pengetahuan, keterampilan dan etos kerja yang memadai 7. Supervisor TUK Supervisor TUK bertanggungjawab atas tersedianya sarana atau baha administrasi TUK seperti label, penanda pohon/kayu, formulir/blanko dan dokumen lainnya, baik yang dicetak oleh perusahaan maupun pemerintah, serta bertanggungjawab atas pengurusan legalisasi dalam TUK. V.
MASUKAN 1. Manual Pengelolaan Hutan Alam Lestari (PHAPL). 2. Peraturan dan Perundang-undangan yang terkait. 3. SK Kepala Dinas Kehutanan setempat.
VI.
KELUARAN Tanda-tanda, Label, Catatan, Dokumen dan Laporan dari kegiatan Pengeluaran Kayu.
VII.
PROSEDUR KERJA A. Pembuatan LHC (Laporan Hasil Cruising) Setelah melakukan Survey Potensi, maka petugas wajib membuat LHC (blanko model DKA.101a) serta Rekapitulasi LHC Tebangan Tahunan (blanko model DKA.101c) yang ditandatangani oleh pimpinan perusahaan dan dilaporkan kepada Kepala Dinas Kehutanan Provinsi dengan tembusan Kepala Dinas Kabupaten/Kota. B. Pembuatan LHP - KB 1. Pohon yang telah ditebang wajib diberi nomor baik pada tunggak maupun pada bontos untuk kayu hutan tanah kering atau badan kayu untuk kayu hutan rawa. 2. Penomoran harus menggunakan tanda yang tidak mudah hilang dan berisi nomor pohon sesuai LHC, jenis pohon, tanggal tebang, nomor petak kerja tebangan/blok kerja tebangan dan tahun Rencana Kerja Tahunan (RKT). 3. Bila satu pohon dibagi menjadi beberapa batang maka pada nomor harus ditambah huruf A, B, C dan seterusnya mulai dari pangkal batang.
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR TATA USAHA KAYU & PUHH ONLINE
No. Dok.
: SOP-0301
Revisi
: 04
Terbit
: 27/09/2011
4. Bila satu batang dibagi lagi menjadi beberapa bagian, maka penomorannya harus ditambah lagi dengan huruf a, b, c dan seterusnya. 5. Data hasil pengukuran selanjutnya dicatat dalam Buku Ukur Kayu Bulat dengan menggunakan blanko model DKA.102a. 6. Dari Buku Ukur, Petugas pembuat LHP wajib membuat LHP-KB (blanko model DKA.103a) dan Rekapitulasi LHP-KB (blanko model DKA.103b) sekurang-kurangnya 2 kali setiap bulan yaitu di pertengahan dan akhir bulan.. Dan dalam hal tidak ada realisasi penebangan/ pemanenan, maka dibuat LHP-KB nihil dengan menyebutkan alasan-alasannya pada kolom keterangan. 7. Minimal dua kali setiap bulan, pembuat LHP-KB wajib mengajukan permohonan pengesahan LHP-KB kepada P2LHP. 8. P2LHP akan melakukan pemeriksaan fisik paling lambat 2x24 jam sejak permohonan disampaikan. Apabila dalam jangka waktu tersebut LHP belum juga disahkan, maka Penerbit LHP berwenang mengesahkan LHP tersebut dengan melampirkan Surat Keterangan sesuai prosedur. 9. Hasil pemeriksaan fisik dimasukkan dalam DPKB (blanko model DKB.201a) dan dibuatkan BAP Pemeriksaan LHP-KB (blanko model DKB. 201h) dan apabila dinyatakan benar akan menjadi dasar pengesahan LHP-KB. 10. LHP-KB yang telah disahkan menjadi dasar perhitungan pembayaran PSDH dan atau DR. 11. KB yang telah disahkan dan dilunasi PSDH/DR nya harus dipisahkan tumpukannya dari KB yang belum dilunasi PSDH/DR nya. 12. Rekapitulasi LHP-KB harus dilaporkan ke Kepala Dinas Kabupaten /Kota dengan tembusan Kepala Dinas Provinsi, Kepala Balai, P2SKSKB dan P2LHP. C. Pembuatan LHP – KBK dan Pengesahannya 1. Pengukuran KBK dapat menggunakan Stapel meter, dan datanya harus dicatat dalam Buku Ukur KBK (blanko model DKA 102b). 2. Dari Buku Ukur, Petugas pembuat LHP wajib membuat LHP-KBK (blanko model DKA.103c) dan Rekapitulasi LHP-KBK (blanko model DKA.103d) sekurang-kurangnya 2 kali setiap bulan. Dan dalam hal tidak ada realisasi penebangan/ pemanenan, maka dibuat LHP-KBK nihil dengan menyebutkan alasan-alasannya pada kolom keterangan. 3. Pembuat LHP-KBK minimal dua kali dalam setiap bulan wajib mengajukan permohonan pengesahan LHP-KBK kepada P2LHP yang akan melakukan pemeriksaan fisik . 4. Hasil pemeriksaan fisik dimasukkan dalam DPKBK (blanko model DKB.201b) dan dibuatkan BAP Pemeriksaan LHP-KBK (blanko model DKB. 201i) dan apabila dinyatakan benar akan menjadi dasar pengesahan LHP-KB. 5. LHP-KBK yang telah disahkan menjadi dasar perhitungan pembayaran PSDH dan atau DR. 6. KBK yang telah disahkan dan dilunasi PSDH/DR nya harus dipisahkan tumpukannya dari KBK yang belum dilunasi PSDH/DR nya. 7. Rekapitulasi LHP-KBK harus dilaporkan ke Kepala Dinas Kabupaten /Kota dengan tembusan Kepala Dinas Provinsi, Kepala Balai, Penerbit FA-KB dan P2LHP.
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR TATA USAHA KAYU & PUHH ONLINE
No. Dok.
: SOP-0301
Revisi
: 04
Terbit
: 27/09/2011
D. Dokumen-dokumen Pengangkutan 1. Setiap pengangkutan KB dari TPK Hutan dalam areal ke tempat di luar areal izin wajib disertai dengan dokumen SKSKB (blanko DKB.401). 2. Setiap pengangkutan lanjutan KB/KBK dari TPK antara wajib disertai dokumen FA-KB (blanko model DKA.301). 3. Setiap pengangkutan KBK yang berasal dari izin sah wajib disertai dengan dokumen FAKB. 4. Setiap Dokumen SKSKB dan FA-KB hanya boleh digunakan untuk satu kali penggunaan, satu pemilik, satu jenis komoditas, satu alat angkut dan satu kali tujuan pengangkutan. Walaupun
begitu,
untuk
setiap
alat
angkut
dapat
digunakan
mengangkut hasil hutan dengan lebih dari satu dokumen. 5. Bila SKSKB dianggap tidak efisien untuk mengangkut KB maka dapat menggunakan dokumen FA-KB yang diatur secara khusus oleh Dinas Provinsi.
E. Tata Cara Penerbitan SKSKB 1. Petugas mengajukan permohonan penerbitan SKSKB ke P2SKSKB, dengan tembusan ke Kepala Dinas Kabupaten/Kota. 2. Permohonan harus dilampiri : a. Persediaan KB. b. Bukti pelunasan PSDH/DR. c. Daftar Kayu Bulat. -
Menggunakan blanko model DKA 104a, mengacu pada data dalam LHP-KB yang telah disahkan dan dibayar lunas PSDH/DR nya.
-
Menggunakan mesin tik, rangkap 7 dan disahkan oleh P2SKSKB.
d. Identitas pemohon. 3. P2SKSKB harus memeriksa administrasi dan fisik KB sekurang-kurangnya satu hari setelah permohonan masuk untuk dibuatkan Berita Acara Pemeriksaan langsung di lokasi KB akan diangkut dengan menggunakan mesin tik. F. Tata Cara Penerbitan FA-KB untuk KB di TPK antara 1. FA-KB diterbitkan oleh Penerbit FA-KB di TPK antara. 2. Penerbitan FA-KB harus dilampiri DKB – FA. 3. DKB – FA harus diisi oleh penerbit FA-KB, mengacu pada SKSKB/DKB atau FA-KB/DKB-FA sebelumnya ke dalam DKBK-FA (blanko model DKA.104b) menggunakan mesin tik dan dibuat lima rangkap sesuai peruntukan. G. Tata Cara Penerbitan FA-KB untuk KBK di TPK Hutan dan TPK antara 1. Penerbitan FA – KB di lakukan oleh Penerbit FA-KB di TPK Hutan maupun TPK Antara. 2. Penerbitan harus dilampiri DKBK.
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR TATA USAHA KAYU & PUHH ONLINE
No. Dok.
: SOP-0301
Revisi
: 04
Terbit
: 27/09/2011
3. Pengisian DKBK mengacu kepada LHP-KBK yang telah disahkan dan dilunasi PSDH/DR nya menggunakan blanko model DKA.104c menggunakan mesin tik dan dibuat lima rangkap sesuai peruntukan. H. Masa Berlaku Dokumen 1. Masa
berlaku
dokumen
SKSKB/FA-KB
ditentukan
oleh
Penerbit
dengan
memepertimbangkan waktu tempuh normal. 2. Tanggal mulai berlaku sesuai dengan tanggal penandatanganan atau penerbitan dokumen. 3. SKSKB dibuat 7 (tujuh) rangkap, diperuntukkan bagi : a. Lembar 1 dan 2 dibawa bersama KB yang diangkut. Setelah sampai tujuan, lembar 1 diberikan pada Dinas Kabupaten/Kota dan lembar 2 menjadi arsip penerima KB. b. Lembar 3 untuk Kepala Balai tempat asal KB. c. Lembar 4 untuk Kepala Dinas Provinsi tujuan. d. Lembar 5 untuk arsip P2SKSKB tempat asal KB, dan menjadi dasar pembuatan laporan penggunaan SKSKB. e. Lembar 6 untuk arsip pengguna SKSKB di tempat asal KB. f.
Lembar 7 untuk Kepala Dinas provonsi asal KB.
g. Catatan : -
Lembar 1 dan 4 menjadi dasar pembuatan Rekapitulasi SKSKB di tempat tujuan untuk diinformasikan ke Dinas Provinsi asal KB.
-
Lembar 3 dan 7 digunakan untuk cek silang laporan penggunaan SKSKB Dinas Provinsi asal KB untuk dilaporkan kepada Direktur Jendral.
4. FA-KB dibuat rangkap 5 dengan peruntukan : a. Lembar 1 dan 2 dibawa bersama KB/KBK yang diangkut. Lembar 1 untuk Kepala Dinas Kabupaten/Kota tujuan dan Lembar 2 untuk arsip penerima. b. Lembar 3 untuk Kepala Dinas Kabupaten/Kota tempat asal KB/KBK. c. Lembar 4 untuk Kepala Balai asal KB/KBK. d. Lembar 5 untuk arsip penerbit. I.
Perpanjangan Masa berlaku Dokumen Pengangkutan Apabila SKSKB/FA-KB habis masa berlakunya dalam perjalanan, maka : 1. Untuk pengangkutan di laut, SKSKB/FA-KB wajib dilampiri Surat Keterangan yang dibuat Nahkoda kapal yang berisi penjelasan mengapa terjadi keterlambatan Perpanjangannya akan dilakukan oleh P3KB setelah KB/KBK sampai di tempat tujuan. 2. Untuk pengangkutan darat/sungan atau terhambat di pelabuhan umum, maka dokumen
wajib
dilampiri
Surat
Keterngan
yang
dibuat
oleh
pengemudi
kendaraan/nahkoda kapal yang berisi penjelasan mengapa terjadi keterlambatan. Perpanjangan akan dilakukan oleh pejabat kehutanan terdekat. 3. Perpanjangan masa berlaku dokumen ditulis pada kolom yang tersedia dengan mengisi jumlah hari dan tanggal berlakunya perpanjangan disertai tanda tangan, nama jelas, jabatan dan Nomor Induk Pegawai.
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR TATA USAHA KAYU & PUHH ONLINE
No. Dok.
: SOP-0301
Revisi
: 04
Terbit
: 27/09/2011
4. Perpanjangan masa berlaku dokumen dihitung sejak tanggal penandatanganan dan hanya diberikan sekali dalam setiap pengangkutan sesuai sisa jarak dan waktu tempuh normal. J. Pembuatan LMKB/LMKBK 1. LMKB (blanko model DKA.105a) dan LMKBK (blanko model DKA.105b) wajib dibuat di dalam areal. 2. Tata cara pengisian LMKB/LMKBK : a. Persediaan awal berdasarkan stok KB/KBK bulan sebelumnya yang telah dibayar lunas PSDH/DR nya. b. Penambahan berdasarkan jumlah KB/KBK dalam LHP-KB/KBK yang telah disahkan dan dibayar lunas PSDH/DR nya setiap bulan. c. Pengurangan berdasarkan penerbitan SKSKB/FA-KB. d. Persediaan akhir adalah persediaan awal ditambah penambahan dikurangi pengurangan. e. Kolom keterangan diisi nomor LHP-KB/KBK pada bagian penambahan dan tujuan pengangkutan pada SKSKB/FA-KB pada bagian pengurangan. 3. LMKB/KBK dibuat 4 (empat) rangkap : a. Lembar 1 untuk Kepala Dinas Kabupaten/Kota. b. Lembar 2 untuk P2SKSKB (LMKB) atau P2LHP-KBK (LMKBK). c. Lembar 3 untuk balai setempat. d. Lembar 4 untuk arsip. K. Pembuatan LMKB/LMKBK di TPK antara 1. LMKB (blanko model DKA.105a) dan LMKBK (blanko model DKA.105b) wajib dibuat di setiap TPK Antara. 2. Tata cara pengisian LMKB/LMKBK : a. Persediaan awal berdasarkan stok KB/KBK bulan sebelumnya. b. Penambahan berdasarkan setiap SKSKB/FA-KB yang masuk PK antara setiap bulan. c. Pengurangan berdasarkan penerbitan FA-KB. d. Persediaan akhir adalah persediaan awal ditambah penambahan dikurangi pengurangan. e. Kolom keterangan diisi asal SKSKB/FA-KB pada bagian penambahan dan tujuan FAKB pada bagian pengurangan. 3. LMKB/KBK dibuat 4 (empat) rangkap : a. Lembar 1 untuk Kepala Dinas Kabupaten/Kota. b. Lembar 2 untuk P3KB. c. Lembar 3 untuk balai setempat. d. Lembar 4 untuk arsip pemilik TPK Antara. L. Model Blanko Model Blanko yang ditetapkan oleh pemerintah dan dibuat pemegang izin adalah : 1. LHC
: Laporan Hasil Cruising
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR TATA USAHA KAYU & PUHH ONLINE
No. Dok.
: SOP-0301
Revisi
: 04
Terbit
: 27/09/2011
2. Buku Ukur Kayu 3. LHP-KB/KBK
: Laporan Hasil Penebangan
4. DKB/KBK
: Daftar Kayu Bulat/Kayu Bulat Kecil
5. LMKB/KBK
: Laporan Mutasi Kayu Bulat/Kayu Bulat Kecil
6. FA-KB
: Faktur Angkutan Kayu Bulat
M. Bagan Aliran Tata Usaha Kayu & PUHH Online LHC
Penebangan
TPn
Penandaan Bontos dan Tunggak Pengukuran Kayu Scan & email ke Pusat Scan & email ke Pusat Buku Ukur Kayu
LHP-KB/KBK
Siapkan PSDH/DR
LHP-KB/KBK
Pelunasan PSDH/DR
Pengesahan
Pengangkutan SKSKB / FA - KB
LMKB/KBK TPK Antara
Tujuan