DEVELOPMENT OF ARCHIVAL AFFAIRS FOR THE PERIOD UP TO 2025

UDC 930.25(477):002.6

Анна Алєксєєнко1 Центральний державний науково-технічний архів України (Харків) Україна

НОВІ ПІДХОДИ РОБОТИ З АРХІВНОЮ НАУКОВОТЕХНІЧНОЮ ДОКУМЕНТАЦІЄЮ З ФОНДІВ ЦЕНТРАЛЬНОГО ДЕРЖАВНОГО НАУКОВОТЕХНІЧНОГО АРХІВУ УКРАЇНИ НА ШЛЯХУ РЕАЛІЗАЦІЇ СТРАТЕГІЇ РОЗВИТКУ АРХІВНОЇ СПРАВИ НА ПЕРІОД ДО 2025 РОКУ: ДОРОЖНЯ КАРТА (Нови приступи у раду са архивском научно-техничком документацијом из фондова Централног државног научно-техничког архива Украјине на путу ка имплементацији Стратегије развоја архивске делатности за период до 2025. године)

Центральний державний науково-технічний архів України (далі – ЦДНТА України) є одним із дев’яти центральних державних архівів, які належать до сфери управління Державної архівної служби України (далі – Укрдержархів). Він виконує завдання та функції держави з управління архівною справою та діловодством, забезпечує облік, збереженість документів Національного архівного фонду (далі – НАФ) загальнодержавного значення свого профілю і використання відомостей, що в них містяться. Профільною для архіву є проєктна, технологічна, конструкторська та науково-дослідна документація; документи особових фондів видатних діячів науки і техніки України; документи з винахідництва, раціоналізації та

1 Ана Алексејенко, Централни државни научно-технички архив Украјине (Харков), Украјина // Anna Alekseenko, Central State Scientific and Technical Archive of Ukraine (Kharkiv), Ukraine

патентно-ліцензійні документи2. Станом на 1 грудня 2021 р. ЦДНТА України зберігає понад 620 тис. одиниць зберігання за період 1891–2017 роки, кількісно переважають створені у 50-ті – 60-ті роки ХХ століття.

Архівні документи з історії науки і техніки представляють усі основні галузі господарства України: будівництво, енергетику, металургію, вугільну, газову, нафтову, хімічну промисловість, автомобільне, тракторне, сільськогосподарське, важке і середнє машинобудування тощо3. Географія промислових об’єктів, інженерних, архітектурно-будівельних споруд, проєкти яких зберігає ЦДНТА України, не обмежується територією України, охоплюючи 26 країн, зокрема: Білорусь, Болгарію, Грузію, Єгипет, Індію, Ірак, Казахстан, Молдову, Російську Федерацію, Угорщину, Чехію тощо.

Унікальність інформаційного масиву профільних документів ЦДНТА України додає йому особливої значущості. Архівна науково-технічна документація (далі – НТД) являє собою специфічний і багатогранний тип документації у складі НАФ. На відміну від документів загального діловодства, НТД не втрачає свого практичного значення після потрапляння на державне архівне зберігання, набуваючи значення культурного надбання. Документи ЦДНТА України постійно використовуються для ремонту і реконструкції будівель і споруд, при ліквідації надзвичайних ситуацій (зокрема, у стратегічно важливій енергетичній галузі та соціально значущому житловому будівництві). Тим більше актуалізується діяльність архіву із забезпечення безперешкодного доступу користувачів до документної інформації, зокрема й завдяки реалізації нових підходів роботи, пов’язаних із цифровізацією архівної справи.

Стратегія розвитку архівної справи на період до 2025 року

Ініціатива розроблення Стратегії розвитку архівної справи на період до 2025 року (далі – Стратегія) належить Голові Державної архівної служби України Анатолію Хромову. Він обстоює необхідність реформування архівної галузі в Україні, за результатами якого «архіви мають стати людиноцентричними, а питання доступу до архівної ретроспективної

2 Положення про Центральний державний науково-технічний архів України», затверджене наказом Міністерства юстиції України від 21.05.2012 №758/5 (у редакції наказу Міністерства юстиції України від 16.11.2020 № 3967/5. 3 Про архів // Центральний державний науково-технічний архів України: офіційний вебсайт. URL: https://cdnta.archives.gov.ua/index.php/uk/about-archives-uk/history-archive-uk (дата звернення: 01.12.2021).

інформації, архівних ресурсів – пріоритетним напрямком роботи архівних установ»4 .

Проєкт Стратегії було вперше презентовано у вересні 2020 року. Наразі він проходить процедуру погодження, триває жваве обговорення окремих положень та врахування позицій стейкхолдерів.

При виробленні концептуальних засад Стратегії враховувалися настанови Рекомендацій Комітету Міністрів Ради Європи державам-членам стосовно європейської політики доступу до архівів № R (2000) 13, Конвенції Ради Європи про доступ до офіційних документів, схваленої в Тромсе (Норвегія) 18 червня 2009 року та Принципів доступу до архівів, схвалених Міжнародною радою архівів 24 серпня 2012 року. Передбачається, що державна політика у сфері архівної справи спрямовуватиметься за чотирма векторами руху: забезпечення архівами рівного доступу до інформації, знань і послуг, розвиток інституційної спроможності архівів, оновлення нормативно-правової бази архівної сфери, формування та розвиток комунікативної політики. З повним текстом документа можна ознайомитися на офіційному вебсайті Укрдержархіву5. Окреслимо у статті тільки ті пріоритети, щодо яких ЦДНТА України вже має певні напрацювання та склав дорожню карту з реалізації визначених у Стратегії цілей щодо роботи з архівною науково-технічною документацією:

Пріоритет 1. Забезпечення безперешкодного доступу до архівних інформаційних ресурсів, підвищення якості архівних послуг відповідно до динаміки розвитку цифрового середовища та потреб користувачів.

Пріоритет 3. Збереженість Національного архівного фонду як складової світової культурної спадщини та інформаційних ресурсів суспільства для задоволення потреб та очікувань суспільства і держави.

Пріоритет 5. Цифровізація архівної справи та державної системи страхового фонду документації – забезпечення інформаційних потреб суспільства та підвищення якості і конкурентоспроможності галузі.

Відповідно до цих настанов та враховуючи Пріоритети діяльності Державної архівної служби України на 2021 рік ЦДНТА України виробив власну візію, яка втілилася в комплексному проєкті, що має узагальнюючу назву «Архів у смартфоні». У ньому закладено напрями стратегічного

4 Стратегія розвитку архівної справи на період до 2025 року // Державна архівна служба України : офіційний вебпортал органу виконавчої влади. URL: https://archives.gov.ua/ua/ стратегія-розвитку-архівної-справи-д/ (дата звернення: 01.12.2021). 5 Консультації з громадськістю // Державна архівна служба України : офіційний вебпортал органу виконавчої влади. URL: https://archives.gov.ua/ua/консультації-з-громадськістю/ (дата звернення: 01.12.2021).

розвитку архіву за такими ключовими блоками:

ЕлФА – для забезпечення безперешкодного доступу до архівних інформаційних ресурсів в онлайн режимі 24/7;

ТОПАЗ – для контролю за станом і рухом архівних документів як матеріальних носіїв інформації.

Вони не є взаємозалежними. Кожен із блоків може розвиватися цілком автономно; має власну концепцію, структуру та ресурсне і технічне забезпечення. Це дозволяє здійснювати їх паралельне впровадження, за потреби коригувати їх конфігурацію без шкоди для інших компонентів. Така мобільність пояснюється потребою швидко реагувати на зміни у розвитку інформаційно-телекомунікаційних технологій.

Вони поєднуються спільною метою – створити надсучасний архів за допомогою залучення цифрових технологій для створення інформаційної автоматизованої системи комплексного керування архівними процесами. Їх реалізація дозволить за допомогою смартфону користувачам – отримати якісні електронні архівні послуги; працівникам архіву – забезпечити гарантовану збереженість документів Національного архівного фонду.

Програмне забезпечення «ЕлФА» для віддаленого доступу до інформації архівної науково-технічної документації

Реалізацію Стратегії щодо надання доступу користувачів до інформації архівної НТД ЦДНТА України бачить у створенні веборієнтованої захищеної архівної інформаційної автоматизованої системи, яка дозволяє здійснювати уніфіковане багаторівневе описування документів НАФ в електронній формі з можливістю додавання сканованих копій цих документів.

Науково-технічна документація має низку специфічних рис, на які потрібно зважати при її представленні у Web. Тому було прийнято рішення створити спеціальний інформаційний продукт, що максимально враховуватиме ці особливості та задовольнятиме запити, з яким звертаються користувачі. З цією метою за заявкою ЦДНТА України Науково-дослідний, проєктно-конструкторський та технологічний інститут мікрографії (НДІ мікрографії) виконав дві роботи за темами: науково-дослідну – «Дослідження перспектив застосування Інтернет-технологій для забезпечення віддаленого доступу до документів Національного архівного фонду, що зберігаються в Центральному державному науково-технічному архіві України, та довідкового апарату до них», дослідно-конструкторську – «Розроблення програмного забезпечення для віддаленого доступу до

документів НАФ, що зберігаються в ЦДНТА України, та довідкового апарату до них»6. Їх результатом є програмне забезпечення (далі – ПЗ) «ЕлФА» (скорочення від «Електронні Фонди Архіву»), протягом 2021–2022 років триває період його дослідної експлуатації, здійснюється модифікація окремих компонентів з урахуванням зауважень та новацій.

В основу покладено функціонування так званого «віртуального читального залу» або «кабінету користувача» з віддаленим доступом для зареєстрованих користувачів, де можна проводити пошук, ознайомлюватися зі зменшеними цифровими копіями документів та замовляти копії документів підвищеної якості з можливістю їх скачування (після здійснення оплати відповідних послуг). Також має бути передбачена можливість відкривання/закривання доступу до копій документів залежно від зміни нормативно-правової бази у цьому питанні.

Значну увагу приділено оприлюдненню довідковому апарату ЦДНТА України, зокрема описів документів постійного зберігання. Усі описи було оцифровано та розміщено на офіційному вебсайті ЦДНТА України у спеціальному розділі «Описи в електронному виді»7 у форматі *.PDF (переважно, у вигляді фотокопій). Вбачаючи, що зараз подібна презентація у світовій архівній практиці вважається застарілою та не досить зручною (хоча у порівнянні з досвідом українських архівів залишається досить прогресивною), у ЦДНТА України розпочали комп’ютерний набір текстів описів, що дозволяє здійснювати контекстний пошук за ними. Станом на 01 грудня 2021 року архівом оцифровано 100 % описів, 80 % переведено в машиночитаний вид (з них повністю по групах ІІІ, IV, V – науково-дослідної та патентної документації, усноісторичних документів з історії науки і техніки, а також фондів особового походження; на 96 % по І групі проєктної документації). Тепер описи створюються в машиночитаному виді з урахуванням вимог до автоматизованого зчитування.

6 Алєксєєнко А. О. Співпраця ЦДНТА України та НДІмікрографії у сфері інформатизації архівної справи. Сучасний стан та проблемні питання страхового фонду документації, перспективи розвитку та взаємодії: тези доповідей XI наук.-техн. конф. НДІмікрографії (м. Харків, 17–18 травня 2018). Харків, 2018. С. 49–50. 7 Описи в електронному виді // Центральний державний науково-технічний архів України: офіційний вебсайт. URL: https://cdnta.archives.gov.ua/index.php/uk/opisi/opisi-1; https://cdnta.archives.gov.ua/index.php/uk/opisi/opisi-2; https://cdnta.archives.gov.ua/index.php/ uk/opisi/opisi-3; https://cdnta.archives.gov.ua/index.php/uk/opisi/opisi-4; https://cdnta.archives. gov.ua/index.php/uk/opisi/opisi-5; https://cdnta.archives.gov.ua/index.php/uk/opisi/opisi-fop (дата звернення: 01.12.2021).

Не менш важливим є створення цифрового фонду користування документами НАФ, що зберігаються в ЦДНТА України. Мусимо констатувати значне відставання у цьому напрямі – на сьогодні оцифровано тільки близько 1 % від загального обсягу облікової кількості його одиниць зберігання. На темпах оцифровування документів негативно позначається відсутність в архіві спеціалізованого скануючого обладнання для виготовлення копій з документів формату А0. Адже більшість НТД представлена великоформатними креслениками. Тому відправним пунктом дорожньої карти має стати придбання для ЦДНТА України необхідного устаткування та налагодження систематичного виготовлення цифрових копій документів НАФ з суцільним оцифруванням найбільш затребуваних фондів.

Так, до надісланих до Укрдержархіву пропозицій до проєкту «Програми оцифрування документів НАФ на 2022–2025 роки» першочергово включено документи щодо вугільної галузі, виявлені у ході реалізації проєкту «Допоможемо відновити інфраструктуру Донбасу», проєкти енергетичних об’єктів (зокрема, проєкти гідроелектростанцій з найбільшого за обсягами фонду ЦДНТА України – фонду Р-3 «Відкрите акціонерне товариство «Укргідропроект» імені С. Я. Жука (без відомчої підлеглості), м. Харків»), звіти про науково-дослідні роботи з проблем архітектури та містобудування тощо.

З березня 2021 року здійснюється систематичне завантаження до ПЗ «ЕлФА»: адаптованих каталогів з урахуванням специфіки змісту НТД та системи обліку ЦДНТА України; описів у машиночитаному виді (у форматах *ODT, *.DOC/*.DOCX) для повнотекстового пошуку інформації та цифрових копій документів НАФ у форматах *.JPEG, *TIFF (переважно, для графічних креслеників) або *.PDF (переважно, для багатосторінкових текстових документів) та їхня адаптація для web, що забезпечує оперативність доступу до відомостей.

Завданнями архівістів на сучасному етапі є: вироблення основних засад щодо структури бази даних архівної НТД; формулювання вимог щодо критеріїв інформаційного запиту та щодо інформування про результати пошуку; наповнення інфомасиву ПЗ «ЕлФА». З 2022 року планується оформлювати та виконувати замовлення користувачів виключно за допомогою означеної програми.

У перспективі слід подбати про під’єднання ПЗ «ЕлФА» окремим модулем до єдиної міжархівної всеукраїнської пошукової системи.

Система електронної ідентифікації об’єктів архівного зберігання «ТОПАЗ»

Починаючи з 2018 року у ЦДНТА України реалізовується ініціативний проєкт ТОПАЗ (скорочення від «ТОПологія Архівного Зберігання»), кінцевим задумом якого є створення в архіві інтегрованої пошукової системи електронної ідентифікації об’єктів зберігання. Його мета – посилити контроль за станом і рухом архівних документів, пришвидшити та полегшити їх пошук у сховищах, залучивши цифрові технології оперативного доступу до потрібних відомостей за допомогою двовимірних QR-кодів. Це друга складова комплексного проєкту «Архів у смартфоні», втілення якої корелюється з реалізацією пріоритету № 3, передбаченого Стратегією.

Кінцевим задумом ТОПАЗу є створення в архіві інтегрованої пошукової системи електронної ідентифікації об’єктів зберігання, яка покликана посилити контроль за станом і рухом документів, пришвидшити та полегшити їх пошук у сховищах, залучивши цифрові технології оперативного доступу до потрібних відомостей за допомогою двовимірних QR-кодів. Передбачено три рівні описування. Кожен з них відповідає поняттю про об’єкт архівного зберігання, яким послуговуються працівники відділу забезпечення збереженості документів при виконанні своїх функціональних обов’язків: І – рівень архівної коробки; ІІ – рівень одиниці зберігання; ІІІ – рівень документа. Актуалізація інформації здійснюється шляхом заповнення електронних ТОПАЗ-карток затвердженої форми.

Детальний опис означеного проєкту подано авторами-розробниками у публікації, вміщеній у фаховому науково-практичному журналі українських архівістів «Архіви України»8. У даній статті пропонуємо намітити дорожню карту щодо його впровадження.

Слід зазначити, що станом на 01 грудня 2021 року марковано 100% архівних коробок з документами НАФ (роботи щодо І рівня повністю виконано). За найближчі три роки маємо завершити ІІ рівень. Роботи паралельно здійснюються у двох напрямах: 1) створюються ТОПАЗ-картки на існуючі документальні масиви та 2) при надходженні нових документів до архіву – у процесі їх науково-технічного опрацювання. Картки складаються з чотирьох інформаційних блоків: ідентифікаційного; блоку умов доступу, використання та наявності копій; блоку контролю за рухом;

8 Алєксєєнко А. О., Балишев М. А., Науменко Т. С., Черняховська Ю. В. Процеси цифровізації та забезпечення збереженості документів НАФ (запровадження ініціативного проєкту «ТОПАЗ» у ЦДНТА України). Архіви України. 2020. Вип. 2 (323). С. 17–27.

інформаційного блоку про структуру одиниці зберігання. Паралельно з накопиченням інформасиву його планується застосовувати в роботі та за потреби актуалізовувати. До заповнення ІІІ рівня щодо кожного документа доцільно приступати після створення його цифрової копії, оскільки інформаційний блок передбачає віддзеркалення динаміки її використання.

У перспективі, за умови розробки та запровадження окремого програмного продукту для поєднання означених інфомасивів в єдину базу даних та сталого впровадження, система електронної ідентифікації архівного зберігання ТОПАЗ може стати складовою частиною сучасного SMARTархіву, на шляху до якого розвивається ЦДНТА України.

Висновок

Таким чином, у започаткованих ЦДНТА України нових підходах роботи з архівною НТД відзеркалено шляхи прискорення адаптації архівної практики до «цифрового» суспільства задля максимального удоступнення документної ретроінформації та забезпечення збереженості документів НАФ.