8 minute read
Bij LTV De Merletten werkt iedereen mee aan het open toernooi: “We organiseren niet, we creëren iets”
Bij LTV De Merletten wil iedereen meewerken aan het open toernooi
Toernooi van het Jaar is bij uitstek een gezamenlijke creatie
Als je er bij vrijwilligers niet op aandringt of ze alsjeblieft ‘iets’ willen doen, maar ze gewoon de vrijblijvende vraag stelt ‘wat’ ze zouden willen doen, wat bij hen past, waar ze ideeën bij hebben, is het enthousiasme om mee te werken altijd groter. Bovendien leidt dat initiatief dan vaak tot leuke, creatieve ideeën. En organiseer je voor je het weet zomaar het Toernooi van het Jaar. Bij LTV De Merletten zijn ze er al langer achter: “Positieve energie werkt aanstekelijk.”
@ Edward Swier
at is er nu gezelliger dan een week lang een (open) toernooi op je eigen vereniging? Nu verdere versoepelingen van de coronamaatregelen aanstaande zijn, is er toch niets leukers dan een dergelijk evenement bij jouw vereniging te organiseren? De toernooicommissie van LTV De Merletten kan bij uitstek goede tips geven, het evenement in Boxtel werd dit voorjaar nog gekozen tot Toernooi van het Jaar. Ze maken er op Tennispark Molenwijk, zelfs in coronatijd, een groot spektakel van. Casper von Harenberg en Jeroen van Beers proberen, met hun omvangrijke toernooiteam dat zo’n twintig vrijwilligers telt, jaarlijks een leuke toernooiweek te organiseren voor de leden, of ze nu zelf mee tennissen, vanaf het terras toekijken of als vrijwilliger de helpende hand toesteken. “We willen dat iedereen zegt: ‘Ik wil er ook dit jaar weer bij zijn.’ ”
Marc Wolfertz, Programmamanager Kader bij de KNLTB, werd enthousiast toen hij hoorde over de opzet van het toernooi van LTV De Merletten, én de mensen erachter. “Er zit daar zo veel energie, zo veel originaliteit, maar vooral ook zo veel doorzettingsvermogen om er echt met z’n allen iets van te maken!” En ze hebben bij LTV De Merletten goed begrepen hoe je vrijwilligers benadert, weet Wolfertz. “In Boxtel draaien ze het om. Ze zeggen
niet ‘Wil je dat doen?’, maar vragen naar wat jij eventueel zou kunnen bijdragen. Dat is sterk, daarmee spreek je iemand aan op zijn vaardigheden, schep je ruimte voor eigen initiatief, werk je aan diversiteit.”
In Boxtel gaat men uit van de menselijke kant, wordt er gekeken naar wat iemand graag wil doen. Er wordt gekeken waar iemand warm voor loopt. “Het is natuurlijk altijd even zoeken naar waar iemands kwaliteiten precies liggen”, zegt Van Beers. “Maar je kunt ervan uitgaan dat als iemand passie heeft voor een taak en zelf iets suggereert, hij of zij die taak altijd beter uitvoert dan een klusje waar iemand geen zin in heeft.” Er is jaarlijks een thema in Boxtel, hetgeen zichtbaar wordt in de aankleding van het park, de bar én het eindfeest. Vorig jaar kondigde LTV De Merletten het open toernooi aan met een heuse, hilarische en online veelbekeken persconferentie. De toernooicommissie noemt social media “een belangrijk middel in de activatie van onze volgers. We hebben een gigantisch bereik met onze filmpjes, krantje en professionele foto’s. Daardoor gaat het toernooi leven.”
– Marc Wolfertz
Niet organiseren, maar creëren
Dat lukte ook met de Quarantennis-editie van het evenement. Von Harenberg: “Daar zouden we dit jaar editie 2 van kunnen organiseren, maar er komt ongetwijfeld nog een origineel idee bovendrijven. We hebben het toernooi nu gepland voor de week van 23 tot en met 29 augustus. Als Centre Court Magazine uitkomt, zijn we als organisatiecomité allicht al eens, digitaal, bij elkaar gaan zitten.”
Dat is ook het moment voor de vrijwilligers om hun ideetjes te spuien. Heeft de een wat geroepen, komt de volgende met een nog leuker idee. Er is veel vrijheid, de organisatoren faciliteren en stimuleren de vrijwilligers. Wie de leiding krijgt over de aankleding van het park, kan – binnen het budget natuurlijk – zijn gang gaan, de bedenkers van de extra cocktailbar kunnen zelf gaan zagen en timmeren. De social media-afdeling kan alvast aan de slag met leuke verhaalideeën voor de aanloop naar het toernooi én de week zelf. En wil je liever een rolletje op de achtergrond, ver weg van de heisa, dan kan dat ook altijd. Een goede planner, kenner van computersystemen of penningmeester is natuurlijk nooit weg. “Voor iedereen is er een taak. Een taak die hem of haar op het lijf geschreven is. Je kunt meedoen op jouw manier. Door mensen verantwoordelijk te maken voor hun ‘eigen winkel’, krijg je meer betrokkenheid. Het voelt als hún toernooi.” Bij LTV De Merletten wordt in de beginfase altijd één keer gezamenlijk vergaderd, daarna gaan de commissies ieder voor zich aan de slag. “Na de kick-off gaat ieder zijn eigen weg. Ik neem het daarna op me om contact met de diverse groepjes te houden”, aldus Von Harenberg. “We lopen elkaar op de club natuurlijk ook geregeld tegen het lijf. Maar vlak voor het toernooi, tijdens de opbouw, komen we dan nog wel een keer allemaal bijeen. Zodat iedereen van elkaar weet wat de ander gedaan heeft en tijdens de week gaat doen. Dat willen ze ook wel weten van elkaar. Het is dan toch een vriendenclubje geworden, je leeft met elkaar mee. Er zijn bij ons altijd meer aanmeldingen dan dat er taken zijn. We merken dat anderen ook graag onderdeel zijn van het clubje.”
Het moet – dat leggen Von Harenberg, Van Beers en hun goeddeels jonge medeorganisatoren zichzelf altijd op – wel een origineel toernooi zijn. “We denken graag out-of-the-box, ons toernooi mag best opvallen.” Ze noemen zichzelf daarom ook eigenlijk niet organisator maar creator. “We organiseren niet, we creëren iets.”
– Marc Wolfertz
Het draait wel om het toernooi zelf
Bij LTV De Merletten hebben ze geleerd dan niet te veel hooi op de vork te nemen. “Er zijn vaak veel meer goede ideeën dan dat er tijd, budget of manschappen zijn. Pak een aantal klussen op, maar niet alles. Als je kiest voor het creëren van de livestream en de cocktailbar, ga dan niet ook nog proberen de servicemeter of casinoavond te
regelen. Je kunt van de tien goede ideeën er beter drie of vier briljant uitwerken dan er zeven of acht maar zozo. Trap niet in de valkuil die ‘alles’ heet.”
Daarbij komt dat je als toernooiorganisatie één kerntaak hebt. Von Harenberg en Van Beers: “Het is natuurlijk leuk als je met z’n allen allerlei grappige dingen verzint, als je losgaat op creatieve filmpjes en een mooie aankleding, maar het draait wel om het toernooi zelf. Is de planning slecht, loopt je schema dagelijks uren vertraging op en zit iedereen maar te wachten tot hij of zij de baan op kan, dan is het gauw gedaan met de gezelligheid. Dan vindt niemand jouw lollige filmpjes nog leuk hoor. Welke taken je ook verdeelt onder je vrijwilligers, zorg dat je een goede planner hebt.”
Verenigingsbesturen moeten vooral niet te bang zijn. Wie alles op voorhand met de toernooicommissie wil dichttimmeren, laat geen ruimte voor eigen initiatief. Het is niet slim om vrijwilligers aan de leiband te houden, om ze in een keurslijf te stoppen. Wolfertz: “Eigen initiatief maakt creatief. Als je alles inkadert, mensen geen ruimte geeft, gaat de creativiteit stuk.”
Het is bij het werven van nieuwe vrijwilligers, voor bijvoorbeeld de organisatie van een toernooi, belangrijk ze mee te nemen in de historie én toekomst van het evenement. Praat ze bij over de waarde die het evenement heeft voor leden en bezoekers, maak ze onderdeel van de beleving en cultuur. Geef ze het gevoel dat ze aan iets belangrijks meewerken. Maar geef ze vooral ook de ruimte om hun eigen weg te zoeken. Van Beers: “Absoluut, je wordt dan vaak aangenaam verrast.”
Al is er natuurlijk wel een stelregel, zegt Wolfertz. “Je kunt als vrijwilliger natuurlijk niet in je eentje rechts afslaan waar de hele vereniging besloten heeft naar links te gaan. Maar als je een vrijwilliger vooraf duidelijk meegeeft wat het grotere doel van zo’n toernooiweek is, bijvoorbeeld gewoon een heleboel plezier hebben, of mogelijk ledenwerving of het verspreiden van de clubcultuur, dan is die er zeker gevoelig voor om hieraan mee te werken.”
Een programmamanager voor het kader
Bij de KNLTB is veel aandacht voor het gehele kader op de vereniging: het bestuur, de vrijwilligers en natuurlijk de leraar. Er is dus niet voor niets een programmamanager. Marc Wolfertz: “We werken aan vitale tennis- en padelverenigingen door de kwaliteit, kwantiteit en betrokkenheid van het totale kader te verhogen. Een vitale vereniging beschikt over een goede organisatie, een toekomstbestendige en veilige accommodatie en een hechte verenigingscultuur. Het is zaak dat die clubcultuur vooral een clubgevoel wordt. Het kader heeft op alle drie die pijlers een grote invloed. Het kader – of het nu om bestuursleden gaat of om vrijwilligers voor het open toernooi, en vergeet ook niet de belangrijkste ambassadeur op de vereniging, namelijk de tennis- en/of padelleraar – bepaalt feitelijk hoe een vereniging reilt en zeilt.”
