Caso de Exito Microsoft GRUPO RAHAL

Plataforma Microsoft Caso de éxito

Seis empresas, un grupo, y un entorno eficaz de comunicación y colaboración.

Resumen

“Con Office 365 el Grupo Rahal logró mejorar los mecanismos de

Región: Paraguay Industria: Retail

colaboración interna, y habilitó un importante aumento de la productividad; pudo bajar un 50% los costos en viajes de los ejecutivos y

Perfil del cliente Grupo Rahal es un conglomerado empresarial paraguayo con casi 50 años de trayectoria, representante de importantes marcas, importador, propietario de Hotel California y Galerías Rahal.

Situación Inicial Islas de información en cada empresa del grupo; falta de estándares tecnológicos.

Administración compleja de TI. Solución Migración a Office 365, con Lync y SharePoint. Integración con SAP. Adopción de SQL Server y Reporting Services.

Beneficios  Reducción 50% de costos en viajes  Agilidad operativa  Gestión eficaz de grandes volúmenes de información y mensajes  Trabajo colaborativo

personal de soporte técnico, y todo esto sin la necesidad de adquirir y mantener equipamiento propio.” David Aponte, Gerente de Sistemas

El Grupo Rahal adoptó para los empleados y ejecutivos de las 6 empresas que lo conforman, Office 365 como plataforma de comunicación y colaboración. Mediante el trabajo del GRUPO OLAM, en la implementación logró aportar valor e incrementar sustancialmente su agilidad operativa al tiempo que pudo reducir tiempos y costos, optimizando procesos y su rentabilidad..

“Antes era complejo distribuir información a toda la compañía. Ahora hacemos reuniones mensuales para la presentación de resultados utilizando Lync, lo que nos permite exponer cuadros de resultados y conceptos claves, recibir comentarios, e incluso pueden participar desde el exterior los Directores que se encuentren de viaje.”

David Aponte, Gerente de Sistemas.

Situación

Solución

Grupo Rahal es un conglomerado empresarial paraguayo con casi 50 años de trayectoria, que incluye una distribuidora de productos electrónicos y representante de Nokia), un proveedor de servicios de postventa en telefonía celular, una compañía de emprendimientos inmobiliarios, el Hotel California y la Galería Rahal. Es, además, uno de los mayores importadores del Paraguay.

“Conociendo las opciones del mercado elegimos, sin dudar, Office 365 que nos provee un escritorio unificado para todo el personal, con herramientas siempre actualizadas, y un modelo de colaboración muy ágil para acompañar la dinámica del negocio”, explica el ejecutivo.

Lo conforman empresas de distintas, que funcionan en diversas ciudades, con modelos de negocios variados. Más de 100 personas están en la gestión operativa y el volumen de información que se genera en cada organización es muy alto, y las necesidades de interacción, crecen constantemente.

Fenix Holding es la organización que concentra el Gerenciamiento de todo el grupo. “La dispar evolución de las diferentes empresas hizo que cada una fuera una isla de información. Ni los procesos ni las tecnologías estaban estandarizados, había diversos sistemas, intranets, servidores de mail y no existía el concepto de colaboración.

La administración de TI era por lo tanto muy compleja; hacer el mantenimiento y la actualización de software requería mucho tiempo y esfuerzo. Por eso nos planteamos encarar un proyecto integral de migración de las herramientas de comunicación y colaboración, como primer paso a un cambio sustancial en infraestructura tecnológica”, comenta David Aponte, Gerente de Sistemas de todo el grupo.

Office 365 provee a los empleados y ejecutivos de las empresas del Grupo Rahal todas las herramientas de ofimática necesarias para el trabajo cotidiano y la conexión con otras aplicaciones necesarias para el negocio. “Tenemos interconexión con SAP Business One y la posibilidad de que cada empleado utilice el software desde su propio dispositivo, cualquiera sea el sistema operativo que use, lo que les da una gran libertad de elección”, amplía Aponte.

La utilización de Lync ha permitido implementar cambios significativos en la dinámica corporativa. “Antes era complejo distribuir información a toda la compañía.

Ahora hacemos reuniones mensuales para la presentación de resultados utilizando Lync, lo que nos permite exponer cuadros de resultados y conceptos claves, recibir comentarios, e incluso pueden participar desde el exterior los Directores que se encuentren de viaje”, detallan en el área de sistemas.

Microsoft Lync también reduce costos y agiliza tareas de soporte técnico, ya que habilita el control remoto de las computadoras de los usuarios, con lo que el personal de TI puede identificar rápidamente un problema y resolverlo sin necesidad de viajar de una ciudad a otra. “Los tickets para administrar las solicitudes de servicio se procesan a través de formularios y flujos de proceso creados en SharePoint. Eso nos ordena el trabajo y nos permite lograr mayor efectividad, realizar un seguimiento del estado de cada pedido y asignar las tareas al personal especializado”, señala David

Para más información Para más información Acerca de los productos y servicios de Microsoft visite: www.microsoft.com/paraguay Para más información sobre Grupo Rahal, visite: www.gruporahal.com Para más información sobre el Grupo Olam, visite: www.olam.com y sobre Login visite: www.login.com.py

Aponte. La compañía contó con el experimentado apoyo del Grupo OLAM, integrado por OLAM y Login con vasta experiencia en agregar valor al uso de la tecnología, juntos aportaron todo su conocimiento para que se llevara adelante la implementación apelando a las mejores prácticas de la industria. La infraestructura tecnológica se completa con un entorno virtualizado de Windows Server (con Hyper– V) y SQL Server con Reporting Services para la generación de informes de gestión. Así como generación de procesos automatizados de gestión.

El departamento de compras utiliza flujos de procesos montados sobre el servidor SharePoint disponible en Office 365. “Esto nos permite estructurar los requerimientos de las diferentes áreas de la compañía y que cada pedido recorra las instancias de controles y autorizaciones que correspondan; al estar en la nube, esta posibilidad de acceso es independiente del sitio en el que esté cada ejecutivo operando el sistema. Y tener todo en un mismo entorno optimiza las compras y nos provee de información valiosa para tomar mejores decisiones”, detalla el Gerente de Sistemas. De la misma forma, el área de Recursos Humanos utiliza el portal interno construido con Office 365 para hacer encuestas de clima organizacional y evaluaciones del personal.

Beneficios “Investigamos e invertimos constantemente en nuevas herramientas para concluir ofreciendo a nuestros clientes productos de alta calidad y valor agregado. Esto es lo que nos permite cumplir con nuestra misión y visión del negocio”, afirma Maaty Rahal, Presidente del Grupo.

Este caso de éxito es publicado exclusivamente con fines de información general. MICROSOFT NO OFRECE GARANTIAS, EXPLICITAS O IMPLICITAS EN ESTE DOCUMENTO. Documento publicado en junio de 2014

“Con Office 365 el Grupo Rahal logró mejorar los mecanismos de colaboración interna, y habilitó un importante aumento de la productividad, mientras se pudo bajar un

50% los costos en viajes de los ejecutivos y personal de soporte técnico, y todo esto sin la necesidad de adquirir y mantener equipamiento propio”, explica Aponte.

Al estar toda la información centralizada en un mismo entorno, “se facilita la tarea distribuir y encontrar los documentos que sean necesarios en cada proceso de negocio.

Esto acelera tiempos y agiliza a la organización”, afirman en la empresa.

Ahora las casillas de correo electrónico tienen mayor capacidad, cada persona usa el dispositivo que prefiere (sea un Windows Phone, un Android o un IPhone), pero a la vez todos usan las mismas herramientas, lo que simplifica el entrenamiento y la solución de cualquier dificultad que se pudiera presentar en el uso cotidiano.

A-Novo tiene 14 puntos de atención en diferentes zonas del país. Fénix Emprendimientos Inmobiliarios S.A. diseña, proyecta y realiza el management de cada edificio o complejo habitacional que lanza al mercado, lo comercializa y realiza el marketing y realiza toda la gestión financiera.

Galerías Rahal cuenta con 75 locales rentados a empresas de diferentes rubros.

Hotel California recibe anualmente 18.000 huéspedes y ofrece promociones constantemente. “Gestionar los flujos de información y mensajería entre tantas actividades sería imposible sin una herramienta como Office 365”, concluye el ejecutivo.